RIS310717 Bijlage 2

PELS RI¡CKEN

Gemeente Den Haag Bestuursdienst Afdeling Juridische Zaken De heer mr. De heer mr. Postbus 12600 2500 DJ DEN HAAG

onze ref.

SV/SR/-

uw ref. inzake

Vertrouwelijk - Uitkomsten onderzoeken en

t +3170 515

maatregelen gericht op de toekomst

f +31 70 515 @pelsrijcken.nl

17 november 2021

Geachte heer

, geachte heer

,

Bij brief van 8 september ji. informeerde ik uw gemeente over de door mr. F.O. Oranje (hierna: "Oranje") gepleegde fraude en de uitkomsten van het onderzoek door Van Doorne en Deloitte. Ook gaf ik u een toelichting op de maatregelen die mijn kantoor neemt om fraudegevallen in de toekomst te voorkomen. Met deze brief informeer ik u graag nader over deze kwestie. Onderzoeken Bureau Financieel Toezicht en Haagse Orde van Advocaten Naast het onderzoek dat wij hebben laten verrichten door Van Doorne en Deloitte hebben externe toezichthouders, te weten het BFT en de Deken, onderzoek verricht naar de kwestie. Wat betreft het onderzoek van de Deken verwijs ik naar mijn brief van 8 september ji. Op 3 november ji. heeft het Bureau Financieel Toezicht (BFT) zijn onderzoek naar de fraude door Frank Oranje afgerond. In navolging van onderzoek van Van Doorne en Deloitte en het onderzoek van de Deken van de Haagse Orde van Advocaten, constateert ook het BFT dat Oranje de fraude alleen pleegde. Er waren geen andere notarissen van Pels Rijcken bij betrokken noch is gebleken dat zij er financieel

Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn N.V.

Postbus 11756

2502 AT Den Haag

+31 70 515 3000

pelsrijcken.nl

Alle werkz aamhed en worden verricht op grond van ee n overeenkomst van opd racht met de naamloze vennoo tsc hap Pel s Rijcken & Droogleever Fortuijn N.V. gevestigd te Den Haag en ingeschreven in het Handelsregister onder nr. 27283716. Op de overee nkomst zijn de algemene voo rwaarden van toepassing, die zijn gedeponeerd ter griffie rechtbank Den Haag onder nr. 36/2020. Daarin is een aansprakelijkheidsbeperking opgenomen. De algemene voorwaarden worden op verzoek toegezonden of zijn te raadplegen op www.pelsrijcken.nl. Kwaliteitsrekening notariaat 21.30.13.495

datum

17 november 2021

onze ref.

SV/SR/-

2/4

voordeel van hebben genoten. Het BFT concludeert wel dat het interne en collegiale toezicht binnen de organisatie tekortschoot. De tekortkomingen bestonden onder meer uit het niet toepassen van de eigen kantoorregels en het noodzakelijke collegiale toezicht op het verloop van de stand van de derdenrekening. Het BFT laat weten dit voor te leggen aan de notariële tuchtrechter en doet een aantal aanbevelingen voor de noodzakelijke verbetering van de kantoororganisatie. Hoewel wij hebben besloten om de notariële dienstverlening te beëindigen laat dit onverlet dat wij de aanbevelingen van het BFT in ons verbetertraject betrekken, zowel gedurende de periode van afbouw van de notariële dienstverlening als daarna. Afscheid notariaat Nog voordat het BFT zijn onderzoek had afgerond, hebben we, zoals zojuist opgemerkt, besloten om ons notariaat af te bouwen. De beslissing om als kantoor de notariële dienstverlening te beëindigen, is de uitkomst van een in de zomer gestart indringend proces waarin binnen ons kantoor steeds meer duidelijkheid ontstond over de aard en de omvang van de door Frank Oranje gepleegde fraude. Daaruit bleek ook dat de beheersmaatregelen rondom de betalingen van notariële derdengelden onvoldoende is gebleken, terwijl de controle op de naleving van deze interne procedures tekort is geschoten. Dat is een pijnlijke conclusie.

Als onderdeel van de reflectie en bezinning op onze organisatie hebben vervolgens vastgesteld dat wij al onze energie en inspanningen in willen te zetten voor het bieden van excellente advocatuurlijke dienstverlening, de verbeteringen in de interne kantoororganisatie en de versterking van onze open kantoorcultuur. Wij hebben daarom besloten onze notariële dienstverlening te beëindigen en afscheid te nemen van het notariaat. Uiteraard zal deze beëindiging zorgvuldig gebeuren, zowel richting onze cliënten als richting onze eigen medewerkers. Negatieve publiciteit De fraude heeft geleid tot veel negatieve publiciteit over ons kantoor. Zo publiceerde NRC recent, op 3 november 2021, een artikel waarin een zeer verontrustend beeld wordt geschetst van de omgangsvormen op ons kantoor. Het suggereert dat wij grensoverschrijdend gedrag stilzwijgend tolereren. Wij herkennen ons daar niet in en nemen er met kracht afstand van. Er is geen twijfel over: racisme en andere normoverschrijdende gedragingen zijn onacceptabel en worden door ons niet getolereerd. De anonieme interviews waaruit de NRC citeert, lijken te suggereren dat juist grensoverschrijdend gedrag bij Pels Rijcken de norm was en, nog erger, dat nog steeds is. Wij kunnen dat niet rijmen met wat wijzelf, die dagelijks bij Pels Rijcken werken, meemaken. Het verwijt van racisme raakt ons daarbij het diepst.

Wij veroordelen iedere vorm van racisme. Daarmee kunnen we natuurlijk niet uitsluiten dat er bij ons ook mensen zijn die ontevreden zijn, zich soms onheus bejegend voelen en dat er incidenten zijn die

Pels Rijcken & Droog leever Fortuijn N.V.

datum

17 november 2021

onze ref.

SV/SR/-

3/4

niemand wil. Terugkijkend op het afgelopen jaar hebben we geleerd dat we in het verleden, er te zeer van zijn uitgegaan dat bij ons sprake was van een open cultuur van aanspreekbaar zijn en tegenspraak. We hebben het belang van professionele en structurele aandacht daarvoor onderschat. Het is goed dat daar aandacht voor is gekomen en het is goed te weten dat we daar nu volop op inzetten. Dat doen we door te werken aan een open kantoor cultuur waarin mensen elkaar aanspreken en aanspreekbaar zijn en waarin onze (nieuwe) gedragscode en onze kernwaarden worden geleefd in de volle breedte en alle lagen van kantoor. Een dergelijke cultuur zal positief bijdragen aan het signaleren, adresseren en opvolgen van risico's, maar ook aan werkplezier en behoud van talent. Ik kom daar zo nog op terug. Verdere maatregelen gericht op de toekomst Zoals aangegeven in mijn brief van 8 september ji. realiseren wij ons terdege dat de gemeente Den Haag hoge eisen stelt aan ons kantoor en de samenwerking met de gemeente en hebben wij diverse beheers- en verbetermaatregelen genomen, zoals nader toegelicht in de genoemde brief. Wij streven er verder naar onze cultuur doorlopend te verbeteren: aanspreekbaarheid, feedback en onderlinge verbondenheid staan daarbij centraal.

Hiervoor hebben verschillende reflectiesessies plaatsgevonden, is er een gedragscode opgesteld en wordt het instituut vertrouwenspersoon in lijn met de aanbevelingen van de Deken verstevigd. De versterking van de functie van vertrouwenspersoon heeft als doel om tot een voor alle kantoorgenoten toegankelijk en duidelijk herkenbaar team van vertrouwenspersonen te komen. Het team vertrouwenspersonen zal bestaan uit drie interne medewerkers en één extern persoon. De selectie, aanstelling en training van de vertrouwenspersonen zal nog voor het einde van het jaar plaatsvinden. We vinden het belangrijk om op te merken dat de maatregelen ter versterking van onze organisatie binnen kantoor inmiddels al effect sorteren. We zien dat medewerkers het thema open kantoor cultuur zelf agenderen en met elkaar bespreken. We zien ook dat medewerkers zich makkelijker en vaker richten tot het bestuur, hun leidinggevenden en de huidige vertrouwenspersoon voor het bespreken van vragen en dilemma's. Hierdoor worden nu al concreet diverse gedragingen zichtbaar die aandacht behoeven. Vanzelfsprekend is dat ook pijnlijk om te merken, maar tegelijk geeft juist het binnenkomen van meldingen het vertrouwen dat er al een basis is voor een open kantoorcultuur. Gedrag waar we in het verleden misschien anders tegenaan keken, veroordelen we nu scherper en daar acteren we op.

Waar nodig zal het bestuur niet aarzelen op te treden tegen onwenselijk gedrag en gedrag dat indruist tegen onze gedragscode.

Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn N.V.

datum

17 november 2021

onze ref.

SV/SR/-

4/4

Raad van Commissarissen Tot slot zal Pels Rijcken op korte termijn een onafhankelijke Raad van Commissarissen (RvC) instellen. Hiermee introduceren wij structureel en geïnstitutionaliseerd toezicht, controle en advies binnen onze organisatie. Het betreft een voor de advocatuur bijzondere governancestructuur. De RvC zal worden belast met het houden van toezicht op het beleid van het bestuur, de realisatie van de strategische doelstellingen en de wijze waarop het bestuur het beleid uitvoert. Ook zal de RvC toezicht houden op de effectiviteit van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, de integriteit en kwaliteit van de financiële verslaggeving en het informatiebeveiligingsbeleid. Daarnaast verwachten wij dat de RvC fungeert als klankbord voor het bestuur, wat bijdraagt aan de kwaliteit van de besluitvorming. We richten de RvC in met inachtneming van de advocatuurlijke regels die zien op de governance van advocatenkantoren. De verdere opzet en invulling van de RvC wordt op dit moment nader uitgewerkt. Inmiddels zijn wij begonnen met de werving en selectie van een voorzitter. Tot slot Zoals hiervoor toegelicht werken we er hard aan om onze kantoororganisatie te verbeteren en doen we er alles aan om het vertrouwen in ons kantoor te versterken. We voelen ons daarin gesteund door de aardige reacties die wij van veel van onze cliënten ontvangen.

Dit geeft ons kracht door te gaan op de ingeslagen weg en te blijven doen waarin we goed zijn: het leveren van de beste juridische kwaliteit en excellente dienstverlening. Wij zullen u, zoals ook bij eerdere gelegenheden, nauwgezet over de verdere ontwikkelingen en de stappen die wij zetten, informeren.

is ook

graag bereid het gesprek en de hierboven genoemde ontwikkelingen in detail nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Pels Rijck n & Droogleever Fortuijn N.V.

Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn N.V.