RIS311103 Uitwerking plan van aanpak doorlichting urgenties

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Martijn Balster Wethouder van Wonen, Wijken en Welzijn

040

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de commissie Ruimte

DSO.10205104 RIS311103 Contactpersoon Dienst

Dienst Stedelijke Ontwikkeling Afdeling

Wonen Telefoonnummer

14070 E-mailadres

Datum

21 december 2021 Onderwerp

Uitwerking plan van aanpak doorlichting urgenties

Geachte voorzitter, Tijdens de commissie Ruimte van 12 mei jl. heb ik u een plan van aanpak voor de doorlichting van het systeem van urgenties toegezegd. Op 13 juli jl. bent u nader geïnformeerd over de hoofdlijnen van deze doorlichting in de brief Doorlichting systeem urgenties (RIS309553): A. Nagaan of het behandelen van aanvragen, het juridisch kader (o.a. de Huisvestingsverordening Den Haag 2019 (hierna: verordening) en de Beleidsregel urgentieverklaringen Den Haag 2019), of beide, op een andere manier ingevuld zouden moeten worden. En zo ja, hoe dat eruit zou moeten zien. Dit vanuit de gedachte van de menselijke maat; B. Versimpelen van aanvraagprocedures en -formulieren; C. 'Ontschot' aanpakken van aanvragen. In de voorliggende brief informeer ik u graag over de stand van zaken met betrekking tot het plan van aanpak doorlichting urgenties. Naast deze brief ontvangt u tevens de afdoening motie ‘Doorbraakteam WMO’ (RIS309120) en een begeleidende commissiebrief ‘Menselijke maat centraal bij uitvoering regels urgentie en woonproblematiek’. Nieuwe werkwijze Vanwege het grote belang van bewoners bij een eventuele toekenning van een urgentieverklaring is de werkwijze van het beoordelen van urgenties inmiddels aangepast om zoveel mogelijk te voorkomen dat inwoners in schrijnende situaties niet geholpen kunnen worden.

Bijzondere aandacht is er voor die situaties waar een aanvraag is afgewezen op grond van de algemene afwijzingsgronden artikel 4:5 onder m. en onder l. van de verordening, resp. het niet achterlaten van een zelfstandige woning en het niet voldoen aan bindingseisen aan de gemeente Den Haag. Uit een eerste analyse is namelijk gebleken dat complexe situaties kunnen ontstaan door de toepassing van deze afwijzingsgronden. Op dit moment wordt in deze situaties gebruik gemaakt van een zorgvuldige toepassing van de hardheidsclausule, vooruitlopend op een structurele oplossing door aanpassing van de beleidsregel op deze onderdelen.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO.10205104

Communicatie In het kader van het versimpelen van de aanvraagprocedures en -formulieren, zijn de standaardformuleringen in besluiten aangepast en zijn behandelend medewerkers opgeleid om een heldere communicatiestijl toe te passen bij het schrijven van besluiten. Vanaf mei 2021 is de communicatie richting aanvragers aangepast door sneller en vaker telefonisch contact te zoeken met aanvrager of de hulpverlener. Tijdens de behandeling van de aanvraag wordt gebeld naar aanvragers om de volledige situatie in beeld te krijgen. In geval van twijfel over een mogelijke afwijzing volgt er een extra gesprek met de aanvrager of hulpverlener. In de afwijzing wordt ook verwezen naar het telefonisch spreekuur, zodat de aanvrager contact op kan nemen als er nog vragen zijn ontstaan. Om deze ontwikkeling verder te verankeren, wordt het complete proces rondom het indienen van aanvragen geëvalueerd. Enerzijds is in dit proces van groot belang dat er realistische verwachtingen over een mogelijke toekenning worden gewekt bij aanvragers, anderzijds moet er worden voorkomen dat aanvragers niet voldoende in beeld komen in het aanvraagproces. In het bijzonder is hiervoor de website van de gemeente en de urgentiewijzer een belangrijk communicatiemiddel. De vragen uit de urgentiewijzer worden verhelderd en concreter gemaakt.

Er wordt door het projectteam urgenties daarbij ook bekeken of het doelmatig is om informatie in verschillende talen toe te voegen. Ter aanvulling wordt onderzocht wat de mogelijkheden zijn voor het maken van afspraken voor (telefonische) intakegesprekken bij bepaalde complexe aanvragen. Er wordt gekeken naar de ervaringen van behandelend medewerkers en ervaringen bij andere gemeentes die met een dergelijk systeem werken. Wat betreft de haalbaarheid van het nieuwe intakeproces moet gekeken worden naar de personele capaciteit, gezien de toenemende werkdruk van een uitgebreidere werkwijze. Doorlichting aanvragen Inmiddels is het projectteam urgenties van start gegaan om afgewezen urgenties door te lichten. Het projectteam bestaat uit een projectleider en twee teamleden, die worden gefinancierd vanuit de extra beschikbare middelen die voor de implementatie van de nieuwe werkwijze (menselijke maat) en de doorlichting van het systeem van urgenties beschikbaar zijn gesteld (kosten 0,2 mln. in 2021 en 0,4 mln. in 2022 zijn verwerkt in de Begroting 2022-2025). Het projectteam is bezig met de doorlichting van de ca. 1250 casussen, die onder de scope van de doorlichting van het systeem van urgenties vallen. Het is de doelstelling om op 1 maart 2022 de doorlichting van de casussen te hebben afgerond en een wijziging van de beleidsregel te hebben opgesteld aan de hand van de doorlichting.

Op 1 december 2021 is de tussenbalans opgemaakt om de voortgang van de doorlichting te bekijken: op dat moment waren 400 casussen doorgelicht en daarmee ligt de voortgang van de doorlichting op schema. Tijdens de analyse zullen alle afwijzingen en toewijzingen waarvoor hardheid is toegekend voor urgentie, die onder de Huisvestingsverordening Den Haag 2019 vallen, worden onderzocht. 1 Bij het instellen van de huidige verordening in 2019 is de aanleiding voor het geven van urgentie beperkt tot zeer dringende huisvestingsproblematiek. Onder andere is de algemene afwijzingsgrond 4:5, onder m. (bindingseisen) strenger geworden en is de afwijzingsgrond 4:5, onder l. toegevoegd aan de verordening. In het licht van de casussen die naar voren zijn gekomen, wordt de aanscherping onderzocht. Aan de hand van de analyse worden de verschillende situaties in categorieën onderverdeeld (bijvoorbeeld aan de hand van afwijzingsgronden) waaruit naar voren zal komen welke categorieën nieuwe aandacht behoeven.

1

Door de overgangsregeling vielen een aantal afwijzingen en toewijzingen in 2019 en begin 2020 nog onder de oude verordening; die

zullen dan ook niet worden meegenomen.

2/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO.10205104

Om te kunnen onderzoeken of er in bepaalde gevallen andere vragen gesteld zouden moeten worden in de aanvraagprocedure, is het in het bijzonder van belang om aandacht te besteden aan de complexe situaties. Het projectteam focust daarbij in het bijzonder op de afwijzingsredenen die zijn toegevoegd of aangescherpt door de invoering van de verordening. Het projectteam doet documentstudie en gaat in gesprek met de betrokken medewerkers, die de beoordelingen van aanvragen doen. In deze gesprekken wordt ook gevraagd welke afwijzingsgronden bij hen vaak tot twijfelpunten hebben geleid, wat men lastig vond bij de afwijzing en wat de afweging is geweest om complexe situaties af te wijzen. Ook kijkt het projectteam naar de stukken van casussen die bij de bezwaarcommissie terechtgekomen zijn en waarbij het bezwaar is toegekend. Daarnaast worden cijfers van urgentieaanvragen, aantal ingediende aanvragen, toekenningen en afwijzingen, bekeken. Het projectteam zal daarbij ook gaan kijken naar de toepassing van specifieke afwijzingsgronden cijfermatig gezien. Na afronding van de doorlichting, kunnen aanvragers opnieuw worden benaderd en/of onderzocht. In die gevallen zou er bijvoorbeeld na een nieuw medisch onderzoek een nieuwe urgentieverklaring kunnen worden toegewezen.

Een belangrijk aspect hierbij is dat er interne afstemming moet plaatsvinden om te voorkomen dat lopende bezwaar of beroepszaken doorkruist worden. Dit zal in de loop van de doorlichting meer gaan spelen, aangezien er bij recentere zaken een grotere kans is dat er nog een bezwaar of beroepsprocedure loopt. Niet alleen is de doorlichting van eerdere aanvragen van belang voor de analyse van het systeem van urgenties, maar ook het onderzoek naar de effecten van mogelijke aanpassingen van het systeem op werkwijzen op andere onderdelen zoals: Doorrekening van de effecten van een eventueel toegenomen aantal urgenties op het systeem van woonruimteverdeling (o.a. Raamovereenkomst) en daarmee andere woningzoekenden; Juridische consequenties van eventuele aanpassingen; Regionale afstemming in het kader van de verordening en de beleidsregels (in ieder geval met het oog op de gewijzigde werkwijze rondom artikel 4:5 onder l. en m. van de verordening); In het bijzonder moet daarbij worden meegenomen dat beleid binnen de regio gelijkluidend is en dus ook moet worden afgestemd. Strategisch gezien is van belang om meerdere wijzigingen van de beleidsregels tegelijk af te stemmen met de regio. Het in beeld worden brengen wat de voor- en nadelen zijn van het heffen van leges voor een urgentieverklaring en wat de financiële consequenties zijn van afschaffing.

Conclusie Er is inmiddels een aantal belangrijke stappen gezet in het kader van het toepassen van de menselijke maat binnen het systeem van urgenties, zoals het vaker zoeken van telefonisch contact met aanvragers, een aangepaste werkwijze rondom de hardheidsclausule in bepaalde schrijnende gevallen en het verhelderen van schriftelijke communicatie. Het projectteam is bezig met de feitelijke doorlichting van de ca. 1250 aanvragen. Op 1 december 2021 zijn de 400 eerste casussen doorgelicht, en daarmee ligt de planning op schema. De verwachting is dat de overige 850 casussen binnen nu en 1 maart zijn doorgelicht zodat door het projectteam conclusies kunnen worden getrokken en aanbevelingen worden gedaan.

3/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO.10205104

Om de nieuwe werkwijze en de aanbevelingen goed te kunnen verankeren, zullen zo nodig ook de beleidsregels en verordening worden aangepast. U wordt hierover uiterlijk begin maart 2022 separaat nader geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Martijn Balster wethouder Wonen, Wijken en Welzijn

4/4