RIS309218 Afdoening motie Waar zijn de bonnetjes

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

040

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Gemeenteraad

DSO/10193951 RIS309218 Contactpersoon

Arnold Groeneveld Dienst

Dienst Stedelijke Ontwikkeling Afdeling

Portefeuille Projecten Den Haag Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

30 november 2021

arnold.groeneveld@denhaag.nl

Onderwerp

Afdoening motie ‘Waar zijn de bonnetjes?’

Uw raad heeft bij de bespreking van de raadsmededeling inzak Halfjaarrapportage nieuwbouw Amare Q4 2020 en Q1 2021 (RIS308795) op 10 juni 2021 de door het raadslid mevrouw Arp ingediende motie ‘Waar zijn de bonnetjes?’ (RIS308218) aangenomen. Hierbij informeer het college de raad over de afdoening van de motie. De motie luidt als volgt: Constaterende, dat: - de bouw van Amare bijna voltooid is; - het hierdoor mogelijk zou moeten zijn om inzage te krijgen in de wijze waarop de 31 miljoen uit de zogenaamde “packagedeal” is uitgegeven; - uit de brief “Informatievoorziening aan de Rekenkamer inzake Amare” (RIS308357) blijkt dat er geen offerte bestaat voor de ontwerpaanpassingen (optellend tot 20-25 miljoen) en de kosten van de bouwtijdverlengingen die gedekt zijn met de packagedeal, maar wel een “toerekening” die gemaakt is door de aannemer en kostendeskundige van de gemeente.

Overwegende, dat: - de beantwoording van de wethouder FS in de commissie Ruimte van 3 juni 2021 de indruk wekte dat er slechts een kaderstellende raming van 10 miljoen is vastgesteld voor de uitvoering van de ontwerpaanpassingen uit de packagedeal; - dit een dubieuze gang van zaken is, aangezien er concrete ontwerpverbeteringen (de zogenaamde Verzoeken Tot Wijziging) aan de packagedeal ten grondslag lagen; - de raad moet kunnen controleren of de packagedeal op een deugdelijke wijze tot stand is gekomen en dat er geen sprake is geweest van handjeklap met de projectontwikkelaar. Roept het college op: - de raad inzage te geven in de toerekening van de packagedeal en de wijze waarop deze tot stand is gekomen; - de raad inzage te geven in de daadwerkelijke kosten per ontwerpaanpassing die gemaakt zijn uit de packagedeal-budget en hoe deze bij elkaar optellen; - eventuele verschillen tussen de toerekening en de daadwerkelijk gemaakte kosten te verklaren;

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10193951

- de raad uiterlijk in september 2021 deze informatie te doen toekomen

Het college geeft op de volgende manier antwoord op deze uitspraak van de raad: Hieronder maakt het college de gevraagde informatie inzichtelijk. Daarbij realiseert het college zich dat de precieze uitleg complex is, als onderdeel van een omvangrijk dossier. Daarom heeft het college zich ingespannen om de gevraagde informatie zo eenvoudig en begrijpelijk mogelijk inzichtelijk te maken. Toerekening en totstandkoming van de package-deal Met de package-deal zijn de volgende uitdagingen en kansen die in 2018 speelden met elkaar verbonden (zie ook RIS300066, pagina 6): 1. doorvoeren van ontwerpvoorstellen ter verdere verbetering van de kwaliteit van Amare; 2. verwerken van de vertraging in het bouwproces; en 3. oplossen van discussies met Cadanz en daarmee risico’s verkleinen. De package-deal is langs die lijnen tot stand gekomen. 1. Ontwerpvoorstellen Ten eerste de ontwerpvoorstellen ter verbetering van de kwaliteit van Amare. Die komen voort uit toenmalige zorgen van de instellingen. Zorgen of een gebouw wat voldoet aan de vraagspecificatie wel goed genoeg is. Zie daarvoor ook de kwartaalrapportage over Q1 2018 (RIS299606). Destijds (begin 2018) zijn de zorgpunten van de instellingen nader uitgewerkt als zogenaamde ‘ontwerpaanpassingen’ en heeft Cadanz inzichtelijk gemaakt wat de eventuele consequenties, zowel in kosten als qua planning, zijn van die aanpassingen.

De inschatting van Cadanz op dat moment was dat de totale (directe) kosten van de ontwerpaanpassingen € 12,3 mln. waren en zouden leiden tot een 13 weken langere bouwtijd, met een kostenplaatje van € 7,7 mln. De totale kosten van de ontwerpaanpassingen werden toen dus geraamd op € 20,0 mln. (zie ook RIS300066, pagina 6). Daarbij is afgesproken dat de directe kosten à € 12,3 mln. taakstellend waren en dus niet nog hoger konden worden. De ontwerpaanpassingen zijn destijds nader toegelicht, aanvullend op de toelichting bij het raadsvoorstel. Zie daarvoor de commissiebrief ‘ontwerpaanpassingen OCC Spuikwartier’ (RIS300180). Daarin zijn de ontwerpaanpassingen inhoudelijk beschreven. Ook is destijds inzicht gegeven in de toen actuele inschatting van de (taakstellende) kosten per ontwerpaanpassing, in de vorm van de bijlage van de brief van de gemeente aan Cadanz met kenmerk DSO/2018.531, die destijds vertrouwelijk is verstrekt. De daarin opgenomen ingeschatte kosten per ontwerpaanpassing zijn in de volgende paragraaf opgenomen. 2. Vertragingskosten Naast een 13 weken langere bouwtijd vanwege ontwerpaanpassingen, had Cadanz ten tijde van de package-deal (medio 2018) al een achterstand ten opzichte van de contractplanning van eveneens 13 weken. De kosten van die vertraging bedroegen € 7,8 mln. De gemeente en Cadanz verschilden van mening over de verdeling daarvan.

Als onderdeel van de package-deal is afgesproken dat Cadanz van de 13 weken vertraging 8 weken voor haar rekening neemt en de gemeente de overige 5, waarvan de kosten € 3 mln. bedragen, zie ook RIS300066, pagina 6 en 7.

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10193951

3. Oplossen van discussies Medio 2018 waren er meerdere discussies tussen Cadanz en de gemeente, zoals eerder uitgebreid omschreven (zie RIS300066). Partijen verschilden van mening over wie welke kosten zou moeten dragen. Deze discussies hadden al geleid tot een bouwstop in december 2017 en het risico op een tweede bouwstop was groot. Als onderdeel van de package-deal is afgesproken dat de gemeente hiervoor € 8,0 mln. aan Cadanz betaalt, zie ook RIS300066, pagina 7. Kortom, in de package-deal zijn toen actuele risico’s/uitdagingen en kansen samengebracht. De totale kosten van de package-deal bedragen € 31 mln. en bestaan voor € 20 mln. aan kosten voor de ontwerpaanpassingen, € 3 mln. voor de bijdrage van de gemeente aan de vertragingskosten en € 8 mln. voor het oplossen van discussies. Toerekening en daadwerkelijke kosten per ontwerpaanpassing Zoals hierboven omschreven is als onderdeel van de package-deal een taakstellend budget afgesproken voor de directe kosten van de ontwerpaanpassingen. In de verdere uitwerking van de ontwerpaanpassingen is steeds gestuurd op maximale kwaliteit binnen dat financiële kader, conform de afspraken uit de vaststellingsovereenkomst (de package-deal). Om de kosten te kunnen beheersen is daarbij een breakdown van alle werkzaamheden en kosten gemaakt.

De uiteindelijke kosten per ontwerpaanpassing zijn vastgelegd in een door Cadanz en de gemeente ondertekende Verzoek Tot Wijziging (VTW), waarin kosten én inhoud in detail omschreven zijn. De kosten zijn daarin nader onderbouwd in een kostenraming en de inhoud is gedetailleerd in een Technisch Ontwerp (TO) vastgelegd. De begrotingen en offertes zijn door Cadanz opgesteld en door een kostendeskundige van de gemeente gecontroleerd. In de tabel (zie bijlage) is per VTW de kosteninschatting uit 2018 weergegeven, evenals de uiteindelijke kosten per VTW, inclusief een verklaring van het eventuele verschil. Voor de omschrijving van iedere VTW wordt verwezen naar RIS300180. Samen met de kosten voor de aanpassing van de vierde gevel (€ 2,3 mln.) en de langere bouwtijd als gevolg van de ontwerpaanpassingen (€ 7,7 mln.) tellen de in de bijlage genoemde kosten van de VTW’s, zowel met de inschatting uit 2018 als met de uiteindelijke kosten, op tot het totaal à € 20 mln. (zie ook RIS300066, pagina 6). Aan de taakstelling is dus voldaan. De totale kosten van de ontwerpaanpassingen vallen nog juist binnen het door de raad vastgestelde bedrag. Het college beschouwt de motie hiermee als afgedaan. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

3/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10193951

Bijlage In de onderstaande tabel zijn van de ontwerpaanpassingen (12+9) de kosteninschatting uit 2018 weergegeven, evenals de uiteindelijke kosten per VTW, inclusief een verklaring van het eventuele verschil. Een verschil dat voor alle VTW’s geldt is dat bij de inschatting in 2018 de kosten per VTW all-in was, dus ontwerpkosten, directe kosten Cadanz, indirecte kosten Cadanz (opslagen) en indexeringskosten. In de uiteindelijke afrekening zijn die kosten separaat inzichtelijk gemaakt. Daarnaast kunnen er per VTW inhoudelijke verschillen en verschuivingen (tussen ontwerpaanpassingen) zijn die tot een verschil in de inschatting en de uiteindelijke kosten hebben geleid. Onderstaand is per VTW aangegeven welke factoren voor de betreffende VTW met name een rol hebben gespeeld. Tot slot speelt natuurlijk mee dat uiteindelijke kosten zelden gelijk zijn aan een inschatting vooraf. Daarin zitten altijd mee- en soms tegenvallers. Ontwerpaanpassing 12 ontwerpaanpassingen

Nummer VTW-120 (2a) Verbeteren entreegebied Amare

VTW-121 (2b) Verplaatsen ingang fietsenstalling VTW-122 (2c) Benutten loze ruimten boven toiletten VTW-123 (2d) Installaties op het dak aan zicht onttrekken

Inschatting 2018 € 1.399.791

Uiteindelijke kosten € 1.026.383

€ 392.106

€ 255.479

Verschillenverklaring De inschatting is incl. ontwerpkosten, indirecte kosten Cadanz (opslagen) en indexeringskosten. De uiteindelijke kosten betreffen enkel de directe kosten van Cadanz. De overige kosten zijn separaat opgenomen. Daarnaast enkele inhoudelijke verschillen en verschuivingen. Idem aan VTW-120

€ 474.366

€ 222.897

Idem aan VTW-120

€ 904.860

-

Deze VTW is inhoudelijk niet vervallen, maar opgenomen in VTW-127 en VTW-128. Het onttrekken van de installaties aan het zicht speelde namelijk ook bij de patio’s, waarop die VTW’s betrekking hebben. Het

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10193951

VTW-124 (2e) Verbeteren entreegebied RO en artiestenfoyer VTW-125 (2f) Extra schuifwanden VTW-126 (2g) Patio wijzigen in atrium

€ 482.661

€ 233.890

onttrekken van de installaties aan het zicht rondom het gebouw middels een mansardekap bleek niet mogelijk. Idem aan VTW-120

€ 120.621

€ 59.544

Idem aan VTW-120

-

-

VTW-127 (2h) Patio’s SvJT groener maken VTW-128 (2i) Patio 5de verdieping dicht leggen en entree KC verbeteren VTW-129 (2j) Verbeteren entree SvJT VTW-130 (2k) Verplaatsen greenroom NDT en verbeteren verbindingen VTW-131 (2l) Verbeteren indeling kleedkamers en toevoegen entresol VTW-132 Vervallen voorzetwand Ensemblezaal

€ 631.551

€ 270.500

Opgenomen in VTW-127 en VTW-128, die ook betrekking hebben op patio’s. Idem aan VTW-120

€ 2.083.372

€ 787.279

Idem aan VTW-120

€ 218.675

€ 135.846

Idem aan VTW-120

€ 1.890.061

€ 1.398.336

Idem aan VTW-120

€ 361.396

€ 191.030

Idem aan VTW-120

n.v.t.

- € 33.831

Deze VTW was destijds al in voorbereiding en is toegevoegd aan de ontwerpaanpassingen om zodoende voor de gemeente en daarmee voor de instellin-

2

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10193951

n.v.t.

€ 267.000

gen het maximale uit het daarvoor beschikbare budget te halen. Idem aan VTW-132.

n.v.t.

€ 19.656

Idem aan VTW-132.

In bedrag per VTW

€ 50.505

VTW-145 Wijzigingen in vloersparingen vanwege wijzigingen toiletten

n.v.t.

€ 32.398

VTW-149 Wijzigingen in riolering vanwege wijzigingen toiletten

n.v.t.

€ 15.849

Was eerst integraal onderdeel van alle VTW’s en is later separaat beschouwd. VTW-145 betreft wijzigingen van de vloersparingen ten behoeve van toiletten op de tweede verdiepingen. Die is afgesplitst van VTW-153, omdat deze eerder aan Cadanz opgedragen moest worden. De vloersparingen moeten namelijk al in de ruwbouw aangebracht worden. VTW-149 betreft wijzigingen aan de riolering. Is afgesplitst van VTW-153, omdat deze eerder aan Cadanz opgedragen moest worden. De riolering moet namelijk al in de ruwbouw aangebracht worden.

VTW-133 Toevoegen kabelgoten in studio’s KC VTW-141 Upgrade werkplaats technische dienst (multifunctioneel gebruik) Indexering bouwkosten

9 ontwerpaanpassingen

3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10193951

VTW-152 (2n / 1 van 9) Verbeteren look & feel garderobe en break-out rooms VTW-153 (2n / 2 van 9) Verbeteren materialisatie en detaillering toiletten en douches VTW-154 (2n / 3 van 9) Verbeteren look & feel gemeenschappelijke ruimten VTW-155 (2n / 4 van 9) Verlagen opstand raam in dak repetitieruimte

€ 108.775

Idem aan VTW-120.

€ 98.230

Idem aan VTW-120.

€ 28.847

Idem aan VTW-120.

kostenneutraal

€ 1.000.000

VTW-156 (2n / 5 van 9) Verbeteren functionaliteit theaterzaal

kostenneutraal

VTW-157 (2n / 6 van 9) Elektrische bediening akoestische schuifpanelen

kostenneutraal

Het dakraam is verbeterd qua detaillering, maar bij de verdere uitwerking bleek dat de aanvankelijk ingeschatte kostenbesparing niet te realiseren was. Het uiteindelijk gebouwde dakraam is niet lager en eenvoudiger geworden dan het aanvankelijke ontwerp (vooral om onderhoudsproblemen te voorkomen). Het uiteindelijk gekozen voordoek bleek voldoende dik te zijn om te fungeren als het gewenste akoestische scherm. Bij de verdere uitwerking is in overleg met Stichting Amare bepaald waar mechanische bediening nodig en technisch te realiseren was. De uitkomst

4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10193951

VTW-158 (2n / 7 van 9) Transparantie studio’s NDT verbeteren

kostenneutraal

VTW-159 (2n / 8 van 9) Verbeteren sanitair in toiletgroepen VTW-160 (2n / 9 van 9) Verbeteren materialisatie douches Indexering bouwkosten

-

hiervan was dat VTW-157 gerealiseerd kon worden zonder meerkosten. Bij de nadere uitwerking bleek dat VTW-158 kon worden gerealiseerd zonder dat dit tot meerkosten leidde. VTW-159 is geïntegreerd in VTW-154.

€ 80.000

Idem aan VTW-120.

In bedrag per VTW

€ 3.823

Opslagen Cadanz

In bedrag per VTW

€ 1.981.162

Ontwerpkosten (ontwerpteam dat in rechtstreekse opdracht van de gemeente werkte) Ontwerpkosten Cadanz

In bedrag per VTW

€ 1.270.666

In bedrag per VTW

€ 216.151

Voorziening onderhoud

In bedrag per VTW

€ 350.000

Was eerst integraal onderdeel van alle VTW’s tezamen en is in de breakdown opgesplitst. Idem aan indexering bouwkosten. Idem aan indexering bouwkosten. Idem aan indexering bouwkosten. In eerste instantie integraal onderdeel van de inschattingen uit 2018 en later als een risicopost opgenomen.

€ 9.959.460 n.v.t.

€ 9.070.414 € 929.586

Totaal Restant

Invulling van de afspraak uit de vaststellingsovereenkomst tussen de gemeente en Cadanz, waarin de afspraken van de

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10193951

package-deal zijn vastgelegd. Die afspraak hield kort gezegd in dat als Cadanz en de gemeente erin zouden slagen om de kosten van de ontwerpaanpassingen te beperken tot ca. € 9 mln., dat het resterende gedeelte van de € 10 mln. aan Cadanz zou vervallen. Totaal

€ 9.959.460

€ 10.000.000

6