RIS 311394 RC-verslag 26 januari 2022

Rekeningencommissie RIS 311394

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 26 januari 2022

Aanwezig:

de voorzitter, de heer D. Scheper; mevrouw L. Arp en de heren B. Aydin, P. Bos, M. De Vuyst, F. de Graaf en C. Pluimgraaff, allen lid RC; bij agendapunt D: de heer D. van Hooff, voorzitter commissie BBV; Accountantsdienst: mevrouw C. Slotema en mevrouw T. Gommans; secretaris: J. van Duijn

Afwezig:

de heer R. Sluijs (m.k.).

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 13:30 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

B. Verslag van de vergadering van 22 december 2021 Het verslag van de vergadering van 22 december 2021 (RIS311263) wordt ongewijzigd vastgesteld.

C. Ingekomen bestuurlijke stukken Van het college zijn ontvangen: ▪ een beleidsreactie op het doelmatigheidsonderzoek financiële risico's. Deze brief is geagendeerd bij punt G van deze vergadering. ▪ de volgens een nieuw format opgezette GRIP-rapportage Q2 2021. Omdat de rapportage als geheim stuk naar de raad is gestuurd vindt behandeling plaats achter gesloten deuren aan het einde van deze vergadering. In de eerdere werkbesprekingen over de GRIP-rapportage is niet aan de orde gekomen dat dit als een geheim stuk naar de raad zou worden gestuurd. De Rekeningencommissie vraagt zich af of het wenselijk is dat de (gehele) rapportage voortaan achter gesloten deuren behandeld moet worden.

D. Werkbespreking Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van 2022 legt het college in de jaarstukken ook verantwoording af over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. In de bedrijfsvoeringsparagraaf zullen door het college afwijkingen, oorzaken en maatregelen worden toegelicht.

Verslag vergadering 26 januari 2022

Rekeningencommissie

De Rekeningencommissie wil in deze werkbespreking nader worden geïnformeerd over de wetswijziging inzake de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Hiertoe wordt een inleiding gegeven door de heer Van Hooff, voorzitter van de commissie BBV en tevens lid van de sectorcommissie decentrale overheden van de NBA. Achtergrond Met de aangekondigde wetswijziging die het college verplicht verantwoording af te leggen over de financiële rechtmatigheid verandert er in praktijk eigenlijk vrijwel niets. De commissie Depla heeft zich in 2014 gebogen over de vernieuwing van het BBV. Eén van de aanbevelingen was dat het college zelf verantwoording zou afleggen over rechtmatigheidsbevindingen met betrekking tot Europese en landelijke wetgeving, waarover vervolgens de accountant een oordeel kon geven. Dit sluit ook beter aan bij de werkwijze van accountants met betrekking tot het oordeel over de getrouwheid. Dit is gebaseerd op een controle van de verantwoording door het college. Wat verandert er? De interne beheersing behoort dusdanig te zijn ingericht dat het rechtmatig handelen van de gemeente is geborgd. De komende wetswijziging brengt op dat punt niets nieuws.

Wel nieuw is dat het college nu via het verplichte format rechtmatigheidsverantwoording en in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening zelf verantwoordt over fouten en onzekerheden en verbeteracties ten aanzien van rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. De gedachte hierachter is dat het de raad gemakkelijker maakt om het college aan te spreken op eventuele verbeterpunten in de interne beheersing. Tot nu toe kwamen bevindingen ten aanzien van rechtmatigheid voornamelijk in het accountsverslag aan de orde. Tolerantiepercentage Volgens een door de commissie BBV voorgeschreven format moet het college in de jaarrekening aangeven welke beheershandelingen onrechtmatig waren of van welke beheershandelingen niet zeker is of deze rechtmatig waren. De verantwoordingsgrens kan door de raad worden bepaald tussen 0% en 3% van het totaal aan lasten inclusief de mutaties in de reserves. De huidige goedkeuringstolerantie bij de accountantscontrole is 1%. Overwogen kan worden het percentage op 1% te houden, mede met het oog op meerjarige vergelijkbaarheid. Een hoger tolerantiepercentage is met name voor kleinere gemeenten wellicht beter hanteerbaar; voor grotere gemeenten als Den Haag betekent het al snel dat zelfs over rechtmatigheidsfouten van substantiële omvang niet gerapporteerd zou hoeven worden.

Criteria De commissie BBV heeft voor gemeenten een kadernota opgesteld die het college kan helpen bij de invulling van de rechtmatigheidsverantwoording. Deze is gepubliceerd op de website van de commissie BBV en kent ook verplichte elementen, zoals stellige uitspraken. De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op slechts drie criteria van de negen criteria die bij de accountantscontrole worden gehanteerd: ▪ het begrotingscriterium: is het college binnen de door de raad vastgestelde begroting gebleven? Hiervan wordt normaalgesproken ook al verslag gedaan in de jaarrekening; Pagina 2 van 8

Verslag vergadering 26 januari 2022

▪

▪

Rekeningencommissie

het voorwaardencriterium: is er voldaan aan de voorwaarden zoals opgenomen in wet- en regelgeving? In de praktijk hebben de meeste rechtmatigheidsfouten hierop betrekking, bijvoorbeeld bij inkoop en aanbesteding. Het criterium voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-criterium): is door derden ten onrechte aanspraak gemaakt op bijvoorbeeld sociale uitkeringen? De gemeente wordt reeds geacht hierop actief te handhaven, waarmee grote rechtmatigheidsfouten voorkómen behoren te worden.

Het college hoeft dus via de rechtmatigheidsverantwoording over minder criteria te rapporteren dan de accountant tot dusver deed en ook zal blijven doen. De negen criteria blijven onderdeel uitmaken van de getrouwheidscontrole door de accountant. Te nemen besluiten Voor de raad is het van belang zich uit te spreken over het percentage waarboven het college dient te rapporteren over rechtmatigheidsfouten. Daarbij is het eveneens mogelijk om een lagere marge of aanvullende voorwaarden voor de bedrijfsvoeringsparagraaf te bepalen, zodat de raad hierin meer gedetailleerd wordt geïnformeerd over de beheersing van de rechtmatigheid en de verbetervoorstellen hiervoor. Voorts zal de financiële verordening moeten worden aangepast op de nieuwe regelgeving. Aandachtspunten hiervoor zijn opgenomen in de kadernota van de commissie BBV. Gevolgen in de praktijk In de ambtelijke toelichtingen op de aangekondigde wetswijziging wordt soms gesproken over een rechtmatigheidsverklaring. Het betreft echter niet meer dan een rechtmatigheidsverantwoording. Hiervoor zouden normaliter geen grote aanpassingen in de al bestaande interne beheersing van een organisatie nodig behoeven te zijn, als de interne beheersing op orde is. Voor de accountant geldt dat de werkzaamheden naar verwachting niet zullen afnemen. De controle op rechtmatigheid blijft onderdeel uitmaken van de accountantscontrole.

Aanvullend zal de door het college in de jaarrekening op te nemen rechtmatigheidsverantwoording moeten worden onderzocht, zodat de raad en het college daarover het gesprek kunnen aangaan met elkaar. Een praktische aanbeveling voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is om een risicogerichte aanpak te kiezen en vooral te focussen op de zaken die in de praktijk tot rechtmatigheidsfouten leidden. Als het risico op substantiële fouten in de naleving van regelgeving klein is gebleken, zoals bijvoorbeeld bij verordeningen, is het waarschijnlijk niet nodig om hiervoor specifieke aanvullende maatregelen te nemen voor de rechtmatigheidsverantwoording. In de praktijk blijken de meeste rechtmatigheidsfouten voor te komen bij de naleving van (Europese) regels voor inkoop en aanbesteding. Daarnaast kan de regelgeving met betrekking tot staatssteun een valkuil zijn. Ook bestedingen in het sociaal domein vragen alertheid op rechtmatigheid. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Doel van de nieuwe wetgeving: de aanbeveling van de commissie Depla betreffende de rechtmatigheidsverantwoording lijkt er mede op gericht om te bevorderen dat het Pagina 3 van 8

Verslag vergadering 26 januari 2022

▪

▪

Rekeningencommissie

college door de raad wordt aangesproken op tekortkomingen in de interne beheersing die tot rechtmatigheidsfouten leidden. Zonder expliciete verantwoording zou de discussie zich gemakkelijker kunnen beperken tot vragen aan uitsluitend de accountant in plaats van aan het college. Daarbij lijkt de aandacht voor rechtmatigheid er sindsdien voor gezorgd te hebben dat fouten minder voorkomen. Vaststelling verantwoordingsgrens: de rapporteringstolerantie voor de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening betreft een percentage van de totale omvang van de begroting. De commissie BBV is gevraagd hiervoor een format te maken. Dit format is opgenomen in de kadernota. Het staat de raad vrij het college te vragen om aanvullend in de paragraaf Bedrijfsvoering in meer detail te rapporteren over rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden, bijvoorbeeld op programmaniveau. De Rekeningencommissie vraagt het college om in de jaarrekening te rapporteren over rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden vanaf een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten (inclusief de mutaties in de reserves). In de paragraaf Bedrijfsvoering wil de commissie per programma worden geïnformeerd over significante bevindingen vanaf een nader te bepalen bedrag of percentage van de programmalasten. De accountant rapporteert nu over bevindingen met een omvang groter dan € 100.000.

Accountantscontrole op bedrijfsvoeringsparagraaf: de accountant wordt gevraagd de verantwoording in paragraaf Bedrijfsvoering te betrekken in de accountantscontrole.

E. Beheersing Verbonden Partijen: evaluatie beleidskader, stichting HEID Het huidige Beleidskader Verbonden Partijen dateert uit 2017 en in dit Beleidskader is bepaald dat dit kader in 2021 zou worden geëvalueerd en herijkt. Eind 2021 is van het college deze herijking van het Beleidskader Verbonden Partijen ontvangen (RIS310950). De eveneens toegezegde jaarrapportage is nog niet ontvangen. Voorts is een brief over de financiering van projecten via Stichting HEID met een geheime bijlage ontvangen (RIS310885). Ten aanzien van de beheersing van verbonden partijen door het college en het toezicht van de raad hierop komt het volgende aan de orde. ▪ Tijdigheid rapportages: de Rekeningencommissie betreurt dat zowel de herijking van het beleidskader als de jaarrapportage over de afzonderlijke verbonden partijen niet binnen de toegezegde termijn door het college zijn aangeboden. De commissie had graag de jaarrapportage nog vóór de verkiezingen behandeld. Het college wordt dringend verzocht de volgende jaarrapportage uiterlijk in het najaar van 2022 naar de Rekeningencommissie te sturen. ▪ Informatie Stichting HEID: de Rekeningencommissie waardeert het dat de informatie over de financiering van projecten via Stichting HEID (RIS310885) wel eerder is ontvangen.

Besloten wordt de behandeling aan te houden en de rapportage te betrekken bij de nog te ontvangen jaarrapportage verbonden partijen 2020. ▪ Herijking beleidskader: de vernieuwing van het beleidskader ervaart de commissie als positief, met name de afbakening en ordening van bestaande en aanvullende criteria in een toetsingskader. ▪ Collegebevoegdheden en controle door de raad: naar het oordeel van de Rekeningencommissie behoort een cruciale afweging in het toetsingskader te zijn of het Pagina 4 van 8

Verslag vergadering 26 januari 2022

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

publieke belang op een andere wijze dan door middel van een verbonden partij afdoende is te borgen, bijvoorbeeld door middel van regelgeving, subsidieverstrekking of garantstelling. Het gaat er dan om vooraf expliciet de vraag te stellen of er voor de gemeente andere manieren zijn om het desbetreffende publieke belang te dienen dan via een verbonden partijen. Vanuit het oogpunt van democratische controle is de Rekeningencommissie van mening dat er inherente nadelen zijn aan een verbonden partij. Het uitgangspunt in het toetsingskader zou derhalve moeten zijn dat (oprichting van of toetreding tot) een verbonden partij slechts wordt overwogen indien er géén betere manieren zijn gevonden om het publieke belang te dienen dan via een verbonden partij. Dit principiële uitgangspunt dient naar het oordeel van de Rekeningencommissie zwaarder te wegen dan afwegingen over bijvoorbeeld doelmatigheid. Verbonden partijen als collegebevoegdheid: over privaatrechtelijke verbonden partijen wordt in het nieuwe beleidskader gesteld dat het oprichten en afstoten van een verbonden partij een bevoegdheid is van het college, waarbij de raad de gelegenheid krijgt wensen en bedenkingen te uiten.

De Rekeningencommissie benadrukt dat daarbij niet getornd kan worden aan het budgetrecht van de gemeenteraad in het geval de investering in de verbonden partij groter is dan € 2,5 miljoen en beveelt dit aan in de aandacht van de commissie Ruimte. Procedure wensen en bedenkingen: de reikwijdte van de zeggenschap van de raad in een wensen- en bedenkingenprocedure is doorgaans minder groot dan de commissie wenselijk acht. Vaak bestaat op het moment dat de commissie Ruimte wordt gevraagd naar wensen en bedenkingen inzake ruimtelijke-ordeningskwesties nog maar beperkt gelegenheid om fundamenteel andere keuzes te maken, als gevolg van reeds daaraan voorafgaande besluitvorming door het college. Het moment waarop een wensen- en bedenkingenprocedure start is daarmee van wezenlijk belang. Gemeentelijke governance: de Rekeningencommissie zou graag in het beleidskader opgenomen zien dat de raad zich kan uitspreken over het aangaan of beëindigen van een verbonden partij voorafgaand aan besluitvorming hierover door het college. De Rekeningencommissie voelt zich ongemakkelijk bij het beeld dat de raad hierin geen bepalende stem zou hebben, juist omdat bij een verbonden partij de democratische controle door de raad op afstand wordt gezet. In de praktijk blijkt het dan niet gemakkelijk te zijn om iemand ter verantwoording te roepen over de beleidsuitvoering via een verbonden partij.

Als aanscherping van de governance zou in het beleidskader kunnen worden opgenomen dat het college het voornemen tot deelname aan een verbonden partij als raadsmededeling aan de raad voorlegt, zodat het aan de raad is om te bepalen of deelname in een verbonden partij het geëigende instrument is om het beoogde doel te bereiken. Daarbij wordt gemarkeerd dat indien de raad instemt met deelname in een verbonden partij, inherent hieraan is dat de raad op grotere afstand komt te staan voor wat betreft zijn democratische controlemogelijkheden. Nader onderzoek beleidskader: niet uitgesloten kan worden dat een spanningsveld bestaat tussen de gemeentewet en de naar voren gebrachte wensen van de Rekeningencommissie ten aanzien van de zeggenschap van de raad in besluitvorming door het college, de wensen- en bedenkingenprocedure en de controlemogelijkheden door de raad. De Rekeningencommissie wil onderzoeken welke ruimte de wet biedt om de wensen van de Rekeningencommissie te verwerken in het beleidskader. Is het

Pagina 5 van 8

Verslag vergadering 26 januari 2022

▪

▪

Rekeningencommissie

bijvoorbeeld mogelijk om in het beleidskader strengere eisen op te nemen dan in de wet? De accountantsdienst wordt gevraagd de onderzoeksvraag en -opzet verder uit te werken. Vaststelling nieuwe beleidskader: het college wil alle thans bestaande verbonden partijen evalueren aan de hand van het toetsingskader in het nieuwe beleidskader. De Rekeningencommissie wil de bevindingen uit deze evaluatie betrekken bij de uitkomsten van het eigen onderzoek naar de mogelijkheden tot aanscherping van het beleidskader. Voor wat betreft de vaststelling van het nu voorliggende nieuwe beleidskader maakt de commissie het voorbehoud dit kader mogelijk alsnog te willen herzien als de uitkomsten van de evaluatie en het eigen onderzoek naar verdere aanscherping van het beleidskader daartoe aanleiding geven. Verantwoordingsplicht over verbonden partijen: de verantwoordingsplicht van het college over de uitoefening van aandeelhoudersbevoegdheden is vastgelegd in artikel 169 GW. Op pagina 27 van het beleidskader lijkt het college een voorbehoud te maken bij de verantwoordingsplicht als een verbonden partij in contracten met derden onderlinge geheimhouding is overeengekomen. Wellicht illustratief voor de mogelijke consequenties van dergelijke bepalingen was de moeite die de raad moest doen om inzicht te krijgen in de voorgenomen verkoop van de aandelen Eneco.

De Rekeningencommissie wil dit vraagstuk meenemen in het onderzoek naar de governance inzake verbonden partijen en daarbij specifiek kijken naar alle mogelijkheden waarmee de raad kan worden geïnformeerd over privaatrechtelijke verbonden partijen.

F. Onderzoek jaarrekening 2021: werkwijze en planning Voorafgaand aan ieder onderzoek naar de jaarrekening stelt de Rekeningencommissie de werkwijze hiervoor vast. De voorgestelde werkwijze is opgenomen in een notitie (RC/2022.04) en komt zoveel mogelijk overeen met die van voorgaand jaar. Toen kon echter het jaarrekeningonderzoek niet conform planning worden uitgevoerd vanwege onder andere noodzakelijke correcties in de jaarrekening na publicatie en een daarmee samenhangende uitloop van de accountantscontrole. Daarom heeft de Rekeningencommissie in het najaar van 2021 specifieke aandacht besteed aan de voorbereidingen op de komende jaarrekeningcontrole en aan de te realiseren verbeteringen in de interne beheersing. Een hieruit voortkomende wijziging ten opzichte van vorig jaar is een latere publicatie van de jaarstukken. Dit is in de voorgaande vergadering op 22 december 2022 aan de orde gekomen (RIS311263). De werkwijze en planning voor het jaarrekeningonderzoek 2021 wordt ongewijzigd vastgesteld.

G. Doelmatigheidsonderzoek Financiële risico’s In artikel 213a van de Gemeentewet is opgenomen dat het college periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid (en de doeltreffendheid) van het door hem gevoerde bestuur. De kaders voor dit onderzoek zijn vastgelegd in de gemeentelijke Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek Gemeente Den Haag. Het college heeft op 9 juli 2019 het programma voor doelmatigheidsonderzoeken (DMO’s) voor de jaren 2019 en 2020 vastgesteld (RIS 303059). Eén van de door de Rekeningencommissie voor behandeling geselecteerde onderwerpen betrof de beheersing van financiële risico’s. De commissie heeft het DMO-programma besproken in haar Pagina 6 van 8

Verslag vergadering 26 januari 2022

Rekeningencommissie

vergadering van 27 november 2019 (RIS304501) en het college enkele suggesties gedaan voor bovengenoemd onderzoek: ▪ een evaluatie van de werking van het risicocumulatiemodel, ▪ een evaluatie van het derivaat als instrument voor de beheersing van renterisico’s en ▪ expliciete aandacht voor risicomanagement, onder meer vanwege tekorten en een verslechterde financiële positie. Op 18 januari 2022 is van het college een rapportage met begeleidende beleidsreactie ontvangen over een doelmatigheidsonderzoek naar de werkwijze rondom het risicocumulatiemodel (RIS311212). Uit de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Verbetering weerstandsvermogen: de Rekeningencommissie neemt met instemming kennis van het doelmatigheidsonderzoek en van de plannen van het college om het weerstandsvermogen te verbeteren. De commissie wil hierop in het onderzoek naar de jaarrekening terugkomen. ▪ Programma DMO’s 2021-2022: het nieuwe programma voor doelmatigheidsonderzoeken is nog niet van het college ontvangen. De commissie wil weten wanneer dit tegemoet kan worden gezien. Het college wordt gevraagd evenals voorheen (RIS 303059) in de brief over het DMO-programma ook aandacht te besteden aan de opvolging van de bevindingen van voorgaande doelmatigheidsonderzoeken.

H. Gemeentelijke financiering 2022 Jaarlijks wordt de raad geïnformeerd over het programma van de Treasury om de gemeente tegen zo laag mogelijke kosten te financieren, binnen de wettelijke kaders (RIS310744). In de vorige raadsperiode heeft de Rekeningencommissie uitgebreider aandacht besteed aan enkele aandachtspunten rond de financiering van de gemeente, in het bijzonder de eigen liquiditeitsprognoses en de rente-swap (derivaat) die de gemeente voor de zeer lange termijn heeft afgesloten. Inmiddels is de financiering van de gemeente gebonden aan nadere regels, zoals de Ruddo en het schatkistbankieren. Uit de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Verwachte renteontwikkeling: de Rekeningencommissie wil op een nader te bepalen wijze worden geïnformeerd over de manier waarop de Treasury de risico’s rondom onder meer een rentestijging beheerst. Een toelichting op de gemeentelijke financiering wordt eveneens opgenomen in het inwerkprogramma voor nieuwe Rekeningencommissieleden.

I. Overdracht Rekeningencommissie Op 16 maart 2022 wordt een nieuwe gemeenteraad gekozen, waarna de nieuwe Rekeningencommissie zal worden samengesteld. Om de continuïteit van haar functioneren te bevorderen staat de commissie net als bij voorgaande verkiezingen stil bij de onderwerpen die ze aan de nieuwe leden van de commissie wil meegeven. Gedacht kan worden aan de actuele onderwerpen met een doorloop naar komende jaar (of jaren), aan ervaringen uit de Pagina 7 van 8

Verslag vergadering 26 januari 2022

Rekeningencommissie

afgelopen Raadsperiode (lessons learned, do’s & dont’s) of aan andere/nieuwe aandachtspunten voor de komende Raadsperiode (bijvoorbeeld nieuwe wet- en regelgeving). Verschillende actuele onderwerpen zullen ook na de verkiezingen aan de orde komen. Voor de nieuwe Rekeningencommissie wordt een overdrachtsdocument opgesteld. De commissie inventariseert de onderwerpen die daarvoor in aanmerking komen, evenals de onderwerpen voor het inwerkprogramma voor de nieuwe Rekeningencommissie. Uit de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Advies over indicatoren: voor de nieuwe raad wil de commissie een advies over indicatoren opstellen, op basis van de bevindingen uit de audits naar indicatoren in de jaarrekeningen. De bedoeling is de nieuwe raad een kader mee te geven met selectiecriteria, vereisten en randvoorwaarden. Indien na de verkiezingen wederom een duale werkgroep voor de vaststelling van indicatoren in het leven wordt geroepen, kan dit advies specifiek aan dit gremium worden gericht. De Rekeningencommissie beveelt aan dat deze werkgroep dan – naast de ambtelijke ondersteuning vanuit het college – ook een beroep kan doen op de ondersteuning van de Accountantsdienst.

▪ Onderwerpen voor overdracht en inwerkprogramma: als aanvulling op de onderwerpen voor overdracht worden als onderwerpen voor het inwerkprogramma benoemd: ▫ grondbeleid ▫ GRIP-rapportage ▫ spelregels gemeentefinanciën, bijvoorbeeld ten aanzien van technische mutaties ▫ gemeentelijke financiering (zie agendapunt H) ▫ rechtmatigheidsverantwoording, waaronder het vraagstuk rond de voorwaarden voor subsidieverstrekking versus inkoop ▫ de (her)positionering van de Accountantsdienst ▫ governance IT en informatiebeveiliging.

J. Termijnplanning De termijnplanning wordt ongewijzigd vastgesteld (RC/2022.09).

K. Rondvraag Er zijn geen vragen.

L. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 15:05 uur en kondigt aan de deuren te sluiten ten behoeve van een besloten vergadering van de Rekeningencommissie over het nieuwe format voor de GRIP-rapportage (RIS311223).

Pagina 8 van 8