RIS305368 Preadvies Initiatiefvoorstel Verstop kritische rapporten niet langer in de kluis

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

001

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Gemeenteraad

BSD/10113245 RIS305368 Contactpersoon

Robin Aerts Dienst

Bestuursdienst Afdeling

Directie JZ Telefoonnummer

14070 E-mailadres

Datum

robin.aerts@denhaag.nl

1 juni 2021 Onderwerp

Preadvies initiatiefvoorstel ‘Verstop kritische rapporten niet langer in de kluis’

Op 25 mei 2020 heeft de heer Sluijs het initiatiefvoorstel “Verstop kritische rapporten niet langer in de kluis” aangeboden aan de voorzitter van uw raad. Met het indienen van dit voorstel wil de indiener stappen zetten om de controlerende rol van de raad zo optimaal mogelijk te maken en de omgang met geheime stukken transparanter te krijgen. Het initiatiefvoorstel hangt samen met het onderzoek van de Rekenkamer naar de wijze waarop in Den Haag wordt omgegaan met geheimhouding. De resultaten van dit onderzoek zijn neergelegd in het rapport “Openheid over geheimhouding”. Dit rapport is op 14 januari 2021 gepubliceerd (RIS307490). In het rapport doet de Rekenkamer zestien aanbevelingen om het beleid en de praktijk ten aanzien van geheimhouding volledig in overeenstemming te laten zijn met wet- en regelgeving. Eind 2020 is gestart met de duale werkgroep geheimhouding. Met het in het leven roepen van deze werkgroep is beoogd om met elkaar duidelijke afspraken te maken over de te volgen uitgangspunten en procedures rond geheimhouding. Tijdens bijeenkomsten van de duale werkgroep is geconstateerd dat de aanbevelingen van de Rekenkamer een waardevolle bijdrage leveren aan de afspraken die raad en college met elkaar willen maken rond het onderwerp geheimhouding. Daarom zijn deze aanbevelingen betrokken bij het opstellen van dit preadvies.

Bij het opstellen van dit preadvies hebben we verder gebruik gemaakt van hetgeen besproken is in de duale werkgroep. Het initiatiefvoorstel bestaat uit acht verschillende onderdelen. Wij geven per onderdeel een reactie en een advies aan uw raad. Daarbij merken we overigens op dat al een advies is uitgebracht met betrekking tot punt 8 van het dictum van het bij het initiatiefvoorstel gevoegde ontwerp-raadsbesluit. Op 16 februari 2021 hebben we u het Tussenbericht initiatiefnota “Openbaarheid” en initiatiefvoorstel “Verstop kritische rapporten niet langer in de kluis” (RIS305042) gestuurd. In dit tussenbericht adviseren wij u om punt 8 van het dictum van het bij het initiatiefvoorstel gevoegde ontwerp-besluit over te nemen.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonnummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10113245

1. Controlerende rol gemeenteraad in tijden van crisis Onder punt 1 van het bij het initiatiefvoorstel gevoegde ontwerp-besluit stelt initiatiefnemer voor dat het presidium, in samenspraak met het college, na de coronacrisis met een voorstel komt hoe de controlerende rol van de gemeenteraad zo goed mogelijk ingevuld kan worden in tijden van crisis. Wij omarmen dit punt en adviseren u om dit over te nemen. 2. Geheimhoudingsregister openbaar toegankelijk Initiatiefnemer verzoekt om een geheimhoudingsregister in het leven te roepen dat ook online toegankelijk is voor zowel raadsleden als inwoners van Den Haag. In dit register moeten de stukken worden geregistreerd waarop geheimhouding rust als bedoeld in artikel 25 (stukken aan de raad) en artikel 86 (stukken aan een raadscommissie) van de Gemeentewet. Initiatiefnemer noemt een aantal onderdelen waaraan het register volgens hem in ieder geval moet voldoen. De stukken die het college of de burgemeester verstrekken aan de commissies en de raad, worden gepubliceerd op het raadsinformatiesysteem (RIS). Dit systeem vormt het register voor openbare stukken. In de duale werkgroep is vastgesteld dat een vergelijkbaar register ook van belang is voor geheime stukken die aan de raad en/of een raadscommissie worden verstrekt.

Een dergelijk geheimhoudingsregister draagt er immers aan bij dat het opheffen van geheimhouding plaatsvindt, zodra er geen sprake meer is van een belang zoals genoemd in artikel 10 van de Wob. Het geheimhoudingsregister moet actueel en raadpleegbaar zijn voor raadsleden en burgers. Door te werken met een openbaar register is de raad niet langer afhankelijk van de informatievoorziening van het college en de burgemeester. Raadsleden hebben bij een openbaar register immers zelf zicht op de stukken waarop geheimhouding is opgelegd. Gelet op het vorenstaande en gezien het feit dat wij kunnen instemmen met de door initiatiefnemers genoemde onderdelen die het register minimaal moet bevatten, adviseren wij u om in te stemmen met het onder punt 2 van het bij het initiatiefvoorstel gevoegde ontwerp-raadsbesluit. 3. Partiële geheimhouding Initiatiefnemer pleit voor beleid, ingevolge waarvan een stuk in zijn geheel wordt gepubliceerd en alleen de passage of paginanummers waar het over gaat in een bijlage geheim aan de raad ter beschikking gesteld wordt. Een andere mogelijkheid is volgens hem om een “gelakte” versie openbaar te maken en een niet “gelakte” versie beschikbaar te stellen voor raadsleden. Op grond van de Gemeentewet kan geheimhouding worden opgelegd op stukken die naar de commissie of de raad gaan.

In het gemeentelijk beleid is niet vastgelegd of geheimhouding op hele stukken of op delen wordt opgelegd. In de praktijk wordt geheimhouding doorgaans op het gehele stuk gelegd en niet alleen op die delen waarvoor een in de Wob opgenomen weigeringsgrond van toepassing is. In de duale werkgroep is vastgesteld dat daarmee geen recht wordt gedaan aan het uitgangspunt dat informatie in het openbaar bestuur openbaar is. Daarom is besproken dat op geheime informatie die aan de raad wordt verstrekt partiële geheimhouding wordt toegepast. Dit betekent dat geheimhouding niet langer op het hele stuk wordt gelegd, maar enkel op die delen waarop een van de in artikel 10 van de Wob opgenomen weigeringsgronden van toepassing is.

2/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10113245

Tegelijkertijd is onderkend dat stukken soms met spoed naar de raad moeten. In een dergelijke situatie ontbreekt het aan tijd om een selectie te maken in geheime en openbare delen van een stuk. Voor deze situatie is in de duale werkgroep besproken dat het college dan wel de burgemeester – nadat de opgelegde geheimhouding op het hele stuk door de raad is bekrachtigd – nagaat welke delen van het stuk alsnog openbaar gemaakt kunnen worden. Van deze delen wordt de opgelegde geheimhouding vervolgens opgeheven. Uit het vorenstaande volgt dat wij u adviseren om in te stemmen met het onder punt 3 van het bij het initiatiefvoorstel gevoegde ontwerp-raadsbesluit. 4. Vermelden onderwerp geheimhouding Initiatiefnemer stelt voor om altijd in ieder geval het onderwerp van de geheime stukken te vermelden op de agenda, zodat deze bekend zijn bij raadsleden en inwoners van Den Haag. Indien stukken- die het college of de burgemeester onder geheimhouding verstrekken aan de commissies en de raad- worden opgenomen op een agenda, wordt bij het vermelden van het onderwerp altijd aangesloten bij de inhoud van het stuk. In de beschrijvingen wordt uiteraard wel rekening gehouden met hetgeen waarop juist de geheimhouding is opgelegd. In enkele gevallen komt het onderwerp op de agenda daardoor niet volledig overeen met het onderwerp op het stuk zelf.

Het initiatiefvoorstel is in lijn met de huidige werkwijze. Wij adviseren u om in te stemmen met het onder punt 4 van het bij het initiatiefvoorstel gevoegde ontwerp-raadsbesluit. 5. Halfjaarlijkse evaluatie geheimhouding stukken Initiatiefnemer voert aan dat het geheimhoudingsregister goed bijgehouden moet worden. Volgens hem moet regelmatig gecontroleerd worden of de stukken daarop nog steeds terecht als geheim stuk staan. Daarom wordt voorgesteld om het register periodiek op de raadsagenda te zetten en onder de aandacht van raadsleden en publiek te brengen. Initiatiefnemer stelt voor om dit halfjaarlijks te doen. Volgens initiatiefnemer geeft dit raadsleden ook de mogelijkheid om op de stand van zaken te reageren. Vanwege gegronde redenen kan op (delen van) een stuk geheimhouding worden opgelegd. Wanneer deze redenen niet meer aanwezig zijn, moet recht worden gedaan aan het uitgangspunt binnen het openbaar bestuur dat informatie zo veel mogelijk openbaar is. Daarom is in de duale werkgroep besproken dat op een stuk steeds een expiratie- dan wel een evaluatiedatum moet worden opgenomen. Deze data worden bijgehouden in het geheimhoudingsregister. Verder is in de duale werkgroep besproken welke procedure gevolgd moet worden na het bereiken van de expiratie- dan wel evaluatiedatum.

Indien vooraf duidelijk is wanneer geheime informatie openbaar kan worden gemaakt, dan wordt op het stuk een expiratiedatum genoemd. Na het verstrijken van de expiratiedatum is het stuk openbaar. Indien het college of de burgemeester van mening is dat zich omstandigheden voordoen als gevolg waarvan de geheimhouding niettemin moet voortduren, legt het college of de burgemeester de beoordeling voor aan de raad, voorzien van een voorstel tot verlenging van de geheimhouding waarin een nieuwe expiratie- dan wel evaluatiedatum is vermeld.

3/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10113245

Indien niet op voorhand duidelijk is wanneer de geheime informatie openbaar gemaakt kan worden, wordt op het stuk een evaluatiedatum vermeld. Elk halfjaar wordt gekeken of op een stuk de evaluatiedatum is bereikt en wordt opnieuw beoordeeld of de geheimhouding kan worden opgeheven. Indien de geheimhouding kan worden opgeheven dan dient het college dan wel de burgemeester een voorstel tot opheffing geheimhouding in bij de raad. Gelet op het vorenstaande en gezien het belang om aandacht te hebben voor een goed werkend en actueel geheimhoudingsregister adviseren wij u om in te stemmen met punt 5 van het bij het initiatiefvoorstel gevoegde ontwerp-raadsbesluit. 6. Digitale beschikbaarheid geheime stukken Volgens initiatiefnemer moet uitgangspunt zijn dat geheime stukken altijd beschikbaar moeten zijn voor raadsleden. Geheime stukken worden nu nog bij de griffie ter inzage gelegd om te lezen in de leeskamer. Volgens initiatiefnemer is dat niet bevorderlijk voor de controlerende taak van de raad. Initiatiefnemer verzoekt daarom om te onderzoeken hoe geheime stukken op digitale wijze aan raadsleden persoonsgebonden ter beschikking gesteld kunnen worden (bijvoorbeeld in een beveiligde omgeving met inlog). Zo kan volgens initiatiefnemer tevens gecontroleerd worden wie er inlogt en wie dus inzage heeft gehad in geheime stukken.

Geheime raadstukken worden op dit moment in tweevoud op rood aan de fracties ter beschikking gesteld. Wanneer het stuk te omvangrijk is, wordt het stuk ter inzage gelegd bij de griffie in de leeskamer. Wij onderschrijven het standpunt van initiatienemer dat deze laatste optie niet bevorderlijk is voor de controlerende taak van de raad. Zo kunnen de stukken die ter inzage worden gelegd bij de griffie alleen tijdens kantooruren worden ingezien. Hierdoor worden raadsleden in de praktijk belemmerd bij de voorbereiding van vergaderingen. De digitale beschikbaarheid van geheime stukken is besproken in de duale werkgroep. Voorgesteld wordt om te breken met de bestaande praktijk en geheime informatie voortaan beschikbaar te stellen in een beveiligde digitale omgeving, zowel voorafgaand als tijdens vergaderingen van raad en commissies. Hiermee wordt voorzien in een “gelijk speelveld” voor raad, college en burgemeester. Op deze wijze wordt u optimaal in staat gesteld om uw controlerende taak uit te voeren. Gelet op de inhoud van geheime stukken wordt het digitaal beschikbaar stellen van geheime stukken pas ingevoerd op het moment dat dit naar het oordeel van het college en de raad op een veilige en uit oogpunt van ICT verantwoorde manier kan geschieden.

Gelet op het vorenstaande adviseren wij u om het onder punt 6 van het bij het initiatiefvoorstel gevoegde ontwerp-raadsbesluit over te nemen. 7. Beschikbaarheid geheime stukken bij (besloten) debatten Volgens initiatiefnemer moeten geheime stukken ook tijdens (besloten) debatten beschikbaar zijn voor raadsleden. Op dit moment is het bij debatten nog niet altijd mogelijk om te beschikken over geheime stukken die ter inzage liggen. Deze stukken liggen dan enkel ter inzage bij de griffie in de leeskamer. Het college heeft deze stukken meestal wel fysiek of digitaal ter beschikking en heeft zodoende volgens initiatiefnemer een informatievoorsprong tijdens een debat. Initiatiefnemer betoogt dat dit niet bevorderlijk is voor het debat. Daarom moeten volgens hem voortaan geheime stukken aan de raad of commissievergadering (digitaal) beschikbaar worden gesteld, zodat raadsleden hierover kunnen beschikken tijdens een besloten deel van de vergadering.

4/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10113245

In het vorenstaande is ingegaan op het voorstel van de duale werkgroep om te breken met de bestaande praktijk en geheime informatie voortaan beschikbaar te stellen in een beveiligde digitale omgeving, zowel voorafgaand als tijdens vergaderingen van raad en commissies. Wij adviseren u om in te stemmen met het onder punt 7 van het bij het initiatiefvoorstel gevoegde ontwerp-raadsbesluit. 8. Wob: proportionaliteit en “vier-ogenprincipe” Onder punt 8 van het bij het initiatiefvoorstel gevoegde ontwerp-besluit wordt voorgesteld om het beleid ten aanzien van het weglakken van teksten bij Wob-verzoeken te herzien en dat er een nieuw protocol aan de raad wordt voorgelegd, waarbij er extra aandacht is voor de proportionaliteit van het weglakken. Hierin moet een “vier-ogenprincipe” worden meegenomen aangaande het weglakken van informatie. Wanneer een Wob-verzoek afgehandeld wordt is het goed als er iemand anders dan de behandelend ambtenaar nog een keer controleert of de weggelakte delen terecht weggelakt zijn, aldus het voorstel. De Wob stelt het algemeen belang van openbaarheid van informatie voorop. Gelet hierop onderschrijven wij dat er de grootst mogelijke aandacht moet zijn voor de proportionaliteit bij het weglakken van teksten bij Wob-verzoeken.

In de praktijk gebeurt dit al doordat bij de behandeling van Wob-verzoeken alleen die delen van een document gelakt worden, indien sprake is van een of meerdere uitzonderingsgronden of beperkingen zoals genoemd in de artikelen 10 en 11 van de Wob. Bij de beantwoording van de vraag of daarvan sprake is, wordt de uitleg gehanteerd zoals geformuleerd in de jurisprudentie. De beoordeling van de documenten waarop het Wob-verzoek betrekking heeft, mondt uit in een concept-besluit. Met de indiener van de initiatiefnota zijn wij van mening dat, juist vanwege het feit dat de Wob het algemeen belang van openbaarheid van informatie vooropstelt, het goed is wanneer er iemand anders dan de behandelend ambtenaar nog een keer controleert of de weggelakte delen terecht zijn weggelakt. Een dergelijk ‘vier-ogenprincipe’ is in de praktijk overigens reeds geborgd doordat het concept-besluit en de daarbij behorende stukken worden gecontroleerd door de juridisch businesspartner van de bij het Wob-verzoek betrokken dienst. Zoals reeds is aangegeven in ons Tussenbericht initiatiefnota “Openbaarheid” en initiatiefvoorstel “Verstop kritische rapporten niet langer in de kluis” (RIS305042) adviseren wij u gelet op het vorenstaande om punt 8 van het bij het initiatiefvoorstel gevoegde ontwerp-raadsbesluit over te nemen. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

5/5