RC2024.17 Notitie RC Werkwijze jaarrekeningonderzoek 2023

Rekeningencommissie Notitie Aan

:

de leden van de Rekeningencommissie

Van

:

secretariaat

Nummer

:

RC/2024.17

Datum

:

3 april 2024

Onderwerp

:

Betreft

Locatie

Werkwijze jaarrekeningonderzoek 2023 : RC-vergadering Woensdag 10 april 2024 19:30 uur, agendapunt J : commissie/perskamer (B01.15)

Voorafgaand aan ieder onderzoek naar de jaarrekening (in mei en juni) stelt de Rekeningencommissie de werkwijze hiervoor vast. De opzet van de nu voorgestelde werkwijze komt zoveel mogelijk overeen met die van voorgaande jaren. Het college heeft de raad geïnformeerd (RIS316972) dat de jaarrekening niet op de derde dinsdag in april wordt gepubliceerd zoals is voorgeschreven in artikel 3:4, eerste lid, van de verordening financieel beheer en beleid, maar anderhalve week later op vrijdag 26 april 2024.

Samenvatting: voorgestelde werkwijze op hoofdlijnen en planning A. Publicatie jaarrekening, controleverklaring en accountantsverslag niet op de derde dinsdag, maar op vierde vrijdag in april. B. Gelegenheid tot het stellen van feitelijke vragen over het accountantsverslag C. Bespreking accountantsverslag, thema’s en aandachtspunten met accountant in drie opeenvolgende vergaderingen D. Bevraging van één of meer wethouders naar aanleiding van de belangrijkste bevindingen E. Uitbrengen van het Rekeningencommissierapport met het advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening en decharge van het college. Data onderzoek naar de jaarrekening 2023

week 20 21 22 23 25

presentatie jaarrekening: vrijdag 26 april 2024 dagdeel datum onderwerp woensdagavond 15 mei 2024 programmarekening & accountantsrapport woensdagavond 22 mei 2024 programmarekening & accountantsrapport woensdagavond 29 mei 2024 programmarekening & accountantsrapport donderdagavond 06 juni 2024 bevraging wethouder(s) woensdagavond 19 juni 2024 vaststellen RC-rapport woensdag/donderdag 03/04 juli (week 27) programmarekening in commissie Bestuur donderdag 11 juli (week 28) vaststelling jaarrekening door raad

Doel van het jaarrekeningonderzoek De controlerende taak van de raad wordt voor een belangrijk deel door de Rekeningencommissie uitgevoerd. De doelstelling van het jaarrekeningonderzoek is de raad in staat te stellen zich een oordeel te vormen over het door het college gevoerde beheer en de verantwoording van het college hierover. Daartoe brengt de Rekeningencommissie een rapport aan de raad uit met: 1. de bevindingen uit het onderzoek naar de jaarrekening;

10 april 2024

2. de bevindingen uit audits, werkbesprekingen en overige onderzoeken gedurende de daaraan voorafgaande periode; 3. een advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening. Met het vaststellen van de jaarrekening door de raad wordt de leden van het college decharge verleend ten aanzien van het (financieel) beheer over het betrokken jaar.

Werkprogramma 2023-2024 Het jaarrekeningonderzoek is een prominent onderdeel van het totale werkprogramma van de Rekeningencommissie dat jaarlijks in juni wordt afgesloten met het rapport van de Rekeningencommissie. Gedurende het jaar voorafgaand aan het jaarrekeningonderzoek wordt de raad tweemaal per jaar door het college geïnformeerd over de voortgang van de begrotingsuitvoering via de 4- en 8maandsrapportages en het onderzoek van de Accountantsorganisatie daarnaar. In het najaar stuurt de accountant een boardletter aan het college en de Rekeningencommissie, waarin de belangrijkste uitkomsten van de interimcontrole zijn opgenomen. Deze boardletter is ontvangen op 6 december 2023 (RIS317304). Daarnaast ontvangt de Rekeningencommissie informatie van het college over onder meer doelmatigheidsonderzoeken, de bedrijfsvoering en de beheersing van verbonden partijen. In opdracht van de Rekeningencommissie voert de Accountantsorganisatie audits uit naar uiteenlopende aspecten van het beheer, waaronder integriteit, IT, informatieveiligheid, gegevensbescherming, financiële rechtmatigheid en specifieke processen en projecten. De aandachtspunten uit de desbetreffende rapportages en onderzoeken worden betrokken bij het jaarrekeningonderzoek en kunnen worden opgenomen in het rapport van de Rekeningencommissie.

Opzet en werkwijze onderzoek jaarrekening 2023 De Rekeningencommissie sluit in haar onderzoek aan op de door het college gehanteerde programmasturing, waarmee de presentatie van de verantwoording op vergelijkbare wijze plaatsvindt als de begroting. Het onderzoek richt zich op uiteenlopende aspecten van het gemeentelijk beheer, zoals als de kwaliteit van de (tussentijdse) verantwoording, de begrotingsbeheersing, de doelmatigheid van de bedrijfsvoering, IT, privacy en integriteit. De werkwijze van de Rekeningencommissie inzake het onderzoek naar de jaarrekening kent de volgende stappen: 1.

Het college stuurt de jaarstukken naar de raad. Dit jaar worden de jaarstukken niet op de derde dinsdag in april, maar op vrijdag 26 april 2024 naar de raad gestuurd.

2. In opdracht van de gemeenteraad voert de Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag (GAD) op onafhankelijke wijze jaarlijks de wettelijke controle uit op de gemeentelijke jaarrekening (programmarekening). De Accountantsorganisatie controleert als externe accountant de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties. 3. Indien de bevindingen van de accountant gedurende de jaarrekeningcontrole aanleiding geven te veronderstellen dat de accountantscontrole niet vóór 26 april kan worden afgerond, informeert de accountant de Rekeningencommissie hierover zo spoedig mogelijk.

Pagina 2 van 3

10 april 2024

4. De Accountantsorganisatie brengt verslag uit aan de raad van deze wettelijke controle in het accountantsverslag. In de controleverordening gemeente Den Haag 2014, artikel 3d is vastgelegd dat in het verslag van bevindingen van de accountantscontrole in ieder geval aandacht wordt besteed aan bestuurlijk relevante indicatoren/kengetallen. 5.

Rekeningencommissieleden worden in de gelegenheid gesteld feitelijke vragen in te dienen over het accountantsverslag. Voor zover mogelijk worden deze vóór de eerstvolgende commissievergadering beantwoord.

6. De Rekeningencommissie nodigt de gemeenteaccountant uit voor het geven van een toelichting op de jaarrekeningcontrole en het beantwoorden van vragen, in drie vergaderingen. 7.

Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek bepaalt de commissie welke onderwerpen in aanmerking komen voor bespreking met (enkele) leden van het college. Vervolgens bevraagt de Rekeningencommissie in een volgende vergadering de uitgenodigde collegeleden over de bestuurlijk meest relevante verbeterpunten in het beheer en de verantwoording. Collegeleden kunnen ambtelijk worden bijgestaan voor technische toelichtingen.

8. De bevindingen uit het jaarrekeningonderzoek worden vastgelegd in het rapport van de Rekeningencommissie. De bestuurlijke reacties en toezeggingen van de leden van het college op de door de commissie gesignaleerde punten worden opgenomen in het rapport, eventueel voorzien van een nawoord door de commissie. In het rapport geeft de commissie een advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening. 9. Het college wordt gevraagd een reactie op het rapport van de Rekeningencommissie aan de raad uit te brengen met een puntsgewijze beantwoording van de daarin opgenomen vragen en wensen van de commissie. Om te voldoen aan wettelijke voorschriften dient de jaarrekening vóór 15 juli door de gemeenteraad te worden vastgesteld (artikel 200 Gemw). Met het vaststellen van de jaarrekening door de raad wordt de leden van het college decharge verleend ten aanzien van het (financieel) beheer over het betrokken jaar, behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden. Verslaglegging van de vergaderingen De verslagen worden na elke vergadering zo spoedig mogelijk gepubliceerd, zo mogelijk vóór de eerstvolgende vergadering. Het rapport van de Rekeningencommissie wordt aan de hand van deze verslagen opgesteld. Toezending eindrapport Het concept-rapport wordt in de vergadering van 19 juni besproken door de commissie en vervolgens vastgesteld.

Het concept-rapport wordt in de daaraan voorafgaande week aan de leden per e-mail toegezonden.

Gevraagd besluit De Rekeningencommissie wordt gevraagd om de werkwijze voor het onderzoek naar de jaarrekening vast te stellen.

Pagina 3 van 3