RIS308357 Informatievoorziening aan de Rekenkamer inzake Amare

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Anne Mulder Wethouder van Financiën en Stadsontwikkeling

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de Commissie Ruimte

DSO/10087244 RIS308357 Contactpersoon

Joke Smith Dienst

Dienst Stedelijke Ontwikkeling Afdeling

Directie Projecten Den Haag Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

6 april 2021

joke.smith@denhaag.nl

Onderwerp

Informatievoorziening aan de Rekenkamer inzake Amare

Geachte voorzitter, In de commissievergadering van 18 februari 2021 is het rapport van de Rekenkamer betreffende het ‘Onderwijs- en Cultuurcomplex’ (RIS306611) besproken. Tijdens deze bespreking is toegezegd dat wordt nagegaan welke stukken uiteindelijk wel en niet aan de Rekenkamer zijn verstrekt. Het betreft dan specifiek de 20 stukken zoals genoemd in het rapport (RIS306611) paragraaf 1.6.2. Informatievoorziening, tabel 1 op pagina 54. Naar aanleiding van deze toezegging heeft overleg plaatsgevonden tussen de Rekenkamer en het Projectteam Amare van de gemeente. Insteek van dat overleg van beide zijden was tot overeenstemming te komen over de status van alle 20 betreffende stukken. De belangrijkste conclusie van het gesprek was dat eerder en meer overleg tussen de Rekenkamer en het Projectteam Amare de onduidelijkheid over de informatieverstrekking had voorkomen. De vraag van de Rekenkamer was dan beter begrepen en de Rekenkamer had dan nog beter gefaciliteerd kunnen worden. Dit is feitelijk in lijn met de reactie van het college op het rapport van de Rekenkamer, waarin ook wordt aangegeven dat bij volgende onderzoeken zal worden ingezet op een betere communicatie. Wat de 20 specifieke stukken betreft zijn door de Rekenkamer en het Projectteam Amare gezamenlijk de volgende vier categorieën geïdentificeerd: A.

In 3 gevallen zijn de gevraagde documenten alsnog toegezonden in het kader van het feitelijk wederhoor. De Rekenkamer heeft deze stukken in haar onderzoek kunnen betrekken. B. In 7 gevallen is sprake van stukken die niet bestaan. De conclusie van de Rekenkamer na het recente gesprek is dat deze stukken niet aangeleverd hadden kunnen worden. Wel geldt dat bij meer en eerder overleg de Rekenkamer in staat was geweest om de precieze informatiebehoefte toe te lichten of nader te duiden, waardoor die wellicht alsnog, bijvoorbeeld met andere stukken, (deels) ingevuld had kunnen worden. C. In 3 gevallen zijn wel stukken aangeleverd, maar had de Rekenkamer andere stukken bedoeld / verwacht te ontvangen. Ook hier geldt dat meer en eerder overleg dit eerder aan het licht had kunnen brengen.

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10087244

D. In 7 gevallen blijkt de informatie wel geleverd, maar is deze door de Rekenkamer niet als zodanig herkend, bijvoorbeeld omdat deze niet gemakkelijk vindbaar was. Zo werd een ander soort document verwacht, maar bleek de gevraagde informatie wel in de geleverde stukken aanwezig. Hierna is specifiek voor alle 20 documenten aangegeven tot welke categorie deze behoren, inclusief een korte toelichting. Zoals gezegd, een eerder gesprek had veel onduidelijkheid kunnen wegnemen. Zowel de gemeente als de Rekenkamer erkennen dit als een leermoment voor volgende trajecten. Met vriendelijke groet, Anne Mulder Wethouder Financiën en Stadsontwikkeling

2/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10087244

Nr.

Overgenomen uit Tabel 1 van pagina 54 van Uitkomst na het gesprek tussen rekenkamer en het Rekenkamerrapport (RIS306611) gemeente

1

Overzicht van de lopende geschillen tussen de gemeente en Cadanz (d.d. 19 december 2017)

Valt onder B. Er bleek verwarring over de term “geschillen”. Sommige geschillen zijn slechts discussies en deze komen niet op een lijst. De rekenkamer zocht hier wel naar. Conclusie van de rekenkamer na het toelichtende gesprek is dat de stukken niet aangeleverd hadden kunnen worden

2

Overzicht van grondbiedingen naar aanleiding van Valt onder D. de aanbesteding voor de gebiedsvisie en DBM voor het OCC (metrages en grondbiedingen De waardebepaling van Team Spui waar naar gevraagd is, gespecificeerd naar programma). bleek wel aanwezig te zijn maar zat “verborgen” in een ander document.

3

Grondprijsberekeningen bieders aanbesteding gebiedsvisie /OCC

Valt onder D. Dit document blijkt wel aangeleverd te zijn maar onder een andere titel, waardoor dit door de rekenkamer niet vindbaar was.

4

5

Knock out criteria in de selectiefase (waaronder plafondbedragen voor grond en bouwprijs biedingen)

Valt onder D.

Definitieve prijsafspraak over het Maintain deel.

Valt onder D.

Er bleek verwarring over de terminologie “selectiefase” en “dialoog- en inschrijffase”. Het door de rekenkamer gezochte bedrag was uiteindelijk wel terug te vinden in de geleverde stukken. Een toelichting zou deze verwarring hebben weggenomen.

Het geleverde LCC blad was niet ondertekend en daar zocht de rekenkamer naar. Maar het LCC blad was onderdeel van het inschrijfformulier. Dit was wel getekend. 6

Visie op de artistieke programmering door gebruikers (voorjaar 2018)

Valt onder A. Bij het feitelijk wederhoor is dit document alsnog naar de rekenkamer gestuurd. Dit was nog niet verwerkt in de tabel.

7

Concept raadsvoorstel met betrekking tot het Valt onder B. verstrekken van een subsidie van 9 ton aan één van de instellingen (2013). De vraagstelling over een concept raadsvoorstel was niet duidelijk genoeg voor de gemeente. Tijdens het gesprek is geconcludeerd dat het hier waarschijnlijk een mondeling voorstel betrof. De rekenkamer accepteert dat hier geen document van bestaat.

8

Verkenning Sponsoring Sanders en Hilsman (2013) Valt onder D. De rekenkamer had hier een rapport verwacht maar kreeg alleen een presentatie. De gemeente heeft tijdens het gesprek uitgelegd dat hiervan ook geen rapport verschenen is en alleen een presentatie is verstrekt. Dat is steeds meer

3/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10087244

usance bij adviesvragen. Deze toelichting had de rekenkamer eerder willen hebben. 9

Lijst met 12 (?) grote aanpassingen aan het gebouw, Valt onder C. opgesteld door overleg gemeente - gebruikers (2018) De gevraagde lijst kent veel verschillende namen. De bedoelde lijst had, als een eerder toelichtend gesprek had plaatsgevonden, wel door de gemeente geleverd kunnen worden. De rekenkamer heeft aangegeven dat dit nu niet meer nodig is omdat het onderzoek is afgerond.

10

Offerte van Cadanz voor het invoegen van de beweegbare vloer (voorjaar 2018)

Valt onder C. Er is nooit een offerte voor afgegeven. Wel is er een memo waarin een grove raming is opgenomen. Tijdens het gesprek blijkt dat de rekenkamer dan graag deze memo had ontvangen. De rekenkamer heeft aangegeven dat dit nu niet meer nodig is omdat het onderzoek is afgerond.

11

Offerte voor overige aanpassingen (verzoeken tot Valt onder B. wijziging) optellend tot 20 - 25 mln of eventuele concept berekeningen door Cadanz met betrekking De gevraagde offerte bestaat niet. Tijdens een overleg is tot de wijzigingen (VTW's). Dit ínclusief de door de aannemer en de kostendeskundige van de gemeente bouwtijdverlenging (voorjaar 2018) het beschikbare budget toegerekend naar de verschillende werkzaamheden. Na de toelichting in het gesprek accepteert de rekenkamer dat hier geen document voor bestaat.

12

Verslagen van de overleggen bij de wethouder met gebruikers over aanpassingen (2018)

Valt onder B. Er zijn verslagen aangeleverd maar de rekenkamer miste verslagen van overleggen tussen 28 mei en 1 oktober 2018. In die periode zijn de overleggen door de ambtenaren gevoerd en niet met de wethouder. Een eerdere toelichting had dit duidelijk kunnen maken. De rekenkamer accepteert dat de gevraagde documenten over de genoemde periode niet bestaan.

13

Notities die ten behoeve van de coalitieonderhandelingen in 2018 zijn opgesteld

Valt onder D. De gemeente heeft een document aan de rekenkamer verstrekt met daarin een uitgebreide presentatie van de coalitieonderhandeling. De rekenkamer erkent, na toelichting in het overleg, deze inderdaad ontvangen te hebben.

14

Taxatierapport voor de grondprijs voor Sonate

Valt onder B. De rekenkamer wachtte op een document van een onafhankelijke externe taxateur. Die is niet ingehuurd. Er is een taxatie verricht door een onafhankelijke interne taxateur. Het gevraagde document bestaat dus niet. Een toelichting hierop zou de zaak al eerder verduidelijkt hebben.

15

Besluiten stuurgroep ophogen aanneemsom (april Valt onder B. 2015) en vermindering deelnemende partijen in de aanbesteding (december 2014) De verslagen van de stuurgroep zijn niet in het bezit van de gemeente. De rekenkamer heeft geen reden om aan te

4/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10087244

nemen dat deze wel bestaan. Een eerder toelichtend gesprek had deze aanname weg kunnen nemen. 16

Alle verslagen van overleg tussen de opdrachtgever Valt onder C. en opdrachtnemer over de periode vanaf de dialoogfase tot heden. Na toelichting in het gesprek van de zijde van de rekenkamer erkent de gemeente dat deze documenten wel geleverd konden worden. De rekenkamer geeft aan dat het nu niet meer nodig is omdat het onderzoek reeds is afgerond.

17

Alle verslagen van collegevergaderingen waar het Valt onder D. plan voor een nieuw Dans- en Muziekcentrum / spuiforum / spuikwartier of alle daaraan verbonden De stukken zijn wel degelijk geleverd maar in een ander ontwikkelingen op de agenda heeft gestaan (in vorm dan verwacht werd. Een toelichting zou dit hebben welke vorm dan ook, of het bespreekpunt is of verduidelijkt. hamerstuk of anderszins).

18

goedkeuringsprotocol DO, TO, UO

Valt onder A. Bij het feitelijk wederhoor is dit document alsnog naar de rekenkamer gestuurd. Dit was nog niet verwerkt in de tabel.

19

Memo Protocol Goedkeuring DO (Spuikwartier).

Valt onder A. Bij het feitelijk wederhoor is dit document alsnog naar de rekenkamer gestuurd. Dit was nog niet verwerkt in de tabel.

20

Plan van Aanpak TO Proces, waarin het bepaalde in Valt onder B. de vraagspecificatie omtrent tussentijdse goedkeuring is uitgewerkt. Het door de rekenkamer gevraagde document is niet geleverd omdat dit niet bestaat. Wel is een document geleverd dat het dichtst in de buurt kwam. Een eerder toelichtend gesprek had dit onbegrip kunnen opheffen of zelfs kunnen voorkomen.

5/5