RC-verslag 14 april 2021 RIS308947

Rekeningencommissie RIS 308947

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 14 april 2021

Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. Arp, de heren B. Aydin, P. Bos, C. Pluimgraaff en R. Sluijs, allen lid RC; mevrouw C. Slotema, mevrouw T. Gommans en de heer F. den Eerzamen, Accountantsdienst; mevrouw L. Kroon en de heren W. van Miltenburg en J. Pronk, ambtenaren; J. van Duijn, secretaris.

Afwezig:

de heren D. Scheper en F. de Graaf (m.k.).

A. Opening, mededelingen, vaststelling agenda, ingekomen stukken De voorzitter opent de vergadering om 13:30 uur en heet de aanwezigen welkom. Bij agendapunt H (Termijnplanning) wordt een korte update gegeven van de voortgang van de audit naar de implementatie van de Omgevingswet. De agenda wordt aldus vastgesteld.

B. Verslag van de vergadering van 24 maart 2021 Het verslag van de vergadering van 24 maart 2021 (RIS308379) wordt ongewijzigd vastgesteld.

C. Ingekomen bestuurlijke stukken Van het college is een brief ontvangen over de jaarrapportage, het beleidskader en de evaluatie betreffende verbonden partijen (RIS307252). Deze is in deze vergadering geagendeerd bij agendapunt F.

D. Werkbespreking oprichting dienst Bedrijfsvoering De afgelopen jaren heeft de aandacht van de Rekeningencommissie zich voor een belangrijk deel gericht op de verbetering van de bedrijfsvoering. Met ingang van 2021 is voor de bedrijfsvoering een nieuwe dienst in het leven geroepen waarin verschillende organisatieonderdelen zijn samengebracht (RIS307259, RIS306596). Naar aanleiding van een suggestie van de wethouder EID wordt de voortgang in de verbetering van de bedrijfsvoering toegelicht door Lia Kroon, directeur van de nieuwe dienst bedrijfsvoering. In de presentatie wordt aandacht besteed aan de samenstelling en opbouw van de nieuwe dienst bedrijfsvoering. Aan de definitieve scope van de dienst wordt nog gewerkt; desgewenst kan

Verslag RC-vergadering 14 april 2021

Rekeningencommissie

de uitwerking hiervan op een later moment ambtelijk aan de commissie worden toegelicht. Voorts wordt in de presentatie ingegaan op verschillende business cases voor het op orde brengen van de financiën op verschillende terreinen. De slides die tijdens de presentatie zijn getoond zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. De nieuwe dienst Bedrijfsvoering is per 1 januari 2021 van start gegaan en is als gelijkwaardige dienst tussen de overige gemeentelijke diensten gepositioneerd. Op dit moment bestaat de dienst Bedrijfsvoering uit drie onderdelen: het bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC), het Intern Dienstencentrum (IDC) en de tijdelijke organisatie Informatisering en Automatisering (I&A). Voor de inrichting van de nieuwe dienst wordt gekeken naar de betrokken ketens betreffende financiën, inkoop, juridische zaken, communicatie, personeel & organisatie, huisvesting en facilitaire zaken. Tot op heden kent de gemeentelijke organisatie voor bedrijfsvoering drie onderdelen: de Bestuursdienst (BSD), het BEC en het IDC, die in veel gevallen elk voor een deel verantwoordelijk zijn voor de genoemde ketens. Nu wordt onderzocht of het toegevoegde waarde of synergie oplevert als een keten binnen één organisatieonderdeel wordt ondergebracht. Dit onderzoek is vrijwel afgerond. Besluitvorming hierover wordt dit voorjaar verwacht, waarna medezeggenschap kan plaatsvinden.

De transformatie is er dus op gericht om van drie afzonderlijke onderdelen (BSD, IDC en BEC) te gaan naar één dienst waarin elke keten zoveel mogelijk vanuit één hand wordt bestuurd. Hierdoor worden kaderstelling, beleid en uitvoering dichter bij elkaar gebracht. Gedurende deze transitie gaat de dienstverlening gewoon door, in sommige gevallen zelfs versneld vanwege aanpassingen aan de coronapandemie. Zo heeft een versnelde migratie naar het Windows 10-platforrm plaatsgevonden, de GGD wordt ondersteund om bron- en contactonderzoek en vaccinaties mogelijk te maken en werkplekken worden ingericht op de anderhalvemetersamenleving. Uiteraard gaan ook zaken als factureren, salarisbetaling en schoonmaak gewoon door. Het is daarbij belangrijk om de basis op orde te houden en binnen de financiële kaders te werken. Om de kosten van de bedrijfsvoering te beheersen worden een flink aantal business cases uitgevoerd. Aan het begin van deze collegeperiode is afgesproken om via deze business cases een aantal bezuinigingen te realiseren. Per business case is een lid van het gemeentelijk managementteam (GMT) ambtelijk verantwoordelijk voor regievoering. Uitvoering geschiedt door betrokken dienst(en) en de dienst Bedrijfsvoering. ▪ Per 1 januari 2021 zijn 14 afzonderlijke financiële administraties in één gemeentelijke financiële administratie ondergebracht.

Deze omvangrijke operatie is succesvol afgerond, waarmee een besparing van € 1 miljoen per jaar is gerealiseerd. Tot en met het tweede kwartaal van 2021 vindt nog nazorg plaats. ▪ Voor het bedrijfsvoeringsproces is uitgebreid onderzocht hoe door middel van slim inkopen kan worden bezuinigd. Met aanbestedingen voor onder meer vergaderlocaties en postbezorging is eind 2020 een besparing van € 1 miljoen per jaar gerealiseerd. ▪ Voor wat betreft de gemeentelijke automatisering wordt door de verschillende diensten in totaal een groot aantal applicaties gebruikt, met navenante licentie- en onderhoudskosten. Onderzocht wordt hoe dit doelmatiger kan, de zogenoemde applicatierationalisatie. Inmiddels is een gestructureerde werkwijze ontwikkeld om de mogelijkheden in kaart te brengen. Gedacht kan worden aan het verminderen van het Pagina 2 van 9

Verslag RC-vergadering 14 april 2021

▪ ▪

▪

▪ ▪ ▪

▪ ▪

Rekeningencommissie

aantal applicaties die min of meer hetzelfde doen, beter benutten van de huidige ICTcontracten, overstappen op applicaties met lagere licentiekosten en collectief inkopen via de VNG. Beoogd wordt hiermee vanaf 2022 € 2 miljoen per jaar te besparen. Door de uitgifte van tablets, smartphones en laptops aan ambtenaren te beperken is per 2020 een besparing van € 1,3 miljoen per jaar gerealiseerd. Verdere digitalisering van stukken moet per 2023 een kostenverlaging van € 2,0 miljoen per jaar opleveren voor (interne) postverwerking en archivering. Bij de vernietiging van papieren archiefstukken worden de eisen die de archiefwet stelt aan het bewaren van documenten in acht genomen. Inmiddels is gebleken dat op gebruikersonderhoud niet kan worden bespaard. Wel is geraamd om door middel van het afstoten van panden per 2023 € 1,8 miljoen per jaar minder aan huisvesting uit te geven. Met het verbeteren, uniformeren en digitaliseren van de werkprocessen van bestuurlijke stukken is per 2021 een structurele besparing van 0,4 miljoen gerealiseerd. Strategisch personeelsbeleid is vastgesteld. Hieraan was geen bezuinigingstaakstelling verbonden. Door alle gemeentelijke diensten is onderzocht hoe op bedrijfsvoeringskosten kon worden bezuinigd, bijvoorbeeld door verjonging en procesverbeteringen. Geraamd is dat hiermee per 2023 € 8,7 miljoen per jaar wordt bezuinigd.

Het herstelplan voor de centrale bedrijfsvoeringreserve heeft erin geresulteerd dat deze reserve in 2019 en 2020 met € 5,8 miljoen is aangevuld. Als eerste stap naar integratie van de nu over verschillende diensten versnipperde automatiseringsketens is per 1 januari 2021 de tijdelijke organisatie voor Informatisering & Automatisering van start gegaan.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Onderscheid bedrijfsvoering en beheersorganisatie: het programma ter verbetering van de beheersorganisatie staat los van de business cases die reeds eerder zijn opgesteld om bezuinigingen te realiseren, bijvoorbeeld door processen doelmatiger in te richten. De verbetering van de beheersorganisatie is vooral gericht op de kwaliteit van de uitvoering van processen, bijvoorbeeld door middel van functiescheiding, mandatering en de vastlegging van procedures en verantwoordelijkheden. ▪ Gevolgen coronapandemie voor huisvesting: inmiddels wordt door ambtenaren veel meer thuis gewerkt. Er wordt nu gewerkt aan een visie op (samen)werken en ontmoeten en de inrichting van de kantoorhuisvesting hierop, omdat de manier van werken in de loop der jaren veranderd is. Onderzocht wordt of de gemeentelijke kantoorruimtes de komende jaren op een nieuwe manier kunnen worden ingericht, ervan uitgaande dat er meer wordt gewerkt. Dit laatste biedt mogelijkheden tot het afstoten van kantoorpanden. De eerste stap is om bij het aflopen van een huurcontract van een pand na te gaan of het pand afgestoten kan worden. Zo is het kantoor van de ombudsman aan de St. Jacobstraat afgestoten: de ombudsman werkt nu deels op het Spui en deels in de stad.

▪ Besparingsmogelijkheden gebruikersonderhoud huisvesting: Er zijn geen mogelijkheden gevonden om te besparen op gebruikersonderhoud per pand. Het afstoten van kantoorpanden kan pas op langere termijn en leidt daarmee uiteindelijk wel tot afname van de totale kosten voor gebruikersonderhoud. Pagina 3 van 9

Verslag RC-vergadering 14 april 2021

▪

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

Recente tekorten op overhead: het programma Overhead was in 2018 zowel financieel als beheersmatig nog niet op orde en had een resultaat van € 11,9 miljoen negatief. Bij de behandeling van de jaarrekening 2019 kwam naar voren dat gedurende dat jaar flink was bijgestuurd om het tekort op de bedrijfsvoering terug te dringen. In de begroting 2020 is een extra taakstelling opgenomen voor de bedrijfsvoering. Er was een structureel tekort van € 6 miljoen, waarvoor in de begroting 2021 een incidentele oplossing is gevonden. In het najaar van 2020 heeft de Rekeningencommissie de wethouder EID gevraagd naar de voortgang van de herstelplannen met betrekking tot de bedrijfsvoering, waaronder de oplossing voor de structurele component in het financiële tekort. Voor structurele bezuinigingen wordt onder meer gekeken naar het op orde brengen van de basis, versobering van de interne dienstverlening en procesverbeteringen. De Rekeningencommissie wil weten of het programma Overhead nu onder controle is en of het structurele tekort is opgelost (aandachtspunt bij de jaarrekening 2020). Gevolgen centralisering bedrijfsvoering: beoogd wordt met de vorming van de dienst bedrijfsvoering doelmatiger te werken. Door de centralisatie van de bedrijfsvoering is geen afstemming meer nodig tussen voorheen afzonderlijke bedrijfsonderdelen.

De Rekeningencommissie vraagt aandacht voor het risico dat bedrijfsvoering te ver af komt te staan van de beleidsuitvoering door de diensten. Het samenspel tussen diensten en bedrijfsvoering is een belangrijk onderdeel in de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering. Effecten reorganisatie op het financieel beheer: bij voorgaande reorganisaties is gebleken dat deze leidden tot een ‘dip’ in het financieel beheer. De dienst Bedrijfsvoering heeft een eigen werkbegroting, waarmee het mogelijk wordt om beter te sturen. Omdat ‘tijdens de verbouwing de winkel openblijft’ is er extra aandacht voor het financieel beheer. Rechtmatigheid aanbestedingen: voor wat betreft inkoop wordt ingezet op verbetering van kennis van het proces van aanbesteden, alsmede het verbeteren van de processen hiervoor en de samenwerking hierin. Deze verbeteringsslag zal meerdere jaren in beslag nemen. Samenloop reorganisaties: recent heeft de Rekeningencommissie een toelichting ontvangen op de oprichting van de tijdelijke organisatie voor Informatisering en Automatisering (I&A). Dit betekent niet dat I&A tijdelijk wordt ondergebracht bij de dienst Bedrijfsvoering. Het is een vorm waarin wordt voorzien in het sociaal beleidskader. Het geeft de gemeente twee jaar de tijd om een definitieve reorganisatie voor te bereiden. I&A blijft ook daarna onderdeel van de dienst Bedrijfsvoering.

E. Werkbespreking Rechtmatigheidsverantwoording en verbetering beheersorganisatie Het college is gevraagd naar de beheersmatige aanpassingen die nodig zijn vanwege de aangekondigde wetswijziging over de verantwoording over (financiële) rechtmatigheid. De Rekeningencommissie heeft van het college een brief ontvangen (RIS308052), waarin is uitgelegd dat dit een onderdeel is van het programma verbetering van de beheersorganisatie. Het programma wordt nader toegelicht in deze werkbespreking, vooraf ingeleid door Ward van Miltenburg, directeur Financiën & Inkoop. Op 8 oktober 2020 heeft de Rekeningencommissie de nieuwe wethouder Financiën (toen net een paar dagen in functie) Pagina 4 van 9

Verslag RC-vergadering 14 april 2021

Rekeningencommissie

gevraagd naar de kwaliteit van het financieel beheer en de beheersmatige aanpassingen die nodig zijn om de verantwoording over (financiële) rechtmatigheid overeenkomstig de bedoeling van de nieuwe wet gestalte te geven (RIS305562, par. 8.2.4). Naast eenheid van bedrijfsvoering wordt ook gestreefd naar een betere doelmatigheid. Dit geldt ook voor eenheid van beheer en eenheid van de beheersorganisatie. In deze werkbespreking wordt ingegaan op de vraag wat de beheersorganisatie is en waarom het nodig is dat processen beter worden beschreven, waarom taken en verantwoordelijkheden eenduidiger moeten zijn, waarom risicomanagement nodig is en waarom een uitvoeringsorganisatie nodig is die toetst of de spelregels worden gevolgd. Ook wordt ingegaan op de stand van zaken rond de in te voeren rechtmatigheidsverklaring door het college. Een toelichting op de verschillende onderdelen van het programma wordt gegeven door Jan Pronk, programmamanager Verbetering Beheersorganisatie. De slides die tijdens de presentatie zijn getoond zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. De beheersorganisatie speelt zich niet af op één plek binnen de organisatie. De verbetering van de beheersorganisatie betreft de hele gemeentelijke organisatie. Het programma bestaat uit een aantal samenhangende onderdelen, waaronder de rechtmatigheidsverantwoording.

Uiteindelijk gaat het om de interne beheersing: is de organisatie in staat om de doelstellingen te bereiken, zijn de bedrijfsprocessen effectief en efficiënt, is de informatievoorziening betrouwbaar en is de organisatie in staat om relevante wet- en regelgeving na te leven? Hier ligt een belangrijke link met de rechtmatigheidsverantwoording. De aanleiding voor het programma is de ambitie van de gemeente betreffende de doorontwikkeling van de financiële functie. Daarnaast heeft de Accountantsdienst gewezen op verbeterpunten in de interne beheersing. Ook de aanstaande wetswijziging aangaande de rechtmatigheidsverantwoording zorgt voor veranderingen in de interne beheersing. Naast het programma Verbetering Beheersorganisatie zijn er ook andere initiatieven ter versterking van de interne beheersing, zoals het project voor de mandaatregeling, de vorming van één financiële administratie en de verbetering van de projectbeheersing bij de dienst Stedelijke Ontwikkeling. Binnen het programma bestaan vier projecten die de benodigde verbeteringen bij diensten initiëren en faciliteren in samenwerking met de desbetreffende dienst(en). ▪ Verbetering procesbeschrijvingen: zoals uit de rapportages van de Accountantsdienst blijkt is op een aantal onderdelen binnen de gemeente sprake van achterstallig onderhoud voor wat betreft procesbeschrijvingen.

Niet altijd is even helder beschreven wat de verschillende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn in een proces. Aandacht is ook nodig voor checks & balances: wordt zorgvuldig omgegaan met bijvoorbeeld kasgeld, mutaties in salarissen en de uitgifte van wachtwoorden? De wijze waarop dit moet gebeuren is niet altijd goed vastgelegd. Een goede vastlegging helpt om processen doelmatiger te maken. Het is noodzakelijk voor een goede dienstverlening aan burgers en voor een goede risicobeheersing. ▪ Risicomanagement: veranderingen in de omgeving, zoals economische ontwikkelingen, kunnen van invloed zijn op processen of de uitvoering daarvan. Door middel van risicomanagement moet de organisatie kunnen inspelen op allerlei externe wijzigingen en onzekerheden. Dit is nog niet binnen de gehele gemeente goed geregeld. Op dit moment is het risicomanagement vooral gericht op financiële risico’s en de Pagina 5 van 9

Verslag RC-vergadering 14 april 2021

▪

▪

Rekeningencommissie

verantwoordingscyclus, maar is nog geen sprake van voldoende risicobewustzijn binnen de gehele organisatie. Internal audit: procesbeschrijvingen en risicomanagement hebben betrekking op de gehele organisatie. Het onderdeel Internal audit betreft echter wél één specifiek onderdeel binnen de organisatie. Het gaat dan om een afdeling die belast is met het onafhankelijk toetsen van de interne beheersing binnen de gehele organisatie. Op dit moment bestaat een dergelijke afdeling, maar deze moet zich verder ontwikkelen in professionaliteit, capaciteit en methodiek (gericht op automatisering). Een dergelijke ‘kritische spiegel’ stimuleert de organisatie om goed te blijven werken en helpt ervoor te zorgen dat de interne beheersing op orde blijft. Rechtmatigheidsverantwoording: binnen de Internal auditafdeling is een team aan de slag met de implementatie van de verwachte nieuwe wet over rechtmatigheidsverantwoording door het college. Deze wetwijziging houdt in dat niet meer de accountant rapporteert over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen van het college, maar dat het college hierover zelf verantwoording aflegt (zie ook de werkbespreking op 17 december 2020, RIS307748 agendapunt F).

Als de wet door het parlement wordt aangenomen zal de eerste rechtmatigheidsverklaring door het college in de jaarstukken over 2021 worden afgegeven, voorzien van een toelichting daarop in de bedrijfsvoeringsparagraaf. De bestaande zes criteria voor getrouwheid van de verantwoording worden dan uitgebreid met drie criteria voor verantwoording over rechtmatigheid: o begrotingscriterium: passen de mutaties binnen de begroting die de raad heeft geautoriseerd? o voorwaardencriterium: wordt aan gestelde voorwaarden voldaan in financiële beheershandelingen, bijvoorbeeld bij het afgeven van een vergunning (met betrekking tot onder meer recht, hoogte en duur)? o criterium voor misbruik & oneigenlijk gebruik: hoe wordt misbruik en oneigenlijk gebruik van de regels voorkómen?

Omdat het afleggen van verantwoordelijkheid over de rechtmatigheid van financiële beheershandelingen nieuw is voor de organisatie, is gekozen voor een ingroeimodel waarbij de komende jaren de benodigde kennis wordt overgedragen vanuit de Accountantsdienst. De komende periode zal hiermee worden proefgedraaid. Hiertoe wordt dezelfde indeling van financiële processen gehanteerd die ook door de accountant voor de interimcontrole wordt gebruikt (Jeugd/Wmo, vastgoed, onderwijshuisvesting, belastingen/heffingen & leges, subsidies, sociale uitkeringen, salarissen en inkopen/betalingen). De hieronder vallende subprocessen worden in de managementletter van de accountant nader toegelicht. Om ervaring op te doen met de nieuwe aanpak is als proefproject gekozen voor het proces voor Europese Aanbestedingen binnen het hoofdproces Inkoop & betalingen. Samen met de Accountantsdienst wordt in de dossiers gecontroleerd of bij inkopen het juiste aanbestedingsregime is gevolgd, aan de hand van een specifieke notitie over deze zogenoemde spendanalyse. Op dit moment vindt een review en evaluatie van de steekproef plaats, in samenwerking met de Accountantsdienst. De Rekeningencommissie ontvangt hierover een rapportage na afronding hiervan. De opgedane ervaring wordt benut bij de verdere uitrol van de aanpak in de genoemde acht hoofdprocessen.

Pagina 6 van 9

Verslag RC-vergadering 14 april 2021

Rekeningencommissie

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Achtergrond wetswijziging: de bedoeling van de wetswijziging is de verantwoording over het financieel rechtmatig handelen expliciet neer te leggen bij de verantwoordelijke voor de begrotingsuitvoering, namelijk het college. Dit stelt het college in staat om bij (zelf) geconstateerde tekortkomingen sneller herstelmaatregelen te nemen en deze meteen in de verantwoording te benoemen. ▪ Borging objectiviteit rechtmatigheidsverklaring: de controle op rechtmatigheid door het college vindt plaats op basis van dezelfde maatstaven die door de accountant worden gehanteerd. Hierover wordt in de jaarstukken verantwoording afgelegd en wordt daarmee object van controle door de accountant. In de nieuwe situatie blijft dus accountantscontrole aanwezig, in de vorm van het nagaan of de verantwoording over rechtmatigheid een getrouw beeld geeft. Geconstateerde omissies in de verantwoording worden door de accountant gemeld in het accountantsrapport. ▪ Indeling (hoofd)processen: in het accountantsrapport over de jaarrekening 2020 wordt een bijlage opgenomen met het overzicht van gemeentelijke financiële hoofd- en subprocessen zoals deze in de managementletter zijn vermeld.

▪ Rapportage evaluatie proeftuin aanbestedingen: na de afronding van de jaarrekeningcontrole vindt een evaluatie plaats van het proefproject voor de toetsing van de rechtmatigheid van aanbestedingen. De Rekeningencommissie wordt geïnformeerd over de bevindingen van deze evaluatie.

F. Verbonden partijen: jaarrapportage, beleidskader en evaluatie Van het college is een brief ontvangen over de beheersing van verbonden partijen, met enkele voorstellen over het moment waarop de jaarrapportage wordt toegezonden en over het beleidskader en de evaluatie van verbonden partijen (RIS307252). De brief wordt kort toegelicht door financieel directeur Ward van Miltenburg. De jaarrapportage wordt voortaan iets later verzonden zodat daarin de meest actuele cijfers kunnen worden opgenomen. Daarmee wordt tegemoetgekomen aan de wens van de Rekeningencommissie om de rapportage nog in het jaar te ontvangen waarin de jaarcijfers over het voorafgaande jaar bekend worden. Daarnaast is het college voornemens het beleidskader voor verbonden partijen te herijken en alle verbonden partijen te evalueren. Bij de herijking van het beleidskader wordt onder meer opnieuw gekeken naar de vereiste motivatie, onderbouwing en voorwaarden voor deelname in of oprichting van een verbonden partij. Ook wordt gekeken hoe andere gemeenten hiermee omgaan. Doel is op basis hiervan nieuwe spelregels vast te stellen. Daarna worden de bestaande verbonden partijen geëvalueerd aan de hand van deze nieuwe spelregels. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren.

▪ Timing jaarrapportage: de Rekeningencommissie waardeert dat de planning van de jaarrapportage is aangepast om zodoende hierin de meest actuele cijfers te kunnen opnemen. Het college wordt gevraagd om in de eerstvolgende rapportage de cijfers van zowel 2019 als 2020 op te nemen.

Pagina 7 van 9

Verslag RC-vergadering 14 april 2021

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

Herijking beleidskader: het initiatief van het college om het beleidskader te herijken om op basis van de hieruit vast te stellen criteria deelname in de bestaande verbonden partijen te evalueren, wordt door de Rekeningencommissie met instemming ontvangen. Publicatie jaarstukken door verbonden partijen: in voorgaande jaarrapportages over verbonden partijen ontbrak bij een substantieel aantal verbonden partijen een concrete link naar de jaarrekening en het jaarverslag; soms werd volstaan met de vermelding van alleen een website, vaak zonder hyperlink. Daardoor is voor de Rekeningencommissie onvoldoende inzichtelijk of de jaarstukken van een verbonden partij online zijn gepubliceerd. Het college wordt gevraagd om in de jaarrapportage bij iedere verbonden partij een directe link naar de jaarstukken op te nemen. Indien geen jaarstukken zijn gepubliceerd dient dit duidelijk te worden vermeld in de jaarrapportage. Het college wordt gevraagd bij de desbetreffende verbonden partijen aan te dringen op het tijdig publiceren van jaarrekeningen en jaarverslagen. Tevens vraagt de Rekeningencommissie hieraan bij de herijking van het beleidskader aandacht te besteden en duidelijke spelregels hiervoor vast te leggen.

Planning herijking beleidskader en evaluatie verbonden partijen: de herijking van het beleidskader voor verbonden partijen wordt in de zomer van 2021 afgerond en vervolgens worden de nieuwe spelregels aan de raad voorgelegd. Dit wordt in de eerste Rekeningencommissievergadering na het zomerreces geagendeerd. De jaarrapportage over verbonden partijen volgt in het najaar van 2021 (uiterlijk november). In de tweede helft van 2021 worden alle verbonden partijen geëvalueerd. Het college is voornemens om de uitkomsten hiervan nog in deze raadsperiode aan de raad voor te leggen.

G. Onderzoek jaarrekening: werkwijze en planning (vervolg) In de vorige vergadering is de vaststelling van de termijnplanning voor het onderzoek naar de jaarrekening aangehouden omdat onvoldoende zeker was of de Rekeningencommissie tijdig over het accountantsrapport kon beschikken. De Rekeningencommissie wil de desbetreffende vergaderingen met twee weken opschuiven en daarover in overleg treden met de desbetreffende wethouder(s). Hiervoor is in de bij punt H geagendeerde termijnplanning (RC/2020.09) een voorstel opgenomen. Over de wijze en het moment van vaststelling van het RC-rapport wordt in de eerstvolgende vergadering nader besloten. Noot van het secretariaat: vanwege verdere vertraging is de termijnplanning nadien opnieuw tussentijds aangepast (zie de termijnplanning voor de vergadering van 9 juni)

H. Termijnplanning Met inachtneming van hetgeen is besloten bij agendapunt G wordt de termijnplanning (RC/2020.09) vastgesteld. Onderdeel van de lopende termijnplanning is een audit die in opdracht van de Rekeningencommissie wordt uitgevoerd naar de voorbereidingen op de gemeentelijke implementatie van de verwachte Omgevingswet. Mondeling wordt een korte toelichting gegeven op de stand van zaken door Theresia Gommans, lid DT Accountantsdienst. Pagina 8 van 9

Verslag RC-vergadering 14 april 2021

Rekeningencommissie

Het onderzoek naar de voorbereidingen op de Omgevingswet is nog niet afgerond, onder meer vanwege de complexiteit van het onderwerp. Vooralsnog is het de bedoeling dat de nieuwe Omgevingswet per 1 januari 2022 in werking treedt. De implementatie ervan start pas daarna en moet uiterlijk in 2029 zijn afgerond. De Accountantsdienst verwacht de rapportage tijdig naar de Rekeningencommissie te kunnen zenden voor behandeling in de vergadering van 6 oktober 2021. Op basis van de vorderingen tot dusver worden enkele observaties kort toegelicht door Filip den Eerzamen, senior auditor bij de Accountantsdienst. Het onderzoek is in maart 2021 gestart nadat het plan van aanpak is besproken in de Rekeningencommissievergadering van 10 februari 2021. Bij de invoering van de Omgevingswet zijn veel onderdelen van de gemeentelijke organisatie betrokken, waardoor het niet eenvoudig is om de voortgang ervan in kaart te brengen. De gemeente Den Haag richt zich in de voorbereidingen op het voldoen aan de minimale vereisten zoals deze zijn beschreven in de routekaart van de VNG. De focus ligt op de nieuwe werkwijzen als gevolg van deze systeemverandering. In een overgangsperiode van meerdere jaren wordt overgegaan van de huidige werkwijze naar de nieuwe.

Gedurende de afgelopen jaren was een belangrijke factor van vertraging het ontwikkelen van een landelijke applicatie: het digitaal stelsel Omgevingswet. Onzeker is of dit systeem tijdig gereed is. Niet uitgesloten kan worden dat de invoeringsdatum van de Omgevingswet (1 januari 2022) als gevolg van verdere vertraging wederom wordt uitgesteld. Uit het onderzoek tot dusver zijn geen signalen gekomen dat de voorbereidingen van de gemeente Den Haag achterlopen op schema. Het onderzoek richt zich nu op mogelijke obstakels voor de implementatie, onder andere voor wat betreft de financiële beheersing.

I. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen. De voorzitter sluit de vergadering om 15:20 uur.

Pagina 9 van 9