Document · PDF

RIS312200 Accountantsverslag 2021 van de gemeente Den Haag GAD2022 37

Gemeenteraad 7 juli 2022, gemeente Den HaagBij agendapunt: Accountantsverslag jaarrekening 2021 gemeente Den Haag 10 mei 2022 (RIS312200)24.112 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Gemeentelijke Accountantsdienst

Accountantsverslag 2021 Gemeente Den Haag

GAD/2022.37 RIS 312200 10 mei 2022 Spui 70, 2511 BT Den Haag (T) 070-3533550 www.denhaag.nl

1/54

Gemeentelijke Accountantsdienst

Voorwoord Voorwoord Oordelen Bestuurlijke boodschappen Oekraïne Covid-19 Financiële positie Uitkomsten jaarrekening Europese aanbestedingen Subsidies vs. Inkoop Fysiek domein Sociaal domein Begrotingsrechtmatigheid WNT SiSa-bijlage Interne beheersing Interne beheersing IT beheersing Fraude en wet-& regelgeving Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen Materialiteit Controleverschillen SiSa-tabel Verantwoordelijkheden Onafhankelijkheid

Geachte leden van de Gemeenteraad, Hierbij bieden wij u het accountantsverslag aan dat opgesteld is in het kader van onze controle op de jaarrekening 2021 van de gemeente Den Haag. In dit accountantsverslag zijn de belangrijkste bevindingen en conclusies uit onze controle opgenomen. Wij hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met onze controleaanpak van 14 oktober 2021 welke gebaseerd is op onze huidige beroepsvoorschriften en methoden. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2021 van de gemeente Den Haag. De jaarrekening 2021 van de gemeente Den Haag geeft een getrouw en rechtmatig beeld De jaarrekening 2021 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Den Haag. Het college heeft de jaarrekening 2021 van de gemeente Den Haag op 10 mei 2022 vastgesteld. Bij deze jaarrekening hebben wij op 10 mei 2022 een goedkeurende controleverklaring voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid verstrekt. Wij bespreken onze bevindingen met de Rekeningencommissie In de vergadering van de Rekeningencommissie op 18, 25 mei en 1 juni 2022 geven wij een nadere toelichting op ons definitief concept accountantsverslag.

De inhoud van dit accountantsverslag hebben we afgestemd met de wethouder Financiën en Stadsontwikkeling, de gemeentesecretaris, de algemeen directeuren, de concerncontroller en een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie. De afronding van het jaarrekeningproces en het controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar weer een aanzienlijke inspanning. Wij bedanken u, het college en alle betrokken medewerkers van de gemeente voor uw/hun inzet en medewerking tijdens deze controle. Met vriendelijke groet, Gemeentelijke Accountantsdienst Den Haag Origineel getekend door drs. C.G.A. Slotema-Tesser RA MPC CPC Gemeente accountant / directeur GAD

2/54

Gemeentelijke Accountantsdienst

Oordelen Voorwoord Oordelen Bestuurlijke boodschappen Oekraïne Covid-19 Financiële positie Uitkomsten jaarrekening Europese aanbestedingen Subsidies vs. Inkoop Fysiek domein Sociaal domein Begrotingsrechtmatigheid WNT SiSa-bijlage Interne beheersing Interne beheersing IT beheersing Fraude en wet-& regelgeving Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen Materialiteit Controleverschillen SiSa-tabel Verantwoordelijkheden Onafhankelijkheid

De programmarekening 2021 van de gemeente Den Haag bestaat uit het jaarverslag en de jaarrekening. In onderstaand overzicht ziet u wat wij per onderdeel hebben gecontroleerd en ons oordeel daarbij: Programmarekening 2021 gemeente Den Haag

Jaarrekening: Wij controleren de getrouwheid en rechtmatigheid. Deze onderdelen vallen onder de reikwijdte van het oordeel in de controleverklaring.

Balans & toelichting

Staat van Baten en Lasten & toelichting

SiSa-bijlage

WNTbijlage

Taakvelden -bijlage

Goedkeurend oordeel voor getrouwheid en rechtmatigheid De controle op de jaarrekening is afgerond als wij onze controleverklaring afgeven. Wij hebben onze controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Den Haag (inclusief SiSa-bijlage en verantwoording WNT) afgerond. Separaat bij dit accountantsverslag ontvangt u een goedkeurende controleverklaring voor de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid, onder voorbehoud van goedkeuring van de jaarrekening 2021 door u. De fouten en onzekerheden die wij aantreffen, vallen na correcties van de gemeente, binnen de grens (materialiteit) voor het afgeven van een goedkeurend oordeel. Afname niet-gecorrigeerde controleverschillen Uit onze controle blijkt een ongecorrigeerde getrouwheids- en rechtmatigheidsfout van in totaal € 24,3 mln. (2020: € 33,0 mln.). Dit valt binnen de materialiteit voor fouten van € 31 mln. Daarnaast constateren wij

Jaarverslag: Wij controleren de verenigbaarheid met de jaarrekening en of deze de juiste informatie uit het BBV bevat. Wij signaleren materiële afwijkingen en de aansluiting van de resultaten met de controle

Programmaverantwoording

Paragrafen

€ 73,0 mln. aan onzekerheden (2020: € 73,5 mln.). Dit valt binnen de materialiteit voor onzekerheden van € 93 mln. De tekortkomingen in de presentatie bedragen € 61,2 mln. (2020: € 176,8 mln). Voor een toelichting van de door de gemeente gecorrigeerde en ongecorrigeerde controleverschillen, zie bladzijde 7 ‘Samenvatting controleverschillen’ van dit accountantsverslag. De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling heeft de gemeente opgenomen in paragraaf ‘4.1 Waardering grondslagen’ van de gemeentelijke jaarrekening. Wij hebben bij onze controle vastgesteld dat deze aanvaardbaar zijn.

3/54

Gemeentelijke Accountantsdienst

Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening 2021. Wij hebben geen onjuistheden geconstateerd die de beslissingen van de gebruiker kunnen beïnvloeden. Aanbevelingen om de informatiewaarde verder te vergroten zijn: ▪ Het maken van een expliciete koppeling met de doelstellingen vanuit het coalitieakkoord. Indien wordt gewerkt aan de opzet en integratie van doelstellingen en programma’s zal de relatie tussen de meerjaren doelstellingen in het collegeprogramma en het beleid inzichtelijker kunnen worden gemaakt. ▪ Eerder hebben wij u meegegeven om te sturen op hoofdlijnen en het terugdringen van het aantal indicatoren. Gezien de hoeveelheid indicatoren ontstaat de vraag in hoeverre deze indicatoren daadwerkelijke stuurinformatie betreffen of enkel informatie opleveren. Belangrijkste doelstelling hierbij is het aanbrengen van prioritering en focus op doelen die ertoe doen (en focus op effecten). Wij kijken en denken graag mee bij een eventuele herziening, rekening houdend met de verplichte indicatoren vanuit het Rijk. ▪ Eveneens zien wij dat het aantal bladzijden ook dit jaar zijn toegenomen. Wij vragen ons af of u dit een wenselijke ontwikkeling vindt.

programmarekening van € 0,5 mln. Wij geven u ter overweging om dit grensbedrag te hierzien (naar onze mening zou dit bedrag verdubbeld kunnen worden). Dit zal de omvang en leesbaarheid van de programmarekening bevorderen. Het compacter maken van het jaarverslagdeel is nog een aandachtspunt. De omvang van de programmarekening kan worden verbeterd door bijvoorbeeld teksten compacter te schrijven. Ook zouden de duurzaamheidsdoelen naar meetbare doelen kunnen worden vertaald. De kwaliteit van paragrafen is toegenomen De verplichte paragrafen zijn opgenomen. Wij zien dat de kwaliteit ten opzichte van vorig jaar verder is toegenomen. De paragrafen verbonden partijen, weerstandsvermogen en vastgoed kunnen worden verbeterd door betere en concrete analyses te maken en meer inzicht te geven in de diepgang van risico en financiële aansluitingen.

Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV)-vereisten voldoen Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag de vereiste informatie bevat op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV. Wij hebben gezien dat de gemeente hard gewerkt heeft om onze eerdere opmerkingen uit de BBV-check zoveel mogelijk te verwerken, wat grotendeels is gelukt. Het jaarverslag en de jaarrekening voldoen in materiële zin aan de eisen vanuit het BBV. Dit jaar heeft de gemeente op de eerste concept versie van de jaarstukken voor het eerst zelf een interne controle uitgevoerd op de naleving van de vereisten van het BBV. Wij adviseren dit verder te professionaliseren qua kennis en waarin ook de recentste wijzigingen worden meegenomen. Informatiewaarde jaarverslag verbeteren De informatiewaarde is voldoende maar kan worden verbeterd. De gemeente heeft een grensbedrag voor toelichtingen en afwijkingen opgenomen in de 4/54

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bestuurlijke boodschappen Voorwoord Oordelen Bestuurlijke boodschappen Oekraïne Covid-19 Financiële positie Uitkomsten jaarrekening Europese aanbestedingen Subsidies vs. Inkoop Fysiek domein Sociaal domein Begrotingsrechtmatigheid WNT SiSa-bijlage Interne beheersing Interne beheersing IT beheersing Fraude en wet-& regelgeving Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen Materialiteit Controleverschillen SiSa-tabel Verantwoordelijkheden Onafhankelijkheid

Controleverklaring getrouwheid en rechtmatigheid Bij de jaarrekening 2021 over het boekjaar 2021 van de gemeente Den Haag verstrekken wij een goedkeurende controleverklaring voor de aspecten rechtmatigheid en getrouwheid. Wij gaan er hierbij van uit dat de jaarrekening 2021 niet zal worden gewijzigd. Indien de programmarekening wel wordt gewijzigd dan dient het college dit onverwijld aan ons mede te delen. Oekraïne en Covid-19 Voor de gemeente brengen crisissen als de Oekraïne en Covid-19 extra uitdagingen mee, bijvoorbeeld t.a.v. financiën, risico’s, flexibiliteit, etc. Het is logisch dat deze maatschappelijke taken boven procedures gaan. Toch is het van belang om (nu) al bij de uitvoering van de maatregelen te denken over de rechtmatigheid en de benodigde vastleggingen om achteraf verantwoording af te kunnen leggen. Een ander aspect is dat juist de ‘normale’ beheersmaatregelen in de primaire en bedrijfsvoeringsprocessen niet helemaal mogelijk zijn en het risico op mogelijke fouten en fraude toeneemt. Wij adviseren daarom de aanpassingen in de processen en beheersmaatregelen vast te leggen en te zorgen voor compenserende maatregelen op basis van een risicoanalyse. Wij hebben van de gemeente vernomen dat zij hiermee rekening houdt. Resultaat op begrotingsuitvoering in 2021 € 70 mln. positief, toekomst onzeker Het resultaat ten opzichte van de begroting is € 69,9 mln.

positief (vorig jaar € 84,4 mln. positief). Een groot gedeelte van dit positieve resultaat (€ 54,0 mln.) wordt per saldo verklaard door effecten vanwege gemeentefonds en BUIG (uitkeringen). Ook zien we op alle programma’s het beeld terug dat geplande activiteiten zijn vertraagd, niet zijn doorgegaan, of in beperkte mate hebben plaatsgevonden in 2021. Corona heeft hier deels een rol in gespeeld. Tevens laat de jeugd een nadeel zien met een structureel karakter en laat WMO een voordeel zien, mede door actief sturen. Voor een analyse van het resultaat op hoofdlijnen verwijzen we naar paragraaf 1.2 van de programmarekening 2021. Verschillen zijn zichtbaar tussen begroting en werkelijke realisatie, deels vanwege de onzekerheden in de uitvoering van onder andere openeinderegelingen en rijksbijdragen waar de gemeente beperkte invloed op

heeft. Reëel begroten is een belangrijk speerpunt voor de gemeente omdat dit een sturingsinstrument betreft met een taakstellend karakter. Wij benadrukken het belang van verdere verbetering hierin. Daarbij moet gekeken worden naar instrumenten die hierin kunnen helpen, maar wij adviseren om ook te kijken naar de interne beheersingsmaatregelen. Weliswaar is het resultaat en het eigen vermogen positief, maar in de toekomst kan de financiële positie van de gemeente onder druk komen te staan. Dit wordt veroorzaakt door de (deels) structurele tekorten op de uitvoeringvan openeinderegelingen Jeugd en bijstand, de ontwikkeling van hogere bouwkosten en inflatie, te lage weerstandsvermogen evenals de volatiliteit van het gemeentefonds. Daarnaast is sprake van onzekerheid over de bestedingen en daaraan gekoppelde rijksbijdragen voor de grote opgaven voor wonen, energietransitie en duurzaamheid. Hierdoor bevat de financiële positie van de gemeente (op termijn) onzekerheden. Europese aanbestedingen In de controle op de naleving van Europese aanbestedingsrichtlijnen hebben wij verder een financiële onrechtmatigheid van circa € 18,0 mln. (2020: € 6,0 mln.) en aan onzekerheden € 1.0 mln. (2020: € 4,0 mln.) geïdentificeerd. Wij vragen aandacht voor verlengingen, uitzonderingen, dwingende spoed en raamovereenkomsten.

Wij vragen ook aandacht voor de interne beheersingsmaatregelen (zoals een volledig contractenregister en verplichte consultatie van de afdeling inkoop) en tussentijdse door de organisatie uitgevoerde (verbijzonderde) interne controles, mede in relatie tot de rechtmatigheidsverantwoording 2022. Subsidies vs. inkopen De gemeente verstrekt (welzijn)subsidies waaraan nadere voorwaarden zijn verbonden en daarmee kenmerken van een overheidsopdracht bevatten. Deze situatie leidde over 2020 tot een significante onzekerheid. De gemeente heeft voor de huidige Kadernota Subsidiebeleid Den Haag 2020-2023 een (juridisch) afwegingskader met een hieraan gekoppelde nadere werkinstructie ontwikkeld.

5/54

Gemeentelijke Accountantsdienst

Begin 2022 is de Kadernota naar aanleiding hiervan aangescherpt. Daarnaast heeft de gemeente de belangrijkste (welzijn)subsidies op basis van de beschikbare werkinstructies intern onderzocht naar de aard van de verstrekte subsidies. Op basis van dit intern onderzoek en aanvullende dossierinformatie die de gemeente met ons heeft gedeeld, is de onzekerheid voor de controle 2021 weggenomen. In dit accountantsverslag geven wij adviezen mee voor structurele aansterking van het primair subsidieproces en daarmee voorkoming van onzekerheden in de toekomst. Grondexploitatie/fysiek domein Uit onze controlewerkzaamheden over 2020 bleken voornamelijk bevindingen op het gebied van de toepassing van de PPT-criteria (Proportioneel, Profijt en Toerekenbaar) en de onderbouwing van geprognosticeerde kosten inclusief de posten onvoorzien. De gemeentelijke organisatie heeft belangrijke inspanningen verricht om de fouten en onzekerheden voor de jaarrekening 2021 te voorkomen. Ten eerste kiest de gemeente er voor alle (kosten)posten die in 2020 tot een fout hebben geleid (lees: € 9,8 mln.) in de jaarrekening 2021 volledig te repareren. Wij hebben vernomen dat de gemeente ons advies uit het accountantsverslag 2020 overneemt en in 2022 de Verordening Beheersregels Grondexploitaties en Strategisch Bezit, gemeente Den Haag 2018 concrete normen opneemt voor de toepassing van PPT-criteria.

Daarnaast is sprake van onzekerheden omtrent de realiseerbaarheid van de plannen per balansdatum. Per saldo is ten opzichte van 2020 sprake van een substantiële daling van de onzekerheden (van 2020: € 49,3 mln. naar 2021: € 32,1 mln.). Grote projecten (RoBa) De hoofdinfrastructuur van de Rotterdamse Baan is gefinancierd met een vaste subsidiebijdrage van MRDH/Rijk en recentelijk gereed gemeld. Momenteel is sprake van doorlopende posten uit het project RoBa die ten laste van de subsidiebijdrage komen en nog nader uitgewerkt moeten worden en of voorgelegd aan de raad. De financiële omvang van deze onderdelen is voor circa € 23,0 mln. onzeker en wordt naar verwachting bij de formele afsluiting

van het project concreet. Na de subsidievaststelling zal een eventueel resterend subsidiebedrag ten gunste van het resultaat moeten komen. Sociaal domein De onzekerheid omtrent de prestatielevering voor de verantwoorde PGBbestedingen is over 2021 door een gemeentelijke steekproef beperkt gebleven tot circa € 0,4 mln. (de onzekerheid over 2020 bedroeg € 5,4 mln.). Daarnaast hebben wij enkele fouten en onzekerheden geconstateerd bij de WMO/Jeugdkosten ZIN. Wij adviseren de gemeente opnieuw om de afhankelijkheid van derden in het sociaal domein terug te dringen door het anders te organiseren. Bijvoorbeeld door zich in G4-verband over dit vraagstuk te buigen. Verbetering interne beheersing: nu en in de toekomst De gemeente is reeds twee jaar geleden, op eigen initiatief, gestart met een programma ter verbetering van de interne beheersingsorganisatie. Inmiddels heeft de gemeente stappen gezet voor het vergezicht. Dit vergezicht toont een grotere centralisatie van ondersteunende processen binnen gemeente om het risico op fouten te mitigeren. De GAD juicht deze ontwikkeling toe. Alert moet gebleven worden op potentiële schijnzekerheid in relatie tot het centraliseren van processen. In opzet kunnen processen centraal worden ingeregeld terwijl deze in praktijk veelvuldig decentraal invulling krijgen. Hierbij kan worden gedacht aan inkoop- en aanbestedingsprocessen.

Er zijn vooralsnog veel interne vrijheden om af te wijken van gecentraliseerde processen.De voorgestelde verbeteringen van het Aanvraag tot Betalen (hierna AtB) proces zullen hoofdzakelijk van invloed zijn op het uitvoeren van formele controles, om fouten en onvolkomenheden verder te mitigeren. Deze centralisatie zal bijvoorbeeld het risico op fraude in relatie tot AtB verleggen en (beperkt) verkleinen, maar niet wegnemen. Voor het slagen van de verbetering van de interne beheersing is het daarom juist nu van belang vanuit het bestuur en het management van de gemeente om blijvend aandacht te besteden aan deze onderwerpen en te blijven investeren in de bedrijfsvoering, zodat de ingezette koers en hiermee beoogde verbeteringen daadwerkelijk gerealiseerd gaan worden de komende

6/54

Gemeentelijke Accountantsdienst

jaren. Dit zonder het risico op potentiële schijnzekerheid uit het oog te verliezen. Daarbij moet de gemeente ook rekening houden met de risico’s die zij loopt in het hier en nu (de winkel goed openhouden), omdat wij nog niet vast kunnen stellen dat de verbetermaatregelen in 2021 zijn geborgd. Doorontwikkeling naar integraal en uniform werken Per 1 januari 2021 is de gemeente over gegaan naar één financiële administratie. Dit betekent dat de administratie van individuele diensten zijn opgenomen in één totale administratie voor de gemeente. Wij zien dat de stap naar een meer centrale benadering en manier van werken nog niet is gemaakt. Weliswaar constateren wij dat de ambtelijke organisatie veel tijd en energie heeft gestoken in het op orde brengen van de financiële administratie, waarbij er ‘schoon schip’ is gemaakt, maar dat er nog geen duurzame verankering is in de interne beheersing. De financiële administratie is in opzet gecentraliseerd, maar in praktijk is er nog sprake van extracomptabele administraties die vooralsnog geen onderdeel uitmaken van de centrale financiële bedrijfsvoering met als gevolg veel handmatige correcties. Tijdens de jaarrekeningcontrole ontdekten wij dat de kwaliteit en het lerend vermogen verdere aandacht nodig had, wat tot extra druk op de organisatie tijdens de jaarrekeningcontrole leidde.

Voor de doorontwikkeling van de financiële administratie vragen wij onder andere aandacht voor tussenrekeningen en memoriaalboekingen. Fraude en naleving wet- en regelgeving Een positieve ontwikkeling betreft de ontvangen concept frauderisicoanalyse voor afronding van onze controle. Wij adviseren het college dit te bespreken in de raad/Rekeningencommissie zodat dit een zichtbaar en vast onderdeel vormt van de interne beheersingsomgeving. Middels de frauderisicoanalyse geeft het college u aan welke (fraude)risico’s het college accepteert en op welke risico’s zij acteert door middel van het inrichten van interne beheersingsmaatregelen. Controleproces De dynamische omgeving waarin gemeenten opereren en de daarmee wijzigende controleomgeving hebben impact op controles. Dit vraagt om

duidelijke kaders en om het vastleggen van onderbouwingen en van interne controles. Vorig jaar rapporteerden wij u over het controleproces en de mogelijkheden om het proces van verantwoorden en interne controle te verbeteren. Wij hebben naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2020 met de ambtelijke organisatie een uitgebreide evaluatie uitgevoerd en afspraken gemaakt. Wij constateren dat er op onderdelen verbetering zijn gerealiseerd, bijvoorbeeld door het maken van procesafspraken en om met de gemeente de benodigde op te leveren stukken te bespreken. Op andere onderdelen, bijv. de verdere verbetering van kwaliteit en uniformiteit van de informatie, is het nog niet gelukt om verbeteringen te realiseren. Naar onze mening is de oorzaak vijfledig. Een eerste belangrijke oorzaak is uiteraard de impact van Covid-19 op de voorbereiding van de controle alsook de controle zelf. Een tweede oorzaak is de door de Rijksoverheid opgelegde uitbreiding van controlewerkzaamheden; wederom een verdubbeling van de SiSa-regelingen. Een derde oorzaak is de afhankelijkheid van de gemeente van derden. Daarnaast zien wij als vierde dat de interne beheersing vraagt om een versterking van kwaliteit. De interne beheersing moet nog verder worden verbeterd om onjuistheden tijdig te detecteren en te corrigeren. Dit leidt tot een controle met relatief veel correcties en vragen.

Ten vijfde heeft, ook het feit dat wij – vanwege aanvullende werkzaamheden – tegen de grenzen van onze capaciteit zijn aangelopen, voor enige vertraging gezorgd. Samenvatting controleverschillen Fouten (x € 1 mln.)

Gecorrigeerd

Onzekerheden (x € 1 mln.)

Ongecorrigeerd

Gecorrigeerd

Ongecorrigeerd

Getrouwheid

34,7

4,7

4,8

70,5

Rechtmatig Reclassificatie Totaal

54,5 89,2

19,6 6,7 30,9

4,8

2,5 73,0

(ongesaldeerd)

7/54

Gemeentelijke Accountantsdienst

Oekraïne Voorwoord Oordelen Bestuurlijke boodschappen Oekraïne Covid-19 Financiële positie Uitkomsten jaarrekening Europese aanbestedingen Subsidies vs. Inkoop Fysiek domein Sociaal domein Begrotingsrechtmatigheid WNT SiSa-bijlage Interne beheersing Interne beheersing IT beheersing Fraude en wet-& regelgeving Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen Materialiteit Controleverschillen SiSa-tabel Verantwoordelijkheden Onafhankelijkheid

De Russische inval in de Oekraïne begin 2022 heeft de wereld geschokt. De oorlog in Oekraïne en de sanctiewetgeving hebben gevolgen voor onze samenleving en organisaties. Organisaties krijgen te maken met indirecte effecten van de oorlog en sancties, zoals stijgende energieprijzen, valutabeperkingen, beperkte beschikbaarheid van onderdelen en grondstoffen, afhankelijkheid van IT-service organisaties in Oekraïne. Ook voor de gemeente leidt dit mogelijk tot extra’s risico’s. Wij hebben waardering voor u en alle medewerkers van de gemeente voor hoe dit wordt opgepakt: ▪ Vanaf begin maart vangt de gemeente vluchtelingen op. Naast (nood)opvang verzorgt de gemeente ook sociale bijstand, financiële ondersteuning, medische zorg en scholing. Dit onderstreept maar weer eens het belang van gemeenten. ▪ In termen van verslaggeving wordt de oorlog gezien als een gebeurtenis na balansdatum, die geen nadere informatie geeft over de situatie per 31 december 2021. Het heeft daarmee geen financiële impact op de jaarrekening 2021. Wel is hieraan aandacht besteed in het verslag bij de paragraaf weerstandsvermogen door gemeente en de gemeente heeft dit toegelicht bij de gebeurtenissen na balansdatum in de jaarrekening 2021. In onze controleverklaring hebben wij een toelichtende paragraaf opgenomen waarin wij het belang van deze passage(s) voor de gebruiker van de jaarrekening benadrukken.

Voor de jaarrekening 2022 of tussentijdse cijfers van de gemeente moeten de gevolgen van de oorlog, waar nodig, te worden verwerkt. ▪ Ongeveer 120 gemeenten hebben een contract met Gazprom. Recent is aangegeven dat gemeenten hier mogelijk voor 10 oktober 2022 vanaf moeten vanwege nieuwe sanctiewetgeving. De gemeente treft hiervoor maatregelen. Onze adviezen Van belang is om (nu) al bij de uitvoering van de maatregelen te denken over de rechtmatigheid en de benodigde vastleggingen om achteraf verantwoording af te kunnen leggen. Overigens adviseren wij om zoveel mogelijk gebruik te blijven maken van bestaande regels en processen. Een ander aspect is dat juist de ‘normale’ beheersmaatregelen in de primaire en bedrijfsvoeringsprocessen niet helemaal mogelijk zijn en het risico op

mogelijke fouten en fraude toeneemt. Wij adviseren daarom de aanpassingen in de processen en beheersmaatregelen vast te leggen en te zorgen voor compenserende maatregelen op basis van een risicoanalyse. Tot slot adviseren wij om lokale partners helderheid te geven over de eisen die u aan hun stelt. Wij hebben van de gemeente vernomen dat zij hiermee rekening houdt.

Daarnaast zijn in deze situaties cyberrisico’s sterk toegenomen. Voor meer informatie verwijzen wij naar de website van het Nationaal Cyber Security Centrum, https://www.ncsc.nl/onderwerpen/oekraine. Wij adviseren de gemeente de adviezen van het NCSC over de basismaatregelen en de aandachtspunten crisesmanagement en -communicatie bij digitale incidenten op te volgen. Ook moeten organisaties moeten alert zijn op de sanctiemaatregelen, een totaaloverzicht van alle relevante sancties hebben en de juiste maatregelen treffen om de naleving van de sanctiewetgeving te borgen. Wij hebben dataanalyse uitgevoerd op de huidige sancties. Hieruit zijn geen bijzonderheden naar voren gekomen bij de gemeente. Wij adviseren de gemeente om de interne controle op de naleving van sanctiemaatregelen zelf toe te passen. 8/54

Gemeentelijke Accountantsdienst

Covid-19 Voorwoord Oordelen Bestuurlijke boodschappen Oekraïne Covid-19 Financiële positie Uitkomsten jaarrekening Europese aanbestedingen Subsidies vs. Inkoop Fysiek domein Sociaal domein Begrotingsrechtmatigheid WNT SiSa-bijlage Interne beheersing Interne beheersing IT beheersing Fraude en wet-& regelgeving Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen Materialiteit Controleverschillen SiSa-tabel Verantwoordelijkheden Onafhankelijkheid

Covid-19 Vorig jaar hebben wij samen met de gemeente veel aandacht besteed aan de gevolgen van de coronacrisis. Met name door onduidelijkheden in het begin van de crisis omtrent de financiële gevolgen en de compensatie door het Rijk waren het onzekere tijden. In de loop van tijd bleek de financiële impact voor de meeste gemeenten relatief mee te vallen.

▪ ▪

De mate van onzekerheid voor de controle neemt vooralsnog ten opzichte van vorig jaar af voor ontwikkelingen op het gebied van Covid-19. De Covid-19-reserve is vooralsnog toereikend.

Alle Covid-19-steunmaatregelen in Nederland zijn per 1 oktober 2021 beëindigd door het Rijk. Voor specifiek inzicht in en monitoring van de impact van de coronacrisis heeft de gemeente eerder diverse rapportages met u gedeeld. In de programmarekening heeft de gemeente een specifieke paragraaf met de impact van Covid-19 opgenomen, zie paragraaf 1.3 van de programmarekening 2021 en toegelicht door haar jaarstukken heen bij de verschillende programma’s. Ook de achtmaandsrapportage 2021 bevat nadere details. Uit de diverse rapportages van de gemeente komt het volgende beeld met betrekking tot Covid-19 naar voren: ▪ Deels is sprake van onderuitputting bij de gemeente (op bijvoorbeeld subsidies en werkgelegenheid), deels zijn er meerkosten (bij de verkiezingen, bedrijfsvoering en huisvuilophaal), en deels lagere baten (bij parkeren, toeristen en huurkorting). Dit wordt per programma in de jaarstukken van de gemeente over 2021 nader toegelicht. ▪ Ook in 2022 verwacht de gemeente nog baten te ontvangen van het Rijk via het Gemeentefonds. ▪ Er zijn reserves (de reserves Buffer Impact Coronacrisis, Sociaal Economisch Herstelplan Coronacrisis, en Armoede, Inkomen en Werk) binnen de gemeente beschikbaar voor de effecten van Covid-19 en de nog te ontvangen bijdragen vanuit het Rijk.

▪ Een deel van de verantwoording van Covid-19 middelen vanuit het Rijk loopt via de SiSa-bijlage in de programmarekening van de gemeente. ▪ De gemeente zet breed in op herstelmaatregelen, als onderdeel van vastgestelde begroting 2022-2025. 9/54

Gemeentelijke Accountantsdienst

Financiële positie Voorwoord Oordelen Bestuurlijke boodschappen Oekraïne Covid-19 Financiële positie Uitkomsten jaarrekening Europese aanbestedingen Subsidies vs. Inkoop Fysiek domein Sociaal domein Begrotingsrechtmatigheid WNT SiSa-bijlage Interne beheersing Interne beheersing IT beheersing Fraude en wet-& regelgeving Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen Materialiteit Controleverschillen SiSa-tabel Verantwoordelijkheden Onafhankelijkheid

Resultaat op begrotingsuitvoering in 2021 € 69,9 mln. positief, toekomst onzeker Overeenkomstig de controleverordening rapporteren wij in het accountantsrapport over de financiële positie. Hiervoor komen de volgende onderdelen aan de orde: Naast de analyse van het resultaat en het eigen vermogen bestaat dit ook uit de financieringsstructuur, de in de jaarrekening opgenomen posten voor risico’s en de financiële ontwikkelingen voor de komende jaren. Ook besteden wij aandacht aan de voorgeschreven financiële BBV-kengetallen waarvoor een goed begrip een schets van de context noodzakelijk is. BATEN PER KOSTENSOORT Mutaties reserves 13%

LASTEN PER KOSTENSOORT Mutaties reserves en voorzieningen 13%

Salarissen 22%

Subsidies en bijdragen 16%

Overige 6%

Belastingen en leges 12%

Sociale uitkeringen 26%

Overige subsidies en bijdragen 22%

Algemene uitkering gemeentefonds 47%

Overige bedrijfskosten 23%

Analyse van het resultaat Het resultaat ten op zichtte van de begroting bedraagt € 70,0 mln. (over 2020 €84,0 mln.). In de paragraaf 1.2 Programmarekening van de gemeente op hoofdlijnen is inzichtelijk een samenvatting van het resultaat toegelicht.

10/54

Gemeentelijke Accountantsdienst

De belangrijkste resultaten hebben betrekking op: ▪ Programma 15: enerzijds incidentele voordelen op extra geld voor taakmutaties (€ 36,0 mln. voordeel) waarvoor overigens in het komende jaar ook bestedingen komen; anderzijds een nadeel van € 7,0 mln. op de Haagse aantallen die de basis zijn voor de bepaling van de hoogte van het gemeentefonds; ▪ Programma 7: in oktober is een niet vooraf verwachte hogere bijdrage BUIG (€ 7,0 mln.) ontvangen ter bestrijding van de uitkeringslasten (€ 14,0 mln.). Tevens zijn de uitkeringslasten lager dan begroot doordat de verwachte groei zich niet heeft voorgedaan; ook is sprake van onderuitputting doordat vanwege Corona activiteiten voor re-integratie (€ 5,4 mln.) niet konden worden uitgevoerd. ▪ Programma 8 kent een voordeel van per saldo € 15,0 mln.: ▪ Jeugdzorg laat een nadeel van € 15,0 mln. zien door combinatie van toegenomen vraag en door het prijseffect. Dit is inclusief incidentele rijksmiddelen van € 28,0 mln. ▪ Maatwerk WMO laat een voordeel van € 15,0 mln. zien door de betere opzet van het nieuwe WMO-maatwerkarrangementen-contract per 2020 en het kostenbewust werken (onderdelen van de verschillende verbeterlijnen). Daarnaast zijn door corona minder aanvragen gedaan. ▪ Op Participatie, Zorg en Welzijn is een voordeel van € 10,0 mln. gerealiseerd.

Dit komt vooral door extra rijksmiddelen die niet volledig in 2021 besteed konden worden, door coronamaatregelen waardoor minder activiteiten konden plaatsvinden en door het behoedzaam uitgeven van middelen vanwege financiële onzekerheden binnen het programma. ▪ Programma 16: op de overhead is een nadeel van € 7,0 mln. gerealiseerd als gevolg van meer inhuur voor operationele taken en door extra Corona-gerelateerde bestedingen voor de bedrijfsvoering. ▪ Programma 15: de projectreserves zijn voor € 42,0 mln. lager ingezet (onttrokken) door vertraging in besluitvorming of herfasering van verschillende projecten. Op de verschillende programma’s (Mobiliteit, Economie, Stadsontwikkeling) zijn voor hetzelfde bedrag voordelen als gevolg van lagere bestedingen zichtbaar.

Het resultaat is mede het gevolg van incidentele oorzaken en is zeker niet maatgevend voor de komende jaren. Bij de achtmaandsrapportage werd uitgegaan van een resultaat van € 5,9 mln. voordelig. Hierbij is ervan uitgegaan dat nadelen door Corona ten laste van de Coronareserve zou worden gebracht. Het verschil van € 64,0 mln. ten opzichte van het gerealiseerde resultaat wordt 11/54

Gemeentelijke Accountantsdienst

in belangrijke mate verklaard door de resultaten van inkomensverstrekking bij werk en inkomen (BUIG) € 20,3 mln. en de door de taakmutaties van het gemeentefonds € 34,4 mln. Deze zijn niet in de begroting 2021 verwerkt daar deze in de zomer is opgesteld en de ontwikkelingen in het vierde kwartaal hebben voorgedaan. De vraag kan gesteld worden of vanwege de vereiste van reëel begroten deze voordelen niet eerder voldoende hard waren en in de begroting hadden moeten worden opgenomen. Overigens had dit naar verwachting niet geleid tot extra bestedingen in 2021 daar de tijd daarvoor tot het einde van het jaar erg beperkt was. Verrekening met reserves had dan eerder voor de hand gelegen. Analyse van het eigen vermogen € 1,2 miljard

niet vrij beschikbaar maar deels belegd in bestuurlijke en juridische verplichtingen die in toekomstige begrotingen zijn opgenomen als dekkingsmiddel voor toekomstige bestedingen. In de paragraaf Weerstandsvermogen van de programmarekening is aangegeven dat de gemeente risico’s ziet voor € 290,0 mln. waarvoor een algemene reserve nodig is voor € 101 mln. daar niet alle risico’s zich tegelijkertijd en in de maximale omvang zullen voordoen. De lage stand van het weerstandsvermogen is mede het gevolg van de financiering van de Coronareserve. Vanwege de te lage stand heeft het college een verbeterplan vastgesteld om het weerstandsvermogen in 2022 en 2023 aan te vullen tot de benodigde omvang. Wij onderschrijven de noodzaak om de algemene reserve zo spoedig mogelijk aan te vullen tot het minimumbedrag. Ontwikkeling Bestemmingsreserve: realisatie dicht bij begroting De bestemmingsreserves zijn met een specifiek raadsbesluit ingesteld zodat incidenteel beleid aan komende begrotingen is toegerekend. In de onderstaande grafiek is de ontwikkeling van het werkelijke saldo van de reserve volgens de jaarrekening afgezet ten opzichte van het begrote saldo.

Het eigen vermogen bestaat uit de algemene reserve € 63,0 mln., bestemmingsreserves € 1,1 mld. en het te bestemmen resultaat € 70,0 mln. Weerstandsvermogen niet op minimumniveau Primair is het van belang om de hoogte van de algemene reserve (weerstandsvermogen) te beschouwen en niet het eigen vermogen (bestemmingsreserves) op zich. Immers de bestemmingsreserves zijn veelal

12/54

Gemeentelijke Accountantsdienst

De bestemmingsreserves bestaan hoofdzakelijk uit de Eneco-gerelateerde reserves € 545,0 mln., reserve activafinanciering € 109,0 mln., reserve grondbedrijf € 57,0 mln., reserve incidenteel beleid € 65,0 mln., reserve grote projecten € 40,0 mln. en overige reserves € 254,0 mln. Bij de verkoop van Eneco zijn in 2020 vier reserves ingesteld die eind 2021 een omvang hebben van € 545,0 mln. Ten opzichte van 2020 is de omvang van de reserves nagenoeg gelijk gebleven terwijl in de bijgestelde begroting 2021 is uitgegaan van een afname van per saldo € 113,0 mln. In 2021 is uit de Enecoreserves € 58,0 mln. besteed terwijl € 93,0 mln. geraamd was. Bij programma 15 zijn de mutaties inclusief de bestuurlijke besluitvorming toegelicht. Gemeentelijke financiering De gemeentelijke financiering bestaat uit een mix van financiering met kortlopende en met langlopende leningen met een optimale beperking van het renterisico. De basis hiervoor is een actuele liquiditeitsprognose. De langlopend rente is laag en de kortlopende rente zelf negatief (sinds 2015). Aan financiering is regelgeving gekoppeld. Overtollige liquide middelen moeten middels de regeling schatkistbankieren bij de rijksschatkist tegen nul-rente worden gestald. Kortlopende leningen zijn vanuit rijksregelgeving (kasgeldlimiet) beperkt tot een bedrag van € 220,0 mln.

Bankieren is niet toegestaan, geld uitlenen wel in geval van het publieke belang. De begroting moet wel sluitend zijn. Langlopende financiering bedraagt eind 2021 € 1,2 mld. en bedraagt 60% van de boekwaarde van materiële vaste activa en 45% van het totaal aan baten. Beide zijn gezonde percentages. Belangrijk hierbij is dat de ontvangst van de Eneco-middelen € 675,0 mln. in 2020 ertoe bijdraagt dat in 2021 geen langlopende lening is aangetrokken. Bij de besteding van bestemmingsreserves zal ook de liquiditeitsbehoefte weer toenemen en daarmee de behoefte aan (lange termijn) financiering. Ter beperking van het renterisico destijds is in 2009 een derivaat aangeschaft om in 2032 een lening van €130,0 mln. aan te gaan voor 30 jaar met een rentepercentage van € 3,1%. Een derivaat is volgens de regelgeving toegestaan mits geen sprake is van een speculatief karakter. Aan deze eis wordt voldaan: in 2032 is naar verwachting minimaal € 130,0 mln. aan financiering nodig, mede

door de aflossing van langlopende aflossingsvrije leningen tegen die periode en het verwachte jaarlijks investeringsvolume. Het afstand doen van het derivaat is kostbaar: op basis van de huidige rentestand zou dit een last van € 110 mln. bedragen (grofweg het renteverschil met de actuele rentestand). BBV-kengetallen In de paragraaf weerstandsvermogen van de programmarekening 2021 zijn de BBV-kengetallen opgenomen. Deze lenen zich om de gemeente te vergelijken met andere gemeenten. Voor een goed begrip is echter wel een context nodig. Gemeente Den Haag Kengetallen

Landelijk

Jaarrekening Begroting Jaarrekening Verschil 2020 2021 2021 (2021-/2020)

2020

2021 (o.b.v. begroting)

Netto schuldquote

2 6,2 1 %

3 8,98%

3 4,7 6%

8,55%

48,7 0%

69,60%

Netto schuldquote gecorrigeerd

2 1 ,08%

3 2 ,94%

2 8,1 4%

7 ,06%

42 ,3 0%

64,00%

Solv abiliteitsratio

3 8,7 4%

3 5,89%

3 8,1 3 %

-0,61 %

3 5,00%

3 0,80%

Structurele exploitatieruim te

0,2 2 %

-0,54%

0,41 %

0,1 9%

2 ,1 0%

1 ,1 0%

Grondexploitatie

0,58%

0,7 0%

0,67 %

0,09%

8,50%

9,60%

Belastingcapaciteit

81 ,46%

85,42 %

85,7 6%

4,3 0% 1 02 ,60%

1 03 ,90%

Databank Financiën Gemeenten (DFG) - Begroting 2021 – Nederland (findo.nl)

Over het algemeen laten de kengetallen solvabiliteit (eigen vermogen t.o.v. totale vermogen), netto-schuldquote (langlopende leningen t.o.v. totale baten) een positieve trend zien over de afgelopen twee jaar. Dit komt hoofdzakelijk door de ontvangen Enecomiddelen € 675,0 mln. in 2020 waardoor enerzijds het eigen vermogen en de totale baten substantieel zijn toegenomen en anderzijds op korte termijn minder hoeft te worden geleend vanwege de ontvangen liquiditeit. Bij de besteding van de Enecomiddelen (en andere bestemmingsreserves) nemen de waarden van deze kengetallen af. Doordat de gemeente een van de laagste woonlasten van Nederland heeft is het kengetal Belastingcapaciteit ruim onder de 100%. Zichtbaar is dat in toekomstige begrotingen van een stijging van de woonlasten wordt uitgegaan, maar nog steeds ruim onder het landelijke gemiddelde.

13/54

Gemeentelijke Accountantsdienst

Het kengetal grondexploitatie (baten grondexploitaties t.o.v. totale baten) laat zien dat de gemeente voor haar inkomsten niet afhankelijk is van grondexploitaties. Wel is belangrijk dat grondexploitaties in Den Haag kostbaar zijn daar voor ontwikkeling eerst gesloopt en gesaneerd moet worden en geen sprake meer is van vrije uitloopgebieden die relatief goedkoop te ontwikkelen zijn. Voor negatieve plannen (bestedingen zijn hoger dat grondopbrengsten) is een voorziening getroffen van € 120,0 mln. Voor algemenere risico’s wordt de reserve grondbedrijf (saldo € 57,0 mln.) aangesproken. Beide worden jaarlijks geactualiseerd. Financiële kengetallen Belastingcapaciteit Grondexploitatie Structurele exploitatieruimte Solvabiliteitsratio Netto schuldquote gecorrigeerd

Toekomstige ontwikkelingen van belang voor financiële positie Voor het inschatten van de financiële positie is ook van belang om rekening te houden met de financiële ontwikkelingen die momenteel nog een belangrijke mate van onzekerheid in zich hebben maar wel van belang zijn voor de begroting voor de komende jaren. De gemeente staat voor grote (financiële) opgaven. In verschillende bestuurlijke stukken is dit reeds aan u gecommuniceerd (financiële staat van de stad, rapport n.a.v. motie van de raad: Overzicht opties verbeteren financiële positie). Zonder volledig te willen zijn, doen ontwikkelingen zich voor aan zowel de batenkant van de gemeente als aan de lastenkant: ▪ Herinrichting verdeelmodel gemeentefonds en BUIG (rijksvergoeding voor uitkeringen); ▪ Belangrijke opgaven zoals woningbouwopgave, energietransitie en duurzaamheid waarvoor de bestedingenkant als de rijksvergoeding nog niet concreet zijn; ▪ De ontwikkeling van de bestedingen Jeugdzorg zijn hoger dan waarvoor de overheid compensatie geeft in de komende jaren; ▪ Doorwerking van het regeerakkoord naar de financiële stromen voor de gemeente; ▪ De ontwikkeling van de inflatie (bouwmaterialen, energie, salarissen) is hoger dan waarmee is gerekend hetgeen gevolgen heeft voor de bestedingen, (vervangings)investeringen en onderhoud in komende jaren. In de begroting 2022 is toegelicht dat € 19,0 mln.

aan bezuinigingen nog structureel moet worden ingevuld, naast dat taakstellingen voor de bedrijfsvoering nog niet geheel zijn gerealiseerd.

Netto schuldquote 0,00% 20,00% 40,00% 60,00% 80,00%100,00%

Landelijk 2020

Jaarrekening 2021

Jaarrekening 2020

14/54

Gemeentelijke Accountantsdienst

Europese aanbestedingen Voorwoord Oordelen Bestuurlijke boodschappen Oekraïne Covid-19 Financiële positie Uitkomsten jaarrekening Europese aanbestedingen Subsidies vs. Inkoop Fysiek domein Sociaal domein Begrotingsrechtmatigheid WNT SiSa-bijlage Interne beheersing Interne beheersing IT beheersing Fraude en wet-& regelgeving Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen Materialiteit Controleverschillen SiSa-tabel Verantwoordelijkheden Onafhankelijkheid

Reguliere inkopen Wij hebben een controle verricht op de naleving van Europese aanbestedingsrichtlijnen. Bestaande uit de controle van aanbestedingsrechtmatigheid van reguliere crediteuren, verstrekte subsidies en publiek-private samenwerking. Tijdens onze controle van reguliere crediteuren hebben wij gebruik gemaakt van de door de organisatie uitgevoerde (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden. Onze controle op de rechtmatigheid van de aanbestedingen is, overeenkomstig het normenkader rechtmatigheid voor de accountantscontrole, uitsluitend gericht op de naleving van de Europese aanbestedingsregels, omdat de gemeente het interne inkoop- en aanbestedingsbeleid niet heeft opgenomen in haar normenkader. Uit onze controle blijkt een substantieel bedrag aan financiële onrechtmatigheid van circa € 18,0 mln. (2020: € 6,0 mln.) en een onzekerheid van € 1,0 mln. (2020: € 4,0 mln.). De feitelijke afwijkingen zijn in aantallen en euro’s hoger dan vorig jaar. De feitelijke afwijkingen hebben vooral betrekking op: • het onrechtmatig verlengen, waardoor de opdrachtwaarde boven de Europese drempelwaarde uitkomt. • het overschrijden van de opdrachtwaarde en de looptijden van opdrachten. • onvoldoende motivitatie en vastlegging om gebruik te maken van de de uitzonderingsgrond dwingende spoed van de aanbestedingswet.

• afwijkingen die eerder door ons zijn geconstateerd en doorwerken naar 2021. De onrechtmatigheden spelen met name op de categorieën: inhuur van personeel en inkoop van ICT. Wij gaan dan ook graag met de gemeente in gesprek over oplossingsrichtingen en geven hieronder enkele adviezen ter verbetering:

Verbetertraject opgestart voor het Proces aanvraag tot betalen De gemeente is gestart met de verbetering van het proces aanvraag tot betalen (AtB) en de contractregistratie. De implementatie is gepland voor begin 2023. Dit traject zit nu in de ontwerpfase. Een juiste en volledige inkoop- en contractenregistratie, eerder betrekken van de inkoopafdeling in het inkoopproces en het periodiek uitvoeren van een signalerende spendanalyse zijn voorbeelden van beheersmaatregelen die deel uitmaken van het verbeterproces. Wij verwachten dat met de herinrichting van het AtB proces, met deze beschreven maatregelen, de rechtmatigheid van de aanbestedingen formeel voldoende wordt gewaarborgd. Na implementatie van het proces moet blijken of de beoogde maatregelen, het gewenste effect hebben. Maximale waarde en/of hoeveelheid vermelden bij aanbesteden van raamovereenkomsten Uit de controle van de Europese aanbestedingen blijkt dat de gemeente niet altijd de maximale waarde en of hoeveelheid vermeld in de aanbestedingstukken. In 2021 is jurisprudentie gepubliceerd (EUR-Lex 62020CJ0023 - EN - EUR-Lex (europa.eu), waarin nogmaals bevestigd wordt dat het verplicht is om de maximale waarde en/of hoeveelheid te vermelden in de aanbestedingstukken.

Wij adviseren de gemeente om bij de aanbesteding van raamovereenkomsten de maximale waarde en/of hoeveelheid te vermelden in zowel de aanbestedingstukken als in de raamovereenkomst. In het verlengde hiervan adviseren wij de gemeente om up-to-date te blijven van belangrijke wet- en regelgeving met betrekking tot aanbestedingen en om deze kennis met de relevante medewerkers binnen de gemeente te delen. Waarborgen naleving algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Wij merken op dat de gemeente bij het aangaan van een verplichting, soms werkt met offertes en opdrachtbevestigingen in plaats van modelovereenkomsten. Wij vragen ons af in hoeverre de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente worden nageleefd wanneer een verplichting wordt aangegaan middels offertes en opdrachtbevestigingen. Wij adviseren de gemeente bij het aangaan van verplichtingen middels een offerte en opdrachtbevestiging, de inkoopafdeling eerder te betrekken om vast te 15/54

Gemeentelijke Accountantsdienst

stellen dat de naleving van de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente gewaarborgd wordt. Eerder inkoop betrekken zorgt ook voor betere keuze van de aanbestedingsvorm, die voldoen aan de Europese, nationale als interne richtlijnen. Volledigheid inkoopdossier Uit onze controle is, net als vorig jaar, naar voren gekomen dat de dossiervorming (o.a. proces-verbaal van aanbestedingen, getekende overeenkomsten en ramingen) van de inkopen aandacht behoeft. Door het ontbreken van essentiële aanbestedingsdocumenten kan de gemeente in (juridisch) onwenselijke situaties terechtkomen. Wij vragen de gemeente aandacht voor de onderbouwing en dossiervorming van de gevolgde inkoop- en aanbestedingsprocedures. Wij verwachten dat de gemeente dit aandachtspunt meeneemt bij de herinrichting van het AtB proces. Prestatielevering Wij hebben op basis van een steekproef de controle op prestatielevering uitgevoerd. Wij constateren wij dat in veel gevallen niet een (toereikend) bewijs van prestatiebevestiging (PBV) aanwezig is in Oracle. Met een toereikende PVB bedoelen wij de materiële onderbouwing die de prestatieverklaring ondersteunt. Daarnaast geldt dat binnen de gemeente niet in alle gevallen een eenduidige werkwijze gehanteerd wordt ten aanzien van PBV. Wij verwachten dat de gemeente dit aandachtspunt meeneemt bij de herinrichting van het AtB proces.

Meerjarige contracten De commissie BBV heeft via de Kadernota Rechtmatigheid 2018 de wettelijke vereisten voor het opnemen van een niet in de balans opgenomen verplichting ingevuld. De commissie BBV heeft aangegeven dat meerjarige verplichtingen die materieel zijn opgenomen moeten worden in de paragraaf ‘niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen‘. Dit geldt in iedere geval voor contracten boven de Europese drempel die onrechtmatig zijn. De gemeente heeft de totale contractwaarde van meerjarige contracten niet opgenomen onder de ‘niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen’. Dit betekent dat deze onrechtmatigheidsfouten ook het komend jaar meetellen in ons

oordeel. Vanwege deze nadere invulling is het voor de gemeente van belang een nauwkeurige en volledige verplichtingenadministratie (inkoopregistratie) bij te houden. De gemeente pakt dit op via het verbeterproces AtB. Momenteel lopen de aanbestedingstrajecten voor vluchtelingen uit Oekraïne. Ook bij deze aanbestedingen kunnen zich situaties voordoen waarbij de gemeente een beroep doet op de uitzonderingsgrond van dwingende spoed. Wij adviseren u om in het traject van de aanbestedingen een inkoopadviseur en aanbestedingsjurist in te schakelen alvorens een aanbestedingsprocedure wordt gestart. Wij hebben voornomen dat de gemeente van plan is om extra aandacht te besteden aan de rechtmatigheidsaspecten van de Europese aanbestedingen voor opdrachten met betrekking tot de vluchtelingen uit Oekraïne. Publieke private samenwerking Voor het boekjaar 2021 hebben wij gecontroleerd of de publieke-private samenwerkingen die de gemeenten aangegaan is, voldoen aan het aanbestedingsrecht. Wij hebben bij de controle geen bijzonderheden geconstateerd. Subsidie of overheidsopdracht? Wij hebben voor het boekjaar 2021 gecontroleerd of de uitgaande subsidies mogelijk kwalificeren als overheidsopdracht en onterecht niet zijn aanbesteed. Wij hebben bij de controle geen bijzonderheden geconstateerd.

De (welzijns)subsidies die een kenmerk hadden van een overheidsopdracht zijn dit boekjaar nader onderzocht door de gemeente en er is voor één dossier geconstateerd dat er sprake is van een overheidsopdracht die aanbesteed had moeten worden, zie ook de volgende pagina, ‘Subsidies met kenmerken Inkoop’.

16/54

Gemeentelijke Accountantsdienst

Subsidies met kenmerken Inkoop Voorwoord Oordelen Bestuurlijke boodschappen Oekraïne Covid-19 Financiële positie Uitkomsten jaarrekening Europese aanbestedingen Subsidies vs. Inkoop Fysiek domein Sociaal domein Begrotingsrechtmatigheid WNT SiSa-bijlage Interne beheersing Interne beheersing IT beheersing Fraude en wet-& regelgeving Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen Materialiteit Controleverschillen SiSa-tabel Verantwoordelijkheden Onafhankelijkheid

De gemeente verstrekt (welzijn)subsidies waaraan nadere voorwaarden zijn verbonden en daarmee kenmerken van een overheidsopdracht bevatten. Deze situatie leidde over 2020 tot een significante onzekerheid van € 52,7 mln. In onze controleverklaring over 2020 hebben wij een paragraaf ter benadrukking van aangelegenheden opgenomen over deze significante onzekerheid. De gemeente heeft dit in een addendum in haar jaarrekening 2020 nader toegelicht en op ons advies de volgende zaken in 2021 opgepakt: ▪ De gemeente heeft voor de huidige Kadernota Subsidiebeleid Den Haag 2020-2023 een (juridisch) afwegingskader met een hieraan gekoppelde nadere werkinstructie ontwikkeld. Begin 2022 is de Kadernota naar aanleiding hiervan aangescherpt. Deze wijziging zal nog aan u worden voorgelegd. ▪ De gemeente heeft de belangrijkste (welzijn)subsidies op basis van de beschikbare werkinstructie intern onderzocht naar de aard van de verstrekte subsidies. Bij dit onderzoek stond de volgende vraag centraal: is de keus voor het instrument subsidie juist en verdedigbaar? Op basis van het intern onderzoek (middels een ingevulde werkinstructie per subsidie) en aanvullende dossierinformatie die de gemeente met ons heeft gedeeld, is de onzekerheid voor de controle 2021 weggenomen. Bij de controle 2020 ontbrak het aan de interne beoordeling en dossierinformatie.

Samenvattend zijn wij van oordeel dat de getoetste dossiers op juiste gronden zijn aangemerkt als subsidie. Voor één dossier geldt de volgende uitzondering: het onderdeel gezinscoaches voor een bedrag van circa € 1,3 mln. had aanbesteed moeten worden. Hierbij is sprake van een fout in de instrumentkeus en daarmee een financiële rechtmatigheidsfout. Tijdens onze controle op de subsidieverleningen hebben wij een aantal aandachtspunten genoteerd, die volgens ons bij toekomstige subsidieverleningen en herinrichting van het primair subsidieproces moeten worden aangepakt. Onze aanbevelingen zijn:

1. 2. 3. 4.

Stel in het regulier proces een inhoudelijke beoordeling/materiële toets van de beleidsafdeling verplicht. Gebruik geen taal in een (subsidie)aanvraag of in een gemeentelijke brief die tot verwarring kan leiden met betrekking tot de vraag of er sprake is van een subsidie- of een inkooprelatie. Maak een beter onderscheid tussen de subsidiabele prestaties/activiteiten, subsidievoorwaarden en subsidieverplichtingen. Tot slot, viel ons bij de analyse van de dossiers op dat meerdere subsidieverleningen waren genomen op basis van de Algemene Subsidieverordening van de gemeente. Wettelijk gezien is dit mogelijk, maar in het kader van de actuele discussie over schaarse rechten (en schaarse subsidiemiddelen) kan het wenselijk zijn om bij de subsidieverlening meer transparantie te betrachten en willekeur te voorkomen door met een specifieke subsidieregeling te werken.

De gemeente heeft de ambitie om de werkinstructie gemeentebreed toe te passen vanaf 2022. Dit houdt in dat de gemeente als onderdeel van het gemeentelijke beleid in het primaire proces een procedure zal inrichten waarbij in de toekenningsfase onderzocht wordt of sprake is van een subsidie of overheidsopdracht. Daarnaast herhalen wij graag ons eerder advies dat de interne auditfunctie een periodieke controle op de subsidies verricht om eventuele onrechtmatigheden te adresseren. Formele rechtmatigheidsfout Vanwege opstartproblemen bij de implementatie van het nieuw subsidiesysteem, is een subsidiebeschikking over 2021, pas half februari 2022 tot stand gekomen. Deze constatering merken wij aan als een formele onrechtmatigheid.

17/54

Gemeentelijke Accountantsdienst

Fysiek domein Voorwoord Oordelen Bestuurlijke boodschappen Oekraïne Covid-19 Financiële positie Uitkomsten jaarrekening Europese aanbestedingen Subsidies vs. Inkoop Fysiek domein Sociaal domein Begrotingsrechtmatigheid WNT SiSa-bijlage Interne beheersing Interne beheersing IT beheersing Fraude en wet-& regelgeving Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen Materialiteit Controleverschillen SiSa-tabel Verantwoordelijkheden Onafhankelijkheid

Grondexploitaties Onze controle De waardering van de grondexploitaties is, vanwege de mate van schattingsonzekerheid, een (blijvend) significant risico in onze controleaanpak. Wij hebben het proces rondom de totstandkoming van de waardering in opzet en bestaan getoetst en gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij achten de waardering, rekening houdend met de bevindingen die wij in deze paragraaf zullen behandelen, aanvaardbaar en vinden de veronderstellingen acceptabel. Hieronder geven wij een korte analyse van de jaarrekeningposten die gerelateerd zijn aan de grondexploitaties: . Balanspost: Voorraden: Onderhanden werk, onderdeel bouwgronden in exploitatie/ MPG-plannen) Voorraden: Balansverkorting i.v.m. negatieve lopende plannen Voorzieningen: Negatieve lopende plannen Meerjaren Programma Grondbedrijf (MPG) Bestemmingsreserves Grondbedrijf

31-12-2021 (x € 1 mln.) 139,6

31-12-2020 (x € 1 mln.) 145,0

-/- 121,0

-/- 125,5

-/- 54,9

-/- 49,5

-/- 57,0

-/- 49,2

Toelichting Betreft voornamelijk investeringen € 42,8 mln., opbrengsten € 48,6 mln., afsluiting grondexploitaties en winstname € 2,4 mln. en € 2,0 mln. verrekening van het afsluiten van plannen met een negatief saldo.

De verslechtering van het saldo negatieve plannen ad € 0,9 mln. wordt veroorzaakt door Internationaal Cultuur Forum -/- € 6,4 mln., Grotiusplaats -/- € 1,8 mln., Den Haag nieuw Centraal -/- € 2,3 mln., en ontwikkeling Scheveningen Havens -/- € 2,0 mln. Verbetering van het saldo negatieve plannen op Trekvlietzone + € 3,6 mln., Noord Boulevard + € 2,3 mln., A12-zone + € 3,0 mln. Overige mutaties van diverse plannen waaronder afgesloten plannen totaal + € 1,9 mln. De resultaatsbestemming 2020 bedroeg € 9,4 mln. Vanuit de mutatie verliesvoorziening is € 4,3 mln. toegevoegd aan de reserve. Daarnaast is de reserve grondbedrijf verlaagd met € 3,6 mln. afdracht budgettair kader en voor € 1,1 mln. aanvullende afdracht reserve grondbedrijf o.b.v. begroting 2022. Tot slot is er een afdracht in het investeringsproject fundatie fietsenkelder DH Nieuw Centraal van € 1,0 mln.

18/54

Gemeentelijke Accountantsdienst

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/11478237/1