RIS310717 Bijlage 1

PELS RI¡CKEN

Gemeente Den Haag Bestuursdienst Afdeling Juridische Zaken De heer Postbus 12600 2500 DJ DEN HAAG

onze ref.

WW/WW/advocaat · partner

uw ref. inzake

t +3170 515 f +31 70 515

Fraude F. Oranje; Dekenonderzoek en maatregelen

@pelsrijcken.nl

8 september 2021

Geachte heer 1

, beste

,

Onder verwijzing naar onze bespreking op 2 september ji., met uw collega en onze

, en de gesprekken

die wij hierover hadden in maart, mei, juli en augustus 2021, informeer ik u hierbij over een aantal ontwikkelingen rond de door Oranje gepleegde fraude, waaronder het onderzoek door de Deken, en de vervolgstappen die wij zetten. Wij zullen de gemeente Den Haag uiteraard nauwgezet op de hoogte zullen houden van de voortgang en de uitkomst van de lopende onderzoeken. We spraken in dat kader af elkaar drie- tot vierwekelijks te spreken. 2

Op 15 juli 2021 berichtten

en ik u telefonisch over de

bevindingen van het nadere onderzoek dat Van Doorne N.V. en Deloitte Forensic & Dispute Services B.V. in opdracht van ons kantoor heeft verricht naar de door mr. F.J. Oranje (hierna: Oranje) binnen ons kantoor gepleegde fraude. In de contacten rond 19 juli 2021 is kort gerefereerd aan de maatregelen die ons kantoor neemt, vooruitlopend op de uitkomsten van de lopende onderzoeken van de Deken van de Haagse Orde van Advocaten, het Openbaar Ministerie en het Bureau Financieel Toezicht (BFT). Ook is toen aangegeven dat de Deken ons had laten weten dat zijn onderzoeksverslag naar

Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn N.V.

Postbus 11756

2502 AT Den Haag

+31 70 515 3000

pelsrijcken.nl

Alle werkzaamheden worden verricht op grond van een overeenkomst van opdracht met de naamloze vennootschap Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn N.V. gevestigd te Den Haag en ingeschreven in het Handelsregister onder nr. 27283716. Op de overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van toepassing, die zijn gedeponeerd ter griffie rechtbank Den Haag onder nr. 36/2020. Daarin is een aansprakelijkheidsbeperking opgenomen. De algemene voorwaarden worden op verzoek toegezonden of zijn te raadplegen op www.pelsrijcken.nl. Kwaliteitsrekening notariaat 21.30.13.495

datum onze ref.

8 september 2021 WW /WW/-

2/7

verwachting in augustus 2021 gereed zou zijn. Vooruitlopend op zijn verslag had de Deken publiekelijk aangegeven te verwachten dat met directe ingang werd begonnen met de implementatie van bepaalde maatregelen, die zowel hard controls als soft controls van de organisatie betreffen, en verscherpt toezicht op de implementatie te houden. Ook dat is meegedeeld. 3

De Deken en zijn onderzoekscommissie (hierna gezamenlijk: de Deken) hebben het onderzoek op 12 augustus ji. afgerond. In samenspraak met informeer u in deze brief verder over deze kwestie. Handelwijze Oranje

4

Uit het onderzoek van Van Doorne en Deloitte is gebleken dat de frauduleuze handelingen van Oranje er op hoofdlijnen uit bestonden dat hij derdengelden uit notariële dossiers tijdelijk buiten kantoor heeft gebracht. Dit geld had Oranje als notaris of als escrow agent in beheer. Hij bracht dit geld met kunstgrepen naar privé, hoofdzakelijk via overboekingen naar bankrekeningen op naam van door hem opgerichte stichtingen die buiten de organisatie en het beheer stonden van Pels Rijcken. Voordat gelden aan rechthebbenden in het dossier moesten worden voldaan, zorgde Oranje ervoor dat het ontstane tekort werd aangevuld door geld terug te storten in het betreffende dossier met andere (onttrokken) gelden. Oranje vulde op deze wijze in feite het ene gat met het andere. De fraude heeft over een periode van ten minste 18 jaar plaatsgevonden en is, vermoedelijk doordat de hoofdsom steeds is uitbetaald, ook bij cliënten onopgemerkt gebleven. Oranje heeft hierbij misbruik gemaakt van zijn bevoegdheden als notaris waarbij hij het gebruik van frauduleuze kunstgrepen niet schuwde. Zo maakte hij gebruik van door hem opgerichte stichtingen die buiten de organisatie en het beheer van Pels Rijcken stonden. Een aantal oprichtingsakten van door Oranje opgerichte stichtingen is niet opgenomen in het repertorium van zijn protocol en vermoedelijk vals.

Ook werden in een akte (mede)bestuurders genoemd zonder dat zij hiermee bekend waren. De door hem gebruikte stichtingen hadden ogenschijnlijk een legitiem doel door gebruik van namen die de suggestie wekten dat zij aan dossiers waren gerelateerd. Voorts opende Oranje buiten medeweten van kantoor verschillende bankrekeningen in zijn hoedanigheid van notaris, terwijl die bankrekeningen niet werden gebruikt ten behoeve van notariële werkzaamheden. Hij maakte in meerdere gevallen gebruik van valse, door hem gefabriceerde bevestigingen van niet-bestaande (telefonische) betaalopdrachten van cliënten. Hij deed het hierbij voorkomen dat de gefabriceerde bevestigingen aan cliënten waren verstuurd door het gebruik van sterk gelijkende maar valse e-mailadressen. Hij heeft aldus overboekingen door frauduleus handelen een regulier voorkomen gegeven.

Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn N.V.

datum onze ref.

8 september 2021 WW/WW/-

3/7

Onderzoek van de Deken 5

Het onderzoek van de Deken als verantwoordelijk toezichthouder op de advocatuur in zijn arrondissement was allereerst gericht op de mogelijke betrokkenheid van advocaten bij de fraude. Na diepgaand onderzoek daarnaar concludeert de Deken dat niet is gebleken van betrokkenheid van de advocaten van Pels Rijcken bij de gepleegde fraude. Ook de Deken concludeert dat het een solistisch optreden van Oranje betreft, waarbij geen advocaten van Pels Rijcken in actieve zin waren betrokken of waarvan kantoorgenoten anderszins op de hoogte waren. Eerder meldde ons kantoor u dat wij daar zelf ook geen aanwijzingen voor hadden gevonden. De Deken spreekt van een 'exclusief notariële fraude'.

6

De Deken stelt verder vast dat hem niet is gebleken dat de kantoororganisatie van Pels Rijcken niet voldoet aan de eisen van de advocatuurlijke regelgeving. Dat is in lijn met de uitkomsten van eerdere reguliere controles van de Haagse Orde, waarvan de laatste in 2019 plaats vond.

7

De Deken onderkent wel een aantal tekortkomingen. De Deken is van oordeel dat integriteit naar buiten toe een belangrijk thema binnen Pels Rijcken is. De Deken doelt met integriteit naar buiten toe op onderwerpen als het vermijden van belangenverstrengeling en het bespreken van ethische kwesties gerelateerd aan advocatuurlijke praktijken, zoals het wel of niet accepteren van een bepaalde zaak, en het melden van (vermoedens van) integriteitsschendingen.

8

Integriteit (in dat verband sociale veiligheid) naar binnen toe wordt volgens de Deken echter als 'vanzelfsprekend' gezien en 'verondersteld'. De Deken typeert Pels Rijcken als een gesloten organisatie. Er zou meer ruimte moeten zijn voor tegenspraak. De Deken constateert dat in de omgeving van Oranje sprake was van sociale onveiligheid, zonder dat hij daarop voldoende is aangesproken. Aanwijzingen voor sociale onveiligheid elders in kantoor noemt de Deken niet. Wel wijst de Deken op het belang om sociale veiligheid binnen kantoor vast onderwerp van gesprek te maken. Een causaal verband met de fraude is er volgens de Deken niet.

9

De Deken doet voorts aanbevelingen voor verdere professionalisering van (de inrichting van) het bestuur. Hij signaleert dat de advocatuur op het onderwerp governance, risk en compliance geen vast 'format' kent van elementen die in ieder geval behoren tot de checks and balances in een kantoororganisatie van advocaten en notarissen. Volgens de Deken moet sprake zijn van maatwerk.

10

De Deken merkt verder nog op dat het bestuur van Pels Rijcken geen vaste plek voor een financiële bestuurder kent en ten tijde van de fraude geen compliance officer in dienst was. Wij hebben dit punt evenwel weersproken; Pels Rijcken heeft echter sinds lange tijd naast de twee partnerbestuursleden een professionele (financiële)

Pels Rijcken & Droogl eever Fortuijn N.V

datum onze ref.

8 september 2021 WW /WW/-

4/7

bestuurder gehad met compliance in de portefeuille, met uitzondering van een beperkte periode. In die periode is actief gezocht naar een nieuw professionele bestuurder. 11

Zoals ik u eerder berichtte, heeft ons kantoor meteen nadat de fraude van Oranje hem bekend was geworden het BFT geïnformeerd, zulks omdat ons kantoor van oordeel was dat hier sprake was van een notariële aangelegenheid. De Deken is van oordeel dat ook de Deken in dit stadium, althans eerder dan is gebeurd, had moeten worden geïnformeerd en dat hij daardoor in de uitoefening van zijn wettelijke taak als toezichthouder is belemmerd. Voor het overige constateert de Deken dat Pels Rijcken volledige medewerking heeft verleend. De Deken overweegt over het informeren dat geen geschreven regel noch rechtspraak van de tuchtrechter bestaat dat een advocaat- en notariskantoor in geval van een notariële fraude dit niet alleen aan de notariële toezichthouder, maar ook aan de advocatuurlijke toezichthouder moet melden. Het OM heeft steeds aangegeven dat er geen aanwijzingen waren voor advocatuurlijke betrokkenheid bij de fraude. Daarvan is tijdens het gehele onderzoek van Van Doorne en Deloitte ook op geen enkele wijze gebleken. De Deken komt na uitvoerig onderzoek op dat punt tot eenzelfde conclusie. Het is tegen deze achtergrond dat wij als kantoor menen dat de exclusief notariële fraude diende te worden gemeld bij de notariële toezichthouder, het BFT.

De Deken meent desondanks dat een verplichting tot direct melden aan de Deken kan voortvloeien uit de algemene betamelijkheidsnorm van art. 54a, eerste lid, van de Advocatenwet. De Deken acht het van belang dat de tuchtrechter zich hierover uitspreekt en is daarom voornemens een zogenaamd Dekenbezwaar in te dienen.

12

Ook al voldoet de kantoororganisatie van Pels Rijcken aan de eisen van de advocatuurlijke regelgeving, de Deken constateert dat de kantoororganisatie achteraf niet voldoende robuust is gebleken om het plegen van een jarenlange fraude door een notaris-partner te kunnen voorkomen, hoewel de Deken geen causaal verband tussen de geconstateerde tekortkomingen en het handelingen van de notaris constateert. Wij onderkennen evenzeer dat de kantoororganisatie achteraf niet voldoende robuust is gebleken om de fraude te voorkomen. Analyse beheer derdengelden notariaat en advocatuur

13

Eerder informeerden wij u reeds over het onderzoek dat Deloitte in opdracht van ons kantoor heeft verricht naar de binnen kantoor geldende interne beheersmaatregelen rondom de notariële kwaliteitsregelingen en de aanscherping die binnen het notariaat op basis van de door Deloitte aangegeven aanbevelingen zijn doorgevoerd. Deloitte heeft de opzet opnieuw beoordeeld en schriftelijk bevestigd dat de eerder door haar gegeven aanbevelingen daarin zijn verwerkt. Wij hebben Deloitte zekerheidshalve ook gevraagd de interne beheersing rondom het beheer van de advocatuurlijke derdengeldenrekeningen onder de loep te nemen. Deloitte heeft de opzet van het

Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn N.V.

datum onze ref.

8 september 2021 WW/WW/-

5/7

Proces Derdengelden beoordeeld aan de hand van de vereisten die zijn beschreven in wet- en regelgeving en professionele standaarden en vastgesteld dat volledig aan weten regelgeving wordt voldaan. Waar een suggestie ter verbetering is gedaan om het proces in aanvulling op de wettelijke eisen van de advocatuur verder te optimaliseren, hebben wij die inmiddels overgenomen en geïmplementeerd, hetgeen Deloitte heeft bevestigd. 14

De Deken, die een eigen onderzoek naar de derdengeldenrekening advocatuur heeft uitgevoerd, heeft op de derdengeldenrekening advocatuur over de jaren 2010 tot medio 2021 geen onregelmatigheden geconstateerd; verder heeft hij vastgesteld dat de aan de fraude gerelateerde geldbedragen niet via de derdengeldenrekening advocatuur zijn gelopen. Verdere maatregelen gericht op de toekomst

15

Wij realiseren ons terdege dat de gemeente Den Haag groot belang hecht aan de integriteit van de partijen met wie zij samenwerkt, ook wat betreft haar advocaat. Wij zijn er ons evenzeer ten volle bewust van dat de gemeente Den Haag hoge eisen stelt aan ons kantoor en de samenwerking met de gemeente Den Haag. Het is, zoals wij al eerder benadrukten, mede tegen die achtergrond dat wij- ik, ons bestuur en de partners- de gepleegde fraude en de door de Deken geconstateerde tekortkomingen zeer betreuren.

16

De fraude noopt ons tot reflectie. Hoe heeft het kunnen gebeuren dat een notarispartner van ons kantoor jarenlang onopgemerkt de fraude heeft kunnen plegen? Wij stellen in dit verband in de eerste plaats vast dat de fraude van Oranje complex van aard was, waarbij Oranje gebruik heeft gemaakt van een veelheid aan kunstgrepen en frauduleuze handelingen. Tegelijkertijd moeten wij vaststellen dat wij als kantoor te veel hebben vertrouwd op de ogenschijnlijke integriteit en onkreukbare reputatie van Oranje als notaris en persoon. Wij hebben het niet voor mogelijk gehouden dat hij onze cliënten en ons op deze wijze zou misleiden. Ook hebben wij moeten vaststellen dat onze beheersmaatregelen niet tegen een fraude als deze bleken te zijn opgewassen.

17

Zoals

u reeds eerder mondeling heeft toegelicht, heeft ons kantoor reeds

aanvullende beheersmaatregelen doorgevoerd. Ook is de controle op de juiste toepassing van de beheersmaatregelen verscherpt, onder meer door aanstelling van een specifieke compliance officer, die op regelmatige basis controleert of de regels voor het beheer van derdengelden worden toegepast en of de derdengelden posities juist zijn. De compliance officer rapporteert rechtstreeks aan het bestuur. Maar wij laten het hier niet bij. De fraude heeft ons duidelijk gemaakt dat meer maatregelen nodig zijn om onze organisatie verder te versterken en het geschonden vertrouwen te herstellen. Wij zijn vastberaden als kantoor sterker uit deze crisis te komen.

Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn N.V.

onze ref.

8 september 2021 WW/WW/-

18

Zoals ik u eerder al berichtte, hebben wij mevrouw mr.

datum

6/7

per 1 mei 2021

als externe bestuurder aangesteld. Onder haar leiding zijn we gestart met een planmatige en duurzame aanpak, waarin we met tempo onze hele GRC-organisatie (Governance, Risk en Compliance) onderdeel voor onderdeel opnieuw onderzoeken en vormgeven, ook los van de vraag of er een relatie kon zijn met de fraude. We willen er geen twijfel over laten bestaan dat wij ook op het gebied van GRC aan de hoogste standaarden voldoen. Het bestuur en alle partners hebben dit als topprioriteit voor ons kantoor aangemerkt en in de aandeelhoudersvergadering van 28 juni 2021 hebben ook alle partners zich gecommitteerd om hier een succes van te maken. 19

Deze aanpak onder leiding van

moet de kans op onregelmatig en niet

integer gedrag zoveel mogelijk minimaliseren en gewenst gedrag stimuleren. Wij willen aantoonbaar voldoen aan de hoogste standaarden die passen bij de dienstverlening van ons kantoor. Onderdeel van deze aanpak is ook een continu proces van risicoanalyse, -beheersing, evaluatie en verbetering van processen, procedures en maatregelen. 20

Wij streven er verder naar onze cultuur doorlopend te verbeteren: aanspreekbaarheid,

feedback en onderlinge verbondenheid staan daarbij centraal. Hiervoor zal intervisie of reflectie plaatsvinden, een code of conduct en een plan van aanpak worden opgesteld. In dat verband zijn wij reeds gestart met dialoogsessies onder begeleiding van prof. mr.

, die erop gericht zijn dat wij binnen kantoor een gedeeld beeld hebben

van de onderliggende oorzaken van de fraude voor zover deze binnen onze organisatie liggen. Dat geeft meer inzicht in eigen kwetsbaarheden en in wat er nodig is om de organisatie en elkaar te behoeden voor nieuwe incidenten of sociale onveiligheid. Verbeterpunten en acties kunnen daardoor gericht worden ingezet. Onderdeel daarvan vormt ook de versteviging van de functie van vertrouwenspersoon binnen ons kantoor. 21

Wij realiseren ons dat het notariaat van ons kantoor bijzondere aandacht verdient. Er zal worden voorzien in een duidelijke visie en plan van aanpak om de verantwoorde praktijkuitoefening van advocaten en notarissen binnen één kantoor verder te waarborgen. Kantoor zoekt hierin de dialoog met de KNB en de Deken.

Pels Rijken & Droogleever Fortuijn N.V.

datum

onze ref.

8 september 2021 WW /WW/-

7/7

Tot slot en ik zijn graag bereid deze aanpak, de uitwerking daarvan en bijbehorende planning in detail nader toe te lichten aan u en uiteraard ook, indien gewenst, aan (leden van) het College. De planning is erop gericht dat de implementatie van de verbetermaatregelen voor het einde van dit jaar is afgerond. Wij zullen u, zoals ook bij eerdere gelegenheden, nauwgezet over de verdere ontwikkelingen en de stappen die wij zetten, blijven informeren. Met vriendelijke groet,

Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn N.V.