Document · PDF

RIS309058 Bijlage

Gemeenteraad 14 juli 2021, gemeente Den HaagBij agendapunt: Voorstel van het college inzake nieuwe GRIP rapportage (RIS309058)6.949 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Toekomst GRIPrapportage Identificatie Naam document Bestandsnaam Datum Versienummer Status Eigenaar Beheerder

Toekomst GRIP-rapportage Bijlage 1 Toekomst GRIP-rapportage 03/06/2021 0.90 Definitief concept Portefeuille Projecten Mara Weber VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

Inhoud Inhoud ........................................................................................................................................ 2 Leeswijzer............................................................................................................................ 3 Inleiding .............................................................................................................................. 4 Managementsamenvatting ................................................................................................. 5 Aanleiding ........................................................................................................................... 8 Doelstelling GRIP-rapportage .......................................................................................... 10 Selectiecriteria GRIP-rapportage....................................................................................... 11 Huidige situatie ..................................................................................................................... 11 Gewenste situatie ...................................................................................................................

11 Format GRIP-rapportage ...................................................................................................14 Huidige situatie .....................................................................................................................14 Gewenste situatie ...................................................................................................................14 Frequentie GRIP-rapportage ............................................................................................. 15 Huidige situatie ..................................................................................................................... 15 Gewenste situatie ...................................................................................................................16 Vervolgtraject implementatie GRIP-rapportage ............................................................... 17 Bijlages ...............................................................................................................................19

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

Leeswijzer Voor u ligt het voorstel Toekomst GRIP-rapportage. De raad wil actueel en leesbaar geïnformeerd worden. In dit plan wordt gehoor gegeven aan de wens van de raad om meer grip te krijgen op de voortgang van grote projecten. Het voorstel begint met een korte inleiding en aanleiding. De geschiedenis is van belang om de gewenste resultaten goed in beeld te krijgen. Door middel van een korte analyse op de doelstellingen van de GRIP-rapportage wordt de gewenste situatie steeds duidelijker. Nadat uiteengezet is hoe we de toekomt van de GRIP-rapportage zien, wordt er dieper ingegaan op de verschillende inhoudelijke aspecten van de rapportage; de selectiecriteria, het format en de frequentie. We gaan in op de huidige situatie en vervolgens de gewenste situatie. In het laatste gedeelte van dit voorstel wordt ingegaan op de implementatie van de verbetervoorstellen. De betrokkenheid van de gehele organisatie met dit voorstel is essentieel om de voorgestelde verbeterslagen tot een succes te maken. Hierbij is de samenhang met andere trajecten rondom projectontwikkeling, projectbeheersing en verantwoording binnen de gemeente van groot belang. Daarom wordt in hoofdstuk 8 expliciet gemaakt wie welke rol op welk moment bij de nieuwe GRIP-rapportage heeft en hoe de verschillende rapportages met elkaar samenhangen.

Het conceptvoorstel is tijdens een werkbespreking op 27 januari besproken met de commissie Ruimte en op 24 maart met de Rekeningencommissie. In dit voorstel is getracht de adviezen zoveel mogelijk op te volgen. Wij danken de commissie Ruimte en de Rekeningencommissie voor de productieve besprekingen.

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

Inleiding De GRIP-rapportage is een instrument voor de raad om de controlerende taak uit te voeren. Vanuit de Rekeningencommissie en de commissie Ruimte is het signaal gekomen dat de huidige GRIP-rapportage onvoldoende inzicht geeft in de voortgang en (mate van) beheersing van grote projecten. Via dit voorstel willen wij, samen met de raad, Rekeningencommissie en de Accountantsdienst, in gesprek gaan over het verbeteren van de verschillende onderwerpen van de GRIP-rapportage. De Rekeningencommissie heeft aan de Accountantsdienst gevraagd om mee te denken over de GRIP-rapportage. Zij hebben daarvoor een brief (GAD/2021.06) geschreven en deze in de laatste vergadering met de Rekeningencommissie besproken. In de brief van de GAD is een voorstel aanpak & onderzoek gedaan waar wij graag gehoor aan geven: • Definitie grote projecten: welke selectiecriteria hanteren andere gemeenten/overheden? • Welke informatie kan een GRIP-rapportage bevatten zodat de beheersing van projecten inzichtelijk wordt, rekening houdend met het uitgangspunt dat door te veel informatie juist minder inzicht kan ontstaan? • Welke andere instrumenten zijn naast de GRIP-rapportage beschikbaar om de raad te voorzien van de benodigde (voortgangs-)informatie van projecten? • Samen met de leden van de Rekeningencommissie aanbevelingen doen (o.b.v.

benchmark studie en nadere behoeftebepaling bij de Rekeningencommissie) aan het college van B&W over op welke wijze de huidige GRIP-rapportage aangescherpt kan worden. Op 24 maart heeft er een werkbespreking plaatsgevonden met de Rekeningencommissie om te kijken of het voorstel inhoudelijk antwoord geeft op de vragen die de Rekeningencommissie heeft gesteld. Ook het ‘Actieplan projectontwikkeling, -beheersing en verantwoording’ (RIS307365) van het college, met als doelstelling; ‘een toegankelijkere informatievoorziening en verantwoording naar de raad’ heeft de urgentie van een verbetering van de GRIP-rapportage nog eens geduid. Samen met het Plan van Aanpak Projectbeheersing, Integrale gebiedsontwikkeling, Portfoliomanagement (KPMG) en Opdrachtgeven – Opdrachtnemen (Berenschot) vormt dit de aanscherping van projectbeheersing bij de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO). Een goede aansluiting op lopende trajecten en een betere aansluiting op de interne projectbeheersing is daarom een groot aandachtspunt in dit voorstel. Waarbij voor onze interne beheersaspecten de GROTICK+M-aspecten belangrijke uitgangspunten zijn. Deze aansluiting zorgt ervoor dat we nog effectiever kunnen rapporteren over verschillende projecten.

Uiteraard hebben we hierbij ook gekeken naar de informatiebehoefte van de raad zoals aangegeven in eerdere evaluaties en de werkbespreking op 27 januari met de commissie Ruimte en in de werkbespreking op 24 maart met de Rekeningencommissie. Ook hebben we gekeken naar de huidige rapportagestructuur binnen de gemeente. We streven ernaar om een uniforme rapportage over grote projecten binnen de gemeente en sluiten hierbij zoveel mogelijk aan bij bestaande en succesvolle formats. De rapportage van de Dienst Stadsbeheer (DSB) kwam in dit onderzoek naar voren en wordt al jarenlang goed ontvangen door de ambtelijke organisatie. Het is niet uit te sluiten dat er in de toekomst een gezamenlijke rapportage over alle projecten in het fysieke domein wordt gepresenteerd. De implementatie van het voorstel zal lineair gaan lopen aan het besluitvormingstraject van dit voorstel. Met voorbereidende werkzaamheden is al gestart, enkele acties zijn in dit voorstel terug te vinden. Totdat er goedkeuring in de raad is verkregen zal de huidige rapportage van toepassing blijven.

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

Managementsamenvatting De rapportage ‘GRIP op grote projecten’ (GRIP) heeft als doel om de gemeenteraad een overzichtelijk beeld te geven van besluitvorming en de belangrijkste maatschappelijke, programmatische en financiële aspecten van een top 15 van geselecteerde projecten. Tijdens het overleg met de commissie Ruimte zijn de selectiecriteria gepresenteerd. Met deze criteria worden de projecten langs verschillende aandachtsgebieden gelegd: Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie, Kwaliteit. Kortom de GROTICK-aspecten. Naar aanleiding van het Rekenkamerrapport ‘Sturen op maatschappelijke effecten bij grote projecten’- heeft het college verzocht (RIS270981) de M van Maatschappelijke effecten hieraan toe te voegen. De selectie van de 15 GRIP-projecten wordt middels een scoring gedaan. Hierbij zijn de kenmerken en onderliggende criteria bepalend voor het indelen van projecten. De 12 kenmerken zijn in samenhang met GROTICK+M-aspecten beschreven. Kenmerk (GROTICK+M-aspecten) Criteria a. Omvang project >10 €mln. b. Meerdere dekkingsbronnen (Investering en exploitatie) 1. Financiering (Geld) c. Het project maakt gebruik van externe financiering d. Het project maakt gebruik van Subsidies en/of GREX bijdragen a. Financieringsafspraken t.b.v. project derden met financieel 2. Financiering (Risico) risico Gemeente a.

Het project bestaat uit samengevoegde projecten (met behoud van eigen scope en rapportagelijn) 3. Complexiteit (Risico)

b. Project met één of meerdere raakvlakprojecten c. Het project maakt gebruik van nieuwe technologie (de Gemeente is een early adopter)

4. Complexiteit (Organisatie)

5. Complexiteit (Kwaliteit)

6. Compliance (Risico)

a. 2 of meer leden van het projectmanagementteam zijn nog onervaren (<1 jaar in rol) a. Niet routinematig project (scope van het project is nieuw qua inhoud voor de Gemeente) b. Innovatieve contract- of aanbestedingsvorm (nog niet eerder door Gemeente gebruikt) a. Het project is afhankelijk van een complexe ruimtelijke procedures waaronder bestemmingsplanwijziging. b. Het project maakt gebruik van/ of raakt infrastructuur derden. c. Het project is onderhavig aan ontwikkelend beleid of veranderende wet- en regelgeving a. Doorlooptijd project is >4 jaar

7. Doorlooptijd (Tijd) 8. Governance (Informatie) 9. Imago (Risico) 10. Omgeving (Risico) 11. Reputatie (Risico) 12. Maatschappelijk (M)

b. Klantplanning is dermate krap dat vertraging op oplevering zonder ingrijpen op projectopdracht onvermijdelijk is a. Er zijn 2 of meer Wethouders betrokken b. Het project rapporteert aan 2 of meer directies a. Het project is zichtbaar, exposure is groot en krijgt mediaaandacht. a. Er is weerstand vanuit de omgeving tegen het project a. Politiek afbreukrisico, project speelt in op actualiteiten a. De maatschappelijke relevantie wordt bepaald door de mate waarin een project getypeerd kan worden als een lage, midden of hoge impact op de maatschappelijke doelen die de gemeente nastreeft.

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

Zie hoofdstuk 6 voor meer informatie over de kenmerken en criteria. De hele projectenportefeuille van DSO is langs de selectiecriteria gehouden en de top 15 nieuwe GRIP-projecten zijn geselecteerd. Gebleken is dat de portefeuille over het algemeen hoog scoort op de kenmerken. Er is daarom gekeken naar de 15 projecten die het hoogste scoren op de kenmerken en door de opdrachtgevers en opdrachtnemers als risicogevoelig worden ervaren. Het uitgangspunt is om een top 15 GRIP-projecten aan te houden, maar als de raad toch aanleiding ziet om een project toe te voegen, kan dit uiteraard in goed overleg. Hierbij informeren we de raad over de huidige top 15 GRIP-projecten. Nr. Project 1 Kijkduin Bad 2 HS Kwartier 3 Laan van NOI Gebieds-NvU 2e fase 4 Noordelijk Havenhoofd UFA 5 Leyweg/Escamplaan (HAGA), locatie-ontwikkeling 6 Junopark 7 Gebiedspaspoort Maanweg 8 Grotiusplaats 9 Spuikwartier gebiedsontwikkeling + herinrichting Spuiplein 10 NvU Gebiedsontwikkeling Laakhavens 11 Verplaatsing Raamprostitutie 12 Renovatie Binnenhof 13 Pilot Omgevingsplan Binckhorst 14 Haagvlietpoort 15 Dreven-Gaarden-Zichten

SCORE 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 9 9 10 10 10

Het wegen van de projecten langs selectiecriteria is niet voor elk criterium exacte wetenschap. Het is aan de projectleider en gebiedsverantwoordelijke om te bezien in hoeverre een kenmerk van toepassing is op een project of een programma. Centrale reflectie zorgt ervoor dat projecten onderling vergeleken kunnen worden. De selectiecriteria bieden derhalve een richtlijn om projecten mee te selecteren. Een project wordt door de raad gekwalificeerd als ‘GRIP-project’, binnen de ambtelijke organisatie is dit het risiconiveau ‘high’, als het op basis van de criteria op 8 of meer kenmerken een score krijgt. • • •

Het positief beantwoorden aan één criterium is voldoende om het bovenliggende kenmerk als positief aan te merken; Een project dat aan minimaal 8 kenmerken voldoet en binnen de top 15 valt, wordt aangedragen voor de GRIP-rapportage. Overige projecten worden wel gerapporteerd maar dan intern. Intern wordt nog de verdeling tussen medium en low niveau gemaakt. Per niveau geldt er een ander intensiteitsniveau.

De selectiecriteria worden initieel bij de startbeslissing voor de eerste keer aan een project toegewezen, ook als deze in de verkennings- of initiatiefase verkeerd. Op jaarlijkse basis vindt binnen de gemeente een herijking van de gehele portefeuille plaats. Bij het ontwikkelen van het nieuwe format van de GRIP-rapportage is vooral gekeken naar de informatiebehoefte van de raad. Ook is er een onderzoek in gang gezet om te kijken hoe andere diensten aan de raad rapporteren. Hierbij kwam de DSB-rapportage naar boven. Deze manier van rapporteren wordt goed ontvangen door de raad. Wij hebben deze rapportage als voorbeeld genomen om zo concern-breed een uniform format te gebruiken. VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

In het nieuwe format is focus op GROTICK+M-aspecten. De R van risico krijgt daarbij een wezenlijke plek. Er is specifiek aandacht voor de top 3 risico's uit het risicodossier van elk project waarbij belangrijke kansen en risico’s een korte maar duidelijke toelichting krijgen. De raakvlakken met andere projecten in het gebied worden bovendien aangestipt. Om de vorm van het dashboard in de GRIP-rapportage te bepalen hebben we onderzoek gedaan naar de verschillende methodes. Hierbij hebben we onder andere gebruik gemaakt van het rekenkamerrapport uit 2010, waarin enkele suggesties zijn gedaan voor dashboards. Wij gaan werken met de stoplicht-methodiek. Deze methodiek sluit aan bij de gemeentebrede systematiek en geeft voor deze rapportage een helder overzicht wanneer een project conform doelstellingen, planning en prognose loopt of wanneer er bijgestuurd of ingegrepen moet worden. In bijlage 1 is het nieuwe format voor de GRIP-rapportage opgenomen. De raad heeft aangegeven actueel en leesbaar geïnformeerd te willen worden. Om dit te realiseren laten wij de P&C-cyclusmomenten los, daar de periode tussen peildatum opstellen rapportage en moment van besluitvorming meer dan een half jaar zit. Voorgesteld wordt daarom om meer aan te sluiten bij de kwartalen en per Q2 en Q3 een GRIP-rapportage te maken.

Omdat in die kwartalen de meeste wijzigingen zich voordoen, en bijsturing het meeste effect heeft. De Q2 en Q3 staat voor het ambtelijk apparaat in het teken van prognose en realisatie. Maar ook over planning, organisatie en de risico’s, vanuit een uitgebreide risicoanalyse. De raad kan door middel van de GRIP-rapportage hier kennis van nemen. Q2 en Q3 zijn daarom geschikte momenten om de GRIP-rapportage aan de raad te presenteren. Voor de interne afstemming wordt een implementatieplan opgesteld waarin een heldere planning van de afstemmomenten en aanleverdata geschetst wordt. Planning implementatie Toekomst GRIP-rapportage: Datum

Gremium

Onderwerp

Peildata GRIP

15 juli 2021

Commissie Ruimte

Presentatie definitief voorstel GRIP-rapportage en vaststelling nieuwe GRIP-projecten

Eind okt 2021 (na het zomerreces)

Commissie Ruimte

GRIP-rapportage Q2 2021

Tot 1 juli 2021

December 2021 Commissie Ruimte ( voor het kerstreces)

GRIP-rapportage Q3 2021

Tot 1 oktober 2021

Eind okt 2022 Commissie Ruimte (voor het zomerreces)

GRIP-rapportage Q2 2022

Tot 1 juli 2022

December 2022

Werkbespreking met de Evaluatie nieuwe GRIPcommissie Ruimte rapportage

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

Aanleiding 2010 Op 18 februari 2010 is naar aanleiding van het Rekenkamerrapport het raadsvoorstel “GRIP op grote projecten” vastgesteld (RIS170272). Het college heeft met dit besluit verzocht om ten aanzien van specifieke projecten aan een aantal voorwaarden te voldoen wat betreft het proces, informatievoorziening en de risicoanalyse. 2012 In een evaluatie van de GRIP-rapportage in januari 2012 heeft de Rekenkamer aangegeven tevreden te zijn met de vorm en inhoud van de geleverde rapportages. Tegelijkertijd werden een aantal verbeterwensen uitgesproken. Belangrijkste kritiek betreft het ontbreken van een gedegen risicoanalyse met kansen, maatregelen en mogelijke effecten op het saldo (bandbreedte). Ook pleit de Rekenkamer voor een bandbreedte per project, op basis van de in de rapportage opgenomen kansen en risico’s. Belangrijk aandachtspunt van de Rekenkamer is dat de rapportages afzonderlijk leesbaar en begrijpelijk moeten zijn. Verder gaat het vooral om consistentie binnen de rapportage en tussen de rapportages onderling. Deze opmerkingen zijn in samenwerking met de commissie Ruimte verwerkt (RIS246946).

2014/2015 Op 18 december 2014 heeft de raad naar aanleiding van de Rekenkamerrapport ‘Sturen op maatschappelijke effecten bij grote projecten’- het college verzocht (RIS270981) om “de ontwikkelingen van (te verwachten) maatschappelijke effecten in relatie tot de gestelde doelen jaarlijks te monitoren en op te nemen in de bestaande informatie- en verantwoordingssystematiek zoals de GRIP-rapportages”. Hiermee ontstaat een meer integraal beeld van het project waarover Projectmanagement rapporteert. Behalve aanpassing van het format zijn er verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot leesbaarheid en overzicht (RIS282206). Deze verbeteringen zijn: • • • •

In stedelijke- en projectkaders van grote projecten duidelijk en overzichtelijk te formuleren wat de beoogde maatschappelijke effecten zijn. Bij wijzigingen in grote projecten een analyse te verstrekken van de gevolgen voor de (beoogde) maatschappelijke effecten. Gepresenteerde resultaten van het ontwikkelen van grote projecten op consistente wijze te relateren aan gestelde doelen. De ontwikkelingen van (te verwachten) maatschappelijke effecten in relatie tot de gestelde doelen jaarlijks te monitoren en op te nemen in de bestaande informatie- en verantwoordingssystematiek zoals de GRIP-rapportages.

Om met het project de doelen in beeld te houden is in het format van de GRIP-rapportage een paragraaf opgenomen met (duidelijk en overzichtelijk geformuleerde) maatschappelijke effecten die met het project beoogd worden. Het jaarlijks monitoren van de te verwachten maatschappelijke effecten ligt in lijn met het voorstel van de Rekeningencommissie (RIS271922). 2019/2020 Tijdens het jaarrekeningonderzoek 2019 (RIS305823) is opgemerkt dat de GRIP-rapportage tijdens de begrotingsbehandeling en vaststelling van de jaarrekening niet expliciet wordt behandeld in de raad. Daarom is de Rekeningencommissie op 26 november 2020 (RIS 307274) in gesprek gegaan met elkaar hoe er op structurele wijze aandacht kan worden besteed aan de beheersing van grote projecten (mede) aan de hand van de GRIP-rapportage. De aandachtspunten die tijdens dit gesprek naar voren zijn gekomen vormen de basis van deze verbeterslag.

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

2021 In 2021 heeft de wethouder Stadsontwikkeling aan de raad geschetst welke doelstelling hij wenst te bereiken. Daarbij ligt de nadruk op het verbeteren van projectontwikkeling, projectbeheersing en verantwoording (Actieplan projectontwikkeling, -beheersing en verantwoording aan de commissie Ruimte (RIS307365 en RIS308178)) en toegankelijkere informatievoorziening en verantwoording naar de raad. De GRIP-rapportage moet inzichtelijker gemaakt worden om goed het gesprek te kunnen voeren. Op de andere doelstellingen in het actieplan wordt gehoor gegeven door verschillende werkgroepen binnen DSO. Inmiddels zijn uitgevoerd: ‘Opdrachtgeven en opdrachtnemen’, samen met Berenschot en ‘Portfoliomanagement’, samen met KPMG.

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

Doelstelling GRIP-rapportage ‘Grip op projecten betekent tijdig en toegankelijk geïnformeerd worden over (grote) beslissingen, het rapporteren van actuele risico’s (die zich manifesteren of tussentijds wijzigen) en transparantie over de afwegingen en afspraken die gemaakt zijn en daarbij uitleggen wanneer van het door de raad vastgestelde kader wordt afgeweken’. De rapportage ‘GRIP op grote projecten’ (GRIP) heeft als doel om de gemeenteraad een overzichtelijk beeld te geven van besluitvorming en de belangrijkste maatschappelijke, programmatische en financiële aspecten van specifiek door de raad goedgekeurde projecten. Het is duidelijk dat er een grote behoefte is om beter meegenomen te worden in grote besluiten over projecten in het ruimtelijk domein. “Beter meegenomen” betekent tijdig en toegankelijk geïnformeerd worden als er grote beslissingen op til staan en transparantie over de afwegingen en afspraken die gemaakt zijn. Een risicoanalyse is hierbij van groot belang zodat de raad inzicht heeft op de belangrijkste risico’s en hierop kan anticiperen. Het betekent ook dat wordt uitgelegd wanneer van het, door de raad vastgestelde, kader wordt afgeweken. Dit willen we doen door met een stoplicht-systeem te werken voor meerdere beheers aspecten; gele en rode stoplichten worden nader verklaard in de nieuwe GRIPrapportage. Groen betekent dat geen actie nodig.

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

Selectiecriteria GRIP-rapportage

In 2010 is vastgelegd (RIS174420) dat de raad specifieke grote projecten kan aanwijzen als GRIP-project indien zij van mening is dat haar controlerende taak vereist dat meer toegesneden informatie noodzakelijk is, beargumenteerd op basis van de volgende overwegingen: • • • • • •

Er is sprake van een niet routinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit; De gemeente draagt alleen of grotendeels de verantwoordelijkheid voor het project; Er zijn substantiële financiële gevolgen en/of aanmerkelijke uitvoeringsrisico’s aan het project verbonden; Er zijn belangrijke gevolgen voor de samenleving of de gemeentelijke organisatie aan verbonden; Er is sprake van toepassing van nieuwe technologieën of financieringsconstructies; Er is sprake van een in organisatorisch opzicht complex besturings- en uitvoeringsproces.

Een GRIP-project wordt getypeerd door haar complexiteit en hoe risicovol deze is afgezet tegen de gemeentelijke belangen.

Tijdens het overleg met de commissie Ruimte zijn de interne selectiecriteria, gepresenteerd. Met deze criteria scoren de projecten op verschillende punten: Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie, Kwaliteit. Kortom de GROTICK-aspecten. Naar aanleiding van het Rekenkamerrapport ‘Sturen op maatschappelijke effecten bij grote projecten’ (RIS270981) is hier de M van Maatschappelijke effecten aan toegevoegd. Door de criteria van de raad en de interne criteria met elkaar te vergelijken en samen te voegen kunnen we nieuwe selectiecriteria voorleggen ter besluitvorming. Per punt is aangegeven waar deze landt in de nieuwe selectiecriteria: 1. Er is sprake van een niet routinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit; o Zie kenmerk 1.a, 5.a en 7.b 2. De gemeente draagt alleen of grotendeels de verantwoordelijkheid voor het project; o Zie kenmerk 2 3. Er zijn substantiële financiële gevolgen en/of aanmerkelijke uitvoeringsrisico’s aan het project verbonden; o Zie kenmerk 1 4. Er zijn belangrijke gevolgen voor de samenleving of de gemeentelijke organisatie aan verbonden; o Zie kenmerk 6, 8, 9, 10, 11 en 12 5. Er is sprake van toepassing van nieuwe technologieën of financieringsconstructies; o Zie kenmerk 1 en 3.c 6. Er is sprake van een in organisatorisch opzicht complex besturings- en uitvoeringsproces.

o Zie kenmerk 5, 6, 7 en 8 De nieuwe selectie van de GRIP-projecten wordt d.m.v. een scoring gedaan. Hieronder zijn de kenmerken en criteria weergegeven die bepalend zijn voor het indelen van projecten. De kenmerken zijn in samenhang met GROTICK+M-aspecten beschreven:

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

Kenmerk (GROTICK+M-aspecten) Criteria a. Omvang project >10 €mln. b. Meerdere dekkingsbronnen (Investering en exploitatie) 1. Financiering (Geld) c. Het project maakt gebruik van externe financiering d. Het project maakt gebruik van Subsidies en/of GREX bijdragen a. Financieringsafspraken t.b.v. project derden met financieel 2. Financiering (Risico) risico Gemeente a. Het project bestaat uit samengevoegde projecten (met behoud van eigen scope en rapportagelijn) 3. Complexiteit (Risico) b. Project met één of meerdere raakvlakprojecten c. Het project maakt gebruik van nieuwe technologie (de Gemeente is een early adopter) a. 2 of meer leden van het projectmanagementteam zijn nog 4. Complexiteit (Organisatie) onervaren (<1 jaar in rol) a. Niet routinematig project (scope van het project is nieuw qua inhoud voor de Gemeente) 5. Complexiteit (Kwaliteit) b. Innovatieve contract- of aanbestedingsvorm (nog niet eerder door Gemeente gebruikt) a. Het project is afhankelijk van een complexe ruimtelijke procedures waaronder bestemmingsplanwijziging. 6. Compliance (Risico) b. Het project maakt gebruik van/ of raakt infrastructuur derden. c. Het project is onderhavig aan ontwikkelend beleid of veranderende wet- en regelgeving a. Doorlooptijd project is >4 jaar 7. Doorlooptijd (Tijd) b.

Klantplanning is dermate krap dat vertraging op oplevering zonder ingrijpen op projectopdracht onvermijdelijk is a. Er zijn 2 of meer Wethouders betrokken 8. Governance (Informatie) b. Het project rapporteert aan 2 of meer directies a. Het project is zichtbaar, exposure is groot en krijgt media9. Imago (Risico) aandacht. 10. Omgeving (Risico) a. Er is weerstand vanuit de omgeving tegen het project 11. Reputatie (Risico) a. Politiek afbreukrisico, project speelt in op actualiteiten a. De maatschappelijke relevantie wordt bepaald door de mate waarin een project getypeerd kan worden als een lage, midden of 12. Maatschappelijk (M) hoge impact op de maatschappelijke doelen die de gemeente nastreeft.

Tabel 1 – Kenmerken en criteria Het wegen van de projecten langs bovenstaande criteria is niet voor elk criterium exacte wetenschap. Het is aan de projectleider en gebiedsverantwoordelijke om te bezien in hoeverre een kenmerk van toepassing is op een project of een programma. Centrale reflectie zorgt ervoor dat projecten onderling vergeleken kunnen worden. Bovenstaande selectiecriteria bieden derhalve een richtlijn om projecten mee te selecteren. In onderstaande alinea wordt verder ingegaan op hoe we deze kenmerken in de praktijk toepassen. Beoordeling projecten en opvolging Een project wordt door de raad gekwalificeerd als ‘GRIP-project’, binnen de ambtelijke organisatie is dit het risiconiveau ‘high’, als het op basis van de criteria op 8 of meer kenmerken een score krijgt, of daartoe een goede reden is. We rapporteren over een top 15 van high risk projecten; •

Het positief beantwoorden van één criterium is voldoende om het bovenliggende kenmerk als positief aan te merken; VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

• •

Een project wat aan minimaal 8 kenmerken voldoet en binnen de top 15 valt, wordt aangedragen voor de GRIP-rapportage. Overige projecten worden wel gerapporteerd, maar dan intern. Intern wordt nog de verdeling tussen medium en low niveau gemaakt. Per niveau geldt er een ander intensiteitsniveau.

De selectiecriteria wordt initieel bij de startbeslissing voor de eerste keer aan een project toegewezen, ook als deze in de verkennings- of initiatiefase verkeerd: • De opdrachtnemer legt elk nieuw project langs de selectiecriteria. Door deze taak aan een beperkt aantal mensen toe te kennen, zorgen we ervoor dat de projecten eenduidig worden gescoord. Zij worden uiteraard gevoed door de projectleiders van de projecten. E.e.a. wordt onderdeel van het Projectplan; • Via de opdrachtgeverslijn, worden binnen de Dienst Stedelijke Ontwikkeling de geselecteerde projecten vastgesteld d.m.v. vaststelling van het Projectplan; • Als er nieuwe projecten worden geselecteerd of als projecten van de lijst afvallen wordt dit door middel van een paragraaf in de rapportage (zie frequentie voor planning) ter informatie voorgelegd aan de raad; Jaarlijkse vindt per afdeling van de Portefeuille Projecten een herijking van de portefeuille plaats; • Herijking vindt standaard plaats bij faseovergangen van het project; • Redenen voor tussentijdse herijking kunnen onder andere zijn; verandering in scope, verandering in financiering, verandering van stakeholders, etc. Deze herijking moet dan zijn onderbouwd door een formele scopewijziging of projectwijziging.

Geselecteerde projecten DSO Voor Q2 is de hele portefeuille DSO langs de selectiecriteria gehouden en is er een top 15 GRIP-projecten geselecteerd. Gebleken is dat de portefeuille projecten over het algemeen hoog scoort op de kenmerken. We hebben daarom gekeken naar een top 15 projecten die het hoogste scoren en door de dienst als risicogevoelig worden ervaren. Hierbij informeren we de raad over de huidige top 15 GRIP-projecten. Het uitgangspunt is om een top 15 GRIPprojecten aan te houden, maar als de raad aanleiding ziet om een project toe te voegen, kan dit uiteraard in goed overleg. De systematiek kan, door nader inzicht, nog iets worden bijgesteld of aangescherpt. GRIP-projecten Nr. Project 1 Kijkduin Bad 2 HS Kwartier 3 Laan van NOI Gebieds-NvU 2e fase 4 Noordelijk Havenhoofd UFA 5 Leyweg/Escamplaan (HAGA), locatie-ontwikkeling 6 Junopark 7 Gebiedspaspoort Maanweg 8 Grotiusplaats 9 Spuikwartier gebiedsontwikkeling + herinrichting Spuiplein 10 NvU Gebiedsontwikkeling Laakhavens 11 Verplaatsing Raamprostitutie 12 Renovatie Binnenhof 13 Pilot Omgevingsplan Binckhorst 14 Haagvlietpoort 15 Dreven-Gaarden-Zichten

SCORE 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 9 9 10 10 10

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

Format GRIP-rapportage

Door middel van verschillende evaluaties heeft de GRIP-rapportage meerdere verbeterslagen door gemaakt. Echter heeft de raad aangeven dat deze verbeteringen nog niet hebben geleid tot een bruikbaar instrument. Zoals eerder vermeld sluit het nieuwe format voor de GRIPrapportage beter aan op de interne projectbeheersingsinstrumenten, waardoor het gemakkelijker wordt om tijdig te rapporteren.

Bij het ontwikkelen van het nieuwe format van de GRIP-rapportage is vooral gekeken naar de informatiebehoefte van de raad. Ook is er een onderzoek in gang gezet om te kijken hoe andere gemeentelijke diensten aan de raad rapporteren. Hierbij kwam de DSB-rapportage naar boven. Deze rapportage wordt intern goed ontvangen. DSO heeft deze rapportage als voorbeeld genomen om zo concern-breed een uniform format te gebruiken. In dit format is focus op GROTICK+M-aspecten. De R van risico krijgt daarbij een wezenlijke plek. Er is specifiek aandacht voor de top 3 risico's uit het risicodossier van elk project waarbij belangrijke kansen en risico’s een korte maar duidelijke toelichting krijgen. De raakvlakken met andere projecten in het gebied worden bovendien aangetipt, om zo ook de risico’s van het project in samenhang met de risico’s van andere projecten in het gebied te signaleren en te beheersen. Over invulling met betrekking tot de maatschappelijke component wordt in hoofdstuk 3.6 van het nieuwe format GRIP-rapportage (bijlage 1) dieper ingegaan. De Rekeningencommissie heeft namelijk geconcludeerd dat dit criterium gedurende een project doorgaans weinig fluctueert. Echter, voor de raad is dit een belangrijk aspect. Om de vorm van het dashboard in de GRIP-rapportage te bepalen hebben we onderzoek gedaan naar de verschillende methodes.

Hierbij hebben we op advies van de commissie Ruimte onder andere gebruik gemaakt van het rekenkamerrapport uit 2010, waarin enkele suggesties zijn gedaan voor dashboards. Ook hebben we een kijkje genomen bij andere G5 gemeente. We hebben er uiteindelijk voor gekozen om te gaan werken met de stoplicht-methodiek. Doorslaggevend is geweest dat deze methodiek aansluit bij de gemeentebrede systematiek en het geeft voor de rapportage een helder overzicht wanneer een project conform doelstellingen, planning en prognose loopt of wanneer er bijgestuurd of ingegrepen moet worden. Argumentatie daarvoor wordt onder het desbetreffende stoplicht toegelicht. Wanneer het risico groot is gaat het 'licht' op rood. Is het risico minder, maar zeker aanwezig, dan staat het 'licht' op geel. Wanneer het risico beperkt of beheerst is, wordt het 'licht' op groen gezet. In de rapportage wordt inhoudelijk ingaan op gele en rode stoplichten. Zoals gezegd maakt DSB maakt een vergelijkbare interne kwartaalrapportage. In Q4 2022 zal er een evaluatie plaatsvinden over het voorstel GRIP-rapportage, waar we onder andere het format van de nieuwe GRIP-rapportage beoordelen (zie bijlage 1).

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

Frequentie GRIP-rapportage

De rapportage wordt twee keer per jaar opgesteld: als bijlage bij de Programmarekening (openbaar deel) en bij de Begroting (openbaar en geheim deel). Planning Progr. Jan Rek. Planning Begroting Jan

Feb Mrt Apr Mei Jun Jul

Aug Sep

Okt

Nov Dec

Feb Mrt Apr Mei Jun Jul

Aug Sep

Okt

Nov Dec

In november starten de voorbereidingen van de GRIP-rapportage voor de Programmarekening. Medio december wordt ervoor gezorgd dat het GRIP-proces operationeel is en de deadline voor de rapportage ligt eind januari. Ditzelfde proces vindt ook plaats bij de begroting in de periode april – juni.

Het bestuurlijke besluitvormingsproces voor de programmarekening is van begin april behandeling in het college tot vaststelling door de raad eind juni. Voor de programmabegroting is dit september tot november.

Tabel 2 P&C cyclus VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

De raad heeft aangegeven actueel en leesbaar geïnformeerd te willen worden. Om dit te realiseren moeten we de P&C-cyclusmomenten loslaten, daar de periode tussen peildatum opstellen rapportage en moment van besluitvorming meer dan een half jaar zit. Daarom wordt voorgesteld om meer aan te sluiten bij de kwartalen 2 en 3, en bij deze kwartalen een GRIP-rapportage te maken. In deze kwartalen doen de meeste wijzigingen zich voor, heeft bijsturing het meeste effect en ligt de focus vooral op de voortgang van de projecten. Op deze manier wordt ook aangesloten bij de interne rapportagestructuur waardoor er efficiënter en actueler gerapporteerd kan worden. De GRIP-rapportage zal dan onderdeel worden van de reeds georganiseerde Q-gesprekscyclus en na interne afstemming richting de raad worden gestuurd. Waarom Q2 en Q3 De Q2 en Q3 staan voor het ambtelijk apparaat in het teken van prognose en realisatie. Maar ook voor planning, organisatie en de risico’s vanuit een uitgebreide risicoanalyse. De raad kan door middel van de GRIP-rapportage hier kennis van nemen. Q2 en Q3 zijn daarom geschikte momenten om de GRIP-rapportage aan de raad te presenteren. Nu wordt de raad geïnformeerd over de grote projecten in onder andere de paragraaf grondbeleid bij de programmarekening en in het MPG bij de begroting. Ook na invoering van de nieuwe GRIP-rapportage zal dit zo blijven.

Als we deze informatie naar de kwartalen terugbrengen kunnen we zeggen dat de Q4 onderdeel is van de programmarekening en de Q1 van de programmabegroting. Met name de grondexploitaties worden uitgebreid behandeld in de P&C producten. Echter, dit is geen bruikbaar instrument gebleken door de lange doorlooptijd. De nieuwe GRIP-rapportage biedt meer ruimte voor de raad om actueler geïnformeerd te worden over de grote projecten. Daarnaast verlopen grote wijzigingen altijd via besluitvorming in de raad. Dus ook hiermee heeft de raad extra controlerende mogelijkheden buiten de GRIP-rapportage om. Voor de grondexploitaties zijn de spelregels vastgelegd in de Verordening Beheersregels Grondexploitaties en Strategisch Bezit, 2018 (RIS298629). In Q4 2022 zal tijdens de evaluatie o.a. de frequentie met de peildata Q2 en Q3 worden doorgelicht.

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

Vervolgtraject implementatie GRIP-rapportage Planning implementatie Toekomst GRIP-rapportage: Datum

Gremium

Onderwerp

Peildata

15 juli 2021

Commissie Ruimte

Presentatie definitief voorstel .. GRIP-rapportage en vaststelling nieuwe GRIP-projecten

Eind okt 2021 Commissie Ruimte (na het zomerreces)

GRIP-rapportage Q2 2021

Tot 1 juli 2021

December 2021 (voor het kerstreces)

Commissie Ruimte

GRIP-rapportage Q3 2021

Tot 1 oktober 2021

Eind okt 2022 (voor het zomerreces)

Commissie Ruimte

GRIP-rapportage Q2 2022

Tot 1 juli 2022

December 2022

Werkbespreking met Evaluatie nieuwe GRIPde commissie Ruimte rapportage

Randvoorwaarden Input

Om de GRIP-rapportage te kunnen schrijven is het van belang dat er inzicht is in de output van diverse andere werkprocessen. De volgende werkprocessen vormen de input voor de GRIP-rapportage: • Financiële standenlijst Q2 en Q3 • Geactualiseerde grondexploitaties en investeringsprojecten Uiteindelijk moet de output uit het projectmanagementsysteem Fortes Change Cloud gehaald worden. Voordat dit kan moet het systeem DSO-breed geïmplementeerd zijn, in het kader van portfoliomanagement. Naar verwachting zal dit eind 2022 gereed zijn.

Planeconomie/ Control

Om de GRIP-rapportage te kunnen maken is het van belang dat de grondexploitaties financieel zijn geactualiseerd en/of herzien.

Regievoering

Na vaststelling van de GRIP-rapportage wordt deze niet meer op de website geplaatst, omdat de huidige frequentie wordt losgelaten. De GRIP-rapportages worden opgeslagen in het RIS en is daar inzichtelijk. Hierbij wordt rekening gehouden met openbare en vertrouwelijke stukken.

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

Borging Hoe komt deze informatie bij de raad? Er wordt een aparte cyclus voor de GRIP-rapportage ontwikkeld (peildatum Q2 en Q3), omdat we voorstellen om van de huidige frequentie af te wijken. Er bestaat dan geen directe koppeling meer tussen de P&C kalender en de GRIP-rapportage. Waar de GRIP-rapportage voorheen als bijlage van de programmabegroting en -rekening was zal nu twee keer per jaar een stuk opgeleverd worden waarin actuele informatie staat waar de raad mee geïnformeerd wordt. De directeur Projecten zal hierbij aanwezig zijn om toelichting te geven. Voor overige rollen en verantwoordelijkheden verwijzen we graag naar bijlage 1 (hoofdstuk 4) Hoe wordt er omgegaan met wijzigingen? Wijzigingen aan het proces en/of het format van de GRIP-rapportage worden voorgelegd aan de raad. Bij elke rapportage wordt een paragraaf toegevoegd met hierin de meest actuele wijzigingen en aandachtspunten. Omdat de GRIP-rapportage een op zichzelf staand rapport wordt, in plaats van onderdeel van een financieel stuk, is de verwachting dat de raad de GRIP-rapportage als beter instrument gaat beleven. In Q3 2022 zal een eerste evaluatie van de GRIP-rapportage plaatsvinden. Het doel is om dit jaarlijks te doen om de rapportage aan te scherpen.

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

Bijlages Bijlage 1: Nieuwe format GRIP-rapportage

Rapportage GRIP-projecten X kwartaal 2021 Dienst Stedelijke Ontwikkeling, gemeente Den Haag

Colofon Documenteigenaar

Directeur Projecten

Opgesteld door

BEC Control DSO Portefeuille Projecten

Versie

0.9

Behandeling in DT DSO

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

INHOUDSOPGAVE 1.

INLEIDING 1.1 Leeswijzer

1.2 Belangrijkste aandachtspunten van deze rapportage

1.3 Bestuurlijke aandachtspunten en/of maatschappelijke gevolgen

FINANCIËLE OVERZICHTEN 2.1 Financieel totaaloverzicht

3. PROJECTENOVERZICHT 3.1 Uitleg criteria beoordeling GROTICK+M-aspecten

3.2 tabel en grafiek totaalproject kleuren

3.3 Quickscan GOTICK+M-aspecten

3.4 Highlights per project

3.5 Risico’s en kansen per project

3.6 Maatschappelijke relevantie per project25

4. TECHNISCHE BIJLAGE 4.1 Rollen en verantwoordelijkheden

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

INLEIDING Deze rapportage GRIP-projecten is met medewerking van veel collega’s met grote zorg samengesteld. <Wat bereiken we met de projecten en stukje voortgang bestaande projecten, korte informatie die dient als introductie> Er zijn x nieuwe projecten opgenomen in deze rapportage. <Nieuwe projecten>

Begrijpelijk is dat niet alles snel te lezen is. Voor een snelle inkijk in de projecten is de GROTICK+M QuickScan (3.3) inzichtelijk. De belangrijkste inhoudelijke informatie is zoveel mogelijk verwoord in de highlights en in risico’s en kansen (3.4 en 3.5). Algemene aandachtspunten kunt u vinden in hoofdstuk 1.2. Bestuurlijke en/of maatschappelijke aandachtspunten zijn terug te vinden in hoofdstuk 1.3. De financiële informatie is terug te vinden in hoofdstuk 2.

Vorige rapportage hadden we x GRIP-projecten die “rood” scoorden. Deze rapportage zijn hier x “rode” projecten bijgekomen. X scoorde vorige rapportage “geel” en nu dus voor het eerst “rood”<uitleg waarom> Het y scoorde vorige rapportage “rood” en nu weer. <Uitleg waarom> Het aantal gele projecten is gedaald van x naar y. Hiermee scoort a van de b projecten “rood” of “geel”. G % van de projecten loopt goed en behoeft geen extra aandacht. Financieel gezien zijn knelpunten ontstaan bij enkele projecten <eventuele oplossing>

De belangrijkste opgehaalde bestuurlijke en/of maatschappelijke aandachtspunten Q2 2021: <eventueel bijlage voor volledige lijst> Project

Q2 2021 <Relatie met bestuur, bv besluit>

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

FINANCIËLE OVERZICHTEN

Het financieel overzicht laat zien dat we rapporteren over de GRIP-projecten in relatie tot het Programma en het gebied waar deze binnen vallen. Naast de realisatie en de prognose laat het overzicht zien welke dekkingsbronnen beschikbaar zijn: <voorbeelden dekkingsbron noemen> Bedragen x € 1.000

Portefeuillehouder:

Programma: (9, 11, 12, 13)

Realisatie Realisatie Prognose Totaal

Bedragen

Prognose Prognose Totaal

Prognose 2021 t/m Rest t/m 2020 Q 2021

* € 1.000

Prognose

t/m 2021 2022

2023 e.v. Project

Kosten Cat1

Cat2

Cat3

(…)

Totaal 0

Dekking

(Verwachte) Resultaat

Cat1

Cat2

Cat3

(…)

Totaal 0

In bovenstaand tabel wordt het verwachte resultaat per project weergegeven. Hieronder worden de resultaten per project toegelicht. Tabel wordt mogelijk voor de eerste oplveering van de GRIPrapportage geactualiseerd. Toelichting te verwachten positieve resultaten per project > € x: • <Uitleg over afwijkingen> Toelichting te verwachten negatieve resultaten per project: • <Uitleg over afwijkingen en in hoeverre die wel/niet binnen de marge vallen>

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

PROJECTENOVERZICHT <Onderstaand voorstel is mede afhankelijk van praktische invulling rapportage over verschillende type projecten>

In de rapportage wordt met verschillende (stoplicht)kleuren per project/programma per beheeraspect aangegeven wat de stand van zaken is. Dit betreft de zogenaamde GROTICK-aspecten. Risico kan een project lopen op alle onderdelen, te weten Geld, Organisatie, Tijd, Informatie/Communicatie en Kwaliteit), vandaar dat er in een aparte paragraaf extra wordt ingegaan op risicomanagement maar ook op de kansen die daarmee gepaard gaan. Over invulling m.b.t. de Maatschappelijke component wordt in 3.6 nader ingegaan. (Stoplicht)kleuren worden toegekend op drie onderdelen van de rapportage: • Per project één kleur op totaalniveau • Per project per GROTICK+M-aspecten (quickscan GROTICK+M) Om de toekenning van de kleuren te objectiveren zijn richtlijnen opgesteld. De opdrachtgever bepaalt de beoordeling (van het risico):

GROEN

GOED

GEEL

EXTRA ZORG NODIG

ROOD

INGRIJPEN

De volgende tabel laat het aantal GRIP-projecten zien dat op totaalniveau. Daarnaast geeft de grafiek een weergave van de ontwikkeling over het aantal projecten. De wisselende aantallen laten zich verklaren door het afronden & opleveren en het toevoegen van nieuwe projecten. Deze rapportage wordt er over x projecten gerapporteerd. Daarnaast zijn de volgende x projecten toegevoegd aan de rapportage: 3.2.1 Tabel per kwartaal: aantal projecten die goed scoren, extra zorg behoeven of ingrijpen Aantal projecten

Toelichting

Totaal

2e kwartaal 2019 3e kwartaal 2019 4e kwartaal 2020 1e kwartaal 2021 2e kwartaal 2021 3.2.2 Grafiek per kwartaal: aantal projecten: goed / extra zorg / ingrijpen <staafdiagram> In deze rapportage wordt er over x projecten gerapporteerd. Dat zijn y projecten meer dan de vorige rapportage. Nieuw zijn x, y en z. In de lijst hieronder staan de projecten vermeld waarvan de totaalkleur veranderd is ten opzichte van de vorige rapportage.

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

Project x Project Y

In de onderstaande tabel staan de meest actuele top 3 risico’s van dit kwartaal per GRIP-project. Onder elke tabel staat een kleine toelichting op eventuele verschuivingen en/of wijzigingen t.o.v. de vorige rapportage en wordt de relatie met andere projecten besproken. <Naam project> Risico’s

Classificatie

Beheersmaatregelen

Oud of nieuw risico

<Naam project> Risico’s

Classificatie

Beheersmaatregelen

Oud of nieuw risico

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

<Naam project> Risico’s

Classificatie

Beheersmaatregelen

Oud of nieuw risico

<Naam project> Risico’s

Classificatie

Beheersmaatregelen

Oud of nieuw risico

Project 1 <Naam project> Project 2 <Naam project> Project 3 <Naam project Project 4 <Naam project> Project 5 <Naam project> Project 6 <Naam project> Project 7 <Naam project> Project 8 <Naam project> Project 9 <Naam project> Project 10 <Naam project> Project 11 <Naam project> Project 12 <Naam project> Project 13 <Naam project> Project 14 <Naam project> Project 15 <Naam project>

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

TECHNISCHE BIJLAGE

AMBTELIJK Projectleiders

De projectleiders zijn integraal verantwoordelijk voor de projecten en daarmee ook voor de projectrapportage waaruit de GRIP-rapportage wordt opgesteld. De projectleiders dienen naast input te leveren aan de planeconomen, planningsadviseurs en controllers zelf de rapportage inhoudelijk (tekstueel deel) te actualiseren.

Projectleden

De projectleden helpen de projectleider met het opstellen van de rapportage. Zo wordt er input verzameld vanuit alle vakdisciplines van de organisatie waardoor er een hoogwaardige en multidisciplinaire risicoanalyse uitgevoerd kan worden. Onderdeel van de projectgroep zijn de projectcontrollers of/de planeconomen. Zij vervullen een belangrijke rol in het opstellen van het financiële plaatje.

Opdrachtnemer

De opdrachtnemer van een project is verantwoordelijk voor de inhoud van de uiteindelijke GRIP-rapportage. Tijdens de kwartaalgesprekken worden de 15 projecten uitgebreid besproken en de projectrapportage wordt door de projectleider bij de opdrachtnemer aangeleverd. Uiteindelijk is de opdrachtnemer diegene die het totaaloverzicht maakt voor de raad; de GRIP-rapportage.

Opdrachtgevers

De opdrachtgevers van de projecten komen samen in het DT DSO en het GMT en zijn een belangrijke schakel in de afstemmingsketen. Ze hebben een reviserende rol op de inhoud van de GRIP-rapportage voordat deze richting het bestuur gaat. BESTUURLIJK

College van Burgemeester en wethouders Raad

Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het dagelijks bestuur van de gemeente. Zij presenteren vanuit deze rol de GRIP-rapportage aan de raad en verduidelijken, al dan niet met behulp van ambtelijke ondersteuning, daar waar nodig en/of wenselijk. Door de GRIP-rapportage wordt de raad geïnformeerd over de inhoud van de projecten. Hierin staat bijvoorbeeld als project conform doelstellingen, planning en prognose loopt of wanneer er bijgestuurd moet worden. De raad wordt geïnformeerd en heeft geen sturende rol. Alleen als er van de afgestemde kaders, die door middel van een raadsbesluit zijn vastgelegd, wordt afgeweken dan wordt de raad om besluitvorming gevraagd.

VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10334735/1