RC-verslag 30 juni 2021 RIS 309442

Rekeningencommissie RIS 309442

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 30 juni 2021

Aanwezig:

de voorzitter, de heer D. Scheper; mevrouw L. Arp, de heren B. Aydin, , P. Bos, M. De Vuyst, F. de Graaf, C. Pluimgraaff en R. Sluijs, allen lid RC; Accountantsdienst: mevrouw C. Slotema en de heer R. van der Sande. secretariaat RC: J. van Duijn

Afwezig:

geen.

A. Opening, mededelingen, vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:30 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

B. Verslag van de vergadering van 14 april 2021 Het verslag van de vergadering van 14 april 2021 (RIS308947) wordt ongewijzigd vastgesteld.

C. Ingekomen stukken Van het college is de 4-maandsrapportage (RIS308972, bijlage 3) ontvangen. Besloten wordt deze samen met rapportage van de Accountantsdienst daarover (RIS308972, bijlage 4) te betrekken bij de behandeling van de Boardletter na de zomer.

D. Jaarrekening 2020 en accountantsrapport (D.1 t/m D.3) Als bijlage bij het accountantsrapport (RIS308965) heeft de Rekeningencommissie de auditrapportage over de indicatoren in de jaarrekening ontvangen (GAD/2021.69). De commissie besluit deze na de zomer separaat te agenderen. De waarnemend gemeenteaccountant, mevrouw Slotema, geeft een overzicht van de onderwerpen die naar aanleiding van de accountantscontrole van de jaarrekening 2020 (RIS308436) in deze vergadering aan de orde zullen komen, waaronder een toelichting op het oordeel van de accountant en het accountantsrapport (RIS308965). De tijdens deze presentatie getoonde dia’s zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. Het doel van een accountantscontrole is om gebruikers van de jaarrekening het vertrouwen te geven dat de jaarrekening een getrouw en rechtmatig beeld geeft van de werkelijkheid. Het

Verslag RC-vergadering 30 juni 2021

Rekeningencommissie

belastinggeld van de inwoners van de gemeente Den Haag moet goed worden verantwoord door de gemeente. De bevindingen legt een accountant vast in een controleverklaring, waarin een accountant zijn/haar onafhankelijke mening geeft over de getrouwheid en de rechtmatigheid. Voordat een controleverklaring kan worden afgegeven mag in de jaarrekening geen fout van materieel belang meer aanwezig zijn. Voor een grote gemeente als Den Haag betekent het een veelomvattend en complex proces. Voor een accountantscontrole is wet- en regelgeving van toepassing waar een accountant zich aan moet houden. De gemeenteaccountant zelf wordt gecontroleerd door de Rekenkamer Den Haag en het samenwerkingsverband Kwaliteitstoets Overheidsaccountants (KOA). De controle is dit jaar uitgevoerd door een nieuwe accountant die met een frisse blik en met zorgvuldigheid naar de jaarrekening heeft gekeken. De gemeentelijke organisatie stond in 2020 voor veel uitdagingen, mede veroorzaakt door de coronapandemie. Dit had ook zijn weerslag op het verantwoordings- en controleproces, waarin van alle betrokkenen veel inspanning en flexibiliteit is gevraagd. In maart zijn achtereenvolgens de ambtelijke organisatie en de wethouder FS geïnformeerd dat de controle van de jaarrekening niet voor de geplande datum van 20 april 2021 kon worden afgerond.

Ook is dit door de accountant in de Rekeningcommissievergadering van 24 maart 2021 mondeling toegelicht. Vanwege de benodigde aanpassing van het vergaderschema is het Presidium per brief geïnformeerd over de oorzaken. De vertraging in het controleproces op de jaarrekening 2020 van de gemeente Den Haag kent diverse oorzaken kent, waaronder: ▪ Het landelijke Tozo-controleprotocol was per 8 april 2021 beschikbaar. Vanaf dat moment was bekend wat de controlevereisten waren en kon gestart worden met de controle van deze regeling. ▪ Voor een groot deel van de controle-informatie met betrekking tot het sociaal domein is de gemeente afhankelijk van derden, zoals de SVB, het SBJH H10 en diverse zorgaanbieders voor de Wmo. Deze informatie wordt relatief laat ontvangen. ▪ Binnen de gemeente hebben zich omstandigheden voorgedaan waardoor druk op het jaarrekeningproces is komen te staan. Dit had onder andere te maken met de tijdigheid van de oplevering van het jaarrekeningdossier en de kwaliteit hiervan. De Rekeningencommissie heeft een definitief concept van het accountantsverslag 2020 ontvangen omdat de controle formeel nog niet is afgerond. Pas na de onafhankelijke interne kwaliteitsreview op het dossier kan de controleverklaring worden afgegeven.

Op basis van de laatste bevindingen is de accountant voornemens om een goedkeurende controleverklaring te verstrekken voor de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. Nadat op 20 april 2021 de programmarekening door de gemeente Den Haag was gepubliceerd is, mede naar aanleiding van de accountantscontrole, op 25 juni 2021 een addendum (RIS309295) hierop uitgebracht met daarin: 1. correcties op het resultaat, 2. een toelichting op een onzekerheid of welzijnssubsidies als inkopen kwalificeren, 3. een correctie in de verantwoording 2019 inzake de WNT en 4. correcties in de SiSa-bijlage.

Pagina 2 van 11

Verslag RC-vergadering 30 juni 2021

Rekeningencommissie

De omvang van de correcties over 2020 is met circa 100 correcties hoger dan de omvang van correcties over 2019. Uit de accountantscontrole blijkt een ongecorrigeerde getrouwheidsrechtmatigheidsfout van in totaal € 32,6 miljoen (2019: € 12,0 miljoen). Daarnaast is € 73,5 miljoen geconstateerd aan onzekerheden (2019: € 30,0 miljoen). De tekortkomingen in de presentatie bedragen € 174,3 miljoen. Naar aanleiding van de controle zijn € 26,4 miljoen aan getrouwheids- en rechtmatigheidsfouten gecorrigeerd en zijn fouten in de presentatie gecorrigeerd met een omvang van € 199,36 miljoen. Tegelijkertijd zijn ongeveer 12 concerncorrecties uitgevoerd. De accountant is van mening dat de vooraf gedefinieerde speerpunten van de controle hebben geholpen om omvangrijke afwijkingen in beeld te brengen. Dit betrof risico’s op het gebied van grondexploitaties, voorzieningen en inkopen. In het accountantsverslag zijn ontwikkelingen genoemd die relevant waren voor de controle, waaronder Covid-19, één financiële administratie, het beheer van de Eneco-gelden, automatisering en rechtmatigheid. Eerder is in de boardletter gemeld dat een BBV-check is uitgevoerd in het najaar. Jaarlijks wordt een extra controle uitgevoerd als ‘verrassingselement’. Dit jaar was dat een financiële scan op basis van data-analyse gericht op mogelijke fraude en integriteitsschendingen.

De belangrijkste bevindingen hebben betrekking op onder meer inkopen en Europese aanbestedingen, grondexploitaties, het sociaal domein, de interne beheersing (waaronder fraude en informatietechnologie) en rechtmatigheid. Inkopen en Europese aanbestedingen De omvang van fouten en onzekerheden in de verantwoording met betrekking tot de reguliere inkopen lag ongeveer op het niveau van het voorgaande jaar. Opnieuw vraagt de accountant aandacht voor onjuistheden in verlengingen van overeenkomsten, wezenlijke wijzigingen en raamovereenkomsten. Als bijvangst van de controle kwam € 13,5 miljoen aan niet-financiële onrechtmatigheden naar voren, bijvoorbeeld het niet voldoen aan de formele vereisten van een spoedwet. Er is onzekerheid over de vraag of uiteenlopende welzijnssubsidies (totaal € 52,7 miljoen) eigenlijk als inkopen zouden moeten worden aangemerkt. Hiervoor ontbreekt een afwegingskader in het huidige subsidieproces. Omdat de besteding van verstrekte subsidies niet in rechte afdwingbaar is bestaat een risico dat de uitvoering van wettelijke taken niet kan worden gewaarborgd. Nog steeds ontbreken verschillende interne beheersingsmaatregelen zoals een spendanalyse, een volledig contractenregister en een geformaliseerd inkoopbeleid met bijbehorende kaders. Daarbij is de verplichte consultatie niet consistent.

Binnen de gemeente wordt niet gewerkt met een verplichtingenadministratie. De paragraaf niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen is onvolledig. Indien bij meerjarige Pagina 3 van 11

Verslag RC-vergadering 30 juni 2021

Rekeningencommissie

contracten een fout wordt geconstateerd wordt nu niet de totale contractwaarde ineens gecorrigeerd, maar werken deze fouten meerjarig door. De accountant acht verbeteringen op deze punten dringend gewenst. Grondexploitaties: € 9,8 miljoen fout en € 49,3 miljoen onzeker De controle van grondexploitaties heeft een aantal aanbevelingen opgeleverd. Zo is onduidelijk of sommige kosten terecht als onderdeel van de grondexploitatie zijn opgenomen. In de verordening beheersregels grondexploitaties en strategisch bezit is geen concrete norm opgenomen voor de toepassing van de criteria voor profijt, proportionaliteit en toerekenbaarheid (PPT). Geadviseerd is de verordening aan te passen en te toetsen of investeringen toerekenbaar zijn aan grondexploitaties. Verschillende geprognosticeerde kosten en opbrengsten zijn niet voldoende onderbouwd, waardoor € 8,8 miljoen als onzeker is aangemerkt. Voorts zijn kosten opgenomen die niet voldoen aan wet- en regelgeving en zijn onvoorziene posten opgenomen die volgens het BBV niet zijn toegestaan. De totale omvang van deze fouten bedraagt € 9,8 miljoen. Geconstateerd is dat grondexploitaties lang blijven openstaan. Geadviseerd is daarom in de verordening beheersregels grondexploitaties en strategisch bezit spelregels op te nemen over het tijdig afsluiten.

Tot slot schrijft het BBV voor dat in het raadsvoorstel ter vaststelling van de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG) het overschrijden van de 10-jaarstermijn gemotiveerd moet worden. De organisatie heeft deze bevindingen opgepakt en is hiermee aan de slag. Sociaal domein Als gevolg van de accountantscontrole heeft een wijziging in de jaarrekening plaatsgevonden van de weergave van het Pandhuis (€ 21,3 miljoen). In PGB-bestedingen resteerden na controle onzekerheden met een omvang van € 5,4 miljoen. Daarnaast kwamen diverse fouten en onzekerheden naar boven voor wat betreft de verantwoording rond Wmo en Jeugdhulp. De accountant adviseert de afhankelijkheid van derden voor verantwoordingsinformatie anders te organiseren. Andere steden hebben hier ook stappen in gezet. Interne beheersing: three lines of defence In het accountantsrapport is onderstaande diagram opgenomen waarin de kwaliteit van de interne beheersing per proces en subproces grafisch is weergegeven. Voor de beheersorganisatie heeft het college een verbeterprogramma geïnitieerd, alsmede projecten ter verbetering van de aanvraag tot betalen en van de interne beheersing bij de dienst Stedelijke Ontwikkeling. Daarnaast is een nieuwe dienst Bedrijfsvoering gevormd. Vooralsnog zijn geen resultaten zichtbaar.

De accountant vraagt aandacht voor de meetbaarheid van resultaten om de voortgang van deze verbeterplannen te bewaken. Voor wat betreft de interne beheersing is sprake van achterstallig onderhoud: aandacht is nodig voor memoriaalboekingen, inkopen en aanbesteden, betalingen en grondexploitaties. Het periodiek analyseren van tussenrekeningen ontbreekt binnen de gemeente. Naar aanleiding van de accountantscontrole zijn relatief veel correcties in voorzieningen aangebracht. Het jaarrekeningdossier was niet op tijd gereed en van onvoldoende niveau. Verschillende interne verrekeningen bleken in de jaarrekening niet geëlimineerd te zijn.

Pagina 4 van 11

Verslag RC-vergadering 30 juni 2021

Rekeningencommissie

Informatietechnologie In de financiële administratie zijn tekortkomingen geconstateerd, evenals in de autorisatierechten van ambtenaren. Binnen het ambtelijk apparaat stijgt de AVGbewustwording nauwelijks. Voor automatisering is de gemeente in toenemende mate afhankelijk van ketenpartners. In het accountantsrapport zijn hiervoor drie aandachtspunten benoemd. Fraude Binnen de gemeentelijke organisatie ontbreekt nog steeds een frauderisicoanalyse. De interne beheersing moet worden verbeterd om onregelmatigheden te voorkomen. De benodigde maatregelen laten lang op zich wachten. Bij het uitwerken van redresplannen naar aanleiding van twee onregelmatigheden binnen de organisatie bleek dat de diepgang van de getroffen maatregelen onvoldoende was. Dit zou moeten doorwerken in de verbeterplannen. Rechtmatigheidsverantwoording door het college Volgens de huidige plannen van het college zal het college per 2022 nog niet in staat zijn om volledig zelfstandig een rechtmatigheidsverklaring af te leggen. Mede gezien de status van de interne beheersing is dit een aandachtspunt. Van belang is dat de raad zich uitspreekt over de snelheid van de transitie en over daarmee samenhangende wijzigingen, zoals het aanpassen van toleranties. Pagina 5 van 11

Verslag RC-vergadering 30 juni 2021

Rekeningencommissie

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Voorbeelden subsidieverstrekking onder voorwaarden: de Rekeningencommissie wil van de accountant nadere schriftelijke informatie ontvangen die inzichtelijk maakt over welke subsidies onzekerheid bestaat vanwege ontbrekende onderbouwing over de keuze tussen een subsidie onder voorwaarden of inkoop in de vorm van een overheidsopdracht en vraagt daarbij ook voorbeelden te geven van subsidievoorwaarden die als opdrachtverstrekking zouden kunnen worden gezien. Noot van het secretariaat: zie bijlagen 1 en 2 bij dit verslag. ▪ Onderscheid tussen subsidie en inkoop: het onderscheid tussen subsidie of (aanbestedingsplichtige) overheidsopdracht is voor de Rekeningencommissie meer dan een boekhoudkundig vraagstuk. Het gaat er ook om of overheidsgeld in het belang van de desbetreffende burgers doeltreffend, doelmatig en transparant wordt besteed. Indien de facto sprake is van een overheidsopdracht is een subsidie aan een welzijnsinstelling mogelijk niet het geëigende instrument vanwege onder meer de geringe mogelijkheden om nakoming te bewerkstelligen. De Rekeningencommissie brengt in herinnering dat ook de Rekenkamer Den Haag hiervoor aandacht heeft gevraagd (RIS297663, pag. 19).

Het college wordt gevraagd om voor de verstrekking van subsidies een afwegingskader te maken waarmee het onderscheid tussen subsidies en inkoop aan de hand van criteria kan worden bepaald en om dit vast te leggen in het gemeentebrede subsidiebeleid. Tevens wil de commissie dat voor het thans als subsidie verstrekte geld voor onder meer welzijnswerk te onderzoeken of de classificatie subsidie op basis van dit afwegingskader kan worden onderbouwd (vraag aan de wethouder WWW). ▪ Verplichtingenadministratie: binnen de gemeente wordt niet gewerkt met een verplichtingenadministratie. De Rekeningencommissie vraagt het college opvolging te geven aan de adviezen van de accountant hieromtrent (punt voor het RC-rapport). ▪ Grondexploitaties: de Rekeningencommissie markeert dat in grondexploitaties kosten zijn opgenomen die volgens het BBV niet zijn toegestaan (totaal € 9,8 miljoen). Voorts bestaan over € 49,3 miljoen van de verantwoorde baten en lasten onzekerheden over de financiële rechtmatigheid, evenals in de onderbouwing van geprognosticeerde kosten (onzekerheid van € 8,8 miljoen). Het aantal onzekerheden ten aanzien van grondexploitaties is toegenomen ten opzichte van het voorgaande jaar. Het komt nog steeds voor dat grondexploitaties (onnodig) lang blijven openstaan of niet voldoende worden geactualiseerd.

De Rekeningencommissie vraagt opnieuw aandacht van het college voor het tijdig afsluiten van grondexploitaties en vraagt het college hiervoor in de desbetreffende verordening duidelijke spelregels op te nemen en hierover te verantwoorden conform de criteria profijt, proportionaliteit en toerekenbaarheid (PPT). Voorts wordt het college gevraagd bij de vaststelling van de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG) een heldere toelichting te geven als wordt afgeweken van de 10jaarstermijn die het BBV voorschrijft (vraag aan de wethouder). ▪ Investeringen in de openbare ruimte bij grondexploitaties: uitgezocht wordt of investeringen in de openbare ruimte al dan niet tot grondexploitaties (kunnen) worden gerekend. De Rekeningencommissie vraagt het college dit vóór het einde van dit jaar af te ronden en de raad over de uitkomsten te informeren (punt voor het RC-rapport).

Pagina 6 van 11

Verslag RC-vergadering 30 juni 2021

▪

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

Afhankelijkheid van derden voor verantwoording in sociaal domein: de vertraging in de accountantscontrole had uiteenlopende oorzaken. Eén daarvan is dat de gemeente voor wat betreft het sociaal domein voor een groot deel van de controleinformatie afhankelijk is van derden (zoals de Sociale Verzekeringsbank, het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden en diverse zorgaanbieders voor de Wet Maatschappelijke Ondersteuning). Deze controle-informatie wordt relatief laat aangeleverd. De Rekeningencommissie onderstreept dat de kostenbeheersing voor het sociaal domein de afgelopen jaren is verbeterd en vraagt het college in deze context nog te onderzoeken hoe de afhankelijkheid van derden kan worden verminderd, bijvoorbeeld door – zoals in andere steden – nadere afspraken te maken met ketenpartners over de verantwoording (punt voor het RC-rapport). Verbeterplan beheersorganisatie: recent is gestart met het programma Verbetering Beheersorganisatie (RIS305828, RIS308052). Daarnaast zijn er andere initiatieven ter versterking van de interne beheersing. Uit de accountantscontrole komt het beeld naar voren dat de interne beheersing van de gemeente Den Haag op onderdelen tekortschiet met betrekking tot de kwaliteit van de administratie en het jaarrekeningdossier, de interne kennis van het BBV en de checks & balances in de (financiële) processen.

Niet voor alle door de accountant geconstateerde tekortkomingen in de beheersorganisatie is duidelijk of deze afdoende worden opgepakt met de huidige verbeterplannen. Mede met het oog op de gevolgen voor het financieel beheer wil de Rekeningencommissie de voortgang in de uitvoering van deze plannen kunnen monitoren. Het college wordt gevraagd specifieke aandacht te besteden aan de processen die door de accountant als ontoereikend zijn beoordeeld (punt voor het RC-rapport). Spelregels memoriaalboekingen: in de gemeentelijke administratie wordt relatief veel geboekt of gecorrigeerd via zogenoemde memoriaalboekingen. Omdat deze (correctie)boekingen niet via de reguliere boekingsgang plaatvinden gaat deze wijze van werken gepaard met grotere risico’s op onregelmatigheden. Vaak is ontoereikend gedocumenteerd waarom memoriaalboekingen (moesten) plaatsvinden. De Rekeningencommissie vraagt het college duidelijke en éénduidige spelregels op te stellen voor het aanmaken, autoriseren, documenteren en controleren van memoriaalboekingen (vraag aan de wethouder). Onzekerheden tussenrekeningen: over facturen die via tussenrekeningen zijn geboekt bestaan onzekerheden van in totaal € 6 miljoen. Deze verrekeningen van elk beperkte omvang konden onder de ontstane tijdsdruk niet meer nader worden uitgezocht.

Alhoewel het niet elimineren van tussenrekeningen geen effect heeft op de (gesaldeerde) uitkomsten, maakt het de verantwoording minder inzichtelijk. De Rekeningencommissie vraagt daarom aandacht van het college voor het volledig elimineren van tussenrekeningen als onderdeel van het consolideren van de jaarrekening (vraag aan de wethouder). Ook diverse andere interne verrekeningen zijn in de jaarrekening niet geëlimineerd, zoals blijkt uit het overzicht van ongecorrigeerde controleverschillen op pagina 32 van het accountantsrapport. Prognosticerende waarde tussentijdse informatie: het jaar 2020 is afgesloten met een onverwacht voordelig resultaat van meer dan € 80 miljoen ten opzichte van de begroting. Het verschil met de begroting wordt onder meer veroorzaakt door lagere bestedingen als gevolg van de coronapandemie. Met name aan de kostenkant blijken verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de werkelijke realisatie. Het jaar 2020 Pagina 7 van 11

Verslag RC-vergadering 30 juni 2021

▪

▪

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

was een bijzonder jaar door Covid-19, waardoor de voorspelbaarheid van de uitkomsten werd bemoeilijkt. Het is dan extra belangrijk om grip te houden op de financiën door middel van betrouwbare tussentijdse informatie. In de 8-maandsrapportage (RIS306618) was het voordelige resultaat echter nog niet zichtbaar. De Rekeningencommissie wil graag met de wethouder Financiën van gedachten wisselen over hoe de prognosticerende waarde van de tussentijdse informatievoorziening kan worden verbeterd (vraag aan de wethouder). Hiertoe wil de commissie dit onderwerp tevens betrekken in een werkbespreking of een eigen benen-op-tafel-sessie. Daarbij kan ook worden gekeken hoe (eerdere) controles gedurende het jaar kunnen bijdragen aan een actueler inzicht in de begrotingsuitvoering. De Rekeningencommissie wil aan de uitkomsten hiervan tevens aandacht besteden in de overdracht naar de Rekeningencommissie in de volgende raadsperiode. Vergelijking prognoses G4: de Rekeningencommissie wil graag meer inzicht in hoe de voorspellende waarde van de tussentijdse informatievoorziening zich verhoudt tot die van de andere G4-steden. Meetbaarheid duurzaamheidsdoelen: de commissie wil via het verslag nader worden geïnformeerd over de duurzaamheidsdoelen die niet zijn vertaald naar meetbare doelen voor de stad.

De accountant heeft de suggestie gedaan om hiervoor te kijken naar hoe grote organisaties zoals Shell dit doen. Noot van het secretariaat: de Gemeente Den Haag heeft besloten jaarlijks deel te nemen aan de Global Goals Vlaggendag (RIS306103) en heeft de ambitie om een belangrijke bijdrage te leveren aan de Sustainable Development Goals. Dit wordt onder meer ondersteund door een campagne van de VNG, waarbij ook andere gemeenten betrokken zijn. De Accountantsdienst kan desgewenst meer voorbeelden verstrekken. Bijvangst niet-financiële onrechtmatigheden: uit de controle kwam € 13,5 miljoen aan niet-financiële onrechtmatigheden naar voren, bijvoorbeeld het niet voldoen aan de formele vereisten van een spoedwet. De Rekeningencommissie wil via het verslag nader over de aard en inhoud van deze onrechtmatigheden worden geïnformeerd. Noot van het secretariaat: het antwoord volgt zo spoedig mogelijk. Begrotingsonrechtmatigheid afkoop erfpacht: de in het accountantsrapport (pag. 13) genoemde kostenoverschrijdingen bij afkoop van eeuwigdurende canonbetalingen betreffen kosten voor de inzet van het ambtelijk apparaat. Dit zijn overschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet en tellen daarom niet mee in het rechtmatigheidsoordeel.

Programmagewijze behandeling jaarrekening en accountantscontrole: de Rekeningencommissie wil zich intern beraden op de wenselijkheid om in haar onderzoek naar de jaarrekening (ook) elk programma afzonderlijk te behandelen en vervolgens hierover ook een advies opnemen in de overdracht naar de Rekeningencommissie in de volgende raadsperiode. Recente tekorten op overhead: het programma Overhead was in 2018 zowel financieel als beheersmatig nog niet op orde en had een resultaat van € 11,9 miljoen negatief. Bij de behandeling van de jaarrekening 2019 kwam naar voren dat gedurende dat jaar flink was bijgestuurd om het tekort op de bedrijfsvoering terug te dringen. In de begroting 2020 was een extra taakstelling opgenomen voor de bedrijfsvoering. Er was daarbij een structureel tekort van € 6 miljoen, waarvoor in de begroting 2021 een incidentele oplossing is gevonden. In het najaar van 2020 heeft de Rekeningencommissie Pagina 8 van 11

Verslag RC-vergadering 30 juni 2021

▪

▪

Rekeningencommissie

de wethouder EID gevraagd naar de voortgang van de herstelplannen met betrekking tot de bedrijfsvoering, waaronder de oplossing voor de structurele component in het financiële tekort. Voor structurele bezuinigingen werd onder meer gekeken naar het op orde brengen van de basis, versobering van de interne dienstverlening en procesverbeteringen. De Rekeningencommissie wil nader onderzoeken hoe het tekort op het programma Overhead structureel is opgelost en in het bijzonder kijken naar de bestendigheid ervan AVG-bewustzijn stijgt niet: uit de voortgangsmeting van de Rekeningencommissie naar de bewustwording over en kennis en naleving van de meldplicht datalekken (RIS307562) is gebleken dat ten opzichte van 2017 niet echt een verbetering zichtbaar is. De uitkomsten van het onderzoek maken duidelijk dat aandacht voor dit onderwerp nodig blijft, zowel voor wat betreft inhoudelijke kennis van medewerkers over datalekken als het proces van melden van een datalek. De Rekeningencommissie wil weten hoe het AVG-bewustzijn binnen de organisatie wordt verbeterd (punt voor het RC-rapport). Vertraging controleverklaring: een belangrijk deel van de vertraging in de accountantscontrole hing mede samen met de interne beheersing van de gemeente. Zoals reeds door de accountant in de boardletter 2020 aangegeven zijn hierin verschillende verbeteringen nodig.

De uitkomsten van de accountantscontrole over de jaarrekening 2020 bevestigen dat er nog veel werk aan de winkel is. Veel interne informatie en onderbouwingen bleken niet tijdig beschikbaar en het (alsnog) corrigeren van fouten in de jaarrekening is de voortgang van de jaarrekeningcontrole niet ten goede gekomen. Uiteindelijk is de vaststelling van de jaarrekening door de raad uitgesteld naar de laatst mogelijke datum: woensdag 14 juli 2021 (RIS309061). De Rekeningencommissie vraagt het college het jaarrekeningproces samen met de accountant te evalueren en de raad te informeren over de uitkomsten. Het college wordt gevraagd daarbij expliciet in te gaan op de haalbaarheid om komend jaar op de derde dinsdag in april een gecontroleerde jaarrekening te publiceren.

D.4

Vooruitblik bevraging wethouders en RC-rapport

Na ampel beraad besluit de commissie voor nadere bevraging op woensdagavond 7 juli 2021 uit te nodigen: ▪ de wethouder WWW over het te maken onderscheid tussen subsidie en inkoop bij de geldverstrekking aan onder meer welzijnsinstellingen; ▪ de wethouder EID over onder meer de structurele dekking van de kosten voor overhead, de voortgang van verbeterplannen en de aandacht voor fraudepreventie hierin, ▪ de wethouder FS over onder meer het verloop van de accountantscontrole, de interne beheersing, de voortgang van het verbeterplan voor de beheersorganisatie, diverse onderwerpen betreffende de kwaliteit van de verantwoording en de verbetering van de financiële rechtmatigheid van inkopen, in het bijzonder voor wat betreft Europese aanbestedingen.

E. Termijnplanning De termijnplanning (RC/2021.12) wordt ongewijzigd vastgesteld.

Pagina 9 van 11

Verslag RC-vergadering 30 juni 2021

Rekeningencommissie

F. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen. De voorzitter sluit de vergadering om 21:55 uur.

Pagina 10 van 11

Verslag RC-vergadering 30 juni 2021

Rekeningencommissie

BIJLAGE 1: Subsidies waarvan onzeker is of sprake is van subsidie of inkoop

Onzekerheid Instelling Veilig thuis Stichting straatconsulaat Stichting reclassering Nederland Vereniging voor de Haagse Jeugd Stichting Legers des Heils Indigo B.V. Stichting PeP Den Haag Stichting Perspektief Stichting MEE ZUID Parnassia Stichting Xtraplus Stichting Mooi Stichting Zebra Stichting Kompassie Stichting Vaar Welzijn Parnassia Stichting Duurzaam Den Haag Stichitng Xtra Plus Stichting Welzijn Scheveningen Stichting The Hague Humanity New Babylon Triodus Delft TOTAAL

Conclusie GAD Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid Onzekerheid

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

520.000 405.361 470.117 998.043 4.395.600 2.568.479 2.258.478 3.992.367 5.741.903 3.111.136 6.104.252 3.906.000 7.000.000 520.000 3.914.000 2.196.000 610.000 2.410.000 1.203.000 150.000 89.000 78.000 40.000 52.681.736

Pagina 11 van 11