RIS300969 Bijlage 2

Dataverzameling in de pilot nudging in werving en selectie Achtergrond voor betrokken juristen en projectcoördinatoren

Uw organisatie wil meedoen aan de pilot nudging in werving en selectie, waarin wordt geëxperimenteerd met kleine aanpassingen in het wervings- en selectieproces (‘nudges’). De achterliggende gedachte is dat dit de verschillen in kansen van sollicitanten met en zonder migratie-achtergrond zou kunnen verkleinen. Om de effectiviteit van de toegepaste nudges te meten, vragen we deelnemers van de pilot om data, waaronder bijzondere persoonsgegevens, te delen met een wetenschappelijke onderzoekspartij (TNO), ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek. Hiervoor tekent u een samenwerkingsovereenkomst met TNO. Een eerste groep werkgevers is eerder dit jaar al gestart en ging u voor. Het ministerie van Sociale Zaken en

Werkgelegenheid verwacht, ook op basis van deze ervaring, dat dit mogelijk is binnen de voorwaarden van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Uw organisatie is verantwoordelijk voor de omgang met en de bescherming van de persoonsgegevens die worden verzameld en gedeeld. Hieronder zal beknopt de aanleiding voor deze pilot, de werkwijze van het wetenschappelijk onderzoek en de toepasselijke privacyregelgeving worden toegelicht.

2

Aanleiding De aanleiding voor de pilot nudging in werving en selectie is de wens van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid tot het vergroten van de evidence base voor beleid dat ten goede komt aan de arbeidsmarktpositie van Nederlanders met een nietwesterse migratieachtergrond (momenteel zijn zij twee tot drie keer vaker werkloos dan Nederlanders zonder migratieachtergrond). Succesvol beleid op dit front heeft een duidelijk maatschappelijk belang. Het resulteert in toegenomen participatie van Nederlanders met een migratie-achtergrond en vermindert druk op sociale voorzieningen. Het sluit bovendien aan bij de behoefte van werkgevers om een bredere groep kandidaten aan te kunnen trekken in een krappe arbeidsmarkt.

Om onderbouwde uitspraken te doen over de effectiviteit van de nudges, is de ambitie om de effecten ervan op de kansen van sollicitanten met en zonder migratieachtergrond zorgvuldig in kaart te brengen. Daarom heeft het ministerie verzocht om de pilot vergezeld te laten gaan van een wetenschappelijk onderzoek.

3

A

Werkwijze wetenschappelijk onderzoek

Werkwijze wetenschappelijk onderzoek – 1/2 Het wetenschappelijk onderzoek dat de effectiviteit van de nudges meet, levert nieuwe kennis op over de vraag wat de effectieve mechanismen zijn in interventies om discriminatie in werving en selectie tegen te gaan. De inzet is dat het moet kunnen leiden tot een wetenschappelijke publicatie. Het onderzoek wordt daarom onafhankelijk uitgevoerd (het ministerie heeft slechts de bredere onderzoeksvraag gesteld), onder leiding van TNO. Het wordt bovendien zoveel mogelijk als experimenteel onderzoek ingericht, zoals beschreven binnen het evaluatiekader van het programma Verdere Integratie op de Arbeidsmarkt (zie ook tussenrapport evaluatiekader, gepresenteerd aan de Tweede Kamer).

slechts de rapportage op basis van geaggregeerde, niet tot individuen herleidbare gegevens, waarmee de onderzoekers hun wetenschappelijke conclusies trekken.

Het ministerie verwerkt geen gegevens, maar ontvangt 5

Werkwijze wetenschappelijk onderzoek – 2/2 De onderzoekers zullen voor hun werk zicht willen krijgen op de volgende kenmerken van sollicitanten: inschatting van etnische herkomst (een bijzonder persoonsgegeven), geslacht en leeftijd. Voor wat betreft de aanpak van het onderzoek is het volgende van belang: ›

Gegevens worden door de eigen organisatie geanonimiseerd. De organisatie zal gegevens van sollicitanten anonimiseren, zodat deze niet meer tot een individu herleidbaar zijn. Op basis van de naam van de sollicitant zal worden ingeschat wat voor culturele achtergrond de sollicitanten hebben: geen migratie-achtergrond, westerse migratieachtergrond, of niet-westerse migratieachtergrond.

›

Gegevens hoeven voor het onderzoek niet lang in de eigen organisatie te worden bewaard. Het verwerken van de persoonsgegevens van de sollicitant vereist niet dat de data langer dan gebruikelijk in uw systeem worden opgeslagen.

›

Er verlaten alleen niet tot individuen herleidbare gegevens uw organisatie. Deze worden via een beveiligde omgeving waar alleen u en TNO toegang toe hebben gedeeld en worden uitsluitend ten behoeve van dit onderzoek gebruikt.

6

Welke data worden verzameld? We werken al met een eerste groep werkgevers en passen op basis van de ervaringen mogelijk nog wat aan in de exacte werkwijze. Dit weten we begin 2020 met zekerheid. Op hoofdlijnen kunt u uitgaan van het volgende: 1)

Nulmeting: hoe gaat het nu?

U verandert nog niks en houdt bij wie er solliciteren en wie doorgaan naar iedere volgende ronde. Daarbij codeert u de herkomst van de kandidaten: ›

In de afdeling(en) waar de nudges straks worden toegepast

›

In een vergelijkbare afdeling waar de nudges straks niet worden toegepast

2)

Tijdens nudgen: wat maken de nudges voor verschil in kansen?

Zoals de nulmeting, maar nu in de periode dat er genudged wordt. 3)

Hoe wordt de nudge ervaren?

Een onderzoeker spreekt met betrokkenen in een focusgroep (HR-manager, recruiter, lijnmanager) en legt aan kandidaten en betrokkenen in de organisatie een vragenlijst voor die zij op vrijwillige basis kunnen invullen. 4)

Wat zijn factoren die mogelijk de resultaten kunnen vertekenen?

Een onderzoeker toetst uw huidige praktijk van diversiteit in werving en selectie aan de hand van enkele vragen aan HR-medewerkers.

Zelf bijhouden & geanonimiseerd delen met TNO: 1

In iedere stap van het proces bijhouden van basisinformatie, bijvoorbeeld in je bestaande systeem, of in een simpele spreadsheet. Je deelt deze geanonimiseerd met TNO. Het gaat om: Unieke vacature-id Voornaam

Achternaam

Ronde 1

Ronde 2

Peter

Franx

X

X

Marina

Lacroix

X

Moona

Mian

X

....

....

Deze informatie verwijder je voordat je de gegevens met TNO deelt.

X

Ronde 3

X

Baan aangeboden

X

Baan geaccepteerd

X

M/V

Leeftijd

Migratieachtergrond

M

31

Geen

V

23

Westers

V

28

Nietwesters

Deze data codeer je zelf (TNO geeft instructie)

(Helpen) delen met TNO: 2

3

Materialen die inzicht geven in hoe je de nudge hebt toegepast: de vacaturetekst, de opgestelde vragen en de scoreformulieren. Deze upload je naar een eigen, beveiligde omgeving. Korte vragenlijsten aan kandidaten en aan betrokken medewerkers die een beeld geven van hoe zij de nudge in de praktijk waarderen. • Op vrijwillige basis in te vullen • Gehost in TNO-omgeving • Op vaste momenten in het proces uitsturen

Beste kandidaat, Je hebt recent gesolliciteerd bij [organisatienaam] en bent op gesprek geweest. Wij hechten veel belang aan de kwaliteit van onze sollicitatieprocedure. Onderzoeksbureau TNO legt daarom de komende tijd aan onze kandidaten een korte vragenlijst voor, over hoe zij het solliciteren middels een gestructureerde vorm van interviewen ervaren. Je antwoorden zijn anoniem, worden uitsluitend door TNO ontvangen en hebben geen enkele invloed op je kansen in dit sollicitatieproces. Wel helpen ze ons om in de toekomst onze sollicitatieprocedure zo goed mogelijk bij kandidaten te laten aansluiten. Wil je meedoen? Dat duurt maximaal vijf minuten. Klik hier om naar de vragenlijst in de TNO-omgeving te gaan en vul [unieke id-code van de vacature] in als daarnaar gevraagd wordt. Heel hartelijk bedankt voor je medewerking en veel succes in de sollicitatieprocedure! Met vriendelijke groet, Voorbeeld uitnodigingsmail voor vragenlijst

9

B Toepasselijke privacy wetgeving (voor betrokken juristen)

10

Toepasselijke privacyregelgeving Om uw medewerking aan het wetenschappelijk onderzoek mogelijk te maken, wordt nader ingegaan op de meer specifieke bepalingen uit de AVG (opvolger van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)), die toepasselijk is. Wij raden u daarnaast aan de door de Rijksoverheid online beschikbaar gestelde handleiding na te slaan, met toelichting op de belangrijkste bepalingen uit de Verordening en de Nederlandse Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG). ›

Uw organisatie is, als verwerkingsverantwoordelijke, verantwoordelijk voor het naleven van de toepasselijke privacyregelgeving (zie paragraaf 3.5 handleiding).

›

In het algemeen geldt dat persoonsgegevens door werkgevers voor welbepaalde, uitdrukkelijk

omschreven en gerechtvaardigde doeleinden verzameld moeten worden. Ze mogen vervolgens niet op met die doeleinden onverenigbare wijze verder worden verwerkt (artikel 5, lid 1 onder b, AVG). Bovendien is voor het verwerken van persoonsgegevens tussen werkgevers en onderzoekers een rechtmatige grondslag vereist (artikel 6, AVG). ›

De (inschatting van) etnische herkomst wordt als een bijzonder persoonsgegeven beschouwd. Voor deze categorie persoonsgegevens geldt een verwerkingsverbod, tenzij er een uitzonderingsgrond bestaat (artikel 9, AVG). Paragraaf 4.5 van de handleiding licht de mogelijke uitzonderingsgronden voor het verwerken van bijzondere 11 persoonsgegevens toe.

Mogelijke uitzonderingsgronden Ondanks het verwerkingsverbod is verwerken toegestaan, onder andere indien er sprake is van: –

Het vragen van uitdrukkelijke toestemming aan de sollicitant. Zie voor gewone persoonsgegevens artikel 6, lid 1 onder a, AVG en voor bijzondere persoonsgegevens artikel 9, lid 2 onder a, AVG; artikel 22, lid 2 onder a, UAVG.

–

Wetenschappelijk onderzoek. Zie artikel 9, lid 2 onder j, AVG; artikel 24, UAVG (zie handleiding 4.5.2) en Overweging 159. Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens voor wetenschappelijk onderzoek vereist dat: de verwerking noodzakelijk is met oog op wetenschappelijk onderzoek; het onderzoek een

algemeen belang dient; uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of onevenredige inspanning kost; en dat er voldoende veiligheidsmaatregelen/waarborgen zijn getroffen, om zo min mogelijk risico’s voor de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene te creëren.

12

C Praktische aanvullingen

13

TNO verwerkt de gegevens zorgvuldig Er is al een groep werkgevers onderdeel van de pilot. Onze ervaring is dat het volgende belangrijk is voor betrokken juristen en projectcoördinatoren om te weten: ›

Samenwerkingsovereenkomst: er is een zorgvuldig opgestelde samenwerkingsovereenkomst tussen TNO en pilotpartners (apart gedeeld)

›

Informed consent statement: alle personen die een vragenlijst ontvangen wordt duidelijk uitgelegd hoe de data worden gebruikt, invullen is vrijwillig

›

Vragenlijsten in TNO-omgeving: het is duidelijk dat het onderzoek onafhankelijk van de procedure verloopt

›

Zorgvuldige data-verwerking: bewaartermijn bij TNO, versleuteling, en toegang tot de data zijn volgens de hoogste standaarden van TNO en conform wettelijke verplichtingen

›

Beperkt gebruik: data worden niet voor andere doeleinden dan dit onderzoek gebruikt

›

Geaggregeerde rapportage: in de rapportage over de bevindingen uit dit onderzoek zijn data niet tot een individuele werkgever te herleiden. Wel ontvang je voor eigen gebruik een factsheet over jouw organisatie

14

Wat kun je nu al doen om data verzamelen succesvol te laten verlopen? ›

Betrek je collega van legal/privacy/gegevensbeheer, zodat ze je kunnen adviseren over wat er nodig is. Wij verwachten: – Het tekenen van een samenwerkingsovereenkomst met TNO om te kunnen starten met een nulmeting (deze overeenkomst is ook de basis geweest voor de werkgevers die reeds meedoen) – Mogelijk: het vragen van toestemming aan de sollicitant om

zijn/haar gegevens voor onderzoek te gebruiken (dit kan bijvoorbeeld in een algemene bepaling bij het opsturen van de cv) – Mogelijk: het doorlopen van een PIA ›

Denk vast na over de wijze om de basisdata in jouw organisatie bij te houden (en betrek de juiste mensen erbij).