RIS309552 Rmvoortgangsbericht Voorbereidingscommissie raadsonderzoek Amare

Voorbereidingscommissie raadsonderzoek Amare

999

Retouradres Postbus 19157, 2500 CD Den Haag

Ons kenmerk

Aan de gemeenteraad

Griffie2021.151068 RIS309552 Contactpersoon

J.L. van Oeveren Dienst

Griffie Afdeling

Griffie Telefoonnummer

3533131 Datum

14 juli 2021 Onderwerp

Voortgangsbericht

Geachte leden van de raad, De gemeenteraad heeft op 20 mei jongstleden de voorbereidingscommissie raadsonderzoek Amare ingesteld en tot leden benoemd de dames Arp en Vavier, de heren Bos, Dubbelaar, De Graaf, Pluimgraaff en Scheper. Tot voorzitter is benoemd mevrouw Vavier. Start werkzaamheden 21 mei In een constituerend beraad zijn de volgende afspraken gemaakt: • de heer Dubbelaar is aangewezen als plaatsvervangend voorzitter; • de plaatsvervangend griffier is secretaris van de commissie; • de werkwijze en de vergaderfrequentie (wekelijks) zijn benoemd; • de werkzaamheden van de commissie worden in vertrouwelijkheid uitgevoerd, dit betekent dat de commissieleden geen contact hebben met derden over de inhoud van de werkzaamheden en de (tussen)resultaten van de commissie; • de voorzitter fungeert als woordvoerder namens de commissie; • elk lid van de commissie maakt zelf de afweging gedurende het vooronderzoek woordvoerder op het onderwerp van onderzoek te blijven of het woordvoerderschap over te dragen. Bij de bespreking van het rapport van de commissie in de raad dragen de leden het woordvoerderschap voor zover dat mogelijk is, over aan een ander fractielid. • de raad wordt door middel van voortgangsberichten op de hoogte gehouden van de werkzaamheden van de commissie.

Werkafspraken De commissie heeft in onderling overleg een aantal van de bovengenoemde werkafspraken vastgelegd. U treft deze werkafspraken als bijlage bij deze raadsmededeling aan. Oriëntatie op andere gemeenten Omdat het voor de Haagse raad de eerste keer is dat een voorbereidend onderzoek op een mogelijk raadsonderzoek wordt uitgevoerd, heeft de commissie gesprekken gevoerd met deskundigen (voormalig griffier en commissiegriffier) en raadsleden uit Amsterdam en Deventer, die lid zijn (geweest) van een raadsonderzoekscommissie. In die gesprekken zijn aandachtspunten benoemd die

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 19157 2500 CD Den Haag

T 070 - 3532917 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

Griffie2021.151068

zeer nuttig zijn voor deze voorbereidingscommissie. De commissie heeft de bereidheid van de collega’s om in alle openheid van gedachten te wisselen zeer gewaardeerd. Aanbesteding onderzoeksbureau Ter ondersteuning van de werkzaamheden van de commissie heeft de commissie na een meervoudige onderhandse aanbesteding (waarbij drie bureaus zijn uitgenodigd een offerte in te dienen) op basis van het geobjectiveerde aanbestedings- en beoordelingsprotocol gekozen voor het onderzoeksbureau Policy Research Company uit Rotterdam. Dit bureau heeft een brede ervaring met de ondersteuning van (voorbereidende) raadsonderzoekscommissies. De commissie ziet uit naar een goede samenwerking. Gedurende de procedure is de commissie ondersteund door een inkoop adviseur van de directie Bedrijfsvoering. De commissie heeft deze professionele ondersteuning gewaardeerd. De aanbestedingsprocedure is afgerond zonder dat gedurende de verplichte ‘on-hold-termijn’ na de voorlopige gunning bezwaren van de afgewezen bureaus zijn binnengekomen. De kosten van de ondersteuning door het onderzoeksbureau kunnen worden opgevangen binnen de ruimte in de begroting van de Raadsorganisatie. De griffier legt over de gehele begroting van de raadsorganisatie verantwoording af aan het presidium.

Reikwijdte van het onderzoek Voor de commissie is de opdracht van het onderzoek geformuleerd in de motie: een vooronderzoek naar Spuikwartier en Amare, naar project- en contractmanagement, de rol van de gemeentelijke organisatie, de besluitvorming door de Raad en het College en de rol van de projectontwikkelaar/het consortium en de toekomstige huurders rondom de aanbesteding en bouw van het OCC, de exploitatie van Amare en de ontwikkeling van het Spuikwartier en de voorgeschiedenis daarvan. De commissie betrekt bij dit vooronderzoek alleen documenten die al aan de raad zijn overgelegd. Deze stukken zijn in het Raadsinformatiesysteem of fysiek bij de griffie voorhanden. Omdat het hier ook gaat om stukken die onder geheimhouding aan de raad beschikbaar zijn gesteld, zullen de leden van het PRC team die de commissie ondersteunen een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. De commissie heeft besloten het tijdperk van onderzoek te bepalen op januari 2011 tot 1 juli 2021. Het is mogelijk dat deze periode gedurende het vooronderzoek nog gewijzigd wordt, bijvoorbeeld als de documenten analyse hiertoe aanleiding geeft. Indien dit het geval is, zullen wij deze wijziging van onderzoeksperiode toelichten en onderbouwen in het raadsvoorstel. De commissie nodigt alle fracties uit om, indien zij dat wensen, hun visie op het onderwerp van het onderzoek per mail te delen met de commissie.

Wij denken dan aan aspecten die hun ogen nog onvoldoende onderzocht zijn, maar ook hoe zij de informatievoorziening tussen college en raad ten aanzien van dit dossier hebben ervaren. Doel van deze oproep is om alle vragen mee te nemen in ons vooronderzoek en een zo groot mogelijk draagvlak te creëren. Fracties die hiervan gebruik wensen te maken, kunnen hun vragen en ervaringen mailen naar de secretaris van de voorbereidingscommissie (jaap.vanoeveren@denhaag.nl) De commissie zal deze input delen met het PRC team, zodat zij het kunnen betrekken bij de dossieranalyse. De commissie zal conform de in de motie geformuleerde opdracht onderzoeksvragen opstellen en nagaan wat de juiste wijze is om die vragen te beantwoorden.

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

Griffie2021.151068

Werkwijze en planning De commissie streeft er naar begin oktober een rapport plus raadsvoorstel aan de raad te kunnen voorleggen. Dit betekent dat de commissie en het onderzoeksbureau ook in het zomerreces werkzaamheden zullen verrichten. De werkzaamheden zullen bestaan uit werksessies met de commissie, analyses van de stukken en tussenrapportages.

Met vriendelijke groet, De voorbereidingscommissie raadsonderzoek Amare

De voorzitter, M. Vavier

de secretaris, J.L. van Oeveren

3/3