RC-verslag 17 december 2020 RIS307748

Rekeningencommissie RIS 307748

Verslag Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 17 december 2020 Aanwezig:

Afwezig:

de voorzitter, de heer D. Scheper; mevrouw L. Arp, de heren B. Aydin, P. Bos, M. De Vuyst, F. de Graaf, C. Pluimgraaff en R. Sluijs, allen lid RC; mevrouw C. Slotema, gemeenteaccountant en J. van Duijn, secretaris. geen.

A. Opening, mededelingen, vaststelling agenda, ingekomen stukken De voorzitter opent de vergadering om 13:50 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

B. Verslag van de vergadering van 26 november 2020 De tijdens de vorige vergadering naar voren gekomen vragen over verbonden partijen zijn ambtelijk doorgeleid met het verzoek hierop te antwoorden. Het verslag van de vergadering van 26 november 2020 (RIS307274) wordt ongewijzigd vastgesteld.

C. Ingekomen bestuurlijke stukken Het college heeft een raadsmededeling gestuurd over de oprichting van de dienst bedrijfsvoering (RIS307259). Deze wordt in een volgende Rekeningencommissievergadering geagendeerd. Voorts wil de Rekeningencommissie in een volgende vergadering aandacht besteden aan de brief over de gemeentelijke financiering 2021 (RIS307252).

D. Planning- & controlcyclus: 8-maandsrapportage, boardletter In het kader van de planning & controlcyclus zijn twee rapportages naar de Rekeningencommissie gestuurd. De 8-maandsrapportage (RIS306618) is met enige vertraging van het college ontvangen, de Accountantsdienst heeft het onderzoek hiernaar nog niet kunnen afronden. Van de Accountantsdienst is de boardletter (RIS307273) ontvangen naar aanleiding van bevindingen uit tussentijdse controles. De waarnemend gemeenteaccountant geeft hierop een toelichting. Om de belangrijkste negatieve effecten van de COVID-19-pandemie tegen te gaan heeft het college een herstelplan met zeven interventies naar de raad gestuurd (RIS306618). Voorts zijn er onder meer plannen voor ketenanalyses (RIS306596), voor de verbetering van de beheersorganisatie (RIS305828), voor digitalisering en dienstverlening (RIS305093) en voor verbetering van de integriteit binnen de organisatie (RIS302520, RIS304424). Met het oog op de gevolgen voor het financieel beheer adviseert de accountant om in 2021 na te gaan wat

Verslag RC-vergadering 17 december 2020

Rekeningencommissie

de voortgang is in de uitvoering van deze plannen, mede vanwege de vele personele wijzigingen in de top. De accountant is van oordeel dat de interne beheersing van de gemeente Den Haag verbetering behoeft. Dit wordt door het college onderschreven. Bijzondere aandacht vraagt zij voor de interne controle van memoriaalboekingen, inkopen, betalingen en grondexploitaties; hier zijn snel verbeteringen nodig. Op dit moment is onvoldoende inzichtelijk waar mogelijke risico’s aanwezig zijn betreffende interne controles, rollen en verantwoordelijkheden binnen de gemeente. De bedoeling is dat het programma Verbetering bedrijfsvoering en één centrale administratie hierin verbetering brengt. Het college is voornemens om dit programma te versnellen van 4 naar 2 jaar. De maatregelen ter bestrijding van het Covid19-virus hebben ook hun weerslag op de financiële middelen van de gemeente, doorwerkend in de jaarrekening 2020. Er bestaat nog onzekerheid over de omvang van de bijdragen van het Rijk en over de deels nog niet definitieve wet- en regelgeving voor de verantwoording van de besteding hiervan. Soms kan de gemeente door deze onzekerheden ook aan uitvoerders van gemeentelijk beleid niet de gewenste duidelijkheid verschaffen. Bij de controle past de Accountantsdienst in toenemende mate data-analyse toe op bestanden in geautomatiseerde systemen.

Uit deze analyses blijkt dat bestanden vervuild zijn. Dit brengt het risico met zich mee dat verouderde of onjuiste gegevens worden gebruikt voor transacties. Ook bemoeilijkt het een doelmatige analyse op fouten en onregelmatigheden, zoals abusievelijke dubbele transacties. Met de toenemende digitalisering nemen ook de risico’s van kwetsbaarheden in het werken met geautomatiseerde systemen toe, met een verhoogde kans op bijvoorbeeld datalekken of cybermisdaad. Tekortkomingen in de digitale infrastructuur – of het verhelpen daarvan – kunnen leiden tot gemeentebrede verstoringen van processen. De impact daarvan wordt door de nieuwe thuiswerknorm nog eens vergroot. Zoals eerder door het college onderkend is zijn structurele maatregelen nodig ter verbetering van de bedrijfsvoering. Er is een gemeentebrede inspanning nodig om interne bedrijfsvoering en de financiën, maar ook de basis (waaronder de primaire processen), verder te verbeteren. Het college staat voor de belangrijke opgave om de daartoe opgestelde verbeterplannen voortvarend ten uitvoer te brengen. De oprichting van de nieuwe dienst Bedrijfsvoering is daarin een belangrijke eerste stap. Om voldoende focus op de noodzakelijke veranderingen te bewerkstelligen is het zaak te sturen op tussentijdse resultaten en op gezette tijden te rapporteren over de voortgang.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Verbetering interne beheersing: evenals vorig jaar constateert de accountant dat verbetering nodig is in de interne controle van memoriaalboekingen, inkopen, betalingen en grondexploitaties. De Rekeningencommissie vraagt het college hieraan prioriteit te geven en hiervoor voldoende capaciteit beschikbaar te hebben.

Pagina 2 van 8

Verslag RC-vergadering 17 december 2020

▪

▪

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

Risico op onrechtmatigheden COVID-19-beleid: tot op heden bestaan onzekerheden over de voorwaarden van Rijksbijdragen voor financiële dekking van uitgaven in het kader van de covidpandemie. Dit betreft met name de Tozo-regeling, waarvoor de verantwoordingseisen nog worden opgesteld. Mogelijk brengt dit rechtmatigheidsrisico’s met zich mee. De financiële omvang van dit onrechtmatigheidsrisico werd in de eerste impactanalyse geschat op € 80 miljoen. In de latere en meest recente impactanalyse worden geen bedragen meer genoemd. De Rekeningencommissie wil weten wat de actuele schatting van dit risico is. De commissie acht het niet wenselijk dat het komende jaarrekeningonderzoek vanwege eventuele onzekerheden over rechtmatigheid wordt uitgesteld. Een enigszins vergelijkbaar probleem speelde enkele jaren geleden als gevolg van de haastige decentralisaties in het sociaal domein. Het onderzoek is toen met enkele aanpassingen volgens planning uitgevoerd met een gefaseerde publicatie van het accountantsrapport. Financiële verantwoording compensatie COVID-19-beleid: om de gevolgen van de beperkende maatregelen ter bestrijding van de covidpandemie voor subsidiënten en opdrachtnemers te verzachten, verleent de gemeente hen vormen van compensatie als kwijtschelding en onverschuldigde doorbetaling.

Over de verantwoording hiervan vindt reeds overleg plaats tussen de gemeentelijke organisatie en de Accountantsdienst. Naar het zich laat aanzien vormt de verantwoording van dergelijke compenserende maatregelen geen groot risico voor de tijdige publicatie van de jaarrekening. De Rekeningencommissie heeft behoefte aan een nadere onderbouwing van de raming van de gederfde inkomsten en extra uitgaven als gevolg van dit compensatiebeleid en vraagt het college hierop in te gaan in de komende jaarrekening, de daaropvolgende tussentijdse rapportages en in de begroting aan de hand van een actualisatie van de eerdere impactanalyse (RIS305404). Risico op onrechtmatigheden aanbestedingen: in 2020 is geen interne controle uitgevoerd op de rechtmatigheid van aanbestedingen. Het is van belang dat dit alsnog gebeurt vóór de jaarrekeningcontrole. Een dergelijke spendanalyse dient om aan te tonen dat inkopen in overeenstemming met de geldende Europese aanbestedingsrichtlijnen hebben plaatsgevonden en is een vereiste als het college per 2021 zelf verantwoording moet afleggen over de financiële rechtmatigheid van zijn beleid. De commissie wil weten wat de potentiële omvang van het risico op onrechtmatige aanbestedingen is.

Actualisatie Meerjarenprognose Grondexploitatie (MPG): de meerjarenprognose voor grondexploitaties wordt niet geactualiseerd per balansdatum, ondanks een eerder advies van de accountant daartoe. De Rekeningencommissie vraagt het college om de MPG alsnog te actualiseren ten behoeve van de jaarrekening. De accountant adviseert om in de MPG meer aandacht te besteden aan warme gronden. Dit is strategisch gelegen grond waarvan op voorhand mag worden aangenomen dat deze als bouwgrond zal gaan fungeren, maar waarvoor nog geen operationele grondexploitatie is vastgesteld. Detectieve maatregelen fraudepreventie: in 2020 zijn geen systematische controlewerkzaamheden op fraude door eigen medewerkers uitgevoerd. De Rekeningencommissie vraagt het college prioriteit te geven aan de uitvoering hiervan en dit instrument toe te voegen aan een structureel uit te voeren frauderisicoanalyse. Vervuilde gegevensbestanden: gemeentelijke gegevensbestanden worden onvoldoende systematisch geschoond. Daardoor ontstaan extra risico’s op fouten bij transacties, bijvoorbeeld als verouderde gegevens worden gebruikt. Ook een doelmatige Pagina 3 van 8

Verslag RC-vergadering 17 december 2020

▪

▪

Rekeningencommissie

controle met behulp van data-analyse wordt gehinderd door vervuilde bestanden. De Rekeningencommissie vraagt het college prioriteit te geven aan het borgen van het systematisch schonen van gemeentelijke gegevensbestanden. Verantwoordelijkheidsverdeling in verantwoording: in zowel de financiële verantwoording als de rechtmatigheidsverantwoording zijn binnen de organisatie veel verschillende functies betrokken. De Rekeningencommissie vraagt het college dit beter inzichtelijk te maken door de verschillende verantwoordelijkheden helder vast te leggen. De accountant heeft de suggestie gedaan om hierbij gebruik te maken van het zogenoemde three-lines model, waarbij onderscheid wordt gemaakt in verantwoordelijkheden bij de drie lijnen administratie, interne controle en internal audit. Planning & controlcyclus 2021: de Rekeningencommissie wil de 8maandsrapportage en de boardletter in 2021 in de maand september ontvangen.

E. Controleaanpak accountantsdienst In de vorige vergadering heeft de waarnemend gemeenteaccountant reeds vooruitgeblikt op de controleaanpak van de Accountantsdienst (GAD/2020.62). Zij heeft onder meer toegelicht dat: - de aanpak meer risicogericht is - bij de interimcontrole is gecontroleerd per proces en niet per dienst - controles eerder in het jaar zullen plaatsvinden en - in de aanpak gebruik gemaakt wordt van technieken als data-analyse.

Fouten Onzekerheden

< 1%

< 3%

Goedkeurend

Beperking

Goedkeurend

> 3%

> 10% Afkeuring

Beperking

Oordeelsonthouding

Bovenstaand schematisch overzicht van de goedkeuringstoleranties voor het getrouwheidsen rechtmatigheidsoordeel van de controleverklaring is in het document (GAD/2020.62) op pagina 6 weergegeven. Een goedkeurend oordeel wordt gegeven indien de omvang van fouten minder dan 1% van het totaal bedraagt. Als de omvang van fouten tussen de 1% en 3% ligt geeft de accountant een oordeel met beperking af, een grotere omvang betekent een afkeurende verklaring. De geconstateerde onzekerheden mogen niet meer dan 3% bedragen voor een goedkeurend oordeel, anders volgt een verklaring met beperking. Als de onzekerheden groter zijn dan 10% onthoudt de accountant zich van een oordeel. (Noot van het secretariaat: de goedkeuringstolerantie is vastgelegd in artikel 3a van de Controleverordening gemeente Den Haag 2014). Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Jaarrekeningonderzoek 2020: de Rekeningencommissie wil in het eerste kwartaal van 2021 de eigen werkwijze van het onderzoek naar de jaarrekening 2020 agenderen. ▪ Controleaanpak 2021: de gemeenteaccountant stuurt in het eerste kwartaal van 2021 een geactualiseerde controleaanpak voor het jaar 2021 naar de Rekeningencommissie.

Pagina 4 van 8

Verslag RC-vergadering 17 december 2020

Rekeningencommissie

F. Rechtmatigheidsverantwoording door het college vanaf 2021 In de vorige vergadering is bij de vaststelling van het normenkader naar voren gekomen dat de Rekeningencommissie door de accountant wil worden bijgepraat over de inhoud van het begrip rechtmatigheid en de gevolgen van de wijziging in de rechtmatigheidsverantwoording. De Rekeningencommissie heeft hierover vóór het zomerreces een brief van het college ontvangen (RIS305828). Mevrouw Slotema geeft een toelichting op deze wijziging in het Besluit Begroting & Verantwoording provincies en gemeenten. De juridische term rechtmatigheid houdt in dat een (voorgenomen) handelswijze in overeenstemming is met geldende regels en besluiten. Dit begrip is van toepassing op alles wat de gemeente qua taken op zich neemt. Dit betekent dat alle handelingen van de gemeente moeten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsomstandigheden, aanbestedingen, omgevingswet, subsidievoorwaarden en raadsbesluiten. Van een overheidsorganisatie mag worden verwacht dat deze aan wet- en regelgeving voldoet en daarnaar handelt. Het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Hier is een duidelijke relatie met financiële beheershandelingen: er moet worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Jaarlijks stelt de raad het normenkader voor het rechtmatigheidsoordeel vast.

Pagina 5 van 8

Verslag RC-vergadering 17 december 2020

Rekeningencommissie

Tot nu toe informeerde de gemeenteaccountant de Raad over de juistheid, volledigheid én rechtmatigheid van de verantwoording. In de nieuwe situatie geeft de accountant nog steeds een oordeel over de juistheid en volledigheid (ofwel de getrouwheid) van de verantwoording. Het college wordt echter zelf verantwoordelijk voor verantwoording over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Concreet betekent dit dat vanaf 2021 het college moet aantonen dat de budgetten rechtmatig besteed worden door middel van een rechtmatigheidsverantwoording die onderdeel wordt van de jaarrekening. In de bedrijfsvoeringsparagraaf licht het college de afwijkingen, oorzaken en maatregelen toe. Hierdoor komt de verantwoordelijk daar te liggen waar deze thuishoort, namelijk bij het college. Zo zullen bijvoorbeeld inkopen die ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed niet meer door de accountant maar door het college, als de daarop aan te spreken partij, aan de raad worden gemeld. Uiteraard geeft de accountant in het accountantsrapport een oordeel over de getrouwheid en volledigheid van de rechtmatigheidsrapportage van het college. Tekortkomingen hierin worden vermeld in het oordeel en accountantsverslag. Er zijn nog verschillende stappen te nemen in aanloop naar de nieuwe situatie waarin het college verantwoording aflegt over rechtmatigheid.

Het is van belang dat het college duidelijk maakt wat zijn ambitie is met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording, die nu gericht is op financiële rechtmatigheid. Er kan voor worden gekozen om op termijn door te groeien naar een verantwoording op de bredere bedrijfsvoering, waarbij het college een zogenoemd in control statement afgeeft. In ieder geval moeten een aantal zaken op korte termijn geregeld worden. Zo moet de verantwoordingsgrens worden vastgesteld. De raad kan aangeven met welke nauwkeurigheid hij verwacht te worden geïnformeerd over eventuele omissies en tekortkomingen, variërend van 0% tot 3% van de totale lasten van de begroting. Eveneens dient de rapporteringsgrens te worden bepaald voor de bedrijfsvoeringsparagraaf. De controleverordening moet op de door te voeren wijzigingen worden aangepast. Ook kan het normenkader hiervoor worden opgeschoond. De raad en het college moeten afspraken maken over de rollen van college, raad en accountant en over de kaders van de naleving van rechtmatigheidseisen: is er ruimte om gemotiveerd af te wijken van de regels, bijvoorbeeld bij aanbestedingen? En zo ja, wat zijn daarvoor de voorwaarden en marges? Het college dient de raad te informeren over de wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording wordt geborgd in de organisatie en in de planning & control-processen.

Het college heeft aangegeven in 2020 te willen proefdraaien met de nieuwe wijze van verantwoording. De Accountantsdienst heeft de ambtelijke organisatie haar expertise aangeboden in de ontwikkeling van een ‘ingroeimodel’. In 2020 is met dit ingroeimodel begonnen voor wat betreft de Europese aanbestedingen. Na afronding van de jaarrekeningcontrole 2020 stelt de gemeente in samenwerking met de Accountantsdienst een evaluatie op van de voortgang en ervaringen. Nuttige tips en informatie over de te wijzigen rechtmatigheidsverantwoording zijn te vinden in de Handreiking VNG/IPO Invoering rechtmatigheidsverantwoording en in de notitie die de commissie BBV over de rechtmatigheidsverantwoording ten behoeve van een consultatie heeft opgesteld. Pagina 6 van 8

Verslag RC-vergadering 17 december 2020

Rekeningencommissie

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Uitkomsten evaluatie ‘ingroeimodel’ rechtmatigheidsverantwoording: het college wordt gevraagd de Rekeningencommissie te informeren over de uitkomsten van de evaluatie van het ‘ingroeimodel’ voor de rechtmatigheidsverantwoording die na de jaarrekeningcontrole 2020 wordt opgesteld. ▪ Rechtmatigheidsverantwoording en internal audit functie: in de brief die de Rekeningencommissie in de zomer van 2020 heeft ontvangen over de voorbereidingen op de wijziging in de rechtmatigheidsverantwoording (RIS305828) wordt vermeld dat de internal audit-functie van de gemeente nog niet voldoet aan professionele standaarden met betrekking tot de inrichting van de auditfunctie, kennis en kwaliteit van de auditoren en de uitvoering van het werk. De Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd over de planning en voortgang in de versterking van de interne beheersing in de vorm van tweedelijns- en derdelijnscontroles. Voorts wil de commissie weten of de gemeentelijke organisatie tijdig gereed is voor een rechtmatigheidsverantwoording door het college.

▪ Stand van zaken rechtmatigheidsverantwoording: de brief (RIS305828) die het college een half jaar geleden naar de Rekeningencommissie heeft gestuurd laat veel vragen onbeantwoord over de gereedheid van de organisatie voor de af te leggen rechtmatigheidsverantwoording. De Rekeningencommissie wil in een ambtelijke werkbespreking worden bijgepraat over de vorderingen. van het college.

G. Grip op grote projecten In de vorige vergadering heeft de Rekeningencommissie van gedachten gewisseld over verbetering van de controle van de raad op grote projecten. De commissie is van mening dat de huidige GRIP-rapportages onvoldoende grip geven. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Werkbespreking commissie Ruimte: mede naar aanleiding van de gedachtewisseling binnen de Rekeningencommissie houdt de commissie Ruimte op 27 januari 2021 een werkbespreking over het verbeteren van grip op grote projecten. De Rekeningencommissie wil de commissie Ruimte informeren over haar bevindingen en overwegingen, zodat beide commissies hierin gezamenlijk kunnen optrekken. ▪ Onderzoek verbetering GRIP: de Rekeningencommissie wil vanuit haar eigen rol onderzoeken hoe de grip op grote projecten kan worden verbeterd en worden gemonitord in de vorm van rapportages of dashboards. De Accountantsdienst wordt gevraagd hiertoe een onderzoeksvoorstel te doen, waarin ook wordt gekeken naar de aanpak van andere organisaties die grote projecten uitvoeren, zoals Rijkswaterstaat. De commissie Ruimte zal hierover op hoogte worden gehouden.

H. Voortzetting onderzoek naar indicatoren Tijdens de behandeling van de audit indicatoren in de vorige vergadering van de Rekeningencommissie is de wens uitgesproken om verder van gedachten te wisselen over de ontwikkeling van indicatoren. De Rekeningencommissie wil hier bij de volgende audit in het Pagina 7 van 8

Verslag RC-vergadering 17 december 2020

Rekeningencommissie

komende jaarrekeningonderzoek 2020 op terugkomen. De uitkomsten hiervan kunnen onder meer worden meegenomen in een toekomstig advies voor de nieuwe raad na de verkiezingen.

I. Termijnplanning Voor de eerstvolgende vergadering is de rapportage over de vervolgaudit naar de beheersing van datalekken geagendeerd. Voorafgaand daaraan zullen de bevindingen van deze audit worden gepresenteerd tijdens de Dag van de Privacy van de gemeente Den Haag op 28 januari 2021. De termijnplanning (RC/2020.14) wordt ongewijzigd vastgesteld.

J. Rondvraag Er zijn geen vragen.

K. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 15:15 uur.

Pagina 8 van 8