RC2024.16 Toezeggingenoverzicht jrk 2022 (apr 2024)

RC/2024.16 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht april 2024

Stand van zaken betreffende Toezeggingen door het college aan de Rekeningencommissie inzake jaarrekeningonderzoek 2022 Versie: 6 (update van RIS316667) Datum: 29 maart 2024

2

Stand van zaken en aandachtspunten

PoHo2

Analyse benodigde correcties in de jaarrekening Het college erkent het belang van het terugdringen van het aantal fouten in de jaarrekening en zegt toe deze analyse uit te voeren. Voorafgaand aan de volgende jaarrekening wordt de Rekeningencommissie geïnformeerd over de uitkomsten van deze analyse over de jaarrekening 2022, en over de verbetermaatregelen die het college naar aanleiding hiervan neemt, inclusief de tijd die daarvoor nodig is.

7

Aandachtspunt bij de jaarrekening 2023.

Fin.

Prognosekracht van de begroting Het college wil onderzoeken hoe de kwaliteit en de voorspellende waarde van de begroting en de tussentijdse informatievoorziening kan worden verbeterd. In dit onderzoek neemt het college ook de vraag mee of en hoe er kan worden geanticipeerd op uitkeringen van het Rijk die laat in het jaar worden vastgesteld (taakmutaties uit de september- en decembercirculaires). Aanvullend heeft de Rekeningencommissie in haar rapport gevraagd om in dit onderzoek te kijken naar oorzaken van het niet besteden van alle beschikbare middelen en dit tevens te betrekken bij de verdere uitwerking van de contourenbrief (RIS314462).

10

In zijn schriftelijke reactie op het RC-rapport heeft het college laten weten een onderzoek hiernaar te starten. De Rekeningencommissie wordt daarna over de uitkomsten geïnformeerd (RIS316629, pag. 2). De Rekeningencommissie heeft het college per brief (RIS317631) gevraagd wanneer de uitkomsten van het onderzoek tegemoet kunnen worden gezien). Het college heeft in zijn brief van 27 februari 2024 (RIS318072) deze vraag niet beantwoord.

Fin.

Deadline

Toezegging

A

26-04-24

C

1

pag.1

Nr

Aandachtspunt bij de jaarrekening 2023.

pag/par.: pagina of paragraaf in het RC-rapport over de jaarrekening van 2022 (RIS315931) waar de desbetreffende toezegging wordt genoemd PoHo: portefeuillehouder

RC/2024.16 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht april 2024

Nr

Deadline

Toezegging

pag.1

Stand van zaken en aandachtspunten

PoHo2

H

06-03-24

Tussentijdse voortgangsinformatie MIP Het college wil dat het mogelijk is om tussentijds te rapporteren over het Meerjareninvesteringsplan (MIP) en doet dit graag in nauwe samenspraak met de raad. Het college neemt de punten van de Rekeningencommissie mee in de uitwerking van het transparanter maken van de planning & controlcyclus en in de uitwerking van de investeringsbegroting, conform de uitgangspunten zoals met de gemeenteraad gedeeld in de contourenbrief actualisatie financieel beleid (RIS314462).

14

Aandachtspunt bij de jaarrekening 2023.

Fin.

I

21-09-23

Betrouwbaarheid van indicatoren De Rekeningencommissie heeft de wethouder Financiën, Cultuur & Economie gevraagd naar haar standpunt over de waarnemingen in het rapport over indicatoren (RIS315569). Het college gaat hier graag met de Rekeningencommissie over in gesprek en zal voor het einde van de zomer met de gevraagde schriftelijke reactie op het volledige rapport komen.

16

In zijn schriftelijke reactie op het RC-rapport is het college ingegaam op de vragen over indicatoren (RIS316629, pag. 2) en heeft per brief (RIS318072) laten weten dat met ingang van de komende begroting de streefwaarden van de beleidsindicatoren voor het jaar waarop ze betrekking hebben niet meer aangepast zullen worden.

Fin.

Aandachtspunt bij de jaarrekening 2024.

J

01-05-24

Grondexploitaties: begroten van onvoorziene kosten De Rekeningencommissie wil dat in de Verordening beheersregels grondexploitatie en strategisch bezit, gemeente Den Haag 2018 wordt opgenomen dat geen posten zonder onderbouwing of berekening op een grondexploitatieproject mogen worden begroot, zoals bijvoorbeeld een stelpost voor onvoorziene kosten. Omdat onvoorziene kosten zich in de praktijk voordoen wil het college deze stelpost wel blijven hanteren in een grondexploitatiebegroting. Omdat dit vraagstuk zich ook bij andere gemeenten voordoet, heeft de wethouder desgevraagd toegezegd ook na te gaan hoe andere gemeenten hiermee omgaan en een voorstel voor aanpassing van de verordening aan de commissie voor te leggen.

20

Te betrekken bij de behandeling van grondexploitaties in de gezamenlijke werkbespreking met de commissie Ruimte op 29 mei 2024.

VWZ

RC/2024.16 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht april 2024

Nr

Deadline

Toezegging

pag.1

Stand van zaken en aandachtspunten

PoHo2

K

01-05-24

Grondexploitaties: bijdragen aan fondsen/reserves De wethouder heeft toegezegd de grondexploitaties te gaan controleren op eventuele afdrachten aan fondsen of reserves, zoals bijvoorbeeld het genoemde verstratingsfonds. Deze worden dan uit de grondexploitatiebegroting gehaald om ervoor te zorgen dat voldaan wordt aan het BBV. Het lijkt het college dan niet nodig om ook de verordening op dit punt aan te passen.

21

Te betrekken bij de behandeling van grondexploitaties in de gezamenlijke werkbespreking met de commissie Ruimte op 29 mei 2024 of in het jaarrekeningonderzoek 2023.

VWZ

L

01-05-24

Grondexploitaties: uitsluitend begroten van toerekenbare kosten De wethouder is bereid te onderzoeken hoe andere gemeenten hiermee omgaan. Hij begrijpt de zorg van de Rekeningencommissie over een mogelijk verminderde transparantie als gevolg van het in grondexploitaties tevens opnemen van aanvullende werkzaamheden met al dan niet daarmee gepaard gaande risico’s. De wethouder neemt dit als aandachtspunt mee in de uitwerking van het voor te leggen voorstel voor de aanpassing van de verordening.

21

Te betrekken bij de behandeling van de te wijzigen verordening voor grondexploitaties.

VWZ

M

01-05-24

Grondexploitaties: investeringen in de openbare ruimte (PPTcriteria) De wethouder heeft toegezegd in de verordening op te nemen dat bij de vaststelling en actualisatie van een project inzichtelijk wordt gemaakt hoe met de PPT-criteria wordt omgegaan, zodat voortaan bij het openen en het herzien van een grondexploitatie de kwantificering van de PPTcriteria zo concreet mogelijk wordt gemaakt. Voor wat betreft het in de verordening onderbouwen van de kwantificering van het begrip ‘aanzienlijk hoger’ voor het volledig toerekenen van een investering aan een grondexploitatie heeft de wethouder voorgesteld om dit bij het voorstel voor de nieuwe verordening nader uit te werken. Daarbij zal dan ook inzichtelijk worden gemaakt hoe andere gemeenten daar mee omgaan.

22

Te betrekken bij de behandeling van de te wijzigen verordening voor grondexploitaties.

VWZ

RC/2024.16 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht april 2024

Nr

Deadline

Toezegging

pag.1

Stand van zaken en aandachtspunten

PoHo2

N

01-05-24

Grondexploitaties: frequentie MPG De wethouder is graag bereid om gezamenlijk met de Rekeningencommissie en de commissie Ruimte te bekijken hoe de MPG beter afgestemd kan worden op de informatiebehoefte van de raad. Het college stelt voor om de MPG voortaan elk jaar bij de jaarrekening uit te brengen, met een beknopte update bij de begroting. Desgevraagd heeft de wethouder bevestigd dat bij de jaarrekening 2022 geen MPG is uitgebracht; deze komt bij de begroting.

22

Te betrekken bij een gezamenlijke werkbespreking met de commissie Ruimte op 29 mei 2024

VWZ

O

01-05-24

Grondexploitaties: informatievoorziening aan de raad De wethouder onderschrijft dat stukken zelfstandig leesbaar moeten zijn en de raad in staat moeten stellen om indien gewenst bij te sturen. Hij heeft toegezegd de wensen van de Rekeningencommissie in beraad te nemen en is graag bereid om na het uitbrengen van de ontwerpbegroting met de Rekeningencommissie en de commissie Ruimte nader af te stemmen hoe het college beter aan de informatiebehoefte van de raad kan voldoen, om daarmee ook de bewustwording te kunnen vergroten. De uitkomsten van deze gedachtewisseling wil de wethouder betrekken bij het daarna uit te brengen voorstel voor de aanpassing van de verordening.

23

Te betrekken bij een gezamenlijke werkbespreking met de commissie Ruimte op 29 mei 2024.

VWZ

RC/2024.16 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht april 2024

Aanvullende toezegging van het college (RIS316629) in de reactie op het RC-rapport

3

Nr

Deadline

Toezegging

pag.3

Stand van zaken en aandachtspunten

9a

31-12-‘23

Informatievoorziening IT-ontwikkelingen: de ontwikkelingen binnen het ITdomein hebben een breed spectrum. In de vorige collegeperiode werd hierover periodiek gerapporteerd. De Rekeningencommissie blijft behoefte houden aan een systematische informatievoorziening over de voortgang hierin en over de gesignaleerde risico’s. Het college is gevraagd hoe hierin wordt voorzien. In de vorige collegeperiode zijn er uitvoeringsagenda’s aangeboden over de visie op digitalisering en dienstverlening, met daarbij een duiding van het afgelopen jaar. Het college heeft toegezegd dat dit een vervolg krijgt in de vorm van een nieuwe visie op dienstverlening en ook vanuit digitalisering komt er een vervolg. Daarnaast wordt er nog een evaluatie van het masterplan IT gedeeld eind 2023. Bovendien zal de commissie periodiek op de hoogte worden gehouden via het delen van de bestaande 4-maandsrapportage rond informatiebeleid.

29

Te betrekken bij de werkbespreking met de CIO op 6 maart 2024 (AFGEDAAN).

10a

01-06-‘24

Naleving Wet open overheid: naar aanleiding van de nieuwe Wet open overheid worden nu bij het Rijk volledige beslisnota’s geopenbaard, inclusief alle afwegingen die voorafgegaan zijn aan het uiteindelijke besluit. De gemeente Den Haag lijkt nog niet zover te zijn. De Rekeningencommissie wil meer inzicht in de onderdelen waarin de gemeente Den Haag nog niet Woo-compliant is, onder meer voor wat betreft het volledig publiceren van beslisinformatie. Het college heeft toegezegd de voortgang op de Wet open overheid mee te nemen in de 4-maandsrapportage.

29

Te betrekken bij de werkbespreking met de CIO op 6 maart 2024 (AFGEDAAN).

14a

06-03-‘24

Dashboard datastrategie: de Rekeningencommissie heeft het college gevraagd inzicht te verschaffen in de sturing op KPI’s uit de datastrategie door middel van een dashboard, op te nemen in de bestaande rapportagecycli. Het college heeft laten weten dat er wordt gewerkt aan sturing op kritische prestatie-

31

Te betrekken bij de werkbespreking met de CIO op 6 maart 2024 (AFGEDAAN).

pag/par.: pagina of paragraaf in het RC-rapport over de jaarrekening van 2022 (RIS315931) waar de desbetreffende toezegging wordt genoemd

RC/2024.16 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht april 2024

Aanvullende toezegging van het college (RIS316629) in de reactie op het RC-rapport

Nr

Deadline

pag.3

Stand van zaken en aandachtspunten

Verbonden partijen, aanbevelingen audit Accountantsorganisatie: het college kan aansluiten bij de aanbevelingen van de audit Accountantsdienst inzake de rol van de raad bij verbonden partijen (RIS313989). Het op 10 februari 2022 vastgestelde beleidskader wordt geactualiseerd (RIS313870). Daarbij zijn de eerdere focuspunten gehandhaafd en niet inhoudelijk gewijzigd. De wijzigingen richten zich op: ▫ verduidelijken rollen van raad en college bij aangaan en afstoten van verbonden partijen; ▫ verwerkingen wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) per 1 juli 2022; ▫ visualisaties in het beleidskader ter bevordering van de leesbaarheid. Deze actualisatie bevindt zich in de afrondende fase en zal binnenkort aan de raad worden voorgelegd ter vaststelling.”.

33

De Rekeningencommissie heeft het college per brief (RIS317631) gevraagd wanneer het geactualiseerd beleidskader naar de Rekeningencommissie wordt gestuurd.

Naleving art. 213a GemW inz. doelmatigheidsonderzoeken: de Rekeningencommissie wil weten wanneer een nieuw programma voor doelmatigheidsonderzoeken tegemoet kan worden gezien. Het onderzoeksprogramma 2023 wordt naar verwachting in september ter vaststelling aan het college voorgelegd. Na vaststelling zal de raad worden geïnformeerd over het programma.

34

Toezegging

indicatoren (kpi’s) uit de datastrategie in een dashboard en toegezegd dat wanneer dit dashboard klaar is het zal dit worden meegenomen in de bestaande rapportagecycli. De CIO zal hiervoor een voorstel doen bij de hierboven genoemde werkbespreking.

19a

21a

31-12-‘23

30-09-‘23

Het college heeft per brief (RIS318072) laten weten dat het geactualiseerde beleidskader inmiddels naar de raad is gestuurd. Het geactualiseerde beleidskader is op 12 maart 2024 door de raad ontvangen en geagendeerd in de Rekeningencommissie-vergadering van 10 april 2024.

Het programma voor doelmatigheidsonderzoeken is op 13 februari 2024 door het college vastgesteld. Dit is geagendeerd in de Rekeningencommissievergadering van 6 maart 2024. Aandachtspunt bij de jaarrekening 2023.

RC/2024.16 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht april 2024

Aanvullende toezegging van het college (RIS316629) in de reactie op het RC-rapport

Nr

Deadline

23a

?

Toezegging

pag.3

Stand van zaken en aandachtspunten

Sociaal domein, voortgangsrapportages kostenbeheersing: de huidige ontwikkelingen en de zichtbare verbeteringen vormen aanleiding om de intensiteit van rapporteren af te schalen. De Rekeningencommissie wil de verantwoording over Wmo en jeugdhulp ook anders inrichten. Bij voorkeur wordt daarbij aangesloten bij bestaande rapportages. Het college heeft toegezegd een voorstel uit te werken voor een nieuwe rapportagevorm en deze voor te leggen aan de Rekeningencommissie

35

De Rekeningencommissie heeft het college per brief (RIS317631) gevraagd wanneer dit voorstel naar de Rekeningencommissie wordt gestuurd. De reactie van het college (RIS318072) wil de Rekeningencommissie betrekken bij het jaarrekeningonderzoek 2023.

RC/2024.16 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht april 2024

Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd

Nr

Onderwerp

paga

Antwoord college (RIS316629)

1

Jaarrekeningresultaten door niet uitgevoerde werkzaamheden: in de raadsperiode 2014-2018 heeft het college op aandringen van de Rekeningencommissie ingezet op het terugdringen van onderbestedingen die onder meer voortkwamen uit het niet (tijdig) uitvoeren van begrote werkzaamheden (bijvoorbeeld door middel van overcommitteren). De Rekeningencommissie vraagt het college in het onderzoek naar de prognosekracht van de begroting te kijken naar oorzaken van het niet besteden van alle beschikbare middelen en dit tevens te betrekken bij de verdere uitwerking van de contourenbrief (RIS314462).

10

Het college heeft laten weten een onderzoek hiernaar te starten waarover de commissie na afloop wordt geïnformeerd.

6

Te wijzigen verordening voor grondexploitaties: de Rekeningencommissie vraagt het college de toegezegde wijzigingen in de huidige Verordening beheersregels grondexploitatie en strategisch bezit, gemeente Den Haag 2018 nog dit kalenderjaar aan de Rekeningencommissie voor te leggen.

22

De Rekeningencommissie heeft het college per brief (RIS317631) gevraagd te reageren op dit verzoek. Het college heeft per brief (RIS318072) laten weten dat bekend was dat de commissie BBV werkte aan een nieuwe Notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken. Het was daarom niet doelmatig om een nieuwe gemeentelijke verordening vast te stellen, als deze achterhaald zou kunnen zijn op het moment dat de commissie haar nieuwe notitie bekend maakte. Er is daarom gewacht op de notitie, welke op 5 december 2023 bekend gemaakt is. In 2024 zal het college een aangepaste verordening, conform de nieuwe notitie, aanbieden.

RC/2024.16 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht april 2024

Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd

Nr

Onderwerp

paga

Antwoord college (RIS316629)

20

Aanscherping beleidskader verbonden partijen: de Rekeningencommissie verzoekt het college in het beleidskader de evaluatie/risicoanalyse van verbonden partijen apart te beschrijven en te concretiseren voor de verschillende fasen: oprichting, uitvoering, evaluatie- en heroverwegingsfase/afstoten (zie bijvoorbeeld de gemeente Westerveld, pag. 15/16 Nota verbonden partijen).

33

“In principe geldt het in het beleidskader verbonden partijen opgenomen toetsingskader als een kwalitatieve basis voor het aangaan, afstoten, maar ook evalueren van verbonden partijen. Overigens heeft de raad al middelen om grip te houden op de inrichting van de risicobeheersing. Via de jaarlijkse P&C-cyclus van begroting, jaarrekening en jaarrapportage verbonden partijen worden de risico’s gemonitord en kan indien nodig worden bijgestuurd. Ook worden in het beleidskader verbonden partijen reeds de verschillende fasen van een verbonden partij uiteengezet zoals het aangaan en afstoten van een verbonden partij in hoofdstuk 3. Bij deze uiteenzetting wordt de verschillende analyses per fase meer concreet toegelicht zoals het op stellen van een businesscase inclusief inkomsten, uitgaven, risico’s en de maatschappelijke effecten tijdens de onderzoeksfase of het opstellen van de exit-strategie inclusief risico’s tijdens uitwerkingsfase. Daarnaast wordt bij de periodieke evaluatie van alle verbonden partijen (eens per 4 jaar) op basis van het toetsingskader aandacht besteed aan risicobeheersing van verbonden partijen. Zo was in de evaluatie van 2022 als expliciete vraag t.a.v. alle verbonden partijen opgenomen: “Staan de (financiële) risico’s t.a.v.

de verbonden partij (nog steeds) in redelijke verhouding tot de te dienen publieke belangen?” Op basis van de concrete uitkomsten van de diverse analyses en hiervoor beschreven rapportages daarover wordt én kan maatwerk worden toegepast in het toezicht(-arrangement) als een specifieke situatie daarom vraagt. Bij de actualisatie van het beleidskader verbonden partijen wordt de rol van de raad en het college bij de cycli van begroting en jaarrekening van de gemeenschappelijke regelingen die aan Den Haag verbonden zijn aangescherpt, conform de gewijzigde wet Gemeenschappelijke regelingen en het in instrumentarium dat deze gewijzigde wet hiervoor biedt. Ook zal er een lijst met aandachtpunten worden opgenomen van specifieke zaken die in de betreffende gemeenschappelijke regeling worden vastgelegd ter behartiging van de publieke en financiële belangen van de gemeente. Verder zal in de actualisatie van het beleidskader bij de uiteenzetting van de verschillende fasen, daar waar nodig, de benodigde analyses verder worden toegelicht en geconcretiseerd.” (Te betrekken bij de behandeling van het geactualiseerde beleidskader Verbonden Partijen)