RIS308052 Voortgang Programma Verbetering Beheersorganisatie

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Anne Mulder Wethouder van Financiën en Stadsontwikkeling

001

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de Rekeningencommissie

BSD/10067184 RIS308052 Contactpersoon

Richard Roos Dienst

Bestuursdienst Afdeling

Directie Financiën Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

16 maart 2021

richard.roos@denhaag.nl

Onderwerp

Voortgang Programma Verbetering Beheersorganisatie

Geachte voorzitter, Op 17 juli 2020 heeft het college u geïnformeerd over het Programma Verbetering Beheersorganisatie (RIS305828). Wethouder Mulder heeft op 8 oktober jl. het programma nader toegelicht in de Rekeningencommissie. Met deze brief informeert het college u over de voortgang van het Programma Verbetering Beheersorganisatie en over een versnelling die in de uitvoering van het programma is doorgevoerd. De beheersorganisatie Met beheersorganisatie bedoelen we de organisatie van maatregelen die het management neemt om te zorgen dat de organisatie werkt zoals we willen dat die werkt. Een goede beheersorganisatie maakt expliciet wat de regels, rollen en verantwoordelijkheden zijn binnen de organisatie en de onderliggende processen. Een goede beheersorganisatie zorgt er tevens voor dat bij processen de kernrisico’s zichtbaar in beeld komen en de bijbehorende controlemaatregelen actueel en toetsbaar zijn. De beheersorganisatie is geen aparte afdeling van de gemeente, maar bestaat uit diverse taken en rollen binnen de organisatie. Deze taken en rollen zijn verspreid over onder andere het management op alle niveaus, controle- en kwaliteitsmedewerkers, controllers en auditors. Deze beheersorganisatie bestaat al en willen we op diverse plekken verder verbeteren.

Het verbeteren begint dus zeker niet bij nul, maar het is wel goed en ook nodig om integraal met de beheersorganisatie aan de slag te gaan en bestaande protocollen te actualiseren en waar nodig te herzien. Het Programma Verbetering Beheersorganisatie bestaat uit vier projecten: 1. Het versterken van de procesbeschrijvingen 2. De versterking van het risicomanagement 3. De doorontwikkeling van de Internal Audit Functie (IAF) 4. De implementatie van de Rechtmatigheidsverantwoording Deze projecten hangen direct met elkaar samen. Actuele procesbeschrijvingen die beschikbaar zijn en worden toegepast vormen de basis van goede interne beheersing. Zij zijn een randvoorwaarde om risicomanagement gericht te kunnen uitvoeren. Een goede gemeentebrede risicoanalyse is een randvoorwaarde voor een effectieve inzet van internal audit: op die manier kunnen de audits worden gedaan op de processen waar de grootste risico’s worden verwacht.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonnummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10067184

Een goede risicoanalyse is tevens een basisvoorwaarde voor een effectieve controle naar de rechtmatigheid. Deze rechtmatigheidscontrole moet de gemeente vanaf boekjaar 2021 zelf gaan uitvoeren. Versnelling van het gehele programma Dit programma had oorspronkelijk een looptijd van vier jaar. Het college heeft de mogelijkheid gezien om te versnellen en de programmadoelen in twee jaar te behalen, gerekend vanaf 1 januari 2021. Om dit te bewerkstelligen wordt ook de bemensing van de programmaorganisatie uitgebreid. De versnelling bestaat niet alleen uit het terugbrengen van de looptijd van 4 naar 2 jaar. Ook zijn een aantal acties aan de scope toegevoegd, namelijk de gemeentebrede fraude-risico analyse, een analyse naar alle kasprocessen binnen de gemeente en een verdieping van het onderzoek naar de betaalorganisatie door alle 30 afzonderlijke geldstromen te analyseren en te verbeteren waar nodig. Het college realiseert zich daarbij dat de kost voor de baat uitgaat. Het kost eerst tijd en geld voordat de interne beheersing over de hele linie verbeterd is. Met dit programma zet het college vol in op deze benodigde investeringen. Het structureel op orde houden en het borgen van de verbeteringen vraagt ook een structurele investering. Het verkrijgen van inzicht daarin maakt deel uit het van het programma.

De huidige stand van zaken (per project) Het versterken van de procesbeschrijvingen Zoals toegelicht in de eerdere brief richt dit project zich op de actualisatie, verbetering en vastlegging van de procesbeschrijvingen en daarnaast het op inrichten van taken, rollen en bevoegdheden over de kwaliteit en kaders voor procesbeschrijvingen. Actuele procesbeschrijvingen zijn van belang, omdat hierin is vastgelegd welke hoofdstappen er moeten worden gezet binnen een proces en welke rollen daarbij horen, inclusief de uit te voeren controles. Met goede procesbeschrijvingen is er binnen de organisatie een basis voor correct en rechtmatig handelen door medewerkers en ook voor controle daarop en handhaving daarvan door managers, controllers, auditors en accountants. Dit verkleint de kans op fouten en frauduleus handelen en bevordert snellere ontdekking ervan. In het najaar van 2020 is gestart met de eerste procesbeschrijvingen, namelijk voor de volgende processen: het HR proces, de betaalorganisatie en de Treasury. Daarna volgt het inkoopproces. Begin 2021 wordt tevens een planning gemaakt voor het beschrijven van de overige processen. De financieel kritische processen komen als eerste aan bod. De beschrijvingen worden in 2021 continue voortgezet, meerdere tegelijk.

Aanvullend hierop is eind 2020 de opdracht verstrekt om een algehele risicoscan uit te voeren op het betaalverkeer, zowel het bank- als het kasverkeer. Dit wordt uitgevoerd door een expertisebureau. Daarbij worden de risico’s rondom het betaalverkeer in kaart gebracht, wordt getoetst of er voldoende controlemaatregelen tegenover staan en worden aanbevelingen gedaan voor verdere optimalisatie. De analyse van de belangrijke geldstromen wordt afgerond voor de zomer. Na de analyse per geldstroom worden de aanbevelingen, indien van toepassing, geïmplementeerd. De versterking van het risicomanagement Het doel van het project risicomanagement is om een integraal Haags Risicomanagement Model te implementeren en een expertiseteam op te richten. Zij geven inzicht in de belangrijkste risico’s die de gemeente loopt, financieel en niet financieel. Dit risicobeeld wordt vervolgens gebruikt voor interne bewustwording en beheersing.

2/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10067184

Ook wordt het inzicht in de risico’s gebruikt voor de efficiënte en effectieve inzet van de auditcapaciteit en de rechtmatigheidscontrole. Dit alles verkleint de kans dat risico’s over het hoofd worden gezien, grote risico’s onvoldoende aandacht krijgen en het bevordert dat de betrokkenen medewerkers (w.o. managers, controllers en auditors) zich bezighouden met de risico’s die het meeste aandacht nodig hebben. In de tweede helft van 2020 is de eerste fase afgerond, namelijk het inventariseren van het bestaande beleid en bestaande processen. De uitkomst hiervan zijn meegenomen naar fase 2, het opstellen van een nieuw model voor risicomanagement. Deze fase is naar verwachting halverwege 2021 afgerond. We leren hierbij ook van andere (grote) gemeenten. Daarnaast adviseren externe experts op het gebied van risicomanagement de gemeente Den Haag. Na afronding hiervan wordt per organisatieonderdeel gestart met de implementatie. Aanvullend is er besloten om ook een gemeentebrede specifieke frauderisico-analyse uit te voeren. Dit levert inzicht op in de risicovolle processen binnen de gemeente inzake misbruik en oneigenlijk gebruik. Deze analyse is inmiddels gestart en wordt in de eerste maanden van 2021 afgerond. Hieruit ontstaat een model dat jaarlijks wordt geactualiseerd.

De doorontwikkeling van de Internal Audit Functie (IAF) Een volwassen audit functie van voldoende omvang, met een goede positionering in de organisatie levert de organisatie een kritische spiegel op, wat ervoor zorgt dat onvolkomenheden geconstateerd worden en waar nodig bijgestuurd kan worden. Daarnaast doen auditors aanbevelingen voor verbeteringen en leren. Een goed functionerende auditafdeling is daarmee essentieel voor de borging dat de processen en werkwijzen niet alleen op orde zijn maar ook blijven. De gemeente heeft de ambitie om de IAF door te ontwikkelen tot een dergelijke volwaardige onafhankelijke toetsende functie. In deze ambitie zit ook de verbeterslag om gebruik te maken van moderne methoden als data analyse en proces mining. In het najaar is er een plan van aanpak opgesteld en is er gestart met de uitvoering. Op dit moment wordt er een volwassenheidsscan gedaan naar de huidige auditfunctie in relatie tot de organisatie. De verwachting is dat deze scan uiterlijk in april wordt afgerond. Daarna start direct een tweede analyse, namelijk het in kaart brengen van de gewenste, toekomstige auditfunctie en de te bewandelen weg om daar te komen. Hierbij worden we ondersteund door externe experts. De planning is halverwege 2021 dit inrichtingsvoorstel vast te stellen en daarna te beginnen met de implementatie.

De implementatie van de Rechtmatigheidsverantwoording Dit project heeft als doel de veranderde wetgeving omtrent de rechtmatigheidsverklaring 2021 op goede wijze in de organisatie te implementeren. In het kort komt de verandering in de wetgeving neer op het wijzigen van degene die bij de jaarrekening rapporteert over de rechtmatigheid. Dit was de accountant en dit wordt de ambtelijke organisatie zelf. Deze regelgeving heeft de wetgever zo bedacht om het college zelf verantwoording af te laten leggen over rechtmatigheid. De verandering in dit proces doen we in samenwerking met onze accountant. Voor dit project vinden er periodieke overleggen plaats met onze accountant. Ook is er een proeftuin ingericht waarbij de Internal Audit afdeling zich klaarstoomt door te oefenen in het zelfstandig uitvoeren van de rechtmatigheidscontrole. Ook wordt het interne proces voor de totstandkoming van het Normen- en Toetsingskader herontworpen, met als doel dit eerder in het jaar naar de gemeenteraad te sturen. De eerste proeftuin (op het proces Europese Aanbestedingen) liep af in februari.

3/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10067184

De achterliggende wetgeving waarin de verandering van de rechtmatigheidsverantwoording wordt geregeld is nog niet vastgesteld door het parlement. In de uitvoering van de voorbereiding gaan we vooralsnog uit van invoering per boekjaar 2021. Vervolg Met deze projecten werkt het college aan een stabiele en toekomstbestendige beheerorganisatie die inzet op risicogericht werken en het over de gehele linie continu verbeteren van de interne beheersing. Het college investeert in dit programma om deze verbeteringen voortvarend te realiseren. Deze basis is nodig om te komen tot een toekomstgerichte organisatie die o.a. wendbaar, flexibel is en makkelijk kan inspelen op grote veranderingen. Dit programma maakt onderdeel uit van een totaalaanpak binnen de gemeente waarin zowel de kansen op fouten als de mogelijkheid voor frauduleus handelen wordt teruggedrongen. Die doelstelling is een zaak van het hele college en de hele organisatie. Dit programma is daar een onderdeel in. Andere pijlers zijn bijvoorbeeld het integriteitsbeleid en het project waarin de gemeentelijke mandateringsstructuur wordt doorgelicht. De huidige omstandigheden waarin ambtenaren veel meer op afstand van elkaar werken, vormen hierbij een extra uitdaging. Het college heeft vertrouwen in de vele collega’s die ondanks deze omstandigheden hard werken om deze verbeteringen te realiseren.

Ik zal u via de planning en control cyclus op de hoogte stellen van de voortgang van het programma Verbetering Beheersorganisatie. Tevens heeft u aangekondigd dat u het college zal verzoeken om een toelichting in de Rekeningencommissie te geven op de rechtmatigheidsverantwoording. Ik bied aan om u op dat moment over het gehele programma bij te praten en daarbij ook een presentatie te geven over het hele programma. Met vriendelijke groet, Anne Mulder

4/4