RIS312334 RC-verslag 18 mei 2022

Rekeningencommissie RIS 312334

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 18 mei 2022

Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren Y. Assad, T. de Boer, R. Guernaoui en K. Partiman, allen lid RC; bij agendapunt D: de heer G. Hagenaars, directeur OCW; Accountantsdienst: mevrouw C. Slotema, mevrouw A. Fernando en de heer M. Perkgöz; secretaris: J. van Duijn

Afwezig:

de heer M. Etalle.

A. Opening, mededelingen, vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 13:30 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Voor nadere besluitvorming worden gemarkeerd: ▪ het eventueel schrappen van de vergadering op 1 juni 2022 en ▪ het al dan niet schriftelijk afdoen van de conceptrapportage van de Rekeningencommissie over het jaarrekeningonderzoek 2021.

B. Verslag van de vergadering van 26 januari 2022 Het verslag van de vergadering van 26 januari 2022 (RIS311394 en RIS312198) wordt ongewijzigd vastgesteld. Omdat in het besloten gedeelte van de vergadering over het format van de nieuwe GRIP-rapportage geen inhoudelijke zaken zijn besproken die geheim zouden moeten blijven, ziet de commissie geen grond om het verslag hiervan (RIS312198) geheim te houden. Daarom wordt besloten het verslag openbaar te maken.

C. Ingekomen bestuurlijke stukken Er zijn geen ingekomen bestuurlijke stukken.

D. Halfjaarrapportage voortgang kostenbeheersing Wmo & Jeugdhulp De tweede halfjaarrapportage 2021 over de kostenbeheersing Wmo & Jeugd is eind maart ontvangen (RIS311905). De voortgang wordt toegelicht door Gerben Hagenaars, directeur Jeugd, Wmo & regionale inkoop Jeugdhulp. De tijdens deze presentatie getoonde teksten en afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd.

Verslag RC-vergadering 18 mei 2022

Rekeningencommissie

In 2015 werden jeugdhulp, begeleiding, dagbesteding en beschermd wonen gedecentraliseerd. In eerste instantie werd de focus gelegd op zorgcontinuïteit. In de eerste jaren deden zich overschotten voor op de budgetten. In de loop van 2017 werden tekorten zichtbaar, onder meer door een toenemend beroep op de zorg, zowel in aantallen als in complexiteit. Daarnaast werden gemeenten geconfronteerd met een oplopende taakstelling vanuit het rijk. Diverse beleidswijzigingen vanuit zowel het rijk als de gemeente hebben zich voorgedaan, zoals het vormvrij melden, het abonnementstarief, het afschaffen van de eigen bijdrage voor begeleiding en de stijging van tarieven voor jeugdhulp. Deze zorgden voor een toenemende noodzaak tot kostenbeheersing. Vanwege de uitdagingen in de kostenbeheersing van de Wmo en Jeugdhulp is in 2018 een taskforce opgericht die sindsdien per kwartaal aan de Rekeningencommissie heeft gerapporteerd over de voortgang van de verbetering van de kostenbeheersing van de uitvoering van Wmo en jeugdhulp, aan de hand van vijf verbeterlijnen (RIS304269). In 2021 heeft de Rekeningencommissie ermee ingestemd om de frequentie terug te brengen tot eens per half jaar. In 2018 en 2019 lag de focus op het verkrijgen van een beter inzicht in de kosten en het verbeteren van de administratie.

In het coalitieakkoord 'Samen voor de Stad’ is in 2019 een pakket van besparingen oplopend tot € 24,6 miljoen per 2022 vastgesteld. Ook kwam er € 19 miljoen 'verzachtingsgeld’ beschikbaar om oplossingen te implementeren; Voor wat betreft de Wmo geeft de gemeente aan op koers te liggen. De beheersing van jeugdhulp is echter weerbarstiger. Het verandertraject hiervoor kost tijd, mede vanwege lopende verplichtingen en lastiger te beheersen verwijzingskanalen zoals huisartsen en gecertificeerde instellingen. Ondanks extra middelen vanuit het rijk was er over 2021 een tekort op de uitvoering van jeugdhulp. Daar staat tegenover dat op onderdelen van de Wmouitvoering de resultaten ten opzichte van de begroting voordelig zijn, deels door de coronamaatregelen. De aanpak van de kostenbeheersing is ingedeeld in vijf verbeterlijnen (A t/m E). A. Misbruik & oneigenlijk gebruik De gemeente voert beleid tegen misbruik en oneigenlijk gebruik van zorggeld. De onderzoeken hiernaar hebben ertoe geleid dat tot medio 2021 vijftien zorgaanbieders zijn geblokkeerd vanwege onrechtmatigheden in de besteding van PGB’s (dit waren er zeven medio 2020). Verder is het PGB-budget van 203 klanten beëindigd, voor een bedrag van € 1,26 miljoen. Dit betekent niet perse dat de zorg voor de cliënt stopt: in sommige gevallen kan na beëindiging van een PGB wel zorg in natura aan een cliënt worden geleverd.

De inzet blijft om zaken met strafbare feiten via het strafrecht aan te pakken. Veel signalen betreffen de aanbieders van zorg betaald uit een PGB. Daarom is gestart met het beter vormgeven van PGB-management voor nieuwe aanbieders als één van de preventieve maatregelen. B. Doelmatig en doeltreffend zorgaanbod Bij zorg in het kader van de Wmo bleef het aantal indicaties voor begeleiding in 2021 stabiel. De ogenschijnlijke daling in begeleiding wordt voornamelijk veroorzaakt door

Pagina 2 van 12

Verslag RC-vergadering 18 mei 2022

Rekeningencommissie

aflopende indicaties. Gedurende de herbeoordeling hiervan blijft zorg wel verleend worden. In het eerste kwartaal 2021 zijn de tarieven gestegen als gevolg van de gestegen reële kostprijs. De kostenbeheersing bij jeugdhulp is aanzienlijk complexer. In 2019 wilde de gemeente Den Haag in regionaal verband een nieuw bekostigingsstelsel voor de jeugdzorg invoeren. De zorgaanbieders hebben hiertegen een rechtszaak aangespannen die door de gemeenten is verloren. Vervolgens is door de gemeente ingezet op het doorvoeren van wijzigingen binnen de contracten met zorgverleners, zoals een richtinggevend kader op basis van beslisbomen, een bestedingsruimte per aanbieder en een winstmaximalisatieclausule. Ondanks de gevolgen van de coronapandemie is het aantal jeugdigen niet veel gestegen. Wel neemt de duur en intensiteit van jeugdhulptrajecten toe, waardoor de kosten per kind stijgen. Werken met budgetplafonds is juridisch lastig omdat gemeenten wettelijk verplicht zijn hulp te bieden als dat nodig is. Daarom wordt een niet juridisch afdwingbare bestedingsruimte gehanteerd. Het is niet eenvoudig om op basis van onderling overleg met de aanbieders binnen de bestedingsruimte te blijven. C.

Preventieve inzet en verbeterde indicatiestelling Een informeel alternatief voor vormen van (formele) Wmo-hulp is de preventieve inzet via het programma Haags ontmoeten, waarmee het beroep op formele zorg in het kader van de Wmo verminderd kan worden. Na een grote dip als gevolg van de coronapandemie wordt nu weer meer gebruik gemaakt van deze voorziening. Er wordt onderzocht hoe deze voorziening verder verbeterd kan worden. Evenals voor de Wmo is een leidraad voor jeugdhulp ontwikkeld, met als doel een betere indicatiestelling. Verder is gekeken naar een scherpere afbakening van jeugdhulp ten opzichte van de Wet langdurige zorg (WLZ). Om de druk op het jeugdhulpbudget te ontlasten is inmiddels voor 39 jeugdigen met langdurige zorgbehoefte een aanvraag WLZ gedaan. D. Kwaliteitsverbeteringen en synergie Een voorziening die het beroep op jeugdhulp kan verminderen is de praktijkondersteuner voor huisartsen (POH-Jeugd). Vooruitlopend op de hervormingsagenda is de pilot uitgebreid naar de wijken Centrum, Escamp, Bouwlust en Vrederust. Met het doorbraaklab wordt beoogd maatwerk aan inwoners te leveren over de domeinen heen (Wmo, jeugdhulp, Participatiewet en schuldhulpverlening). Dit is inmiddels structureel verankerd binnen de gemeentelijke organisatie. E. Zorg- en beleidsvernieuwing In 2020 is een daling ingezet in de gemiddelde kosten voor woningaanpassingen.

Verondersteld wordt dat hierin ook een corona-effect is te zien. Het is moeilijk om een causaal verband vast te stellen tussen maatregelen ter beheersing van de kosten en kostenontwikkelingen in de praktijk. Het beroep op overige Wmo-voorzieningen is in 2021 stabiel gebleven. Hierin komt mede tot uitdrukking dat door de gemeente Pagina 3 van 12

Verslag RC-vergadering 18 mei 2022

Rekeningencommissie

kritischer is bekeken welke kosten voor rekening van woningcorporaties moeten komen, zoals automatische deuropeners in algemene ruimtes. Daarnaast kan niet worden uitgesloten dat hier ook een coronaeffect meespeelt. In 2021 zijn de kosten voor uitvoering van de Wmo binnen de begroting gebleven. De verbeterlijnen hebben daar voldoende gerendeerd en de coronamaatregelen zorgen ook voor lagere kosten. De kostenbeheersing van jeugdhulp blijft echter een aandachtspunt. Ondanks extra incidentele rijksmiddelen van circa € 30 miljoen in 2021 was het tekort op Jeugd circa € 12 miljoen. Naast extra rijksmiddelen in 2021 zijn er ook extra rijksmiddelen toegezegd voor de jaren 2022 en verder. In 2022 wordt een overschot verwacht op het budget voor jeugdhulp, dat geïnvesteerd moet worden om een noodzakelijke kostenombuiging te realiseren vanwege de daling van extra rijksmiddelen. Extra rijksmiddelen voor Jeugdhulp bedragen in 2023 voor alle gemeenten gezamenlijk € 1,6 miljard op jaarbasis, aflopend naar € 800 miljoen in 2028. Voor de Wmo geeft de gemeente aan het beheersingsinstrumentarium behoorlijk op orde te hebben. De Rekeningencommissie wordt in overweging gegeven om in de voortgangsrapportages minder focus te leggen op de Wmo. De druk op het jeugdhulpbudget is veel groter.

In het najaar van 2021 heeft het college de raad geïnformeerd over het Haags Toekomstperspectief jeugd- en gezinshulp. Dit kan worden beschouwd als het vervolg op de contract- en maatwerkarrangementen. Dit moet een belangrijke bijdrage aan de kostenbeheersing leveren. De gemeente is in afwachting van de uitkomsten van de doorstart van de landelijke hervormingsagenda voor jeugdhulp. Voorgesteld wordt daarom de financiële situatie van jeugdhulp te betrekken bij besluiten over de ontwikkelagenda en de reguliere planning & controlcyclus.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Contributie/attributievraagstuk in taakstelling M&O-beleid: de cijfers in de rapportage over het beleid tegen misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) lijken te bevestigen dat het repressief handelen op basis van binnengekomen signalen effect heeft. Het stopzetten van een aantal PGB-budgetten met een omvang van € 1,26 miljoen zorgt voor een besparing op deze begrotingspost. Het kan overigens wel zo zijn dat cliënten vervolgens recht hebben op een andere vorm van zorg of ondersteuning die wordt betaald uit een ander budget. Daarnaast zijn er ook maatregelen waarvan de financiële omvang van de effecten niet herleidbaar is. Zo zijn enkele PGB-aanbieders geblokkeerd. Van deze repressieve maatregelen kan vervolgens ook een preventieve werking uitgaan. Tegelijkertijd maken cliënten na het stopzetten van PGB soms gebruik van zorg in natura. Deze niet herleidbare effecten zijn niet gekwantificeerd. ▪ Complexiteit M&O-trajecten: omdat de onderzoeken naar signalen over misbruik en oneigenlijk gebruik deels nog onderhanden zijn en vaak langdurig van aard zijn kunnen de in het hierop betrekking hebbende overzicht gegeven cijfers niet zonder meer opgeteld worden. Daarbij komt het ook voor dat uiteindelijk blijkt dat signalen niet bruikbaar zijn.

Sommige signalen zijn behoorlijk complex. Als zaken strafrechtelijk aanhangig moeten Pagina 4 van 12

Verslag RC-vergadering 18 mei 2022

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

worden gemaakt vraagt dit een zorgvuldige en uitgebreide procedure. Op dit moment zijn acht à negen medewerkers ingezet voor het M&O-beleid. Contributie/attributievraagstuk in taakstelling doeltreffend en doelmatig zorgaanbod (Wmo): bij de maatregelen voor een doeltreffend en doelmatig zorgaanbod in het kader van de Wmo is beter inzichtelijk te maken dat de maatregelen een gunstig effect hebben gehad op de kostenontwikkeling, zowel bij Beschermd Wonen als bij de maatwerkarrangementen. In de rapportage (RIS311905) op pagina 5 bovenaan is zichtbaar dat de aantallen inmiddels tamelijke constant blijven. Dit heeft bijgedragen aan het positieve resultaat op de uitvoering van de Wmo in programma 8. Uiteraard kunnen ook andere factoren hieraan hebben bijgedragen. Waarschijnlijk is ook sprake van een corona-effect. Totaaleffect taakstellingsmaatregelen: de resultaten van de gezamenlijke maatregelen wijzen erop dat de inspanningen in het kader van de taakstellingen rendement opleveren. De financiële omvang van het effect van de verschillende maatregelen is echter niet per verbeterlijn inzichtelijk. Het totaal van besparingen op alle verbeterlijnen (A t/m E) kan wel met enige betrouwbaarheid worden ingeschat. De totale taakstelling bedroeg € 24,6 miljoen. Daarvan lijkt ongeveer de helft te zijn gerealiseerd.

Contributie/attributievraagstuk in totale taakstelling: voor wat betreft de totale taakstelling blijft de vraag in welke mate ieder van de ingezette verbeterlijnen heeft bijgedragen aan het realiseren van de taakstelling, hoe dit te onderbouwen is en op welke aannames dit wordt gebaseerd. Hoewel naar verwachting niet volledig te achterhalen is wat de effectiviteit per maatregel is omdat ze tegelijkertijd hebben plaatsgevonden, wil de commissie een beter inzicht krijgen in de kostenbesparingen per verbeterlijn of per maatregel. De Rekeningencommissie vraagt het college in de volgende halfjaarrapportage een notitie op te nemen waarin de kostenbesparingen zo goed mogelijk per verbeterlijn of maatregel worden uitgesplitst en waarin uiteengezet wordt welke verbanden bestaan tussen de niet individueel kwantificeerbare effecten van de genomen maatregelen, welke aannames ten grondslag lagen aan ramingen hiervoor en wat deze indicatief hebben opgeleverd. Indien financiële besparingen niet per verbeterlijn of -maatregel kunnen worden gekwantificeerd, ontvangt de commissie graag een duiding op geaggregeerd niveau.

Voortzetting halfjaarrapportage kostenbeheersing Wmo & Jeugd: mede omdat onduidelijk is in welke mate kostenontwikkelingen binnen de Wmo in het afgelopen jaar nog coronagerelateerd waren, wil de Rekeningencommissie ook over het eerste halfjaar in 2022 een volledige rapportage (over jeugdhulp én Wmo) ontvangen. De commissie wil zich op basis daarvan een beter beeld vormen van de totale kostenbeheersing en de totale kostenbesparingen in het sociaal domein, de toekomstbestendigheid ervan en van de mogelijke invloed van (toekomstig) gemeentelijk beleid en rijksbeleid hierop.

E. Jaarrekening 2021 en accountantsrapport (E.1 t/m E.2) E.1.

Inleiding door de gemeenteaccountant

De gemeenteaccountant, Carla Slotema, geeft een overzicht van de onderwerpen die naar aanleiding van de accountantscontrole van de jaarrekening 2020 (RIS312006) in deze vergadering aan de orde zullen komen, waaronder een toelichting op het oordeel van de accountant en het accountantsrapport (RIS312200). De tijdens deze presentatie getoonde Pagina 5 van 12

Verslag RC-vergadering 18 mei 2022

Rekeningencommissie

teksten en afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. In de volgende vergadering komen onder meer aan de orde de financiële positie van de gemeente Den Haag, de interne beheersing, fraude, naleving van wet- en regelgeving en het verloop van het controleproces. E.1.a

Controleverklaring

Bij de jaarrekening 2021 is een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid. Er zijn twee aanvullende paragrafen in de controleverklaring opgenomen, over de Russische inval in Oekraïne en over fraude en andere non-compliance. Een wereldwijde crisis kan van invloed zijn op de continuïteit van het gemeentelijk beheer, bijvoorbeeld als gevolg van inflatie of van grotere schaarste aan grondstoffen. De paragraaf over fraude en andere non-compliance komt voort uit een pilot voor intensivering van de aandacht in de accountantscontrole hiervoor. Uit de accountantscontrole blijkt een ongecorrigeerde getrouwheids- en rechtmatigheidsfout van in totaal € 24,3 miljoen (2020: € 33,0 miljoen). Daarnaast is € 73 miljoen aan onzekerheden geconstateerd (2020: € 73,5 miljoen). De tekortkomingen in de presentatie bedragen € 61,2 miljoen (2020: € 176,8 miljoen). Deze worden ook wel aangeduid met reclassificaties. Voor publicatie van de jaarrekening is nog voor een totaal van € 34,7 miljoen aan fouten gecorrigeerd en voor € 4,8 miljoen aan onzekerheden. De rechtmatigheidsfouten betreffen voor circa 80% het niet naleven van Europese aanbestedingsregels. Vorig jaar ging het daarnaast ook om grondexploitaties. De rechtmatigheidsonzekerheden betreffen voornamelijk grondexploitaties en grote vastgoedprojecten.

Naar aanleiding van de controle zijn in totaal 64 correcties in de verantwoording doorgevoerd, vorig jaar waren dit er 99. Zolang geconstateerde fouten en onzekerheden onder de norm blijven heeft het niet corrigeren ervan geen gevolgen voor het oordeel van de accountant. Deze norm (in accountantstermen: de materialiteit) is dit jaar iets afgenomen en bedroeg € 31 miljoen voor fouten betreffende getrouwheid en rechtmatigheid en € 93 miljoen voor onzekerheden. In het accountantsverslag is een overzicht van controleverschillen opgenomen, waarbij is aangegeven welke fouten zijn gecorrigeerd. De omvang van de totale bevindingen (fouten, onzekerheden en reclassificaties) is afgenomen van circa € 500 miljoen in 2020 naar circa € 200 miljoen in 2021. Desalniettemin is dit nog steeds fors.

E.1.b

Belangrijkste bevindingen

Op dit moment ontplooit de gemeente tegelijkertijd meerdere initiatieven die het intern beheer en de organisatie in de toekomst moeten verbeteren. De accountant benadrukt dat daarbij het heden niet uit het oog mag worden verloren. Sommige maatregelen hebben pas na 2022 effect, waardoor de huidige bevindingen van de accountantscontrole ook nog relevant kunnen zijn bij de volgende jaarrekening. De impact van de coronapandemie op het gemeentelijk beheer is inmiddels aan het afnemen. Een nieuwe uitdaging is de oorlog in Oekraïne. De gemeente houdt rekening met daaruit voortvloeiende rechtmatigheidsissues. Dit jaar is de sanctiewetgeving getoetst en is vastgesteld dat de gemeente daaraan voldoet.

Pagina 6 van 12

Verslag RC-vergadering 18 mei 2022

Rekeningencommissie

Het jaar 2021 is afgesloten met een voordelig resultaat van € 70 miljoen ten opzichte van de begroting (vorig jaar was dit € 86 miljoen voordelig). In de volgende vergadering wordt uitgebreider op de financiële positie ingegaan. De accountant vraagt aandacht voor reëel begroten en interne beheersingsmaatregelen. Van de rechtmatigheidsfouten had circa 80% betrekking op aanbestedingsfouten. De onzekerheid rond de rechtmatigheid van subsidieverstrekking die vorig jaar naar voren kwam is inmiddels opgelost. Het onderzoek hiernaar heeft een onrechtmatigheid aan het licht gebracht van € 1,5 miljoen: een verstrekte subsidie bleek als inkoop te kwalificeren. Daarnaast heeft de accountant gewezen op een zestal adviezen. Bij grondexploitaties heeft de gemeente alle fouten gecorrigeerd. De onzekerheden rond grondexploitaties zijn ten opzichte van vorig jaar afgenomen, voor grote projecten zijn de onzekerheden toegenomen. Voor wat betreft grote projecten adviseert de accountant de nota Vastgoed aan te passen op het beleid, rekening te houden met onderhoud en beheer, zorg te dragen voor tijdige eindafrekeningen en een uniforme administratie en de verordening voor grondexploitaties aan te passen voor wat betreft de toepassing van de PPT-criteria (Proportioneel, Profijt en Toerekenbaarheid). Binnen het sociaal domein is een afname in fouten en onzekerheden waarneembaar.

Voor de verantwoording hierover blijft de gemeente echter nog erg afhankelijk van de tijdige aanlevering van informatie van derden. De accountant raadt aan om alternatieven hiervoor te verkennen. De verbetering van de interne beheersing is nog onderhanden. De accountant roept op bij de verdere inrichting hiervan ook oog te hebben voor de menselijke component en niet uitsluitend te vertrouwen op wat op papier wordt vastgelegd. De versterking van het risicomanagement is mede belangrijk voor de toekomstige rechtmatigheidsverantwoording door het college. Omdat binnen de gemeente veel decentraal gebeurt zijn taken en verantwoordelijkheden niet altijd duidelijk. Hiervan zijn meerdere voorbeelden, onder andere bij Europese Aanbestedingen: hierop wordt later in deze vergadering teruggekomen. Een ander voorbeeld is de invoering van één financiële administratie (1FA), waarmee verschillende tot dan toe decentrale administraties zijn samengevoegd. Bij de controle is gebleken dat per dienst nog verschillende werkwijzen worden gehanteerd. Dit lijkt niet in overeenstemming met het doel van de centralisatie. Ook de werkwijze bij projectbeheersing verschilt per dienst. De onderliggende spelregels en werkwijzen zijn nog onvoldoende geüniformeerd.

De accountant vraagt aandacht voor het lerend vermogen van de gemeente, in het bijzonder in relatie tot de toenemende inhuur van externen voor de verbetering van de interne beheersing. Nog steeds is aandacht nodig voor memoriaalboekingen en tussenrekeningen. Voor de verbetering van de interne beheersing is veel inspanning geleverd en enige verbetering is inmiddels zichtbaar. Toch zijn er nog veel terugkerende fouten. Voorts roept de accountant op het integraal werken verder te ontwikkelen voor wat betreft centralisering en uniformiteit. De accountant is enthousiast over de eerste tussentijdse proefafsluiting. Indien de administratie eerder wordt bijgewerkt, zou dit de controle van de jaarrekening kunnen bespoedigen.

Pagina 7 van 12

Verslag RC-vergadering 18 mei 2022

Rekeningencommissie

De accountant heeft een concept van de frauderisicoanalyse ontvangen en adviseert de Rekeningencommissie dit onderwerp te agenderen en daarbij ook te betrekken de verhoging van het integriteitsbewustzijn, het actualiseren van het stappenplan en de realisatie van de voorgenomen verbeteringen die in de redresplannen zijn opgenomen. In het afsluit- en verantwoordingsproces zijn verbeteringen gerealiseerd, maar zijn nog stappen te nemen, bijvoorbeeld voor wat betreft de tijdigheid en kwaliteit van documenten in het jaarrekeningdossier. Ook dit jaar vindt hierover een evaluatie plaats tussen ambtelijke organisatie en de accountant. De accountant doet de suggestie om de verslaggeving explicieter te laten aansluiten op de doelstellingen van het coalitieakkoord, bijvoorbeeld aan de hand van indicatoren. De controle op de WNT heeft dit jaar geen fouten aan het licht gebracht. Het aantal Sisa-regelingen is toegenomen van 16 naar 48 in twee jaar, wat tot een flinke toename van de controlelast heeft geleid. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren.

▪ Positievere uitkomsten accountantscontrole: de Rekeningencommissie constateert dat het accountantsverslag meer positieve bevindingen bevat dan vorig jaar en complimenteert het college en ambtelijk apparaat met de tot dusver gerealiseerde verbeteringen (punt voor het RC-rapport). ▪ Geconstateerde onzekerheden betreffende SiSa-regelingen: in de controle van de verantwoordingen die onder de SiSa-regelgeving (Single information, Single audit) vallen zijn vijf verantwoordingen als onzeker aangemerkt (B2, C62, G12, H13 en E38), waarbij in het laatste geval vanwege ontbrekende informatie geen aansluiting met de administratie bestond. Onzekerheden kunnen overigens een externe oorzaak hebben. Soms moet de benodigde informatie door een andere organisatie worden aangeleverd. Het is echter aan de gemeente om te borgen dat over de benodigde informatie kan worden beschikt. De door de accountant geconstateerde onzekerheden betreffende SiSaregelingen vormen geen financieel risico voor de gemeente. Risico’s kunnen er wel zijn als blijkt dat er fouten in de verantwoording zitten, mogelijk moeten middelen dan worden terugbetaald aan het rijk. De financiële omvang van de verschillende SiSa-regelingen loopt nogal uiteen; bij sommige regelingen gaat het om relatief kleine bedragen.

De SiSa-regelgeving van de rijksoverheid staat echter niet toe dat onderscheid wordt gemaakt in verantwoording en intensiteit van de controle van regelingen op basis van de omvang van het bedrag. ▪ Adviezen van de accountant over aandachtspunten: in het accountantsverslag zijn niet alle door de accountant benoemde aandachtspunten voorzien van een expliciet advies. De accountant biedt aan om een overzicht van bevindingen te verstrekken en daarin de bevindingen te voorzien van concrete aanbevelingen. Overigens heeft het college in het voorgaande jaar de meeste adviezen overgenomen of zijn aandachtspunten opgepakt (punt voor het RC-rapport). ▪ Wet Normering Topinkomens (WNT) bij verbonden partijen: in de WNT wordt aangegeven van welke topfunctionarissen moet worden gecontroleerd of is voldaan aan de norm. Voor de gemeente zijn dit de gemeentesecretaris en de griffier (zie ook pagina 471 van de programmarekening). Voorts controleert de accountant of beloningen van Pagina 8 van 12

Verslag RC-vergadering 18 mei 2022

▪

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

overige werknemers de in de WNT genoemde maxima niet overschrijden. In de controle worden geen inkomsten vanuit eventuele andere werkgevers betrokken. Bij de behandeling van de jaarrapportage over verbonden partijen wil de Rekeningencommissie aandacht besteden aan de naleving van de WNT-norm bij verbonden partijen (punt voor het RC-rapport). Verbetering interne beheersing en risicomanagement: de verbetering van het risicomanagement is mede afhankelijk van de uitvoering door diensten. Mede met het oog op de versterking van de menselijke component binnen de gehele organisatie wil de Rekeningencommissie weten waar de kwetsbaarheden zich bevinden binnen de verschillende afdelingen en dienstonderdelen. De accountant zegt toe de Rekeningencommissie een overzicht te verstrekken van de controleverschillen per dienst en per programma. Voortzetting proefafsluitingen: de Rekeningencommissie is blij dat het college de aanbeveling over het uitvoeren van een proefafsluiting heeft overgenomen. De commissie verneemt graag of het college voornemens is dit te continueren en welke inzichten de eerste proefafsluiting hebben opgeleverd. De Rekeningencommissie vraagt het college daarbij mee te wegen dat een dergelijke proefafsluiting ook zou kunnen bijdragen aan het verminderen van het aantal memoriaalboekingen en tussenrekeningen (vraag aan de wethouder Financiën).

Meerjarig inzicht grote projecten in Programmarekening: in het overzicht van het meerjarig investeringsplan (MIP) op pagina 474 van de Programmarekening wordt geen meerjarig overzicht van grote projecten gegeven. Deze informatie is wel in de GRIPrapportage en specifieke projectrapportages te vinden; deze zijn echter geen onderdeel van de accountantscontrole. De commissie wil zich beraden op een eventueel verzoek aan het college om deze informatie ook in de Programmarekening te verstrekken, daarbij de huidige reeds niet geringe omvang van de Programmarekening in overweging nemende. De accountant zal hiertoe een advies aan de Rekeningencommissie sturen over het toevoegen van een kolom met informatie over de totale realisatie tot op heden (punt ter nadere besluitvorming). Verbetering interne beheersing en lerend vermogen van de organisatie: in het accountantsverslag wordt gemeld dat er tijdens de jaarrekeningcontrole extra druk op de organisatie ontstond omdat bleek dat de kwaliteit en het lerend vermogen van de organisatie nog aandacht behoeft. Zo moesten dit jaar vaak hetzelfde soort fouten worden gecorrigeerd als vorig jaar. De accountant adviseert het lerend vermogen te versterken door te investeren in de kennis en kunde van mensen.

De Rekeningencommissie wil met de wethouder Financiën bespreken hoe kwaliteit en lerend vermogen duurzaam in de beheersorganisatie kan worden verankerd, mede in relatie tot de relatief grote omvang van ingehuurd personeel voor de verbetering van het intern beheer (vraag aan de wethouder Financiën). Routekaart verbetering interne beheersing: in het voorgaande jaarrekeningonderzoek heeft de Rekeningencommissie aandacht gevraagd voor de omvang van de verbeterplannen voor de interne beheersing, waaronder het programma Verbetering Beheersorganisatie (RIS305828, RIS308052) en de vorming van één financiële administratie. Deze plannen lopen parallel aan ingrijpende reorganisaties van de bedrijfsvoering. De accountant adviseert het college voor de gezamenlijke verbeterplannen een routekaart te maken op basis van een prioritering van de vele verbeter- en ontwikkelinitiatieven. De Rekeningencommissie vraagt het college deze Pagina 9 van 12

Verslag RC-vergadering 18 mei 2022

▪

▪

Rekeningencommissie

aanbeveling over te nemen en daarbij de te bereiken mijlpalen helder te definiëren, evenals een haalbaar tijdpad voor het bereiken daarvan (vraag aan de wethouder Financiën). Reduceren van het aantal memoriaalboekingen: vorig jaar heeft de Rekeningencommissie erop gewezen dat in de gemeentelijke administratie relatief veel werd geboekt of gecorrigeerd via zogenoemde memoriaalboekingen. Omdat deze (correctie)boekingen niet via de reguliere boekingsgang plaatvinden gaat deze wijze van werken gepaard met grotere risico’s op onregelmatigheden. Vaak was ontoereikend gedocumenteerd waarom memoriaalboekingen nodig waren. De Rekeningencommissie heeft het college gevraagd duidelijke en eenduidige spelregels op te stellen voor het aanmaken, autoriseren, documenteren en controleren van memoriaalboekingen. Inmiddels is een werkinstructie opgesteld, mede bedoeld om het aantal memoriaalboekingen te beperken. Desondanks zijn ook over 2021 weer veel correcties via memoriaalboekingen uitgevoerd. Deze extracomptabele boekingen hebben inherent een verhoogd risico op fouten en fraude en vergen daarom een strikte functiescheiding en naleving daarvan.

De Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd door het college hoe het aantal memoriaalboekingen verder kan worden gereduceerd en hoe de interne discipline en controle bij extracomptabele boekingen wordt aangescherpt (vraag aan de wethouder Financiën). Advies aan een toekomstige duale werkgroep Indicatoren: de Rekeningencommissie wil een advies over indicatoren opstellen, op basis van de bevindingen uit de recente audits naar indicatoren in de jaarrekeningen. De bedoeling is een toekomstige duale werkgroep een kader mee te geven met selectiecriteria, vereisten en randvoorwaarden voor indicatoren. De Rekeningencommissie beveelt aan dat deze werkgroep dan – naast de ambtelijke ondersteuning vanuit het college – ook een beroep kan doen op de ondersteuning van de Accountantsdienst (punt voor het RC-rapport).

E.2.

Bevindingen accountantscontrole per thema:

E.2.a

Inkopen en aanbestedingen

De bevindingen uit de accountantscontrole met betrekking tot inkopen en aanbestedingen worden toegelicht door Angie Fernando, senior auditor bij de Accountantsdienst. De rechtmatigheidsfouten bij Europese aanbestedingen behoren tot de belangrijkste bevindingen dit controlejaar en betroffen circa 80% van de totale hoeveelheid rechtmatigheidsfouten. Bij de controle is gekeken of de samenwerkingen die de gemeente is aangegaan met verbonden partijen voldoen aan het aanbestedingsrecht. Hieruit zijn geen bijzonderheden naar voren gekomen. Ook is getoetst of verstrekte subsidies kwalificeren als overheidsopdrachten. Dit jaar kwamen daar geen bevindingen uit. Vorig jaar is hiervoor specifieke aandacht geweest. Uit de controle van de reguliere crediteuren komen enkele fouten en onzekerheden naar voren. Er zijn € 18 miljoen aan fouten geconstateerd betreffende 23 opdrachten (2020: € 6 miljoen) en € 1 miljoen aan onzekerheden (2020: € 4 miljoen). De bevindingen kunnen worden verdeeld in drie categorieën. De eerste is het onrechtmatig verlengen en verlenen van opdrachten. Het onrechtmatig verlengen van opdrachten kan zich Pagina 10 van 12

Verslag RC-vergadering 18 mei 2022

Rekeningencommissie

voordoen als een contract van een ingehuurde medewerker, dat op zich qua financiële omvang onder de aanbestedingsgrens blijft, meerdere keren wordt verlengd waardoor de totale waarde wél boven de aanbestedingsgrens komt. Onrechtmatig verlenen van opdrachten kan zich voordoen als blijkt dat meerdere inkopen bij dezelfde leverancier van gelijksoortige aard zijn en gebundeld aanbesteed hadden moeten worden. De tweede categorie is het overschrijden van de opdrachtwaarde en de looptijden van opdrachten. De derde categorie betreft coronagerelateerde inkopen waarbij een beroep is gedaan op de uitzonderingsgrond dwingende spoed in de aanbestedingswet. Dit kan uitsluitend als aan bepaalde voorwaarden is voldaan en het beroep op de uitzonderingsgrond toereikend is gemotiveerd. Bij enkele opdrachten heeft de accountant geconcludeerd dat voorzienbaar was dat de desbetreffende opdracht zou worden gecontinueerd en daarmee boven de aanbestedingsgrens zou komen. In het voorgaande jaar waren op dit punt geen fouten geconstateerd. Wel waren er toen drie onzekerheden. Tot slot waren er ook nog afwijkingen die bij eerdere jaarrekeningcontroles zijn geconstateerd en die doorwerken naar 2021.

Opgemerkt moet worden dat indien deze contracten door de gemeente in de jaarrekening worden opgenomen in de niet uit de balans blijkende verplichtingen het hele bedrag in één keer kan worden betrokken in het accountantsoordeel zonder doorwerking van jaarbedragen naar volgende jaren. De onrechtmatigheden doen zich met name voor bij de inhuur van personeel en de inkoop van ICT. De aanbevelingen ten aanzien van inkopen en aanbestedingen uit voorgaande jaren gelden nog steeds: zorg voor een volledige contractregistratie, zorg dat een verplichte consultatie plaatsvindt van de centrale inkoopafdeling en voer een periodieke spendanalyse uit. Op dit moment is de gemeente bezig met een verbeterproces aanvraag tot betalen, waarbij sommige van deze interne beheersmaatregelen onderdeel zijn van het nieuwe proces. Op dit moment bevindt men zich echter nog in de voorbereidingsfase. De implementatie is pas in 2023 gereed. Van belang is dat de inkopende diensten de centrale inkoopafdeling tijdig betrekken in het aanbestedingstraject. Naar aanleiding van een rechterlijke uitspraak in 2021 moet bij raamovereenkomsten de maximale waarde of hoeveelheid worden vermeld in de aanbestedingsstukken. Per 2021 wordt het ontbreken ervan als een rechtmatigheidsfout aangemerkt. Voorts blijft de volledigheid van het inkoopdossier een aandachtspunt.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Facultatieve consultatie van de centrale inkoopafdeling: in de huidige spelregels ligt de verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor inkopen bij de verschillende diensten binnen de gemeente. Het is nu voor diensten niet verplicht om de centrale inkoopafdeling te consulteren bij een inkoop, ook niet als deze aanbestedingsplichtig is. Dit betekent ook dat een dienst kan inkopen zonder gebruik te maken van een bestaande mantelovereenkomst, of voorwaarden accepteert die niet in lijn zijn met de gemeentelijke inkoopvoorwaarden. Omdat diensten niet verplicht gebruik hoeven te maken van de centrale inkoopafdeling, zijn ze soms zelfs niet eens op de hoogte van het bestaan van een mantelovereenkomst die van toepassing is op een voorgenomen inkoop. De Rekeningencommissie plaatst vraagtekens bij de wenselijkheid van deze spelregels en Pagina 11 van 12

Verslag RC-vergadering 18 mei 2022

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

vraagt het college toe te lichten waarom niet wordt gekozen voor een centrale inkoopfunctie met de daarbij behorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden (vraag aan de wethouder Financiën). Naleving interne richtlijnen voor inkoop: evenals voorgaande jaren is ook dit jaar door de accountant geconstateerd dat niet bij elke inkoop boven de € 1000 wordt gehandeld conform de interne richtlijnen die voorschrijven dat een inkooporder moet worden aangemaakt. De Rekeningencommissie dringt er bij het college op aan werk te maken van een strikte naleving van de interne richtlijnen binnen de gehele organisatie (vraag aan de wethouder Financiën). Motivatie uitzonderingsgrond dwingende spoed: voor coronagerelateerde inkopen bestaat een uitzonderingsmogelijkheid op de aanbestedingsplicht in het geval van dwingende spoed. Dit argument is echter beperkt houdbaar. De accountant constateert dat soms onvoldoende wordt gemotiveerd en vastgelegd waarom gebruik wordt gemaakt van de uitzonderingsgrond dwingende spoed in de aanbestedingswet. De beoordeling of terecht gebruik is gemaakt van de uitzonderlingsclausule voor coronagerelateerde dwingende spoed hangt voornamelijk af van de onderbouwing ervan, inclusief een juridisch advies. Dwingende spoed is per definitie een noodoplossing. In 2020 kon dwingende spoed tamelijk eenvoudig aannemelijk worden gemaakt.

Voor inkopen in 2021 waren sommige van de omstandigheden inmiddels te voorzien, waardoor soms wel redelijkerwijs een aanbestedingsprocedure gestart had kunnen worden, desnoods met een verkorte aanbestedingstermijn. De Rekeningencommissie vraagt het college ervoor te zorgen dat een beroep op een dergelijke uitzonderingsgrond deugdelijk wordt onderbouwd en vastgelegd (vraag aan wethouder Financiën/punt voor het RC-rapport). Overschrijding van de opdrachtwaarde: ondanks de wettelijke verplichting daartoe blijkt dat bij Europese aanbestedingen niet altijd de maximale waarde en of hoeveelheid wordt vermeld in de aanbestedingsstukken. Tijdens de accountantscontrole zijn 6 à 7 dossiers aangetroffen waarin de maximale opdrachtwaarde of -hoeveelheid niet was vermeld. De Rekeningencommissie vraagt het college de maximale opdrachtwaarde expliciet op te nemen in de raamovereenkomst zelf (punt voor de wethouder Financiën).

F. Termijnplanning De termijnplanning (RC/2022.21) is niet behandeld en wordt geagendeerd voor de vergadering van 25 mei 2022. De behandeling van de programma’s die betrekking hebben op het fysieke domein en het sociaal domein worden geagendeerd voor de volgende vergadering op 25 mei 2022. Dan wordt ook de financiële positie van de gemeente behandeld, met aandacht voor het weerstandsvermogen. De Rekeningencommissie ziet graag toegelicht hoe onder meer de Enecoreserves zich hiertoe verhouden.

G. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen. De voorzitter sluit de vergadering om 16:25 uur.

Pagina 12 van 12