RIS312355 Toelichting nieuwe Subsidieregeling samen sociaal en vitaal Den Haag 2022

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Kavita Parbhudayal Wethouder van Zorg, Jeugd en Volksgezondheid

060

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

OCW/10306905 RIS312355

Aan de leden van de Algemene Raadscommissie (de vakcommissie Samenleving)

Contactpersoon

Damiët Groen Dienst

Onderwijs, Cultuur en Welzijn Afdeling

OCW Stad en Bestuur Telefoonnummer

14070 E-mailadres

Datum

31 mei 2022 Onderwerp

Toelichting nieuwe Subsidieregeling samen sociaal en vitaal Den Haag 2022

Geachte voorzitter, Toelichting nieuwe Subsidieregeling samen sociaal en vitaal Den Haag 2022 Op 21 april jl. bent u geïnformeerd over de stand van zaken ten aanzien van de evaluatie en voortgang van de Subsidieregeling samen sociaal en vitaal Den Haag (RIS312010). Op basis van de evaluatiepunten en op basis van de input die is opgehaald door consultatie met de stad, is de Subsidieregeling samen sociaal en vitaal aangepast voor het subsidiejaar 2023. Het college heeft de aangepaste subsidieregeling vastgesteld. Het evaluatierapport van de Subsidieregeling samen sociaal en vitaal van DSP is in april jl. aangeleverd aan de commissie (RIS312010) en is verzonden naar de bij de regeling betrokken organisaties. De gemeente Den Haag wil dat alle inwoners naar hun behoefte en mogelijkheden een zelfstandig leven kunnen leiden en volwaardig en betekenisvol kunnen deelnemen aan de maatschappij. Met deze Subsidieregeling zet het college zich in het bijzonder in voor de ondersteuning van senioren, inwoners die kampen met de gevolgen van eenzaamheid, mantelzorgers, inwoners met een beperking en kwetsbare inwoners die ondersteund worden door vrijwilligers. In deze commissiebrief informeren we u - langs de lijnen van de aanbevelingen uit de evaluatie - hoe de verschillende evaluatiepunten in de nieuwe regeling zijn verwerkt en wat de vervolgstappen zijn.

Afstemming met de organisaties in de stad Op 22 maart jl. is de evaluatie naar de organisaties in de stad teruggekoppeld. Op 28 maart is in navolging daarop een brede consultatiebijeenkomst georganiseerd met de betrokken organisaties in de stad voor het ophalen van hun input voor de nieuwe regeling en was er tevens de mogelijkheid om schriftelijk input hiervoor te leveren. Op 9 mei 2022 is opnieuw een brede bijeenkomst georganiseerd over relatiebeheer en om betrokken organisaties mee te nemen in de vervolgstappen richting de aanvraagperiode. Voor deze bijeenkomsten zijn organisaties, maar ook de betrokken platforms en belangenbehartigers uitgenodigd. Op 28 maart waren er 58 organisaties aanwezig en op 9 mei waren dat er 61, waaronder onder andere ook: stichting Voorall, PEP en Platform zorgvrijwilligers Den Haag.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10306905

De verslagen en presentaties van de bijeenkomsten zijn met de aanwezigen gedeeld en worden ook geplaatst op de website van de gemeente Den Haag. Wijzigingen en aanpassingen op de regeling en het proces rondom de regeling De aanpassingen in de regeling hebben we gedaan op basis van de evaluatiepunten en aanbevelingen van bureau DSP (RIS312010), de input uit de brede consultatiebijeenkomst op 28 maart jl. en de schriftelijke uitvraag aan de organisaties die daarbij is gedaan. De onderwerpen en aanbevelingen uit de evaluatie zijn zowel meegenomen in (het proces richting) de nieuwe Subsidieregeling samen sociaal en vitaal 2022, als doorvertaald naar alle andere beleidsthema’s waarvoor (nieuwe) regelingen worden vormgegeven. Hierbij vatten we de aanbevelingen van DSP voor (het proces rondom) de nieuwe subsidieregeling samen met de daarbij behorende maatregelen die genomen zijn. Dit doen wij langs de lijn van de aanbevelingen van DSP (RIS 312010): A. Aanbeveling: Gebruik de kennis en ervaring van de partners voor herstel van vertrouwen. Investeer in de relatie, bijvoorbeeld door rechtstreeks contact en tijdige informatievoorziening Aanpassingen: We investeren flink in het versterken van ons relatiebeheer met de organisaties dat op structurele wijze vorm krijgt, in heldere communicatie en het ophalen van kennis uit het veld.

Dat deden we eerder in brede, goed bezochte bijeenkomsten met de organisaties (28 maart, 9 mei). Iedere organisatie heeft een relatiebeheerder bij wie hij terecht kan met vragen, zorgen of andere onderwerpen die hij wil bespreken. Na openstelling van de subsidieregeling, organiseren we spreekuren, zijn er mogelijkheden voor extra uitleg over de regeling en de aanvraagprocedure (uiteraard binnen de gestelde juridische kaders). Daarnaast zetten we ook multimedia-middelen in: er wordt een video opgenomen en we organiseren daar waar nodig webinars. PEP is beschikbaar voor ondersteuning van organisaties bij het voorbereiden en doen van de subsidieaanvraag. We maken een duidelijk aanvraagformulier voor organisaties voor het doen van een aanvraag. We maken een duidelijk projectplan in te vullen door organisaties. Het aanvraagformulier en begrotingsformat zijn opnieuw bekeken op verbeterpunten en hebben een revisie ondergaan. Voorafgaand aan de openstelling van de regeling testen we de formulieren en formats samen met PEP. We hebben de elementen opgehaald bij partijen die randvoorwaardelijk zijn voor een goede samenwerking. Deze elementen worden vertaald in leidende principes zodat partijen in de stad weten wat ze kunnen verwachten van hun relatiebeheerder, óók als een relatiebeheerder van functie verandert of de organisatie van de gemeente Den Haag verlaat. B.

Aanbeveling: Stel samen met de partners een inhoudelijk beleidskader op waarin de doelen van de subsidieregeling helder zijn omschreven Aanpassingen: We hebben een aantal aanpassingen gedaan op het gebied van activiteiten die bij nader inzien niet passen binnen de beleidsdoelen van SSV, zodat essentiële dienstverlening geborgd blijft. Zo valt Haags Ontmoeten niet binnen deze regeling voor subsidiejaar 2023, maar wordt op basis van de ASV een overgangsjaar georganiseerd om voor te kunnen bereiden op een zorgvuldige meerjarige aanpak.

2/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10306905

-

-

Om duidelijker te zijn over het inhoudelijk kader, het doel en de missie en visie van de regeling, is de verwijzing naar de beleidsplannen en actieprogramma’s voor de doelen van de regeling aangevuld met het benoemen van de inhoudelijke doelen zelf in de tekst. Ook in de communicatie naar de stad lichten we de doelen van de regeling goed toe: in nieuwsbrieven en in de toelichting van de verschillende subsidiemogelijkheden. Op de langere termijn wordt in overleg met de stad bekeken en onderzocht welke activiteiten het meest effect sorteren voor de doelgroep(en).

C. Aanbeveling: Stel inhoud, kwaliteit en impact in de stad voorop bij de aanvraag en de beoordeling. Geef een heldere onderbouwing voor het wel of niet toekennen van de subsidie. Heroverweeg de loting Aanpassingen: We sluiten subsidiëring door middel van loting uit. Extra kwalitatieve criteria bieden uitgebreide handvatten om de aanvragen op inhoud te beoordelen waarbij de kans klein wordt dat een beoordeling op een gelijk aantal punten eindigt. Mocht dit in het uiterste geval wel zo zijn, dan kiezen we voor de aanvraag met de laagste kosten voor de uitvoering van de activiteit. Het puntensysteem is aangepast: er zijn (zoals gezegd) meer kwalitatieve criteria toegevoegd. Het puntensysteem (per criterium) is verder uitgewerkt en verfijnd, waardoor er meer differentiatie is tussen de puntenaantallen. Er konden voorheen 10 punten behaald worden en in deze regeling is dat 58 punten. Samenwerking en wervingsstrategie zijn kwalitatieve toetsingscriteria geworden. Op basis van de aard en effectiviteit van samenwerking en wervingsstrategie worden punten toegekend. De te subsidiëren activiteiten zijn duidelijker benoemd en toegespitst op de doelgroep. -

-

-

-

Bij gebundelde aanvragen (één aanvraag voor meerdere activiteiten) wordt de hoofdactiviteit beoordeeld. We kiezen er (weer) voor om 1 subsidieplafond te hanteren voor alle beleidsterreinen samen: ouderenbeleid, eenzaamheid, mantelzorg, vrijwilligers, activiteiten voor mensen met een beperking. Dit voorkomt dat aanvragers meerdere aanvragen moeten indienen en stimuleert samenhang en synergie tussen activiteiten. Eén activiteit en daarmee één doelgroep kan oververtegenwoordigd zijn in de subsidiëring. Door aanvragers een hoofdactiviteit te laten selecteren, wordt met de beoordeling beter getoetst op de effecten voor de stad, wat meer sturing geeft over de verspreiding van middelen. De subsidieplafonds zijn aangepast op basis van de subsidieplafonds voor 2022 en de daadwerkelijk gemaakte kosten. In 2021 werden sommige plafonds overschreden en andere niet. In deze regeling is opgenomen dat het college onbenutte middelen binnen subsidieplafonds mag overhevelen naar andere plafonds, zodat optimale inzet van middelen mogelijk is. Nadat de subsidietender gesloten is en alle aanvragen zijn beoordeeld, kan het college besluiten om middelen die over zijn over te hevelen naar categorie A (jaarsubsidieaanvragen tot € 45.000,-) en categorie C (projectsubsidieaanvragen).

3/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10306905

D. Aanbeveling: Maak subsidiëring van onkostenvergoeding en waardering van vrijwilligers mogelijk. Heroverweeg het criterium van flexibele vrijwilligers Aanpassingen: Een onderdeel van vergoeding voor vrijwilligerswerk is de door vrijwilligers tijdens het vrijwilligerswerk gemaakte onkosten, zoals reiskosten. Een belangrijke aanbeveling is het subsidiabel maken van de reis- en onkostenvergoedingen voor vrijwilligers. Deze kosten waren van subsidie uitgesloten in de vorige regeling. In de nieuwe regeling zijn deze kosten wel subsidiabel. Dit laat vrijheid aan de organisaties om dit zelf, op maat vorm te geven. We gaan dit na één jaar evalueren. SSV biedt voor organisaties reeds binnen de subsidie een additionele waarderingsruimte van € 15,- per vrijwilliger tot een maximum van € 5.000,-. De gemeente waardeert het werk dat vrijwilligers doen voor de stad zeer. Daarom voorziet de gemeente daarnaast ook in waardering van vrijwilligers in natura. Dit doet de gemeente onder meer via de Den Haag Doet webwinkel, waarbij iedere vrijwilliger verbonden aan een Haagse vrijwilligersorganisatie, ongeacht of deze subsidie ontvangt of niet, jaarlijks een cadeau uit mag zoeken op kosten van de gemeente als dank voor hun inzet.

Eveneens zijn de beoordelingscriteria voor vrijwilligers aangepast: In de nieuwe regeling is een extra criterium opgenomen voor het investeren in (vast) vrijwilligerswerk en weegt het criterium rondom flexibel vrijwilligerswerk minder zwaar dan voorheen. E. Aanbeveling: Vereenvoudig het aanvraagproces voor kleine bedragen Aanpassingen: De wijze van verdeling van de subsidieaanvragen en het aanvraagproces zijn nu afgestemd op de omvang van de aanvraag. We hanteren de tendersystematiek alleen nog voor de aanvragen boven de € 45.000,- (waar we dit voorheen voor alle aanvragen hanteerden). Aanvragen tot € 45.000,- worden behandeld op volgorde van binnenkomst – zoals de meeste gemeentelijke regelingen - en zijn vereenvoudigd. Er is sprake van een lichter regime. Ook het aanvraagformulier voor aanvragen tot € 45.000,- is hiermee vereenvoudigd. We voldoen hiermee aan de wens om het voor kleine organisaties/bedragen gemakkelijker te maken om subsidie aan te vragen. -

We hanteren voor kleine bedragen (vaak aangevraagd door kleine organisaties) in een licht regime de volgende voorwaarden in categorie A en categorie C: Categorie A: subsidie tot maximaal € 45.000,- per aanvrager per kalenderjaar. o Organisaties kunnen een aanvraag indienen tussen 1 juli 2022 en 30 september 2023 o Organisaties ontvangen uiterlijk binnen 12 weken nadat de volledige aanvraag om subsidie is ingediend een besluit van de gemeente Categorie C: projectsubsidie van maximaal € 15.000,- per aanvraag met een maximum van 3 projecten per aanvrager. o Organisaties kunnen een aanvraag indienen tussen 1 juli 2022 tot maximaal 12 weken voor de datum van de uitvoering van de activiteit o Organisaties ontvangt uiterlijk binnen 12 weken nadat de volledige aanvraag om subsidie ingediend een besluit van de gemeente o De projectsubsidies gelden nu voor die activiteiten die zich richten op de actualiteit, innovatie of kwaliteitsverbetering. (Categorie B betreft de tendersystematiek)

4/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10306905

F. Aanbeveling: Geef als gemeente een eenduidige uitleg bij de aanvraag over bijvoorbeeld overhead en cofinanciering Aanpassingen: Verschillende definities rondom de financiële kaders zijn aangescherpt. Dit gaat om de (her)formulering van: overhead, cofinanciering en de omschrijving van welke kosten voor subsidie in aanmerking komen. Daarmee is het voor organisaties duidelijker voor welke kosten zij wel en niet subsidie aan kunnen vragen. Voor projectsubsidies worden alleen direct aan het project gerelateerde kosten gesubsidieerd. Structurele kosten van de aanvrager zoals kosten voor gebouwen en buitenterreinen, personeel, administratie, ICT en andere vaste lasten die geen rechtstreeks verband houden met het uitvoeren van de activiteiten waarvoor projectsubsidie is aangevraagd worden uitgesloten. De andere kosten die niet voor subsidie in aanmerking komen, blijven ook bij projectsubsidies van toepassing. -

-

Er is meer uitleg toegevoegd voor de gebruikte begrippen, om interpretatieverschillen bij aanvragers te voorkomen. Er is specifiek gekeken naar eenduidig woordgebruik. Bijvoorbeeld: in de aanhef van de huidige regeling wordt gesproken over het versterken van vitaliteit, participatie en zelfredzaamheid, terwijl in de doelstelling gesproken wordt over het bevorderen van vitaliteit, participatie en zelfredzaamheid. Dit is aangepast. Mantelzorgers zijn een aparte groep. In de begrippenlijst van de regeling is een kwetsbare inwoner beschreven als een inwoner die extra ondersteuning nodig heeft om vitaal te blijven, zelfstandig te functioneren of deel te nemen aan de samenleving. In de denktanksessies werd duidelijk dat het doel is om een mantelzorger te informeren, bewust te maken van het feit dat hij/zij mantelzorger is en te ontlasten. Alles ter voorkoming dat de mantelzorger geen kwetsbare inwoner wordt. Dit is wel afwijkend van de hulp aan kwetsbare inwoners. De mantelzorger is de hulp in dit geval. Het belang van de gemeente is die hulp in stand te houden. Om die reden worden mantelzorgers nu apart benoemd in de doelstelling.

G. Aanbeveling: Zorg voor voldoende tijd voor de aanvraag en verstuur voor oktober de beschikking of afwijzing Aanpassingen: Eén van de belangrijke evaluatiepunten is dat de organisaties in de stad begin oktober uitsluitsel willen hebben over of zij wel of geen subsidie ontvangen en dat zij niet graag in de zomer hun aanvraag indienen. Daarom is de planning ‘naar voren gehaald’. We publiceren de regeling op 1 juni 2022 en we stellen deze - voor aanvragen boven € 45.000,- open vóór de zomervakantie, zodat de beoordelingen door de gemeente in de zomer kunnen plaatsvinden en de organisaties begin oktober uitsluitsel hebben. Dit vraagt van de organisaties om klaar te staan tussen 1 juni en 15 juli, voor de periode van de bekendmaking en de openstelling van de regeling. Om die reden is en wordt deze jaarplanning op meerdere momenten gecommuniceerd naar de organisaties in de stad, zodat zij goed op de hoogte zijn wanneer organisaties aan zet zijn. H. Aanbeveling: Overweeg een meerjarige subsidiëring Toelichting: Op dit moment onderzoekt de gemeente over de volle breedte hoe het verstrekken van meerjarige subsidies mogelijk te maken is. Dit onderzoek duurt langer dan het traject om de subsidieregeling SSV aan te passen. Hierdoor kan meerjarig subsidiëren niet per 2022 ingevoerd worden.

5/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10306905

Haags Ontmoeten Den Haag werkt aan het zo lang mogelijk vitaal en zelfstandig laten thuis wonen van ouderen. Het belang hiervan is groot. Door de vergrijzing en langere levensverwachting van ouderen stijgt de groep 65-plussers en daarmee ook de zelfstandig wonende ouderen met (beginnend) regieverlies en hun mantelzorgers. De locaties van Haags Ontmoeten hebben een open en laagdrempelig karakter. Ouderen kunnen in- en uitlopen wanneer ze willen. Haags Ontmoeten heeft zich de afgelopen jaren bewezen als een tussenvoorziening die een waardevolle en cruciale rol heeft in de verbinding van de infrastructuur van regulier welzijnswerk en buurtinitiatieven aan de ene kant en geïndiceerde dagbesteding aan de andere kant. Haags Ontmoeten wordt door zowel ouderen als mantelzorgers als een laagdrempelige voorziening in de wijk ervaren en het bereik is groot. In het collegebesluit ‘Toekomst Haags Ontmoeten’ (RIS302957) heeft het college besloten om het concept van Haags ontmoeten te intensiveren. Daarmee loopt het een ander traject dan de Subsidieregeling samen sociaal en vitaal Den Haag 2022. Omdat Haags Ontmoeten zich in 2022 in een doorontwikkeltraject bevindt, waarbij ook de financieringsstructuur wordt herzien, wordt 2023 een overgangsjaar voor Haags Ontmoeten.

Om de waardevolle rol van Haags Ontmoeten voor ouderen en mantelzorgers in de stad en in de infrastructuur te borgen, subsidiëren we de huidige Haags Ontmoeten organisaties in 2023 op basis van de ASV en niet vanuit SSV. Aandachtspunten - Hoewel we – op verzoek van de organisaties - het proces van aanvragen en beoordelen nu naar voren halen, wordt de gemeentebegroting voor 2023 uiteindelijk pas in november vastgesteld door de gemeenteraad. Dat betekent dat uitslagen/ beoordelingen altijd ‘voorlopig’ zullen zijn, totdat de subsidieplafonds en budgetten formeel vastgesteld zijn in de begroting. De organisaties weten daarom pas in november of zij definitief subsidie ontvangen. - De toevoeging van meer inhoudelijke beoordelingscriteria - een duidelijke oproep vanuit de organisaties – zorgt ervoor dat we de organisaties (met aanvragen boven de € 45.000,-) meer vragen stellen en dat het aanvraagformulier omvangrijker wordt. Hier letten we goed op in de communicatie en bij het ontwerp van de formats. - We willen een gelijk speelveld creëren in de stad en daarbij de noodzakelijke dienstverlening behouden. We denken met deze aanpassingen en deze regeling beiden goed te borgen, maar we zijn ons bewust van onbedoelde effecten. Zoals dat dienstverlening die (nu) noodzakelijk geacht wordt om uitvoering te geven aan onze beleidsdoelen niet volledig gesubsidieerd wordt.

Dit is inherent aan het proces van een tendersystematiek. Door de maatregelen genoemd onder C, voorkomen we zoveel als mogelijk dat onbedoelde effecten optreden. Vervolgproces Na openstelling van de regeling via de daartoe bestemde kanalen, wordt de uitrol van het communicatieplan ter hand genomen. Zoals eerder benoemd in deze brief blijven we tussen de bekendmaking van de regeling en de termijn waarop de regeling wordt opengesteld, continu in contact met de organisaties in de stad. We hebben daarvoor afspraken gemaakt met PEP die organisaties kan ondersteunen bij het voorbereiden en indienen van aanvragen. Daarnaast zijn de relatiebeheerders beschikbaar voor de beantwoording van vragen of het verstrekken van informatie. Deze informatie wordt, om het speelveld gelijk te houden, ook weer breed gedeeld via de website. Iedere aanvragende partij ontvangt binnen 12 weken een besluit van de gemeente. Daarmee wordt ingezet op tijdige duidelijkheid en helderheid en kunnen organisaties tijdig maatregelen nemen voor eventuele organisatorische aanpassingen. Daarnaast spannen we ons in om de regeling breed bekend te maken en daarmee nieuwe organisaties te bereiken die een aanvraag kunnen indienen.

6/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10306905

Lange termijn Organisaties hebben tijdens de consultatiebijeenkomsten aangegeven een aantal onderwerpen zeer belangrijk te vinden en die vragen om een verdere uitwerking. Het gaat daarbij met name over onderwerpen als meerjarensubsidies, de manier waarop partnerschap vorm krijgt, borgingsvraagstukken zoals de continuïteit van grote aantallen betrokken vrijwilligers bij activiteiten en de verdere uitwerking van de vrijwilligersvergoedingen en waarderingen. Deze thema’s sluiten aan bij nieuw of door te ontwikkelen beleid waarbij we het goede gesprek met de stad willen voortzetten en met elkaar willen uitwerken hoe en welke activiteiten het beste bijdragen aan de doelen die we willen bereiken. We willen zorgen voor een sterke ‘sociale basis’ in de stad. Dat doen we samen. In het licht hiervan maken we de komende periode de afweging welke sturingsfilosofie en sturingsrol we als gemeente prefereren binnen dit maatschappelijke middenveld met de partners in de stad. De partners in de stad vormen de sociale basis en wij willen onze aanpak, ons proces en de keuze voor de juiste instrumenten de komende tijd goed afstemmen op wat we samen willen bereiken in Den Haag. De aanpassing van de regeling voor subsidiejaar 2023 is daarvoor een eerste stap. Samen met de inzet op goede communicatie en afstemming met de organisaties.

De komende tijd gaan we daarom samen met de stad de maatschappelijke opgaven, de indicatoren en het gepaste opdrachtgeverschap verder uitwerken, zodat we partners op een goede manier uitdagen om het beste te doen voor de stad en geïnvesteerde middelen maximaal maatschappelijk renderen. Met vriendelijke groet, Kavita Parbhudayal Wethouder Zorg, Jeugd en Volksgezondheid

7/7