RIS310832 Rekenkamerbrief bestuurlijke conclusies en aanbevelingen Wta 2021

Retouradres: Postbus 16079, 2500 BB Den Haag

Aan

Uw kenmerk

De Rekeningencommisssie t.a.v. heer Scheper, voorzitter

Ons kenmerk

RK/2021.38 / RIS310832 Doorkiesnummer

070-3532048 E-mailadres

rekenkamer@denhaag.nl Aantal bijlagen

2 Datum

2 december 2021 Onderwerp:

Toezichtsonderzoek GAD 2021 Geachte heer Scheper, Met deze brief stellen wij u op de hoogte van de uitkomsten van het toezichtonderzoek 2021 in het kader van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) naar de gemeentelijke accountantsdienst (GAD). Op basis van dit onderzoek concluderen wij dat de GAD op de meeste onderdelen aan de geldende wet- en regelgeving voldoet. De Rekenkamer Den Haag is op basis van de gemeentewet belast met het toezicht op de gemeenteaccountant. Sinds 1 oktober 2006 is het toezicht op accountants geregeld in de Wta, met uitwerkingen in het Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta). De Autoriteit Financiële Markten (AFM) heeft op basis van deze wet in beginsel de plicht toezicht te houden op het functioneren van de accountantsorganisaties die belast zijn met wettelijke controles. Een uitzondering geldt voor accountants die in gemeentelijke dienst worden genomen. In dat geval bepaalt de gemeentewet dat het toezicht op de accountantsorganisatie bij de lokale rekenkamer is belegd. Omdat in Den Haag de gemeenteraad intern een accountant heeft aangesteld en benoemd, ligt het toezicht bij de rekenkamer (Gemeentewet artikel 184a, jo. 213). Een belangrijke focus in het door ons uitgevoerde onderzoek lag op de jaarrekeningcontrole 2020.

Voor de GAD vond deze jaarrekeningcontrole plaats tijdens een overgangsfase naar een nieuwe directeur en gemeenteaccountant. Gedurende deze fase heeft de gemeenteraad de plaatsvervangend directeur van de GAD (per 1 december 2020) benoemd tot tijdelijk directeur GAD en tijdelijk gemeenteaccountant.1 Daarmee is er sinds die datum slechts één ‘beleidsbepaler’ (i.e. een persoon die voldoet aan voorwaarden voor vakbekwaamheid van een accountant) binnen de directie van de GAD; de tijdelijk directeur. Wij zien deze situatie als onwenselijk vanwege de kwetsbaarheid, er is geen achtervang voor de tijdelijke directeur en gemeenteaccountant, en de belasting voor de tijdelijke directeur en gemeenteaccountant. Wij constateren in ons onderzoek dat door de GAD op enkele onderdelen niet in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving of de interne regelgeving van de GAD is gehandeld. Daarnaast merken we op dat de GAD in haar eigen regelgeving op een aantal onderdelen verder gaat, hogere kwaliteitseisen stelt, dan wettelijk nodig is. Ons oordeel gaat in die gevallen uit van de standaard die de GAD voor zichzelf aanhoudt. Op basis van onze bevindingen doen we enkele aanbevelingen voor verbetering van de kwaliteitscontrole en borging van de onafhankelijkheid binnen de GAD. Als bijlagen bij deze brief zenden wij u het feitenrapport van

1

RIS306900, ‘Voorstel van het presidium inzake aanwijzing tijdelijke accountant voor de raad’, 18 november 2020.

dit onderzoek en de reactie van de GAD op onze bestuurlijke conclusies en aanbevelingen zoals die in deze brief zijn verwoord.2 Eerdere Wta-onderzoeken In het kader van het doorlopend toezicht op de GAD heeft de Rekenkamer Den Haag in 2012 en in 2015 gerapporteerd over door haar uitgevoerde Wta-onderzoeken. In 2012 is specifiek onderzoek verricht naar de onafhankelijke taakuitoefening van de GAD in de werkpraktijk. In 2015 is beoordeeld hoe de GAD de door de gemeente herziene grondexploitaties heeft gecontroleerd. Ook hebben we toen als toezichthouder gerapporteerd over de uitkomsten van wettelijk verplichte betrouwbaarheidsonderzoeken (mede)beleidsbepalers GAD. In 2019 hebben we vanwege een nieuw aangestelde (mede-)beleidsbepaler eveneens gerapporteerd over de uitkomsten van een betrouwbaarheidsbeoordeling. De uitgevoerde onderzoeken leidden tot positieve uitkomsten en gaven de rekenkamer destijds geen aanleiding voor het doen van aanbevelingen. Doel en vraagstelling Wta onderzoek 2021 Doelstelling van het onderzoek 2021 is het in beeld brengen in hoeverre de GAD bij de uitvoering van haar werkzaamheden voldoet aan de wet- en regelgeving met betrekking tot de Wet toezicht accountantsorganisaties. Daarbij zijn als speciale thema’s ‘onafhankelijkheid’ en ‘fraude’ gekozen.

Achterliggende gedachte daarbij is dat de GAD als controleur van de jaarrekening een verantwoordelijke rol vervult en dat mede vanwege haar positie als gemeentelijke dienst onafhankelijkheid erg belangrijk is voor de uitoefening van haar taak. Wij constateren dat de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) aanbeveelt om bij controles extra aandacht te besteden aan fraude. In dit kader heeft de NBA in december 2018 een handreiking Fraudeprotocol voor accountants uitgebracht. In het onderzoek heeft de rekenkamer de volgende vraagstelling uitgewerkt: 1.

Hoe zorgt de GAD voor naleving van de eisen uit de wet- en regelgeving met betrekking tot de interne kwaliteitsbeheersing? Hierbij besteden we specifiek aandacht aan hoe de GAD haar onafhankelijkheid borgt.

2.

Hoe zorgt de GAD voor naleving van de eisen uit de wet- en regelgeving met betrekking tot fraude?

3.

In hoeverre bespreekt de GAD met de Rekeningencommissie haar onafhankelijke positie en de controle van de fraude?

Uitkomsten Wta onderzoek 2021 We concluderen dat de GAD op alle onderdelen van wet- en regelgeving interne regelgeving of procedures heeft opgesteld en dat deze op de meeste onderdelen worden nageleefd. Dit geldt ook voor de wet- en regelgeving met betrekking tot de controle op fraude door de GAD en de communicatie met de Rekeningencommissie. Daarbij concluderen we ook dat de interne regelgeving op onderdelen strikter is uitgewerkt dan wet- en regelgeving vereisen en dat de naleving over het algemeen uiterst zorgvuldig wordt uitgevoerd. Er is echter een aantal onderwerpen waarbij de interne regels niet (meer) actueel zijn. In een enkel geval is door de GAD niet in overeenstemming met de wet- en regelgeving gehandeld. De GAD heeft op een aantal van deze punten ten tijde van ons onderzoek de gebreken hersteld. Op een aantal andere onderdelen doen wij aanbevelingen om de gebreken alsnog te herstellen.

2

Deze brief is voorafgaand aan de publicatie voor bestuurlijk wederhoor voorgelegd aan de GAD, het feitenrapport is eerder voorgelegd aan de GAD voor een controle op feitelijke onjuistheden.

2

De Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar (OKB-er) voor de jaarrekeningcontrole 2020 was tot eind december 2020 ook lid van het controleteam. Dat is vanuit het oogpunt van onafhankelijkheid volgens de regelgeving niet toegestaan. Wij constateren daarbij wel dat de huidige (tijdelijke) directeur direct na haar aanstelling een ingreep heeft gedaan door de OKB-er uit het controleteam te halen. Gezien de situatie eind 2020 zijn wij van mening dat dit een acceptabele en realistische oplossing was. Verder heeft de compliance officer, verantwoordelijk voor het toezien op de naleving van wet- en regelgeving, een achterstand in het toetsen van de naleving van de organisatorische en opdrachtgerichte maatregelen. Het schendingenregister, waarin geconstateerde schendingen in de jaarrekeningcontrole worden opgenomen, is niet volledig bijgewerkt. Zo zijn bijvoorbeeld schendingen bij de niet-wettelijke controles en de hierboven beschreven schending met betrekking tot de OKB-er voor de jaarrekeningcontrole 2020 ten onrechte niet in het register opgenomen. Ten slotte zijn ontwikkelingen in wet- en regelgeving en in de interne werkwijze van de GAD al enkele jaren niet verwerkt in het interne handboek.

Wij bevelen de GAD aan het handboek en het schendingenregister voor het einde van 2022 bij te werken en er in de toekomst voor te zorgen dat OKB-ers geen betrokkenheid hebben bij het betreffende controledossier. Met betrekking tot de communicatie door de GAD met de rekeningencommissie, één van de aandachtspunten in ons onderzoek, merken wij op dat de GAD duidelijker kan communiceren over positie en werkzaamheden van het Fiscaal Adviesteam (FAT) en de subsidie-inspecteur. Beiden vallen buiten de vaktechnische verantwoordelijkheid van de directeur GAD, maar vallen organisatorisch wel binnen de GAD. De GAD maakt in de communicatie onvoldoende duidelijk wat de positie is van het FAT en de subsidie-inspecteur en dat deze adviezen aan het college verstrekken. Wij bevelen de GAD aan duidelijker te communiceren met de rekeningencommissie over rol en werkzaamheden van het FAT en de subsidie-inspecteur. Ten slotte constateren wij dat er binnen de GAD met betrekking tot alle accountants werkzaam bij de GAD een ‘roulatieregel’ wordt nageleefd die borgt dat accountants niet langdurig voor dezelfde opdrachtgever werkzaam zijn. Deze regel geldt echter niet voor de gemeenteaccountant zelf. Ons inziens is het cruciaal voor de borging van de onafhankelijkheid van de gemeenteaccountant dat ook deze functie na verloop van tijd door een andere persoon wordt ingevuld.

Omdat de gemeenteaccountant benoemd wordt door de gemeenteraad, bevelen we de gemeenteraad aan de gemeenteaccountant voortaan voor een periode van 6 jaar te benoemen en deze functie na die periode te rouleren. Wij zijn ons ervan bewust dat gelijktijdig aan ons onderzoek binnen de gemeente nagedacht wordt over de (toekomstige) opzet van de accountantsfunctie voor de gemeente Den Haag. Gelijktijdig met de voorliggende publicatie sturen wij de gemeenteraad een zienswijze over de positie van de accountantsfunctie binnen de gemeente Den Haag (RIS310834). In dit toezichtonderzoek en bij de aanbevelingen in deze brief zijn wij uitgegaan van de huidige vorm van de GAD. Met vriendelijke groet,

H.A. (Manus) Twisk voorzitter

3