RIS309616 Afdoening motie ‘Versterken hoogste orgaan’

Presidium

dienst: dienstcode

Aan: de Gemeenteraad

RIS309616 Zaaknr 176384

Datum

8 maart 2022 Onderwerp

Afdoening motie RIS309616

Geachte leden van de raad, Op 14 juli jongstleden heeft de raad de motie ‘Versterken hoogste orgaan’ aangenomen (RIS309616). De motie luidt als volgt: “De raad van de gemeente Den Haag, in vergadering bijeen op 14 juli 2021, ter bespreking van de Voorjaarsnota: Constaterende, dat: • Raadsleden een zeer beperkt aantal fte aan ondersteuning hebben; • de gemeenteraad van Den Haag een grote controletaak heeft vanwege een hoog inwoneraantal en een veelomvattende omvangrijke begroting; • het college voor haar taken beschikt over een groot ambtenarenapparaat. Overwegende, dat: • om de macht van het college van voldoende tegenmacht en controle te kunnen voorzien meer evenwicht nodig is in de ondersteuning van college en raad. Verzoekt het presidium: • om ten behoeve van de raad 2022-2026 te onderzoeken op welke wijze en met welk extra budget het hoogste orgaan het beste kan worden versterkt, in samenhang met het bestuurlijk stelsel en waaronder extra mogelijkheden tot het inwinnen dan wel bevorderen van specifieke deskundigheid en tot versterken budgetrecht en controlerende rol van de raad, en dit aan de nieuwe raad voor te leggen. Het presidium beantwoordt de motie hierbij als volgt. 2002-2022 20 jaar Dualisme Dit jaar is het precies 20 jaar geleden dat het dualisme is ingevoerd bij de lokale overheid.

In Den Haag is gekozen voor het model waarbij de (politiek) inhoudelijke ondersteuning van de raad bij de fracties zelf is belegd. Dit wordt georganiseerd en gefinancierd uit de bijdrage die fracties ontvangen op basis van de Verordening fractieondersteuning. De griffie is in 2002 ingericht en uitgerust voor procedurele ondersteuning van de raad. De griffie ondersteunt en adviseert de raad en individuele raadsleden op het proces en op gebruik van het raadsinstrumentarium.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

070 - 353 3131 dienst: afdeling-website

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

In de afgelopen 20 jaar is de samenleving complexer geworden, het takenpakket van gemeenten (en daarmee ook van de gemeenteraad) is uitgebreid en verzwaard. De gemeenteraad heeft vaker dan vroeger behoefte aan ondersteuning bij complexe dossiers. Daarnaast maken de verdergaande digitalisering, het gebruik van social media en het toenemende belang van burgerparticipatie dat het speelveld waarin de raad opereert is veranderd. De complexiteit van het raadswerk is toegenomen. Tegen de achtergrond van een toenemende versnippering in de raad, wordt de taakverdeling binnen fracties lastiger. Daarom is adequate ondersteuning van de raad onmisbaar. Dit is ook verwoord in het in 2020 verschenen advies van de Raad voor het Openbaar Bestuur “GOEDE ONDERSTEUNING , STERKE DEMOCRATIE”. Hierna wordt ingegaan op de door het presidium voorgestelde afdoening van de motie. Uitkomsten enquête onder raadsleden Om inzicht te krijgen in de behoeften van de raad hoe de versterking van de rol van de raad het beste kan worden ingevuld is in december 2021 een enquête onder de raadsleden gehouden. 47% van de 45 raadsleden heeft de enquête ingevuld. Duidelijk werd dat het overgrote deel van de respondenten meer beleidscapaciteit/meer budget nodig vindt ten behoeve van de fractieondersteuning.

Ook vindt een meerderheid van de respondenten dat een versterking van de beleidscapaciteit bij de griffie gewenst is, evenals de mogelijkheid tot het inwinnen of bevorderen van specifieke deskundigheid in relatie tot het versterken van de controlerende rol van de raad. Een actievere informatieplicht vanuit het college en informatiemanagement bij de griffie worden als punt genoemd om de controlerende rol van de raad te versterken. Ruim 40% van de respondenten wil de volksvertegenwoordigende rol van de raad c.q. binding met de stad versterken. Voor het presidium is dit belangrijke input die ook de basis is voor het voorgestelde maatregelenpakket. Voorgestelde maatregelen Een belangrijk kenmerk van de gemeenteraad is dat het een lekenbestuur is 1. Goede ondersteuning van de raad is daarom voor het functioneren als hoogste orgaan van de stad onmisbaar. Het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad kan gerealiseerd worden door op verschillende manieren te investeren in de ondersteuning van de raad. Het presidium heeft vier lijnen benoemd die de rol van de raad verder vorm kunnen geven: 1. investeren in fractieondersteuning 2. beter (en meer) benutten ambtelijke bijstand 3. investeren in een andere sturing op het budget van de raad 4.

investeren in de griffie als ambtelijke ondersteuning van de raad Gelet op het bovenstaande stelt het presidium het volgende voor om met ingang van de raadsperiode 2022- 2026 de volgende maatregelen te treffen ter versterking van het hoogste orgaan: • structurele vergroting van het budget fractieondersteuning; • het toegestane maximum aantal fractievertegenwoordigers te verhogen naar 3 per fractie, ongeacht de grootte van de fractie; • budget voor projecten van de raad, waaronder uitvoeringsbudget nota democratie en participatie; • structurele uitbreiding (en herwaardering) van de formatie van de griffie met daarin: - investering in informatiemanagement/ict, waaronder verankering van de functie informatiemanagement binnen de griffie; - een combinatie van raadsvoorlichting en -participatie;

1

Er gaan stemmen op het raadslidmaatschap voor grote gemeenten een full-time functie te laten zijn. In deze afdoening motie wordt

daarop niet ingegaan, aangezien dat een onderwerp is waar de landelijke wetgever over gaat.

2/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

- ontwikkelen functie raadsadviseur. Vergroting capaciteit rekenkamer en ombudsman Voor wat betreft de Haagse rekenkamer wil het presidium voorzien in extra middelen. Zo ontstaat de mogelijkheid bij de rekenkamer om hun onderzoekscapaciteit structureel te borgen en uit te breiden. Hierdoor zal de controlerende rol van de raad versterkt worden. Het budget van de rekenkamer zal m.i.v. 2023 structureel met € 0,1 mln. verhoogd worden (in 2022 met € 0,05 mln.). De ombudsman heeft gelet op de verder toenemende behoefte uit de stad om klachten af te handelen een verzoek gedaan voor structurele uitbreiding met 2 fte, hiermee is m.i.v. 2023 € 0,2 mln. structureel gemoeid, voor 2022 € 0,1 mln. Financieel beslag De hierboven voorgestelde maatregelen zullen het budget van de raadsorganisatie structureel vanaf 2023 met € 1,0 mln. doen toenemen (€ 0,5 mln. voor fractieondersteuning en € 0,5 mln. voor de griffie) en € 0,3 mln. voor de uitbreiding capaciteit rekenkamer en ombudsman. Voor het jaar 2022 wordt rekening gehouden met een verhoging van het budget met resp. € 0,5 mln. (fracties en griffie) en € 0,15 mln. voor resp. Rekenkamer en Ombudsman. Daarnaast zal € 0,2 mln. opgenomen worden in het budget van de raadsorganisatie voor een flexibel in te zetten buffer voor fracties c.q. griffie (voor bijv. aanpassingen raadzaal of onvoorzien).

Deze financiële gevolgen zullen - indien de nieuwe raad daarmee instemt - structureel verwerkt worden in programma 1 in de begroting 2023- 2026 (zo mogelijk ook in uitvoeringsjaar 2022). Investeren op andere sturing budget raad Programma 1 Gemeenteraad in de begroting kent geen programmareserve. Er is voorzien in een zodanig financiële ruimte in de begroting van de raad dat, mocht de raad geconfronteerd worden met onverwachte of incidentele uitgaven (zoals bijv. bij verkiezingen, externe onderzoeken etc..), er geen sprake is van een overschrijding. Indien de financiële ruimte in de begroting niet benut wordt, valt deze vrij ten gunste van de algemene middelen. Zo is er de afgelopen jaren steeds jaarlijks ca. € 0,2 – 0,3 mln. vrijgevallen. Onderzocht zou kunnen worden of het vormen van een programmareserve door niet bestede middelen aan het eind van het jaar te doteren aan zo’n reserve, wenselijk en haalbaar is binnen de bestaande financiële regelgeving. Deze reserve zou een looptijd kunnen hebben die gelijk loopt met de raadsperiode, dus steeds voor 4 jaar, waarbij een maximum hoogte van deze reserve wordt afgesproken. Alles daarboven valt vrij ten gunste van de algemene middelen. Het presidium zal criteria opstellen waaraan de activiteiten die uit deze reserve gefinancierd worden, moeten voldoen.

Onder het begrotingsprogramma 1 Gemeenteraad vallen ook de Rekenkamer en de Ombudsman, en vanaf 2023 ook de gemeentelijke accountantsdienst. Nu valt nog niet te overzien wat de gevolgen zijn van het onder programma 1 brengen van de gemeentelijke accountantsdienst. Ambtelijke bijstand Voor wat betreft het benutten van ambtelijke bijstand is in 2020 (naar aanleiding van de raadsconferentie) gesproken over verbeteringen in de ambtelijke bijstand. Hierop zijn tussen het college en het presidium nieuwe afspraken gemaakt. Nieuw is dat raadsleden voor feitelijke, technisch vragen direct contact op kunnen nemen met een daartoe aangewezen contactpersoon per dienst. Deze regeling is afgelopen periode geëvalueerd, geconstateerd is dat deze regeling naar tevredenheid van raad en college functioneert en geen aanpassing behoeft. Gelet op de uitkomsten van de enquête onder de raadsleden is het wel goed het bestaan van het

3/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

instrument nog beter onder de aandacht van de nieuwe raad te brengen. Het zal dan ook een onderdeel zijn van het inwerkprogramma. Met de hierboven gedane voorstellen verwacht het presidium de rol van de raad als het hoogste orgaan in structurele zin te versterken en beschouwt het hiermee de motie als afgedaan. Aanvullende actiepunten Het presidium heeft de wens uitgesproken om voor fracties (raadsleden, fractievertegenwoordigers en fractiemedewerkers) te voorzien in expertise in de vorm van een centrale vertrouwenspersoon, waar zij terecht kunnen in voorkomende situaties. Hiervoor zal het presidium een voorstel uitwerken en aan uw raad doen toekomen. Er zal een groep “nieuwe raadsleden” worden gevormd. Nieuwe raadsleden kunnen hierin reflecteren en onderlinge ervaringen en indrukken delen. Ook zal er voor hen na het inwerkprogramma een vervolgmoment gepland worden met een verdiepend en aanvullend programma. Het presidium beschouwt de motie hiermee als afgedaan. Met vriendelijke groet, Het presidium,

De griffier,

De voorzitter,

Lilianne Blankwaard-Rombouts

Chris van der Helm

4/4