RIS311221 Beantwoording SV Peperdure interne verhuizing wethouders

Datum

BEANTWOORDING SCHRIFTELIJKE

25 januari 2022

VRAGEN

Onderwerp

Ons kenmerk

Antwoord van het college op de vragen van het raadslid de heer Sluijs, luidend: ‘Peperdure interne verhuizing wethouders’

DBV/10255603 RIS311221

Het raadslid de heer Sluijs heeft op 2 januari 2022 een brief met daarin acht vragen aan de voorzitter van de gemeenteraad gericht. Overeenkomstig artikel 30 van het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad, beantwoordt het college deze vragen als volgt. 1.

Is het college bekend met het artikel ‘Haagse wethouders gaan bij elkaar op de gang zitten om beter te kunnen samenwerken’ van Omroep West? (1)

Het college is bekend met het betreffende artikel. 2.

Met als onderwerp 'werken en ontmoeten' stuurde de wethouder Dienstverlening twee dagen voor kerst een brief aan de raad. Het idee is dat de ambtelijke organisatie meer 'flexibel' en 'efficiënt' gebruik moet gaan maken van de panden van de gemeente. Een ander onderdeel van het plan gaat over de plek waar de wethouders en burgemeester nu een werkkamer hebben. De collegeleden zitten allemaal op een andere verdieping en het voorstel is om de burgemeester en wethouders allemaal op dezelfde verdieping te laten zitten. Voor het totale voorstel wordt 1,1 miljoen euro uit de coronareserve gehaald. Waarom is dit bedrag niet gespecificeerd in de verschillende onderdelen?

Werken en ontmoeten is een totaalconcept, voor zowel de medewerkers als de bestuurders. Het uitgangspunt is ‘sober en doelmatig’. Duurzaamheid, circulariteit en hergebruik zijn leidend in de aanpak; materialen, raamkozijnen, deuren, meubilair etc. worden zo veel mogelijk hergebruikt. De verbouwingen passen binnen de bestaande gebouwstructuur. Zie verder de antwoorden op vragen 3 en 6. 3.

Kan het college aangeven hoeveel van de 1,1 miljoen euro er gereserveerd is voor de herhuisvesting van het college?

Er wordt rekening gehouden met € 0,8 mln. incidentele kosten voor het verhuizen en opnieuw inrichten van verschillende bouwdelen, dus ook van de vrijkomende ruimtes waar het college op dit moment gehuisvest is. Daarnaast wordt door de herhuisvesting van het college bijgedragen aan het kunnen behalen van een structurele kostenbesparing (Businesscase Huisvesting, RIS309850). Door de nieuwe, efficiëntere huisvesting van het college komt per saldo ongeveer 450 vierkante meter vrij. Deze ruimte zal worden ingezet voor het herhuisvesten van circa 50 medewerkers.

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10255603

4.

Hart voor Den Haag/Groep de Mos ontvangt geluiden dat de plannen voor het herhuisvesten van het college er enkele jaren liggen. Hoe lang liggen deze plannen er al?

Er zijn in de loop der jaren diverse concepten aan de orde geweest, omdat ook vorige colleges van mening waren dat de bestaande wijze van huisvesting van het college suboptimaal was. De laatste jaren zijn daarbij nieuw inzichten ontstaan en aanzien van huisvesting van medewerkers. Tevens ligt er een bezuinigingsopgave voor de gemeentelijke huisvesting. Door het thuiswerken vanwege coronamaatregelen is dat in een versnelling gekomen en mede hierdoor is het plan Werken en Ontmoeten tot stand gekomen. Het conceptplan ten aanzien van deze (her)huisvesting van het college (wethouders en hun directe medewerkers) is in het 2e kwartaal 2021 voor de eerste keer in het college besproken. 5.

Ook ontvangt Hart voor Den Haag/Groep de Mos geluiden dat de plannen steeds stukgelopen zijn op het kostenaspect en de uiteindelijke verbouwing voor het herhuisvesten van het college enkele miljoenen euro’s zal kosten. Graag een uitgebreide reactie hierop.

De intentie bestaat al langer. In het verleden is onderzoek gedaan naar de mogelijkheden en bijbehorende kosten. De plannen die er toen waren, waren ingrijpender en kostten vele malen meer geld. De herhuisvesting van het college heeft mede daardoor niet eerder plaatsgevonden. Daarbij ontbrak destijds een integraal plan, als Werken en Ontmoeten, voor de gehele gemeentelijke organisatie. Door ontwikkelingen als meer op afstand en op locatie werken, minder ruimte nodig hebben en de veranderende functie van het kantoor is dit het momentum voor stappen richting een toekomstbestendige organisatie. Zoals benoemd bij vraag 2 is het uitgangspunt voor de herhuisvesting ditmaal ‘sober en doelmatig’ en passen de verbouwingen binnen de bestaande gebouwstructuur. 6.

Graag ontvangt Hart voor Den Haag/Groep de Mos de exacte kostenraming voor de verbouwing die nodig is voor het herhuisvesten van het college.

Er worden incidenteel kosten gemaakt als gevolg van het herhuisvesten van de collegeleden en directe ondersteuning. In onderstaande tabel vindt u een nadere specificatie. De in deze specificatie opgenomen bedragen zijn inclusief het herinrichten van de gangen, het intern verhuizen van de betrokken werkplekken en het inrichten van de vrijkomende ruimtes volgens het concept van Werken & Ontmoeten. Met deze verbouwing wordt tevens bijgedragen aan het realiseren van structureel lagere kosten voor huisvesting in andere panden (zie antwoord op vraag 3). Begroting Collegehuisvesting 1 Architect- en advieskosten

€ 25.000

2 Bouwkundige aanpassingen

€ 165.000

3 Elektrotechnische aanpassingen

€ 91.000

4 Werktuigbouwkundige aanpassingen

€ 144.000

5 Indeling en Inrichting Collegegang

€ 148.000

6 Beveiliging College

€ 22.500

7 Herhuisvesting ambtelijke onderdelen en inrichting vrijkomende ruimtes

€ 115.000

8 Onvoorzien

€ 88.000

Totaal kosten

€ 798.500

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10255603

7.

Is het college het met Hart voor Den Haag/Groep de Mos eens dat het tijdstip waarop het voorstel gepresenteerd wordt, iets meer dan twee maanden voor de verkiezingen, niet gepast is? Zo nee, waarom niet?

Zoals veel organisaties, is ook de gemeente Den Haag bezig met het ondernemen van stappen om de organisatie toekomstbestendig te maken. De coronapandemie en de daaruit voortvloeiende maatregelen zoals het veelvuldig thuiswerken, hebben dit in een stroomversnelling gebracht. Hier is een integraal plan voor opgesteld, waar ook de collegehuisvesting onderdeel van uitmaakt. Deze herhuisvesting, waarmee het college ook teruggaat in het aantal m2, maakt doordat collegeleden in dezelfde gang gehuisvest zijn, collegiale ontmoeting en samenwerking eenvoudiger, de aanpak van de integrale portefeuille-overstijgende opgaven steviger en communicatie laagdrempeliger. Daarmee heeft het een positieve uitstraling naar de organisatie. Hiermee wordt ook afscheid genomen van de gedachte, zoals die bij de bouw van het stadhuis met het sterke dienstenmodel gold: van wethouders, niet zichtbaar, aan de kop van “hun” gang met “hun” ambtenaren. Inmiddels is het credo: transparant, toegankelijk, zichtbaar en integraal. Dit past bij de opgaven waar de gemeente zich voor gesteld ziet; die beperken zich ook zelden tot één specifiek beleidsterrein. Vele andere gemeenten zijn Den Haag hierin voor gegaan.

Het aantreden van een nieuw college, na de gemeenteraadsverkiezingen, biedt een natuurlijk moment om het plan met minimale onderbreking van werkzaamheden van het stadsbestuur en de ambtelijke organisatie plaats te laten vinden. 8.

Is het college bereid het voorstel in te trekken zodat het plan onderdeel kan uitmaken van de coalitie-onderhandelingen die na de verkiezingen gevoerd gaan worden? Zo nee, waarom niet.

Werken en Ontmoeten is een collegebesluit en geeft invulling aan de organisatievisie op de toekomstige inrichting en werkwijze. De collegehuisvesting is hier onderdeel van. Het aantreden van een nieuw college, na de gemeenteraadsverkiezing, biedt zoals hierboven vermeld, een natuurlijk moment om geclusterde, horizontale en transparante huisvesting van collegeleden en hun directe medewerkers te realiseren. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

(1) Zie bijlage

3/3