RIS309998 bijlage definitief eindrapport SEA

•

sleutelfunctionarissen worden getoetst op hun bijdrage en zo nodig wordt afscheid van hen genomen. Ook moeten arbeidscontracten gestroomlijnd worden en waar nodig naar tijdelijk worden omgezet

•

het leerwerkbedrijf, waaraan eerder werd gerefereerd, moet worden verzocht zich te voegen in de nieuwe organisatiestructuur en zich niet meer opstellen als aparte entiteit. De contracten met dit leerwerkbedrijf ten aanzien van huur en uitstroom worden heronderhandeld, het leerwerkbedrijf krijgt een formele waarschuwing vanwege de intimidatie en ondertekent een integriteitsovereenkomst met deze strekking’.

Naar aanleiding van dit overleg mailt een lid van de raad van toezicht aan de overige leden: ‘Allereerst van harte gefeliciteerd met jullie formele benoeming in de RvT van ons zorgenkindje de EA. Vanmorgen zijn […] en ik bij wethouder Bert van Alphen en ambtelijk gevolg geweest om de stand van zaken door te spreken. We hebben aangegeven dat de EA op instorten staat als er niet door de RvT ingegrepen wordt en de gemeente achterwege blijft met subsidie. De wethouder staat volledig achter onze bevindingen en gaat akkoord met een reorganisatie zoals hieronder geschetst. Met het oog op mogelijke politieke complicaties stelt hij HR en juridische hulp beschikbaar als wij dat nodig achten. Een tegenvaller is dat [gemeentelijk programmamanager] toch niet beschikbaar blijkt te zijn. We hebben gesteld dan zo spoedig mogelijk een kandidaat directeur M/V te zoeken die voor de duur van 6 tot 9 maanden orde op zaken stelt. De loonkosten voor deze kandidaat, alsmede de verwervingskosten voor zijn opvolger in de steady state worden door de gemeente gedragen’ Tijdens het gesprek is onder andere afgesproken dat contracten opnieuw worden geschouwd en mensen worden gehercontracteerd.

Verder gaat de gemeente zo snel mogelijk het restant van het subsidievoorschot verstrekken onder verwijzing naar de subsidievoorwaarden en op voorwaarde dat contracten opnieuw geschouwd worden (op basis van bevindingen RvT). Verder is daarin opgenomen dat wordt tegemoetgekomen in kosten van een intern bestuurder (als het kan koppelen aan bevoorschotting) en dat desgewenst vanuit/via de gemeente juridisch ondersteuning kan worden geboden aan de RvT.

Uitbetaling tweede voorschot subsidie (8 april 2020) Naar aanleiding van het gesprek tussen de gemeente en de RvT wordt op 2 april het proces in gang gezet om tot uitbetaling van het tweede voorschot over te gaan. Aan de betrokken ambtenaren wordt meegegeven dat aan het voorschot de voorwaarde wordt verbonden dat contracten opnieuw geschouwd worden en waar nodig opengebroken worden (op basis van bevindingen RvT), dit conform voorwaarden die gangbaar zijn in een semipublieke organisatie in het sociaal domein. Het gaat dan met name om de personeelscontracten en het contract met een leerwerkbedrijf, zo wordt op 2 april via de mail gecommuniceerd. Door de ambtelijk opdrachtgever wordt nog aangegeven dat er pas betaald mag worden aan de stichting als daarvoor expliciet groen licht is gegeven. De timing daarvan wordt vanuit de gemeente namelijk afgestemd met de RvT. Door het subsidiebureau wordt per mail aangegeven dat de ambtelijk opdrachtgever groen licht moet geven voordat de subsidie wordt uitbetaald. Terwijl in de dagen daarop intern wordt afgestemd over de voorschotbrief en de daarin opgenomen voorwaarden blijkt bij navraag op 16 april over de status van de betaling dat het voorschot ter hoogte van € 253.525,- al op 8 april 2020 is uitgekeerd aan de stichting. Dit had te maken met een aangepaste geautomatiseerde procedure.

41

65432 – Openbaar

Op 17 april wordt de raad van toezicht hiervan op de hoogte gesteld. In mei volgt vervolgens de voorschotbrief van de gemeente waarin de voorwaarden zijn opgenomen waaronder het bedrag wordt uitgekeerd (zie 18 mei).

Vergadering RvT over reorganisatie (9 april 2020) Door de RvT wordt gesproken over een formeel reorganisatiebesluit. Dit is volgens de RvT van belang om vast te leggen dat een andere richting gekozen dient te worden. Na akkoord zal het gesprek met de medewerkers en met het leerwerkbedrijf worden gevoerd. In het reorganisatiebesluit is opgenomen dat in de afgelopen maanden is gebleken dat de directie geen eenduidig en slagvaardig beleid laat zien betreffende de ontwikkeling en opbouw van de Energieacademie. ’Het idee om de verschillende taakvelden commercie, onderwijs en financiën te verdelen over de directieleden heeft geleid tot een uiteenlopende bedrijfsvoering.’ De RvT is daarom van mening dat een personele wijziging en een wijziging in de organisatiestructuur noodzakelijk is. Ze komt met een voorstel voor een nieuwe organisatiestructuur, inclusief personele bezetting. Met ingang van 1 mei is het aan de nieuwe directeurbestuurder om dit te implementeren.

Functie

huidige formatie

gewenste formatie

Directeur

0,5 fte

1 fte

General manager

0.5 fte

--

Projectmanager financieel

0.5 fte

0.8 fte

Accountmanager

0,8 fte

0,8 fte

Jongerencoach

0,8 fte

0,8 fte

Mail Traub Stuc aan gemeente (9 april 2020) Traub Stuc stuurt een mail aan de wethouder en een betrokken ambtenaar. Daarin geven ze aan dat facturen niet worden betaald en niet wordt gecommuniceerd vanuit de leiding van SEA. Traub Stuc vraagt zich af wat de status is van de Energieacademie en wie de leiding heeft zodat hiermee in gesprek kan worden getreden.

Terugtreden directeur-bestuurder stichting (10 april 2020) De heer Bax treedt terug als directeur-bestuurder. In zijn ontslagbrief geeft hij aan per ingangsdatum van de reorganisatie te willen terugtreden als directeur/bestuurder van de stichting. Hij verzoekt de Raad van toezicht zijn taken als het gaat om in- en externe communicatie alsook de personele consequenties en personele afspraken, vanaf nu tot aan de reorganisatiedatum over te nemen.

Interne ambtelijke notitie over situatie Energieacademie (16 april 2020) Ambtelijk is voor Wethouder Van Alphen een interne notitie over de situatie bij de Energieacademie opgesteld op basis waarvan hij het college kan informeren. In de notitie wordt een beschrijving gegeven van de stand van zaken. Daarin wordt gerefereerd aan en geput uit de mail van de raad van toezicht die ter voorbereiding op het gesprek van 1 april aan de wethouder is toegestuurd. In de notitie is kort samengevat opgenomen dat rond de opening van de Energieacademie de gemeente signalen heeft ontvangen dat in het management en in de uitvoering van de Energieacademie een aantal zaken niet op orde zou zijn. Dit heeft ertoe geleid dat de raad van toezicht van de Energieacademie zelf een nader onderzoek heeft ingesteld. Hieruit is een aantal zaken naar voren gekomen, zoals rondom de vergoeding van bestuursleden, salarissen die niet marktconform zijn, intransparante afspraken rondom leerwerktrajecten, het wantrouwen binnen de organisatie en het schermen met mondelinge toezeggingen, onder andere van wethouders.

65432 – Openbaar

42

In de notitie wordt verder aangegeven dat de RvT op basis van haar onderzoek tot de conclusie is gekomen dat de huidige leiding niet in staat is om de Stichting Energie Academie zakelijk te leiden. Een te losse cultuur in de opstartfase heeft geleid tot een situatie die nu vraagt om duidelijker sturing op bedrijfsvoering en de maatschappelijke doelstelling, aldus de RvT. Wat betreft het vervolg is in de notitie opgenomen dat de primaire verantwoordelijkheid daarvoor bij de RvT ligt en dat de RvT diverse verbetering gaat doorvoeren onder andere op het gebied van bestuur, personeel en contracten. In de notitie wordt aangegeven dat er enkele acties zijn uitgezet. Zo wordt uitgezocht wat precies de taken en bevoegdheden van de RvT zijn in deze en of het handelen van de RvT daarmee in lijn is. Ook wordt een interne evaluatie uitgezet. Begin mei wordt vervolgens de interne ambtelijke notitie aangescherpt. Er wordt nadere informatie opgenomen over de bevoegdheden van de raad van toezicht. Hiervoor is juridisch advies ingewonnen bij Pels Rijcken. Dat advies vormde de basis voor deze notitie. In de notitie wordt geconcludeerd dat de RvT de bevoegdheid heeft om uitvoering te geven aan de volgens hem benodigde stappen [het nemen van het reorganisatiebesluit en het uitvoeren daarvan].

Bespreking Energieacademie in college (21 april 2020) Wethouder Van Alphen brengt het college aan de hand van de nota portefeuillehouder op de hoogte over de situatie bij de Energieacademie.

Opzegging contract Van Loenen (22 april 2020) Het contract met Van Loenen wordt schriftelijk opgezegd door de raad van toezicht. De heer Van Loenen komt hiertegen in het verweer.

Start interim-directeur SEA (1 mei 2020) Per 1 mei start er een interim-directeur. Zijn contract loopt tot het einde van het jaar. Door de raad van toezicht zijn verschillende personen benaderd voor de positie. Ook zijn aan de gemeente suggesties gevraagd voor geschikte personen. De naam van de uiteindelijk interim-directeur is aangedragen door de wethouder die hem nog kent vanuit het college van Pijnacker-Nootdorp. Het profiel voor de interim-directeur is opgesteld door een medewerker van de gemeente onder de regie van de raad van toezicht van SEA. In de vacature is opgenomen dat een van de taken is om bij te dragen aan de ontwikkeling van de EnergieHUB. De betreffende interim-directeur geeft hierover zelf aan dat dit niet tot zijn takenpakket behoorde.

Start gemeentelijke stuurgroep (7 mei 2020) De eerste bijeenkomst van de stuurgroep vindt plaats. De stuurgroep maakte onderdeel uit van de te formaliseren governance structuur rondom SEA. Afstemmingsoverleggen vonden plaats in de aanloop naar deze stuurgroep. In de stuurgroep zitten de ambtelijk directeur, de gemeentelijk projectleider van de Energieacademie, een vertegenwoordiging vanuit het Programma Werkoffensief +500, perspectief op werk, DHW en de regiodeal die alleen deels verantwoordelijk zijn voor de financiering van DHW. Verder is het de bedoeling dat de directeurbestuurder van SEA bij het overleg aansluit. Het doel van deze stuurgroep is om SEA te helpen bij het realiseren van de doelstellingen binnen de subsidievoorwaarden. Het idee is om eens per zes weken bijeen te komen.

65432 – Openbaar

43

Tijdens dit eerste stuurgroepoverleg wordt onder andere besproken dat gewerkt wordt aan een verkenning en scenario’s met betrekking tot de veranderde situatie als gevolg van corona met betrekking tot de te verwachten resultaten van de Energieacademie.

Contact over aantallen tussen SEA en gemeente (11 mei 2020) Vanuit de RvT wordt contact gezocht met de gemeente over de aantallen kandidaten die door de Energieacademie opgeleid zouden worden. Vanuit de RvT wordt aangegeven dat er met de gemeente overeenstemming moet worden bereikt over ‘de aantallen na corona’. De gemeentelijke projectleider gaat hier vervolgens mee aan de slag.

Vergadering RvT SEA (14 mei 2020) Tijdens deze vergadering zijn voor het eerst de interim-directeur en een nieuw RvT-lid aanwezig. De interimdirecteur presenteert zijn plan van aanpak voor de komende weken. Deze is erop gericht op korte termijn een aantal problemen op te lossen (contracten medewerkers en dispuut Traub Stuc), een quick scan uit te voeren naar de stand van zaken en de dagelijkse leiding te nemen.

Gemeente verstuurt voorschotbrief (18 mei 2020) Onder verwijzing naar het verzoek van de stichting van 28 maart 2020 voor uitbetaling van de resterende 50% van de subsidie voor het jaar 2020 deelt de gemeente mede dat dit bedrag (€ 253.525,-) zal worden overgemaakt. Dit bedrag is reeds op 8 april overgemaakt aan de stichting. In de brief is als aanvullende voorwaarde opgenomen: ‘Zoals u reeds vernomen heeft, is voorwaardelijk voor dit voorschot dat de huidige contracten met de medewerkers en het management opnieuw geschouwd zullen worden en waar nodig actie ondernomen zal worden. Een en ander op basis van de bevindingen van de Raad van toezicht van de Stichting Energieacademie. De huidige en nieuwe contracten moeten voldoen aan de (arbeids)voorwaarden die gangbaar zijn in een semi publieke organisatie in het sociaal domein. De overige subsidievoorwaarden blijven onverminderd van kracht. De subsidiebeschikking met betrekking tot dit voorschot volgt later.’

Energieacademie opent de deuren na coronalockdown (15 juni 2020) In de tweede helft van juni en de hele maand juli is de Energieacademie weer geopend. Tijdens de bouwvak (augustus 2020) sluit de Energieacademie weer de deuren. Ditmaal uit financiële overwegingen. Veel leerlingen gaan op vakantie, waardoor de groep te klein wordt en de opleiding daardoor te duur per kandidaat.

Tweede stuurgroep SEA (23 juni 2020) Tijdens dit stuurgroepoverleg zijn niet alleen ambtenaren van de gemeente, maar ook de interim-directeur van SEA aanwezig. Tijdens het overleg wordt onder andere gesproken over het gat in de begroting van SEA doordat de trajecten van Traub Stuc twee keer zo duur zijn als begroot. In de subsidiebeschikking is per abuis niet de doelstelling aangepast, zo geeft de gemeente aan. Er worden twee scenario’s ingebracht. Het eerste scenario is hier budgetneutraal mee omgaan wat betekent dat Traub Stuc minder trajecten uitvoert. Het tweede scenario is dat vast wordt gehouden aan het aantal trajecten maar dat zou betekenen dat € 240.000,- extra aan SEA beschikbaar wordt gesteld om het gat in de begroting te dichten. Deze discussie is over de zomer heen getild en vervolgens gestrand. Tot een besluit hierover is het nooit gekomen. De gemeente zette namelijk in op verlaging van de doelstelling terwijl SEA inzette op extra middelen. Verder wordt tijdens de stuurgroep gesproken over de werkakkoorden die in 2019 zijn afgesloten. Het idee was dat de werkakkoorden door de Energieacademie zouden worden opgevolgd (van intentieverklaring naar concrete afspraken) maar dit gebeurt niet. Nu is de vraag of ook DHW hieraan zelf opvolging kan gaan geven. De

65432 – Openbaar

44

complicatie die ambtelijk wordt geconstateerd is dat het verdienmodel van SEA gericht is op het verdienen door de uitplaatsing van kandidaten. Dit is direct het laatste stuurgroepoverleg in deze vorm. Na de zomer gaat de stuurgroep verder als regiegroep zonder deelname van de interim-directeur. Er bleek binnen de gemeente behoefte aan een overleg met alleen de interne betrokkenen. Door de gemeente wordt verder besloten dat daarnaast bilateraal afstemming plaatsvindt met de interim-directeur en de uitkomsten daarvan worden teruggekoppeld binnen de regiegroep. SEA geeft aan niet op de hoogte te zijn geweest van dit besluit.

Van Loenen treedt aan als staffunctionaris (1 juli 2020) Op 29 juni is tussen Van Loenen en de stichting een vaststellingsovereenkomst gesloten. Daarin is opgenomen dat Van Loenen op basis van een overeenkomst tot opdracht per 1 juli 2020 werkzaamheden zal verrichten ter ondersteuning van de interim-directeur van de stichting, alsmede commerciële werkzaamheden om de externe financiering en het verdienmodel van de SEA handen en voeten te geven. Verder is opgenomen dat de heer Van Loenen meewerkt aan de bekrachtiging van de statutenwijziging van 31 maart 2020.

Overleg SEA – gemeente (6 juli 2020) Er vindt een overleg plaats tussen de interim-directeur, een lid van de raad van toezicht, de wethouder en twee ambtenaren. Het doel van de afspraak is om elkaar over en weer te informeren over de stand van zaken en voortgang met betrekking tot SEA. Tijdens het gesprek wordt door SEA aangegeven dat bepaalde kosten die door SEA zijn gemaakt niet op het conto van SEA mogen blijven. Het gaat (niet limitatief) om: 1.

afspraken vergoeding Traub Stuc

2.

afspraak één jaar huurvrij Traub Stuc

3.

in rekening gebrachte uren Haagbouw, Beroepentuin en Social Solutions voor het kwartier maken in 2019

4.

Kosten werkakkoorden

5.

Bezoldiging bestuurders.

Ten aanzien van de punt 2 geeft de gemeente aan niet op de hoogte te zijn dat hierover afspraken zouden zijn gemaakt met de gemeente. Ten aanzien van de punten 3, 4 en 5 wordt aangegeven dat deze in strijd zijn met de afspraken die door de gemeente gemaakt zijn met het voormalig bestuur. Afgesproken wordt dat SEA een totaalopgave maakt en dat hier na de vakantie een besluit over wordt genomen. Verder worden enkele afspraken gemaakt over de contacten met DHW over de instroom, wordt aangegeven door SEA dat het aanbestedingsproces tegen het licht gehouden gaat worden en dat gekeken gaat worden naar het verdienmodel. De reden daarvoor is dat SEA wordt bekostigd op basis van de uitstroom, terwijl er in gevallen veel werk wordt verricht, zonder dat er van uitstroom sprake is. Met betrekking tot uitplaatsing/detachering is het überhaupt nog onduidelijk voor SEA welke afspraken er liggen. Afgesproken wordt om in deze samenstelling periodiek overleg te hebben.

65432 – Openbaar

45

Interne evaluatie Energieacademie In juni 2020 start – in opdracht van de algemeen directeur SZW – een interne gemeentelijke evaluatie naar de totstandkoming en de startfase van de Energieacademie, met speciale aandacht voor de rol die de dienst SZW hierin heeft gespeeld. Deze evaluatie is mede bedoeld als zelfreflectie en om lessen te leren voor de toekomst. Ook heeft deze evaluatie als doel om voor de zomer alle feiten op een rijtje hebben, zodat de wethouder de commissie Samenleving nog voor het zomerreces kan informeren. De evaluatie wordt uitgevoerd door de afdeling Organisatieontwikkeling van SZW, ondersteund door de afdeling Audits & Contracten. Die zou zich richten op het onderzoek naar het proces rondom subsidies en contracten. De evaluatie bestaat uit zeven gesprekken met de belangrijkste betrokkenen, het bestuderen van relevante documenten en een leersessie (deze vindt plaats op 8 juli 2020). De resultaten zijn opgenomen in een memo van 16 juli 2020 gericht aan Wethouder Van Alphen. Hierin staan de aandachtspunten bij oprichting en startfase Energieacademie, de uitkomsten van de leersessie, de lessen die eruit getrokken kunnen worden en het vervolgproces. De negen aandachtspunten bij oprichting en startfase zijn’: a)

De overgang van plan naar uitvoering van de Energieacademie gebeurde voordat de tactische kant voldoende

was uitgewerkt, waardoor het ‘hoe’ en de tactische consequenties nog niet altijd waren bedacht en nog niet in werking waren gezet. b)

Gesprekken werden op bestuurlijk-strategisch niveau gevoerd én op tactisch-operationeel niveau. De

verbinding hiertussen hebben we onvoldoende weten te leggen. c)

Het verbinden van het programma aan de uitvoering verliep soms moeizaam. De Energieacademie wilde

bijvoorbeeld kandidaten ontvangen terwijl collega’s van toenmalig WSP eerst goede werkafspraken wilden maken. d)

Een overdracht van opdrachtgeverschap veroorzaakte onduidelijkheid wie precies waarover ging in het proces.

e)

Er werd niet altijd één lijn gehanteerd in de structuur, waardoor externe partners op meerdere borden (in

uitvoering, programma en bestuur) konden schaken en zo alsnog voor elkaar kregen wat zij voor ogen hadden. f)

Een aantal betrokkenen heeft in de uitvoeringsfase bestuurlijke druk ervaren op de snelheid om snel en groots

te starten met de Energieacademie. Er werd ook druk gevoeld vanuit de ondernemers achter de Energieacademie om snel kandidaten te leveren, wat ook druk creëerde. Daarnaast leidden events in het proces (zoals het sluiten van de sectordeal, het tekenen voor het pand en de opening van de Energieacademie) tot een dynamiek waardoor we snel moesten handelen. g)

De eerste werving van directie- en bestuursleden is grotendeels informeel en via het ambtelijke, bestuurlijke en

werkgeversnetwerk georganiseerd, zonder dat er een profiel was opgesteld. h)

Er staat spanning op enerzijds het gemeentelijk beleid om afstand te houden van de Stichting Energie

Academie en anderzijds te willen sturen op de maatschappelijke doelen om maximaal effect te behalen. i)

Alle interne betrokkenen staan nog steeds achter het idee en het concept van de Energieacademie’.

En vervolgens: ‘Deze aandachtspunten hebben geleid tot de samenvatting die ik op 2 juli 2020 al met je deelde. Idee, concept en governance van de Energieacademie stonden goed op papier en waren duidelijk afgesproken. De praktijk was weerbarstiger; we gingen onder druk (te) snel terwijl betrokkenen op meerdere momenten (kleine en grotere) signalen zagen waarop we hadden moeten acteren. De werving van directie- en bestuursleden was

65432 – Openbaar

46

bijvoorbeeld te informeel ingestoken. De interne governance binnen SZW was nog niet goed genoeg in werking gezet. Dit zijn lessen waar we als gemeente, maar ook als SZW, echt iets mee moeten.’ Ook bevat het memo lessen die de organisatie hieruit wil trekken en de concrete acties die hieruit volgen. Een deel hiervan is gericht op de organisatie van SZW, DHW en de gemeente. Een deel hiervan betreft SEA. De acties omtrent SEA zijn: •

herijken van de interne governance rondom de EA én afspreken wie precies waarvoor verantwoordelijk is binnen SZW, in ieder geval rondom -

rol opdrachtgever en rol opdrachtnemer (onder andere wie neemt welke beslissingen?) - stuurgroep Energieacademie en onze deelname daaraan

•

bedenken welke ‘go/no go’-momenten er de komende tijd komen rondom de Energieacademie (onder andere na de zomer, op basis van Q1 en Q2-verantwoording die we in de zomer voorbereiden).

•

Afspreken hoe we scherper kunnen zijn in wat we formeel vragen en daarop acteren (bijvoorbeeld rondom financiële verantwoording van de SEA).

•

In de zomer bereiden we het ‘go/no go’-moment grondig voor dat na de zomer zal volgen. Als gemeente moeten we, via de stuurgroep Energieacademie, een mening vormen als subsidieverstrekker, en die mening heeft grote consequenties voor de toekomst van de Stichting Energie Academie. Het gaat hierbij niet alleen om de financiële afweging maar ook om het vertrouwen dat we hebben in het huidige bestuur van de SEA en de kans van slagen van de Energieacademie.’

Volgens de memo kunnen diverse lessen direct in werking gezet worden: ‘Het gesprek kan gestart worden over hoe we de Energieacademie aan de ene kant op afstand zetten en anderzijds vinger aan de pols houden, en hoe de gemeente hier haar rol in pakt. Daarbij dient SZW steviger te acteren op signalen: Afwijkingen van de begroting moeten bijvoorbeeld met de gemeente worden besproken. De gemeente legt de begroting naast de gemaakte afspraken. Op basis van de beoordeling van de rapportage betaalt de gemeente Den Haag de volgende tranche van de subsidiebepaling uit’. Er wordt in de memo toegezegd dat de algemeen directeur SZW de lessen vasthoudt en zorgt dat deze daadwerkelijk geborgd worden binnen de dienst.

Commissiebrief algehele voortgang SEA (24 juli 2020) In een brief aan de raadscommissie Samenleving gaat de wethouder Van Alphen in op de algehele voortgang van SEA. Dit naar aanleiding van het verzoek hiertoe tijdens de behandeling van de voortgangsrapportage Werkoffensief +500 op 18 juni 2020 en tijdens de behandeling van de programmarekening op 25 juni 2020. In zijn brief gaat de wethouder in op de subsidiestromen, de resultaten, de effecten van de coronacrisis, de ontwikkelingen en de analyse van de raad van toezicht. Samengevat wordt daarover in de brief aangegeven dat: •

vergoedingen aan bestuursleden te ruim zouden zijn geweest en niet volgens afspraak

•

salarissen van medewerkers en kwartiermakers niet marktconform zouden zijn geweest en afspraken met leerwerktrajecten niet altijd transparant en in lijn met gangbare afspraken bij vergelijkbare trajecten waren

•

Er binnen de organisatie een sfeer van wantrouwen heerste en betrokkenen zich beriepen op mondelinge afspraken en toezeggingen

•

Sprake is van een te informele cultuur die zakelijkheid in de weg heeft gestaan.

De wethouder geeft ook aan dat hij de voorlopige analyse van de RvT, over de bedrijfsvoering van SEA voor de aantreding van de RvT en de nieuwe interim directeur, zeer ernstig vindt. ‘De constateringen zijn niet in lijn met de subsidieafspraken die in eerste instantie met SEA zijn gemaakt. Ze stroken niet met de manier waarop we als gemeente Den Haag om willen gaan met gemeenschapsgeld en bovendien dragen ze niet bij aan het doel waarmee

65432 – Openbaar

47

SEA tot stand is gekomen: namelijk het aan het werk helpen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en daarbij bijdragen aan de grote ontwikkelingen die in Den Haag de komende jaar doorgaan.’ In de brief worden ook de rol en acties van de gemeente beschreven naar aanleiding van de constateringen van de RvT. Deze bestaan eruit dat: •

de gemeente zeer kritisch naar de bevindingen van de RvT gaat kijken die ze na de zomer verwachten

•

de gemeente bij de uitbetaling van het tweede voorschot extra subsidievoorwaarden heeft opgenomen

•

kritisch wordt gereflecteerd op de eigen rol, en

•

de gemeente maandelijks de instroom, doorloopt en resultaten van trajecten gaat bekijken.

Ook is de gemeente in gesprek met de stichting over wat de gevolgen van de coronacrisis zijn voor de resultaten. Op basis van deze gesprekken kunnen resultaatafspraken en voorwaarden worden aangepast. Over de resultaten wordt aangegeven dat in het eerste halfjaar twaalf Haagse kandidaten zijn gestart met een Werkfit-traject bij de Energieacademie en 46 kandidaten met een WOT-traject, waarvan 42 Haags. Ook zijn de eerste acht vakopleidingen gestart, aldus de wethouder. ‘Toen de coronacrisis inzette waren deze trajecten nog niet afgerond. De opleidingen zijn weer gestart op 15 juni 2020. Inmiddels hebben 38 kandidaten het WOT hervat. Hiervan zijn 36 kandidaten Haags. Op korte termijn zullen ook de nog niet afgeronde Werkfit-trajecten weer opgestart worden.’

Uitvoering werkakkoorden wordt opgepakt door gemeente (juli 2020) Omdat de output vanuit de werkakkoorden nihil is en de opvolging daarvan door de Energieacademie onvoldoende wordt opgepakt, trekt DHW vanaf juli de opvolging van de werkakkoorden naar zich toe. In de maanden erna wordt door DHW contact opgenomen met een groot deel van de bedrijven waarmee een werkakkoord is afgesloten en waar de gemeente nog niet mee in contact staat. DHW verklaart hierover dat de conclusie was dat veel bedrijven het vertrouwen in SEA hadden verloren. Enerzijds door negatieve berichtgeving en anderzijds door het gebrek aan opvolging van de werkakkoorden die ruim een jaar daarvoor waren afgesloten. Deze ronde van DHW heeft wel wat nieuwe contacten opgeleverd maar niet direct concrete vacatures en plaatsingen.

Verleningsbeschikking Stichting Energie Academie (7 augustus 2020) Met deze beschikking wordt de beschikking van 2 oktober 2019 ingetrokken. De totale beschikking blijft € 1.250.000,- maar vanwege de gewijzigde meerjarenbegroting worden de bedragen aangepast. Het bedrag voor 2019 blijft hetzelfde (€ 402.500,-) maar het bedrag voor 2020 wordt naar beneden bijgesteld (van € 708.000 naar € 507.000). Deze is naar beneden bijgesteld omdat de beschikking per jaar werd vastgesteld op basis van de ingediende begroting. Met de nieuw ingediende begroting in het eerste kwartaal van 2020 werd duidelijk dat het subsidiabele deel lager was en dus kon er uitsluitend een lager deel bevoorschot worden. Daarnaast zijn in de beschikking aanvullende voorwaarden opgenomen ten opzichte van de beschikking van 2 oktober 2019. Deze voorwaarden luiden: •

U dient uiterlijk 31 augustus 2020 een rapportage over het eerste half jaar van 2020 in te dienen. In deze rapportage worden de financiële en inhoudelijke resultaten opgenomen over het eerste half jaar van 2020. Alsmede een verwachting en prognose voor het tweede halfjaar voor 2020.

•

Zoals in de voorschotbrief d.d. mei 2020 is aangegeven moeten de huidige en nieuwe contracten voldoen aan de (arbeids-)voorwaarden die gangbaar zijn in een semipublieke organisatie in het sociaal domein.

65432 – Openbaar

48

Ambtelijk overleg tussen gemeente en SEA over stand van zaken, onder andere met betrekking tot verantwoording (2 september 2020) Namens SEA nemen de interim-directeur en de voorzitter van de RvT deel aan het gesprek. Ten behoeve van dit gesprek stuurt de interim directeur voorafgaand een rapportage ‘Bespreekpunten Energieacademie’ naar de gemeente. Daarin wordt aangegeven dat geen financiële steun van de gemeente op zeer korte termijn het einde betekent van de Energieacademie. De conclusie luidt: ‘[dat] een doorstart mogelijk is met een professionele aansturing, adequaat toezicht, goede samenwerking en communicatie. Voorwaarde hiervoor is dat er een financiële aanvulling vanuit de gemeente komt. Indien deze uitblijft blijft alleen het scenario over om het stop te zetten.’ Tijdens het gesprek wordt besproken dat dit niet de officiële verantwoording is van de stichting. Het algehele beeld van SEA wordt besproken. Wederom wordt door SEA aangegeven dat als er niet binnen twee weken extra geld komt het ophoudt voor de Energieacademie.

Gemeente verzendt brief aan de stichting over verantwoording 2019 en eerste halfjaar 2020 (3 september 2020) Daarin wordt aangegeven dat de op 1 september ontvangen rapportage niet voldoet als verantwoording. Er wordt verzocht uiterlijk 15 september de volgende informatie aan te leveren: •

Een inhoudelijke verantwoording.

•

Een inhoudelijk verslag waaruit blijkt dat u aan de verplichtingen hebt voldaan.

•

Een financiële verantwoording.

•

Een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten, waarvan de inrichting gelijk is aan de bij de aanvraag gevoegde begroting.

Verder wordt onder verwijzing naar de Samenwerkingsovereenkomst, en vanuit de constatering dat het de stichting tot op heden nog niet gelukt is daaraan te voldoen, gevraagd naar: A

de goedkeurende accountantsverklaring op de financiën over 2019 en het eerste halfjaar van 2020; met daarin tenminste een uitsplitsing naar subsidiabele en niet-subsidiabele kosten;

B

een inhoudelijke rapportage over tenminste de aantallen kandidaten instroom, doorstroom en uitstroom;

C

een goed onderbouwd toekomstplan over hoe de organisatie de komende periode moet professionaliseren en hoe dat de continuïteit waarborgt, zowel financieel als op organisatieniveau.

Beantwoording raadsvragen over de Energieacademie (8 september 2020) Het college geeft schriftelijk antwoord op de vragen van het raadslid mevrouw Roopram en de heer De Mos, luidend ‘opheldering opsouperen miljoenen Energieacademie’.

Aanlevering informatie door stichting (17 september 2020) Door de stichting wordt informatie aangeleverd in het kader van de verantwoording van de subsidie. Het gaat om de concept-inhoudelijke verantwoording 2019 tot en met het tweede kwartaal van 2020, een conceptbrief van de accountant waarin hij de uitgaven van de stichting vanaf de oprichting tot en met 30 juni 2020 in een rapportage heeft opgenomen, en een toekomstplan.

65432 – Openbaar

49

Deel 1 - Verantwoording In de verantwoording is opgenomen in hoeverre is voldaan aan de voorwaarden zoals opgenomen in de subsidiebeschikking. In het volgende overzicht uit de verantwoordingsrapportage is opgenomen hoeveel kandidaten een intake, werkfit/VCA en WOT trajecten hebben gehad, hoeveel kandidaten zijn uitgestroomd en zijn uitgevallen ‘De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat een voorbehoud moet worden gemaakt voor de exactheid van de getallen. De registratie is op basis van handmatige invoer in een Excel bestand. Bij benadering zullen de aantallen kloppen.’

Deel 2 - Toekomstplan In de managementsamenvatting van het Toekomstplan is onder andere het volgende opgenomen: ‘Met behulp van een Quick Scan is de organisatie doorgelicht en zijn er verbeteringen (quick wins) doorgevoerd. Op basis van die bevindingen is dit plan opgesteld waarmee de Energieacademie toekomstbestendig zou moeten zijn, zowel financieel als organisatorisch. Hiervoor moeten de nodige maatregelen worden getroffen die in dit plan terug te vinden zijn. Met name de AO & IC moet verder worden vastgelegd en geborgd in de organisatie. Hiermee heeft de organisatie een belangrijk middel in handen voor enerzijds sturing en anderzijds periodieke verantwoording van de besteding van de (subsidie)gelden. In tegenstelling tot de subsidiebeschikking wordt voorgesteld om in ieder geval tot 1 januari 2021 maandelijks een financiële en inhoudelijke verantwoording af te leggen. Zeker in de komende maanden, maar wellicht ook in 2021 moet er frequenter en beter gerapporteerd worden en verantwoording worden afgelegd, ook naar de gemeente. Met de invoering van het geautomatiseerde financiële- en leerlingenvolgsysteem, kan dat ook op een makkelijke en betrouwbare manier. Hiermee moet de nodige comfort worden gegeven want het is begrijpelijk dat er scepsis is ontstaan om de noodzakelijke financiële ondersteuning te geven.

Wat zou kunnen helpen is om de uitbetalingen in delen te doen zodat de maand volgend kan worden overbrugd. Op basis van een maandelijkse inhoudelijke en financiële rapportage, kan er dan worden besloten om weer een deel uit te betalen.’ In het toekomstplan is een overzicht opgenomen van de financiële afspraken, die niet altijd even helder zijn. SEA geeft aan kosten te hebben betaald, die als opstartkosten moeten worden gezien. ‘Daarnaast zijn er door (politiek) Den Haag afspraken gemaakt die de Energieacademie financieel nadeel oplevert.’ In het toekomstplan is een tabel opgenomen met daarin de kosten inclusief een onderbouwing waarom deze niet ten laste van de Energieacademie hadden moeten komen. De volgende tabel bevat een overzicht van deze kosten inclusief toelichting door SEA.

50

65432 – Openbaar

Kostenpost

Bedrag

Toelichting SEA

Afspraak Traub Stuc (60x4.000)

€ 240.000,-

Er blijkt een toezegging te zijn gedaan dat Traub Stuc een vast bedrag ontvangt van 60 (studenten) x € 4.000.- per jaar. Dit wijkt af van de subsidievergoeding die aan de Energieacademie is toegekend. De verplichting om deze afspraak na te komen ligt bij de Energieacademie terwijl deze is gemaakt door de gemeente. Wij zijn een tegenstander van het bijstellen van de doelstelling van 560 kandidaten om op die manier dit te corrigeren. Op de eerste plaats zijn dan de werkzoekenden de dupe van deze afspraak en worden de doelstellingen niet gehaald. Tevens los je hier het liquiditeitsprobleem van de Energieacademie niet mee op.

Kwartiermaken

€ 35.899,-

In de opstartfase van de Energieacademie zijn allerlei partijen betaald om plannen te ontwikkelen en de organisatie in te richten. Deze kosten zijn betaald terwijl deze niet in de begroting zijn opgenomen waarop de uiteindelijke subsidie is gebaseerd.

Werkakkoorden

€ 34.025,-

De banenafspraken zijn vastgelegd in werkakkoorden. Het sluiten van deze akkoorden heeft kosten met zich meegebracht, die niet in de subsidiebegroting zijn opgenomen. De gemeente is eigenaar van deze werkakkoorden zodat de kosten niet voor rekening van de Energieacademie zouden moeten komen.

VCA’s

€ 14.520,-

Het halen van een VCA is noodzakelijk om door te stromen naar een baan en dus om te starten aan de opleiding. De gemeente verzorgt deze opleidingen normaliter maar nu moesten deze extern worden ingekocht.

Huur 2019 en 2020

€ 103.666,-

In de brief van 29 mei 2019 wordt bevestigd dat de huurkosten voor 2019 en 2020 worden vergoed. In het subsidiebedrag is € 183.000,- aan huurvergoeding opgenomen. De werkelijke huur over 2019 en 2020 bedraagt echter € 286.000,-.

Reorganisatieko sten

€ 76.800,-

Bij aanvang van de reorganisatie is met de Raad van toezicht afgesproken dat kosten van de interim directeur door de gemeente zou worden gedragen. Op basis van een uurtarief van € 50 maximaal 40 uur per week, bedragen deze kosten over de periode 1 mei 2020 tot 1 januari 2021 € 76.800,- inclusief btw.

Totaal

€ 504.910,-

In het toekomstplan zijn verder een begroting en liquiditeitsprognose opgenomen. Hieruit komt naar voren dat het saldo van de liquide middelen volgens de prognose in december 2020 € 310.340- (negatief) bedraagt. Verder bevat het toekomstplan een nipt sluitende begroting voor 2021.

Verzoek om aanvullende informatie vanuit de gemeente aan de stichting (22 september 2020) De gemeente verzendt een ontvangstbevestiging van de verantwoording en het toekomstplan. In de brief wordt aangegeven dat bepaalde informatie nog steeds ontbreekt. ‘Wij vragen u daarom met spoed de omissie recht te zetten. Voor ons is het momenteel niet mogelijk om een gedegen review te doen op de financiën, realisatie en de inzet voor onze kandidaten.’ De volgende informatie wordt door de gemeente gemist: •

Een verklaring van de accountant.

•

Een activiteitenoverzicht, de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten afgezet tegen de begroting, ingediend bij de subsidieaanvraag.

•

Een inhoudelijke rapportage over tenminste de aantallen kandidaten instroom, doorstroom en uitstroom in 2019 en de eerste helft van 2020.

‘Graag ontvang ik de bovenstaande informatie binnen twee weken en daarmee uiterlijk op 5 oktober 2020. Daarna zullen wij het proces zoals afgesproken uitvoeren. Dit houdt in dat wij een externe beoordeling laten doen van de ontvangen stukken.’

Gemeente ontvangt verzoek stichting (23 september 2020) In dit memo wordt door de stichting aangegeven niet te kunnen wachten totdat eind oktober een besluit wordt genomen over de toekomst van de Energieacademie.

65432 – Openbaar

51

‘Het is ondoenlijk om de organisatie, partners en crediteuren nog zo lang in onzekerheid te laten. Er vallen nu al medewerkers uit en er zijn geen middelen om dit op te vangen. Materiaal kunnen wij niet aanschaffen waardoor de opleidingen kwalitatief onvoldoende worden en leerlingen niks kunnen doen. Met deze doelgroep is naar huis sturen dan de enige optie en dat is juist wat wij niet willen. Bovendien heeft De Beroepentuin aangegeven per 1 oktober a.s. geen opleidingen meer te verzorgen tot de facturen zijn betaald. Dit alles zal weer een media- en politiek circus op gang brengen en ik ben bang dat de Energieacademie het dan ook niet meer te boven komt, en dus zal omvallen.’ Verzocht wordt om een overbrugging van € 100.000,-. ‘Op die manier kunnen wij het even uitzingen om een zorgvuldig traject te lopen en te laten zien hoe wij het op de rit krijgen, zonder overhaaste beslissingen te nemen.’ Intern wordt ambtelijk opdracht gegeven goed naar het verzoek te kijken: ‘Willen jullie kijken of de gemeente hierin iets kan betekenen, om ervoor te zorgen dat we met elkaar de tijd krijgen om het proces van besluitvorming over de toekomst van de SEA zorgvuldig kunnen afronden? Dit is ook op verzoek van [de wethouder]; omdat het zonde zou zijn als de stichting omvalt voordat wij een keuze hebben gemaakt (dan wordt de keuze voor ons gemaakt en is het niet meer te repareren).

De zoekrichting is dus op kosten waar wij van kunnen rechtvaardigen dat de gemeente die voor z’n kap neemt (reorganisatiekosten, extra trajectkosten Traub, al dan niet in de vorm van een overbrugging). Uiteraard van belang om dat dit op een transparante en rechtmatige/uitlegbare manier gebeurt. Ik ontvang het advies graag eind van deze week.’ Naar de stichting wordt de dag erna (24 september) door de gemeente verzocht om aanvullende informatie omtrent de liquiditeitspositie, het maximale bedrag om te overbruggen, de besteding van het geld en de periode dat de Stichting vooruit kan met de gevraagde middelen en wat dit betekent voor de bedrijfsvoering. Op 28 september wordt aanvullende informatie aangeleverd.

Interne ambtelijke notitie over situatie Energieacademie (28 september 2020) Ambtelijk is naar aanleiding van het verzoek van de stichting van 23 september voor Wethouder Van Alphen een interne notitie over de situatie bij de Energieacademie opgesteld op basis waarvan hij het college kan informeren. In de notitie wordt aangegeven om gelet op alle feiten en omstandigheden en in het belang van het proces om SEA een laatste kans te geven door SEA met een eenmalige tijdelijke overbrugging van € 150.000 te ondersteunen. SEA kan zo twee maanden doordraaien en er kan een zorgvuldige besluitvorming over de SEA plaatsvinden. Deze tijd is voldoende om het proces van een zorgvuldige beoordeling op basis van de inhoudelijke, financiële verantwoording alsmede de accountantsverklaring en het toekomstplan uit te laten voeren door de experts, de Gemeentelijke Accountants Dienst (GAD) (rechtmatigheidstoets) en het externe bureau (levensvatbaarheidstoets). Aan wordt gegeven de raad door middel van een commissiebrief hierover te informeren.

Bespreking Energieacademie in college (29 september 2020) Wethouder Van Alphen brengt het college op de hoogte over de situatie bij de Energieacademie.

Start opdracht BDO (30 september 2020) Op verzoek van de gemeente start BDO een onderzoek naar de levensvatbaarheid van SEA. De centrale onderzoeksvraag luidt: in hoeverre is de Stichting Energie Academie levensvatbaar? Deze vraag wordt beantwoord aan de hand van drie deelvragen: 1.

In hoeverre is de Stichting Energie Academie in staat om op basis van haar trajecten en opleidingen de kandidaten van de Stichting Energie Academie met een afstand tot de arbeidsmarkt aan een duurzame baan te helpen?

65432 – Openbaar

52

2.

In hoeverre maakt de Stichting Energie Academie impact op deze doelgroep?

3.

Wat is het (financieel) perspectief van de Stichting Energie Academie, gelet op de beschreven maatregelen in het toekomstplan dat beschrijft hoe operationele en organisatorische veranderingen moeten gaan leiden tot (meer) succes en resultaat?

Verlening voorschot subsidie € 150.000,- (2 oktober 2020) Naar aanleiding van het verzoek van de stichting op 23 september wordt € 150.000,- verstrekt uit de nog aanwezige subsidiemiddelen. Dit bedrag wordt op 5 oktober 2020 overgemaakt op de rekening van SEA. In de brief, waarin het voorschot wordt aangekondigd, worden als aanvullende voorwaarden gesteld dat de volgende zaken uiterlijk 5 oktober worden ingediend: •

Een (goedkeurende) verklaring van de accountant. Voor 2019 gaat het dan om een jaarrekening, inclusief een controleverklaring van getrouwheid en rechtmatigheid. Deze controleverklaring wordt verstrekt door een registeraccountant of een accountants-administratieconsulent met certificerende bevoegdheid. Voor de eerste helft van het jaar 2020 gaat het om een (goedkeurende) verklaring.

•

Een gedegen overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten in 2019 en de eerste helft van 2020, waarvan de inrichting gelijk is aan de bij de aanvraag gevoegde begroting.

•

Een inhoudelijke rapportage over in ieder geval de aantallen kandidaten instroom, doorstroom en uitstroom in 2019 en de eerste helft van 2020.

Stichting verstuurt verantwoordingsinformatie naar de gemeente (5 oktober 2020) De stichting stuurt een brief, een overzicht van activiteiten gekoppeld aan de begroting, een verklaring van een accountant en een overzicht van leerlingenaantallen. Door de accountant wordt aangegeven dat bij de conceptjaarrekening 2019 geen goedkeurende verklaring is af te geven op dit moment. Volgens de accountant komt dit: ‘Enerzijds vanwege de snelheid waarmee er cijfers geproduceerd zijn en anderzijds zou een volledige controle moeten worden uitgevoerd op de baten en de lasten, wat nog meer tijd zou vragen en daarmee een vertragende factor is.’ Over het leerlingenoverzicht is door SEA in de brief aangegeven: ‘Als aanvulling op de eerder verstrekte informatie in de verantwoordingsrapportage ontvangt u hierbij een nadere specificatie van het aantal leerlingen verdeeld over de trajecten en per maand. Eerder en ook in de verantwoordingsrapportage is gemeld dat het administratiesysteem voor het bijhouden van de gegevens over de leerlingen, verdeeld over de trajecten, onzuivere informatie geeft. Het is een foutgevoelig systeem en is ook niet altijd even goed bijgehouden. Dit betekent dat de verstrekte informatie zal afwijken van de werkelijke aantallen. Met heel veel inspanningen zijn verstrekte cijfers uit het systeem gehaald en naar eer en geweten gerapporteerd.

Omdat deze cijfers zeer belangrijk zijn voor de toets of wij onze doelstellingen halen, is gestart met het inrichten van een geautomatiseerd leerlingenvolgsysteem. Hierdoor kunnen wij in de toekomst de juiste informatie real time verstrekken en een leerling vanaf de intake volgen.’

Eerste operationeel overleg SEA DHW (9 oktober 2020) Er wordt een nieuw periodiek operationeel overleg opgestart tussen SEA en DHW. Bij de start wordt uitgesproken dit overleg te zien als een start voor verdere samenwerking. Bij de gesprekken zijn de gemeentelijke projectleider, medewerkers van DHW, de interim-directeur van SEA en een medewerker van SEA aanwezig. De overleggen zijn erop gericht om de operationele samenwerking tussen DHW en SEA te bevorderen. Er wordt gesproken over aanlevering van kandidaten, uitplaatsing daarvan, (inzicht in) administratie, verloop van het intakeproces en de aanwezigheid van opleidingen. Op 4 december vindt het achtste en laatste overleg plaats.

65432 – Openbaar

53

Gemeente vraagt SEA om aanvullende informatie in het kader van verantwoording (15 oktober 2020) Naar aanleiding van de ontvangen informatie op 5 oktober 2020 constateert de gemeente dat deze niet voldoet aan de gevraagde informatie. Er ontbreekt: ‘Een (goedkeurende) verklaring van de accountant. Voor 2019 gaat het dan om een jaarrekening, inclusief een controleverklaring van getrouwheid en rechtmatigheid. Deze controleverklaring wordt verstrekt door een registeraccountant of een accountants-administratieconsulent met certificerende bevoegdheid. Voor de eerste helft van het jaar 2020 gaat het om een (goedkeurende) verklaring.’ De gemeente geeft aan de informatie graag spoedig tegemoet te zien.

Verzoek om review Gemeentelijke accountantsdienst (15 oktober 2020) Ambtelijk wordt een verzoek gedaan aan de GAD om een review te laten uitvoeren op de betrouwbaarheid van de (financiële) informatie in het kader van de verantwoording over de besteding van de subsidiegelden door de stichting. Na bestudering van de aangeleverde verantwoordingsinformatie geeft de GAD op 18 oktober aan: ‘dat enerzijds de Energieacademie niet voldoet aan de gestelde eisen door de gemeente [wat betreft de verantwoording] en anderzijds dat wij gezien de inhoud van de aangeleverde rapportage [van de accountant] (wat feitelijk gezien een opsomming van de uitgaven/kosten bevat) ook geen dossierreview kunnen uitvoeren omdat het geen (accountants)product is.’

SEA stuurt gemeente aangepaste begrotingen en toekomstplan (21 oktober 2020) Met betrekking tot de aangepaste begroting wordt aangegeven dat het mogelijk is om meer dan een sluitende begroting te realiseren. De inkomsten over 2021 en 2022 overstijgen de uitgaven jaarlijks met ruim € 400.000,-. De prognose voor wat betreft de liquiditeit is onveranderd. Het toekomstplan omvat een analyse van de ontstane situatie en een lijst van maatregelen en activiteiten om van SEA een gezonde organisatie te maken.

Bespreking Energieacademie in college (27 oktober 2020) Wethouder Van Alphen brengt het college op de hoogte over de actuele situatie bij de Energieacademie.

Rapport BDO over levensvatbaarheid Stichting (10 november 2020) BDO concludeert dat de Stichting Energie Academie niet levensvatbaar is, tenzij. BDO concludeert: ‘Wij vinden het toekomstplan […] onvoldoende uitgewerkt en het financieel perspectief onvoldoende, wat risico’s geeft voor de stichting én voor de gemeente. Wij moeten dan ook concluderen dat de huidige gang van zaken op termijn geen levensvatbaarheid laat zien, tenzij aanvullende maatregelen worden getroffen die een aantal investeringen vragen.’ BDO beschrijft drie scenario’s (investeren, opheffen, on hold) en adviseert de gemeente om te kiezen voor het ‘on hold’ zetten van de activiteiten van de stichting en gedurende de komende periode te komen tot een actuele business case. ‘Dit scenario leidt naar verwachting tot de minste imagoschade voor alle betrokken partijen. De effort die tot op heden is gestoken in de inrichting van de organisatie wordt niet direct tenietgedaan en de trajecten die zijn gestart met de leerlingen kunnen waarschijnlijk afgerond worden.’

Voortgangsrapport RvT (10 november 2020) In een voortgangsrapportage van de directeur-bestuurder aan de RvT gaat hij in op de stand van zaken binnen de Energieacademie. Hij schrijft:

65432 – Openbaar

54

‘Terugkijkend stel ik vast dat het op orde krijgen van de organisatie ingewikkelder was en is dan vooraf is ingeschat. De chaos was groter, financieel zorgelijker, de emoties heftiger, de afspraken onduidelijker, de verborgen agenda’s massaler, de belangenverstrengeling sterker en het onderlinge wantrouwen groter. Desondanks was en blijft het een uitdaging om dit mooie concept een tweede leven te bieden, en wij hebben daar ook zeker stappen in gemaakt.’ Over de relatie met de leerwerkbedrijven wordt aangegeven dat de samenwerking en communicatie met twee van deze bedrijven moeizaam verloopt. Zij hadden een andere verwachting van de samenwerking en hun verdienmodel, aldus de rapportage. De Energieacademie is ontevreden over [het gebrek aan] aanwezigheid en kwaliteit van de leermeesters bij een van deze twee leerwerkbedrijven, het andere leerwerkbedrijf heeft nog geen leermeester geleverd omdat daar geen opleiding wordt verzorgd. De samenwerking met het derde leerwerkbedrijf verloopt op zich goed, maar er wordt wel geld verloren op deze samenwerking. Het is lastig om dit te verbeteren, omdat er [ongunstige financiële] afspraken op papier staan. Verder wordt aangegeven dat het leerwerkbedrijf ook leerlingen opleidt in de groepen die door andere instanties worden bekostigd.

‘De kosten van de leermeester worden door ons betaald en ook aan de uitplaatsingen wordt door hen verdiend’, aldus de rapportage. Over het leerlingensysteem is aangegeven dat dit de afgelopen weken is geïmplementeerd. Ook zijn de gegevens van de huidige opleidingen ingevoerd en zijn apps geïnstalleerd om de aanwezigheid te registreren, aldus de rapportage.

Gesprek tussen gemeente (waaronder wethouder) en SEA over uitkomsten rapport BDO (13 november 2020) De gemeente overhandigt het rapport van BDO aan de Stichting Energie Academie. Het rapport gaat over de levensvatbaarheid van de stichting. De gemeente en SEA hebben overleg over de stand van zaken bij SEA en de denkrichtingen zoals opgenomen in het rapport. SEA geeft aan stappen in de goede richting te hebben gezet, maar dat de opstartkosten als ‘een molensteen om de nek hingen’. De gemeente geeft aan geen accountantsverklaring over 2019 en de eerste helft van 2020 te hebben ontvangen en deze, bij voorkeur voor 24 november, te willen ontvangen. In een daaropvolgende brief geeft de gemeente aan op korte termijn van SEA een overzicht te willen ontvangen van de te verwachten kosten en uitgaven die gemoeid zijn met de denkrichtingen ‘opheffen’ en ‘onhold’ uit de rapportage. Verder wil de gemeente uiterlijk 20 november: ‘een terugkoppeling hebben van de eventuele beslissingen met betrekking tot de continuïteit van de stichting, die in de vergadering van 19 november 2020 aanstaande door de RvT worden genomen.’

Mail van RvT aan gemeente over resultaten onderzoek BDO (20 november 2020) De RvT geeft naar aanleiding van het rapport van BDO aan te begrijpen dat SEA op de wijze waarop het nu functioneert en is georganiseerd in deze omstandigheden, niet levensvatbaar is. Derhalve ondersteunt de RvT in grote lijnen de aanbevelingen uit het rapport. Verder geeft de RvT aan het ‘essentieel/belangrijk te vinden om in alle mogelijke scenario’s [zoals geschetst door BDO] de regie in handen te houden en het reeds ingeslagen verbetertraject voort te zetten, met inachtneming van de aanbevelingen. Dit alles in nauwe samenwerking met Gemeente Den Haag en alle andere stakeholders. Wij treden graag op korte termijn met u in overleg hoe wij deze samenwerking vorm gaan geven (en onder welke voorwaarden).’

65432 – Openbaar

55

Interne ambtelijke notitie over situatie Energieacademie (20 november 2020) Ambtelijk is voor wethouder Van Alphen een interne notitie over de situatie bij de Energieacademie opgesteld op basis waarvan hij het college kan informeren. In de notitie wordt ingegaan op de vervolgstappen ten aanzien van de subsidierelatie met SEA. In de notitie wordt aangegeven dat de afgelopen maanden met SEA een zorgvuldig proces is doorlopen om te kijken of de RvT erin slaagt orde op zaken te stellen en de benodigde hervormingen door te voeren. Ook wordt aangegeven dat door BDO een toets op levensvatbaarheid is uitgevoerd. Hieruit komt naar voren dat de stichting momenteel niet levensvatbaar is. De gemeente staat voor de keuze om de subsidie af te gaan bouwen of om de subsidierelatie te continueren en een doorontwikkeling van het concept te maken. De gemeente wil onderzoeken in hoeverre het concept op een levensvatbare manier kan worden doorontwikkeld. De suggesties is BDO de opdracht te geven. Voorgesteld wordt de subsidie te continueren tot en met juli 2021, zodat een gedegen besluit genomen kan worden op basis van een nieuwe businesscase.

SEA stuurt aanvullende verantwoordingsinformatie naar de gemeente (23 november 2020) De gemeente ontvangt de jaarrekening over 2019 en een verklaring van de accountant voor wat betreft de getrouwheid. Na ontvangst wordt twee dagen later (25 november 2020) gevraagd om aanvullende informatie, te weten: •

de management letter behorende bij de jaarrekening 2019;

•

een verklaring van de accountant over 2020 (over tenminste de eerste drie kwartalen);

•

een overzicht van de van de te verwachten kosten en uitgaven die gemoeid zijn met de denkrichtingen ‘opheffen’ en ‘onhold’ uit de rapportage van BDO.

Bespreking Energieacademie in college (24 november 2020) Wethouder Van Alphen brengt aan de hand van de nota portefeuillehouder het college op de hoogte over de situatie bij de Energieacademie.

Gesprek tussen de gemeente en de stichting (27 november 2020) Gesprek tussen een afvaardiging van de RvT, de interim-directeur, de wethouder en ambtenaren van de gemeente. Het gesprek vindt plaats naar aanleiding van het rapport van BDO en gaat over de toekomst van SEA. Kort voor het gesprek stuurt de interim-directeur van SEA de gevraagde doorrekening van de twee scenario’s door aan de gemeente. Besproken wordt: •

het voornemen van de gemeente om het on hold-scenario, zoals geadviseerd door BDO, over te nemen. Wat volgt is een onderzoek naar de doorontwikkeling van het concept met onder andere een nieuwe bussinesscase. Dit onderzoek staat volgens de gemeente los van de stichting en subsidierelatie en wordt daarom in opdracht van de gemeente uitgevoerd. Eind januari moet het resultaat op hoofdlijnen er liggen op basis waarvan een besluit kan worden genomen over doorontwikkeling en wat dit betekent voor de stichting.

•

Het on-hold-scenario houdt in dat de SEA tot maximaal 1 juli 2021 subsidie ontvangt en doorgaat met de activiteiten. De RvT is verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de stichting. Het verzoek van de gemeente is dat de RvT aangeeft hoeveel middelen nodig zijn om tot 1 juli 2021 operationeel te zijn en hoeveel subsidiemiddelen vanuit de gemeente daarvoor nodig zijn.

•

SEA geeft aan dat zij graag ziet dat de gemeente kosten voor haar rekening neemt die te maken hebben met de ‘weeffouten’. Er is vanuit gemeente nog geen besluit genomen of en welke kosten de gemeente voor haar rekening kan en wil nemen. De gemeente geeft aan dit te laten onderzoeken en hierop terugkomt.

•

De aangeleverde accountantsverklaring over 2019 ziet toe op de getrouwheid en niet op de rechtmatigheid van bestede middelen. De verklaring met betrekking tot de rechtmatigheid dient eind volgende week door de stichting aangeleverd te worden bij de gemeente.

65432 – Openbaar

56

Start nieuwe opdracht BDO (1 december 2020) De gemeente heeft BDO een nieuwe opdracht gegeven om een beeld van het doorontwikkelde concept van de Energieacademie – inclusief een businesscase – te schetsen. De vraagstelling van BDO luidt: Hoe ziet het doorontwikkelde concept van een Energieacademie eruit? Deelvragen zijn: 1.

Hoe moeten we het concept doorontwikkelen tot een passende en gedragen uitvoeringsvariant?

2.

Hoe ziet de bijbehorende businesscase eruit?

Het traject moet in vier maanden zijn afgerond.

RvT SEA stuurt een brief aan gemeente over toekomst SEA en rol van de RvT (3 december 2020) Op 2 december vergadert de RvT van SEA over de ontstane situatie. Op 3 december volgt een brief aan de gemeente. Daar geeft de RvT aan de aanbevelingen uit het rapport te ondersteunen en concludeert ook dat SEA op dit moment niet levensvatbaar is. Verder geeft de RvT aan dat in het rapport onvoldoende aandacht is besteed aan de financiële positie, de organisatie en het optreden van het bestuur in de periode voordat de RvT was aangetreden. Verder wordt aangegeven dat juridisch gezien de RvT niet opzijgezet kan worden, maar dat door de handelwijze, gekozen aanpak en de beslissing om vanaf 1 december de SEA ‘on hold’ te zetten dit in de praktijk betekent dat de RvT is lamgelegd. De RvT wil dan ook in gesprek gaan met de gemeente over de toekomst en de rol van de RvT. In een bijlage bij de brief, getiteld ‘SEA in historisch perspectief’, beschrijft de RvT de situatie zoals hij die aantrof en de verbeteringen die zijn gemaakt of waarmee is gestart. In de brief worden verder wederom de aanloopkosten en weeffouten genoemd die ook het document van 17 september waren opgenomen. Hierover wordt aangegeven dat deze niet zijn terug te vinden in de initiële begroting van de stichting. ‘Deze zijn boven budgettair wel gemaakt. Zonder deze financiële ruimte is de SEA niet levensvatbaar.’

Verklaring van accountant op rechtmatigheid jaarrekening 2019 (3 december 2020) De accountant van SEA verstrekt op 3 december 2020 een controle op de uitgaven. Als bijlage is opgenomen een overzicht van uitgaven, opgemaakt op 22 november 2020 en gecontroleerd op 23 november 2020. In dit overzicht zijn de uitgaven van de stichting gerelateerd aan de oorspronkelijke goedgekeurde begroting, die als basis diende voor de subsidieverstrekking. Wat betreft rechtmatigheid wordt aangegeven dat in de context van de subsidiebeschikking, gerelateerd aan de begroting, de subsidiabele uitgaven als rechtmatig kunnen worden beschouwd.

Gesprek RvT en interim-directeur SEA met wethouder Van Alphen over toekomst SEA (4 december 2020) Tijdens het gesprek wordt herbevestigd dat door de gemeente aan BDO opdracht is gegeven onderzoek te doen naar de doorontwikkeling van het concept met onder andere een nieuwe businesscase. Aangegeven wordt dat SEA mogelijk een rol kan spelen bij de doorontwikkeling van het concept. SEA geeft aan door te willen en mee te willen werken aan het BDO-onderzoek.

65432 – Openbaar

57

Verder geeft SEA aan dat er geen geld is. De stichting wil dat de gemeente de kosten voor haar rekening neemt die te maken hebben met de ‘weeffouten’. De gemeente geeft nogmaals aan dat hier geen besluit over is genomen en dat niet ingestemd kan worden met de gevraagde € 505.000,-. Wel is de gemeente bereid een gebaar te maken richting de stichting door € 250.000,- van deze kosten te financieren. Het is aan de stichting zelf om de andere kosten te dragen. Verder geeft de gemeente aan samen met de stichting op zoek te willen naar een oplossing voor de liquiditeitsproblemen. Volgende week zal hier een afspraak over gepland worden. SEA geeft aan dat de accountantsverklaring en de financiële verantwoording over de eerste drie kwartalen van 2020 volgende week worden opgestuurd.

Gesprek gemeente (ambtelijk) en SEA (10 december 2020) De gemeente gaat ambtelijk in gesprek met een lid van de RvT en de interim-directeur om een oplossing te vinden voor de ‘ongedekte kosten’ en om invulling te geven aan de ideeën die leven bij een ‘on hold’ scenario. Ook wordt stilgestaan bij de brief van de RvT van 3 december 2020. De RvT geeft aan dat het on hold scenario niet het beste is voor de SEA. Ook krijgt de raad het idee dat het ‘on hold-scenario’ de RvT wordt opgedrongen. De RvT heeft er zelf weinig tot niets over te zeggen. Voor wat betreft de ruim € 500.000,- aan ongedekte kosten geeft SEA dat zij een deel van deze verplichtingen, waaruit deze kosten voortvloeien, is aangegaan in overleg met de gemeente. Deze kosten hangen als een molensteen om de nek van SEA en zijn grotendeels de reden voor het niet levensvatbaar krijgen van de Energieacademie, aldus de RvT. Als deze ‘weeffouten’ worden opgelost en een paar contracten worden ontbonden, is het de overtuiging van SEA dat de stichting levensvatbaar is. De gemeente geeft wederom aan maximaal € 250.000,- van de ongedekte kosten te willen financieren. De SEA moet zelf een oplossing zoeken voor de rest van de kosten. De gemeente wil graag voor het gesprek met de wethouder, dat de dag erop plaats zou vinden, van SEA horen: •