RIS310750 accountantsverslag2020
Tekst van het document
Accountantsverslag bij het ‘Verslag van gemaakte kosten en nietbestede middelen raadsfracties gemeente Den Haag, verslagperiode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020 ’ GAD/2021.128
1
Voorwoord Geachte voorzitter en leden van de gemeenteraad,
Belangrijkste boodschappen Hierbij bieden wij u het Accountantsverslag aan dat wordt uitgebracht voortvloeiend uit artikel 9, lid 3 en 5, van de Verordening Fractieondersteuning 2020 van de gemeente Den Haag. Wij hebben een controle ingesteld naar het ‘Verslag van de gemaakte kosten en niet-bestede middelen van de raadsfracties van de gemeente Den Haag over de verslagperiode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020’ (voortaan: verslag). De controle is gericht op de getrouwheid van het verslag en de naleving van artikel 5, met uitzondering van lid 1 over het uitgangspunt van een doelmatige en sobere besteding van de middelen van de Verordening Fractieondersteuning 2020. Het verslag dient als basis voor het vaststellen door de Raad van de fractie-uitgaven ten laste van de fractiemiddelen, alsmede ter vaststelling van het verschil tussen de fractie-uitgaven en de van de Raadsorganisatie ontvangen voorschotten van fractiemiddelen.
Uitkomsten controle
Overige onderwerpen
Bijlagen
Met vriendelijke groet, GAD Den Haag, 4 november 2021 Origineel getekend door drs. C.G.A. Slotema- Tesser RA MPC CPC Gemeente accountant / directeur GAD a.i.
2
Belangrijkste Belangrijkste boodschappen boodschap Oordeel controleverklaring is goedkeurend
•
Wij hebben het ‘Verslag van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen van de raadsfracties van de gemeente Den Haag over de verslagperiode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020 (hierna: ‘het verslag’) gecontroleerd. Uit onze controle is gebleken dat het verslag van 15 fractieverantwoordingen een getrouw beeld geeft van de gemaakte fractiekosten over de periode 1 januari 2020 • tot en met 31 december 2020 en van de niet-bestede fractiemiddelen per 31 december 2020. Ook zijn de verantwoorde bestedingen in overeenstemming met de Verordening Fractieondersteuning 2020 van de gemeente Den Haag.
De meeste fractieverantwoordingen zijn tijdig (dat is vóór 1 april 2021) aangeleverd. Bij één fractie was sprake van een aanzienlijke vertraging. Dit heeft geleid tot aanvullend werk, een langere doorlooptijd van onze controle en daarmee het later uitbrengen van de controleverklaring en dit rapport dan afgesproken. Wij merken op dat de controle op het verslag hierdoor buiten proportioneel inspanning kost. In bijlage 1 bij dit rapport hebben wij de in onze controle aangetroffen en niet gecorrigeerde onjuist- en onzekerheden opgenomen. Het totaal van de onjuisten onzekerheden bedraagt respectievelijk € 1.073,- en € 21.030,- De omvang van de bevindingen blijft binnen de door ons te hanteren toleranties waardoor wij een goedkeurende controleverklaring kunnen afgeven.
Belangrijkste boodschappen
Uitkomsten controle
Overige onderwerpen
Hierdoor hebben wij op 4 november 2021 een goedkeurende controleverklaring afgegeven. De controleverklaring en het verslag zijn als bijlage 2 en 3 bij dit accountantsverslag gevoegd.
Bijlagen Belangrijkste boodschappen Uit onze controle komt op hoofdlijnen verder het volgende naar voren: •
Met ingang van het verslagjaar 2020 is de Verordening Fractieondersteuning 2020 aangescherpt met betrekking tot doelmatigheid, soberheid en gemengde kosten. Door het ontbreken van objectief verifieerbare normen op deze aspecten hebben wij deze aspecten niet in onze controle en oordeelsvorming betrokken.
•
De kwaliteit van de fractieverantwoordingen en van de financiële administraties is bij de meeste fracties van een toereikend niveau. Wel is de kwaliteit van de fractieverantwoordingen onderling erg uiteenlopend en bij één fractie is op onderdelen ontoereikende verifieerbare onderbouwing van posten aangereikt.
•
Evenals in voorgaande jaren zijn ook in deze verslagperiode diverse fractieverantwoordingen in overleg met de fracties correcties aangebracht naar aanleiding van onze controle; correcties in de sfeer van rubricering en administratieve aansluitingen.
3
Uitkomsten controle Bevindingen fractieverantwoordingen Uit de controle van de 15 fractieverantwoordingen komen samengevat de volgende bevindingen naar voren: 1)
De kwaliteit van de fractieverantwoordingen en van de financiële administraties is bij de meeste fracties van een toereikend niveau. Wel is de kwaliteit van de fractieverantwoordingen onderling erg uiteenlopend. De meeste fractieverantwoordingen zijn tijdig (dat is vóór 1 april 2021) aangeleverd. Bij één fractie was sprake van een aanzienlijke vertraging. Daarnaast verliep bij deze fractie de aanlevering van de controle informatie op onderdelen moeizaam. Gelet op de aanstaande verkiezingen en de nieuwe samenstelling van de fracties adviseren wij een inlichtingensessie te organiseren voor nieuwe fracties waarbij een uitleg wordt gegeven over de inrichting van de administratie èn de verantwoording van de baten en lasten.
2)
Evenals in voorgaande jaren zijn ook in deze verslagperiode diverse fractieverantwoordingen in overleg met de fracties correcties aangebracht naar aanleiding van onze controle; correcties in de sfeer van rubricering en administratieve aansluitingen.
3)
Bij diverse fracties zijn zogenaamde gemengde kosten verantwoord; de kosten die zowel in het belang van de fractie als van de partij zijn. In artikel 5 lid 3 van de Verordening Fractieondersteuning 2020 is als nieuw artikel opgenomen dat deze kosten rechtmatig zijn. Objectief verifieerbaar onderbouwd is dat tenminste 50% van deze kosten in het belang moet zijn voor de fractie. Voor een deel van de gemengde kosten was het onduidelijk hoe de eis van 50% objectief verifieerbaar zou moeten worden onderbouwd. Deze onduidelijkheid geldt voor de nieuwjaarsrecepties en drukkosten van foldermateriaal.
4)
In artikel 5 lid 1 wordt gesproken over de doelmatigheid en soberheid van de bestedingen. Hiervoor is geen normenkader beschikbaar om
bestedingen objectief en verifieerbaar aan te toetsen (waar ligt specifiek de grens?). Wij hebben dan ook dit aspect niet in onze controle betrokken. Wij vragen om een nadere invulling en duiding van deze begrippen. Voor een verdere uiteenzetting van onze controle bevindingen verwijzen wij naar bijlage 1 bij dit rapport.
Belangrijkste boodschappen
Uitkomsten controle
Overige onderwerpen
Bijlagen
4
Uitkomsten controle september 2021 geduurd dat wij de voor onze controle benodigde informatie (onderbouwing betalingen zoals facturen) hebben ontvangen. Dit heeft gezorgd voor aanvullende controlewerkzaamheden, een langere doorlooptijd van onze controle en tot een latere oplevering van onze controleverklaring en Accountantsverslag.
Bevindingen (administratieve) verplichtingen In artikel 6 van de Verordening Fractieondersteuning 2020 zijn de ‘administratieve verplichtingen’ voor de fracties opgenomen. Deze verplichtingen behelzen niet-financiële rechtmatigheidsaspecten die wij wel in ons onderzoek, maar niet in ons accountantsoordeel betrekken. Onze bevindingen van de aspecten zijn als volgt: •
Lid 1 Boekhoudstelsel lasten en baten: In dit lid is voorgeschreven dat de fracties hun financiële administratie op basis van het stelsel van lasten en baten dienen bij te houden waarbij de gerealiseerde kosten en baten zoveel mogelijk aan het betreffende verantwoordingsjaar worden toegerekend, ook indien betalingen en of ontvangsten in een eerder of later jaar hebben plaatsgevonden. De meeste fracties volgen deze systematiek van boekhouden niet nauwlettend. Vooral af te dragen loonbelasting en opgebouwde vakantierechten van de fractiemedewerkers worden daarbij in het jaar van uitbetaling als besteding (last) verantwoord; conform het kasstelsel. Daar deze fracties deze systematiek van jaar tot jaar hanteren maakt dit voor de resultaatbepaling over het verslagjaar (2020) nagenoeg niets uit.
•
Lid 2 Registratie andere inkomstenbronnen: De in dit artikel gememoreerde ‘andere inkomsten’ zijn door de fracties daar waar van toepassing op een juiste wijze geadministreerd.
•
Lid 3 Verbod aanhouden kleine kas: Het aanhouden van contanten in de vorm van een kleine kas vindt bij geen enkele fractie meer plaats.
•
Lid 4 Kwaliteit financiële administratie: De meeste fracties hebben een kwalitatief toereikende financiële administratie over 2020 overlegd waarmee de verantwoorde posten toereikend zijn onderbouwd. Bij een tweetal fracties hebben wij informeel adviezen ter verbetering van de inrichting van hun administratie verstrekt. Eén fractie was niet in staat haar bestedingen over 2020 volledig en tijdig aan te leveren inclusief toereikende objectief verifieerbare onderbouwing. Het heeft tot eind
•
Lid 5 Autorisatie door ten minste twee personen: Bij een enkele fractie zijn de onderliggende betaalbescheiden (facturen) door een tweetal functionarissen geautoriseerd zoals bedoeld in lid 5 van de onderhavige verordening. Bij de meeste fracties blijkt slechts 1 autorisatie en bij een enkele fractie blijkt geen enkele autorisatie.
•
Lid 6 Uitbetaling vrijwilligersvergoeding: Bij 5 fracties is sprake van uitbetalingen aan vrijwilligersvergoedingen ten laste van de fractiemiddelen. Wij hebben vastgesteld dat de fracties hebben voldaan aan de belangrijkste eisen van de van toepassing zijnde regeling van de Rijksbelastingdienst. Wel kunnen in voorkomende gevallen de fracties meer in de geest van de regeling handelen door de vergoedingen bij langdurig vrijwilligerswerk maandelijks uit te betalen (en niet in één betaling het gehele maximale jaarbedrag).
Belangrijkste boodschappen
Uitkomsten controle
Overige onderwerpen
Bijlagen
5
Overige onderwerpen Vooruitblik naar Gemeenteraadsverkiezingen 16 maart 2022 Mogelijk wijzigt de samenstelling van de Raad na de Gemeenteraadsverkiezingen. Voor nieuwe penningmeesters van de bestaande en nieuwe fracties in de Raad geven wij graag een nadere uitleg over de opzet van de administratie en de daarmee samenhangende fractieverantwoording. Tegelijkertijd willen wij fracties die de Raad verlaten wijzen op de 3 maandstermijn van de eindafrekening. Conform artikel 7 lid 6 van de Verordening hebben de fracties 3 maanden de tijd om een eventueel surplus aan ontvangen fractiemiddelen, onder verrekening van posten in verband met al aangegane verplichtingen die stammen uit de afgelopen zittingsperiode, binnen 3 maanden aan de gemeente terug te storten.
aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan de voorzitter van de Raad. Wij merken op, dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.
Belangrijkste boodschappen
Uitkomsten controle
Overige onderwerpen
Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. De door ons verrichte diensten voor uw organisatie passen binnen de regels van onafhankelijkheid. Onze teamleden zijn onafhankelijk van uw organisatie. Er zijn geen andere zaken, die in strijd zijn met de onafhankelijkheidsregels.
Bijlagen
Geen aanwijzing of vermoeden van fraude Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij
6
Bijlage 1 : Niet gecorrigeerde controlebevindingen Bijlagen Bevindingen
Onjuistheid
Onzekerheid
Bij één fractie hebben wij voor verantwoorde posten/betalingen met een totaalbedrag € 9.125 en ingehuurde fractie-ondersteuning € 10.885 geen toereikende brondocumentatie (facturen, prestatieleveringen) ontvangen. Hierdoor hebben wij de juistheid en rechtmatigheid van deze betalingen niet kunnen vaststellen. Tevens heeft een onterechte dubbele betaling plaatsgevonden voor ingehuurde beleidsondersteuning ten bedrage van € 653.
€ 653
Bij een andere fractie heeft een onterechte uitbetaling van een vergoeding voor fractievertegenwoordiging (€ 250) plaatsgevonden en is aan 1 vrijwilliger te veel vrijwilligersbijdrage uitbetaald (€ 170).
€ 420
Bij weer een andere fractie is mogelijk te veel loonbelasting afgedragen over uitbetaalde salarissen van fractiemedewerkers over de maand december. Deze fractie zal dit in 2021 verder uitzoeken.
0
€ 1.020
€ 1.073
€ 21.030
Totaal:
€ 20.010
Belangrijkste boodschappen
0
Uitkomsten controle
Overige onderwerpen
Bijlagen
7