RC-verslag 7 juli 2021 RIS309908

Rekeningencommissie RIS309908

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 7 juli 2021

Aanwezig:

de voorzitter, de heer D. Scheper; mevrouw L. Arp, de heren B. Aydin, P. Bos, M. De Vuyst, C. Pluimgraaff en R. Sluijs, allen lid RC; secretariaat RC: J. van Duijn. bij agendapunt B: B.1. de wethouder EID, mevrouw S. Bruines, B.2. de wethouder WWW, de heer M. Balster, B.3. de wethouder FS, de heer A. Mulder.

Afwezig:

F. de Graaf (m.k.).

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 18:00 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

B. Bevraging wethouders (RIS309348, RIS309362 en RIS309349) Voorafgaand aan de bevraging geeft de voorzitter van de Rekeningencommissie een toelichting op de procedure van bevraging van de wethouders. Hij vermeldt daarbij onder meer dat de uitspraken van de wethouder worden beschouwd als bestuurlijke toezeggingen. Deze worden aan het rapport van de commissie toegevoegd. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt dat zal worden afgestemd met de wethouder.

B.1.

Wethouder Economie, Internationaal & Dienstverlening

1.

Verbeterplannen

Het college heeft bekend gemaakt een bredere verkenning via ketenanalyses te willen doen, gericht op het onderbrengen van taakvelden bij de nieuw opgerichte dienst Bedrijfsvoering. Hierbij zijn alle ketens (inclusief kaderstelling) betrokken, inclusief de onderdelen/taakvelden die eerder onderwerp van gesprek zijn geweest bij de bundeling van de bedrijfsvoering en die zijn doorgeschoven in de tijd (RIS306596). Daarnaast zijn de afgelopen twee jaar plannen naar de raad gestuurd voor digitalisering en dienstverlening (RIS305093) en voor verbetering van de integriteit binnen de organisatie (RIS302520, RIS304424). Vanuit de portefeuille van de wethouder Financiën is recent gestart met het programma Verbetering Beheersorganisatie (RIS305828, RIS308052) en zijn er andere

Verslag RC-vergadering 7 juli 2021

Rekeningencommissie

initiatieven ter versterking van de interne beheersing, zoals het project voor de mandaatregeling, de vorming van één financiële administratie en de verbetering van de projectbeheersing bij de dienst Stedelijke Ontwikkeling. Parallel hieraan hebben zich relatief veel wijzigingen in de ambtelijke top voorgedaan, die deels weer samenhingen met de verbeterplannen. Mede met het oog op de gevolgen voor het financieel beheer wil de Rekeningencommissie de voortgang in de uitvoering van (het collectief van) deze plannen kunnen monitoren. Zowel de voorgenomen wijze van uitvoering van de verbeterplannen als de combinatie van meerdere verbeterplannen tegelijk, leiden bij de Rekeningencommissie tot enkele vragen. 1. Inzicht in voortgang verbeterplannen: de samenloop van meerdere verbetertrajecten en reorganisaties tegelijkertijd, in combinatie met de nog zichtbaar benodigde gewenning aan recente reorganisaties, maakt het voor de Rekeningencommissie niet eenvoudig zich een beeld te vormen van de voortgang van verbeterplannen. In meerdere gevallen is de uitvoering van een verbeterplan reeds gestart voordat het plan gereed was, zonder dat daaraan een duidelijk of volledig tijdpad was verbonden of waarbij het uiteindelijk te bereiken resultaat nog niet vaststond.

De nieuwe dienst Bedrijfsvoering is dit jaar van start gegaan terwijl nog niet alle uitkomsten van de ketenanalyses betreffende de bedrijfsvoering bekend waren. Onderdeel van de nieuwe dienst Bedrijfsvoering is de tijdelijke organisatie Informatisering & Automatisering, die eveneens van start is gegaan voordat een definitief plan bestond over de inrichting van de uiteindelijke organisatie. De Rekeningencommissie wil weten hoe het college stuurt op een reorganisatie waarvoor het plan (deels) nog niet gereed is of zelf ook nog aan wijzigingen onderhevig kan zijn. Hoe en wanneer bepaalt het college de te behalen resultaten? Wanneer beschouwt het college de reorganisatie(s) als een succes? Wat zijn daarvoor de criteria en wat is het tijdpad? De wethouder EID: De wethouder EID benadrukt dat een ingrijpende verandering gaande is van een zeer verkokerde organisatie naar een concernaanpak waarin de gezamenlijkheid een belangrijke rol speelt. Dit is met name van belang omdat de huidige vraagstukken minder eenduidig zijn dan vroeger. Daarom krijgt het gemeentelijk managementteam een belangrijkere rol; dit team is met de vervulling van enkele vacatures nu zo goed als compleet. Voor de bedrijfsvoering betekent het dat er steeds meer dingen zijn die gemeentebreed aangepakt worden. Dit betreft de verbeterplannen, maar tegelijkertijd ook bezuinigingen.

In haar vorige gesprek met de Rekeningencommissie op 8 oktober 2020 heeft de wethouder het belang aangegeven van het blijven investeren in de bedrijfsvoering. Per 1 januari van dit jaar is de nieuwe dienst Bedrijfsvoering van start gegaan met aan het hoofd een gemotiveerde en ervaren directeur. De dienst is een gelijkwaardige dienst tussen de overige gemeentelijke diensten en heeft daarmee de volwaardige positie die het verdient en nodig heeft. De dienst kan daarmee doorgroeien naar een effectieve en efficiënte dienstverlening door het versterken van de genoemde samenhang, het ontwikkelen van de vakgebieden en het stimuleren van innovaties die nodig zijn. De wethouder heeft in de vorige bespreking toegezegd dat de directeur van de nieuwe dienst Bedrijfsvoering een toelichting zou geven op de nadere besluitvorming over de scope en inrichting van de doorontwikkeling van de dienst. Pagina 2 van 14

Verslag RC-vergadering 7 juli 2021

Rekeningencommissie

Naar verwachting is na de zomer het medezeggenschapstraject over de doorontwikkeling van de dienst afgerond. In de genoemde werkbespreking zouden ook de nu gestelde vragen aan de orde komen voor wat betreft de sturing op de organisatie. De wethouder zegt toe dat de algemeen directeur van de dienst Bedrijfsvoering de Rekeningencommissie desgewenst ook het komende jaar over de voortgang zal informeren. De doorontwikkeling van de bedrijfsvoering zal een continu proces blijven. Het is niet zo dat het college een blauwdruk heeft waarmee bepaald wordt wanneer het ‘af’ is. Belangrijk hierin zijn een goede financiële huishouding en het blijven investeren in het versterken en moderniseren van de bedrijfsvoering. Daarbij gaat het om transactieverwerking, het contractenregister voor inkoop en het te stroomlijnen proces tot betalen. Deze reorganisatie is een succes als in ieder geval de opgedragen taken, zoals de business cases en de ketenanalyses, op een goede manier bij elkaar komen. Bij de ketenanalyses gaat het erom dat de verschillende ketens, die nu door verschillende diensten heen lopen, goed aansluiten bij één proces. Gekeken wordt waar verbeteringen kunnen plaatsvinden. De ketenanalyses betreffen onder andere de financiële organisatie en ICT. De wethouder spreekt elke twee weken met de directeur over de lopende zaken. Afgesproken is dat het college regelmatig wordt bijgepraat.

Dit is de manier waarop het college stuurt en geïnformeerd wordt. De wethouder beaamt dat het de vraag is wanneer het klaar is. Op het moment dat de huidige verbeterplannen worden afgesloten zullen wellicht ook weer nieuwe verbeteringen nodig zijn. De organisatie is en blijft in ontwikkeling, dat is ook noodzakelijk. De nieuwe dienst is nu opgericht in een tijdelijke organisatie. De planning is dat over een jaar een aantal dingen zijn afgerond. Ook dan zal het college door blijven gaan met de investeringen en nieuwe aanpakken die nodig zijn. De dienst Bedrijfsvoering is de dienst binnen de organisatie die alles mogelijk maakt. Er liggen nog een aantal vraagstukken, bijvoorbeeld over interne verrekeningen tussen de gemeentelijke diensten. De wethouder ervaart dit als ingewikkelde materie, waarbij men erop beducht moet zijn dat interne tarieven niet tot ongewenste prikkels binnen de organisatie leiden. Dit is nu geen onderdeel van de verbeterplannen. De wethouder beschouwt dit als een nieuw vraagstuk, mogelijk voor een nieuwe collegeperiode. Na de zomer is het medezeggenschapstraject afgerond, waarna de uitkomsten daarvan worden verwerkt. De wethouder zegt toe de Rekeningencommissie dan te informeren over wat dit betekent voor de scope van de reorganisatie en wanneer de zaken die zijn voorbereid zullen zijn afgerond.

Ze benadrukt dat het college nog niet klaar is als de nieuwe dienst volledig functioneert. Zo zijn er nog grote ontwikkelingen op het gebied van IT en automatisering waarop mogelijk nog wijzigingen in de bedrijfsvoering plaatsvinden. Na een aantal reorganisaties zijn grote stappen gezet in het bij elkaar brengen daarvan. Dit moet nu worden afgerond. De wethouder zegt toe een overzicht te verstrekken van de actuele stand van zaken rond de inrichting van de dienst Bedrijfsvoering en de realisatie van de business cases. 2. Verbeteringen versus bezuinigingen: naast de plannen ter verbetering van de interne beheersing, de doelmatigheid, de bedrijfsvoering, de digitalisering en de Pagina 3 van 14

Verslag RC-vergadering 7 juli 2021

Rekeningencommissie

integriteit, waren er reeds plannen voor bezuinigingen op de kosten voor overhead (de zogenoemde business cases). Dit maakt de uitvoering van reorganisaties complexer en legt een grote druk op het ambtelijk apparaat. De in de business cases beoogde besparingen zouden reeds in het nu lopende jaar zichtbaar moeten worden in de begrotingsuitvoering. De Rekeningencommissie vraagt het college toe te lichten hoe verbeteringen én bezuinigingen met elkaar in lijn worden gebracht en in hoeverre de geraamde besparingen worden gerealiseerd. De wethouder EID: De wethouder EID geeft aan dat spanning kan bestaan tussen verbeteringen en bezuinigingen, want het is heel veel tegelijk. Een effectievere en efficiëntere bedrijfsvoering kan met besparingen samengaan, maar wel tot een bepaalde grens. Soms vergt het investeringen vooraf. Zo levert het IT-masterplan op de lange termijn structurele bezuinigingen op, waarvoor eerst extra geïnvesteerd moet worden. Voor de toekomst zijn er nog andere onderwerpen betreffende de gedeeltelijke automatisering van een aantal handelingen en de internal audit in het kader van het verbeteren van de beheersorganisatie. Voor de gehele gemeentelijke organisatie is een structurele efficiencybezuiniging geraamd. Dit is in 2018 in het coalitieakkoord afgesproken. Vanaf 2020 zijn er nieuwe bezuinigingen in de begrotingen opgenomen.

Er zijn meerdere business cases gestart, zoals het samenvoegen van 14 financiële administraties, het terugbrengen van het aantal IT-systemen en het besparen op huisvesting, bijvoorbeeld door meer thuiswerken. Van de negen business cases zijn er vijf afgerond. De laatste vier worden dit jaar of volgend jaar afgerond. Per 1 januari was € 12 miljoen van de taakstelling gerealiseerd, conform de planning. De business cases leveren niet alleen besparingen op, maar brengen ook verbetering met zich mee in het eenduidiger werken. Door de bundeling van dienstadministraties naar één financiële administratie is er een veel beter integraal overzicht. De digitalisering van de poststroom versnelt de correspondentie en geeft burgers inzicht in de afhandeling van hun brieven. Zo wordt geprobeerd bezuinigingen gepaard te laten gaan met de verbetering van de eigen bedrijfsvoering. Dit heeft best wat voeten in de aarde. Zo zijn voor de gebundelde financiële administratie veel wijzigingen in de organisatie en in protocollen nodig. De voortgang van de uitgewerkte business cases wordt door middel van periodieke interne rapportages bewaakt. 3. Samenhang verbeterplannen: daarnaast heeft de commissie aandacht gevraagd voor de samenhang tussen verschillende verbeterplannen, met name voor wat betreft integriteit.

Mede naar aanleiding van ernstige incidenten van fraude en verduistering is veel aandacht voor integriteit. Preventie van dergelijke incidenten hangt voor een belangrijk deel af van de checks & balances in de interne beheersing. De Rekeningencommissie benadrukt dat de kwaliteit van de interne beheersing een kritieke factor is in integriteitsbeleid, in het bijzonder bij fraudepreventie. De Rekeningencommissie heeft het college gevraagd de aanscherping van de interne beheersing een integraal onderdeel te laten zijn van het integriteitsbeleid én hieraan prioriteit te geven. In dit verband heeft de commissie gevraagd om een structureel uit te voeren frauderisicoanalyse, aangevuld met systematisch uit te voeren controlewerkzaamheden op fraude door eigen medewerkers. Voorts wil de Rekeningencommissie inzicht krijgen in de uitkomsten van de analyses van recente fraudegevallen, voorzien van een uiteenzetting van de door het college getroffen

Pagina 4 van 14

Verslag RC-vergadering 7 juli 2021

Rekeningencommissie

maatregelen. De wethouder EID: De wethouder EID wil onderscheid maken tussen fraudezaken en overige integriteitskwesties, die geen betrekking hoeven te hebben op financiële malversaties. Naar aanleiding van de omvangrijke verduistering van contant geld voor een wisselautomaat is geanalyseerd hoe dit kon gebeuren. Hier heeft de accountant bij geholpen. Vervolgens is gekeken hoe het risico kan worden beperkt. Onderzocht is of de protocollen op orde waren en of deze worden gehandhaafd. Aan het incident zitten zowel cultuuraspecten als protocollaire aspecten. Sommige protocollaire aspecten zijn aangescherpt. Een belangrijk punt van gesprek met de dienst was het in beeld krijgen van de cultuuraspecten, de werkwijze en hoe daarop werd gestuurd. Daaruit kwam een omvangrijke lijst met verbeterpunten voort waarmee de dienst aan de slag is gegaan. Vanwege de gedetailleerdheid hiervan wordt dit niet op collegeniveau besloten. De Rekeningencommissie is van mening dat de verbeterplannen voor onder meer fraudepreventie op onderdelen onvoldoende concreet zijn, bijvoorbeeld voor wat betreft eigenaarschap. De wethouder vindt het lastig om daarop te antwoorden.

Zo had de kwestie DSO te maken met de inrichting van de dienst, waar een aantal aspecten al in gang waren gezet en een aantal dingen versneld zijn doorgevoerd, zoals het uit elkaar halen van verschillende verantwoordelijkheden voor projecten en grondzaken. Deze maatregelen waren naar de mening van de wethouder helder. Andere zaken raken meer aan de algehele checks & balances binnen de organisatie waarvoor het verbeterplan voor beheersorganisatie is geïnitieerd. De wethouder EID verwijst daarvoor naar de wethouder FS. Als de beheersorganisatie goed functioneert helpt dit fraude te voorkomen. De borging van de naleving ervan wordt binnen de gemeente breed gedragen. Er zijn implementatieplannen gemaakt voor bijvoorbeeld extra training van mensen over hoe zij met elkaar het gesprek voeren over of het nog goed gaat. In de protocollen wordt vastgelegd wie waar op controleert. Naar aanleiding van incidenten is naar voren gekomen dat preventie heel belangrijk is. Dit raakt weer aan personeelsbeleid: hoe spreek je met mensen over melden en elkaar aanspreken? Men moet terecht kunnen bij leidinggevenden en vertrouwenspersonen. Het integriteitsbeleid moet daarbij gelijk oplopen met de interne beheersing. Een eerste frauderisicoanalyse is nu in uitvoering als onderdeel van het programma ter verbetering van de beheersorganisatie.

Deze is aan het einde van het derde kwartaal van 2021 afgerond. De wethouder zegt toe de Rekeningencommissie te informeren over de uitkomsten van de analyses van recente fraudegevallen, voorzien van een uiteenzetting van de door het college getroffen maatregelen. Voor toezeggingen over de verbetering van de interne beheersing verwijst de wethouder EID naar de wethouder FS.

Pagina 5 van 14

Verslag RC-vergadering 7 juli 2021

B.2.

Rekeningencommissie

Wethouder Wonen, Wijken & Welzijn

In 2019 is een notitie verschenen van de NBA-Sectorcommissie Decentrale Overheden (SDO) over de controle op aanbestedingsrechtmatigheid, waarin specifiek wordt gewezen op het risico dat een door de gemeente verstrekte subsidie mogelijk als overheidsopdracht kwalificeert die ten onrechte niet is aanbesteed (SDO-notitie aanbestedingen). De accountant heeft de door de gemeente verstrekte subsidies in haar controle hierop getoetst. Hieruit is naar voren gekomen dat voor subsidies verstrekt in het kader van het welzijnsbeleid met een omvang van € 52,7 miljoen het onzeker is of deze daadwerkelijk als subsidies kunnen worden aangemerkt, dan wel of deze als overheidsopdrachten moeten worden gezien. Aan deze subsidies aan welzijnsinstellingen zijn namelijk nadere voorwaarden verbonden. Wanneer aan de verstrekking van gelden nadere voorwaarden zijn verbonden kan sprake zijn van een overheidsopdracht die aanbesteed had moeten worden. In de huidige Kadernota subsidiebeleid Den Haag 2020-2023 is geen afwegingskader opgenomen op basis van het aanbestedingsrecht. Naar aanleiding van de accountantscontrole heeft het college in een addendum op de jaarrekening deze onzekerheid toegelicht in een aanvullende tekst bij onderdeel 4.11 (niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen, pag. 458) in bijlage 2A1 (RIS308436, pag. 19).

Vooralsnog gaat het college ervan uit dat de subsidies aan welzijnsinstellingen waaraan voorwaarden zijn verbonden terecht als subsidies zijn verstrekt en niet als overheidsopdracht gezien hoeven te worden. Wel kondigt het college aan dit aandachtspunt nader te zullen bezien, ook voor wat betreft de beleidsmatige en financiële consequenties. Het onderscheid tussen subsidie of (aanbestedingsplichtige) overheidsopdracht is voor de Rekeningencommissie meer dan een boekhoudkundig vraagstuk. Het gaat er ook om of overheidsgeld in het belang van de desbetreffende burgers doeltreffend, doelmatig en transparant wordt besteed. Indien de facto sprake is van een overheidsopdracht is een subsidie aan een welzijnsinstelling mogelijk niet het geëigende instrument vanwege onder meer de geringe mogelijkheden om nakoming te bewerkstelligen. In deze context vraagt de Rekeningencommissie het college om voor de verstrekking van subsidies een afwegingskader te maken waarmee het onderscheid tussen subsidies en inkoop aan de hand van criteria kan worden bepaald en om dit vast te leggen in het gemeentebrede subsidiebeleid. De commissie heeft gevraagd om voor het thans als subsidie verstrekte geld voor welzijnswerk te onderzoeken of de classificatie subsidie op basis van dit afwegingskader kan worden onderbouwd.

Tevens heeft de commissie het college gevraagd dit ook te onderzoeken voor andere subsidies waaraan nadere voorwaarden zijn verbonden. Uiteraard verwacht de commissie dat vervolgens bij de toekenning van toekomstige subsidies aan de hand van dit afwegingskader eerst wordt onderzocht of aan de criteria wordt voldaan, dat daarvan adequate vastlegging plaatsvindt en dat de naleving periodiek wordt gecontroleerd. De Rekeningencommissie wil dat de bestaande onduidelijkheid bij de eerstvolgende programmarekening is opgelost en heeft het college daarom gevraagd het afwegingskader en het te verrichten onderzoek vóór het einde van 2021 gereed te hebben. Daarmee kan mede worden voorkomen dat subsidies voor welzijnswerk bij de komende accountantscontrole als onzekerheid voor de financiële rechtmatigheid worden beoordeeld. Pagina 6 van 14

Verslag RC-vergadering 7 juli 2021

Rekeningencommissie

De wethouder Wonen, Wijken & Welzijn: De wethouder WWW merkt op dat de onzekerheid van € 52,7 miljoen rond subsidieverstrekking betrekking heeft op subsidies die slechts voor een deel binnen zijn portefeuille vallen. Voor de verstrekking van subsidies hanteert het college de Kadernota subsidiebeleid Den Haag 2020-2023. Onderdeel van deze kadernota is een afwegingskader waarin 14 criteria zijn opgenomen op basis waarvan wordt getoetst of sprake is van een subsidie of van een overheidsopdracht. De wethouder merkt op dat het gehanteerde kader voor subsidieverstrekking de afgelopen jaren niet is gewijzigd. Naar aanleiding van de bevinding van de gemeenteaccountant wil het college onderzoeken of het bestaande kader volstaat en of dit een verstandige en zuivere afweging oplevert. De wethouder zegt toe om samen met de wethouder Financiën te onderzoeken of het bestaande kader de juiste afweging oplevert, ook voor wat betreft de afdwingbaarheid van de beoogde beleidsuitkomsten. Dit moet zo objectiveerbaar mogelijk zijn. De Rekeningencommissie wordt aan het einde van 2021 over deze afwegingen en de onderbouwing hiervan geïnformeerd. Op dit moment is het college bezig het welzijnsbeleid te herijken en de wethouder wil daarin de bestaande subsidiëring van welzijnsinstellingen betrekken. Daarbij wordt ook gekeken of bestaande subsidies (nog) voldoen aan het vigerende subsidiekader.

De wethouder verwacht niet dat dit tot andere (principiële) keuzes leidt, maar tot een betere motivatie voor deze keuzes. Vooruitlopend op de uitkomsten merkt de wethouder op dat als wijziging van bestaande subsidierelaties wenselijk blijkt, dit pas met enige vertraging zal doorwerken in subsidies of overeenkomsten met instellingen. Te wijzigen subsidierelaties moeten een half jaar voorafgaand aan de desbetreffende subsidiënten bekend worden gemaakt en kunnen dus niet per 2022 ingaan. Indien in plaats van een subsidierelatie wordt gekozen voor een overheidsopdracht brengt dit de zwaardere administratieve last met zich mee van een openbare aanbesteding. Naar de mening van de wethouder is een overheidsopdracht opportuun als sprake is van een voordeel voor een (markt)partij. Voor welzijnsbeleid ten behoeve van burgers acht hij subsidies een effectiever instrument.

B.3.

Wethouder Financiën & Stadsontwikkeling

1.

Proces jaarrekeningcontrole

Eerder heeft het college laten weten dat het niet is gelukt om op de derde dinsdag in april de jaarstukken vergezeld te laten gaan van een controleverklaring van de accountant (RIS308583). De vertraging in de accountantscontrole had uiteenlopende oorzaken. Gedeeltelijk waren dit coronagerelateerde oorzaken, zoals het laat bekend worden van het landelijke Tozocontroleprotocol. Ook is de gemeente voor wat betreft het sociaal domein voor een groot deel van de controle-informatie afhankelijk van derden (zoals de Sociale Verzekeringsbank, het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden en diverse zorgaanbieders voor de Wet Maatschappelijke Ondersteuning). Deze controle-informatie wordt relatief laat aangeleverd. Een belangrijk deel van de vertraging in de accountantscontrole hing echter mede samen met de interne beheersing van de gemeente. Zoals reeds door de accountant in de Board Letter 2020 aangegeven zijn hierin verschillende verbeteringen nodig. De uitkomsten van de Pagina 7 van 14

Verslag RC-vergadering 7 juli 2021

Rekeningencommissie

accountantscontrole over de jaarrekening 2020 bevestigen dat er nog veel werk aan de winkel is. Ook veel interne informatie en onderbouwingen bleken niet tijdig beschikbaar en het (alsnog) corrigeren van fouten in de jaarrekening is de voortgang van de jaarrekeningcontrole niet ten goede gekomen. Uiteindelijk is de vaststelling van de jaarrekening door de raad uitgesteld naar de laatst mogelijke datum: woensdag 14 juli 2021 (RIS309061). De Rekeningencommissie heeft het college gevraagd het jaarrekeningproces samen met de accountant te evalueren en de Rekeningencommissie te informeren over de uitkomsten. Gevraagd is daarbij expliciet in te gaan op de haalbaarheid om komend jaar op de derde dinsdag in april een gecontroleerde jaarrekening te publiceren. De wethouder Financiën (FS): De wethouder FS dankt de Accountantsdienst en het ambtelijk apparaat voor de inspanningen die tot een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening hebben geleid. Hij benadrukt enkele positieve bevindingen uit de accountantscontrole: de grondslag is juist bevonden, de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen is beter dan vorig jaar, de gemeente is goed omgegaan met de verantwoording rondom de coronapandemie en de bedrijfsvoeringsparagraaf is verbeterd. Hij is tevens van mening dat er ruimte is voor verbetering. In april is de jaarrekening zonder controleverklaring naar de raad gestuurd.

Gedeeltelijk had dit te maken met Tozo, maar ook met de nieuwe controleaanpak van de Accountantsdienst. Dit heeft tijd gekost, maar ook nieuwe inzichten opgeleverd rondom subsidies en grondexploitaties. De wethouder wil volgend jaar zoals voorheen de jaarrekening in april publiceren, voorzien van een controleverklaring. Hij benadrukt dat ervoor gezorgd moet worden dat zo snel mogelijk met de jaarrekeningcontrole gestart kan worden. Het lijkt hem belangrijk dat vooraf goede afspraken worden gemaakt tussen de verantwoordelijk ambtenaren en de Accountantsdienst, ook over hoe bijvoorbeeld wordt omgegaan met grondexploitaties en subsidies. Als regels ruimte laten voor interpretatieverschillen moeten wellicht ook beleidsmatige afwegingen worden gemaakt, zoals de keuze tussen subsidiëring of aanbesteding. De wethouder zegt toe te evalueren hoe de systematiek voor de verantwoording over onder meer grondexploitaties en subsidies en het te hanteren normenkader kan worden verbeterd en wil hiermee haast maken om bij de komende jaarrekeningcontrole niet opnieuw met de bestaande onzekerheden te worden geconfronteerd.

2.

Interne beheersing

De vernieuwde controleaanpak van de accountant heeft enkele belangrijke bevindingen opgeleverd ten aanzien van de belangrijkste knelpunten. Uit deze bevindingen komt het beeld naar voren dat de interne beheersing van de gemeente Den Haag op onderdelen tekortschiet met betrekking tot de kwaliteit van de administratie en het jaarrekeningdossier, de interne kennis van het BBV en de checks & balances in de (financiële) processen. Evenals vorig jaar constateert de accountant dat verbetering nodig is in de interne controle van onder meer memoriaalboekingen, inkopen, betalingen en grondexploitaties. ▪ Spelregels memoriaalboekingen: in de gemeentelijke administratie wordt relatief veel geboekt of gecorrigeerd via zogenoemde memoriaalboekingen. Omdat deze (correctie)boekingen niet via de reguliere boekingsgang plaatvinden gaat deze wijze van werken gepaard met grotere risico’s op onregelmatigheden. Vaak is ontoereikend gedocumenteerd waarom memoriaalboekingen (moesten) plaatsvinden. De Pagina 8 van 14

Verslag RC-vergadering 7 juli 2021

▪

Rekeningencommissie

Rekeningencommissie heeft het college gevraagd duidelijke en eenduidige spelregels op te stellen voor het aanmaken, autoriseren, documenteren en controleren van memoriaalboekingen. Onzekerheden tussenrekeningen: over facturen die via tussenrekeningen zijn geboekt bestaan onzekerheden van in totaal € 6 miljoen. Deze verrekeningen van elk beperkte omvang konden onder de ontstane tijdsdruk niet meer nader worden uitgezocht. Alhoewel het niet elimineren van tussenrekeningen geen effect heeft op de (gesaldeerde) uitkomsten, maakt het de verantwoording minder inzichtelijk. De Rekeningencommissie heeft daarom aandacht gevraagd voor het volledig elimineren van tussenrekeningen als onderdeel van het consolideren van de jaarrekening.

De wethouder Financiën (FS): De wethouder FS licht toe dat het relatief grote aantal memoriaalboekingen dit jaar een technische oorzaak had. Door de bundeling van 14 financiële administraties naar één financiële administratie konden facturen in de laatste maanden van 2020 niet meer worden doorgestuurd naar de juiste diensten en afdelingen. Het college wil met deze reorganisatie de administratie in de toekomst vereenvoudigen. Om de kosten toch op de juiste posten te kunnen boeken zijn interne verrekeningen via memoriaal geboekt. De wethouder begrijpt de opmerkingen van de accountant, want deze werkwijze brengt extra risico’s met zich mee. De wethouder zegt toe dit proces in de tweede helft van 2020 te laten doorlichten op onder meer de benodigde onderbouwingen en spelregels. De wethouder verwacht dat als gevolg van het werken met één financiële administratie in de toekomst minder memoriaalboekingen nodig zijn en zal hier verscherpte aandacht aan geven. Tussenrekeningen worden gebruikt om facturen op de balans te ‘parkeren’ waarvoor niet meteen duidelijk is op welke begrotingspost ze geboekt moeten worden. De wethouder zegt toe dat bij de consolidatie van de jaarrekening 2021 bijzondere aandacht zal worden besteed aan het elimineren van interne verrekeningen.

3.

Verbeterplan beheersorganisatie

In het voorgaande Rekeningencommissierapport (over de jaarrekening 2019, RIS305562, par. 8.2) heeft de Rekeningencommissie benadrukt dat het accent bij het onderzoek naar de jaarrekening 2020 zou komen te liggen op de beheerorganisatie en op het (blijven) voldoen aan rechtmatigheidseisen door het college. Het college en de Rekeningencommissie waren het erover eens dat de interne beheersing verbetering behoefde: procesbeschrijvingen waren niet altijd meer up-to-date of niet conform de vereisten vastgesteld en de eigen regels werden niet altijd even strikt nageleefd (RIS305828, RIS307748). De Rekeningencommissie heeft op 17 maart 2021 van het college een brief ontvangen (RIS308052), waarin het programma ter verbetering van de beheersorganisatie nader is toegelicht. Het programma betreft de hele gemeentelijke organisatie en gaat om de interne beheersing: is de organisatie in staat om de doelstellingen te bereiken, zijn de bedrijfsprocessen effectief en efficiënt, is de informatievoorziening betrouwbaar en is de organisatie in staat om relevante wet- en regelgeving na te leven? Naast het programma Verbetering Beheersorganisatie (RIS305828, RIS308052) zijn er ook andere initiatieven ter versterking van de interne beheersing, zoals het project voor de Pagina 9 van 14

Verslag RC-vergadering 7 juli 2021

Rekeningencommissie

mandaatregeling, de vorming van één financiële administratie en de verbetering van de projectbeheersing bij de dienst Stedelijke Ontwikkeling. ▪ Voortgang verbeterplannen: de samenloop van meerdere verbetertrajecten en reorganisaties tegelijkertijd, in combinatie met de nog zichtbaar benodigde gewenning aan recente reorganisaties, maakt het voor de Rekeningencommissie niet eenvoudig zich een beeld te vormen van de voortgang van verbeterplannen. Bij het verbeterplan voor de beheersorganisatie lijkt het college erop te koersen dat de eigen organisatie pas ná de inwerkingtreding van de nieuwe wet gereed is voor het zelfstandig afleggen van de vereiste rechtmatigheidsverklaring door het college. De Rekeningencommissie heeft het college gevraagd meer concrete en meetbare mijlpalen op te nemen in het verbeterplan inclusief een tijdpad voor het bereiken van deze mijlpalen. Voorts heeft de commissie gevraagd de ambtelijke verantwoordelijkheidsverdeling in zowel de financiële als de rechtmatigheidsverantwoording beter inzichtelijk te maken door de verschillende rollen te benoemen en helder vast te leggen. De accountant heeft de suggestie gedaan om hierbij gebruik te maken van het zogenoemde three-lines model, waarbij onderscheid wordt gemaakt in verantwoordelijkheden van functies bij de drie lijnen administratie, interne controle en internal audit.

▪ Beheersorganisatie en fraudepreventie: daarnaast heeft de commissie aandacht gevraagd voor de samenhang tussen een goede beheersorganisatie en integriteit. Preventie van interne fraude hangt voor een belangrijk deel af van de juiste checks & balances. De Rekeningencommissie benadrukt dat de kwaliteit van de interne beheersing een kritieke factor is in fraudepreventie. De wethouder Financiën (FS): De wethouder FS begrijpt de behoefte van de commissie aan meer concrete en meetbare mijlpalen en een tijdpad daarvoor in het verbeterplan voor de beheersorganisatie. De wethouder zegt toe in het najaar van 2021 in de eerstvolgende voortgangsrapportage over dit verbeterplan een update te geven van deze mijlpalen en het tijdspad. Tevens zal in het najaar worden gerapporteerd over de frauderisicoanalyse. De wethouder bevestigt dat bij de nieuw te implementeren rechtmatigheidsverantwoording door het college het three-lines model uitgangspunt is.

4.

Kwaliteit verantwoording

Voor wat betreft de verantwoording heeft de Rekeningencommissie aandacht gevraagd voor: ▪ Grondexploitaties: hier zijn kosten opgenomen die volgens het BBV niet zijn toegestaan (totaal € 9,8 miljoen). Voorts bestaan over € 49,3 miljoen van de verantwoorde baten en lasten onzekerheden over de financiële rechtmatigheid, evenals in de onderbouwing van geprognosticeerde kosten (onzekerheid van € 8,8 miljoen). Het komt nog steeds voor dat grondexploitaties (onnodig) lang blijven openstaan of niet voldoende worden geactualiseerd. De Rekeningencommissie heeft opnieuw aandacht gevraagd van het college voor het tijdig afsluiten van grondexploitaties en vraagt het college hiervoor in de desbetreffende verordening duidelijke spelregels op te nemen en hierover te verantwoorden conform de criteria profijt, proportionaliteit en toerekenbaarheid (PPT). Voorts is het college gevraagd in de jaarrekening een heldere toelichting te geven als wordt afgeweken van de 10-jaarstermijn die het BBV voorschrijft.

14

Pagina 10 van

Verslag RC-vergadering 7 juli 2021

▪

▪

Rekeningencommissie

Prognosticerende waarde tussentijdse informatie: het jaar 2020 is afgesloten met een onverwacht voordelig resultaat van meer dan € 80 miljoen ten opzichte van de begroting. Het verschil met de begroting wordt onder meer veroorzaakt door lagere bestedingen als gevolg van de coronapandemie. Met name aan de kostenkant blijken verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de werkelijke realisatie. Het jaar 2020 was een bijzonder jaar door Covid-19, waardoor de voorspelbaarheid van de uitkomsten werd bemoeilijkt. Het is dan extra belangrijk om grip te houden op de financiën door middel van betrouwbare tussentijdse informatie. In de 8-maandsrapportage (RIS306618) was het voordelige resultaat echter nog niet zichtbaar. De Rekeningencommissie wil met de wethouder van gedachten wisselen over hoe de prognosticerende waarde van de tussentijdse informatievoorziening kan worden verbeterd. Begrotingsoverschrijdingen toelichten: in het BBV is voorgeschreven dat begrotingsoverschrijdingen in de jaarrekening goed herkenbaar dienen te zijn. In de programmarekening 2020 zijn begrotingsoverschrijdingen op programma’s echter summier toegelicht. Ook op enkele andere onderdelen voldoet de programmarekening niet aan het BBV. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd er voor te zorgen dat de komende jaarrekening 2021 voldoet aan het BBV.

De wethouder Financiën (FS): De wethouder FS erkent dat uit de accountantscontrole een omvangrijke hoeveelheid bevindingen met betrekking tot grondexploitaties naar voren zijn gekomen. Hij zegt toe om in zijn rol als wethouder Stadsontwikkeling, samen met zijn college Balster, te onderzoeken welke principiële afwegingen hierbij moeten worden gemaakt. Een deel van de bevindingen heeft betrekking op de interpretatie van BBV-regelgeving. De wethouder wil aan de Accountantsdienst vragen hoe deze regels moeten worden uitgelegd, hoe hieraan kan worden voldaan en hoe ze kunnen worden verankerd in de organisatie. Voorts zegt hij toe om het vraagstuk inzake de 10-jaarstermijn bij grondexploitaties mee te nemen in de evaluatie van grondexploitaties. De prognosticerende waarde van de tussentijdse informatie is dit jaar gehinderd door onvoorspelbare gevolgen van de coronapandemie, zoals een tweede lockdown in het najaar van 2020. Ook ontving de gemeente aan het eind van 2020 extra geld van het rijk dat niet meer in het lopende boekjaar kon worden besteed. De wethouder wil van de tussentijdse informatievoorziening van de afgelopen drie jaar de oorzaken van verschillen in prognoses en uitkomsten nader onderzoeken.

Hij zegt toe in het najaar van 2021 een rapportage over deze analyse naar de Rekeningencommissie te sturen, waarbij ook een vergelijking zal worden gemaakt met de andere G4-steden. Noot van het secretariaat: de accountant had eveneens aangeboden een G4-vergelijking naar de Rekeningencommissie te sturen. Deze is als bijlage bij dit verslag gevoegd. Tevens zegt de wethouder toe begrotingsoverschrijdingen expliciet toe te lichten in de jaarrekening.

5.

Rechtmatigheid inkopen en aanbestedingen

Dit jaar zijn opnieuw onzekerheden of onjuistheden naar voren gekomen met betrekking tot de financiële rechtmatigheid van inkopen en aanbestedingen. Veel daarvan is terug te voeren Pagina 11 van 14

Verslag RC-vergadering 7 juli 2021

Rekeningencommissie

op ontbrekende interne beheersingsmaatregelen voor inkopen. In 2020 zijn alleen interne controles uitgevoerd op de rechtmatigheid van de reguliere aanbestedingen. Een spendanalyse ontbrak; hiermee kan worden aangetoond dat inkopen in overeenstemming met de geldende Europese aanbestedingsrichtlijnen hebben plaatsgevonden. Een dergelijke analyse is een vereiste als het college per 2022 zelf verantwoording moet afleggen over de financiële rechtmatigheid van zijn beleid. Ook is er nog geen volledig contractenregister, wordt de verplichte consultatie niet consistent toegepast en ontbreekt een geformaliseerd inkoopbeleid binnen de gemeente. Daarnaast wordt binnen de gemeente niet gewerkt met een verplichtingenadministratie en is de paragraaf niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen onvolledig. De Rekeningencommissie heeft het college gevraagd deze verbeterpunten expliciet op te nemen in de verbeterplannen voor de beheersorganisatie en voorrang te geven aan de uitvoering hiervan. De wethouder Financiën (FS): Voor wat betreft het verbeteren van de interne beheersingsmaatregelen rond inkopen en aanbestedingen neemt de wethouder FS de aanbevelingen van de accountant over. Hij zegt toe dat gewerkt zal worden met een spendanalyse, dat het contractenregister wordt verbeterd en dat het proces aanvraag tot betalen wordt verbeterd.

Ook wordt de onvolledigheid van de paragraaf niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen aangepakt. Deze verbetertrajecten zijn opgenomen in het programma ter verbetering van de beheersorganisatie. Hierover zal worden gerapporteerd in de toegezegde voortgangsrapportage over de verbetering van de beheersorganisatie die in het najaar van 2021 naar de Rekeningencommissie wordt gestuurd.

C. Verslag van de vergadering van 30 juni 2021 Het verslag van de vergadering van 30 juni 2021 (RIS309442) wordt ongewijzigd vastgesteld.

D. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen. De voorzitter sluit de vergadering om 19:30 uur.

Pagina 12 van 14

Verslag RC-vergadering 7 juli 2021

Rekeningencommissie

Bijlage 1: Memo GAD met een vergelijking van G4-prognoses. Gemeentelijke Accountantsdienst

Aan

MEMO

De leden van de Rekeningencommissie Ter attentie van

Ons kenmerk

RC

GAD/2021.87

Afdeling

Afzender

-

GAD Dienst

Gemeentelijke Accountantsdienst Telefoonnummer

070-353 3550 Datum

7 juli 2021 Onderwerp

Memo vergelijking G4-prognoses

Geachte leden van de RC,

Bij de behandeling van het accountantsrapport bij de jaarrekening 2020 van de gemeente Den Haag is kort stilgestaan bij de prognosekracht van de achtmaandsrapportage doordat het jaarrekeningresultaat € 84 miljoen voordelig bedroeg terwijl bij de achtmaandsrapportage een resultaat van € 3 miljoen positief werd geprognosticeerd. Op verzoek van de Rekeningencommissie zijn we nagegaan in hoeverre prognoses afwijken ten opzichte van het resultaat in de jaarrekening 2020. Dit aan de hand van op internet gepubliceerde informatie. Hierbij merken we op dat de G4-gemeenten hiervoor in hun P&C-cyclus verschillende rapportages gebruiken die op verschillende momenten worden gepubliceerd. We hebben geen inhoudelijke analyse uitgevoerd op de cijfers zelf (de resultaatanalyse) en op de verschillen in de P&C-producten. Tevens zijn we over de periode 2017-2019 nagegaan hoe groot het verschil is tussen het jaarrekeningresultaat en de eerdere prognose (achtmaands of halfjaarbericht. Het beeld is als volgt:

Pagina 13 van 14

Verslag RC-vergadering 7 juli 2021

Rekeningencommissie

Beeld in G4-verband:

Den Haag Amsterdam

Resultaat jaarrekening 2020

84.400

Laatste rapportage met prognose resultaat 10-maandsrapportage (nov 2020) Najaarsnota (22 oktober) 8-maandsrapportage (nov) 2e bestuursrapportage (juli 2020) Verschil:

-181.700

Rotterdam

Utrecht

86.200

200.300

4.600 -197.900 2.800 -11.000 81.600

16.200

81.600

211.300

Opmerking: in het resultaat van Utrecht is sprake van een andere wijze van presenteren van een grondexploitatie waardoor een voordeel van € 144 miljoen is ontstaan. Zonder deze stelselwijziging is het resultaat € 56 miljoen en het verschil € 67 miljoen.

Gemeente Den Haag 2017 - 2020 Uit de analyse van de jaarrekeningen 2017-2019 van de gemeente Den Haag komt het volgende beeld naar voren:

Den Haag 2017-2020 (x€1000) resultaat jaarrekening prognose achtmaandsrapportage prognose halfjaarbericht verschil

2020 84.391 2.800

2019 1.407 -15.000

81.591

16.407

2018 8.503

2017 -13.665

-8.048 16.551

-32.588 18.923

Pagina 14 van 14