RIS309624 Afdoening motie Minder vergaderen, meer doen

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

001

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Gemeenteraad

BSD/10177582 RIS309624 Contactpersoon

Marijke Stroucken Dienst

Bestuursdienst Afdeling

Directie PenO Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

5 oktober 2021

marijke.stroucken@denhaag.nl

Onderwerp

Afdoening motie: ‘Minder vergaderen, meer doen’

Uw raad heeft tijdens de bespreking van het gewijzigd voorstel van het college inzake Programmarekening 2020 (RIS308436) op 14 juli 2021 de door het raadslid de heer Bos ingediende motie ‘Minder vergaderen, meer doen’ (RIS309624) aangenomen. Hierbij informeert het college de raad over de afdoening van de motie. De motie luidt als volgt: Constaterende, dat: • in het algemeen de vergadertijd in Nederland is toegenomen door het videovergaderen; • dat het videovergaderen nog steeds veel voorkomt en ook niet meer zal verdwijnen na corona; • dat vergaderen een middel is en geen doel; Overwegende, dat: • bewoners staan te springen om contact met de gemeente te hebben over diverse problemen in de wijken; • problemen vaak niet worden opgelost door te vergaderen, maar door dingen te doen; Verzoekt het college: • om in de gemeentelijke organisatie het aantal vergaderuren zoveel mogelijk terug te dringen en meer daadwerkelijke actie te stimuleren.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonnummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10177582

Ter afdoening van deze motie bericht het college u het volgende. Het college is het met de raad eens dat het belangrijk is dat de ambtenaren en bestuurders vaak in de stad zijn. We willen een gemeente zijn die dichtbij de burger staat. Een groot deel van onze taken kan alleen in de stad gebeuren en vraagt om direct contact en interactie in en met de stad en haar inwoners. Alleen zo kunnen we begrijpen wat er speelt en nodig is. Tegelijk is ook afstemming nodig op proces en inhoud van het werk dat de gemeente voor en met de stad verricht. We hebben te maken met een complexe stedelijke opgave, die niet enkel door één dienst of afdeling opgelost kan worden. Door de coronabeperkingen heeft een groot deel van de gemeentelijke organisatie noodgedwongen gebruik moeten maken van videovergaderen. Hoewel dit zijn beperkingen kent, hebben de versnelde invoering en het gebruik van de digitale middelen voor samenwerken er sinds het begin van de coronacrisis ook voor gezorgd dat veel van onze werkzaamheden gewoon doorgang konden vinden. Ook zien we dat digitalisering en technologie nieuwe manieren van werken voortbrengen, waar wij als gemeente ook op inspelen (Visie op digitalisering en dienstverlening 2020-2023 (RIS305093) en Strategisch personeelsbeleid Modern Werkgeverschap gemeente Den Haag (RIS309090). Met het oog op de toekomst bezint de gemeente zich op haar manier van werken.

Met het programma Werken en Ontmoeten werkt de gemeente aan nieuwe manieren om integraler en flexibeler te werken en de stad nog beter te bedienen. We kijken naar de beste werkomgeving om in de toekomst goed te kunnen blijven werken. Uitgangspunt is dat we thuis, op kantoor en in de stad werken en elkaar en de stad op de best mogelijke plekken ontmoeten. Flexibel werken kent de gemeente al geruime tijd. Daarbij kijkt de gemeente naar andere manieren van samenwerken en afstemmen, met gebruikmaking van moderne en innovatieve werkvormen en instrumenten als Sharepoint en MS Teams. Daarmee reduceren we ook de noodzaak tot het veelvuldig en soms langdurig vergaderen. Vanzelfsprekend is het vergaderen geen doel op zich, het is wel nodig om tot actie en daarmee tot de beste resultaten voor de stad te komen. Verder wordt er al veel gebruik gemaakt van alternatieve vormen om efficiënter te vergaderen en af te stemmen, zoals korte staande dagstarts. Daarnaast worden via het intranet tips en tricks gedeeld m.b.t. werkvormen om ons werk goed te doen. In de coronatijd werden tips gedeeld over veilig en gezond thuiswerken met onder meer aandacht voor effectief en goed video-vergaderen. Verder biedt het organisatiebrede leermanagementsysteem trainingen aan voor (effectief) vergaderen. Het college beschouwt de motie hiermee als afgedaan.

Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

2/2