RIS306596 Oprichting Dienst Bedrijfsvoering per 1 januari 2021 wijziging hoofdstructuur

Ons kenmerk

BSD/10033083 RIS306596

OPRICHTING DIENST BEDRIJFSVOERING PER 1 JANUARI 2021 (WIJZIGING HOOFDSTRUCTUUR) Het college van burgemeester en wethouders van Den Haag, overwegende dat: per 1 januari 2018 de advies- en expertisetaken zijn gebundeld in een zelfstandig organisatie onderdeel, het Bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC). Na twee jaar geëvalueerd wordt hoe de gehele bedrijfsvoeringsorganisatie vorm krijgt en daarbij op voorhand het combineren van onderdelen niet is uitgesloten; het belang van een goede bedrijfsvoering dusdanig groot is geworden dat de bedrijfsvoeringsonderdelen een gelijkwaardige positie aan de overige diensten behoren te krijgen.

De gemeentelijke dienstverlening erbij gebaat is als beide uitvoeringsorganisaties bedrijfsvoering in één dienst worden samengevoegd onder aansturing van een Algemeen Directeur Bedrijfsvoering; de DBV conform de algemene concernkaders geleid wordt door een eindverantwoordelijk algemeen directeur dienst, tevens volwaardig lid van het GMT, met daarbij behorende mandaten en bevoegdheden, zoals opgenomen in de Organisatieregeling; de feitelijke start van de DBV is voorzien per 1 januari 2021; tegelijk met de oprichting van deze dienst per 1 januari 2021 door het GMT gewerkt wordt aan de verdere doorontwikkeling van de bedrijfsvoering waarbij over de verdere inrichting (en definitieve scope) van de nieuw opgerichte dienst uiterlijk in maart 2021 door het GMT een voorgenomen besluit wordt genomen, dat vervolgens met de medezeggenschap wordt afgestemd; besluit: I.

per 1 januari 2021 de dienst Bedrijfsvoering (DBV) in te stellen waarin de uitvoeringsorganisaties bedrijfsvoering BEC en IDC zijn ondergebracht;

II.

het GMT op te dragen een bredere verkenning via ketenanalyses te doen gericht op de toegevoegde waarde om andere onderdelen dan wel taakvelden onder te brengen bij de dienst Bedrijfsvoering. Hierbij zijn alle ketens (inclusief kaderstelling) betrokken, IenA, Financiën, Inkoop, Juridische Zaken, Communicatie, PenO, Huisvesting/Facilitair en Centrale Vastgoedorganisatie Den Haag als ook de onderdelen/taakvelden die eerder onderwerp van gesprek zijn geweest bij de bundeling bedrijfsvoering en die zijn doorgeschoven in de tijd;

III. het GMT op te dragen alle noodzakelijke maatregelen te treffen en mandaat te verlenen om de oprichting per 1 januari 2021 en de verdere inrichting in de periode erna van de dienst Bedrijfsvoering mogelijk te maken;

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonnummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10033083

IV.

Alle hiermee samenhangende veranderingen mee te nemen in een eerstvolgende wijziging van de Organisatieregeling.

Den Haag, 27 oktober 2020 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester,

Ilma Merx

Jan van Zanen

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10033083

Toelichting oprichting dienst Bedrijfsvoering Inleiding We zijn voortdurend onze bedrijfsvoering aan het verbeteren om te komen tot een kwalitatief goede en resultaatgerichte bedrijfsvoering die zo compact en efficiënt mogelijk is en die de organisatie ondersteunt bij het leveren van goede dienstverlening aan de stad. De maatregelen die in de afgelopen periode zijn genomen in verband met het COVID-19-virus hebben opnieuw laten zien hoe onmisbaar bedrijfsvoering is voor de continuïteit van het werk van de gemeentelijke organisatie. Een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering betekent veel voor alle processen in de organisatie en voor een goede dienstverlening aan de stad. Daarom werken we met een negental business cases aan een uitdagende transitie in de bedrijfsvoering die ook een structurele efficiency verbetering moeten realiseren. De afgelopen jaren is op basis van het Coalitie akkoord 2014-2018 “Vertrouwen op Haagse kracht” een belangrijke stap gezet door de diensten op het gebied van personeel en organisatie, financiën, inkoop, ICT, communicatie en juridische zaken gezamenlijk te organiseren. De advies- en expertise taken – met uitzondering van communicatie - zijn gebundeld in een zelfstandig, per 1 september 2017 opgericht organisatie onderdeel, het Bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC).

De administratie en het informatiebeheer is gebundeld in het – al langer bestaande - Intern Dienstencentrum (IDC). Evaluatie Bij de bundeling is afgesproken om na twee jaar te evalueren hoe de gemeente zijn gehele bedrijfsvoering vorm wil geven. Op voorhand is het (verder) combineren van onderdelen niet uitgesloten. In de afgelopen periode heeft die evaluatie door de programmadirecteur Bedrijfsvoering plaatsgevonden. Belangrijkste conclusies zijn dat het huidige stelsel complex in elkaar zit en dat de combinatie van rollen van de Gemeentesecretaris niet goed werkt. De Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur Den Haag is belast met de aansturing van de Uitvoeringsorganisaties Bedrijfsvoering (BEC en Interne Dienstencentrum), naast haar taak als Algemeen Directeur van de Bestuursdienst. Het belang van een goede bedrijfsvoering voor de gehele organisatie vereist een gelijkwaardige positie in het Gemeentelijk Management Team (GMT). Omdat er wederom bij de programmarekening 2019 tekorten in de bedrijfsvoering zijn gerealiseerd is ook een onderzoek uitgevoerd naar onderliggende oorzaken. Dit tezamen heeft geleid tot structurele verbetervoorstellen met als belangrijk punt dat de sturing op en samenwerking in de bedrijfsvoering één van de voorwaarden is om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te optimaliseren en de structurele tekorten in de bedrijfsvoering op te lossen.

Om de sturing op de bedrijfsvoering te versterken en organisatorische voordelen te realiseren wordt een Algemeen Directeur (AD) Bedrijfsvoering benoemd. Dit betekent ook de oprichting van een dienst Bedrijfsvoering en daarmee een gelijkwaardige plek voor de AD Bedrijfsvoering aan de GMT tafel. Dat vereist een aanpassing van de hoofdstructuur van de organisatie. Het college besluit over het oprichtingsbesluit, gehoord het advies van de COR. Nieuwe dienst Bedrijfsvoering De nieuwe dienst bedrijfsvoering stelt het ondersteunen van maatschappelijke opgaven centraal, werkt binnen bestaande budgetten (inclusief alle taakstellingen en met het oplossen van de tekorten) en is zo dienstverlenend en innovatief als mogelijk. De AD Bedrijfsvoering rapporteert aan de GS/AD Den Haag en krijgt een gelijk mandaat als de overige Algemeen Directeuren. Daarvoor zal de bestaande mandaatregeling worden aangepast. De inrichting van de dienst Bedrijfsvoering vind in eerste instantie plaats door middel van het integraal administratief overhevelen van de organisatieeenheden BEC en IDC, waardoor de werkwijze en inrichting binnen de dienst bedrijfsvoering nog niet verandert per 1 januari. De oprichting van een dienst Bedrijfsvoering leidt met het voorliggende besluit dan ook nog niet tot personele consequenties.

Over de scope, doorontwikkeling en verdere inrichting van de dienst bedrijfsvoering wordt uiterlijk in maart 2021 door het GMT besloten.

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10033083

Daartoe vind in het komend half jaar een bredere verkenning via ketenanalyses plaats. Bij de IenAketen heeft die het afgelopen jaar al plaatsgevonden. Het GMT heeft een - voornemen – om te besluiten tot een Tijdelijke Organisatie voor de IenA keten en heeft daarover advies aan de COR gevraagd. De bedoeling is dat deze TO onder de Dienst Bedrijfsvoering gaat vallen als het college tot de oprichting daarvan besloten heeft.