RIS 315408 Verslag Rekeningencommissie 13 april 2023

Rekeningencommissie RIS315408

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 13 april 2023

Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren Y. Assad en R. Guernaoui, allen lid Rekeningencommissie; mevrouw L. Gerritsen en de heren R. Smit en R. de Vries, allen lid commissie Bestuur; mevrouw T. Arduin, Chief Data Officer (bij agendapunt D); de heren M. Broeren en S. Duerink, ambtenaren van de dienst Stedelijke Ontwikkeling (bij agendapunt K); Accountantsdienst: mevrouw C. Slotema en mevrouw T. Gommans; secretaris: J. van Duijn.

Afwezig:

de heren T. de Boer (m.k.), K. Partiman, M. Sewtahal en M. Etalle (z.k.).

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 13:40 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

B. Verslag van de vergadering van 22 februari 2023 Het verslag van de vergadering van 22 februari 2023 (RIS314724) wordt ongewijzigd vastgesteld.

C. Ingekomen bestuurlijke stukken Als ingekomen stukken zijn aan de agenda toegevoegd: 1. een brief aan het Presidium over een wijziging van de planning voor het uitbrengen van de Voorjaarsnota en de 4-maandsrapportage (RIS314876). Het Presidium heeft de Rekeningencommissie om advies hierover gevraagd. De Rekeningencommissie steunt de motivatie van het college om de Voorjaarsnota twee weken later uit te brengen, maar merkt op dat met het eveneens later uitbrengen van de 4-maandsrapportage dit document aan actualiteit zal inboeten. Laatstgenoemde rapportage kan door de Rekeningencommissie op 22 juni 2023 worden geagendeerd. Naar verwachting wordt het voor de commissie Bestuur een uitdaging om de Voorjaarsnota en de 4-maandsrapportage nog vóór het zomerreces te agenderen. Dit wordt in de aandacht van deze commissie aanbevolen. De Rekeningencommissie wil met het college nadere afspraken maken over de inpassing van deze wijziging van de planning & controlcyclus in toekomstige termijnplanningen.

Verslag vergadering 13 april 2023

Rekeningencommissie

2. een contourenbrief aan de gemeenteraad over de voornemens van het college aangaande de actualisering van het financieel beleid (RIS314462). Deze brief is eerder in de commissie Bestuur aan de orde geweest, waarbij verzocht is om een werkbespreking over dit onderwerp. De Rekeningencommissieleden zouden graag bij deze werkbespreking aanwezig zijn. Vanuit haar controlerende taak wil de commissie onder meer aandacht besteden aan het transparanter maken van de planning & controlcyclus en aan de te actualiseren begrotingsregels, bijvoorbeeld voor wat betreft de borging van realistisch ramen. Bij de overige onderwerpen wil de commissie vooral kijken naar de manier waarop zal worden verantwoord over de investeringsbegroting en het cofinancieringsfonds. De Rekeningencommissie benadrukt het onwenselijk te vinden dat wijzigingen in het beleid voor begroting en verantwoording door het college worden uitgewerkt zonder vooraf de raad hierin te raadplegen en dringt er op aan de werkbespreking hierover op korte termijn te organiseren. De Accountantsorganisatie wordt gevraagd in een korte notitie te reflecteren op de voorstellen in de contourenbrief.

D. Werkbespreking Chief Data Officer Tijdens de werkbespreking met de Chief Information Officer (CIO) op 25 januari 2023 (RIS314582) is besloten om de Chief Data Officer (CDO), mevrouw Arduin, uit te nodigen voor een werkbespreking over de datastrategie van de gemeente, waaronder toepassing van data, algoritmen, privacybescherming en het beheer van dataregisters. De leden van de commissie Bestuur zijn uitgenodigd dit agendapunt bij te wonen. De tijdens de presentatie getoonde afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. De CDO is verantwoordelijk voor de strategie en kaderstelling voor het verantwoord gebruik van data en de manier waarop door de gemeente met algoritmes wordt omgegaan. De CDO probeert de organisatie zo goed mogelijk voor te bereiden op verwachte nieuwe regelgeving hiervoor, zowel nationaal als internationaal. De CDO is tevens hoofd van het Expertisecentrum voor Data en Artificial Intelligence (AI). Dit is een afdeling binnen de directie Informatie met 62 dataprofessionals die dashboards, analyses, rapportages en datavisualisaties maken en zich daarnaast richten op onderzoek, de implementatie van de Woo en informatiebeheer. Wat is datagedreven werken? In Den Haag worden zeer uiteenlopende evenementen georganiseerd voor de inwoners van Den Haag. Achter de schermen vraagt dit de inzet van onder meer beveiligers, handhavers en vuilnisophaaldiensten.

Ook het goed mogelijk maken van het gebruik van data en AI vraagt ‘achter de schermen’ een multidisciplinaire inzet van medewerkers, die ervoor moeten zorgen dat de datakwaliteit op orde wordt gebracht en dat op de juiste manier met data wordt omgegaan. Deze werkzaamheden ter ondersteuning van de stedelijke opgaven worden toegelicht aan de hand van enkele voorbeelden. Zo wil de gemeente meer inzicht krijgen in mogelijk toenemende armoede in de stad als gevolg van de recente inflatie. Verder stond tijdens de coronapandemie het werk van handhavers onder een grotere druk als gevolg van onvrede onder groepen in de samenleving over de coronamaatregelen. Het onderzoek van de beschikbare data wees uit dat dit probleem groter bleek dan aanvankelijk was ingeschat. Pagina 2 van 13

Verslag vergadering 13 april 2023

Rekeningencommissie

Enige tijd geleden werden door de pandbrigade van Den Haag in de Theresiakerk 44 illegale slaapplekken voor uitgebuite arbeidsmigranten aangetroffen. Deze ontdekking werd gedaan na meldingen van inwoners, maar de gemeente streeft ernaar dit soort misstanden veel sneller in het vizier te krijgen door slim met beschikbare data om te gaan. Het laatste voorbeeld betreft de lange wachttijden voor paspoorten en rijbewijzen afgelopen zomer, mede als gevolg van personeelstekort. Met behulp van de data en dashboards kon inzichtelijk worden gemaakt welke maatregelen tot verbeteringen leidden zodat beter kon worden geanticipeerd op toekomstige vraag. Datastrategie als bestuurlijk kader In het coalitieakkoord worden enkele zaken benoemd die betrekking hebben op het verantwoord omgaan met data en AI, zoals het prioriteren op basis van data en het monitoren van de effectiviteit en doelmatigheid van beleid. Mede als gevolg van geopolitieke conflicten staat de informatieveiligheid onder druk, bijvoorbeeld door hackpogingen. Ook aan de privacy van inwoners wordt expliciet aandacht besteed daar waar het gaat om het gebruik van data en algoritmes. De nieuwe Wet open overheid vraagt verder een actieve rol van de overheid in het openbaren van informatie. In de vorige collegeperiode is een visie op digitalisering en dienstverlening opgesteld (RIS305093).

Deze wordt geactualiseerd op basis van het nieuwe coalitieakkoord. Destijds is op basis van deze visie de datastrategie gemaakt (Datagedreven werken voor onze stad, RIS305091). Dit document bestaat uit drie delen: een bestuurlijke visie met kernpunten op strategisch niveau, een ambtelijk werkboek waarin verschillende processen staan beschreven en de zogenoemde etalageprojecten. Deze etalageprojecten waren belangrijk om te laten zien wat het voor de stad oplevert als je met data en AI aan de slag gaat. Daarom was het belangrijk dat ook de inwoners kennis konden nemen van deze informatie. Er zijn meerdere podcasts en video’s gepubliceerd op uiteenlopende media waarin op een laagdrempelige manier werd uitgelegd hoe de gemeente met behulp van data zaken heeft verbeterd. Deze reeks is beschikbaar via deze link (https://www.linkedin.com/groups/9053704/). In de infographic van de datastrategie worden in het bovenste gele deel de maatschappelijke opgaven benoemd, inclusief de doelgroepen. Naast de inwoners van Den Haag zijn dat de bedrijven die in de stad zijn gevestigd, de medewerkers van de gemeente en kennisinstellingen waarmee wordt samengewerkt. De datastrategie rust op vijf pijlers: 1. waardecreatie, 2. een technische en administratieve basis die op orde is, 3. voldoende kennis en opleiding om met data en AI om te kunnen gaan, 4.

datagovernance, een organisatie van dataprofessionals waaronder dataofficers bij de diensten die kan sturen op de uitvoering en doorontwikkeling van de datastrategie, 5. kwaliteit van informatie en van analyses en een goede vindbaarheid van informatie. De datastrategie is een veranderkundige opgave waaraan permanent gewerkt moet worden. Actuele thema’s met betrekking tot datagedreven werken zijn ethiek, mensenrechten, compliancy, digitale rechten, informatiebeheer (zoals opslag en tijdige vernietiging), privacy en informatieveiligheid. Er is een werkplan geschreven met een aanpak voor het op een privacyvriendelijke manier omgaan met gegevens. Naast het Expertisecentrum voor data en

Pagina 3 van 13

Verslag vergadering 13 april 2023

Rekeningencommissie

AI zijn er zes andere expertisecentra voor onder meer security, privacy, informatiebeheer en architectuur die onderling nauw met elkaar samenwerken. Speelveld en wet- en regelgeving Op nationaal niveau is de Werkagenda Waardengedreven Digitaliseren opgesteld. Naast het creëren van een gelijk economisch speelveld wordt hierin ook veel nieuwe wet- en regelgeving betrokken. Zo wordt met de Europese Datagovernance Act beoogd het eenvoudiger te maken om data tussen lidstaten te delen. Lidstaten kunnen zo van elkaars kennis gebruikmaken waarmee het economisch groeipotentieel wordt versterkt. De Data Act gaat nog een stapje verder en zorgt ervoor dat voor maatschappelijke doeleinden gebruik gemaakt kan worden van de data van bedrijven. De bedoeling van de recent ingevoerde Wet open overheid (Woo) is dat de overheid overgaat van passieve openbaarmaking naar actieve openbaarmaking van informatie. De gemeente Den Haag heeft een bijdrage geleverd aan de Interbestuurlijke Datastrategie Nederland. De datastrategie van Den Haag is daarin als één van de voorbeelden genoemd. Een belangrijk uitgangspunt daarbij is dat een gebrek aan transparantie vanuit de overheid resulteert in wantrouwen en onveiligheidsgevoelens bij burgers. Het algoritmeregister, het gebruik van AI en ethische waarborgen Algoritmes zijn een verlengstuk van de mens.

De gemeente Den Haag heeft geen algoritmes die zelfstandig een besluit nemen. Professor Stefano Puntoni van de Erasmus Universiteit Rotterdam heeft een model gemaakt van de sterke kanten van een algoritme en de sterke kanten van de mens. Algoritmes zijn sterk in het structureren en filteren van data en het herkennen van patronen. De duiding van de betekenis en de vertaalslag naar de maatschappelijke opgave hoort echter bij de mens thuis. Algoritmes worden gebruikt om te voorspellen, bijvoorbeeld voor het maken van scenarioplanningen. Verder kan de doelmatigheid ermee vergroot worden: in het geval van een capaciteitstekort kan aan de hand van een model worden bepaald waar de beschikbare capaciteit op ingezet wordt. Ook kunnen met algoritmes risico’s inzichtelijk gemaakt worden. Een actueel voorbeeld is een voorspelmodel voor de verkeersveiligheid. Aan de hand van verschillende in te voeren variabelen kan worden voorspeld wat de kans op een ongeval is op een bepaalde locatie. Een beraadslagingsinstrument ter beoordeling van algoritmen op mogelijke nadelige effecten voor inwoners is de Impact Assessment voor Mensenrechten en Algoritmes (IAMA), ontwikkeld door de Utrecht Data School. Dit raamwerk is gebaseerd op 200 gedefinieerde grondrechten van de mens. De uitkomst van een dergelijke beoordeling kan zijn dat een bepaald algoritme niet ingezet zal worden.

Een vereiste van een door de Europese Commissie voorgestelde AI-verordening wordt dat je als organisatie auditeerbaar moet zijn, met andere woorden: aangetoond moet kunnen worden dat een dergelijke beraadslaging heeft plaatsgevonden. Dit wordt dan ook een verplichting vanuit de Werkagenda Waardengedreven Digitaliseren. Het is de bedoeling dat een externe toezichthouder hier landelijk toezicht op gaat houden. Waarschijnlijk gaat een dergelijk impact assessment uitsluitend gelden voor hoog-risicoalgoritmes. Dat zijn algoritmes waarbij mogelijk sprake is van een schending van mensenrechten dan wel mogelijke gevolgen op de gezondheid van mensen. De Europese Commissie spreekt in de AI-verordening ook over algoritmes met een onaanvaardbaar risico die bij voorbaat verboden zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om algoritmes voor social scoring zoals die in China worden gebruikt. De gemeente Den Haag Pagina 4 van 13

Verslag vergadering 13 april 2023

Rekeningencommissie

maakt geen gebruik van dergelijke algoritmes. Een praktijkvoorbeeld uit het buitenland van een onaanvaardbaar risico betreft een bedrijf dat aan de hand van uitingen op social media analyseerde welke jongeren vatbaar konden zijn voor depressiviteit om hen preventief hulp aan te bieden. Ondanks de mogelijk goede intenties wordt dit door de Europese Commissie gezien als een algoritme met een onaanvaardbaar risico. Voor de inzet van algoritmes bij de bestrijding van criminaliteit of terrorisme gelden overigens andere wettelijke regimes. In de datastrategie van de gemeente wordt expliciet aandacht besteed aan deze publieke waarden en grondrechten. Zo is daarin het principe uit de privacywet opgenomen dat burgers het recht hebben op een menselijke blik bij automatisch genomen besluiten die op hen betrekking hebben. Verder wordt de AI-verordening vertaald naar beleid voor de gemeente Den Haag, in overeenstemming met wat het ministerie van BZK en de VNG hierover uitwerken. In het kader van transparantie is besloten om een algoritmeregister te maken, gepubliceerd op het dataplatform Den Haag. Hierin staan alle algoritmes van de gemeente vermeld, van welke data ze gebruik maken en welke gevolgen ze kunnen hebben voor inwoners van Den Haag.

De gemeente is aangesloten bij het nationale consortium Publieke Controle op Algoritmes dat 33 metadatakenmerken heeft gedefinieerd, waarvoor de desbetreffende data in het algoritmeregister zijn ingevuld. Dit uitgebreide register heeft de nodige aandacht gekregen van de media. Het gebruik van algoritmes in Den Haag sluit aan bij de FAIRprincipes (findable, accessible, interoperable & reusable). Dit betekent dat het hele algoritmeregister op het open-dataportaal van de rijksoverheid staat en in het landelijk algoritmeregister dat door het ministerie van BZK is gelanceerd. Het is in verschillende bestandsformaten te downloaden, zodat iedereen met deze data aan de slag kan. In het kader van ethiek wil de gemeente zorgen dat de rechten van de inwoners worden gewaarborgd. Bij onjuist gebruik is toepassing van technologie niet per definitie neutraal. De gemeente wil een iets lichtere vorm van de IAMA, de ethische data-assistent DEDA, inzetten bij medium- en laag-risicoalgoritmes. Daarmee is er voor alle categorieën in de AIverordening een instrument waarmee getoetst kan worden op ethiek, publieke waarden en mensenrechten. Voorts is de gemeente voornemens om een ethische commissie en een klankbordcommissie in te stellen.

Praktijkvoorbeelden Eén van de praktijkvoorbeelden van datagedreven werken is het Wmo-voorspelmodel waarover in de Rekeningencommissievergadering van 22 februari 2023 (RIS314724) is gesproken. Door vergrijzing zullen in de toekomst naar verwachting meer inwoners een beroep doen op de Wmo. Daarom is een model ontwikkeld om de verwachte toename van het Wmo-gebruik voor de komende vijf jaar te voorspellen. Inmiddels willen ook andere gemeenten dit model gaan gebruiken. De bedoeling van het model is het voorspellen van de cumulatieve vraag van groepen inwoners en niet de individuele vraag per inwoner. Om te voorkomen dat vraagcijfers in een bepaalde wijk herleidbaar zouden zijn naar personen worden aantallen van minder dan 100 (potentiële) cliënten niet meegenomen in het model. Voorts is gezocht naar indicatoren met een voorspellende waarde, zoals leeftijd en het reeds gebruik maken van de Wmo. Het model is ontwikkeld rond meerdere waarborgen, zoals privacy by design met behulp van onafhankelijke deskundigen en het volgen van een moreel Pagina 5 van 13

Verslag vergadering 13 april 2023

Rekeningencommissie

besluitvormingsproces om er bijvoorbeeld voor te zorgen dat indicatoren niet konden leiden tot stigmatisering of uitsluiting. Het model maakt gebruik van open data en interne bronnen. Om het model te toetsen heeft de gemeente externe audits laten uitvoeren. Verschillende evaluaties hebben voorts geleid tot bijstellingen van het model. Een tweede praktijkvoorbeeld is een proef met geautomatiseerde detectie van lachgasgebruik in de openbare ruimte. Met ingang van januari 2023 geldt in Scheveningen een lachgasverbod. In deze proef worden camerabeelden door AI geanalyseerd op lachgasgebruik, bijvoorbeeld het herkennen van personen die een ballon aan hun mond hebben. Bij detectie door het algoritme wordt een Sms-bericht naar een handhaver gestuurd met locatiegegevens van een mogelijke overtreding van het lachgasverbod, zonder dat daarbij beelden worden opgeslagen. Het algoritme is getraind met bestaande beelden van overtredingen en met behulp van geënsceneerde beelden met acteurs. Voor deze proef zijn zowel een DPIA als een toetsing aan de IAMA uitgevoerd. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Waarborgen dataveiligheid: bij de inrichting van systemen wordt getoetst of wordt voldaan aan technische vereisten voor dataveiligheid.

Deze eisen worden ook aan leveranciers gesteld, waarbij de regie bij de gemeente ligt. Binnen de organisatie zijn duidelijke afspraken gemaakt wie toegang heeft tot welke data. Daarnaast bestaan er waarborgen op het gebied van security zoals de toets op de baseline informatiebeveiliging overheid (BIO), audits, pentesten en het jaarlijkse evenement Hâck The Hague. Om ook in de toekomst de dataveiligheid te kunnen waarborgen worden de ontwikkelingen nauwgezet gevolgd. ▪ Basis op orde: gezien de ambities van de gemeente is de CDO van mening dat er nog een flinke opgave ligt op het gebied van verantwoord datagebruik en informatiebeheer (zoals bijvoorbeeld naleving van wet- en regelgeving). Door de dataofficers bij de diensten bestaat een goed beeld van de verbeterpunten binnen de gehele organisatie. De voor de datastrategie ingerichte governancestructuur is niet vrijblijvend en over de naleving van gemaakte afspraken wordt door de CDO gerapporteerd aan de CIO. De Accountantsorganisatie zal een rol gaan spelen in de toetsing van de datastrategie ▪ Rapportage over datastrategie aan de raad: de Accountantsorganisatie betrekt de borging van informatieveiligheid in haar controles en rapporteert hierover aan de raad in haar boardletter en accountantsverslag.

Jaarlijks wordt door het college een verantwoording opgesteld over de voortgang in de uitvoeringsagenda voor de visie op digitalisering en dienstverlening. Nagegaan wordt hoe informatie over de datastrategie aan de raad wordt verstrekt. Noot van het secretariaat: het college heeft op 29 november 2022 de Uitvoeringsagenda Digitalisering & Dienstverlening 2023 en rapportage 2022 Gemeente Den Haag vastgesteld. Dit document is naar de raad gestuurd (RIS313800) en aan de agenda van de Rekeningencommissievergadering van 25 januari 2023 toegevoegd bij de werkbespreking met de Chief Information Officer (CIO) (RIS314582). In de rapportage (RIS313799) wordt op pagina 8 aandacht besteed aan de gemeentelijke datastrategie. Het document staat naar verwachting op de agenda van de commissie Bestuur van 10 mei 2023.

Pagina 6 van 13

Verslag vergadering 13 april 2023

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

Dashboard datastrategie: de Rekeningencommissie vraagt het college inzicht te verschaffen in de sturing op KPI’s uit de datastrategie door middel een dashboard, op te nemen in de bestaande rapportagecycli. Dashboard wachttijden KCC: de Rekeningencommissie wil graag inzage in het dashboard met daarop de reductie van wachttijden voor het Klantcontactcentrum (KCC) en de publieksbalies. Noot van het secretariaat: van de verantwoordelijke dienst is vernomen dat graag aan de wens van de commissie wordt voldaan. Ethische commissie en klankbordgroep: in het kader van self-assessment zou de gemeente Den Haag een ethische commissie kunnen instellen om de controle door de CDO op naleving van regels betreffende privacy, ethisch gebruik van data en AI te toetsen. Ook zou de Accountantsorganisatie hier een rol in kunnen spelen. De Rekeningencommissie wil zich beraden op een nadere invulling van toetsing in de vorm van een ethische commissie. Voorts wordt gewerkt aan de inrichting van een klankbordcommissie Ethiek met een brede vertegenwoordiging van het speelveld, zoals kennisinstellingen of misschien organisaties als Amnesty International of Bits of Freedom. Wettelijk toetsingskader governance: de CDO heeft (nog) geen wettelijk toetsingskader zoals dat wel het geval is bij de Chief Information Security Officer of de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG).

Mogelijk verandert dit met de invoering van de Data Governance Act en de Data Act. Naast de FG als toezichthouder kent de gemeente ook een Chief Privacy Officer. De Rekeningencommissie overweegt ook haar uit te nodigen voor een toekomstige vergadering en wil vooruitlopend daarop van het college een actueel overzicht krijgen van de verantwoordelijkheidsverdeling voor IT en informatieveiligheid en het toezicht op de naleving van wettelijke verplichtingen (door onder meer de CDO, CISO en FG). De CDO bevestigt dat de CPO gaarne bereid is een presentatie te verzorgen over privacy voor de Rekeningencommissie.

E. Jaarrapportage Verbonden Partijen 2021 Op 9 maart 2023 is de rapportage Verbonden partijen over het jaar 2021 ontvangen (RIS314615). Ondanks eerdere toezeggingen is de rapportage niet in het najaar van 2022 ontvangen. Bij het college wordt navraag gedaan of de jaarrapportage over 2022 wel nog in 2023 tegemoet kan worden gezien. Tijdens de commissie Bestuur is onlangs ten aanzien van verbonden partijen naar voren gekomen dat naar verwachting in 2022 alle verbonden partijen hun jaarstukken tijdig online zullen publiceren.

F. Werkwijze jaarrekeningonderzoek Voorafgaand aan ieder onderzoek naar de jaarrekening (gedurende mei en juni) stelt de Rekeningencommissie de werkwijze hiervoor vast. De opzet van de nu voorgestelde werkwijze (RC/2023.15) komt zoveel mogelijk overeen met die van voorgaande jaren. Twee jaar geleden kon het jaarrekeningonderzoek niet conform planning worden uitgevoerd vanwege onder andere noodzakelijke correcties in de jaarrekening na publicatie en een daarmee samenhangende uitloop van de accountantscontrole. Daarom heeft het college zekerheidshalve ook dit jaar aan het Presidium voorgesteld (RIS313625) de jaarrekening drie Pagina 7 van 13

Verslag vergadering 13 april 2023

Rekeningencommissie

weken later te publiceren dan is voorgeschreven in artikel 7, lid 1b, van de verordening financieel beheer en beleid. De werkwijze en planning voor het jaarrekeningonderzoek 2022 wordt ongewijzigd vastgesteld. Met betrekking tot de rest van het werkprogramma van de Rekeningencommissie is gemarkeerd dat in 2022 geen 4-maandsrapportage is uitgebracht vanwege de toen lopende coalitievorming. Het college wil de planning & controlcyclus (waaronder de tussentijdse informatievoorziening) transparanter maken (zie de contourenbrief actualisatie financieel beleid, RIS314462). De Rekeningencommissie vraagt de accountant in dit kader voortaan haar rapportage aan de gemeentelijke organisatie over de quick scan van de proefafsluiting (stand van zaken na 9 maanden) ook naar de Rekeningencommissie te sturen.

G. Schorsing en openbare aankondiging tot sluiting van de deuren ten behoeve van een besloten vergadering van de Rekeningencommissie over het Jaarplan van de Accountantsorganisatie Op voorstel van de voorzitter besluit de Rekeningencommissie de deuren te sluiten op grond van artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder f van de Woo (5.1.2.f Woo).

H. Heropening De deuren worden heropend en de voorzitter heropent de openbare vergadering om 16:10 uur.

I. Rekenkamertoezicht gemeentelijke accountantsdiensten Op 24 maart 2023 is door de Rekenkamer een brief aan de raad gestuurd waarin zij aangeven niet meer belast te willen worden met het toezicht op de accountantsdiensten (RIS314947). Dit agendapunt wordt aangehouden tot een volgende vergadering.

J. Termijnplanning De termijnplanning (RC/2023.17) wordt ongewijzigd vastgesteld

K. Ambtelijke presentatie aanpassen verordening grondexploitaties Tijdens een besloten vergadering van de Rekeningencommissie op 25 januari 2023 (RIS314622) is gesproken over een wenselijke aanpassing van de gemeentelijke Verordening Beheersregels Grondexploitatie en Strategisch bezit 2018. De Rekeningencommissie wil onder meer dat in de verordening wordt opgenomen dat geen posten zonder onderbouwing of berekening op een grondexploitatieproject mogen worden begroot, zoals bijvoorbeeld een stelpost voor onvoorziene kosten. Ook mogen geen bijdragen worden opgenomen aan niet aan de grondexploitatie toerekenbare voorzieningen en mogen uitsluitend kosten worden geraamd die aan de grondexploitatie kunnen worden toegerekend. Pagina 8 van 13

Verslag vergadering 13 april 2023

Rekeningencommissie

In deze werkbespreking over grondexploitaties wordt de Rekeningencommissie geïnformeerd over de voorgenomen wijzigingen in de verordening door Machiel Broeren, afdelingsmanager Expertise, Beleid en Erfpacht en Steffen Duerink, Expert Grondbedrijf. De tijdens de presentatie getoonde beelden zijn als bijlag bij dit verslag gevoegd. Het vigerend kader voor het Haags grondbeleid is de Nota Grondbeleid 2019 (RIS302035). Hierin zijn de keuzes tussen faciliterend of actief grondbeleid uitgewerkt. Indien de gemeente kiest voor een actief grondbeleid in een bepaald gebied op of een bepaalde locatie om zodoende controle te houden op wat wordt gebouwd in de stad, dan is een grondexploitatie daarvoor het instrument. De spelregels voor grondexploitaties staan in twee documenten, het BBV en de eigen gemeentelijke Verordening Beheersregels Grondexploitatie en Strategisch bezit 2018. Bij het BBV hoort een notitie Grondbeleid waarin specifiek ingegaan wordt op het onderwerp grondexploitaties. Grondexploitatieprojecten zijn per definitie risicovol omdat het langlopende projecten zijn, waarbij baten en lasten onzekerder worden naarmate ze verder in de toekomst liggen. Bovendien worden baten waarmee de lasten van een grondexploitatieproject worden gedekt pas aan het einde van het project gerealiseerd, namelijk als de grond wordt verkocht.

De volatiliteit van de markt in de tussenliggende tijd brengt daarmee extra risico’s met zich mee. Een grondexploitatie bestaat uit het saldo van de lasten en baten van het bijbehorende project en de daarmee gepaard gaande risico’s. Als wordt voorzien dat een grondexploitatie verlieslatend zal zijn wordt hiervoor een dotatie gedaan in de Voorziening negatieve plannen. De risico’s van grondexploitatieprojecten worden gedekt met de Reserve Grondbedrijf. Een typische grondexploitatie begint met de verwerving van grond en vastgoed van een derde partij of doordat gemeentelijk vastgoed beschikbaar komt voor herbestemming, zoals een schoolgebouw. Vervolgens wordt een plan gemaakt voor de nieuwe bebouwing van de locatie, wordt het bestaande vastgoed gesloopt of gesaneerd en wordt de grond bouwrijp gemaakt. Dan verkoopt de gemeente de grond en bouwt een aannemer vervolgens het nieuwe vastgoed, waarna de gemeente de locatie woonrijp maakt, bijvoorbeeld door bestrating. De som van kosten en opbrengsten resulteert in het projectsaldo. Omdat een grondexploitatie indicatief zeven jaar duurt heeft het een risicoprofiel. Onderscheid wordt gemaakt tussen specifieke projectrisico’s en marktrisico’s (zoals kostprijsontwikkelingen). Een grondexploitatie kent vier belangrijk peilmomenten.

De belangrijkste is het vaststellen van de grondexploitatie, waarbij wordt bepaald wat gebouwd zal worden en wat de verwachte kosten en opbrengsten zijn. Deze financiële vertaling van het projectdocument vormt de grondexploitatie.

Pagina 9 van 13

Verslag vergadering 13 april 2023

Rekeningencommissie

Als een grondexploitatie in uitvoering is moet deze elk jaar geactualiseerd worden. Daarbij wordt in principe niets veranderd aan de kaders, maar wordt de financiële prognose aangepast aan de actuele stand van zaken. Als aanpassing buiten de kaders nodig is, is sprake van een herziening van de grondexploitatie. Afhankelijk van de omvang in euro’s worden aanpassingen al dan niet (opnieuw) aan de raad voorgelegd. In de verordening voor grondexploitaties is nader gekwantificeerd wanneer mutaties buiten de vastgestelde kaders vallen. Als het project klaar is wordt de grondexploitatie afgesloten; dit is de laatste mijlpaal. Voorziening negatieve plannen Grondexploitaties van de gemeente Den Haag hebben niet zelden een negatief financieel saldo. Daar staat tegenover dat de gemeente controle houdt op wat er in de stad gebouwd wordt. Zodra wordt gesignaleerd dat een grondexploitatie verlieslatend zal zijn, moet dit verlies ook worden genomen in de boekhouding. Dat wil zeggen dat bij de bestuurlijke vaststelling van een verlieslatende grondexploitatie een dekking aanwezig moet zijn voor het verwachte negatieve saldo. Hiervoor wordt dan de voorziening negatieve plannen gevormd. Als gedurende het project blijkt dat het negatieve saldo groter wordt, is extra dekking nodig. Hiervoor wordt de voorziening negatieve plannen bijgesteld ten laste van de reserve grondbedrijf.

Kosten Grondexploitatiebegroting

Opbrengsten Gemeentelijke dekking

Voorziening Negatieve Plannen (VNP)

Verrekening VNP

Pas op het moment dat het project wordt afgesloten wordt de VNP verevend met het projectsaldo, zodat dit tegen elkaar weggestreept kan worden (de twee donkerrode balkjes in het diagram. Het blauwe balkje is de storting in de VNP). Reserve Grondbedrijf De Reserve Grondbedrijf (RGB) heeft meerdere doelen. Het primaire doel is een dekking vormen voor de risico’s in grondexploitatieprojecten. Een negatief saldo van een grondexploitatie en de risico’s van een grondexploitatie worden dus separaat gedekt uit respectievelijk de VNP en de RGB. Als er gedurende de uitvoering van een verlieslatend project mutaties plaatsvinden die het project meer verlieslatend maken is de RGB de primaire dekking. Dit wordt dus niet gedekt uit de algemene begroting. De omvang van de RGB wordt daarmee bepaald door de som van alle risico’s van alle projecten. Dit gaat om aanzienlijke bedragen. In de verordening is voorgeschreven dat in de RGB een horizon van vijf jaar wordt gehanteerd. Zodra de omvang van de RGB de gecumuleerde risico’s met een zekere bandbreedte overstijgt, kan deze reserve desgewenst worden afgeroomd. Als de Pagina 10 van 13

Verslag vergadering 13 april 2023

Rekeningencommissie

omvang onder deze bandbreedte daalt moeten maatregelen getroffen worden die ervoor zorgen dat de omvang van de RGB binnen vijf jaar weer voldoende dekking biedt voor de gecumuleerde risico’s. Als gedurende een project zich een tegenvaller voordoet (het gele pijltje in het diagram), moet daarvoor een aanvullende dekking komen in de VNP. Deze ophoging van de VNP gaat ten laste van de RGB. Als het saldo van een grondexploitatieproject positief is, komt deze winst ten goede aan de RGB. Op deze manier vormen de VNP en de RGB een buffer tussen de gezamenlijke grondexploitaties en de gemeentelijke begroting.

Kosten Grondexploitatiebegroting

Opbrengsten Gemeentelijke dekking Dekking RGB

Voorziening Negatieve Plannen (VNP)

Verrekening VNP

Reserve Grondbeleid (RGB)

Planning & controlcyclus en MPG In de planning & controlcyclus komen grondexploitaties terug in de paragraaf Grondbeleid, zowel in de begroting als in de verantwoording Dit is voorgeschreven in het BBV. Omdat grondexploitaties per definitie meerjarig zijn nemen ze een aparte positie in ten opzichte van andere posten in de begroting en verantwoording. Voor de meeste posten geldt dat in de begroting vooruit wordt geblikt en bij de verantwoording wordt teruggeblikt op de besteding van middelen. Bij grondexploitaties wordt zowel bij de begroting als bij de verantwoording vooruit- én teruggekeken om een adequaat beeld van de meerjarige prognoses te kunnen geven. Daarnaast is er de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG), die een onderbouwing vormt van hetgeen er in de paragraaf Grondbeleid staat. Hierin worden de financiële aspecten van de afzonderlijke grondexploitaties meer gedetailleerd toegelicht. Verordening Beheersregels Grondexploitatie en Strategisch bezit 2018 In 2016 is het BBV aangepast, onder meer voor wat betreft de regels voor actief grondbeleid. Als uitgangspunt daarvoor is de bestaande regelgeving voor faciliterend grondbeleid gekozen, waarin de minimaal door de gemeente te verhalen kosten zijn bepaald, alsmede de maximaal op de aannemer te verhalen kosten.

De minimaal te verhalen kosten bij faciliterend grondbeleid zijn daarbij aangewezen als de maximaal toe te rekenen kosten bij actief grondbeleid. Dit betekende ook dat schattingsonzekerheden in een project niet meer als een post voor onvoorziene kosten mochten worden opgenomen in een grondexploitatie. Vanwege Pagina 11 van 13

Verslag vergadering 13 april 2023

Rekeningencommissie

de relatief grote waarschijnlijkheid dat zich op enigerlei wijze beperkte meerkosten voordoen in een project, acht de gemeente het niet a priori vanzelfsprekend om dergelijke onvoorziene kosten buiten de projectbegroting als een risico op te nemen. Ook bij andere gemeenten is het gebruikelijke om in de ramingen een post voor nader te detailleren kosten of een risicoopslag op te nemen. De gemeente Den Haag is nog zoekende naar een alternatief voor het transparant verwerken van schattingsonzekerheden in de raming van een grondexploitatie. Bijdragen aan fondsen of reserves Met de wijziging van het BBV in 2016 is een dotatie aan een fonds of reserve buiten de grondexploitatie niet meer toegestaan. Sparen voor herstel- of onderhoudswerkzaamheden die later worden aangelegd of uitgevoerd (na afsluiting van de grondexploitatie) kan alleen via een separate bestemmingsreserve. De Rekeningencommissie heeft gevraagd expliciet in de verordening op te nemen dat dergelijke afdrachten niet in een grondexploitatie mogen worden opgenomen. De aanpassingen in de verordening zullen in de eerstvolgende actualisatie worden doorgevoerd. Naar verwachting moet ook ander beleid hierop aangepast worden. Toerekenbare kosten De aanleg van nieuwe riolering mag volgens BBV-regels worden toegerekend aan een grondexploitatie.

Het komt echter voor dat hierbij tevens omliggende bestaande rioleringen worden vervangen, waarbij de gezamenlijke kosten op de grondexploitatie worden begroot. Vervolgens wordt voor de vervanging een bijdrage uit de rioolrechten hiervan afgetrokken. Dit komt de inzichtelijkheid van de grondexploitatiebegroting niet ten goede. In overweging wordt genomen om in de verordening op te nemen dat in een grondexploitatie voortaan uitsluitend kosten worden geraamd die aan de grondexploitatie kunnen worden toegerekend. PPT-criteria Soms kunnen investeringen in de openbare ruimte, zoals de aanleg van een ontsluitingsweg, geheel of gedeeltelijk aan een grondexploitatie worden toegerekend. Het BBV hanteert hiervoor de begrippen profijt, proportionaliteit en toerekenbaarheid (PPT) als criteria. Aan de hand van deze PPT-criteria dient gemotiveerd te worden in hoeverre de investeringen in de openbare ruimte aan de grondexploitatie kunnen worden toegerekend (proportionaliteit). Het BBV schrijft voor dat als het uit de investering voorvloeiende nut voor de grondexploitatie aanzienlijk hoger is dan het algemeen nut, deze investering geheel dan wel gedeeltelijk aan de grondexploitatie wordt toegerekend. In de verordening is ‘aanzienlijk hoger’ nu gedefinieerd als meer dan 50%. Er kan voor gekozen worden dit anders te kwantificeren.

In de praktijk is de toerekenbaarheid echter zeer projectspecifiek. Voorgesteld wordt om een onderbouwing van de toerekenbaarheid van kosten integraal onderdeel te laten uitmaken van het raadsvoorstel voor een grondexploitatie. Dit gebeurt nu overigens in de praktijk al bij de vaststelling van grondexploitaties. Frequentie van actualisatie Het BBV schrijft voor dat grondexploitaties minimaal één keer per jaar worden geactualiseerd. De gemeente Den Haag doet dit twee keer per jaar, bij de begroting en bij de jaarrekening, in de paragraaf Grondbeleid. De Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG) is de onderbouwing van deze actualisaties. Dit boekwerk wordt één keer per jaar uitgebracht. Naast financiële informatie wordt in projectbladen van de MPG ook informatie gegeven over Pagina 12 van 13

Verslag vergadering 13 april 2023

Rekeningencommissie

bijvoorbeeld mutaties in programma’s en planning. Tot nu toe brengt de gemeente Den Haag de MPG uit bij de begroting. Voorgesteld wordt om dit voortaan bij de publicatie van de jaarrekening te doen. Bij de begroting wordt dan een update hiervan uitgebracht met onder meer de majeure aanpassingen en eventuele aanpassingen in het risicoprofiel.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Kwantificeren van het begrip ‘aanzienlijk hoger’: de Rekeningencommissie vraagt het college om de kwantificering van het begrip ‘aanzienlijk hoger’ voor het volledig toerekenen van een investering aan een grondexploitatie nader te onderbouwen. De nu gehanteerde norm (meer dan 50%) zou als een tamelijk ruime vertaling van het begrip ‘aanzienlijk hoger’ kunnen worden gezien als de desbetreffende investering ook zonder de grondexploitatie zou zijn gedaan. De Rekeningencommissie vraagt het college te onderzoeken hoe andere gemeenten dit criterium hebben gekwantificeerd. ▪ Frequentie en moment MPG: de Rekeningencommissie waardeert de bereidheid van college en ambtelijk apparaat om tegemoet te komen aan de behoefte van de raad voor wat betreft de inhoud en publicatiemomenten van de MPG. De commissie wil hierover na de zomer verder beraadslagen en hierbij ook de commissie Ruimte betrekken. Eerder is over de GRIP-rapportage met de verantwoordelijk ambtenaren in meerdere sessies van gedachten gewisseld over vorm, inhoud en frequentie daarvan.

De inzet daarbij was om tot een beter op de informatiebehoefte afgestemde rapportage te komen en daarbij zoveel mogelijk gebruik te maken van bestaande interne rapportagesystemen om het zo min mogelijk extra werk te laten kosten. De commissie wil proberen om een dergelijke exercitie ook voor de MPG uit te voeren. ▪ Wijziging verordening: de Rekeningencommissie ziet na de zomer graag de uitwerking van de voorgestelde aanpassingen in de Verordening Beheersregels Grondexploitatie en Strategisch bezit 2018 tegemoet. Daarbij kan ook de uitkomst van de nadere gedachtewisseling over vorm, inhoud en frequentie van de MPG worden betrokken, alsmede eventuele benodigde wijzigingen als gevolg van de invoering van de Omgevingswet of nadere richtlijnen in het BBV.

L. Rondvraag Er zijn geen vragen.

M. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 17:15 uur.

Pagina 13 van 13