RIS307365 Actieplan projectontwikkeling beheersing en verantwoording

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

040

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de commissie Ruimte

DSO/10056287 RIS307365 Contactpersoon

Maarten Foekens Dienst

Dienst Stedelijke Ontwikkeling Afdeling

-

Telefoonnummer

14070 E-mailadres

Datum

maarten.foekens@denhaag.nl

26 januari 2021 Onderwerp

Actieplan projectontwikkeling, -beheersing en verantwoording

Geachte voorzitter, In de debatten met uw raad de afgelopen maanden heeft het college duidelijk gemerkt dat er behoefte is om beter meegenomen te worden in grote besluiten over projecten in het ruimtelijk domein. ”Beter meegenomen” betekent tijdig en toegankelijk geïnformeerd worden als er grote beslissingen op til zijn en transparantie over de afwegingen en afspraken die gemaakt zijn. Het betekent ook dat wordt uitgelegd als van het door de raad vastgestelde kader wordt afgeweken. Daarbij wil het college lessen trekken uit enkele concrete casussen die de afgelopen tijd hebben gespeeld. Dat is ook aan uw raad toegezegd. Op de vraag hoe we dat precies willen doen, komen we later in deze brief terug. Er is het college veel aan gelegen om een goede relatie met uw raad te hebben. De raad mag van het college verwachten dat zij in staat wordt gesteld haar controlerende taak goed uit te voeren. Niet alleen zijn wij als college verantwoordelijk voor onze eigen beslissingen, maar wij dragen die verantwoordelijkheid ook voor beslissingen die in het verleden zijn genomen en nu nog effect hebben op lopende projecten. Ook daarover willen wij zo goed mogelijk verantwoording afleggen. Met die gedachte in het achterhoofd voert het college ook uw motie over het op een rij zetten van de feiten bij het project van OCKJ uit.

Hoe is deze besluitvorming gegaan, wat waren de afwegingen en kunnen we er van leren? Bouwprojecten Momenteel lopen er honderden bouwprojecten waarvan er veel voorspoedig verlopen. Dit betekent dat ontwikkelingen binnen budget en planning succesvol worden afgerond. Tegelijkertijd wil het college werken aan dat wat er beter moet en beter, efficiënter of transparanter kan. De afgelopen maanden hebben we in uw commissie gedebatteerd over een aantal bouwprojecten. Deze projecten keren regelmatig terug op de agenda en leiden tot ongemak en zorgen bij uw raad. Vaak gaat het dan om grote en/of om complexe projecten. Dit betreft onder andere het project Amare en het daarbij behorende Rekenkameronderzoek, de afwikkeling van het KJ-plein, het vertrek van een topambtenaar en de verkoop van een pand aan het Noordeinde.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10056287

Soms is het beeld dat bepaalde bouwers en ontwikkelaars onevenredig dominant zijn in de stad. En in het verlengde daarvan heerst een gevoel dat bepaalde projecten aan elkaar gekoppeld worden om ervoor te zorgen dat projecten door kunnen gaan. Een bepaalde ontwikkelaar of bouwbedrijf zou in die gedachte dan mogelijk een voorkeurspositie genieten bij een toekomstig project om een huidig project door te kunnen laten gaan. Met u hecht het college aan onafhankelijk en behoorlijk bestuur. Daarom laat het college onderzoek doen naar de bouw- en ontwikkelmarkt in Den Haag. Hoe is deze verdeeld onder bouwbedrijven en projectontwikkelaars? Zijn er bepaalde bouwers en ontwikkelaars dominant en zo ja, waarom? Ook gaan wij na waarom bepaalde bouwers en ontwikkelaars niet of nauwelijks in Den Haag zijn vertegenwoordigd. Dat laat onverlet dat Den Haag belang heeft bij een goede samenwerking met projectontwikkelaars voor de ontwikkeling van onze stad. Hun investeringen zijn nodig om onze verstedelijkingsdoelen te halen. En door hun investeringen hebben zij viceversa ook weer belang bij de ontwikkeling en instandhouding van een goede en duurzame leefomgeving. Projectbeheersing Een ander onderwerp waar we diverse malen over hebben gediscussieerd zijn de projectbeheersing en het contractmanagement van enkele grote projecten zoals het eerder genoemde KJ-plein.

Het college heeft u toegezegd met verbetervoorstellen te komen. In deze brief wordt hier nader op ingegaan. In het debat over de Binckhorst kwam de noodzaak van integrale gebiedsontwikkeling duidelijk naar voren. Ook hier willen we verdere stappen zetten. Tevens hebben we een aantal malen van gedachten gewisseld over het belang van een integer stadsbestuur en ambtelijk apparaat. Wij zijn het eens dat de integriteit van stadsbestuur en ambtelijk apparaat buiten kijf moeten staan. Daar mag geen twijfel over bestaan. Afgelopen periode heeft u hierover zowel met burgemeester Van Zanen als wethouder Bruines van gedachten gewisseld. Integriteit zal zeker ook de komende tijd een belangrijk aandachtspunt blijven en u zult door hen geregeld worden geïnformeerd over de voortgang van de aanpak daarvan. Bij een integriteit hoort ook dat de gemeente Den Haag als goed werkgever een veilige organisatie moet zijn, die ruimte biedt voor medewerkers om te leren van eventuele fouten. Ambtenaren kunnen zich niet verdedigen als zij in het publieke debat betrokken worden. Alleen medewerkers die zich veilig voelen kunnen verantwoordelijkheid nemen en zo nodig professioneel ambtelijk tegenspraak bieden. Onze stad heeft een belangrijke verstedelijkingsopgave. Er staan grote en complexe projecten en gebiedsontwikkelingen op de rol.

Projecten en ontwikkelingen waarin veel functies en beleidsmatige kaders een plek moeten krijgen. Denk aan gedifferentieerd bouwen, voldoende bedrijfsruimte, voorzieningen, openbare ruimte en duurzaamheid en participatie. Deze projecten hebben een lange doorlooptijd en daarbij is vertrouwen van de raad in de processen noodzakelijk. Graag willen wij de onvrede en de zorgen proberen weg te nemen door samen met de raad vooruit te kijken en in overleg met u een aantal verbeteringen door te voeren. Dit is geen volledig nieuw traject. Enkele verbeteringen zijn al ingezet door organisatieveranderingen in de Dienst Stedelijke Ontwikkeling. Het gaat dan om versterking van projectbeheersing en risicomanagement, versterking van de checks en balances en borging van een veilige en lerende organisatie. Deze organisatieveranderingen worden uitgewerkt in de bijlage bij deze brief. Ook gaan we verder met de omslag naar een meer integrale aanpak van gebiedsontwikkeling. Tot slot wil het college een aantal concrete aanpassingen doorvoeren in de wijze van projectontwikkeling, projectbeheersing en verantwoording daarover en is besloten om te komen tot een actieplan met de volgende 3 punten: 1. Toegankelijkere informatievoorziening en verantwoording naar de raad.

2/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10056287

2.

3.

Het versterken van projectbeheersing en risicomanagement. Het verder versterken van integrale gebiedsontwikkeling en de regie van de gemeente.

Actiepunt 1: Toegankelijkere informatievoorziening en verantwoording naar de raad Graag komt het college met uw raad tot heldere afspraken over een toegankelijkere wijze van rapporteren over grote projecten. Momenteel wordt u geïnformeerd over de grote projecten middels de GRIPrapportage. Met u zijn wij van mening dat dit inzichtelijker kan en moet. De wijze van presenteren van de informatie draagt onvoldoende bij aan het voeren van een goed gesprek over de projecten. Feit is dat er in commissie- en raadsvergaderingen beperkte aandacht wordt besteed aan de rapportage. Het college vindt het daarentegen juist van groot belang om hierover het goede gesprek met uw raad te hebben. Daarom zal het college u naar aanleiding van de analyse en het Plan van Aanpak (zie ad 2) een voorstel doen voor een hernieuwde GRIP-rapportage en de projecten die daarin zijn opgenomen. Dit ook in lijn met de bestuurlijke reactie op de eerste aanbeveling van de Rekenkamer inzake Amare. Graag gaan de verantwoordelijk wethouders hierover vervolgens met uw raad in gesprek om uw wensen mee te nemen in een nieuw Griprapportageformat. Actiepunt 2: Versterken van de projectbeheersing en het risicomanagement Afgelopen zomer is uw raad geïnformeerd over de noodzaak voor versterking van het projectmanagement en het verbeteren van de projectbeheersing.

Dit naar aanleiding van de discussie over de risico’s bij enkele grote projecten en het uitgevoerde integriteitsonderzoek. Het onderwerp projectbeheersing staat hoog op de agenda van de gemeentelijke organisatie. Onderdeel van de versterking zijn stappen die al binnen de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) in gang zijn gezet om de projectbeheersing en het risicomanagement te verbeteren. Zie hiervoor de bijlage. Daarnaast is het belangrijk om te leren van ervaringen met diverse projecten die de afgelopen periode in de spotlight stonden vanwege de projectbeheersing. Op basis van eerder verrichte analyses van de Gemeentelijke Accountantsdienst in het kader van de accountantscontrole, de Rekenkamer en externe audits naar projecten, zoals bijvoorbeeld bij Amare en het Koningin Julianaplein, verzamelen we de grote gemene delers. Daarmee gaan we voor de toekomst factoren op een rij zetten die van grote invloed kunnen zijn op een goede beheersing van het project. Denk aan scopewijzigingen, aanvullende eisen, onvoorziene problemen in het project of de mate van efficiënt opereren. Op basis van de analyse, komt er een plan van aanpak voor versterking van het risicomanagement en de beheersing van projecten.

Hierbij wordt een gerenommeerde onafhankelijke externe partij op het gebied van projectbeheersing gevraagd te adviseren over het op te stellen plan van aanpak en de analyses die daaraan ten grondslag liggen. Dat voorkomt de spreekwoordelijke ‘slager die zijn eigen vlees keurt’. In aanvulling daarop kan als de specifieke situatie zich voordoet, een audit worden uitgevoerd op een individueel project. Dat er risico’s optreden of zaken veranderen, is inherent aan het managen van projecten, zeker bij complexe binnenstedelijke bouwprojecten. De omstandigheden kunnen veranderen, er kunnen nieuwe eisen aan een project worden gesteld of er zijn tegenvallers. Projecten beslaan van start tot realisatie een groot aantal jaren en het is onvermijdelijk dat er afwijkingen ontstaan ten opzichte van de oorspronkelijke financiële planning. Daarom wordt gebruik gemaakt van onzekerheidsmarges bij het inschatten van kostenramingen en hanteren projecten een post ‘onvoorzien’. Nog niet bij alle projecten gebeurt dit eenduidig, dit wordt in de toekomst meer geüniformeerd. Daarbij wordt gewerkt met (afnemende) onzekerheidsmarges per projectfase, van initiatie tot realisatie. De onzekerheidsmarges worden in alle rapportages expliciet meegenomen. Ook richting uw raad, zodat ook u weet waar u aan toe bent.

3/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10056287

Actiepunt 3: Verder versterken van integrale gebiedsontwikkeling en de regie van de gemeente Den Haag heeft met de Agenda ‘Ruimte voor de Stad’ in 2016 gekozen voor prioritaire gebieden voor de verdichting van de stad om zo de woningbouwvraag op te kunnen vangen. Ook in het huidige coalitieakkoord is gekozen voor concentratie in enkele gebieden. Voorbereiding en uitwerking in diverse planvormen vindt op dit moment plaats. Duidelijk daarbij is het groeiende belang van een omslag van projectgerichte vastgoedontwikkeling naar integrale gebiedsontwikkeling. In deze gebiedsontwikkeling moeten alle belangen worden verenigd. Denk aan samenhang tussen openbare ruimte, voorzieningen, duurzaamheid, mobiliteit, stedenbouw, wonen en economie. Waarbij op onderdelen hiervan bovendien een aanzienlijke transitie nodig is op bijvoorbeeld het gebied van mobiliteit en energie. Ook de invoering van de Omgevingswet vraagt om dwars door alle beleidsvelden heen integraal samen te werken. Voor de gemeente betekent dit dat de complexiteit van het werk toeneemt, waarbij het van groot belang is de participatie te versterken en met de inwoners en ondernemers samen te werken. Al deze opgaven vragen continu om te kijken of de bestaande manier van organiseren daar nog bij past. Wanneer beleidsdoelen niet verenigbaar zijn vraagt dit bovendien om duidelijke en transparante keuzes.

Voor een duurzame verbetering van de omgeving moet niet langer per project maar integraal, door de inzet van verschillende instrumenten (publiek- en privaatrechtelijk, investeringen openbare ruimte) aan gebieden worden gewerkt. We zijn daar ook al mee bezig. Een voorbeeld daarbij is de ontwikkeling van de Binckhorst. Dit is één van de pilots in het kader van de nieuwe Omgevingswet. Daarbij is het de bedoeling om ruimte te geven aan de markt en regie te voeren op woningbouw en voorzieningen. Wat betreft dit laatste is het college van mening dat dit duidelijk nog beter moet. De discussie rondom de voorzieningen in de Binckhorst met uw raad onderstrepen dit en de kritische noten hierover vanuit uw raad zijn bij het college bekend. Daarom wordt voor de prioritaire gebieden binnen de gemeentelijke organisatie een programmadirecteur aangesteld. Deze voert samen met een uit alle betrokken diensten samengesteld integraal programmateam regie over het samenbrengen van alle belangen. De programmateams werken projectoverstijgend aan gemeenschappelijke kaders. Ze worden aangestuurd door een portefeuille-overstijgende bestuurlijke stuurgroep en het GMT als opdrachtgever. De nieuwe werkwijze is momenteel reeds in ontwikkeling voor de Binckhorst. Aansluitend wordt de werkwijze ook ingevoerd in CS/NOI, HS/Laak en Zuidwest.

Het projectmanagement binnen de organisatie wordt versterkt en de organisatie wordt minder afhankelijk van externe projectmanagement capaciteit bij grote en complexe projecten. Hiermee versterken we bovendien de regisserende rol van de gemeente bij gebiedsontwikkelingen. We gaan van het managen van individuele projecten naar het managen van integrale gebieden. Tenslotte In deze brief hebben we uiteengezet dat het college met uw raad de noodzaak en urgentie voelt om concrete verbeteringen door te voeren, daarbij lerend van ervaringen in het verleden en vooruitkijkend naar de vele, vaak complexe, projecten die de komende jaren op stapel staan. Doel is een constructieve relatie met de raad die gestoeld is op onderling vertrouwen en respect voor de wederzijdse rollen. Graag bespreekt het college deze verbetervoorstellen met uw raad. Met vriendelijke groet, Anne Mulder

4/4