RIS308178 Integriteit projectbeheersing en aanbevelingen Rekenkamerrapport

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

040

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Gemeenteraad

DSO/10085919 RIS308178 Contactpersoon

Maarten Foekens Dienst

Dienst Stedelijke Ontwikkeling Afdeling

Bureau DT Telefoonnummer

14070 E-mailadres

maarten.foekens@denhaag.nl

Datum

19 maart 2021 Onderwerp

Integriteit, projectbeheersing en aanbevelingen Rekenkamerrapport

Het afgelopen jaar is op verschillende momenten het gesprek gevoerd tussen het college en de gemeenteraad over noodzakelijke en ingezette verbeteringen die raken aan de relatie tussen de raad, het college en het ambtelijk apparaat. Het college heeft de nodige maatregelen en trajecten opgepakt op dit gebied. Zie bijvoorbeeld de commissiebrief over het Actieplan projectontwikkeling, -beheersing en verantwoording (RIS307365). De afgelopen periode zijn een aantal kwesties aan de orde geweest die hebben terecht geleid tot zorgen en vragen. Dat betreft enerzijds integriteitskwesties, anderzijds vraagstukken ten aanzien van projectbeheersing van grote projecten, en de opmerkingen van de Rekenkamer over Amare. Het college vindt het belangrijk deze vragen op een juiste manier te adresseren. Onderwerpen waarover hierbij is gesproken zijn o.a. integriteit, transparantie, openbaarheid, integrale gebiedsontwikkeling en projectbeheersing. Het college heeft u naar aanleiding van de besprekingen op gezette tijden geïnformeerd over de stand van zaken en voortgang op de verschillende onderdelen. Met deze brief geeft het college u een overzicht van de verbetertrajecten die ingezet zijn, welke stappen in de nabije toekomst nog zullen worden gezet en informeren wij u over wanneer u een update over de verschillende onderwerpen tegemoet kunt zien.

Integriteit De gemeente Den Haag wil een betrouwbare partner zijn voor bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Zij mogen ervan uitgaan dat besluiten op een transparante, eerlijke en zorgvuldige manier tot stand komen. Waar dat nodig is werkt het college aan verbeteringen. Zoals naar aanleiding van recente gebeurtenissen op het gebied van integriteit is. We analyseren, peren, passen aan. Dat is binnen de gemeente een belangrijk uitgangspunt, en actueler dan ooit. Op het gebied van integriteitsbeleid werkt het college aan diverse initiatieven. Halfjaarlijks wordt de raad geïnformeerd over alle activiteiten op het gebied van integriteitsbevordering en over de afhandelingen van meldingen en onderzoeken. Een keer per jaar in de jaarrekening en een keer per jaar in een voortgangsbericht integriteit. Het eerstvolgende voortgangsbericht zal voor het zomerreces verzonden worden. Voor nu zijn de volgende specifieke onderdelen van belang om te noemen.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10085919

-

Gedragscode college

Eind 2019 zijn de (kandidaat-)wethouders gescreend op integriteit (RIS304217). Daarvoor is een vertrouwenscommissie samengesteld. Een extern bureau heeft het feitelijke onderzoek verricht. De vertrouwenscommissie heeft in haar rapportage over de screeningsresultaten ook enkele algemene aanbevelingen gedaan op het gebied van integriteit. Waarnemend burgemeester Remkes heeft deze overgenomen. Een van de aanbevelingen was de Gedragscode voor burgemeester en wethouders te herzien. Dat is inmiddels gedaan (RIS307836 / RIS307838). De nieuwe Gedragscode kan op korte termijn worden vastgesteld door uw gemeenteraad. De Gedragscode staat niet op zichzelf, maar is een overkoepelende gedragslijn voor de burgemeester en de wethouders. De inhoudelijke gedragsnormen zijn opgenomen in landelijke en lokale rechtspositiebesluiten, in de Gemeentewet en in algemene behoorlijkheids- en fatsoensnormen. De Gedragscode pakt die samen in een overkoepelende belofte van de bestuurder aan de raad en stad om de normen na te leven. Het gaat onder meer om het melden van nevenfuncties, gebruik van de dienstauto, het voorkomen van belangenverstrengeling en het aannemen van geschenken en declaraties. Daarvoor zijn ook openbare registers in het leven geroepen. Integriteit is ook een periodiek terugkerend onderwerp van gesprek in het college en in en met de raad. -

Doorontwikkeling integriteitsorganisatie (RIS305869)

In 2020 is er door adviesbureau Necker van Naem een review uitgevoerd (RIS309869, bijlage). In deze review is geconcludeerd dat er onduidelijkheid bestaat over wie welke verantwoordelijkheid heeft op het gebied van integriteit en dat integriteitsorganisatie verbeterd kan worden. Hierbij heeft het de voorkeur om de integriteitsorganisatie sterker centraal binnen de gemeente te positioneren, zonder in te boeten aan de nabijheid en toegankelijkheid voor medewerkers in de diensten. Om de ambities op het gebied van integriteit waar te kunnen waarmaken, is een stevige integriteitsorganisatie nodig. Zoals Necker van Naem het benoemt, is dit een fundament voor goed integriteitsbeleid. Het college deelt deze conclusie en er is een kwartiermaker benoemd om de ontwikkeling van een stevig centraal bureau integriteit vorm te geven. De verwachting is dat het nieuwe bureau op 1 juli 2021 actief is. Het bestuurlijke meldpunt gaat onderdeel uitmaken van dit centraal bureau integriteit. -

Aandacht voor integriteit in de praktijk en ethisch leiderschap

Om integer werken te ondersteunen en te stimuleren vindt het college het belangrijk dat alle

medewerkers regelmatig met elkaar spreken over integriteit en de dilemma’s waarmee zij kunnen worden geconfronteerd, zodat deze eerder worden herkend en medewerkers weten hoe zij daarmee om kunnen gaan. Op het intranet wordt regelmatig over integriteitsonderwerpen gecommuniceerd en zijn er online sessies. In het kader van de doorontwikkeling van het integriteitsbeleid worden momenteel leerlijnen opgesteld, zodat alle medewerkers vanaf indiensttreding tot aan uitdiensttreding structureel en op een preventieve manier met integriteit in aanraking komen. Op basis van de leerlijnen worden trainingen en workshops verder ontwikkeld. In de review van Necker van Naem wordt aangegeven dat ethisch leiderschap gaat over het geven van het goede voorbeeld door leidinggevenden en als leidinggevende aandacht hebben voor integriteit in beleid en uitvoering in de dagelijkse praktijk. Naar voren is gekomen dat de gemeente Den Haag streeft naar een stevigere rol voor de leidinggevenden in het integriteitsbeleid. Hiertoe worden er ook workshops voor leidinggevenden aangeboden en worden leidinggevenden ondersteund om integriteit bespreekbaar te maken.

2/9

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10085919

Voor de top van de organisatie is een traject gestart waarin integriteit een belangrijk onderwerp is. Zo worden er dialoogsessies gevoerd en zijn er regelmatig sessies waarin onder andere gesproken wordt over het leveren en ontvangen van tegenspraak. -

Geheimhouding, openbaarheid en transparantie

Voor het onderwerp geheimhouding is een duale werkgroep ingesteld, met zowel betrokkenheid vanuit het college, uw raad als het ambtelijk apparaat. Geheimhouding en integriteitsonderzoeken zijn enkele van de onderwerpen die bij de besprekingen in de werkgroep aan bod komen. De resultaten van de duale werkgroep worden neergelegd in een Leidraad geheimhouding die ter vaststelling wordt aangeboden aan zowel het college als de raad. Verwachting is dat de Leidraad in het tweede kwartaal wordt aangeboden In de Leidraad zal ook worden ingegaan op de aanbevelingen die de Rekenkamer heeft gedaan in het rapport “Openheid over geheimhouding”. Dit rapport is op 14 januari jl. aan de raad aangeboden (RIS307490). Verder zal de Leidraad ingaan op de initiatieven zoals verwoord in het Initiatiefvoorstel “Verstop kritische rapporten niet langer in de kluis” (RIS305368) en de “Initiatiefnota openbaarheid” (RIS305042). Met betrekking tot de in voornoemde initiatiefvoorstellen opgenomen voorstellen met betrekking tot openbaarheid en transparantie is van belang dat inmiddels concrete stappen zijn gezet om deze voorstellen te realiseren in de praktijk. Kortheidshalve wordt verwezen naar hetgeen is vermeld in het tussenbericht Initiatiefnota openbaarheid en het initiatiefvoorstel Verstop kritische rapporten niet langer in de kluis (RIS305042).

Onderwerp Voortgangsbericht integriteit Instelling vertrouwenscommissie en screening wethouders Opstellen Gedragscode Gesprek over integriteit (college en raad) Review Necker van Naem Aanstellen Kwartiermaker Instellen centraal bureau integriteit inclusief bestuurlijk meldpunt Aandacht voor integriteit in de praktijk voor medewerkers en leidinggevenden inclusief communicatie, workshops, training en leerlijnen Instelling duale werkgroep Leidraad geheimhouding

Afgerond ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Planning Q2, regulier

Regulier

Q3 Regulier

✓ Q2

Organisatieontwikkeling dienst Stedelijke ontwikkeling In mei vorig jaar is uw raad geïnformeerd over de voornemens om binnen de dienst Stedelijke Ontwikkeling versneld de nodige stappen te zetten om checks en balances bij projectontwikkeling te verstevigen, projectmanagement te versterken en de mandaatregeling aan te passen (RIS305203). Om deze stappen te zetten en de uitdagingen van de toekomst aan te kunnen zijn er binnen DSO de afgelopen periode de nodige stappen gezet. Per 1 februari is de nieuwe organisatiestructuur een feit. De hoofdstructuur van DSO is aangepast door het projectmanagement te scheiden van het financieel en juridisch grondinstrumentarium in een portefeuille Projecten en een portefeuille Grondbedrijf. Hiermee wordt de checks en balances binnen de dienst verstevigd. In verband met nieuwe regelgeving en de wijziging van de organisatiestructuur van de DSO worden in het eerste kwartaal de mandaat- en ondermandaatregeling van DSO aangepast en waar nodig gelijkgetrokken met het competentieregister van DSO. Om het bewustzijn van de medewerkers die op basis van hun functie ondermandaat hebben te vergroten zullen zij jaarlijks per brief worden geïnformeerd over hun bevoegdheden, voorwaarden en regelgeving.

3/9

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10085919

Gemeentebreed is in maart 2020 een project gestart met als doel het professionaliseren van de huidige mandaatregeling van de gemeente Den Haag en die te borgen in de personele- en financiële administratie van de gemeente. Het borgen in de administraties zal bereikt worden door het realiseren van een aansluiting tussen de mandaatregeling (externe bevoegdheden) met de organisatorische- en systeemtechnische inrichtingsaspecten (interne bevoegdheden) van de administraties en hiervoor uniforme kwaliteitseisen neer te zetten voor de uitvoering van de mandaatregeling zowel binnen als buiten de gemeente. Ook is verder gewerkt aan het versterken van integrale gebiedsontwikkelingen. Per 1 februari zijn binnen de portefeuille Projecten vier programmadirecteuren aangesteld die gemeentebrede, integrale programmateams aansturen. Versterking van de organisatie gaat niet alleen om het aanpassen van de structuur maar juist over de versterking van de mensen die er werken. Hiervoor is de afgelopen maanden, met medewerkers een aanpak voorbereid, die vanaf maart wordt uitgerold binnen de dienst. Onderwerp Aanpassing hoofdstructuur inclusief splitsing portefeuille O&R in een portefeuille Projecten en Grondbedrijf Invulling posities van directeur Grondbedrijf en directeur Projecten Aanpassing mandaat- en ondermaandatregeling DSO Versterking integrale gebiedsontwikkeling, o.a.

instelling programmadirecteuren en programmateams Start Ontwikkelprogramma

Afgerond ✓

Planning

✓ Q1 ✓ ✓

Meerjarig

Actieplan projectontwikkeling, -beheersing en verantwoording’ (RIS307365) Op 26 januari van dit jaar heeft de wethouder Stadsontwikkeling u een actieplan gestuurd met daarin diverse acties die het college wil inzetten om de raad beter te informeren, ongemak weg te nemen, om lessen te trekken en om beter, efficiënter en transparanter te opereren als gemeente. De bijhorende acties worden hieronder toegelicht. -

Afdoening motie feiten op een rij inzake project OCKJ

In de gemeenteraadsvergadering van 3 november 2020 heeft het gemeenteraadslid mevrouw Arp bij de bespreking van Voortgang fietsenstalling Koningin Julianaplein “Reconstructie schrappen sociale woningbouw KJ-plein” ingediend. Deze motie is door de gemeenteraad aangenomen. Het verzoek aan het college was om aan de hand van gespreksverslagen uit de periode 2019-2020 tussen gemeente, OCKJ en Arcade een schriftelijke reconstructie te geven van het besluit van OCKJ om de sociale huurwoningen op het KJ-plein te verkopen aan een belegger en aan te geven welke lessen het college hieruit trekt met betrekking tot de aansturing van grote projecten en de communicatie hierover met samenwerkingspartners en de gemeenteraad. Het college zal een gedetailleerde reconstructie overleggen welke met de ontwikkelcombinatie OCKJ en corporatie Arcade is opgesteld. Begin tweede kwartaal kunt u de integrale reconstructie tegemoetzien. -

Onderzoek naar de bouw- en ontwikkelmarkt in Den Haag

Het college bereid op dit moment het onderzoek voor naar de bouw- en ontwikkelmarkt in Den Haag. Uit het onderzoek moet blijken hoe de bouw- en ontwikkelmarkt in Den Haag is verdeeld onder bouwbedrijven en projectontwikkelaars. Ook bekijken wij of er bepaalde bouwers en ontwikkelaars dominant zijn, en als dit het geval is waarom dit zo is. Tegelijkertijd wil het college ook weten waarom bepaalde partijen niet actief zijn en waarom dit zo is, waar liggen mogelijke drempels en wat zouden we daar voor lessen uit kunnen trekken. Het onderzoek zal in het tweede kwartaal worden uitgevoerd door een extern bureau. Het college verwacht om voor de zomer de eerste resultaten te presenteren.

4/9

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10085919

-

Toegankelijkere informatievoorziening en verantwoording naar de raad

In het actieplan (RIS307365) en in reactie op de aanbevelingen van de Rekenkamer inzake OCC heeft het college u ook enkele toezeggingen gedaan die worden opgenomen in de werkwijze en wijze van rapporteren aan uw raad. Denk hierbij aan het opnemen van onzekerheidsmarges bij projecten, zelfstandig leesbaarheid van raadsvoorstellen en duidelijker onderscheid tussen bijvoorbeeld exploitatielasten, investeringslasten en de daarbij horende dekking. Tijdens de werkbespreking met de commissie ruimte over de GRIP-rapportages en ook uit de aanbevelingen uit en reactie op het rekenkamerrapport inzake OCC is gebleken dat complexe materie niet altijd wordt omgezet in goed leesbare raadsvoorstellen, voortgangsberichten of rapportages. Daarbij speelt er ook altijd een spanning tussen enerzijds volledigheid en anderzijds actualiteit. Het college streeft ernaar om elk document zoveel als mogelijk zelfstandig leesbaar te maken waarbij, bij nieuwe ontwikkelingen, een korte terugblik wordt geboden naar de voorgaande periodes en voorstellen. Bij de werkbespreking met de commissie ruimte eind januari over de GRIP-rapportage is besproken dat het van belang is om als raad te kunnen sturen op grote projecten door beter en actueler geïnformeerd te worden.

Naast de gewijzigde opzet van de GRIP-rapportage is ook bij raadsvoorstellen van belang om de structurering en opzet van de verschillende (elkaar opvolgende) raadsvoorstellen te uniformeren. Het college wil zoveel mogelijk aansluiten bij de interne projectbeheersing, waarbij de diverse onderdelen van de beheersing van projecten (geld, risico’s, organisatie, tijd, informatie, kwaliteit en de maatschappelijke effecten) aan bod komen. Dit maakt het mogelijk om effectiever te kunnen rapporteren over verschillende projecten. Het concept voorstel voor de nieuwe GRIP-rapportage zal naar verwachting eind maart worden besproken met de Rekeningencommissie. Naast de geleverde input bij de werkbespreking worden ook de eerdere met uw raad gedeelde uitgangspunten meegenomen in het concept voorstel (RIS170272, RIS282206, RIS307365). Het college streeft er naar om in mei het voorstel voor een de nieuwe GRIPrapportage te presenteren aan uw raad. -

Het versterken van projectbeheersing en risicomanagement

Naar aanleiding van de zorgen in uw raad over enkele grote projecten binnen de gemeente Den Haag alsook de besprekingen in het kader van het uitgevoerde integriteitsonderzoek is aan uw raad gemeld (RIS 305203) dat versneld werk werd gemaakt van de versterking van projectbeheersing en risicomanagement. Inmiddels zijn er diverse stappen gezet om de inrichting van projectbeheersing te verbeteren. De afgelopen periode is gebruikt om de scope en de reikwijdte van de opgave tot verder professionaliseren van projectbeheersing te bepalen. Hiervoor is gebruik gemaakt van het generiek gedachtegoed dat er bestaat over projectbeheersing bij de gemeente en bij andere organisaties. Ervaringen vanuit bijvoorbeeld Rijkswaterstaat en ProRail worden meegenomen bij de inrichting van de projectbeheersing. Insteek is om integraal naar projecten te kijken over de hele levenscyclus en binnen alle diensten. Hierdoor zijn eventuele risico’s integraal te definiëren en beter beheersbaar. Het aanbrengen van inhoudelijke focus, het gebruik maken van eenduidige kaders, heldere rapportage en communicatie en eenduidige besluitvorming en van daaruit sturing is het doel. Met de nieuwe organisatiestructuur van DSO (zie organisatieontwikkeling dienst Stedelijke Ontwikkeling) is er naast de geschetste stappen op het gebied van checks en balances ook een Manager Beheersing Projecten aangesteld.

Deze manager draagt zorg voor de invulling en uitwerking van het plan van aanpak Beheersing Projecten. Het plan van aanpak zal in het begin van het tweede kwartaal extern zijn beoordeeld. Het plan van aanpak is opgesteld met een bijdrage vanuit meerdere disciplines binnen de gemeente. Dit vergroot zowel het draagvlak, de kwaliteit als de bekendheid met de inhoud. Op basis van o.a. documentenonderzoek en interviews met stakeholders is er een 0-situatie geschetst.

5/9

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10085919

Vanuit die observatie zijn op verschillende aandachtsgebieden - zoals sturing en verantwoording, scopemanagement en wijzigingsbeheer, planningsmanagement, financieel management, organisatie en capaciteitsmanagement, risicomanagement, kwaliteitsmanagement, maatschappelijke relevantie, documentbeheer en archivering, rapporteren en kritische succesfactoren - acties benoemd en uitgezet. Een aantal punten, die worden genoemd in het plan van aanpak om de beheersing van projecten een impuls te geven, is al opgepakt. Zoals hierboven geschetst zal, in overleg met commissie Ruimte en de Rekeningencommissie, verder gewerkt worden aan een nieuw format voor sturing op projecten. In dat format is ruimte gereserveerd voor niet alleen de tijdsaspecten en de financiële paragraaf maar ook voor alle andere aspecten van de GROTICK+M systematiek. Er wordt gebruik gemaakt van best practices en daar waar mogelijk wordt er aangesloten op reeds bestaande rapportages binnen de gemeente. Op het gebied van risicomanagement zijn er workshops gegeven aan de projectleiders en zijn enkele projecten begeleid door risicomanagement-deskundigen. Ook is er een werkgroep risicomanagement gevormd die zich bezig houdt met het op de juiste wijze implementeren van risicomanagement in de opgaves die voorliggen.

Daarbij is ook ruimte voor het identificeren van risico’s, classificeren, beheersmaatregelen treffen, monitoren en evalueren. Dat er risico’s optreden of zaken veranderen is inherent aan het managen van projecten, zeker bij complexe binnenstedelijke bouwprojecten. De omstandigheden kunnen veranderen, er kunnen nieuwe eisen aan een project worden gesteld of er zijn tegenvallers. Projecten beslaan van start tot realisatie een (groot) aantal jaren en het is onvermijdelijk dat er afwijkingen ontstaan ten opzichte van de oorspronkelijke financiële planning. Daarom wordt gebruik gemaakt van onzekerheidsmarges bij het inschatten van kostenramingen en hanteren projecten een post ‘onvoorzien’. Nog niet bij alle projecten gebeurt dit eenduidig. Dit wordt meer geüniformeerd en geïmplementeerd bij nieuwe projecten en waar wenselijk bij lopende projecten. Daarbij wordt gewerkt met (afnemende) onzekerheidsmarges per projectfase, van initiatie tot realisatie. Op deze wijze wordt rapporteren en informeren van raad over projecten eenduidiger en overzichtelijker. Door een extern bureau wordt er gekeken naar enkele van onze grote projecten om daar lessen uit het verleden te trekken. Diverse aspecten van projectbeheersing worden dan bezien zoals mogelijke oorzaken van overschrijdingen, wijze van budgetbeheersing, totstandkoming ramingen en verloop besluitvormingsproces.

Ook is er aandacht voor een analyse van de wijze waarop de kosten zijn gepresenteerd. Op die manier kunnen we leren over hoe de financiële paragraaf beter kan worden ingericht. Een externe review maakt het bovendien mogelijk om de reflectie scherper te krijgen. Vervolgens worden producten en processen daarop waar nodig aangepast. In 2022 wordt er een vervolg gegeven aan de actiepunten die in 2021 zijn ingezet door met name de focus te verleggen naar verdere digitalisering en optimalisering van producten en processen. Dit naar aanleiding van de evaluatie die in december 2021 op de behaalde resultaten wordt gedaan. Bijsturen is daarna, indien wenselijk, mogelijk. Eind 2021 volgt vervolgens een uitgebreide externe evaluatie om te toetsen in hoeverre de nieuwe organisatie meer volwassen is geworden en om genomen stappen eventueel te heroverwegen. Binnen de gemeente wordt interne beheersing breder opgepakt doormiddel van het Programma Verbetering Beheersorganisatie. Dit programma heeft als doel het gemeentebreed versterken van de Internal Audit functie, risicomanagement en procesbeschrijvingen en het faciliteren van de invoering van de veranderende regelgeving inzake rechtmatigheidsverantwoording. De raad is eerder geïnformeerd over dit programma (RIS305828) en parallel aan deze brief volgt een aparte brief aan de Rekeningencommissie over de

voortgang van dit programma (RIS308052).

6/9

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10085919

-

Het verder versterken van integrale gebiedsontwikkeling en de regie van de gemeente.

Zie organisatieontwikkeling dienst Stedelijke Ontwikkeling Onderwerp Feiten OCKJ op een rij / afdoening motie Onderzoek naar de bouw- en ontwikkelmarkt in Den Haag Toegankelijkere informatievoorziening en verantwoording naar de raad Werkbespreking GRIP-rapportage Bespreking concept voorstel GRIP-rapportage met rekeningencommissie Voorstel + implementatie GRIP-rapportage Evaluatie nieuwe GRIP-rapportage met gemeenteraad Aanstelling Manager Beheersing Projecten Opstellen plan van aanpak Beheersing Projecten en extern laten beoordelen Voortgangsbericht beheersing projecten en actiepunten

Afgerond

Workshops risicomanagement Begeleiding door risicomanagement-deskundigen Werkgroep risicomanagement gevormd Uniformering gebruik onzekerheidsmarges en post onvoorzien bij projecten Lessons learned door extern bureau Evaluatie resultaten plan van aanpak Externe evaluatie resultaten plan van aanpak Start Programma Verbetering Beheersorganisatie

✓ ✓ ✓ ✓

✓

Planning Begin Q2 Q2 Regulier

✓ Q1 Q2 Q2 2022 ✓ Q2

✓

Vanaf Q3 halfjaarlijks Regulier

Begin Q3 Q4 Q4 2022 Eerste voortgangsbericht in Q1

Toezeggingen Rekenkamerrapport en bespreking in commissie Op 18 februari besprak uw raad het rapport van de Rekenkamer inzake OCC (RIS306611) en de aanvullende technische vragen (RIS307202 en RIS307824). Het college heeft in reactie op de aanbevelingen reeds enkele toezeggingen gedaan. Tijdens de bespreking van het rapport met de commissie ruimte zijn ook nog enkele toezeggingen gedaan door wethouder Mulder. -

Toelichting keuze contractvorm meenemen in raadsvoorstellen en belangen en verplichtingen derden meenemen bij keuze contractvorm

Onderdeel van het eerder genoemde plan van aanpak Beheersing Projecten is het opstellen van een risicoanalyse. Ook de keuze voor contractvorm maakt hier onderdeel van uit. De gekozen contractvorm en overwegingen die daaraan ten grondslag liggen zullen indien relevant worden meegenomen in de raadsvoorstellen. Hierbij kijkt het college ook nadrukkelijk naar de contractvorm bij projecten waarbij de gemeente enerzijds verplichtingen heeft richting gebruikers van een gebouw en anderzijds richting de aannemer / ontwikkelaar daarvan.

7/9

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10085919

-

Financiën

De huidige systematiek verdient betere toelichting en vastlegging. De huidige systematiek van dekking voor investeringen wordt al zeker twee decennia toegepast bij gemeentelijke investeringen en vloeit voort uit de financiële verordening. De systematiek is echter niet in deze verordening of een afzonderlijke nota toegelicht en nader uitgewerkt. Hierdoor zijn de afwegingen die ten grondslag liggen aan deze systematiek naar de achtergrond verdwenen. Voor een goed begrip van deze achtergrond en de mogelijke alternatieven, inclusief de gevolgen daarvan, is het goed deze op papier te stellen. In de commissievergadering over het Rekenkamerrapport Amare is toegezegd om een nota uit te werken waarin de systematiek van het activeren, afschrijven en de inzet van dekkingsmiddelen voor vastgoedexploitaties (kapitaallasten en exploitatielasten) meer precies zijn vastgelegd. In de nota worden de overwegingen van de systematiek toegelicht en de werkwijze wordt nader uitgeschreven. • Bij het opstellen van de nota neemt het college de huidige systematiek als vertrekpunt. In een bijlage zal kort worden ingegaan op alternatieve methoden en de voor- en nadelen hiervan worden belicht. Hierbij is aandacht voor het niveau van de losse investering alsook de effecten op de totale begroting. • Uiteraard worden hierbij ook stilgestaan bij de aanbevelingen van de Rekenkamer.

• Op basis van de nota kan worden bepaald welke aanpassingen in de Verordening financieel beheer en beleid nodig of wenselijk zijn. Investeren en afschrijven kent een hoog financieel-technisch karakter. Het college stelt daarom voor deze nota in eerste instantie in de Rekeningencommissie te bespreken. Hierbij wordt in overweging gegeven dit in de vorm van een werkbespreking te doen. Het streven is erop gericht de nota uiterlijk in juni aan de Rekeningencommissie toe te sturen. Op basis van de uitkomsten van de bespreking in de Rekeningencommissie kunnen vervolgens voorstellen worden geformuleerd om indien gewenst de Verordening financieel beheer en beleid aan te passen Voor meer inzicht in specifiek de vastgoedexploitatie van Amare heeft het college bij de bevindingen al toegezegd dat deze met de raad kan worden gedeeld bij een voortgangsrapportage. -

Geheimhouding van documenten inzake Amare

Inmiddels is achterhaald welke documenten de afgelopen jaren op basis van geheimhouding zijn geagendeerd in collegevergaderingen. Nagegaan wordt van welke documenten de geheimhouding kan worden opgeheven. Het college verwacht u in het tweede kwartaal hierover te kunnen berichten. -

Mogelijk ontbreken documenten n.a.v. verzoek Rekenkamer

Op 4 maart jl. is ambtelijk gesproken met de Rekenkamer. De Rekenkamer heeft hierbij kenbaar gemaakt dat er geen sprake meer is van het ontbreken van stukken. De Rekenkamer zal dit schriftelijk bevestigen. -

Overige toezeggingen

In het rekenkamerrapport en de reactie van het college hierop is op diverse plekken naar voren gekomen dat het van belang is om de raad eenduidiger en overzichtelijker te informeren. Raadsvoorstellen en rapportages dienen helder inzicht geven in het te nemen besluit dan wel de voortgang van een project of traject. In de reactie van het college inzake het rekenkamerrapport zijn hiertoe diverse toezeggingen gedaan inzake o.a. betere structurering en opzet van de verschillende raadsvoorstellen, aandacht voor (zelfstandige) leesbaarheid en begrijpelijkheid van de voorstellen, bij opvolgende raadsvoorstellen zorgen voor een duidelijk overall-beeld, het beter duiden in raadsvoorstellen hoe kostenposten zich tot elkaar verhouden, omschrijvingen die beter aansluiten bij het dictum, de totale investering en wijze van bekostiging inzichtelijker maken bij investeringskredieten en/of de dekking. Ook is aangegeven dat het college eraan wil werken dat wanneer een raadvoorstel in meer projecten uiteenvalt, het totaalbeeld inzichtelijk is, zowel in onderlinge samenhang als in de wijze van bekostiging.

8/9

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10085919

Voor een deel van de toezeggingen geldt dat hierop concrete stappen worden gezet zoals weergegeven bij de toelichting op stand van zaken actieplan en het bijbehorende plan van aanpak voor een deel geldt dat dit regulier onderdeel uit gaat maken van de werkwijze en de wijze van opstellen raadsvoorstellen en voortgangsberichten in de toekomst. Onderwerp Toelichting keuze contractvorm Nota systematiek activeren, afschrijven, dekkingsmiddelen aanbieden aan Rekeningencommissie Eventueel aanpassen Verordening financieel beheer en beleid

Geheimhouding documenten van Amare Ontbreken documenten n.a.v. verzoek Rekenkamer

Afgerond

Planning Regulier Q2 Na bespreking nota Q2

✓

Afsluitend De vragen die er in de afgelopen periode zijn gerezen over integriteit, transparantie en de werkwijze van de gemeente hebben de voortdurende aandacht van het college. Er zijn verbetermogelijkheden geïdentificeerd op een aantal verschillende terreinen, en deze worden voortvarend opgepakt. Met het bovenstaande overzicht biedt het college u een overzicht van de verschillende stappen die de afgelopen periode zijn gezet op het gebied van integriteit, projectbeheersing en de wijze van rapporteren aan uw raad. Hiermee wil het college voor u inzichtelijk maken welke stappen reeds gezet zijn, waar hard aan wordt gewerkt en wanneer u nader geïnformeerd wordt. Het college wil verder gaan met het ingezette verbetertraject en wil stap voor stap samen met uw raad verder werken aan de in deze mededeling genoemde acties. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

9/9