RIS310750 brief voorzitter van de raad verantwoording 2020

Burgemeester Retouradres Postbus 19157, 2500 CD Den Haag

Ons kenmerk GRF/165920

de gemeenteraad

RIS310750 Dienst

Griffie Afdeling Telefoonnummer

070-3533131 Datum

29 november 2021 Onderwerp

Verslag van gemaakte kosten en van de niet bestede middelen van de raadsfracties over periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020

Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij bied ik u aan het ‘Verslag van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen van de raadsfracties van de gemeente Den Haag over de verslagperiode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020’ (hierna te noemen ‘het verslag’), en het accountantsverslag plus de controleverklaring bij het verslag zoals opgesteld door de Gemeentelijke Accountsdienst (GAD). Dit is conform het bepaalde in artikel 9, vijfde lid van de Verordening fractieondersteuning 2020. Het onderzoek van de GAD heeft zich gericht op de naleving van het bepaalde in de Verordening fractieondersteuning 2020 en op de juistheid van de verantwoordingen van de zijde van de fracties. De accountant van de GAD heeft het verslag gecontroleerd en voorzien van een goedkeurende controleverklaring. Het verslag en de controleverklaring zijn als bijlagen bij het accountantsverslag van de GAD gevoegd. Uit het onderzoek van de accountant is gebleken dat het verslag een getrouw beeld geeft van de gemaakte fractiekosten over de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020 en van de niet bestede fractiemiddelen per 31 december 2020, in overeenstemming met de Verordening Fractieondersteuning 2020 van de gemeente Den Haag. De belangrijkste boodschappen van de accountant 1.

Met ingang van het verslagjaar 2020 is de Verordening Fractieondersteuning 2020 aangescherpt met betrekking tot doelmatigheid, soberheid en gemengde kosten. Door het ontbreken van objectief verifieerbare normen op deze aspecten heeft de GAD deze aspecten niet in de controle en oordeelsvorming betrokken. 2. De GAD geeft aan dat de kwaliteit van de fractieverantwoordingen en van de financiële administraties bij de meeste fracties van een toereikend niveau is. Wel is de kwaliteit van de fractieverantwoordingen onderling erg uiteenlopend en bij één fractie is op onderdelen ontoereikende verifieerbare onderbouwing van posten aangereikt. Evenals in voorgaande jaren zijn ook in deze verslagperiode in diverse fractieverantwoordingen in overleg met de fracties correcties aangebracht naar aanleiding van de controle; correcties in de sfeer van rubricering en

1

administratieve aansluitingen. De meeste fractieverantwoordingen zijn tijdig (dat is vóór 1 april 2021) aangeleverd. Bij één fractie was sprake van een aanzienlijke vertraging. Dit heeft geleid tot aanvullend werk, een langere doorlooptijd van de controle en daarmee het later uitbrengen van de controleverklaring en het accountantsverslag dan afgesproken. De GAD merkt op dat de controle op het verslag hierdoor buiten proportioneel inspanning kost. In bijlage 1 bij dit rapport zijn de in de controle aangetroffen en niet gecorrigeerde onjuist-en onzekerheden opgenomen. Het totaal van de onjuist-en onzekerheden bedraagt respectievelijk € 1.073,-en € 21.030,-. De omvang van de bevindingen blijft binnen de door de GAD te hanteren toleranties waardoor de accountant een goedkeurende controleverklaring kan afgeven. 3.

4. 5.

Bij diverse fracties zijn zogenaamde gemengde kosten verantwoord; de kosten die zowel in het belang van de fractie als van de partij zijn. In artikel 5 lid 3 van de Verordening Fractieondersteuning 2020 is als nieuw artikel opgenomen dat deze kosten rechtmatig zijn als tenminste 50% van deze kosten in het belang zijn voor de fractie. Voor de gemengde kosten van o.a. nieuwjaarsrecepties en drukkosten van folders was het voor de accountant onduidelijk hoe de eis van 50% objectief verifieerbaar zou moeten worden onderbouwd. In artikel 5 lid 1 wordt gesproken over de doelmatigheid en soberheid van de bestedingen. De GAD vraagt om een nadere invulling en duiding van deze begrippen. Gelet op de aanstaande verkiezingen en de nieuwe samenstelling van de fracties adviseert de GAD een inlichtingensessie te organiseren voor nieuwe fracties waarbij een uitleg wordt gegeven over de inrichting van de administratie èn de verantwoording van de baten en lasten.

Bevindingen (administratieve) verplichtingen In artikel 6 van de Verordening Fractieondersteuning 2020 zijn de ‘administratieve verplichtingen’ voor de fracties opgenomen. Deze verplichtingen behelzen niet-financiële rechtmatigheidsaspecten die de GAD wel in het onderzoek, maar niet in het accountantsoordeel betrekken. De bevindingen van de aspecten zijn als volgt: 6. In lid 1 is voorgeschreven dat de fracties hun financiële administratie op basis van het stelsel van lasten en baten dienen bij te houden waarbij de gerealiseerde kosten en baten zoveel mogelijk aan het betreffende verantwoordingsjaar worden toegerekend, ook indien betalingen en of ontvangsten in een eerder of later jaar hebben plaatsgevonden. De meeste fracties volgen deze systematiek van boekhouden niet nauwlettend. Vooral af te dragen loonbelasting en opgebouwde vakantierechten van de fractiemedewerkers worden daarbij in het jaar van uitbetaling als besteding (last) verantwoord; conform het kasstelsel. Daar deze fracties deze systematiek van jaar tot jaar hanteren maakt dit voor de resultaatbepaling over het verslagjaar (2020) nagenoeg niets uit. 7. De in lid 2 gememoreerde ‘andere inkomsten’ zijn door de fracties daar waar van toepassing op een juiste wijze geadministreerd. 8. Het aanhouden van contanten in de vorm van een kleine kas (lid 3) vindt bij geen enkele fractie meer plaats. 9.

De meeste fracties hebben een kwalitatief toereikende financiële administratie (lid 4) over 2020 overlegd waarmee de verantwoorde posten toereikend zijn onderbouwd. Bij een tweetal fracties heeft de GAD adviezen ter verbetering van de inrichting van hun administratie verstrekt. Eén fractie was niet in staat haar bestedingen over 2020 volledig en tijdig aan te leveren inclusief toereikende objectief verifieerbare onderbouwing. Het heeft tot eind september 2021 geduurd voordat de GAD de voor de controle benodigde informatie (onderbouwing betalingen zoals facturen) heeft ontvangen. Dit heeft gezorgd voor aanvullende controlewerkzaamheden, een langere doorlooptijd van de controle en tot een latere oplevering van de controleverklaring en Accountantsverslag. 10.Bij een enkele fractie zijn de onderliggende betaalbescheiden (facturen) door een tweetal functionarissen geautoriseerd zoals bedoeld in lid 5 van artikel 6. Bij de meeste fracties blijkt slechts 1 autorisatie en bij een enkele fractie blijkt geen enkele autorisatie. 11. Bij 5 fracties is sprake van uitbetalingen aan vrijwilligersvergoedingen ten laste van de fractiemiddelen (lid 6). De GAD heeft vastgesteld dat de fracties hebben voldaan aan de

2

belangrijkste eisen van de van toepassing zijnde regeling van de Rijksbelastingdienst. Wel kunnen in voorkomende gevallen de fracties meer in de geest van de regeling handelen door de vergoedingen bij langdurig vrijwilligerswerk maandelijks uit te betalen (en niet in één betaling het gehele maximale jaarbedrag). Vooruitblik naar gemeenteraadsverkiezingen 16 maart 2022 Met het oog op de gemeenteraadsverkiezingen stelt de GAD voor om aan nieuwe penningmeesters van de bestaande en nieuwe fracties in de raad een nadere uitleg over de opzet van de administratie en de daarmee samenhangende fractieverantwoording te geven. Tegelijkertijd wijst de GAD er op dat fracties die de raad verlaten, binnen 3 maanden de eindafrekening moeten afronden en inleveren. Conform artikel 7 lid 6 van de Verordening hebben de fracties 3 maanden de tijd om een eventueel surplus aan ontvangen fractiemiddelen, onder verrekening van posten in verband met al aangegane verplichtingen die stammen uit de afgelopen zittingsperiode, aan de gemeente terug te storten. Conclusie De door de GAD geconstateerde feiten en omstandigheden zijn voor mij aanleiding tot de volgende overwegingen. Als voorzitter van de raad wil ik benadrukken dat alle betrokken fracties op grond van de verordening verplicht zijn de verantwoording tijdig, volledig en juist gerubriceerd aan te leveren bij de GAD.

Ook dit jaar is mij weer gebleken dat de controle op de verantwoording van de fracties door de GAD pas ver na de zomer zijn beslag krijgt vanwege te late aanlevering van controle-informatie bij enkele fracties. Ik dring daarom nogmaals bij alle fracties aan om de verantwoording dit jaar tijdig, vóór 1 juni, voorzien van alle onderliggende stukken als facturen, betaalbewijzen e.d. bij de GAD aan te leveren. De fracties besteden de tegemoetkoming ten behoeve van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol (artikel 5). De GAD geeft in haar rapport aan dat zij niet kan toetsen op het begrip gemengde kosten noch op de opgenomen sobere en doelmatige besteding van de tegemoetkoming fractieondersteuning. Daarom zal in overleg met de fracties en de GAD in de verordening een bepaling opgenomen worden die de begrippen soberheid, doelmatigheid en gemengde kosten dusdanig concreet omschrijft dat zij voor de GAD toetsbaar zijn. Voor het overige verwijs ik u naar het bijgevoegde raadsvoorstel. Met vriendelijke groet,

Jan van Zanen, burgemeester

3