RIS307903 Afdoening motie Inzage in de stukken omtrent Stedelijke Energie Academie

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Gemeenteraad

SZW/10086417 RIS307903 Dienst

Sociale zaken en werkgelegenheidsprojecten Afdeling

Beleid, onderzoek en projecten

Datum

19 maart 2021 Onderwerp

Afdoening motie: ‘Inzage in de stukken omtrent Stedelijke Energie Academie’

De gemeenteraad heeft op 11 februari 2021 tijdens de bespreking van de stand van zaken Energieacademie (RIS307555) de door het raadslid de heer Van der Helm ingediende motie ‘Inzage in de stukken omtrent de Stedelijke Energie Academie’ (RIS307903) aangenomen. Hierbij informeert het college de raad over de afdoening van de motie. De motie luidt als volgt. Constaterende dat: • er rondom het dossier Stedelijke Energie Academie verschillende verhalen de ronde doen over de rol van de gemeente, ambtenaren, de raad van toezicht en de stichting, • er stevige verschillen zijn in de beantwoording van het college en de verhalen/verklaringen van betrokkenen, • de wethouder in de commissievergadering Samenleving van 10 februari 2021 aangaf ‘dat hij geen signalen heeft gehad over (de schijn van) belangenverstrengeling binnen of rondom SEA’ en ‘niet wist of zijn ambtenaren hier wel informatie over hadden en er vanuit zou gaan dat de ambtenaren het hem dan zouden melden’, • ambtenaren op verschillende posities actiefwaren in en rondom de SEA en de Raad van Toezicht ten tijde van het moment dat misstanden zouden zijn gemeld, • er signalen zijn dat de gemeente wel op de hoogte gesteld zou zijn, • een rode draad in de besprekingen omtrent de SEA is dat de raad continu achter lijkt te lopen qua informatie en niet over alle stukken lijkt te beschikken, Overwegende dat: • als de raad zich een goed

beeld wil vormen van wat er zich heeft afgespeeld rondom SEA zij toegang moet hebben tot alle stukken, communicatie en dossiers omtrent de SEA, • de raad haar controlerende functie goed moet kunnen uitvoeren en daarom toegang moet hebben tot alle stukken, communicatie en dossiers omtrent de SEA, • de raad zich los van een in te stellen extern onderzoek zich zelf een goed oordeel moet kunnen vormen over het dossier SEA, • het college op grond van artikel 169 lid 2 en 3 Gemeentewet de raad alle inlichtingen moet geven, tenzij verstrekken in strijd is met het openbaar belang.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

dienst: afdeling-telefoon dienst: afdeling-website

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

SZW/10086417

Verzoekt het college: • om de raad volledige inzage te geven in onderstaande en de raad dit binnen vier weken toe te sturen: o Alle verslagen en andere stukken van de Raad van Toezicht o De twaalfinterviews die door de Raad van Toezicht zijn gehouden en het rapport dat op basis van die interviews is gemaakt o Het tussentijdse verslag en andere aantekeningen en communicatie van de interimdirecteur o Alle jaarverslagen, jaarrekeningen, jaarstukken, financiële overzichten en bijlagen o Alle correspondentie met en van de Gemeentelijke Accountantsdienst, hun beoordeling(en) op de jaarstukken en andere stukken danwel reacties o Al het e-mailverkeer tussen de betrokken ambtenaren, de raad van toezicht, de betrokken ondernemers, het bestuur en de wethouder. o Alle Whatsapp- en of andere telefoonberichten tussen de betrokken ambtenaren, de raad van toezicht, de betrokken ondernemers, het bestuur en de wethouder.

o Alle offerte-aanvragen aan de externen o Alle offertes van externen o Alle contracten tussen gemeente en betrokkenen o Alle formele en informele communicatie afspraken tussen het Werkplein en Sea o De verschillende onderzoeken die zijn gedaan, bijvoorbeeld naar de verduurzaming van het pand o Alle andere stukken, onderzoeken, dossiers en communicatie die op enigerlei wijze zijn verbonden aan, of gaan over de SEA Het college wil benadrukken dat met de keuze om al deze stukken te verstrekken een zeer verregaand besluit is genomen dat veel medewerkers binnen de gemeente Den Haag raakt. U bent eerder geadviseerd in het belang van een spoedig en zorgvuldig vervolgonderzoek eerst het onderzoek af te wachten. De huidige bij de gemeente beschikbare informatie is nog onvolledig en roept nog veel vragen op. Ook kunnen mogelijk verkeerde beelden ontstaan waardoor mensen of partijen onterecht beschadigd zouden kunnen raken.

Te meer omdat het externe onderzoek waar het dossier de basis voor zal vormen nog moet aanvangen (waarbij het aannemelijk is dat aanvullende informatie zal worden vergaard), de raad later de beschikking zal krijgen over dat onderzoeksrapport en er nu dus al voortijdig voor wordt gekozen om stukken die nooit met uw raad worden gedeeld, waaronder bijvoorbeeld individuele mails en appverkeer van ambtenaren, in dit bijzonder geval toch vertrouwelijk voor u ter inzage te leggen. Ook onderstreept het college met klem dat daarmee wordt gehandeld in afwijking van hetgeen gebruikelijk is en gebruikelijk zou moeten zijn in de gangbare informatie verantwoording tussen een uitvoerend en controlerend publiek orgaan. Echter we hebben hier te maken met een bijzonder dossier en een uitzonderlijke situatie waarin nog veel onduidelijk is en tegelijk te veel verschillende verhalen de ronde doen. Bij de keuze om de stukken (vertrouwelijk) aan u te verstrekken, is het college niet over één nacht ijs gegaan. Aan dit besluit is een uitvoerige belangenafweging voorafgegaan.

Het college heeft hierbij aan de ene kant gewogen dat sprake is van het risico dat met een dergelijke retrospectieve uitvraag op dit detailniveau - waarbij door uw raad zelfs om mails en appverkeer van ambtenaren is gevraagd - een mogelijk gebruik ontstaat wat de interne vrije gedachte- en meningsvorming, en daarmee het gevoel van veiligheid binnen de ambtelijke organisatie, onaanvaardbaar belemmert c.q. aantast. Het aantasten van dit gevoel van veiligheid binnen de ambtelijke organisatie vormt op zichzelf al een reden voor ons om verstrekking van een deel van de door u gevraagde stukken te weigeren wegens strijd met het openbaar belang.

2/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

SZW/10086417

Aan de andere kant heeft het college het publieke belang van een ruime informatievoorziening aan de raad gewogen, uw wens om al voorafgaand aan het externe onderzoek het dossier te doorgronden en daarbij het zeer uitzonderlijke karakter van de situatie waarbij sprake is van een dossier met een grote maatschappelijke, bestuurlijke en politieke impact en een motie die unaniem door de raad is aangenomen. Daarbij is van belang dat er tegelijk te veel verschillende verhalen de ronde doen over een ieders rol, optreden en verantwoordelijkheid in dit dossier. Hierdoor bestaan in dit dossier te veel stevige verschillen in de beantwoording van het college en de verhalen/verklaringen van betrokkenen richting de raad en individuele raadsleden. Er is ons veel aan gelegen om de goede vertrouwensrelatie tussen college en raad op dit dossier te versterken. Alles afwegende heeft het college daarom besloten om in dit specifieke geval, bij wijze van uitzondering, de doorslag te geven aan laatstgenoemde uitzonderlijke omstandigheden en zo volledig mogelijk aan uw verzoek tegemoet te komen, deels onder het opleggen van geheimhouding. Hierbij moet de raad nadrukkelijk beseffen dat sprake is van een unieke situatie in dit dossier en dat alleen daarom in dit specifieke geval de strijdigheid met het openbaar belang niet geprevaleerd heeft.

Afgelopen weken is daarom ambtelijk een enorme inspanning verricht om een omvangrijk aantal stukken, e-mailberichten en appconversaties die in het bezit zijn van de gemeentelijke organisatie voor de raad inzichtelijk te maken in een zeer korte tijdsspanne. Wel is het, gezien de omvang, het korte tijdsbestek waarbinnen de documenten aangeleverd moesten worden en het feit dat de gemeente zoals eerder in de brief van 6 februari 2021 RIS307772 heeft aangegeven - nu niet over een totaaloverzicht van de gevraagde informatie beschikt, niet mogelijk volledigheid te garanderen. Dit kan ook niet, omdat niet uitgesloten en zelfs waarschijnlijk is dat zich bij derden nog andere documenten bevinden waarover de gemeente nu niet beschikt. Hier wil het college u uitdrukkelijk voor waarschuwen. Het college informeert u hierbij dat het gemeentelijke dossier over de Energieacademie is verdeeld in twee groepen: openbare stukken en geheime stukken op grond van artikel 25, lid 2 van de gemeentewet, juncto artikel 10 lid 1 sub c en tevens lid 2 sub b, e en g (hiertoe behoren bijvoorbeeld in ieder geval het opgevraagde mailverkeer en de appberichten). De openbare stukken uit het dossier zijn beschikbaar en te vinden op het RIS: https://denhaag.raadsinformatie.nl/dossiers/52952.

In de openbare stukken is privacygevoelige informatie (persoonsgegevens, adresgegevens, e-mailadressen, etc.) geanonimiseerd (weggelakt). De stukken zijn ingedeeld in mappen. Leidend bij het ontsluiten van de stukken is dat het de raad uiteindelijk inzicht moet geven in het proces rondom besluitvorming. Het geheime deel van de stukken wordt thans technisch op orde gebracht. Zo worden onder meer de laatste mailboxen opgehaald door ICT, deze extra mailboxen worden onderzocht en zijn toegevoegd na beraadslaging om u zo’n compleet mogelijk beeld te geven. Naar verwachting zullen de geheime stukken in de week van 29 maart 2021 beschikbaar zijn, of zoveel eerder als mogelijk is, voor inzage op de leeskamer van de griffie. Door het college wordt op deze informatie geheimhouding opgelegd, op grond van artikel 25, lid 2 van de gemeentewet, juncto artikel 10 lid 1 sub c en tevens lid 2 sub b, e en g, en moet door uw raad formeel worden bekrachtigd. U wordt op de hoogte gebracht wanneer deze stukken voor u beschikbaar zijn en ingezien kunnen worden. Ten behoeve van leesbaarheid is het goed om te weten dat dubbele mails zoveel mogelijk uit het gemeentelijke dossier zijn gehaald, desondanks kan het voorkomen dat eenzelfde stuk vaker voorkomt in het dossier. Ten aanzien van de aangeleverde stukken zijn daarnaast de volgende opmerkingen relevant.

We hebben de afweging gemaakt om de stukken aan te leveren van de personen met een sleutelpositie in het kader van de besluitvorming en de operationalisering van de Energieacademie.

3/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

SZW/10086417

Concreet zijn dat: de (voormalig) wethouder, alle betrokken directieleden van SZW, de projectleiding, het programmamanagement en de operationeel leidinggevende. In hun correspondentie is ook de advisering aangaande de beleidsmatige, juridische en financiële aspecten ondervangen, inclusief de correspondentie van deze actoren met (voormalig) medewerkers, directieleden en leden van de Raad van Toezicht van de SEA. Hiermee verwachten wij dat u zich een goed beeld kan vormen van het hele dossier en ontstaansgeschiedenis van de Energieacademie. Delen van het dossier zijn ontvangen vanuit SEA of voormalige bestuurders/directeuren van SEA. Zij hebben vooraf schriftelijk toestemming gegeven voor het onder geheimhouding verstrekken van dit deel van het dossier aan de gemeenteraad. Dat deel van het dossier is bijeengevoegd en apart inzichtelijk gemaakt. Het dossier is geschoond voor wat betreft beraadslagingen rondom concepten, mededelingen in de privésfeer of wanneer dit de persoonlijke levenssfeer betrof (bijvoorbeeld: “Ik ben ziek”) en over mededelingen over zaken die niet het SEA-dossier betreffen. Daarnaast is het dossier in uitzonderlijke gevallen geschoond op zeer individuele uitingen (bijvoorbeeld frustraties, irritaties en overduidelijke persoonlijke - meningen).

Met betrekking tot de e-mailberichten en appconversaties die zich in het dossier bevinden, merkt het college nog het volgende op. Binnen de ambtelijke organisatie moet een veilige cultuur zijn waarin voor iedereen de vrijheid en de ruimte bestaat om gedachten en meningen te vormen en daarover met elkaar te communiceren. Het verstrekken van e-mailberichten en appconversaties aan de raad, ook al is dat onder het opleggen van geheimhouding, kan het gevoel van veiligheid onaanvaardbaar aantasten. Hetzelfde geldt voor personen buiten de gemeentelijke organisatie met wie via de e-mail of de app wordt geconverseerd. Daarom is ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer besloten om de namen in e-mailberichten en appconversaties te lakken. Daarop zijn twee uitzonderingen gemaakt. In de eerste plaats zijn de namen van ambtenaren die uit hoofde van hun functie in de openbaarheid treden (bijvoorbeeld de gemeentesecretaris en de AD SZW) niet gelakt. In het verlengde daarvan zijn ook bedrijfsnamen en de namen van (voormalig) directeuren of bestuurders van een rechtspersoon (een bedrijf, stichting of vereniging) ongelakt gebleven. In de tweede plaats is ervoor gekozen om van de overige namen de meest voorkomende in het dossier weliswaar te lakken, maar te voorzien van een letter.

Hierdoor wordt u een zo goed mogelijk beeld gegeven van het dossier, terwijl tegelijkertijd zoveel mogelijk recht wordt gedaan aan het belang van personen om zich veilig te voelen om gedachten en meningen te vormen en daarover met elkaar te communiceren. Wij verwachten dat de raad zich met het aangeleverde en - waar het de geheime stukken betreft: nog aan te leveren - dossier een duidelijk beeld kan vormen van het hele dossier en ontstaansgeschiedenis van de Energieacademie. Het college gaat er ook vanuit dat met de beschikbare stukken de raad maximaal gefaciliteerd wordt. Het college beschouwt de motie hiermee als afgedaan. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

4/4