Overzicht van toezeggingen naar aanleiding van het onderzoek naar de jaarrekening 2020, stand van zaken december 2021

RC/2021.42 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht december 2021

Stand van zaken Toezeggingen door het college aan de Rekeningencommissie inzake jaarrekeningonderzoek 2020 Versie: 3 Datum: 20 december 2021

Onderwerp (dienst)

pag.

Stand van zaken/aandachtspunt

PoHob

N r

Deadline

A

31-12-21

Verantwoording grondexploitaties De wethouder FS zegt toe te evalueren hoe de systematiek voor de verantwoording over grondexploitaties kan worden verbeterd om bij de komende jaarrekeningcontrole niet opnieuw met de bestaande onzekerheden te worden geconfronteerd. Hij zegt toe om samen met de wethouder WWW te onderzoeken welke principiële afwegingen hierbij moeten worden gemaakt. Voorts zegt hij toe om het vraagstuk inzake de 10-jaarstermijn bij grondexploitaties mee te nemen in de evaluatie van grondexploitaties.

7 17

Het college heeft in zijn brief laten weten dat de uitwerking van deze toezeggingen nog onderhanden is (RIS310555, pag. 10). In de presentatie door de directeur Financiën in de vergadering van 24 november 2021 is onder meer toegelicht dat voor de vijf relevante grondexploitaties de onderbouwingen voor investeringen in de openbare ruimte ter toetsing aan de accountant worden voorgelegd.

FS

B

31-12-21

Subsidie versus overheidsopdracht Voor de verstrekking van subsidies hanteert het college Kadernota subsidiebeleid Den Haag 2020-2023. Onderdeel van deze kadernota is een afwegingskader waarin 14 criteria zijn opgenomen op basis waarvan wordt getoetst of sprake is van een subsidie of van een overheidsopdracht. De wethouder WWW zegt toe om samen met de wethouder Financiën te onderzoeken of het bestaande kader de juiste afweging oplevert, ook voor wat betreft de afdwingbaarheid van de beoogde beleidsuitkomsten. Dit moet zo objectiveerbaar mogelijk zijn. De Rekeningencommissie wordt aan het einde van 2021 over deze afwegingen en de onderbouwing hiervan geïnformeerd. De wethouder FS zegt toe te evalueren hoe de systematiek voor de verantwoording over subsidies en het te hanteren normenkader kan worden verbeterd en wil hiermee haast maken om bij de komende jaarrekeningcontrole niet opnieuw met de bestaande onzekerheden te worden geconfronteerd.

20

Het college had aangekondigd (RIS310555, pag. 13) de actuele inzichten te presenteren in de vergadering van 24 november 2021. Toegelicht is dat een nadere werkinstructie is opgesteld om te zorgen dat wordt onderbouwd dat een subsidieverstrekking geen vorm van inkoop is. De 23 risicovolle dossiers waren op 24 november 2021 nog niet door de accountant getoetst.

WWW

a

7

FS

RC/2021.42 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht december 2021

Onderwerp (dienst)

pag.

Stand van zaken/aandachtspunt

PoHob

N r

Deadline

C

31-12-21

Interne verrekeningen via memoriaalboekingen De wethouder FS begrijpt de opmerkingen van de accountant over het relatief grote aantal memoriaalboekingen, want deze werkwijze brengt extra risico’s met zich mee. Hij licht toe dat dit voortkwam uit de bundeling van 14 financiële administraties. Om kosten toch op de juiste posten te kunnen boeken zijn interne verrekeningen via memoriaal geboekt. De wethouder zegt toe dit proces in de tweede helft van 2021 te laten doorlichten op onder meer de benodigde onderbouwingen en spelregels. De wethouder zegt toe dat bij de consolidatie van de jaarrekening 2021 bijzondere aandacht zal worden besteed aan het elimineren van interne verrekeningen.

8

In de vergadering van 24 november 2021 is het verbeteren van de administratie voor wat betreft het gebruik van memoriaalboekingen als één van de prioriteiten benoemd. Hiermee zijn meerdere processen gemoeid. Voor twee processen zijn maatregelen getroffen. Of deze in de praktijk toereikend zijn was door accountant nog niet vastgesteld. Voor de potentieel risicovolle memoriaalboekingen komen volgens de gemeente begin 2022 nieuwe werkinstructies om risico’s te ondervangen.

FS

D

21-12-21

Voortgang verbetering beheersorganisatie en frauderisicoanalyse De wethouder FS begrijpt de behoefte van de commissie aan meer concrete en meetbare mijlpalen en een tijdpad daarvoor in het verbeterplan voor de beheersorganisatie. De wethouder zegt toe in het najaar van 2021 te rapporteren over de frauderisicoanalyse.

10

In de vorige presentatie is door de directeur Financiën aangekondigd dat in de vergadering van 22 december 2021 de voortgang voor wat betreft de frauderisicoanalyse zal worden toegelicht

FS

E F

01-04-22

Scope en tijdpad reorganisatie dienst Bedrijfsvoering Na de zomer is het medezeggenschapstraject afgerond voor de reorganisatie rond de nieuwe dienst Bedrijfsvoering, waarna de uitkomsten daarvan worden verwerkt. De wethouder zegt toe de Rekeningencommissie dan te informeren over wat dit betekent voor de scope van de reorganisatie en wanneer de zaken die zijn voorbereid zullen zijn afgerond. De algemeen directeur van de dienst Bedrijfsvoering kan de Rekeningencommissie desgewenst ook het komende jaar over de voortgang informeren, alsmede over de sturing op de organisatie.

11 12

Naar verwachting is per 1-4-2022, of eerder indien mogelijk, de topstructuur en de plaatsing van de medewerkers binnen de nieuwe dienst afgerond. In het eerste kwartaal van 2022 kan de wethouder of de algemeen directeur van de dienst bedrijfsvoering de Rekeningencommissie desgewenst (mondeling) nader informeren (RIS310555, pag. 7). Een werkbespreking hierover is in de termijnplanning opgenomen.

EID

a

RC/2021.42 Rekeningencommissie

N r

Deadline

K

31-12-21

Toezeggingenoverzicht december 2021

Onderwerp (dienst)

pag.

Stand van zaken/aandachtspunt

PoHob

a

Beter toelichten begrotingsoverschrijdingen De wethouder FS zegt toe begrotingsoverschrijdingen expliciet toe te lichten in de jaarrekening.

17

Te betrekken bij het jaarrekeningonderzoek 2021.

FS

Overige toezeggingen van het college in 2020-2021

a b

PoHob

Nr

Deadline

Onderwerp

bron

Stand van zaken/aandachtspunt

a

31-07-21

Herijking Beleidskader Verbonden Partijen Het Beleidskader Verbonden Partijen wordt geactualiseerd en aan de raad aangeboden. De planning was dat dit in juli 2021 werd afgerond.

RIS308240

De evaluatie en herijking van het Beleidskader Verbonden Partijen is ontvangen en geagendeerd voor de vergadering van 22 december 2021.

FS

b

30-11-21

Jaarrapportage Verbonden Partijen 2020 Het college zal -met ingang van de jaarrapportage over het jaar 2020de jaarrapportage verbonden partijen in oktober/november aan de raad verzenden.

RIS308240

De jaarrapportage Verbonden Partijen 2020 is nog niet ontvangen van het college.

FS

c

31-03-22

Evaluatie van alle verbonden partijen Nadat het beleidskader is afgerond wordt de evaluatie van alle verbonden partijen uitgevoerd. Gepland is dat dit voor de gemeenteraadsverkiezingen in 2022 is afgerond en in het eerste kwartaal van 2022 aan uw raad zal worden aangeboden.

RIS308240

pag/par.: pagina of paragraaf in het RC-rapport over de jaarrekening van 2020 (RIS309487) waar de desbetreffende toezegging wordt genoemd PoHo: portefeuillehouder

FS