RIS308412 Bijlage 1 Samenvatting KPI 2020

Samenvatting van het ‘Verslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2020’. Het archief en informatiebeheer zijn deels op orde: GROEN-met een oranje randje Sinds op 1 oktober 2012 de wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) van kracht is geworden, maken de provincies gebruik van de informatie waarmee het college van burgemeester en wethouders zich voor de uitvoering van taken aan de gemeenteraad verantwoordt. Het verslag dat inzage geeft in de stand van de gemeentelijke informatiehuishouding wordt sinds 2013 opgesteld door het Haags Gemeentearchief in samenwerking met onder andere het bureau CIO, en is gebaseerd op een raamwerk van archief-KPI’s (kritische prestatie indicatoren) zoals deze zijn geformuleerd door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Het eindoordeel dat op basis van de KPI-toetsing over het jaar 2020 wordt opgemaakt is ‘groen, met een oranje randje’. Het is zonder meer positief te noemen dat deze kwalificatie nu kan worden gegeven. Wel moet daarbij worden gezegd dat de aspecten van het informatie- en archiefbeheer die nog ‘oranje’ scoren, wel zwaarwegend van aard zijn. Dat neemt niet weg dat nadat de gemeentearchivaris in 2017 de staat van de informatiehuishouding bij de gemeente Den Haag als ‘zorgwekkend’ moest beoordelen, een traject van substantiële verbetering is ingezet dat inmiddels vruchten afwerpt.

Ook in 2020 zijn maatregelen genomen en noodzakelijke toepassingen geïmplementeerd die bijdragen aan het waarborgen van de kwaliteit, continuïteit en betrouwbaarheid van door de gemeente gecreëerde en beheerde informatie. Het kwaliteitssysteem dat door bureau CIO in 2019 is ontwikkeld, is in 2020 in gebruik genomen. Er is bovendien een nulmeting gehouden waaruit blijkt dat op strategisch, tactisch en het operationele niveau van de keten informatiebeheer de kennis over basisprincipes van informatiebeheer in voldoende mate aanwezig is, maar bij de diensten deze kennis nog verbetering behoeft. De voorgenomen bewustwordingscampagne vanuit bureau CIO voor de komende twee jaar is daarom een goede en noodzakelijke interventie om ervoor te zorgen dat ook dit deel van de gemeentelijke organisatie over voldoende kennis en kunde beschikt om op een goede en verantwoorde manier om te gaan met informatie die door hen wordt gecreëerd of beheerd. Daarnaast zijn er meerdere aanbevelingen gedaan in de nulmeting om het informatiebeheer bij zowel de diensten als de keten informatiebeheer te verbeteren. De keten informatiebeheer zal de diensten daarbij waar mogelijk ondersteuning bieden. De nulmeting meet vooral de parate kennis bij medewerkers over archief- en informatiebeheer, maar geeft geen inzicht in de omvang, aard en vindplaats van alle gemeentelijke informatie.

Met alsmaar uitdijende informatiestromen in een veelvoud van systemen (waaronder sinds recente datum ook Sharepoint, Iris en Teams), maar ook met het oog op nieuwe wetgeving waaronder de WOO, de Omgevingswet en een nieuwe Archiefwet (waarin onder meer een verkorting van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar is voorzien), is het beschikken over een volledig en inzichtelijk overzicht van het gemeentelijk informatielandschap noodzakelijk en ook urgent. Om tot dat overzicht te komen is in 2020 een informatieplattegrond ontwikkeld en deels uitgewerkt. Het ontbreken van een dergelijk overzicht was een belangrijk punt van kritiek in de KPI-toetsing van de afgelopen jaren, dus de start die met de ontwikkeling de plattegrond is ingezet, is van groot belang. De informatieplattegrond is ingericht in een door de gemeente zelf ontwikkelde database. Het zelf ontwikkelen van een database is aantrekkelijk maar heeft ook nadelen. Het lijkt relatief arbeidsintensief te zijn om in dit systeem alle benodigde informatie, zoals alle door de gemeente gebruikte applicaties, werkprocessen en de documentaire neerslag uit deze processen, inclusief (wettelijke) bewaartermijnen en onderlinge relaties tussen de verschillende werkprocessen, in kaart te brengen. Vervolgens moet deze informatie ook steeds actueel zijn en blijven. Want de waarde van een informatieplattegrond is juist dat alle

informatie die daarin is opgenomen, steeds volledig en betrouwbaar is. In 2020 was die situatie nog niet bereikt. Aanbevolen wordt om hier een speerpunt voor de komende periode van te maken. De informatieplattegrond biedt straks, zoals aangegeven, een samenhangend overzicht van de actuele stand van zaken waar zich informatie bevindt binnen de gemeentelijke organisatie. Vervolgens is het noodzakelijk om maatregelen te treffen om duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van die informatie te kunnen blijven garanderen. Dit verlangt een digitale bewaarstrategie, die in termen van procedures en techniek voldoende waarborgen biedt om digitale archiefbescheiden niet alleen nu, maar deels ook op (zeer) lange termijn, vindbaar en lees- of waarneembaar te maken zonder verlies van betekenisvolle informatie. Onderdelen van deze bewaarstrategie moeten onder meer zijn: vaststellen van valide bestandsformaten; duurzame bewaring van metadata; verwachte groei en aard van de digitale datastromen; uitfasering van applicaties en systemen; omgang met legacy bestanden; migratie; preservering binnen een e-Depot. Aanbevolen wordt om in de komende periode te starten met de ontwikkeling van een digitale bewaarstrategie voor langdurig en blijvend te bewaren data. De inzet van een digitale informatiemonitor kan hierin behulpzaam zijn.

Aanbevolen wordt, mede in het licht van de opvolging van TMLO door MTDO (een rijksbrede norm, momenteel onder review bij het Nationaal Archief), om in 2021 tot een matching te komen tussen de Minimale Metadataset van de gemeente en de benodigde metadata voor een overbrenging naar het HGA, waar het MTDO de standaard zal zijn. Tot slot een opmerking over de bewerking en overbrenging van papieren archieven. Daarbij ligt het accent in de werkzaamheden tot nu toe vrijwel uitsluitend op selectie en vernietiging, en dus nog niet op overbrenging aan het HGA. Aanbevolen wordt om ook de overbrenging van papieren archief dat blijvend bewaard moet worden en waarvan de overbrengingstermijn van 20 jaar is bereikt, de komende periode ter hand te gaan nemen. Overall conclusie Hoewel op een aantal KPI-toetsingsvragen nu nog geen positief oordeel mogelijk is, zijn in 2020 wederom belangrijke verbeteringen op het informatie- en archiefbeheer ingezet en gerealiseerd. Het noodzakelijke fundament van beleids- en kaderstelling, dat vanaf 2018 is gelegd, werpt duidelijk zijn vruchten af. De stappen die in 2020 zijn genomen dragen zonder meer bij aan het ‘in control’ krijgen van het beheer van alle gemeentelijke informatie, met name op het digitale vlak. Het is van groot belang om in 2021 onverminderd voort te bouwen op de ingeslagen koers, en daarbij bovengenoemde aanbevelingen in acht te nemen.