RIS308736 Geheimhouding

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

dienst: dienstcode

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Gemeenteraad

BSD/10116964 RIS308736 Contactpersoon

Annette Snel Dienst

Bestuursdienst Afdeling Telefoonnummer

14070 E-mailadres

Datum

annette.snel@denhaag.nl

1 juni 2021 Onderwerp

Geheimhouding

Openbaarheid en geheimhouding zijn de afgelopen tijd geregeld onderwerp van gesprek geweest tussen raad en college. Hoewel het uitgangspunt van informatievoorziening aan de raad openheid en transparantie is, blijkt in de praktijk verschil van inzicht te bestaan over de wijze waarop hier exact invulling aan wordt gegeven. De wetgeving is complex en de wijze waarop hier uitvoering aan wordt gegeven is onvoldoende eenduidig voor alle betrokkenen. Dit laatste is ook een constatering van de rekenkamer Den Haag, die in 2020 een onderzoek heeft uitgevoerd naar het onderwerp geheimhouding. In dat jaar zijn ook diverse debatten gevoerd over openbaarheid bij integriteitskwesties én zijn er twee initiatiefvoorstellen ingediend die hieraan zijn gerelateerd. 1. Verstop kritische rapporten niet langer in de kluis van het raadslid Sluijs (RIS305368) 2. Initiatiefvoorstel openbaarheid van de raadsleden Barker, Aydin, Wijsmuller en Partiman (RIS305042). In 202o is besloten tot het instellen van een duale werkgroep. Met het instellen van deze werkgroep is beoogd om te komen tot gezamenlijke afspraken tussen college en raad over de wijze waarop in Den Haag wordt omgegaan met het onderwerp geheimhouding.

Deze duale werkgroep heeft een gezamenlijke verkenning gedaan van de regels rond geheimhouding en openbaarheid en heeft een Leidraad geheimhouding opgesteld, die thans ter vaststelling wordt voorgelegd aan de raad. De duale werkgroep is eind 2020 van start gegaan. In een aantal bijeenkomsten is open en vrijelijk met elkaar van gedachten gewisseld over openbaarheid en geheimhouding.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

dienst: afdeling-telefoon dienst: afdeling-website

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10116964

Naast het horen van deskundigen is gesproken over de volgende onderwerpen: 1. de informatierechten en -plichten uit de Gemeentewet 2. de reikwijdte van het begrip “openbaar belang” 3. het wettelijk kader van de Wob 4. gedeeltelijke geheimhouding 5. de openbaarheid bij integriteitskwesties 6. vermelding van expiratie- of evaluatiedatum op stukken 7. digitale beschikbaarheid geheime stukken 8. register geheime stukken 9. bekrachtiging geheimhouding door de raad 10. opheffen geheimhouding 11. geheime vergaderingen raad en commissies Uitgaande van alle kaders en met het oogmerk van maximale transparantie is steeds nagegaan op welke wijze concreet invulling kan worden gegeven aan deze onderwerpen en tot welke afspraken dat moet leiden. Rode draad daarbij is dat de raad steeds zorgvuldig en toereikend geïnformeerd moet worden, met in achtneming van alle betrokken belangen. De besprekingen in de duale werkgroep hebben geleid tot het voorliggende concept- raadsvoorstel Leidraad Geheimhouding Den Haag 2021. Zoals hierboven aangegeven bevat de Leidraad de afspraken die college en raad met elkaar maken over de wijze waarop in Den Haag wordt omgegaan met het onderwerp geheimhouding. Het raadsvoorstel is een weergave van de Leidraad waarin met name de afspraken rond de diverse onderwerpen door de raad worden vastgesteld en kenbaar zijn voor de hele stad.

De verwachting is dat met het aannemen van dit raadsvoorstel voor de raad en het college er enerzijds helder afspraken zijn gemaakt over de werkwijze en anderzijds de leidraad richtinggevend is voor toekomstige vraagstukken over openbaarheid en geheimhouding. Het concept-raadsvoorstel met de Leidraad is, gezien het duale karakter van de werkgroep, ook voorgelegd aan het presidium. Het presidium heeft ingestemd met doorgeleiding naar de raad. Het presidium heeft verzocht te vermelden dat twee raadsleden die onderdeel uitmaakten van de duale werkgroep zich niet volledig kunnen verenigen met artikel 3 in het concept-raadsvoorstel (specifiek toetsingskader integriteitskwesties). Daarin wordt voorgesteld om citaten uit mailverkeer en/of verklaringen die betrokkenen hebben afgelegd in het kader van de melding en het daaropvolgende onderzoek door de opsteller van het integriteitsrapport te laten vervangen door een geobjectiveerde weergave van het gestelde. Met het vaststellen van deze leidraad wordt een belangrijke stap gezet in de wijze waarop in Den Haag wordt omgegaan met het onderwerp geheimhouding. Het verbetertraject rond openbaarheid en geheimhouding is daarmee echter nog niet afgerond. De leidraad en alle bijbehorende afspraken moeten goed worden geïmplementeerd in de organisatie; er moet handen en voeten worden gegeven aan hetgeen afgesproken is.

Om hier gevolg aan te geven, wordt een afzonderlijk project opgestart. Hierbij wordt naast de (door-)ontwikkeling van het instrumentarium (registers, digitale systemen) in het bijzonder ingezet op het creëren van bewustwording en bekendheid gegeven aan de afspraken. Dit laatste geldt zowel de ambtelijke organisatie (middels trainingen, voorlichting op Werknet etc) als aan nieuwe raads- en collegeleden (bv in introductieprogramma’s). Tot slot, de rekenkamer Den Haag heeft op 19 januari jl. haar bevindingen over geheimhouding gepubliceerd in het rapport ‘Openheid over geheimhouding’ (RIS307490). De bevindingen zijn betrokken bij de ontwikkeling van de voorliggende leidraad.

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10116964

Dit geldt ook voor onderdelen uit de bovengenoemden initiatiefvoorstellen. De pre-adviezen op de gehele initiatiefvoorstellen worden ook separaat aan u voorgelegd, maar zijn geheel in lijn met de adviezen van de rekenkamer en voorliggende Leidraad. Het college van burgemeester en wethouder, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

3/3