Presentatie Accountantsverslag 2021 RC 20220518
Tekst van het document
Accountantsbevindingen bij jaarrekening 2021 gemeente Den Haag
Carla Slotema 23 mei 2022
Angie Fernando
Mustafa Perkgöz
Agenda 1. 2. 3. 4.
Controleverklaring getrouwheid en rechtmatigheid Bestuurlijke boodschappen Controleverklaring en controleverschillen Accountantsbevindingen a) Europese aanbestedingen door Angie Fernando b) Grondexploitaties/fysiek domein, w.o. grote projecten door Mustafa Perkgöz c) Sociaal domein door Mustafa Perkgöz 5. Uw eventuele vragen en verzoeken Volgende RC-vergadering: ▪ Financiële positie ▪ Interne beheersing ▪ Fraude en nalevering wet- en regelgeving ▪ Controleproces ▪ Uw aandachtspunten/vragen
2
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Controleverklaring en controleverschillen ▪ ▪
Goedkeurende controleverklaring voor rechtmatigheid en getrouwheid, inclusief 2 aanvullende paragrafen over ‘crises Oekraïne’ en ‘fraude en andere non-compliance’ Samenvatting controleverschillen:
Materialiteit (norm):
€ 31 mln. voor fouten getrouwheid en rechtmatigheid en € 93 mln. voor onzekerheden
➢ Fouten met name in Europese aanbestedingen ➢ Onzekerheden vooral in grondexploitaties en grote projecten ➢ Afname correcties (64 stuks ter waarde van € 198 mln.)
3
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Bestuurlijke boodschappen ✓ Wij adviseren u en de gemeente niet alleen veraf goed te zien, maar ook rekening te houden met nabije ontwikkelingen. ▪ Oekraïne en Covid-19: Crisissen zorgen voor onzekerheden, anticipeer op rechtmatigheid en dat bedrijfsvoeringsprocessen anders kunnen lopen. ▪ Financiële positie: Positief resultaat van € 70 mln. Toekomst onzeker. Wij vragen aandacht voor reëel begroten en interne beheersingsmaatregelen. ▪ Europese aanbestedingen: Wij vragen aandacht voor verlengingen, uitzonderingen, dwingende spoed, raamovereenkomsten en interne beheersing (contractenregister, verplichte consultatie inkoop en interne controles). ▪ Subsidies met kenmerken van inkopen: Kadernota wordt aangescherpt in 2022, onzekerheid opgelost, wel 6 adviezen voor het regulier subsidieproces. 4
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Bestuurlijke boodschappen ▪ Grondexploitaties: fouten gecorrigeerd, onzekerheden afgenomen. Verordening wordt in 2022 aangepast i.v.m. PPT. ▪ Grote projecten: advies om: nota vastgoed aan te passen op beleid, rekening te houden met onderhoud en beheer, tijdig zorgdragen voor eindafrekeningen, tijdige & uniforme projectcontrol en – registratie. Wilt u meerjarig inzicht? ▪ Sociaal domein: afname fouten & onzekerheden. Afhankelijkheid derden blijft groot. ▪ Interne beheersing: nu en in de toekomst. Wij vragen aandacht voor: versterken risicomanagement, taken & verantwoordelijkheden, lerend vermogen, werk aan 1 gemeente, maak een routekaart voor prioritering van verbeteringen, en memorialen & tussenrekeningen. ▪ Doorontwikkeling integraal werken: werk aan uniformiteit bij 1 financiële administratie, zet verdere stappen in tussentijdse (proef)afsluiting.
5
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Bestuurlijke boodschappen ▪ Fraude en naleving wet- en regelgeving: agendeer frauderisicoanalyse, vergroot het integriteitsbewustzijn, actualiseren stappenplan, aandacht voor redresplannen en interne controles. ▪ Afsluit- en verantwoordingsproces: verbeteringen zijn gerealiseerd, er kunnen nog verdere stappen worden gezet. Wij evalueren dit met de ambtelijke organisatie. ▪ Verslaggeving, tips voor betere verslaggeving: aansluiting coalitieakkoord, hoe wilt u sturen met indicatoren en toename aantal pagina’s.
▪ WNT: geen fouten. ▪ Bij SiSa: 4 onzekerheden (B2, C62, G12 en H13) en E38 niet kunnen aansluiten met administratie. 6
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Europese aanbestedingen 23 mei 2022
Europese aanbestedingen Programmaoverstijgend ▪ Controle op de naleving van de Europese aanbestedingsregels ▪ Controle uitgevoerd op drie onderdelen: ▪ ▪ ▪
Verbonden partijen € 115 mln. Subsidies € 223 mln. Reguliere crediteuren € 870 mln.
▪ Uitkomsten controle ▪ ▪
8
Fouten €18 mln. (2020: €6 mln.) Onzekerheden € 1 mln. (2020: € 4 mln.)
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Europese aanbestedingen Bevindingen reguliere crediteuren 1. Het onrechtmatig verlengen en verlenen van opdrachten. 2. Het overschrijden van de opdrachtwaarde en de looptijden van opdrachten. 3. Corona gerelateerde inkopen via dwingende spoed. ▪ Van deze uitzonderingsmogelijkheid kan echter niet langdurig gebruik worden gemaakt.
* Afwijkingen die eerder door ons zijn geconstateerd en doorwerken naar 2021.
9
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Europese aanbestedingen
De onrechtmatigheden spelen met name op de inkoopcategorieën: ▪ inhuur van personeel ▪ inkoop van ICT
10
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Europese aanbestedingen Aandachtspunten: ▪ Verbeterproces aanvraag tot betalen (implementatie gereed begin 2023) ▪ Eerder verplicht betrekken van de inkoopafdeling ▪ juiste en volledige inkoopregistratie (verplichtingenadministratie) en contractregistratie (incl. raamovereenkomsten). ▪ Periodieke spendanalyse. ▪ Belangrijk is en blijft dat de diensten en de dienstonderdelen de inkoopafdeling (lees: inkoopadviseurs) tijdig betrekken in het aanbestedingstraject, om te waarborgen dat er rechtmatig wordt aanbesteed.
11
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Europese aanbestedingen Aandachtspunten: ▪ Raamovereenkomsten: vermelden van maximale waarde en/of hoeveelheid. ▪ Volledigheid inkoopdossier ▪ Ontbreken van de essentiële aanbestedingsdocumenten ▪ Meerjarige contracten ▪ Opnemen van de meerjarige contracten in de niet uit de balans blijkende verplichtingen -> eenmalig meenemen van de rechtmatigheidsfouten in het oordeel van de accountant.
12
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Fysiek domein
23 mei 2022
Fysiek domein Betreft programma(s) ▪ Vooral ▪
Programma 13 Stadsontwikkeling en wonen: lasten € 139 mln., baten € 101 mln.
▪ (Deels) ook ▪ ▪ ▪
Programma 3 Duurzaamheid, milieu en energietransitie: lasten € 128 mln., baten € 91 mln. Programma 9 Buitenruimte: lasten € 180 mln., baten € 59 mln. Programma 12 Mobiliteit: laten € 71 mln., baten € 72 mln.
▪ Uitkomsten controle ▪ ▪
14
Fouten getrouw beeld en rechtmatigheid € 2 mln. Onzekerheden getrouw beeld en rechtmatigheid € 62 mln.
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Fysiek domein Terugblik 2020
De waardering van de grondexploitaties is, vanwege de mate van schattingsonzekerheid, een (blijvend) significant risico in onze controleaanpak. ▪ Fouten: niet onderbouwde stelposten voor onvoorziene kosten. ▪ Onzekerheden: niet onderbouwde prospectieve kosten/opbrengsten én toerekening investeringen (op basis van de PPT-criteria; Proportioneel, Profijt en Toerekenbaar).
15
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Fysiek domein Inspanningen 2021 ▪ Ten eerste kiest de gemeente er voor alle (kosten)posten die in 2020 tot een fout hebben geleid, in de jaarrekening van 2021 volledig te repareren (€ 9,8 mln.). ▪ Ten tweede heeft de gemeente gewerkt aan een betere onderbouwing van prospectieve kosten en toerekening investeringen op basis van PPT (onzekerheden van € 29,3 mln. in 2020 gedaald naar € 5,3 mln. in 2021). Inspanningen hebben geleid tot een daling van onzekerheden (van 2020: € 49,3 mln. naar 2021: € 32,1 mln.).
16
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Fysiek domein Wat er resteert voor 2022 ▪ De PPT-motivatie voor (volledige) toerekening van de investering aan de grondexploitaties en de voorziening negatieve plannen is nog op onderdelen onvoldoende. ✓ Concrete normen op te stellen voor de toepassing van de PPT-criteria ▪
▪
17
Er zijn grondexploitaties waarvoor per balansdatum een herziening van de plannen wordt voorbereid. Voor deze grondexploitaties is de uitvoering van de plannen in de huidige vorm onzeker. De huidige registratie van de prospecties en netto contante waarde van de grondexploitaties (in spreadsheets) brengt een verhoogd risico op fouten met zich mee.
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Fysiek domein Wat er resteert voor 2022 ▪ De voor grote projecten in de praktijk gehanteerde gedragslijn voor de activering van ‘restpunten’ verankeren in de Verordening ‘Nota Vastgoed’. ▪ Doorlopende posten uit het project Rotterdamse baan nader uitwerken en de formele afsluiting van het project realiseren; is sprake van een resterend budget? ✓ Een eventueel resterend subsidiebedrag zal ten gunste van het resultaat moeten komen. ▪ Tijdig reserveren voor het beheer en het onderhoud van alle investeringsobjecten. ▪ Versterken projectbeheersing en projectcontrol. 18
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Fysiek domein Inflatie en prijsontwikkeling ▪ Zorgen voor en onzekerheden over de maatschappelijke en economische gevolgen van de huidige crises. ▪ Wat betekenen schaarser wordende en steeds duurdere materialen voor de uitvoerbaarheid van de gemeentelijke projecten?
19
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Sociaal domein
23 mei 2022
Sociaal domein Betreft programma(s) ▪ Vooral ▪ ▪ ▪
Programma 6 Onderwijs: laten € 165 mln., baten € 71 mln. Programma 7 Werk en inkomen: laten € 702 mln., baten € 506 mln. Programma 8 Zorg, welzijn, jeugd en volksgezondheid: laten € 680 mln., baten € 167 mln.
▪ (Deels) ook ▪ ▪
Programma 4 Openbare orde en veiligheid: laten € 86 mln., baten € 22 mln. Programma 5 Cultuur en bibliotheek: laten € 125 mln., baten € 6 mln.
▪ Uitkomsten controle ▪ ▪ ▪ 21
Fouten rechtmatigheid € 1,4 mln. Onzekerheden getrouw beeld en rechtmatigheid € 0,8 mln. Onzekerheden rechtmatigheid € 0,1 mln.
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Sociaal domein (subsidie/opdracht?) Situatie 2020 ▪ (Welzijn)subsidies met kenmerken van opdracht verstrekt. ▪ Significante onzekerheid. Situatie 2021 ▪ De gemeente heeft voor de huidige Kadernota Subsidiebeleid een (juridisch) afwegingskader met een hieraan gekoppelde nadere werkinstructie ontwikkeld. ✓ De kadernota is aangescherpt en wordt aan de raad voorgelegd. ▪ Op basis van het intern onderzoek en aanvullende dossierinformatie is de onzekerheid voor de controle 2021 weggenomen.
22
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Sociaal domein (subsidie/opdracht?) Onze zorgen zijn nog niet volledig weggenomen! Onze adviezen: 1. Een inhoudelijke beoordeling/materiële toets van de beleidsafdeling verplichten; 2. Gebruik geen taal in een (subsidie)aanvraag of in een gemeentelijke beschikking die tot verwarring leidt; 3. Maak een beter onderscheid tussen de subsidiabele prestaties/activiteiten, subsidievoorwaarden en subsidieverplichtingen; 4. Probeer vaker met een specifieke subsidieregeling te werken; 5. Richt in het primaire proces een procedure in waarbij in de toekenningsfase de aard van de verstrekking onderzocht wordt; 6. Laat interne auditfunctie een periodieke controle op de subsidies uitvoeren.
23
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Sociaal domein (Jeugd en WMO) Het beeld voor Jeugd en WMO is nagenoeg gelijk gebleven ▪ Hoe kan de afhankelijkheid van derden in het sociaal domein worden verminderd (Zorg In Natura)? ▪ Rechtmatigheidsissues m.b.t. zorg in natura en Persoonsgebonden Budget (PGB) komen in 2021 nog voor. ▪ Gemeente heeft een interne controle uitgevoerd op de prestatielevering en rechtmatige besteding van de PGB’s. ✓ Onzekerheden zijn verminderd (van 2020: € 5,4 mln. naar 2021: € 0,4 mln.)
24
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Sociaal domein (overig) Tijdelijke vraagstukken ▪ Corona gerelateerde regelingen zijn in 2021 beëindigd en leiden niet tot bijzonderheden (TOZO, TONK etc.). ▪ Gemeentelijke Kredietbank helpt samen met acht andere kredietbanken onder de regie van Sociale Banken Nederland de landelijke private schulden van gedupeerden toeslagenaffaire te verifiëren en af te lossen. ✓ Zorgvuldigheid en aandacht voor menselijke maat zijn vereist!
25
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad
Tenslotte
Wij beantwoorden graag uw vragen. Dank voor uw aandacht!
Contact voor latere vragen: Carla Slotema en Jaco van Duijn
26
23 mei 2022
Gemeentelijke Accountantsdienst Accountant van en voor de gemeenteraad