Presentatie governance gemeentelijke IT door CIO - RC 10 februari 2021

Presentatie organisatie en governance gemeentelijke IT Rekeningencommissie 10 februari 2021

Marijn Fraanje Directeur Informatie & ICT/ CIO

Probleemanalyse

Oude situatie I&A-keten

Diensten

D

G A

BSDCIO office (beleid en strategie)

BEC-I (informatievoorziening) H

E B

IDC-A (Automatisering) F

2

C IDC-IB (scanstraat) I

Leveranciers en ketenpartners

Het leveren van IT-gerelateerde diensten verspreid over 4 organisatieonderdelen: • Strategie en kaderstelling: Bestuursdienst, directie Informatie • Advies en expertise: BEC Informatievoorziening, onderdeel van het Bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC). • Uitvoering: IDC Automatisering, onderdeel het Intern Dienstencentrum (IDC). • Informatiebeheer: IDC - Informatiebeheer Daarnaast hebben ook de kerndiensten (primair proces) zelf ook contracten met leveranciers en voeren zij IT-activiteiten uit.

Probleemanalyse

Aanleiding verandering • Medio 2019 is een traject voor strategische personeelsplanning (SPP) uitgevoerd in de I&Aketen (CIO-office, BEC-I, IDC-A). Gekeken is naar de ontwikkelingen in de gemeentelijke wereld en de markt. • Daarnaast ervaarden de gemeentelijke diensten knelpunten in de samenwerking tussen de verschillende onderdelen uit de I&A-keten en stond de leverbetrouwbaarheid onder druk. • Dit heeft geleid tot het uitvoeren van een ketenanalyse in de I&A-keten met als doel tot een betere levering van de IT-dienstverlening te komen en een organisatie in te richten die toegerust is om de IT van de toekomst te realiseren.

3

Probleemanalyse

Ontwikkelingen • De digitale transformatie zet sterk door en heeft mede door de coronacrisis een boost gekregen. Dit leidt tot steeds snellere innovatie cycli van de dienstverlening en nieuwe mogelijkheden; • Data wordt steeds meer als strategisch middel ingezet en daarmee neemt datagedreven werken een hoge vlucht; • Digitale veiligheid en privacy wordt steeds belangrijkere thema’s;

• Verschuiven van zelf doen naar het afnemen van cloud dienstverlening; • Door de aanhoudende krappe IT-arbeidsmarkt wordt het steeds moeilijker om ITspecialisten te werven en vast te houden. 4

Probleemanalyse

Bevindingen (1) • Er zijn veel overdrachts- en coördinatiepunten in I&A-keten. Er is overlap in werk, rollen en verantwoordelijkheden. Door het toenemende belang van digitalisering is integrale sturing van de I&A-keten nodig. De verwachting is dat een efficiëntere inrichting een besparing van € 2,2 miljoen kan opleveren; • De slag naar toekomstig benodigde rollen/competenties moet worden gemaakt, om te voorkomen dat de boot wordt gemist. Denk aan multidisciplinair werken, van zelf uitvoeren naar regie, nieuwe expertises zoals

data, verzwaring van rollen zoals architectuur en security. Den Haag wil een aantrekkelijke werkgever zijn op de arbeidsmarkt; • Versterken van de IT-governance is nodig voor strategische prioritering en duidelijke verantwoordelijkheden; 5

Probleemanalyse

Bevindingen (2) • De afstand tussen de I&A-keten de gemeentelijke diensten moet kleiner. De dagelijkse aansturing van de projecten verdringt het strategisch advies aan de diensten. • De leverbetrouwbaarheid moet omhoog (tijdig, afgesproken kwalitatief en efficiënt). Ook moet moet sneller en flexibeler worden ingespeeld op digitale innovaties en de ontwikkelingen in de dienstverlening aan inwoners en bedrijven; • Binnen de I&A-keten zijn medewerkers gemotiveerd om verbetering aan te brengen.

6

Eisen aan de gewenste situatie

Gewenste situatie

1. Meer voorspelbaar leveren en minder verstoringen. 2. Business en IT werken beter samen aan opgaven van Den Haag. 3. Sterker kwalitatief strategisch advies op directieniveau. 4. Sneller en flexibeler inspelen op nieuwe ontwikkelingen en innovaties. 5. Meer uitbesteding van IT-diensten en meer regie op IT.

6. Beter aansluiten op IT-arbeidsmarkt (functies/expertises/aantrekkelijk IT-werkgever). 7. Eenduidig aanspreekpunten voor I&A-keten voor de diensten 8. Heldere rollen en verantwoordelijkheden in I&A-keten en bij diensten.

9. Transparante, snelle en eenvoudige besluitvorming en financiën.

Denkkader •

Primaire processen en generieke producten die toegevoegde waarde leveren aan burgers en ondernemers (opgavegericht). Bijvoorbeeld:

Vergunningen

Expertisecentra

Markt

Expertises op generieke onderwerpen die toegevoegde waarde leveren aan alle waardeketens en de opgave van de gemeente (kennisgericht). Bijvoorbeeld architectuur.

• • • • •

IT-leveranciers Kennisinstellingen samenwerkingsverbanden brancheverenigingen Et cetera.

Mijndenhaag.nl

•

Bedrijfsvoeringprocessen die de goede werking van de primaire processen ondersteunen. Bijvoorbeeld: HRM Fin. Administratie Ontwikkeling naar dienstoverstijgend

8

Bieden toegevoegde waarde door het leveren van kennis, kunde en diensten aan de gemeente.

IT-regie Het regisseren en beheren van de IT-basisdiensten (service gericht) die toegevoegde waarde leveren aan alle waardeketens en de opgave van de gemeente

Ontwikkeling naar de markt

Werkwijze en organisatie

Waardeketens gemeente

Gewenste situatie

Jaarplanning

Inzoomen op gemeentebrede besturing Dienst-specifieke portfolio

Diensten Diensten Diensten Diensten Diensten Diensten

Plan Plan Plan Plan Plan Plan

Rapportage voortgang portfolio

Voortgang

Governance

• Toetsing voortgang portfolio door CIO en zonodig bijstelling in GMT (inclusief Dienst-specifieke ontwikkelingen) • 4 maandelijkse afstemming CIO, AD, portefeuillehouder bedrijfsvoering Dienst, Businesspartner-i (3x per jaar) • 4 maandelijkse rapportage conform P&C-cyclus

Strategisch Planning Team

BedrijfsVoerings Beraad (BVB)

1

IT-board GMT

Ontwikkeling voor 2 of meer Diensten 2

Gemeentebrede ITvoorzieningen 3

Inzoomen op Dienst-specifieke besturing

Dienst Directie Dienst: demandmanager

Lijnmanager (of gedelegeerd) = Productowner

Key-user = rol senior medewerker

I&A

1

Dienst-specifieke portfolio

Business-partnerI helpt de business-owner

I(T)-board

programmaplanning

Scrum-teams

I-adviseur (organiserend) helpt de productowner

Scrum-teams Scrum-teams

Escalatie volgen bovenstaande ladder omhoog, afhankelijk van de ernst van de situatie. In het uiterste geval komen deze bij CIO/AD terecht. De rapportagelijn volgt dezelfde ladder

Scrummaster, IV- en IT experts

Governance

Transitie

De georganiseerde reis • • • • • • 11

Geplande verandering in 2/3 jaar. Nadruk op experimenteren en verandertraject. Aansturing door een tijdelijke organisatie I&A (de oude organisatieonderdelen BEC-I, IDC-A, IDC-IB en CIO-office onder één aansturing). Stapsgewijze aanpak waarbij veranderactiviteiten worden afgestemd op ontwikkelingen en prioriteiten van de Diensten. Geen consequenties voor medewerkers tot het moment van reorganiseren (na 2 jaar). Volledige taakstelling van €2,2 mln. in 2024 gerealiseerd.

Transitie

Veranderstrategie • Stapsgewijze aanpak op basis van ontwikkelplateaus (plateauplanning, gefaseerd in de tijd) • Bereiken van olievlekwerking door actief te sturen op het volgen van voorbeelden • Vernieuwing binnen bestaande werkwijzen toepassen waar kan • Starten waar de energie is en de toegevoegde waarde hoog is • Begeleiden van de verandering op de werkvloer • Aansturing van de transitie zoveel mogelijk intern met externe ondersteuning • Train the trainer principe Plateau 3 Plateau 2 Plateau 1r 12

Vooruitblik

Betrokkenheid I&A-medewerkers • Maandelijkse I&A brede medewerkerssessie over de lopende ontwikkelingen en beantwoorden vragen

• Maandelijkse sessies met leidinggevenden over hun rol in de verandering (individuele gesprekken en teamsessies) • Gesprekken met medewerkers uit de operationele teams (wat verandert er en hoe

worden zij betrokken) • Inloopspreekuur • Nieuwsbrieven, mailing, werknet, video 13

Vooruitblik

Tijdelijke organisatie I&A • 1 Januari 2021 is de tijdelijke organisatie I&A gestart (TO I&A). • De oude organisatie-onderdelen zijn ‘as is’ overgehangen naar de TO I&A. • Er zijn vier pilots gestart met agile werken in multidisciplinaire team (Vergunningen, Meldingen Openbare Ruimte, Team Online en Client Volg Systeem). Er zijn vijf expertisecentra uit de startblokken (Architectuur, Data en Artificial Intelligence, Security, Projecten en agile werken, Leveranciers en ITdienstverlening. • De pilots worden begeleid door agile coaches a.d.h.v. een daartoe opgesteld begeleidingsprogramma. • Kwaliteitsborging door externe partij (onafhankelijk advies en tegenwicht) 14