RIS305042 Preadvies Initiatiefnota openbaarheid

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

001

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan: de Gemeenteraad

BSD/10113252 RIS305042 Contactpersoon

Robin Aerts Dienst

Bestuursdienst Afdeling

Directie JZ Telefoonnummer

14070 E-mailadres

Datum

robin.aerts@denhaag.nl

1 juni 2021 Onderwerp

Preadvies initiatiefnota ‘Openbaarheid’

Op 20 mei 2020 hebben de heren Barker, Aydin, Wijsmuller en Partiman de initiatiefnota “Openbaarheid” aangeboden aan de voorzitter van uw raad. Initiatiefnemers signaleren vier knelpunten met betrekking tot de wijze waarop de gemeente Den Haag omgaat met openbaarheid, in het bijzonder waar het gaat om het afdoen van Wob-verzoeken. Zij komen vervolgens met vier voorstellen om deze knelpunten op te lossen. De initiatiefnota hangt samen met het onderzoek van de Rekenkamer naar de wijze waarop in Den Haag wordt omgegaan met geheimhouding. De resultaten van dit onderzoek zijn neergelegd in het rapport “Openheid over geheimhouding”. Dit rapport is op 14 januari 2021 gepubliceerd (RIS307490). In het rapport doet de Rekenkamer zestien aanbevelingen om het beleid en de praktijk ten aanzien van geheimhouding volledig in overeenstemming te laten zijn met wet- en regelgeving. Eind 2020 is gestart met de duale werkgroep geheimhouding. Met het in het leven roepen van deze werkgroep is beoogd om met elkaar duidelijke afspraken te maken over de te volgen uitgangspunten en procedures rond geheimhouding. Tijdens de bijeenkomsten van de duale werkgroep is geconstateerd dat de aanbevelingen van de Rekenkamer een waardevolle bijdrage leveren aan de afspraken die raad en college met elkaar willen maken. Daarom zijn deze aanbevelingen betrokken bij het opstellen van dit preadvies.

Bij het opstellen van dit preadvies hebben we verder gebruik gemaakt van hetgeen besproken is tijdens de duale werkgroep. Bij de initiatiefnota is een ontwerp-raadsbesluit gevoegd. Dit ontwerp-raadsbesluit bestaat uit negen onderdelen. De vier voorstellen van initiatiefnemers om de door hen gesignaleerde knelpunten op te lossen, zijn hierin door hen verwoord. In het hiernavolgende behandelen wij deze negen onderdelen. Per onderdeel geven wij een reactie en een advies aan uw raad. Daarbij merken we overigens op dat al een advies is uitgebracht met betrekking tot punt III. en punt IV. van het bij de initiatiefnota gevoegde ontwerp-raadsbesluit. Op 16 februari 2021 hebben we u het Tussenbericht initiatiefnota “Openbaarheid” en initiatiefvoorstel “Verstop kritische rapporten niet langer in de kluis” (RIS305042) gestuurd. In dit tussenbericht adviseren wij u om de punten III. en IV. van het dictum van het bij de in initiatiefnota gevoegde ontwerp-besluit over te nemen.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonnummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10113252

1. Openbaarheid stukken uitgangspunt Wij onderschrijven het onder punt I. van het bij de initiatiefnota gevoegde ontwerp-besluit opgenomen uitgangspunt dat stukken openbaar zijn. Gelet hierop adviseren wij u om dit punt over te nemen. 2. Initatiefnota als inspiratiebron Initiatiefnemers verzoeken onder punt II. van het bij de initiatiefnota gevoegde ontwerp-besluit om, naast het onderzoek van de Rekenkamer, ook inspiratie te putten uit de initiatiefnota voor het versterken van het beleid rond openbaarheid. Ook dit punt onderschrijven we. Wij gaan er van uit dat we met dit preadvies en de Leidraad geheimhouding de door initiatiefnemers genoemde aandachtspunten hebben geadresseerd. 3. Online indienen Wob-verzoeken en digitaal bezwaar maken Op dit moment is het niet mogelijk om digitaal een Wob-verzoek in te dienen. Deze mogelijkheid is destijds uitgesloten bij besluit van 26 januari 2016 (RIS291190). Aan dit besluit lag de gedachte ten grondslag dat een aantal Wob-verzoeken werd ingediend waarvan het vermoeden bestond dat het de verzoeker niet te doen was om de informatie, maar om het verkrijgen van dwangsommen en/of proceskostenvergoedingen bij niet tijdige besluitvorming op het verzoek. Op 1 oktober 2016 is de Wob gewijzigd. Als gevolg van deze wetswijziging worden niet langer dwangsommen verbeurd bij het niet tijdig nemen van een besluit op Wob-verzoeken.

Initiatiefnemers wijzen er terecht op dat hierdoor geen noodzaak meer bestaat om de digitale weg uit te sluiten voor het indienen van Wob-verzoeken. Zoals reeds is aangegeven in ons tussenbericht van 16 februari 2021 (RIS305042) omarmen wij het voorstel van initiatiefnemers om het online indienen van Wob-verzoeken mogelijk te maken, bijvoorbeeld door het invullen van een formulier op de gemeentelijke website waarbij de indiener inlogt met een DigiD. Om deze reden adviseren wij u om dit onderdeel van punt III. van het dictum van het bij het initiatiefvoorstel gevoegde ontwerp-raadsbesluit over te nemen. Hetzelfde geldt voor het in punt III. van dit ontwerp-raadsbesluit opgenomen voorstel om het mogelijk te maken bezwaar in te stellen tegen Wob-besluiten via een digitaal formulier. Vooropgesteld wordt dat deze mogelijkheid thans al openstaat. Met initiatiefnemers moet echter worden vastgesteld dat dit niet duidelijk is vermeld op de gemeentelijke website. Om deze reden zal de mogelijkheid om digitaal bezwaar te maken tegen een Wob-besluit afzonderlijk worden vermeld op de pagina “bezwaar maken” op de website van de gemeente. 4. Online Wob-overzicht en online bezwaarschriften-overzicht Om recht te doen aan de uitgangspunten van de Wob pleiten initiatiefnemers onder punt IV. van het dictum van het bij het initiatiefvoorstel gevoegde ontwerp-besluit voor een online Wob-overzicht.

Als informatie openbaar wordt gemaakt is deze informatie voor altijd en voor een ieder openbaar, aldus indieners. Zoals aangegeven in ons tussenbericht van 16 februari 2021 (RIS305042) omarmen wij het voorstel om een online Wob-overzicht in het leven te roepen. Wij adviseren u om dit onderdeel van punt IV. van het dictum van voornoemd ontwerp-besluit over te nemen.

2/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10113252

Overigens heeft de burgemeester tijdens de vergadering van de commissie Bestuur van 18 november 2020 medegedeeld voor 1 juli a.s. een online Wob-overzicht beschikbaar te hebben. De voorbereidingen hiervoor zijn reeds in volle gang. Met betrekking tot het onder punt IV. van het dictum van voornoemd ontwerp-besluit opgenomen voorstel om een online bezwaarschriften-overzicht te realiseren, merken we het volgende op. In het vorenstaande is aangegeven dat informatie die openbaar wordt gemaakt voor altijd en voor iedereen openbaar is. In lijn daarmee is dat deze informatie op een website wordt geplaatst. Waar het gaat om een beslissing op bezwaar en het daarin opgenomen advies van de bezwaarschriftencommissie gaat het echter niet om informatie die openbaar is. Uit de Awb volgt dat een beslissing op bezwaar enkel bekend wordt gemaakt aan de indiener(s) van het bezwaarschrift. Daarnaast wordt mededeling gedaan aan de belanghebbenden die in de bezwaarschriftprocedure of voorafgaand aan de totstandkoming van het primaire besluit hun zienswijze naar voren hebben gebracht. Daarom wordt een beslissing op bezwaar pas openbaar, indien om openbaarmaking daarvan is gevraagd en een daartoe strekkend verzoek is toegewezen. Om deze reden ontraden wij dit deel van het onder punt IV. van het dictum van voornoemd ontwerp-besluit opgenomen voorstel over te nemen. 5.

Openbare lijst geheime stukken Initiatiefnemers stellen voor dat de raad en het college een openbare lijst gaan bijhouden van geheime stukken en wanneer die openbaar worden gemaakt. De stukken die het college of de burgemeester verstrekken aan de commissies en de raad, worden gepubliceerd op het raadsinformatiesysteem (RIS). Dit systeem vormt het register voor openbare stukken. In de duale werkgroep is vastgesteld dat een vergelijkbaar register ook van belang is voor geheime stukken die aan de raad en/of een raadscommissie worden verstrekt. Een dergelijk geheimhoudingsregister draagt er immers aan bij dat het opheffen van geheimhouding plaatsvindt, zodra er geen sprake meer is van een belang zoals genoemd in artikel 10 van de Wob. Het geheimhoudingsregister moet actueel en raadpleegbaar zijn voor raadsleden en burgers. Door te werken met een openbaar register hebben raadsleden ook zelf zicht op het moment waarop geheime stukken openbaar worden gemaakt. Hierbij is van belang dat op elk stuk waarop geheimhouding wordt gelegd een expiratie- dan wel een evaluatiedatum moet worden vermeld. Deze data worden bijgehouden in het geheimhoudingsregister. Indien vooraf duidelijk is wanneer geheime informatie openbaar kan worden gemaakt, dan wordt op het stuk een expiratiedatum genoemd. Na het verstrijken van de expiratiedatum is het stuk openbaar.

Indien het college of de burgemeester van mening is dat zich omstandigheden voordoen als gevolg waarvan de geheimhouding niettemin moet voortduren, legt het college of de burgemeester de beoordeling voor aan de raad, voorzien van een voorstel tot verlenging van de geheimhouding waarin een nieuwe expiratie- dan wel evaluatiedatum is vermeld. Indien niet op voorhand duidelijk is wanneer de geheime informatie openbaar gemaakt kan worden, wordt op het stuk een evaluatiedatum vermeld. Elk halfjaar wordt gekeken of op een stuk de evaluatiedatum is bereikt en wordt opnieuw beoordeeld of de geheimhouding kan worden opgeheven. Indien de geheimhouding kan worden opgeheven dan dient het college dan wel de burgemeester een voorstel tot opheffing geheimhouding in bij de raad.

3/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10113252

Het initiatief om geheimhouding op te heffen ligt aldus bij het college dan wel de burgemeester. Een raadslid behoeft het initiatief van het college of de burgemeester echter niet af te wachten, maar kan ook zelf een initiatiefvoorstel indienen om de geheimhouding op te laten heffen door de raad. Gelet op het vorenstaande adviseren wij u om in te stemmen met punt V. van de bij het initiatiefvoorstel gevoegde ontwerp-raadsbesluit. 6. Afwegingskader geheimhouding Initiatiefnemers verzoeken onder punt VI. van het dictum van het bij het initiatiefvoorstel gevoegde ontwerp-besluit om een afwegingskader om te bepalen welke mate van vertrouwelijkheid informatie krijgt. Uitgangspunt in de informatievoorziening tussen college, burgemeester en raad is openbaarheid en transparantie. Het college en de burgemeester verstrekken de raad alle informatie die de raad voor het uitoefenen van zijn taak nodig heeft. Dit laat onverlet dat de Gemeentewet, binnen de daar genoemde kaders, het mogelijk maakt om het verstrekken van (geheime) informatie achterwege te laten. Zo is het bijvoorbeeld alleen mogelijk om geheimhouding op te leggen, indien sprake is van een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob. In de praktijk wordt conform voornoemde kaders bepaald welke mate van vertrouwelijkheid informatie krijgt. De duale werkgroep heeft deze kaders nogmaals verwoord in de Leidraad geheimhouding.

Daarmee wordt voldaan aan dit onderdeel van het initiatiefvoorstel. 7. Motiveringsplicht geheimhouding Initiatiefnemers pleiten voor een openbare motiveringsplicht indien geheimhouding wordt opgelegd op een stuk. In de praktijk wordt ter motivering van geheimhouding doorgaans volstaan met een enkele verwijzing naar artikel 10 van de Wob. Daarmee wordt niet voldaan aan de motiveringsplicht. In de duale werkgroep is besproken dat een besluit waarbij geheimhouding wordt opgelegd daarom – naast een verwijzing naar de wettelijke geheimhoudingsgrond – ook steeds inhoudelijk gemotiveerd moet worden. Daarmee wordt ook aan dit onderdeel van het initiatiefvoorstel voldaan. 8. Partiële geheimhouding Initiatiefnemers stellen dat er, waar mogelijk, voor gekozen moet worden om slechts delen van stukken als geheim aan te merken. Op grond van de Gemeentewet kan geheimhouding worden opgelegd op stukken die naar de commissie of de raad gaan. In het gemeentelijk beleid is niet vastgelegd of geheimhouding op hele stukken of op delen wordt opgelegd. In de praktijk wordt geheimhouding doorgaans op het gehele stuk gelegd en niet alleen op die delen waarvoor een in de Wob opgenomen weigeringsgrond van toepassing is. In de duale werkgroep is besproken dat daarmee geen recht wordt gedaan aan het uitgangspunt dat informatie in het openbaar bestuur openbaar is.

Daarom is afgesproken dat op geheime informatie die aan de raad wordt verstrekt partiële geheimhouding wordt toegepast. Dit betekent dat geheimhouding niet langer op het hele stuk wordt gelegd, maar enkel op die delen waarop een van de in artikel 10 van de Wob opgenomen weigeringsgronden van toepassing is.

4/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10113252

Tegelijkertijd is onderkend dat stukken soms moet spoed naar de raad moeten. In een dergelijke situatie ontbreekt het aan tijd om een selectie te maken in geheime en openbare delen van een stuk. Voor deze situatie is in de duale werkgroep afgesproken dat het college dan wel de burgemeester – nadat de opgelegde geheimhouding op het hele stuk door de raad is bekrachtigd – nagaat welke delen van het stuk alsnog openbaar gemaakt kunnen worden. Van deze delen wordt de opgelegde geheimhouding vervolgens opgeheven. Uit het vorenstaande volgt dat wij u adviseren om in te stemmen met het onder punt VIII. van het bij het initiatiefvoorstel gevoegde ontwerp-raadsbesluit. 9. Vermelden expiratie- of evaluatiedatum Initiatiefnemers betogen dat per vertrouwelijk stuk moet worden aangegeven wanneer openbaarmaking van het stuk mogelijk is. Zoals volgt uit hetgeen we hiervoor hebben opgemerkt onder punt 5. onderschrijven wij dit betoog. Wij adviseren u om in te stemmen met het onder punt IX. van het bij de initiatiefnota gevoegde ontwerp-raadsbesluit. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

5/5