Presentatie voortgang interne beheersing RC20211222

Jaarrekening 2021 in perspectief: actualiteiten 22-12-2021

Ward van Miltenburg - concerncontroller

Onderwerpen presentatie Bijpraten op actualiteiten 1. Huidige aandachtspunten voor controleverklaring jaarrekening 2021: ▪ a. Grondexploitaties ▪ b. Subsidies 2. Structurele versterking financieel beheer: onderdeel frauderisicoanalyse. 3. Toezeggingen (waaronder planning jaarrekening 2021).

2

1a Grondexploitaties Stand van zaken presentatie 24 november: Onderzoek of investeringen in de openbare ruimte terecht in grondexploitaties

worden opgenomen heeft plaatsgevonden. Hieruit bleek dat een expliciete onderbouwing nodig is cf. BBV criteria (Profijt, Proportionaliteit en Toerekenbaarheid).

Dit leidt tot de volgende acties: ▪ Structureel:

Aanscherping verordening grondexploitaties in 2022.

▪ Jaarrekening: Dossiers op grexen waar een onzekerheid is geconstateerd 3

worden onderbouwd aangeleverd en getoetst door accountant.

1a Grondexploitaties Actueel: Relevante grondexploitatiedossiers zijn kritisch doorgelicht conform de BBV-criteria.

De doorlichting leidt tot: ▪

Bijstellingen grondexploitaties bij de jaarrekening (vb: kiosken Noordboulevard)

▪

Betere onderbouwingen van posten waar bevindingen over waren.

Komende periode: bevindingen worden opgepakt. accountant kijkt aan de voorkant mee op de onderbouwingen. 4

1b Subsidie of inkoop Stand van zaken presentatie 24 november:

Kadernota subsidie heeft alle ingrediënten om te toetsen op rechtmatigheid, maar niet goed toepasbaar in praktijk. Daarom een nadere werkinstructie opgesteld. ▪ Risicovolle dossiers voor jaarrekening 2021 worden aan de hand van de

werkinstructie onderbouwd en vervolgens getoetst door accountant. ▪ In 2022 volgt optimalisatie Kadernota.

5

1b Subsidie of inkoop Actueel:

▪ Werkinstructie is gemaakt. ▪ Geeft toelichting en uitwerking op het afwegingskader uit de Kadernota om onderbouwd te kiezen bij gecompliceerde situaties.

▪ Praktische invulling met 7 te beantwoorden vragen. ▪ Concept werkinstructie is afgestemd met accountant en akkoord bevonden. Met definitieve gaat gewerkt worden.

6

1b Subsidie of inkoop Actueel:

▪ Risicovolle dossiers grotendeels onderbouwd cf. werkinstructie en aangeleverd aan accountant. Afronding aanlevering half januari. ▪ Accountant bestudeert de onderbouwde dossiers.

▪ In Q1 2022 collegebesluit over de werkinstructie als nadere regelgeving binnen subsidiebeleid. ▪ Afschrift collegebesluit aan rekeningencommissie

7

2 Frauderisicoanalyse Stand van zaken collegebrief 10 november: We voeren een frauderisicoanalyse uit, hiermee geven we inzicht in:

▪ frauderisico's van de gemeente; ▪ mate van volwassenheid frauderisicomanegement gemeente. De analyse nadert afronding. Het college zal u nog voor het eind van het jaar

informeren over de uitkomsten van de analyse en follow up van de aanbevelingen.

8

2 Frauderisicoanalyse Actueel: ▪ Externe expertise is ingehuurd.

▪ Het proces is versterkt waarbij dienstdirecties actiever worden betrokken. ▪ Een frauderisicomanagementmodel is ontwikkeld dat zich richt op preventie, detectie en respons bij fraude.

9

2 Frauderisicoanalyse We voeren gesprekken met dienstdirecties in december en januari: ▪ Hoe past het frauderisicomanagementmodel in Den Haag?

▪ Waar zitten witte vlekken voor de doorvoering van dit model? ▪ Wat zijn de uitkomsten van de frauderisicoanalyse die is uitgevoerd?

10

3 Planning jaarrekeningtraject Datum aanlevering gecontroleerde jaarrekening 2021

▪ Gesprekken met accountant over evaluatie, LOTS en procesafspraken afgerond en in goed overleg verlopen. ▪ Ook in 2021 uitdagend traject jaarrekening, enige voorbeelden:

▪ Gemeente afhankelijk van zorgaanbieders: zij dienen uiterlijk 1 april verantwoording voorzien van controleverklaring aanleveren. ▪ Door corona een complexere verantwoording (inhoud) en uitdagingen voor

het proces voor de jaarrekening (thuiswerken). 11

3 Planning jaarrekeningtraject Gezamenlijk voorstel ambtelijke organisatie en accountant:

▪ De jaarstukken 2021 (met controleverklaring) op 10 mei 2022 aanbieden aan de raad. ▪ In februari informeren over tussenstand en haalbaarheid voorstel

12

3 Toezegging: Stoplichtenmodel Toelichting groene kleur stoplichtenmodel in de collegebeantwoording

van 10 november jl. ▪ Status “beantwoord” niet helder > beantwoording van een vraag betekent niet automatisch dat de achterliggende actie al is uitgevoerd.

▪ Overzicht opgesteld waarin dit beter wordt toegelicht. ▪ Voorstel om overzicht aan het verslag van deze vergadering toe te voegen.

13

3 Blijven informeren Informatie over actualiteiten jaarrekening 2021: commissie 24 februari

▪

Stand van zaken m.b.t. controleverklaring n.a.v. vorig jaar (subsidies en grondexploitaties).

14

▪

Tussenstand planning jaarrekeningtraject 2021

▪

Overige actualiteiten.