RIS310628 Boardletter 2021 Accountantsdienst

Gemeentelijke Accountantsdienst

<Titel Rapport>

Board Letter 2021

GAD/2021.132 RISnr 310628 18 november 2021, Spui 70, 2511 BT DEN HAAG, 070 – 3533 550, www.denhaag.nl

1/ 15

Voorwoord Geachte raad en geacht college, Hierbij ontvangt u de Board Letter met onze bevindingen uit onze tussentijdse controles op het boekjaar 2021. Met de ambtelijke organisatie hebben we onze zienswijzen, bevindingen en aanbevelingen in open en constructieve overleggen besproken. Onze tussentijdse bevindingen zijn gebaseerd op onze werkzaamheden tot en met 16 november 2021. Indien er na deze datum nieuwe bevindingen zijn met betrekking tot de interne beheersing, zullen wij dit met u delen in het Accountantsverslag 2021. Deze Board letter bestaat uit drie delen. ▪ Deel 1 geeft onze visie op de interne beheersing. ▪ Deel 2 blikt vooruit op de jaareindecontrole 2021 en behandelt de meest relevante aandachtsgebieden. ▪ Deel 3 geeft een beschrijving van de belangrijkste ontwikkelingen voor de jaarrekening 2021. In de bijlagen vindt u onze onafhankelijkheidsverklaring, onze communicatiemiddelen en de opvolging van onze eerdere bevindingen uit de Board en Management Letters 2020. Bij het lezen van onze bevindingen in deze Board Letter verzoeken wij u rekening te houden met de volgende context: Na de afronding van een intensief en moeizaam traject bij de jaarrekeningcontrole 2020 heeft de ambtelijke organisatie diverse verbeteringen en toezeggingen aan de raad verder opgepakt.

De evaluatie van het verantwoordingsjaar 2020 met de ambtelijke organisatie leidt tot aanscherping van (korte en lange termijn) afspraken. Het algemene beeld over de interne beheersing is dat op veel onderdelen wordt gewerkt aan het maken van plannen en dat het implementeren van maatregelen tijd kost. Wij observeren dat voor de jaarrekeningcontrole 2021 prioritaire onderdelen momenteel bij de ambtelijke organisatie onderhanden zijn. Dit betreft: het waarderingsvraagstuk van de grexen, de subsidies die mogelijk (inkoop) opdrachten betreffen, de memoriaalboekingen, de uitvoering van de redresplannen en de frauderisicoanalyse. Vooralsnog is geen sprake van nieuwe bevindingen in 2021. Voor een beter financieel beheer brengt de ambtelijke organisatie de huidige processen en (IT) infrastructuur in beeld. Onze verwachting is dat deze investering zich op termijn zal terugverdienen en uiteindelijk zal leiden tot een beter financieel beheer bij de gemeentelijke organisatie.

Onze belangrijkste boodschappen

Interne beheersing

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2021 Belangrijke ontwikkelingen jaarrekening 2021

Bijlagen

Op 24 november 2021 bespreken wij de Board Letter in de Rekeningcommissie. Als u tussentijds vragen heeft, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, Gemeentelijke Accountantsdienst Den Haag, 18 november 2021 Origineel getekend door r drs. C.G.A. Slotema- Tesser RA MPC CPC Gemeente accountant / directeur GAD a.i.

2/ 15

Onze belangrijkste boodschappen 1.

2.

3.

Inspanningen door de ambtelijke organisatie. Het opstelproces en de controle van de jaarrekening 2020 hebben veel van de ambtelijke organisatie gevraagd. Dit gaf aanleiding het totale jaarrekeningproces met elkaar te evalueren. Wij ervaren deze evaluatie zinvol en naar ons beeld dragen de hieruit voortvloeiende afspraken bij aan een verdere samenwerking en beoogde verbetering van het totale controleproces. Voor de korte termijn leidt dit tot aangescherpte procesafspraken en een op maat gemaakte en afgestemde lijst van op te leveren stukken. Voor de langere 4. termijn willen wij aandacht vragen voor het goed beleggen van het eigenaarschap van processen en het helder maken van verantwoordelijkheden en taken. Aanvullend vragen wij aandacht voor tijdige en juiste informatievoorziening over de status van de jaarrekeningcontrole gericht aan het college en de raad. Kwaliteit interne beheersing: gestaag worden stappen gezet. Na de focus op de jaarrekening 2020 is de organisatie bezig om verbetermaatregelen uit te werken en meer gedetailleerd in kaart te brengen waar de kansen en bedreigingen zitten. Veel maatregelen zijn gestart en onderhanden (zoals de grondexploitaties, inkopen en subsidies). Gewerkt wordt aan het maken van plannen en het implementeren van de maatregelen kost tijd. Dit zorgt ervoor dat structurele resultaten op termijn zichtbaar moeten worden.

Daarom kiezen wij voor een overwegend gegevensgerichte controleaanpak. Breng in een routekaart overzicht aan en stel prioriteit in verbeter- en ontwikkelinitiatieven. Wij zien een organisatie die vooruit wil en structurele verbeteringen wil doorvoeren. Hiertoe zijn diverse initiatieven gestart. In de organisatie loopt een aantal (niet-limitatieve) ontwikkel-/ verbeterinitiatieven zoals: ▪ Het Verbeterprogramma Beheersorganisatie. ▪ Het project ‘aanvraag tot betalen’. 5. ▪ Het versterken van de projectbeheersing en het risicomanagement van DSO. ▪ De vorming van de nieuwe dienst Bedrijfsvoering. ▪ De update van de financiële spelregels (in opdracht van het Gemeentelijk Management Team). ▪ Het actief monitoren van aandachtspunten en bevindingen uit diverse controles en audits. ▪ Omvorming van een dienstgestuurde naar een concerngestuurde organisatie. Bij deze initiatieven staat het investeren in de primaire processen en de bedrijfsvoering centraal. Ook krijgt verandering van cultuur en gedrag aandacht. Het doel is onder andere om de basis op orde te krijgen. Naast deze ontwikkelingen heeft 6. de organisatie ook onder druk gestaan door de COVID-19-maatregelen en de nog te verwachten maatregelen hiervan. Deze veranderingen en mogelijke werkdruk brengen risico’s met zich mee.

Risico’s die wij mee willen geven zijn het maken van onbedoelde fouten en het ontstaan van administratieve achterstanden. Wij adviseren om overzicht en samenhang op gemeentelijk niveau aan te brengen in deze initiatieven.

Bijvoorbeeld door gebruik te maken van een gemeentebrede routekaart. Dit helpt de gemeente om met elkaar te prioriteren en te focussen, waar (schaarse) investeringen (financieel, capaciteit en in tijd) nodig zijn, van elkaar te leren en duidelijke mijlpalen (wanneer is het afgerond) samen te bepalen. De follow up van de redresplannen verdient een boost. De implementatie van de opgestelde redresplannen wordt door de ambtelijke organisatie gestaag opgepakt. Een aantal belangrijke stappen moet nog worden gezet. Wij adviseren de gemeente daarom de openstaande acties voortvloeiend uit de redresplannen met meer prioriteit verder op te pakken. Daarbij vragen wij aandacht voor de integraliteit van onderdelen. Per 1 juli 2021 is een belangrijke aanbeveling met betrekking tot de regels omtrent doormandatering gerealiseerd. Daarnaast hebben wij van de ambtelijke organisatie vernomen dat een plan van aanpak voor het proces aanvraag tot betalen onderhanden is, waarin een groot deel van de aanbevelingen uit één redresplan wordt meegenomen. Naar onze visie hebben in het kader van de jaarrekeningcontrole 2021, naast de uitvoering van de redresplannen ook het waarderingsvraagstuk van de grexen, de subsidies die mogelijk opdrachten betreffen en de memoriaalboekingen een hoge prioriteit. Wij observeren dat deze prioritaire onderdelen bij de ambtelijke organisatie onderhanden zijn.

Een interne beheersing op sterkte zien wij als het fundament ter voorkoming van (toekomstige) incidenten en fouten.

Onze belangrijkste boodschappen

Interne beheersing

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2021 Belangrijke ontwikkelingen jaarrekening 2021

Bijlagen

Vanaf 1 januari 2021 is één (gecentraliseerde) financiële administratie ingevoerd bij de gemeente. De verbeteringen zijn erop gericht om de financiële informatie sneller beschikbaar te hebben met een toegenomen betrouwbaarheid. Dit is een belangrijke basis om de kwaliteit van de tussentijdse informatie en de jaarrekening te verhogen. Nu één administratie gerealiseerd is vragen wij uw aandacht voor het verder uniformeren van de data door het standaardiseren van werkwijzen. Hierbij is de duiding van rollen, taken en verantwoordelijkheden belangrijk. IT bevindingen zijn grotendeels nog van kracht Wij constateren tijdens onze interim controle 2021 dat onze eerdere bevindingen en aanbevelingen uit voorgaand jaar (Board Letter en Accountantsverslag 2020) onder andere op het gebied van ITgovernance, toegangsbeheer, wijzigingsbeheer en continuïteit, informatiebeveiliging en privacy, grotendeels nog van kracht zijn.

3/ 15

r

Algeheel beeld van de interne beheersing Na de afronding van een intensief en moeizaam traject bij de jaarrekeningcontrole 2020 heeft de ambtelijke organisatie diverse verbeteringen en toezeggingen aan de raad verder opgepakt. Het college en de ambtelijke organisatie onderkennen hierbij dat de financiële beheersing beter moet en dat structurele maatregelen getroffen moeten worden. Hierbij moet gemeentebreed geïnvesteerd worden om de basis op orde te krijgen (onder andere in de primaire processen). Wij zien dat de gemeente diverse (verbeter)ambities heeft. Daarnaast komen ook extra wettelijke verplichtingen op de gemeente af, zoals de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de implementatie van de Omgevingswet. De verbeteringen in de bedrijfsvoering, COVID-19, de ambities van het college gecombineerd met deze wettelijke verplichtingen vergen veel van de ambtelijke organisatie. Om uiteindelijk alle ambities in de tijd te kunnen realiseren, is het naar onze mening van belang prioritering aan te brengen in de verschillende uitdagingen en ambities met daarbij behorende mijlpalen (onder andere in tijd) en een analyse waarin de beschikbare tijd en kennis van medewerkers zijn meegenomen.

Om alle financiële uitdagingen voor de gemeente de komende tijd in goede banen te leiden, worden hoge eisen gesteld aan het planning- en control instrumentarium, alsmede het interne beheersingssysteem. Wij stellen vast dat de eerder door ons geconstateerde bevindingen uit de Board Letter 2020 en het Accountantsverslag 2020 worden opgepakt, maar dat de resultaten nog geëffectueerd moeten worden. Dat betekent dat de inrichting en werking van de interne beheersing op onderdelen nog ontoereikend zijn. Dat maakt de financiële functie van de gemeente kwetsbaar en levert risico’s op voor de betrouwbaarheid en de efficiënte totstandkoming van de financiële informatievoorziening, waaronder de jaarrekening. Zie de tabel op pagina 5 van deze Board Letter voor de ontwikkeling van de procesbeheersing in 2021 ten opzichte van 2020. Daarnaast is in bijlage 3 de opvolging van onze eerdere aanbevelingen voor het financieel beheer opgenomen.

Een kwalitatief goed intern auditplan bevat in onze optiek een opbouw die gebaseerd is op de financiële omvang van posten en stromen, waarin deze posten en stromen vervolgens worden gekoppeld aan de controle doelstellingen en relevante wet- en regelgeving en waarin de daaruit voortkomende relevante risico’s zijn gedefinieerd. Deze risicoanalyse vormt dan de basis bij het in kaart brengen van de aanwezige interne beheersingsmaatregelen. De ambtelijke organisatie geeft aan dat voor 2021 een auditplan is opgesteld en dat onze suggesties voor het auditplan 2022 meegenomen zullen worden. Dit zal met de accountant vooraf worden afgestemd. Samengevat zien we een gemeente met uitdagingen in haar vermogenspositie, die stappen heeft gezet en verder wil zetten in het verbeteren van haar bedrijfsvoering. Wij beschouwen dit als een positieve ontwikkeling en het zal nog een flinke inspanning vergen om het ‘eindpunt’ te bereiken.

Onze belangrijkste boodschappen

Interne beheersing

Algeheel beeld van de interne beheersing Evaluatie van de interne beheersing Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2021 Belangrijke ontwikkelingen jaarrekening 2021

Bijlagen

In onze voorgaande Board Letter 2020 hebben wij gerapporteerd over het belang r van het ontwikkelen van een intern auditplan. Niet alleen om de financiële informatievoorziening juist en tijdig te laten zijn, maar ook om een invulling te kunnen geven aan de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf 2022 verplicht wordt.

4/ 15

Evaluatie van de interne beheersing Evaluatie van de interne beheersing van de gemeentelijke processen Een onderdeel van het versterken van de interne beheersing is het opnieuw inrichten van de (financiële) processen in de ambtelijke organisatie. Om tot deze inrichting te komen werkt de ambtelijke organisatie aan een voorstel volgens het drielijnenmodel. Het doel is om de processen te versterken en de verantwoordelijkheden per proces helder vast te leggen. Naar onze mening is dit een positieve en noodzakelijke stap om de interne beheersing van de gemeente naar een hoger niveau te brengen. Ook gezien onze (eerdere) bevindingen uit de Board Letter 2020 en het Accountantsverslag 2020 in de verschillende controllijnen. De gemeente geeft aan dat het programma Verbetering Beheersorganisatie circa 30 deep dives heeft uitgevoerd en dat van vier processen de procesbeschrijving is geactualiseerd. De deep dives leveren de ambtelijke organisatie nieuwe inzichten op en zijn functioneel voor de nieuwe procesinrichting. Wij vragen, wellicht ten overvloede, de aandacht van de gemeente (de ambtelijke organisatie) voor de geconstateerde bevindingen waar de gemeentelijke organisatie belangrijke risico’s loopt. Dit is met name van belang voor processen waar onvoldoende interne controles zijn ingebouwd en/of onvoldoende functiescheiding is ingericht.

Voor de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen adviseren wij (opnieuw) om te omschrijven en toe te passen op basis van de 6W’s (wie, wat, waarom, wanneer en met welke informatie wat wordt vastgelegd), zodat iedere betrokken functionaris weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Op deze manier weet de organisatie waar eventuele dubbelingen zitten of waar de interne beheersingsmaatregel het risico niet helemaal afdekt. In de onderstaande tabel evalueren wij per (onderkend) proces de interne beheering. Uit de tabel blijkt tevens de vergelijking van de r interne beheersing tussen het verslagjaar 2020 en 2021. Vooralsnog is geen sprake van nieuwe bevindingen in 2021. Daarnaast is bij een aantal processenonderdelen verbetering waar te nemen in de procesinrichting.

Tabel Evaluatie interne beheersing per proces Interne beheersing processen

Status

= 2021 = 2020

Financiële administratie Treasury Vorderingen (debiteuren) Memorialen Verbonden partijen Inkopen en betalingen Inkopen (inclusief aanbestedingen) Betalingen Personeel en salarissen Lonen en salarissen Sociale uitkeringen Sociale uitkeringen Debiteuren SZW Pandhuis WIO-Haeghe groep Tozo Jeugd en WMO WMO Jeugd Vastgoed Grondexploitatie Verhuuropbrengsten Erfpachtopbrengsten MVA(des)inv. (aan-en verkopen) Subsidies en Bijdragen Subsidie uitkeringen Belastingen, leges en heffingen Afvalstoffenhef. OZB, Rioolr. en Prec. Secretarieleges Omgevingsvergunningen Begraafrechten Parkeeropbrengsten Algemene uitkering/Gemeentefonds

Onze belangrijkste boodschappen

Interne beheersing

Algeheel beeld van de interne beheersing Evaluatie van de interne beheersing Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2021 Belangrijke ontwikkelingen jaarrekening 2021

Bijlagen

IT General IT Controls Application controls

5/ 15

Evaluatie van de interne beheersing Inkopen en betalingen Voor de processen inkopen, aanbestedingen en betalingen waren tijdens de interim controle de opvolging van onze eerdere aanbevelingen en de door de ambtelijke organisatie voorgenomen verbeteringen nog niet zichtbaar. Wij geven hierna kort de stand van zaken weer: ▪ Binnen de gemeente ligt een plan van aanpak voor de procesverbetering aanvraag tot betaling. Volgens de gemeente worden onze eerdere aanbevelingen meegenomen in dit plan van aanpak. Wij hebben nog niet vast kunnen stellen op welke wijze opvolging is gegeven aan deze bevindingen. Bij de inrichting van de financiële administratie is initieel gekozen voor 2-way match. Daarmee is in het workflow systeem de rol Memorialen van de prestatieverklaarder niet zichtbaar. Wij adviseren in de In ons Accountantsverslag 2020 hebben wij de gemeente geadviseerd om richtlijnen administratieve organisatie van het inkoopproces aanvullend vast te en procedures op te stellen voor het aanmaken, autoriseren en documenteren van leggen waar de prestatieverklaarder op moet letten als die gaat memoriaalboekingen. Dit is deels opgepakt.

Voor zowel de memoriaalboekingen voor goedkeuren én om de prestatieverklaring als een aparte stap in de intern doorbelasten als de projectmemorialen is een uniform formulier workflow zichtbaar te maken (3-way match gedachte), waarbij tevens de memoriaalboeking afgesproken en vastgesteld. Voor de overige memoriaalboekingen bewijslast (pakbon, urenbriefje) zichtbaar moet worden toegevoegd. Voor is een onderzoek gestart naar de verschillende varianten om in het eerste kwartaal van 2022 met een nieuw voorstel te komen tot een meer uniform proces en uniforme dit laatste adviseren wij de gemeente om gebruik te maken van de kaders boeking. Memoriaalboekingen verhogen het risico op de doorbreking van van de commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden functiescheiding en onregelmatigheden. Met memoriaalboekingen kan een (BADO). medewerker namelijk alle mogelijke mutaties in de financiële administratie ▪ De gemeente is voornemens om dit jaar een spendanalyse uit te voeren. doorvoeren, waarbij interne beheersingsmaatregelen die in het reguliere Hiervoor is specialistische kennis ingehuurd. De bedoeling is dat vanaf boekingsproces zijn ingeregeld, worden omzeild. Daarom krijgen de 2022 de spendanalyse een structureel karakter krijgt en periodiek wordt memoriaalboekingen in onze controle bijzondere aandacht. uitgevoerd.

Wij geven de gemeente als advies mee om in deze analyse Net als het verantwoordingsjaar 2020 merken wij voor alle soorten rekening te houden om naast de bestedingen per leverancier over de memoriaalboekingen op dat de huidige interne beheersing de functiescheiding tussen afgelopen vier jaar eveneens de looptijd van huidige overeenkomsten op het aanleveren, het controleren en het verwerken van memoriaalboekingen niet te nemen. Dit geeft inzicht in het naleven van de aanbestedingsregels. afdwingt. Ook geldt dat voor alle soorten memoriaalboekingen een zichtbare controle ▪ De gemeentelijke organisatie heeft een onderzoek laten uitvoeren op de aan de hand van onderbouwende stukken vooralsnog niet wordt afgedwongen en geen betaal- en bepaalorganisaties. De gemeente geeft aan dat het onderzoek onderdeel is van het huidige proces. Wij adviseren de gemeente dit, al dan niet uitwijst dat procesverbeteringen noodzakelijk zijn voor de betaal- en systeemtechnisch, af te dwingen in het proces. bepaalorganisaties. Financiële administratie Vanaf 1 januari 2021 is één (gecentraliseerde) financiële administratie (1FA) van kracht binnen de gemeente. Wij zien dit als een belangrijke stap voorwaarts. De verbeteringen zijn erop gericht om de financiële informatie sneller beschikbaar te hebben met een toegenomen betrouwbaarheid.

Dit is een belangrijke basis om de kwaliteit van de tussentijdse informatie en de jaarrekening te verhogen. Nu één administratie gerealiseerd is, vragen wij aandacht voor het verder uniformeren van de data door het standaardiseren van werkwijzen. Hierbij is de duiding van rollen, taken en verantwoordelijkheden belangrijk.

Tussenrekeningen Ook dit verantwoordingsjaar zien wij dat saldi op tussenrekeningen oplopen. Wij adviseren om tussenrekeningen, waaronder facturen in omloop, tijdig te analyseren en af te letteren om zodoende te voorkomen dat tussenrekeningen per jaareinde hoge saldi vertonen en posten mogelijk onjuist worden geclassificeerd in de jaarrekening. Verbonden partijen De gemeente geeft aan dat het beleidskader verbonden partijen herijkt wordt en dat de evaluatie plaatsvindt. De herijking duurt langer dan verwacht. De jaarrapportage volgt eind november 2021. Wij adviseren de gemeente om de (verwachte) informatie vanuit de verbonden partijen te reguleren en zoveel mogelijk uniform te werken qua aanpak, toetsing en beheer.

Sociale uitkeringen Het beschikkingsproces voor de sociale uitkeringen is in opzet in 2021 ten opzichte van 2020 nauwelijks gewijzigd. De dienst SZW heeft via een position paper gereageerd op onze bevinding omtrent het ontbreken van functiescheiding tussen het behandelen van een aanvraag en het afgeven van een beschikking. Volgens de dienst SZW is de kwaliteit voor het afgeven van beschikkingen geborgd via het zogeheten ‘buddy systeem’. Teamleiders/senior consulenten beoordelen het werk (steekproefsgewijs) van minder ervaren consulenten alvorens een beschikking wordt afgegeven. Afwijkingen worden door diverse controles opgemerkt en het proces is zo ingericht dat het constateren daarvan direct leidt tot kwaliteitsverbetering volgens de dienst.

Onze belangrijkste boodschappen

Interne beheersing

Algeheel beeld van de interne beheersing Evaluatie van de interne beheersing Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2021 Belangrijke ontwikkelingen jaarrekening 2021

Bijlagen

6/ 15

Evaluatie van de interne beheersing Wij adviseren de dienst SZW de huidige werkwijze (periodiek) te evalueren en om bij deze evaluatie objectieve bronnen te betrekken. Daarnaast adviseren wij de dienst SZW de autorisaties van de consulenten in de geautomatiseerde systemen gedurende de ‘opleidingsfase’ (in het kader van het ‘buddy systeem’) te beperken tot slechts leesrechten. Jeugd en WMO Voor Jeugd en WMO geldt dat de procesinrichting ten opzichte van 2020 nagenoeg gelijk is gebleven. De enige wijziging is dat de beschikkingen voor de Zorg In Natura (ZIN) en persoonsgeboden budget (PGB) in een nieuwe applicatie tot stand komen; MO-platform. Conform 2020 zal de gemeente over 2021 de zekerheid omtrent de prestatielevering, en daarmee omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid van de lasten van de ZIN, verkrijgen via productieverantwoordingen vanuit de zorgaanbieders die voorzien zijn van een controleverklaring. Momenteel is de gemeentelijke organisatie aan het oriënteren hoe de afhankelijkheid van derden in het sociaal domein verminderd kan worden door het proces anders in te richten. Voor de jaarrekeningcontrole 2021 zal dit niet herzien zijn. De accountant van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) heeft vanwege rechtmatigheidsafwijkingen een controleverklaring met beperking bij de verantwoordingen 2020 verstrekt.

Voor de persoonsgebonden budgetten (PGB’s) is de verwachting dat de SVB net als vorig jaar fouten en onzekerheden rapporteert die invloed hebben op de jaarrekening 2021. Het college is voornemens de interne controle op de prestatielevering (getrouwheid) en rechtmatige besteding van de PGB’s nader vorm te geven om de onzekerheden te reduceren. Dit is het college van plan (onder meer) door de toets op de prestatielevering bij zorgverleners die maandelijks hetzelfde bedrag krijgen, te herintroduceren. De beoogde toets heeft de gemeentelijke organisatie doorgeschoven naar de eindejaarsperiode. Vastgoed (Grondexploitaties & te activeren projecten) Voor de (deel)processen die in onze scope vallen, te weten ‘waardering grondexploitaties’ en ‘investeringen MVA’, constateren wij dat de procesinrichting in 2021 ten opzichte van 2020 nauwelijks is veranderd. Momenteel ontbreekt het aan zichtbare 2e lijnscontroles (BEC) en 3e r (Internal audit). Wij hebben vernomen van de gemeente dat lijnscontroles momenteel de Internal Audit afdeling bezig is om de procesbeschrijving van de waardering grondexploitaties te actualiseren.

Tijdens onze interim controle hebben wij tevens aandacht besteed aan de opvolging van onze aanbeveling uit de controle over 2020. Wij constateren dat de gemeentelijke organisatie verbeterpunten aan het oppakken is. Hieronder geven wij een opsomming van de huidige aandachtspunten: ▪ In de financiële administratie (FA) zijn de te activeren projecten momenteel geregistreerd op een tussenrekening. Het risico van deze werkwijze van de gemeente is dat per jaareinde de achterstanden niet zijn opgelost én het de kans op fouten en verrassingen verhoogt bij de eindejaarsafsluiting. Met de bestaande werkwijze verschaft de huidige FA ook tussentijds geen actueel inzicht in de activeringen. Wij adviseren de gemeente periodiek (bijvoorbeeld per kwartaal) de investeringen in de FA te boeken. ▪ De administratie van de grondexploitatie is (van een subsysteem) deels over in Oracle; alleen voor wat betreft gerealiseerde lasten en baten. Conform 2020 registreert de gemeentelijke organisatie de prospectieve baten en lasten vooralsnog extracomptabel en berekent de netto contante waarde per grex in een spreadsheet-model. Een extracomptabele registratie kent een hoger risico op fouten. Tegelijkertijd oriënteert de dienst DSO in hoeverre op een toereikende onderbouwing van de prospectieve kosten (inclusief de post onvoorzien) toegezien kan worden.

▪ De dienst DSO heeft in samenspraak met de GAD een externe consultatie uitgevraagd op basis van een tweetal voorbeeld dossiers. Het doel van de consultatie betrof enerzijds het verkrijgen van helderheid omtrent de benodigde nadere onderbouwing ten aanzien van de Profijt, Proportionaliteit en Toerekenbaarheidscriteria (PPT-criteria) en de toerekenbaarheid van kosten openbare ruimte aan een grondexploitatie, binnen de huidige kaders. Het doel van de consultatie betrof anderzijds een verduidelijking op het vraagstuk waar de huidige interne kaders (verordening) aanpassingen behoeven. De dienst DSO heeft toegezegd de benodigde onderbouwingen (inclusief ten aanzien van de prospectieve baten en lasten) te verstrekken en waar eventueel noodzakelijk een correctie te verwerken. Tevens heeft de dienst DSO aangegeven twee grondexploitaties (Spuikwartier en Trekvlietzone) voor herziening vóór vaststelling van de jaarrekening voor te leggen aan het college en de raad. ▪ Verder heeft de dienst DSO toegezegd om de algemene uitgangspunten voor het toerekenen van investeringen aan grondexploitaties (de zogenaamde PPT-criteria) in 2022 aan de raad te laten voorleggen in een raadsvoorstel aanpassing ‘Verordening beheersregels grondexploitaties en strategisch bezit’.

Ook zullen de PPT-criteria bij de nieuw vast te stellen grondexploitaties in het specifieke raadsvoorstel (projectdocument) vooraf worden gemotiveerd en verwoord. ▪ Tot slot is de dienst DSO voornemens om voor de grondexploitaties iedere termijnverlenging van 1 jaar, prominenter dan nu, te melden in haar MPG.

Onze belangrijkste boodschappen

Interne beheersing

Algeheel beeld van de interne beheersing Evaluatie van de interne beheersing Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2021 Belangrijke ontwikkelingen jaarrekening 2021

Bijlagen

7/ 15

Evaluatie van de interne beheersing Subsidies en bijdragen De procesinrichting voor subsidies en bijdragen is ten opzichte van 2020 hoofdzakelijk gelijk gebleven. Vanaf het laatste kwartaal van 2021 komen de subsidiebeschikkingen in een nieuwe applicatie tot stand; CVS.

Tegelijkertijd heeft de gemeente deelgenomen aan een cyberoefening ISIDOOR die georganiseerd is door het Nationaal Cyber Security Centrum waarbij afspraken, structuren en processen uit het Nationaal Crisisplan Digitaal zijn geoefend. Wij zijn enthousiast over dergelijke initiatieven.

De gemeente heeft in 2020 subsidies verstrekt waaraan nadere voorwaarden waren verbonden met als gevolg dat dit mogelijk als overheidsopdracht aanbesteed had moeten worden. Hierdoor is bij de controle over 2020 een onzekerheid ontstaan van € 52,7 miljoen. De gemeente heeft ons medegedeeld dat dergelijke subsidies met een vergelijkbare omvang ook in het voorjaar van 2021 zijn verstrekt. Het laatste inzicht van de gemeente is dat zij voor de huidige kadernota een (juridisch) afwegingskader heeft ontwikkeld met een hieraan gekoppelde nadere werkinstructie. Momenteel worden de dossiers van de verstrekte subsidies door de gemeente getoetst. De uitkomsten hiervan worden nog met ons besproken. Wij blijven de stappen van de gemeente nauwlettend volgen.

Application controls; IAM Voor de Application Controls zien wij dat op het gebied van de gebruikersautorisatie op diverse onderdelen invulling is gegeven aan onze aanbevelingen. Zo is gemeentebreed een Identity- en Access management (IAM) project gestart waarbij een ‘Doelarchitectuur IAM’ document is opgesteld. In dit document zijn de visie en de missie (onder andere gesteund door beveiligingseisen en principes) van de gemeente vertaald naar een geschikte/werkbare IAM oplossing. De gemeente actualiseert voor diverse applicaties (zoals IBS2000 en Exact Globe) de autorisatie(matrix)structuur. De verwachting van de gemeentelijke organisatie is dat de daadwerkelijke implementatie/uitrol van de hernieuwde autorisatie(matrix)structuur pas in 2022 plaats zal vinden.

Belastingen, leges en heffingen Ons beeld van de processen die onder de belastingen, leges en heffingen vallen is in 2021 ten opzichte van 2020 nagenoeg hetzelfde gebleven. Bij het proces secretarieleges zien wij een procesverbetering. Daarnaast is de gemeente bezig met het oppakken van enkele aandachtspunten uit de Management Letter van vorig jaar. In dit kader maakt de controle van de ingevoerde tarieven onderdeel uit van deze procesverbetering. Eerdere IT bevindingen zijn nog van kracht Basis hygiëne Jaarlijks onderzoeken wij in het kader van de jaarrekeningcontrole de General IT-en Application Controls. Bij ons onderzoek betrekken wij onder andere het autorisatiebeheer en de manier waarop programmawijzigingen in IT systemen worden uitgevoerd. Daarnaast onderzoeken wij de geautomatiseerde systemen en gegevensverwerking voor zover noodzakelijk is voor de jaarrekeningcontrole. General IT controls In onze Board en Management Letters 2020 hebben wij aandacht gevraagd voor de onderlinge aansluiting van gemeentebrede danwel dienst specifieke (lees: Business) continuïteitsplannen en het ICT-calamiteitenplan. Wij constateren dat aan onze oproep deels opvolging is gegeven. Zo heeft de tijdelijke organisatie I&A/IDC-A samen met der Business, voor de waardeketen reisdocumenten, een plan van aanpak opgesteld voor IT- Business Continuïty Management.

Een daadwerkelijke uitwijktest van deze waardeketen moet nog plaatsvinden.

Onze belangrijkste boodschappen

Interne beheersing

Algeheel beeld van de interne beheersing Evaluatie van de interne beheersing

Resumé Resumerend kan worden gesteld dat voor het jaar 2021 de risico’s met betrekking tot de general IT controls en application controls nog van toepassing zijn. Belangrijk aandachtspunt is dat de beheersmaatregelen nog in de fase van opzet zijn en nog niet zijn geïmplementeerd.

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2021

Beleid nevenfuncties aanpassen Net als vorig jaar hebben wij data-analyse uitgevoerd via het zogenaamde ‘verrassingselement’. Dit betreft een verkenning op procesverbeteringen, maar bevat ook elementen van mogelijke fraude- en integriteitsaspecten.

Belangrijke ontwikkelingen jaarrekening 2021

Vorig jaar hadden wij ‘hits’ bij ambtenaren die ook een eigen bedrijf hebben, welke of niet geregistreerd was als nevenactiviteit en/of waar betalingen aan zijn gedaan door de gemeente. Ook dit jaar constateren wij ‘hits’, waarvan een tweetal komt uit vorig jaar. Het beleid van de gemeente op de procedure van nevenfuncties van ambtenaren heeft een passief karakter. Wij hebben begrepen dat de procedure alleen nevenfuncties meldt die een relatie hebben met het werk van de betreffende ambtenaar. Wij vragen de gemeente aandacht voor het herzien van deze procedure, omdat bedrijven van ambtenaren indirect of direct (via betalingen) een relatie kunnen hebben met de gemeente. De gemeente heeft aangegeven de procedure voor nevenfuncties van ambtenaren aan te scherpen.

Bijlagen

8/ 15

Evaluatie van de interne beheersing Update van onze frauderisicoanalyse De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken, zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Door twee fraudezaken die in 2020 aan het licht zijn gekomen, heeft de gemeente twee redresplannen opgesteld met interne beheersingsmaatregelen voor risico’s die geïmplementeerd moeten worden, inclusief de periode wanneer dit is gerealiseerd. Wij merken dat de gemeente bezig is met het uitwerken van plannen om de interne beheersing te verbeteren. De implementatie van de opgestelde redresplannen wordt door de ambtelijke organisatie gestaag opgepakt. Een aantal belangrijke stappen moet nog worden gezet. Wij adviseren de gemeente daarom de openstaande acties voortvloeiend uit de redresplannen met meer prioriteit verder op te pakken. Daarbij vragen wij aandacht voor de integraliteit van onderdelen. Per 1 juli 2021 is een belangrijke aanbeveling met betrekking tot de regels omtrent doormandatering gerealiseerd.

Daarnaast hebben wij van de ambtelijke organisatie vernomen dat een plan van aanpak voor het proces aanvraag tot betalen onderhanden is, waarin een groot deel van de aanbevelingen uit één redresplan wordt meegenomen. Volgens de ambtelijke organisatie is een frauderisicoanalyse gemaakt. Deze analyse kent volgens de mededeling twee niveaus: 1. Het frauderisicomanagement. 2. Een scan naar de frauderisico’s. Naar onze visie kan binnen de controlfunctie de gemeente de beheersing omtrent frauderisico’s vervolgens toetsen. Voor de frauderisicoanalyse kan de gemeente de volgende werkzaamheden opnemen in haar intern auditplan: informeren naar en toetsen van de interne fraudebeheersing, informeren naar vermoedens van fraude, beoordelen of zich frauderisicofactoren voordoen, initiële cijferanalyses en het staven van andere informatie.

In ons controleaanpak 2021 hebben wij onze initiële frauderisicoanalyse opgenomen. Als onderdeel van onze tussentijdse controle hebben wij vastgesteld of beheersingsmaatregelen zijn getroffen om deze frauderisico’s te ondervangen. Hieruit blijken geen aanvullende frauderisico’s ten opzichte van onze controleaanpak.

Onze belangrijkste boodschappen

Interne beheersing

Algeheel beeld van de interne beheersing Evaluatie van de interne beheersing Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2021 Belangrijke ontwikkelingen jaarrekening 2021

Bijlagen

r

9/ 15

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2021 Een gedegen planning is belangrijk voor een kwalitatief goede jaarrekening en onderbouwing die betrouwbaar is en voldoet aan wet- en regelgeving. De afdeling Concern control heeft hierin haar rol. De adequate afstemming tussen Control, de afdeling Financiën en de diensten over de totstandkoming van de jaarrekening, en zeker de onderbouwing, kan hierin nog verbeterd worden. Kennis van elkaars processen en werkzaamheden kan bijdragen aan efficiëntere en effectievere gegevensverwerking en beheersing.

Tijdigheid houdt volgens onze perceptie ook in dat de externe afhankelijkheden in kaart worden gebracht en anticiperend op de oplevering van de LOTS met externe partners vooraf afspraken worden gemaakt. Bij de oplevering van de LOTS verwachten wij dat de concept jaarstukken zichtbaar zijn gecontroleerd aan de hand van de checklist jaarverslaggeving BBV en het modelrapport 2021.

Het is belangrijk dat voor alle werknemers binnen de gemeente duidelijk is wat zijn/haar taken en verantwoordelijkheden zijn in het kader van de jaarrekeningcontrole om deze goed te kunnen vervullen. Door discrepantie over de onderlinge verwachtingen ontstaat het risico dat taken niet uitgevoerd worden, waardoor interne en externe deadlines in het geding kunnen komen. Daarnaast bestaat het risico dat opgedane kennis en kunde onvoldoende geborgd zijn binnen de gemeente, waardoor deze verdwijnt als functionarissen vertrekken. Om verrassingen per jaareinde te voorkomen zijn wij met de ambtelijke organisatie van de gemeente momenteel in gesprek over de lijst op te leveren stukken (LOTS) en het maken van onderlinge procesafspraken. ▪ Op basis van de kennis die wij van de gemeente hebben verkregen bij onze voorgaande controles, onze risicoanalyses, de uitgevoerde interim controle 2021, actuele ontwikkelingen en overige aandachtsgebieden, onderkennen wij de volgende belangrijke aandachtspunten die van belang zijn voor een efficiënte jaarrekeningcontrole 2021 en een tijdige afronding: ▪

LOTS aangeleverd voor start van de jaarrekeningcontrole. In het kader van de evaluatie voeren wij intensieve sessies waardoor wij gezamenlijk tot een maatwerk LOTS komen die de gemeente verder helpt. Deze lijst versturen wij in november 2021 en hebben wij reeds met functionarissen besproken, zodat de gemeente ruim van tevoren in de gelegenheid is om het controledossier volgens de gemaakte afspraken aan te leveren via een gezamenlijke samenwerkingsruimte. Belangrijk voor een goed controleproces is een tijdige en volledige oplevering van zowel de (concept) jaarrekening als het digitale controledossier (LOTS). Momenteel lopen de gesprekken met de gemeente hierover wanneer wij de financiële cijfers en het jaarverslag ontvangen, zodat wij tijdig kunnen starten met de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente. In het kader van de evaluatie worden hier met de gemeente ‘procesafspraken’ over gemaakt.r

Onze belangrijkste boodschappen

Tegelijkertijd verwachten wij dat alle balansposten, transactiestromen en toelichtingen in de jaarrekening vóór aanvang van de jaarrekeningcontrole (of voor de controle) door de gemeente zichtbaar zijn gecontroleerd en eventuele correcties naar aanleiding van deze beoordeling zijn verwerkt in het controle-exemplaar van de jaarrekening. Momenteel bereidt de gemeentelijke organisatie balansspecificaties en toelichtingen voor naar de stand per 31-09-2021. Dit ter lering en afstemming.

Interne beheersing

Onderbouwing en controle van schattingsposten. Wij verwachten dat de organisatie bij de start van de jaarrekeningcontrole 2021 de belangrijkste schattingsposten in de jaarrekening (waaronder de voorzieningen en de waardering van de grondexploitatieprojecten) schriftelijk heeft onderbouwd en voorzien van een zichtbare controle door een tweede medewerker.

Belangrijke ontwikkelingen jaarrekening 2021

▪

Derdelijns controle op Europese aanbestedingen. Conform de met de Internal Audit afdeling afgesproken planning verwachten wij dat de interne controle op de rechtmatigheid van EUaanbestedingen is uitgevoerd en afgerond. Indien dit niet gebeurt, zal dit consequenties hebben op de doorlooptijd van de controle.

▪

Eerdere rechtmatigheidsbevindingen die voor de oordeelsvorming gevolgen kunnen hebben. Eerder in deze Board Letter zijn de verbeterinitiatieven bijvoorbeeld voor de grexen en het vraagstuk subsidies/opdrachten aan de orde gekomen. Wij merken op dat als de lopende initiatieven niet tijdig tot een finale afwikkeling leiden, eerder geconstateerde rechtmatigheidsbevindingen gevolgen kunnen hebben voor de oordeelsvorming over de jaarrekeningcontrole 2021. Ook zullen wij andere (inkoop gerelateerde) rechtmatigheidsbevindingen die niet eerder meerjarig in de jaarrekening zijn verantwoord (onder de post ‘niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen’), betrekken in onze oordeelsvorming 2021.

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2021

Bijlagen

10/ 15

Welke belangrijke ontwikkelingen zien wij voor uw jaarrekening? Kadernota rechtmatigheid en rechtmatigheidsverantwoording 2022 Met ingang van het boekjaar 2022 moet het college zelf de rechtmatigheidscontrole uitvoeren en de verantwoording hiervan opnemen in de jaarrekening 2022. Met als doel het gesprek hierover te voeren met de raad. Om dit te kunnen realiseren werkt de gemeente met een ingroeimodel. Belangrijk onderdeel is dat de gemeente werkt met proeftuinen. De commissie BBV geeft via de kadernota rechtmatigheid haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording van de decentrale overheden. De commissie heeft in de kadernota een aantal uitgangspunten verduidelijkt. Als GAD hebben wij ons tevens nader laten informeren door de voorzitter van de commissie BBV. Over de gevolgen van de kadernota voeren b wij momenteel constructieve overleggen met de ambtelijke organisatie. Wij zullen de gemeente begin 2022 nader informeren over de uitkomsten van dit overleg en de gevolgen van deze kadernota voor de aanpak die de gemeente nu hanteert.

Opvolging duurzaamheidsdoelen. In onze Board Letter 2020 adviseerden wij de gemeente om doelen voor duurzaamheid, waar mogelijk te vertalen naar meetbare indicatoren. Hierbij kan de gemeente gebruik maken van sustainable development doelen (ook wel ‘werelddoelen’ genoemd), zie www.sdgnederland.nl/. Op 10 juli 2021 heeft de gemeente aangegeven om hieraan mee te doen. Om (meer)waarde te creëren op ESG (environmental, social en governance) moet een praktisch plan opgesteld worden, zodat dit in de strategie en de activiteiten van de gemeente wordt verankerd. Daarna kan de raad worden geïnformeerd. Wij kunnen u zekerheid geven bij deze rapportages.

De gemeente is op weg naar een nieuw convenant Horizontaal Toezicht. Sinds 2009 heeft de gemeente een convenant Horizontaal Toezicht (HT) met de Belastingdienst. De gemeente onderhoudt in dat verband een Tax Control Framework (TCF), een set van beheers- en monitoringsmaatregelen gericht op het voldoen aan de fiscale verplichtingen en het indienen van aanvaardbare aangiften. De Belastingdienst heeft in 2021 wederom aangegeven dat tot op heden dit van zodanige kwaliteit is, dat zij in haar toezicht maximaal terugtreedt. Het huidige HT-convenant loopt op 31 december 2022 af. De Vooruitlopend op het verantwoordingsjaar 2022 adviseren wij aan de in de kadernota rechtmatigheid aangestipte kaders en operationalisatie van de kaders en gemeente gaat voor een nieuw convenant. Om hiertoe te komen zet de gemeente verschillende stappen. Een aantal daarvan is afgerond: het opstellen van het toetspunten te werken. Dit vergt extra inspanning van de ambtelijke organisatie. Wij verwijzen u graag naar onze checklijst van de te ondernemen acties en adviezen fiscaal beleidsdocument, het (jaarlijks) uitvoeren van een fiscale risicoanalyse (key-risks), het opstellen van het ruling-overzicht met rulings tussen de voor de inrichting in ons Accountantsverslag 2020, blz. 28. gemeente en de Belastingdienst.

Een aantal zaken is nog in bewerking: de beschrijving van de beheers- en monitoringsmaatregelen van de key-risks. Dit Overige ontwikkelingen vraagt tijd. De verwachting is dat deze in de eerste helft van 2022 gereed is. Wijzigingen in de BBV. Wij vragen uw blijvende aandacht voor de wijzigingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het implementeren van de De gemeente zit met betrekking tot de monitoring dicht op het heden. Het verslag gevolgen daarvan. van de monitoring van de belastingmiddelen (loonheffingen en BTW) brengt de gemeente steeds sneller uit. Met betrekking tot de loonheffingen zijn de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Op het gebied van de AVG zien wij een aantal positieve ontwikkelingen. Zo wordt een centrale privacy afsluitende gesprekken met de Belastingdienst over 2020 afgerond. Met de organisatie ingericht en is in opdracht van het bedrijfsvoeringsberaad een concern Belastingdienst zijn de gesprekken over de monitoring BTW 2019 in afronding, het onderzoek naar de aangiften BTW en BTW-compensatiefonds 2020 moet nog brede nulmeting op het volwassenheidsniveau uitgevoerd. Tevens is gehoor wel gebeuren. De aangiften voor de belastingmiddelen dient de gemeente op tijd gegeven aan ons advies om de Functionaris Gegevensbescherming (FG) binnen de in. gemeente Den Haag meer onafhankelijk te positioneren.

Dit moet echter nog wel nader geformaliseerd en geconcretiseerd worden in onder andere het huidige beleidskader. Voor ons is dit tevens een goede gelegenheid om onze rol bij de AVG, De gemeente voert een discussie over de vennootschapsbelasting over de reclame inkomsten. Sinds 2016 is de gemeente voor een aantal activiteiten zoals opgenomen in het beleidskader, in samenspraak met de FG nader in te r belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Daarbij loopt (landelijk) de vullen. discussie of vennootschapsbelasting geheven moet worden over de reclame Een ander punt waar wij aandacht voor willen vragen is dat de Autoriteit inkomsten. De gemeente is van mening dat dit niet zo is. De bezwaarprocedure zal Persoonsgegevens in haar advies over smart cities nadrukkelijk aandacht heeft in 2021 afgewikkeld zijn. Deze al langer lopende discussie zal nu een gerechtelijke gevraagd voor het informeren van de raad over de AVG, zodat zij haar procedure worden. controlerende taak goed uit kan oefenen. Zeker nu de gemeente stappen zet de privacyorganisatie verder te professionaliseren lijkt ons dit een goed moment dit punt hierin mee te nemen.

Onze belangrijkste boodschappen

Interne beheersing

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2021 Belangrijke ontwikkelingen jaarrekening 2021ontwikkelingen Bijlagen

11/ 15

Bijlage 1: Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd De GAD heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om zijn onafhankelijkheid en die van zijn medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer: ▪ Voorschriften en procedures omtrent onafhankelijkheid. Deze voorschriften voor professioneel gedrag op het gebied van kwaliteit en onafhankelijkheid zijn opgenomen in de Gedragscode van de gemeente Den Haag. Deze Gedragscode geldt voor iedere medewerker van de GAD en wordt jaarlijks geactualiseerd. ▪ Jaarlijkse bevestiging van de onafhankelijkheid door alle medewerkers van de GAD. ▪ Cliënt- en opdracht acceptatie procedures, waaronder een beoordeling of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten. ▪ Intern en extern kwaliteitsonderzoek. ▪ Reviews door externe toetsers die niet bij de opdracht betrokken zijn, ter waarborging van een deugdelijke grondslag/deskundig oordeel. ▪ Een compliance officer conform artikel 23, eerste lid, van het Besluit toezicht accountantsorganisaties. ▪ Roulatie van externe accountants op de opdracht.

Op grond van dit verslag zijn wij van mening dat wij in relatie tot uw organisatie, in overeenstemming met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast. ▪ Wij hebben geen opdrachten uitgevoerd die onze onafhankelijkheid bedreigen. ▪ Wij hebben onze naleving van externe normen en ons onafhankelijkheidsbeleid met betrekking tot onze controles in 2021 bewaakt. ▪ Wij bevestigen dat (tot nu toe) aan onze onafhankelijkheidsvoorschriften is voldaan en blijven voldoen. Gedurende het jaar voeren wij de volgende extra opdrachten uit op verzoek van de raad: ▪ Specifiek overeengekomen werkzaamheden inzake de fractievergoedingen. ▪ Werkzaamheden op verzoek van de Rekeningencommissie naar specifieke aandachtspunten. Wij hebben de volgende extra opdrachten verricht op verzoek van het college: ▪ Controle van subsidieverantwoordingen. ▪ Audits bij gesubsidieerde instellingen. ▪ Fiscale adviezen.

Onze belangrijkste boodschappen

Interne beheersing

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2021 Belangrijke ontwikkelingen jaarrekening 2021

Bijlagen

Onafhankelijkheid

Communicatie

Opvolging BL en ML bevindingen 2020 r

12/ 15

Bijlage 2: Onze communicatie Vereiste communicatie uit onze controlestandaarden

Aanpak controle

Verantwoordelijkheden van de accountant. Kernpunten van de controle. LOTS interim/final (incl. voortgang).

X X X

Onafhankelijkheidsbevestiging. Significante tekortkomingen interne beheersing.

X

Eventuele ontdekte of vermoede fraude.

Board Letter en Management Letter

Accountantsverslag Onze belangrijkste boodschappen

X X

X X

X

X

Niet-naleven wet- en regelgeving.

X

Schriftelijke bevestiging van het management.

X

Elementen die van invloed zijn op de controleverklaring.

X

Kwalitatieve aspecten verslaggeving.

X

Elementen die van belang zijn voor toezicht op het financiële verslaggevingsproces.

X

Niet-gecorrigeerde afwijkingen. Significante aangelegenheden tijdens controle i.v.m. verbonden partijen.

X X

Reikwijdte & tijdsplanning v.d. controle, w.o. significante risico's.

X

X

Interne beheersing

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2021 Belangrijke ontwikkelingen jaarrekening 2021

Bijlagen

Onafhankelijkheid

Communicatie

Opvolging BL en ML bevindingen 2020 r

13/ 15

Legenda prioriteit

Legenda Status Opgevolgd

Volledige afwikkeling.

Onderhanden

Onderhanden of gedeeltelijk opgevolgd.

Nog op te volgen

Geen actie.

Hoog

Significante tekortkoming. Actie meteen vereist.

Midden

Geen significante tekortkoming, maar actie is wel op korte termijn vereist (< 1 jaar).

Laag

Geen significante tekortkoming. Actie is op lange termijn vereist (> 1 jaar).

Bijlage 3: Opvolging bevindingen BL en ML 2020 met duiding prioritering Nr.

Proces/stroom

Bevindingen 2020

Opvolging in 2021

1

Memoriaalboekingen

Het standaardiseren van het proces voor de totstandkoming van de memoriaalboekingen is deels opgepakt en staat deels gepland in Q1 2022. Echter bij alle soorten memoriaalboekingen wordt evenals in 2020 zichtbare functiescheiding niet afgedwongen.

2

Inkopen

Geen gestandaardiseerd aanwezig proces voor de totstandkoming van de memoriaalboekingen. Geen zichtbare functiescheiding tussen het opstellen en het autoriseren van memoriaalboekingen. Inkooporders worden niet consequent aangemaakt in Oracle.

3

Inkopen

4

Prioriteit 2021

Prioriteit 2020

Onderhanden

Hoog

Hoog

Onze belangrijkste boodschappen

Opvolging vindt nog plaats door het plan van aanpak voor de procesverbetering van het proces aanvraag tot betalen.

Onderhanden

Laag

Laag

Interne beheersing

Geen verplichte consultaties inkoopadviseurs bij inkopen > € 50.0000.

Opvolging vindt nog plaats door het plan van aanpak voor de procesverbetering van het proces aanvraag tot betalen.

Onderhanden

Midden

Midden

Inkopen

Geen formele escalatieprocedure bij het bewust afwijken van de aanbestedingsregels.

Momenteel is de opvolging van onze aanbeveling met betrekking tot de formele escalatieprocedure bij aanbestedingen onbekend.

Nog op te volgen

Midden

Midden

5

Inkopen

Ontbreken van onderbouwingen prestatieleveringen in Oracle.

Opvolging vindt nog plaats door het plan van aanpak voor de procesverbetering van het proces aanvraag tot betalen.

Onderhanden

Midden

Midden

6

Betalingen

Geen zichtbare interne controle op de voorlopige betaallijsten.

In 2021 zijn door de gemeente deep dives uitgevoerd ten aanzien van het betaalproces. De daaruit voortvloeiende aanbevelingen worden door de organisatie opgepakt, waaronder onze opmerking over de zichtbare interne controle.

Onderhanden

Hoog

Hoog

7

Sociale uitkeringen

Het beschikkingsproces is in 2021 ten opzichte van 2020 niet gewijzigd.

Nog op te volgen

Laag

Laag

8

Pandhuis

Het Pandhuis heeft onze aanbeveling gedeeltelijk opgevolgd door toezichtcamera’s te plaatsen.

Onderhanden

Midden

Hoog

9

Levensonderhoud

De gemeente is bezig om het betaal- en bepaalproces te herzien.

Onderhanden

Midden

Midden

10

MVA

Ontbreken van functiescheiding tussen het behandelen en het afgeven van beschikkingen. Open toegang tot de kluis en geen periodieke inventarisatie van de inhoud van de kluis. Geen inhoudelijke controle op de uitgaande betalingen inzake uitkeringen. De geregistreerde activa van de gemeente worden niet aangesloten op de lijst van eigendommen van het Kadaster. Bevoorschotting van de subsidie vindt plaats voordat de subsidiebeschikking formeel is verstrekt.

Momenteel pakt de gemeente dit punt in het kader van de implementatie van Planon (nieuwe software) op.

Onderhanden

Laag

Midden

OCW zoekt momenteel uit in hoeverre dit punt nog speelt.

Onderhanden

11

Subsidieverstrekkingen

Status

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2021 Belangrijke ontwikkelingen jaarrekening 2021

Bijlagen

Onafhankelijkheid

Communicatie Midden

Midden

Opvolging BL en ML bevindingen 2020

r

14/ 15

Legenda prioriteit

Legenda Status Opgevolgd

Volledige afwikkeling.

Onderhanden

Onderhanden of gedeeltelijk opgevolgd.

Nog op te volgen

Geen actie.

Hoog

Significante tekortkoming. Actie meteen vereist.

Midden

Geen significante tekortkoming, maar actie is wel op korte termijn vereist (< 1 jaar).

Laag

Geen significante tekortkoming. Actie is op lange termijn vereist (> 1 jaar).

Bijlage 3: Opvolging bevindingen BL en ML 2020 met duiding prioritering Nr.

Proces/stroom

Bevindingen 2020

Opvolging in 2021

12

Secretarieleges, omgevingsvergunningen en parkeeropbrengsten

De controle op de juistheid van de ingevoerde tarieven in de subsystemen is niet zichtbaar vastgelegd voor de processen secretarieleges, omgevingsvergunningen en parkeeropbrengsten.

Voor alle drie de processen is de gemeente bezig met het oppakken van onze aanbeveling. De controle op de ingevoerde tarieven zal pas in werking treden voor de tarieven 2022.

Onderhanden

13

MVA investeringen

De investeringen worden niet tijdig geregistreerd in de financiële administratie.

Conform 2020 worden de investeringen niet tussentijds geregistreerd in de financiële administratie.

Nog op te volgen

Hoog

Midden

14

Verhuuropbrengsten

Voer periodiek leegstandscontroles uit (in het kader van verhuur vastgoed) op de als leegstaand geregistreerde objecten.

De gemeente geeft aan dat leegstand wordt gemonitord via: ▪ het contractbeheer; ▪ door de beheerders van panden; tijdens onderhoud/schoonmaak. Daarbij wordt leegstand veelal (afhankelijk van type gebouw) voorzien van anti-kraak vanuit veiligheidsoverwegingen. ▪ Het nieuwe softwarepakket (Planon) biedt volgens de gemeente meer mogelijkheden qua vastlegging, waardoor meer zicht ontstaat op panden zonder beheerder. De gemeente geeft aan dat voor structurele periodieke leegstandscontroles geen formatie beschikbaar is en dat dit weinig toevoegt aan het bestaande systeem. Wij vragen blijvend aandacht voor de periodieke leegstandscontroles. De huidige Nota Vastgoed van de gemeente is in februari 2014 vastgesteld. Een actualisatie van de nota volgt na het afronden van de ketenanalyse vastgoed, de daarbij behorende governance en mogelijke herpositionering van de vastgoedorganisatie. Verwachting van de gemeente is dat deze eind 2022 wordt geactualiseerd. Geen wijziging ten opzichte van vorig jaar. Als actuele informatie van het begrote boekjaar niet voorhanden is wordt in dit geval de meest recente (publiek) beschikbare informatie in de jaarrekening gehanteerd. Volgens de ambtelijke organisatie worden Wet Bevolkingsonderzoeken vergunningen uitgefaseerd waardoor de gevraagde aanpassing binnen het systeem niet lonend is.

Bij het opvolgende systeem, zal hier volgens de gemeente rekening mee worden gehouden. Geen wijziging ten opzichte van vorig jaar. Het proces voor aanvraag tot betalen is momenteel in (her)ontwikkeling.

Nog op te volgen

Midden

Midden

15

16

MVA

Verbonden partijen

Actualiseer de Nota Vastgoed.

Actuele informatie over verbonden partijen is niet beschikbaar voor de gemeente bij het opstellen van de jaarrekening.

17

APC gebruikersautorisatie

Het autorisatiebeheer van Key2vergunningen is niet op orde.

18

Inkopen

De gemeente heeft geen geformaliseerd inkoopbeleid waarin duidelijke kaders en een werkinstructie zijn opgenomen ten aanzien van autorisatie op de inkopen.

Status

Prioriteit 2021

Prioriteit 2020

Laag

Laag

Onze belangrijkste boodschappen

Interne beheersing

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2021 Belangrijke ontwikkelingen jaarrekening 2021 Bijlagen

Nog op te volgen

Midden

Onafhankelijkheid

Midden

Communicatie Nog op te volgen

Midden

Midden

Nog op te volgen

Midden

Midden

Onderhanden

Midden

Midden

Opvolging BL en ML bevindingen 2020 r

15/ 15