RIS312010 Evaluatie en voortgang Subsidieregeling samen sociaal en vitaal Den Haag 2021

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Kavita Parbhudayal Wethouder van Zorg, Jeugd en Volksgezondheid

060

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de Algemene Raadscommissie (de vakcommissie Samenleving)

OCW/10282993 RIS312010 Contactpersoon

Colin Crooks Damiët Groen Dienst

Onderwijs, Cultuur en Welzijn Afdelin

Stad en Bestuur OCW Telefoonnummer Datum

14070

21 april 2022

E-mailadres

Onderwerp

Colin.crooks@denhaag.nl Damiet.groen@denhaag.nl

Evaluatie en voortgang Subsidieregeling samen sociaal en vitaal Den Haag 2021

Geachte voorzitter, Graag informeren wij u over de stand van zaken ten aanzien van de Subsidieregeling samen sociaal en vitaal (hierna: SSV; RIS308715), de uitgevoerde evaluatie, de vervolgstappen en het verdere proces. 1. Stand van zaken Op 25 januari jl. heeft het college u geinformeerd over de stand van zaken rondom de subsidieregeling SSV. Het college heeft u toen laten weten de subsidieregeling te evalueren en deze evaluatie te laten uitvoeren door een extern onderzoeksbureau. Het doel van de evaluatie was om inzichten en ervaringen van partners in de stad met de subsidieregeling en de effecten van de huidige regeling goed in kaart te brengen, en ervoor te zorgen dat deze resultaten tijdig kunnen worden meegenomen in een verbeterde subsidieregeling voor 2023 (RIS310999). De evaluatie heeft plaatsgevonden en is uitgevoerd door een onafhankelijk en gespecialiseerd onderzoeksbureau (DSP), die samen met partners in de stad (waaronder de subsidieaanvagers) een zorgvuldige evaluatie heeft uitgevoerd. 2. Evaluatie en proces Het college heeft onderzoeksbureau DSP gevraagd om de evaluatie, samen met partijen in de stad uit te voeren. Voor onderzoeksbureau DSP stonden de vragen centraal: “Wat zijn de ervaringen van partners met de subsidieregeling SSV, en wat kan beter?”.

Voor deze evaluatie onderzocht DSP de ervaringen van betrokken organisaties in de verschillende fasen: de overgang naar deze subsidieregeling, de aankondiging, het aanvraagproces en de beoordeling. Bij het onderzoek zijn verschillende onderzoeksmethodes ingezet. Het externe onderzoeksbureau DSP heeft de evaluatie met de stad uitgevoerd. Onder andere met een digitale vragenlijst naar de 115 organisaties die in 2021 en/of in 2022 een (SSV) subsidie ontvingen. Op de digitale vragenlijst hebben 53 organisatie gereageerd en 23 organisaties hebben deelgenomen aan verdiepende gesprekken.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10282993

Voor het ophalen van de ervaringen zijn aanvragers bevraagd door middel van een digitale vragenlijst en groepsgesprekken. Deze inzichten hebben geleid tot een onderzoeksrapport. De uitkomsten en de eerste conclusies van de evaluatie zijn vervolgens in verschillende sessies met partijen in de stad besproken, die eerder hadden deelgenomen aan de groepsgesprekken. Daarnaast heeft er een duidingssessie met medewerkers van de gemeente plaatsgevonden. Hieronder geven wij u de aanbevelingen weer van het DSP rapport. Daarnaast is het volledige rapport als bijlage toegevoegd. Aanbevelingen van DSP herstel het vertrouwen en investeer in de relatie met de partners. Doe dit door de kennis uit het veld te gebruiken voor verbetering van de subsidieregeling, partijen tijdig te informeren over het tijdspad, uitwisselingsmomenten voor vragen en een-op-een contact te organiseren, en door zorgvuldig om te gaan met vragen en klachten; pas de voorwaarden aan: geef een inhoudelijk kader voor de aanvraag, stel een inhoudelijke beoordeling voorop en gebruik kwantitatieve beoordelingscriteria ter ondersteuning. Heroverweeg het criterium van flexibele vrijwilligers; deze passen niet bij activiteiten waarbij juist continuïteit van vaste vrijwilligers belangrijk is.

Vervang de loting die in aanvulling op inhoudelijke beoordeling plaatsvond met een nadere inhoudelijke beoordeling; vereenvoudig het aanvraagformulier; houdt hierbij rekening met kleine en grote bedragen, en de inspanningen die (kleine) organisaties moeten leveren; geef een eenduidige uitleg over bijvoorbeeld overheadkosten, gemaakte onkosten (t.b.v. vrijwilligers), cofinanciering en hoe om te gaan met verschillende doelgroepen, om interpretatieverschillen te voorkomen; pas het tijdspad aan; zorg ervoor dat partijen genoeg tijd hebben voor de indiening van de aanvraag en dat zij tijdig, vóór oktober, de beoordeling ontvangen; overweeg meerjarige subsidie. Dit sluit beter aan op de activiteiten en de beoogde effecten voor de stad. Bovendien zijn een jaarlijkse aanvraag en verantwoording tijdrovend; tijd die partners liever in de uitvoering steken. 3. Vervolg en planning Op 28 maart vond een brede consultatiebijeenkomst plaats waarin de inhoudelijke thema’s rondom de regeling besproken zijn met 58 aanwezigen vanuit de betrokken organisaties. Voor deze bijeenkomst waren de huidige gesubsidieerde organisaties, belangenorganisaties en andere geïnteresseerde organisaties uitgenodigd. De bijeenkomst is breed bekend gemaakt. De opbrengsten uit deze bijeenkomst en de opbrengsten van de eerdere bijeenkomsten en gesprekken worden verwerkt in een aangepaste subsidieregeling.

Daar is het college nu mee bezig. Op 9 mei vindt de volgende brede bijeenkomst plaats, waarbij alle partijen worden uitgenodigd. Hier wordt besproken hoe concreet vorm kan worden gegeven aan de aanbevelingen en op welke punten de regeling moet worden aangepast. Ook wordt tijdens deze bijeenkomst gesproken over de planning en het proces richting 2023. Daarnaast gaat het college tijdens deze bijeenkomst met de organisaties in gesprek over beter relatiebeheer.

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

OCW/10282993

We streven ernaar om tijdig een nieuwe subsidieregeling te hebben zodat organisaties tijdig weten waar zij aan toe zijn. Daarbij hanteert het college de volgende planning: Wanneer? Maart

April Mei

April - mei Juni – juli

Oktober 2022

Wat? Evaluatie DSP, DSP rappportage gereed, digitale bijeeenkomst over de evaluatie (22 maart - 25 aanwezigen), consultatiebijeenkomst nieuwe regeling (28 maart), schriftelijke consultatie nieuwe regeling. Terugkoppeling input uit bijeenkomst 28 maart, versturen DSP rapport, uitnodiging voor brede bijeenkomst 9 mei. Relatiebeheer/ accounthouderschap versterken. (9 Mei) Brede bijeenkomst over de regeling: tijdpad, toelichting, testen formulieren en formats, toelichting ondersteunende rol van PEP. Bestuurlijk traject vaststellen van de nieuwe regeling. Openstelling nieuwe subsidieregeling. Tijdens de openstelling, tot aan de aanvraagperiode: spreekuren, alle informatie en input beschikbaar op de website (voor gelijk speelveld), leidraad voor het invullen/ aanvragen, voortdurende open communicatie en duidelijke aanspreekpunten. Factheet gereed, m.b.t.: hoe zijn welke evaluatiepunten verwerkt in de regeling. Informeren commissie/ raad over de verwerking van de evaluatiepunten in de nieuwe regeling. Uitsluitsel over verlening subsidies.

Het college kiest er bewust voor om de subsidieaanvragers van SSV en andere belanghebbenden nauwkeurig te betrekken bij het vormgeven van (het proces rondom) de aangepaste subsidieregeling. We zitten momenteel nog middenin dit proces waarin we dit zorgvuldig en samen met de partijen in de stad doen. In de volgende raadsmededeling (in juni) informeert het college u over de manier waarop het college, samen met de partners in de stad, heeft gewerkt aan de aanbevelingen van DSP en hoe dit heeft geleid tot concrete aanpassingen van de subsidieregeling en het proces rondom de regeling. In de volgende raadsmededeling zal het college uitgebreid ingaan op de aanbevelingen van het rapport en zal per aanbeveling een reactie komen. Met vriendelijke groet, Wethouder Zorg, Jeugd en Volksgezondheid Kavita Parbhudayal

3/3