Rapportage GAD inzake verbetervoorstel GRIP

Eindrapportage QuickScan ‘verbeteren GRIP rapportages 2021’ Gemeentelijke Accountantsdienst

30-09-2021 GAD/2021.117

1

1. Inleiding 2. Scope en werkwijze onderzoek

3. Bevindingen en aandachtspunten: a. aanbevelingen Rekenkamer (2010)

b. benchmark (gelet op recente GRIP rapportage) c. verbetervoorstel DSO (RIS 309058)

GAD/2021.117

2

1. Inleiding In opdracht van de RC heeft de GAD onderzoek gedaan naar de GRIP rapportage en beantwoorden wij twee vragen: 1. In hoeverre zijn de aanbevelingen uit het onderzoek van de Rekenkamer Den Haag 10 jaar geleden naar bouwprojecten door het college overgenomen en opgevolgd? 2. Benchmark: Wat kan Den Haag leren van vergelijkbare voorbeelden van andere organisaties? ➢ selectiecriteria ➢ informatie ➢

●ten aportage en verbeterplan

GAD/2021.117

3

2. Scope en werkwijze Scope: -

Recente GRIP rapportages 2020 (Programmarekening 2020 + begroting 2021-2024)

-

Voorstel nieuwe GRIP rapportage (RIS 309058)

-

Benchmark

Werkwijze: 1.

Documentstudie

2.

Vergelijkend onderzoek

3.

Aanvullende interviews sleutelfiguren

4.

Afstemming projectteam verbeterprogramma GRIP-rapportage

GAD/2021.117

4

3a. Bevindingen - aanbevelingen Rekenkamer (2010) in de GRIP 2020 Op hoofdlijnen opgevolgd, op onderdelen verbetering mogelijk 1) Het proces is verduidelijkt • Stroomschema’s opgenomen voor alle projecten in GRIP • Significante wijzigingen worden separaat gemeld • Nog onduidelijk in GRIP wanneer project kaders wijzigen (raadsbesluit)

2) Op hoofdlijnen is de informatie begrijpelijk • Aan vrijwel alle onderdelen aanbeveling is voldaan, • Behalve is niet altijd duidelijk wanneer saldowijzigingen het gevolg zijn van autonome mutaties (zoals rente / inflatie) of van scope- of beleidswijzigingen

3) Risico analyses onderdeel van de GRIP rapportage • • • •

Risicoanalyses worden uitgevoerd Verbetertraject risicomanagement in gang gezet Geen weergave van absolute risico’s aanwezig (nu alleen mutaties t.o.v. vorige GRIP) Er is geen onafhankelijke validatie van weging van risico’s aanwezig GAD/2021.117

5

3a. Aandachtspunten - aanbevelingen Rekenkamer (2010): 1) Het proces is verduidelijkt ➢ Verbeter consistentie ➢ minder tekst / herhaling ➢ voornaamste mutaties aangeven

2) Op hoofdlijnen is de informatie begrijpelijk ➢ Summary / dashboard alle projecten op belangrijkste aspecten

3) Risico analyses onderdeel van de GRIP rapportage ➢ Verbetertraject risico beoordeling (reeds in gang gezet). GAD/2021.117

6

3b. Bevindingen - benchmark Den Haag doet het met de GRIP rapportage best goed •

Andere organisaties bekeken, niet veel vergelijkbare voorbeelden:

Gemeente / Belangrijkste learnings benchmark organisatie Rotterdam

1. Werkt met de Monitor Grote Projecten 2. Alleen grote fysieke 3. Per project wordt een (MGP), waarin grote investeringsprojecten projecten, niet zijnde risicoregister bijgehouden en halfjaarlijks worden verantwoord. Daarnaast grondexploitaties de top 3 risico's wordt bestaat een risicoregeling grote projecten, opgenomen in de MGP. Geen waarin enkele zeer grote (materiele) en absoluut beeld. risicovolle projecten (die aan bepaalde eisen voldoen en waartoe door de Raad is besloten) in een separate en verzwaarde rapportage worden verantwoord.

Amsterdam

1. Regeling risicovolle projecten.

Utrecht

1. Recente start opzet rapportage risicovolle projecten. 1. Proces/project dat het college en/of de 2. Niet alleen fysieke 3. Risicomatrix (risicoprofiel) raad van een zodanig gewicht vindt, dan projecten, maar ook voor de waardering van een worden expliciete, aanvullende afspraken Sociaal Domein, Nieuw project. gemaakt over informatievoorziening en/of het Delft, Schieoevers en houden van interactieve raadssessies. uit hoofde van de coronacrisis.

Delft

Rijkswaterstaat) 1. Regeling interne grote projecten.

4. Er zijn 5. Het document is 6. Begin 2020 is een beheersmaatregelen beschikbaar in een verbeterplan aan de beschreven die een doorklikversie, je kan raad voorgelegd om dempend effect hebben snel en efficiënt door de de effectiviteit van de op het risico. projecten heen klikken MGP rapportage te en gericht zoeken naar verbeteren. bepaalde zaken.

2. geen afzonderlijke rapportage.

2. MIRT rapportage.

3. Bevat 154 projecten uit het Meerjarenprogramma Infrastructuur, Ruimte en Transport (MIRT)

GAD/2021.117

7

3b. Toelichting bevindingen - benchmark: Den Haag doet het goed, maar kan nog leren van vergelijkbare organisaties ► Den Haag doet het met de GRIP rapportage best goed

•

Vergelijkbare rapportages Rotterdam en Delft; Wat kunnen wij leren? Bijvoorbeeld: Rotterdam

Delft

Doorklikfunctie

Weergave projecten in risicomatrix

Link

GAD/2021.117

8

3b. Toelichting bevindingen - benchmark: DH doet het goed, doorlooptijd vergelijkbare organisaties niet korter ► Worsteling ook bij andere organisaties m.b.t. tijdigheid ● inkorten doorlooptijd tussen peildatum project en aanbieden Raad is lastig ● meerdere schakels (management, directie, college), borging kwaliteit en checks&balances vergen tijd

Rapportage

Peildatum

Raad

GAD/2021.117

9

3b. Aandachtspunten - benchmark: Den Haag doet het goed, maar kan nog leren van vergelijkbare organisaties Enkele leerpunten

Suggesties die wij u meegeven

●

Meer kernachtig rapporteren

bij 1ste vernieuwde GRIP rapportage dit punt mee te nemen in de bespreking van de rapportage

●

Door loskoppeling van P&C producten krijgt projectrapportage meer en betere aandacht

is nu in het voorliggende voorstel opgenomen

●

GREX-en en investeringsprojecten separaat rapporteren

dit te overwegen

●

Separate rapportage voor zeer risicovolle projecten (materialiteit / risico’s)

dit te overwegen

●

doorklikfunctie in rapportage

dit te overwegen

●

Verificatie inhoud info op aspecten tijd, geld, kwaliteit en risico’s: De interne checks & balances → zijn de beoordelingen (kleurtjes) realistisch en geven de kleurtjes de Raad voldoende houvast?

GAD kijkt op verzoek van de RC mee met de 1e vernieuwde GRIP rapportage

GAD/2021.117

10

3c. Bevindingen - verbetervoorstel DSO (RIS 309058) ► Stevig verbeterplan, met name op vorm en proces; in mindere mate is invulling gegeven aan borging van inhoudelijke kwaliteit van informatie

► In Q3 verschijnt conform afgegeven planning de eerste GRIP-rapportage nieuwe stijl; signalen dat deze niet eerder dan in Q4 zal verschijnen ► Rekeningencommissie verzoekt GAD de eerste GRIP rapportage nieuwe stijl (conform verbeterplan) te verifiëren.

GAD/2021.117

11

3c. Aandachtpunten - verbetervoorstel DSO Aandachtspunten voorstel DSO

Suggesties die wij u meegeven

● Maak helder(der) onderscheid tussen stuur- en verantwoordingsinformatie

Geef mutaties in kaders / besluitvorming Raad duidelijk(er) aan

● afspraken over hoeveelheid tekst per project

Reduceer # tekst per project, genereer meer dashboard info

● Vergelijkbaarheid tussen opeenvolgende GRIP rapportages (veel tekst is

Maak wijzigingen t.o.v. vorige GRIP rapportage beter inzichtelijk

hetzelfde, sommige tekst is aangepast), vereist goed lezen en vergelijken ● GRIP rapportage regime beter overeenstemmen in dialoog

• • •

● Verificatie GAD nieuwe GRIP rapportage najaar 2021

de omvang (bewaak omvang rapportage gelet op voorziene toename aantal projecten in verbeterplan) frequentie rapportage / spreiding, overweeg vroeg in Q2 en laat in Q3? verificatie / checks & balances op de inhoud (reeds in wording)

Effecten implementatie verbeterplan bekijken op (concept) eerste GRIP rapportage nieuwe stijl en aanbevelingen delen

GAD/2021.117

12