RIS309280 Bijlage 1 Meerjarenvisie

2021 - 2024 Meerjarenvisie Haags Gemeentearchief

Het Haags Gemeentearchief zorgt ervoor dat de burgers van nu en van de toekomst de geschiedenis van de stad én hun eigen geschiedenis daarin, zo goed mogelijk kunnen reconstrueren aan de hand van authentieke informatiebronnen.

Meerjarenvisie 2021-2024 Het Haags Gemeentearchief (HGA) beheert

Daarnaast treedt het HGA op als toezichthou-

inmiddels meer dan 18 kilometer overheidsin-

der voor de gehele informatie- en archieffunc-

formatie en particuliere archieven en

tie van de Gemeente Den Haag.

collecties. Het grootste deel daarvan heeft

Missie Haags Gemeentearchief

betrekking op de gemeente Den Haag.

Deze Meerjarenvisie benoemt de focus en

Daarnaast is het HGA ook verantwoordelijk

speerpunten die belangrijk zijn voor de koers

voor de archieven en collecties van de

en ontwikkeling van het HGA in de jaren 2021

gemeente Leidschendam-Voorburg en van het

tot en met 2024. Doel hiervan is het borgen en

voormalige Nederlands Muziekinstituut.

versterken van de professionaliteit, kwaliteit en relevantie van het HGA vanuit de volgende

Het HGA beheert deze informatie en stelt die

missie: “Het Haags Gemeentearchief zorgt

in originele of digitale vorm beschikbaar. Ook

ervoor dat de burgers van nu en van de

werkt het HGA als culturele instelling samen

toekomst de geschiedenis van de stad én hun

met de afdelingen Archeologie en Monumen-

eigen geschiedenis daarin, zo goed mogelijk

tenzorg & Welstand, en met andere Haagse

kunnen reconstrueren aan de hand van

erfgoedinstellingen om de Haagse geschiede-

authentieke informatiebronnen.”

nis en erfgoed actief en op laagdrempelige wijze onder de aandacht te brengen. 2

Het Haags Gemeentearchief: een plek, een collectie én een functie Het HGA is een plek; het Stadhuis als fysieke locatie waar de

Het HGA kiest er de komende periode voor om de focus te

archieven en collecties worden bewaard, en ambtenaren en

leggen op de ontwikkeling van vooral de functie van het

burgers terecht kunnen voor onderzoek, historische informa-

archief. Dat betekent dat de organisatie zich primair gaat

tie, tentoonstellingen en lezingen.

toeleggen op het uitbouwen en versterken van haar rol van hoeder van het Haagse erfgoed, historisch informatiemakelaar

Het HGA is ook een collectie bestaande uit vooral documenten

en toezichthouder.

en beeldmateriaal dat de geschiedenis van Den Haag belicht vanuit zowel gemeentelijke perspectief als dat van organisa-

In deze Meerjarenvisie wordt die focus uitgewerkt naar

ties, instellingen, bedrijven en personen in de stad.

speerpunten en prioriteiten. Deze betreffen vooral zaken die het HGA meer of anders gaat doen ten opzicht van voorgaande

Maar plek en collectie komen nooit goed tot hun recht als het

jaren. Het biedt geen overzicht van alle taken en verantwoor-

HGA haar functie niet goed uitvoert, een functie die drieledig

delijkheden van het HGA. Reguliere werkzaamheden worden

is:

hier dan ook niet benoemd, maar blijven een belangrijk deel van de inzet van het archief bepalen.

• schatkamer van (vooral Haags) erfgoed; • historisch informatiemakelaar voor en partner van burgers, collega-ambtenaren en gemeentebestuur; • toezichthouder, verantwoordelijk voor het beoordelen van de kwaliteit van het gemeentelijk informatiebeheer en het beheer van de archieven die nog niet naar het HGA zijn overgebracht.

3 Meerjarenvisie 2021-2024 Haags Gemeentearchief

Het HGA heeft – net als alle archiefdiensten

Om aan bovenstaande wettelijke verplichtin-

van overheidsorganen – een wettelijke basis

gen te kunnen blijven voldoen, krijgen in de

in de Archiefwet 1995. In deze wet is een

komende jaren de volgende taakgebieden

‘goede, geordende en toegankelijke staat’ van

prioriteit:

alle digitale en papieren overheidsarchieven

Wettelijke taken

als vereiste opgenomen. De gemeentearchivaris houdt hier toezicht op en is daarnaast beheerder van de archiefbewaarplaats, waar zich al het ‘blijvend te bewaren materiaal’ van

De basis op orde = toegankelijkheid bestaande archieven & collecties vergroten

de gemeente bevindt. De archiefwet verplicht het HGA om de aan Als archieven aan het HGA worden overge-

haar overgedragen archieven en collecties

bracht – een formele handeling – verandert

goed toegankelijk aan te bieden. Maar

het openbaarheidsregime. Dan is de Wet

toegankelijkheid is er in verschillende

Openbaarheid van Bestuur (WOB, binnenkort:

gradaties. Was tot een aantal jaren geleden

Wet Open Overheid) niet meer van kracht,

een papieren index op de studiezaal vol-

maar treden de openbaarheidsbepalingen

doende, tegenwoordig is het een vereiste om

van de Archiefwet in werking. Dat betekent

online alle archieven en collecties goed

dat burgers niet meer om informatie hoeven

doorzoekbaar te presenteren. In het streven

te vragen, maar dat overheidsinformatie vrij

naar een optimale online toegankelijkheid

beschikbaar moet zijn, tenzij er een expliciete

van alle HGA-archieven en -collecties is de

grondslag is die dat verhindert. Het HGA moet

afgelopen jaren zeker progressie geboekt,

dan ook alle archieven en collecties die het

maar zijn aanvullende stappen nodig. De

beheert, goed toegankelijk en doorzoekbaar

komende periode zal dan ook volop ingezet

aanbieden.

worden op het systematisch wegwerken van de nog resterende achterstanden in het digitaal aanbieden van archieven en collecties.

4 Meerjarenvisie 2021-2024 Haags Gemeentearchief

Wettelijke taken

De toekomst op orde = beter vorm en inhoud geven aan de toezichthoudende rol

Opbouw expertise digitaal archiefbeheer en digitale duurzaamheid (E-depot)

Toezicht op nog niet naar het HGA overgebracht overheidsar-

Blijvend te bewaren overheidsinformatie moet ook over 100

Een aandachtspunt is tot slot de nieuwe Archiefwet, die naar

chief betekent anno 2021 vooral het beoordelen van het

jaar en daarna nog beschikbaar, toegankelijk en authentiek

verwachting in 2022 in werking zal treden en de

digitale informatie- en archiefbeheer van de gemeente.

zijn. Deze verplichting is vastgelegd in de Archiefwet en het

archiefinstellingen beter moet toerusten voor een goed beheer

De gemeente creëert en bewaart een enorme hoeveelheid

Archiefbesluit 1995. Voor digitale informatie is om die reden

van digitale overheidsinformatie. Eén van de meest in het oog

informatie/data, nodig voor al haar werkprocessen, in

een digitaal duurzaam archiefdepot (e-depot) nodig, in

springende wijzigingen is het verkorten van de

honderden verschillende applicaties. Het waarborgen van de

combinatie met het aanbrengen van voorzieningen in

overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar. Tevens zal het

betrouwbaarheid, volledigheid en authenticiteit daarvan is

bestaande applicaties die de digitale duurzaamheid van de

beschikken over een e-depotvoorziening een wettelijke

essentieel, maar lastiger te realiseren dan bij analoge informa-

daarin opgeslagen data kunnen garanderen. En niet alleen de

verplichting worden. Daarnaast wordt in de nieuwe wet het

tie. Bovendien zijn voorzieningen nodig voor het behouden

gemeente produceert digitaal archief. Dat geldt ook voor

archief-wettelijk toezicht uitgebreid naar de overgedragen

van contextinformatie (metadata) en voor (tijdige) vernieti-

particuliere organisaties, personen en instellingen die voor het

archieven. Op deze aankomende veranderingen zal het HGA

ging van data, ook een wettelijke vereiste. Dit verlangt

documenteren van de Haagse geschiedenis belangrijk zijn en

anticiperen, waarbij uiteraard ook steeds aandacht blijft voor

specifieke kennis, competenties en instrumentaria en het

dus in de collectie van het HGA horen.

het voldoen aan de eisen vanuit de privacywetgeving (AVG).

ontwikkelen van een nieuwe inspectiepraktijk in de komende

Een e-depot garandeert dat deze digitale informatie ‘voor de

periode. Dat betekent ook het opnieuw definiëren van de

eeuwigheid’ kan worden bewaard voor burgers. Een e-depot,

toezichthoudende rol van de gemeentearchivaris, waarbij

voorzien van een goed online platform dat die informatie ook

expertise op het gebied van IT, een helder onderscheid tussen

toegankelijk maakt, vormt dan ook een cruciale vereiste voor

advies- en inspectietaken, en het onderhouden van construc-

duurzame openbaarheid en betrouwbaarheid van (overheids)

tieve samenwerkingsverbanden met andere onderdelen

informatie.

binnen de gemeente die taken vervullen op het terrein van

Momenteel beschikt het HGA nog niet over een voorziening

informatie- en archiefbeheer, belangrijke ingrediënten zijn.

om digitale informatie duurzaam te bewaren. Naast het

Hierbij wordt het concept van Archiving by Design als leidend

inrichten van een adequate digitale infrastructuur, is het

principe gevolgd. Volgens dit principe wordt al rekening

essentieel dat ook noodzakelijke processen en procedures

gehouden met digitale duurzaamheid en duurzame toeganke-

hiervoor worden ontwikkeld, in samenspraak met onze

lijkheid op het moment dat een informatiesysteem gekocht,

gemeentelijke partners, met name de Dienst Bedrijfsvoering.

gebouwd of aangepast wordt.

In de komende periode zal worden bepaald welke e-depotvoorziening voor de gemeente Den Haag het meest geschikt is, hoe die ingericht gaat worden en wat daarvoor aan expertise, budget en capaciteit nodig is.

5 Meerjarenvisie 2021-2024 Haags Gemeentearchief

Het HGA kent ook niet-wettelijke taken, die minstens zo belangrijk zijn voor zijn betekenis

De veranderende stad in de 20e eeuw

voor de stad Den Haag en de mensen die er wonen. Hierbij gaat het om het beheer van

Het belichten van geschiedenis kan een

het Haagse (particuliere) erfgoed en het

waardevolle bijdrage leveren aan identiteits-

uitdragen daarvan, op allerlei manieren.

vorming van stad en stadgenoten. De inhoudelijke focus in collectievorming en

Beleidsmatige taken

De eigen HGA-collectie is hiervoor basis en

publieksgeschiedenis van het HGA is tot nu

uitgangspunt, maar daarnaast luistert het

toe vooral gericht geweest op het belichten

HGA ook goed naar feedback van bezoekers en

van Den Haag in vorige eeuwen, met in de

publiek, en houdt vinger aan de pols bij de

recentere geschiedenis de Tweede Wereldoor-

ontwikkelingen in de erfgoed- en archiefwe-

log als dominant historisch perspectief. Die

reld. Bovenal kijkt het HGA naar maatschap-

focus is niet onlogisch, gezien het rijke

pelijke ontwikkelingen die van invloed

verleden van Den Haag als hof- en regerings-

kunnen zijn op de manier waarop stadsge-

centrum van Nederland. Maar het documen-

schiedenis kan worden gedocumenteerd en

teren en tonen van de stad die Den Haag in de

gepresenteerd.

periode ná de Tweede Wereldoorlog is geworden, is ook van belang. De afgelopen 70

Hierbij ziet het HGA voor de komende

jaar hebben het aangezicht en bevolkingssa-

beleidsperiode de volgende taken en

menstelling van Den Haag de stad ingrijpend

prioriteiten.

veranderd. Die ontwikkelingen moeten ook terug te vinden zijn in collectievorming en – presentatie van het HGA. Dit draagt bij aan een goede representatie van de stadsgeschiedenis en maken de collecties en activiteiten van het HGA bovendien relevant voor grote groepen Hagenaars die zich nu nog niet tot het archief verhouden. Het programma Thuis in het archief is met dit doel ontwikkeld. Het dient als belangrijke leidraad voor acquisitie en publieksactiviteiten de komende periode, waarin het HGA een relevante en dynamische erfgoedpartner wil zijn voor de stad en haar inwoners.

6 Meerjarenvisie 2021-2024 Haags Gemeentearchief

Beleidsmatige taken

Het HGA in de stad en in de wijk

Structureel en bewust digitaliseren

Kennis halen, kennis brengen

Het ‘ophalen’ en presenteren van de recente geschiedenis van

Veel bezoekers van het HGA vinden het belangrijk om zoveel

Het HGA laat graag zien wat het in huis heeft, ook aan

de stad verlangt een actieve, uitnodigende benadering.

mogelijk bronnen digitaal beschikbaar te krijgen. Uit de

jongeren. In de komende periode wordt daarin het accent

Burgers zoeken niet op eigen initiatief een archief op. Het HGA

Kwaliteitsmonitor Dienstverlening 2019 blijkt dat burgers

verlegd van het primair naar het voortgezet, hoger en

gaat daarom zelf actief op zoek naar ‘de diverse stad’, naar het

zoveel mogelijk vanuit huis onderzoek willen kunnen doen. De

wetenschappelijk onderwijs. Dit betekent geen rondleidingen

eigen karakter en de geschiedenis van de Haagse stadsdelen

komende periode zal het HGA daarom extra inzetten op het

meer voor basisschoolleerlingen, maar de ontwikkeling van

en wijken, én hun bewoners. Positionering, profilering en

digitaliseren van veelgevraagde bestanden. De prioriteit ligt

een nieuw aanbod dat aansluit bij de leerlijnen en interesses

communicatie van het HGA moet passen bij zo’n uitnodigende

daarbij op het digitaliseren en online aanbieden van bestan-

van middelbare scholieren die een profielwerkstuk moeten

benadering, waarin diversiteit en inclusie leidende principes

den die nu nog uitsluitend op microfiche in de studiezaal

maken, en studenten die bij het HGA afstudeer- en promotie-

zijn. Het structureel inzetten van oral history om persoonlijke

raadpleegbaar zijn. Daarnaast blijft het HGA Digitaliseren Op

onderzoek komen doen. Daarnaast blijft het HGA tentoonstel-

verhalen vast te leggen, hoort hier ook bij. Lang niet alle

Verzoek (DOV) aanbieden en worden op eigen initiatief ‘parels’

lingen en lezingen verzorgen voor een breed publiek, jong en

gemeenschappen in de stad hebben hun geschiedenis op de

uit de eigen collecties gedigitaliseerd, om deze actief onder de

oud, en belichten website en social media de rijke Haagse

klassieke manier gedocumenteerd. Met het verzamelen van

aandacht van het publiek te brengen.

historie vanuit verschillende perspectieven. Het HGA program-

verhalen wordt een historische bron aangeboord, die de

meert daarbij zoveel mogelijk doelgroepgericht, en maakt

bestaande archieven en collecties meer context kan geven. Het

daarbij gebruik van verschillende media en technieken.

documenteren van meer recente geschiedenis van Haagse buurten, wijken en bewoners, krijgt een concrete vertaling in het project Thuis in Den Haag, waarin vanaf 2021 jaarlijks een ander stadsdeel centraal staat.

7 Meerjarenvisie 2021-2024 Haags Gemeentearchief

Beleidsmatige taken

Heldere positionering en profilering

Samenwerking HGA en Bibliotheek Den Haag verder verkennen

Tot slot

Het HGA moet excelleren in verschillende functies. Het is

Zowel het HGA als Bibliotheek Den Haag ‘doen’ in erfgoed en

Het is belangrijk om te weten wie je bent, waar je

inspecteur van gemeentelijke overheidsinformatie, ‘hoeder

informatie. Ook hebben beiden een maatschappelijke opdracht te

vandaan komt en hoe de wereld om je heen zich heeft

van erfgoed’, én betrouwbaar en deskundig informatiebeheer-

vervullen. De komende jaren wil het HGA samen met Bibliotheek

ontwikkeld tot wat die nu is. Erfgoed kan daarin een

der van archief dat blijvend bewaard wordt voor de recht- en

Den Haag onderzoeken op welke andere manieren er met elkaar

relevante rol spelen. Het HGA beheert dit erfgoed, dat

bewijszoekende burger, die zowel analoog als digitaal bediend

kan worden opgetrokken. De Historische Informatiepunten (HIP’s)

vooral de Haagse regio belicht. Maar ‘beheren’ is geen

wil worden met alle aspecten van digitale veiligheid, privacy

in de wijkbibliotheken bieden in elk geval nu al een goede

doel op zich. Erfgoed moet gebruikt worden, terug te

en auteursrechtelijke kwesties die daar tegenwoordig bij

infrastructuur, ontmoetingsplek en platform voor historische

vinden zijn in het publieke domein waar burgers

horen. En niet alleen Haagse overheidsinformatie en erfgoed

ontmoetingen en activiteit. Die hoeven niet beperkt te blijven tot

verkeren. Zodat het betekenis krijgt en bijdraagt aan de

moet geborgd, die rol vervult het HGA ook voor de gemeente

de fysieke plek van de wijkbibliotheek, maar kunnen ook heel goed

identiteit van stad en burger. Daar draagt het HGA in de

Leidschendam-Voorburg en de indrukwekkende muziekcollec-

buiten plaatsvinden, bijvoorbeeld in de vorm van excursies.

periode 2021-2024 graag met passie en ambitie aan bij.

tie van het voormalige Nederlands Muziekinstituut. Deze verschillende functies en het hybride verzamelgebied van het HGA betekenen dat zeer verschillende publieksgroepen moeten worden bereikt. Dit vraagt om een scherp en helder positionering en profilering. Het ontwikkelen hiervan krijgt komende periode prioriteit, inclusief een vertaling daarvan in communicatie, programmering van activiteiten en het stellen van (beleids)prioriteiten.

8 Meerjarenvisie 2021-2024 Haags Gemeentearchief

haagsgemeentearchief.nl