RIS306592 bijlage 2

Postadres: Postbus 43197, 2504 AD Den Haag Bezoekadres: Zichtenburglaan 260, 2544 EB Den Haag 070 - 205 20 00 info@xtra.nl www.xtra.nl

College van Burgemeester en Wethouders Gemeenteraad

Datum: 09 oktober 2020

Contactpersoon: Jannie van Groesen

Betreft: Reactie rapport

Telefoon (direct): 06 101 824 79

Ons kenmerk: -

E-mail: j.vangroesen@xtra.nl

Geacht College, geachte Raad, Met veel interesse heeft de Raad van Bestuur van Xtra kennis genomen van het rapport dat de Nederlandse School voor Openbaar Bestuur (NSOB) heeft opgesteld op verzoek van het Haagse stadsbestuur en de Haagse gemeenteraad. Wij verwelkomen de conclusies van het rapport en omarmen de aanbevelingen die de NSOB doet. De aanleiding voor het rapport waren enkele krantenartikelen uit 2019. De NSOB concludeert dat de incidenten die de aanleiding vormden voor sommige artikelen goed zijn afgehandeld in samenspraak met de gemeente Den Haag. In het rapport wordt ook gesteld dat er geen sprake is van structurele misstanden binnen onze organisatie. Deze conclusies betekenen niet alleen veel voor de medewerkers van onze welzijnsorganisaties maar ook voor de talloze vrijwilligers die zich wekelijks inzetten ten bate van welzijnsactiviteiten. Deze mensen zijn in het hart geraakt door de berichtgeving en de beeldvorming die erdoor werd veroorzaakt. De heldere conclusies uit het rapport bieden de kans om een woelige periode af te sluiten en ons weer volledig te focussen op waar het echt om draait: het ondersteunen van de kwetsbare Hagenaar nu en in de toekomst. We geloven er immers sterk in dat elke Haagse inwoner meetelt en willen ons er blijvend voor inzetten dat elke Haagse inwoner kan meedoen in onze maatschappij.

Die Haagse inwoners ondersteunen is de kern van ons werk. We willen dan ook onze organisatie en samenwerkingsrelaties zo inrichten dat onze medewerkers zich optimaal in staat gesteld weten om zich op deze kern te richten. Daarom verwelkomen we ook de aanbevelingen die de NSOB opgesteld heeft. We nemen deze ter harte en gaan graag – in nauwe samenwerking met de gemeente – aan de slag om ze in praktijk te brengen. Verhoudingen verhelderen De belangrijkste aanbeveling van de NSOB is gericht op het verhelderen van de verhoudingen tussen onze welzijnsorganisaties en de gemeente en het verbeteren van de samenwerking met partners. We (h)erkennen dat er zeker ruimte is voor verbetering op dit vlak.

BTW NL 8512.18.659.B.0111 ■ Bank NL16RABO0169137406 ■ KVK 542 20 955

De welzijnsorganisaties van Xtra werken in een complexe omgeving. Onze medewerkers hebben met veel partijen contact en dit op verschillende niveaus. De inwoner staat voor hen echter steeds centraal. Voor en met die kwetsbare mensen willen wij het verschil maken en het is in deze mensen en hun directe omgeving dat we het grootste deel van onze tijd investeren. a. Werken aan meer helderheid binnen onze organisatie Het NSOB rapport toont echter helder aan dat we dit moeten doen met nog meer aandacht voor onze relaties met andere partijen. Sinds de fusies achter de rug zijn, heeft Xtra gebouwd aan haar interne organisatie. Nu is het moment gekomen om meer dan ooit te bouwen aan de relaties met de omgeving. Er zijn het voorbije jaar trajecten in gang gezet die bedoeld zijn om hieraan bij te dragen. Het rapport onderstreept de noodzaak om hier absolute prioriteit aan te geven. Twee voorbeelden van brede trajecten waar we momenteel mee bezig zijn en die onder andere bedoeld zijn om de relatie met de gemeente en andere stakeholders te verhelderen, zijn het project herinrichting en onze communicatieve herpositionering. Het traject herinrichting is erop gericht om onze dienstverlening zo in te richten dat die organisatorisch zo nauw mogelijk aansluit bij de behoeften van de Haagse inwoners en tevens recht doet aan de wensen van de opdrachtgever.

Onze communicatieve herpositionering wil zeggen dat we in kaart brengen hoe inwoners, opdrachtgevers en samenwerkingspartners onze dienstverlening weten te vinden en hoe we op een heldere manier kunnen aangeven waar we voor staan en wat we doen. Dit houdt ook in dat we onze merkenstrategie herijken. De huidige structuur – met verschillende merken in verschillende stadsdelen - is historisch gegroeid en houden we nu tegen het licht teneinde te komen tot een structuur die helder en toekomstbestendig is. Het rapport heeft ons echter overtuigd dat er meer nodig is dan wat er reeds op stapel stond. Daarom nemen we nog extra initiatieven. Zo gaan we op korte termijn in gesprek met de belangrijkste samenwerkingspartners en partners in de wijk. Dat doen we om de wederzijdse verwachtingen te verhelderen en de samenwerking te verbeteren. In moeilijke tijden wordt partnership met alle maatschappelijke partners alleen maar belangrijker. In deze coronatijd is heel veel nieuwe samenwerking ontstaan tussen maatschappelijke organisaties, bewoners en onze welzijnswerkers. Dit elan willen we vasthouden. Tegelijkertijd gaan we de gesprekken ook gestructureerd aanvliegen. Daarom zullen we in kaart brengen wie op welk niveau met wie contact heeft en hoe de contacten best plaatsvinden om het goede gesprek te kunnen voeren.

Daarnaast inventariseren we of de vertegenwoordigende rol in sommige functies zoals management te verenigen is met de verwachtingen op andere gebieden. Mocht hieruit blijken dat de span of control te groot is of het takenpakket te breed en de verwachtingen dus niet waargemaakt kunnen worden, nemen we hierop actie door bijvoorbeeld mensen toe te voegen of functies anders in te vullen. b. Samen werken aan helderheid Intern zetten we dus alles op alles om helderheid te scheppen. Graag willen we ook met de gemeente het gesprek aan over hoe we de onderlinge verhoudingen samen kunnen verhelderen. Het rapport komt hiervoor op een mooi moment. De nieuwe welzijnsvisie biedt een uitgelezen kans om met de gemeente het goede gesprek aan te gaan over de doelen van welzijn en hoe we die samen gaan bereiken. We zijn blij met de ruimte die onze professionals krijgen voor het leveren van praktijkinput die bijdraagt aan het bepalen en helder formuleren van de strategische doelen. Samen hebben we immers één groot

gedeeld belang en dat is ervoor zorgen dat kwetsbare inwoners van deze stad zo goed mogelijk ondersteund worden zodat ze zelf kunnen deelnemen aan onze Haagse samenleving. Graag gaan we met de gemeente het gesprek aan over hoe die doelen te bereiken en hoe we helder in beeld kunnen brengen wat onze bijdrage is aan het versterken van de veerkracht in de samenleving. Concreet wil dit zeggen dat we in overleg met de gemeente een rapportagemechanisme willen opzetten dat bereikt waar het voor bedoeld is; de impact van het welzijnswerk in kaart brengen en de gemeente de juiste sturingsinformatie bieden. Een goed ingericht rapportagemechanisme zorgt er immers voor dat de gemeente kan sturen op haar doelen en de welzijnsprofessional kan focussen op diens eigenlijke taak; het ondersteunen van Haagse inwoners zodat die zelf maximaal de regie kunnen nemen over hun leven. Hiertoe pleiten we voor uniformering van de afspraken, uiteraard steeds met ruimte voor maatwerk waar nodig. Zelf hebben we reeds op twee gebieden stappen genomen om de rapportages te verbeteren en te verrijken. Zo zijn we bezig met de herinrichting van ons registratiesysteem zodat we op een éénvoudige manier digitaal heldere sturingsinformatie kunnen genereren. Onze medewerkers worden momenteel getraind in het gebruik van het nieuwe systeem.

Daarnaast zijn we bezig met het opzetten van een pilot impactmeting bij jongerenwerk en opbouwwerk die inzicht moet geven in de concrete meerwaarde van het welzijnswerk. Het is de bedoeling dat bij positieve resultaten uit de pilots, de impactmeting en het registratiesysteem integraal worden ingericht. Tenslotte willen we de gemeente oproepen om, in goed overleg, een aantal afspraken vast te leggen die een einde maken aan langlopende discussies. Een voorbeeld hiervan zijn de financiële reserves van de welzijnsorganisaties van Xtra. De NSOB concludeert dat die in lijn zijn met de impliciete eisen van de gemeente. Graag maken we hier expliciete afspraken over en spreken we een proces af waarmee eventuele toekomstige herzieningen worden vastgelegd. Bovenstaande brede en nieuwe trajecten laten onverlet dat bestaande, gerichte initiatieven onverminderd verder gezet worden en in sommige gevallen nog meer aandacht zullen krijgen. Zo vermeldt het rapport het traject “Herstel van Vertrouwen” dat in 2018 is ingezet om de verhoudingen tussen Zebra Welzijn en stadsdeel Centrum te verbeteren. Dit heeft niet alleen geleid tot intensieve gesprekken in 2018 en 2019 maar deze structurele gesprekken met het stadsdeel blijven ook nu in 2020 doorlopen.

Naar aanleiding van het rapport zullen we niet alleen ook bij Zebra in kaart brengen hoe de functies en werkzaamheden zo ingericht kunnen worden dat meer tijd en ruimte vrij komt voor afstemming met gemeente en partners (zoals aangegeven onder a, laatste paragraaf). We zullen ook kijken of er op dit moment reden is om de dialoog met dit stadsdeel te intensiveren. De verbeterpunten die de NSOB signaleert, herkennen we dus zeker en hier willen we, in nauwe en constructieve samenwerking met de gemeente, hard aan werken teneinde onze dienstverlening voor kwetsbare burgers nog beter te kunnen invullen. Helderheid over incidenten uit het verleden en handvatten voor de toekomst a. Heldere conclusies over de aantijgingen uit het verleden Het NSOB rapport doet ook heldere uitspraken over de krantenartikelen die de aanleiding vormden voor het onderzoek. De NSOB concludeert dat de zware aantijgingen uit de krant ongegrond zijn gebleken. De organisatie is goed toegerust is op haar taak; de interne kwaliteitsprocessen zijn op orde en de

organisatie is op korte en lange termijn financieel gezond. Ook is er geen sprake van misstanden. De aantijgingen van bewust foutief registreren en van een heersende angstcultuur zijn ongegrond verklaard. Op de bekende en afgehandelde incidenten na zijn er geen aanwijzingen van radicalisering gevonden. Deze conclusies betekenen veel voor al onze medewerkers die zich elke dag met hart en ziel inzetten voor de inwoners van deze stad. De negatieve beeldvorming over hun werk heeft de medewerkers hard geraakt en we hopen dat de heldere conclusies uit dit onafhankelijke rapport eraan bijdragen dat zij met vertrouwen in de toekomst hun werk kunnen doen. b. Handvatten voor de toekomst In het rapport komen echter ook aandachtspunten naar voren op gebied van interne organisatie. Zo blijkt uit het onderzoek dat onze medewerkers zich soms onvoldoende gehoord voelen bij directie en management en stakeholders vele managementlagen ervaren. Dit is een signaal dat we zeer serieus nemen. Formeel is er geen sprake is van veel managementlagen. De drie welzijnsorganisaties, Mooi, Voor en Zebra delen één directeur en kennen daarnaast gebiedsgerichte managers. Managementlagen verminderen kunnen we dus niet.

Wel gaan we (zoals hiervoor reeds aangegeven) inventariseren of gebiedsgerichte managers voldoende tijd beschikbaar hebben om aan alle verwachtingen – richting gemeente, richting stakeholders en richting medewerkers – te voldoen. Op basis van die inventarisatie nemen we stappen die ervoor moeten zorgen dat medewerkers de tijd en aandacht krijgen die ze verdienen. Het gericht verkleinen van bepaalde teams zou bijvoorbeeld een oplossing kunnen zijn. Overigens is het beeld bij stakeholders dat managers niet vervangen worden bij langdurige ziekte onjuist; we zorgen er altijd voor om zo snel mogelijk in gepaste vervanging te voorzien. Als Raad van Bestuur, directie en management zullen we nog alerter zijn op de mogelijkheden tot interne reflectie en actief sturen op het betrekken van medewerkers bij belangrijke beslissingen. Dit gebeurt ook steeds in toenemende mate. Een mooi voorbeeld hiervan is bovengenoemd herinrichtingstraject. De herinrichting wordt vorm gegeven door middel van (digitale) ontwerpsessies waarin medewerkers uit de verschillende werkvelden delen waar ze in de praktijk tegenaan lopen en aangeven hoe de organisatie er idealiter uit zou zien om de dienstverlening zo goed mogelijk in te richten. Er zijn nu al een 13-tal ontwerpsessies geweest waaraan vele tientallen medewerkers hebben deelgenomen.

Ook de communicatieve herpositionering en de invoering van het nieuwe registratiesysteem worden vorm gegeven samen met medewerkers. Ook verbeterde interne communicatie kan bijdragen aan de betrokkenheid van medewerkers. De behoefte daaraan kwam reeds naar voren in het meest recente medewerkerstevredenheidsonderzoek. Om die reden gaan we extra aandacht besteden aan interne communicatie, onder andere door middel van de werving van een adviseur interne communicatie. Goede, pro-actieve interne communicatie ondersteunt ook het management bij dat aspect van hun functie. Twee andere punten die vermeld worden in het rapport - ziekteverzuim en grensoverschrijdend gedrag hebben onze doorlopende aandacht. Beide hangen samen en zijn ook deels gebonden aan het werkveld. De verzuimaanpak is een centraal speerpunt, waarbij we niet alleen sturen op een verzuimaanpak maar nadrukkelijk richting een preventief vitaliteitsplan gaan. Het grensoverschrijdend gedrag waar onze medewerkers mee geconfronteerd worden, is ons bekend en hangt deels samen met het werkveld. Toch gaat ons dit zeer aan het hart. Daarom is er continu aandacht voor, zetten we zwaar in op een systeem van vertrouwenspersonen, worden klokkenluiders in

bescherming genomen en wordt actief gestimuleerd om zeker melding te maken bij het ervaren van een overschrijding. Ook wordt in begeleiding van de medewerkers voorzien; deze kan op het niveau van het team plaatsvinden of op individueel of interpersoonlijk niveau. We zijn blij te merken dat in de survey bevestigd wordt dat het werkplezier van onze medewerkers gemiddeld hoog is en de organisatiecultuur positief beoordeeld wordt. De aandacht voor persoonlijke en teamontwikkeling blijft. Coaching blijft beschikbaar voor medewerkers die dit wensen en we blijven werken aan persoonlijk leiderschap binnen de organisatie via het “Samen voor resultaat” model. Naast deze brede, nieuwe en bestaande, trajecten zijn er ook hier nog tal van specifieke trajecten die onze aandacht hebben en in lijn liggen met de aanbevelingen uit het rapport. Twee daarvan lichten we hier nog uit. De eerste betreft de aandacht voor groepsdynamiek binnen teams. Deze heeft onze continue aandacht. De NSOB verwijst naar de situatie van jaren geleden bij Zebra. Toen is gericht actie ondernomen zoals het vervangen van de betreffende manager en de externe begeleiding van medewerkers. We merken dat de sfeer verbeterd is en zijn blij dat de survey van de NSOB bevestigt dat het werkplezier ook hier gemiddeld hoog is. Dit neemt niet weg dat er doorlopend aandacht blijft voor de medewerkers van Zebra.

Het rapport concludeert immers terecht dat negatieve incidenten uit het verleden op teamniveau ondanks stevige interventies lang kunnen doorwerken. Daar zijn wij ons zeer van bewust. Bij signalen hieromtrent gaan we dan ook onmiddellijk in gesprek en zetten zo nodig extra ondersteuning in. Een tweede relevant specifiek traject is de ontwikkeling van vakgroepen. Deze vakgroepen zijn niet alleen bedoeld om werksoorten in te richten volgens de laatste inzichten binnen het vakgebied, maar ook om met elkaar moeilijke aspecten hiervan te bespreken. Zo staat de vraag hoe om te gaan met de balans tussen aansluiting bij de doelgroep en het bewaren van professionele afstand hoog op de agenda van de vakgroep jongerenwerk. Het risico op (schijn van) radicalisering zal ook hier aan bod komen. Terug naar de kern De aanbevelingen uit het rapport met betrekking tot enerzijds de samenwerking met de gemeente en ketenpartners en anderzijds de interne organisatie nemen we dus zeer ter harte. Het rapport biedt tevens aanknopingspunten om dit op een goede manier en in samenhang en samenwerking te doen. Met deze aanknopingspunten gaan we dan ook (verder) aan de slag. Tegelijkertijd kunnen we, dankzij de heldere conclusies van het rapport, een bladzijde omslaan en onze blik nu volop op de toekomst richten.

Samen met de gemeente en partners willen we met frisse energie verder bouwen aan het welzijnswerk in Den Haag. Zodat we ons samen kunnen blijven inzetten voor de kwetsbare Haagse burgers omdat ieder mens meetelt en opdat ieder mens mee zou kunnen doen. Met vriendelijke groet,

Eric Lemstra

Margo van Rheenen

Voorzitter Raad van Bestuur

Lid Raad van Bestuur