H Notitie Werkwijze jaarrekeningonderzoek 2024 RC2025.14

Rekeningencommissie Notitie Aan

:

de leden van de Rekeningencommissie

Van

:

secretariaat

Nummer

:

RC/2025.14

Datum

:

28 maart 2025

Onderwerp

:

Betreft

Locatie

Werkwijze jaarrekeningonderzoek 2024 : RC-vergadering Woensdag 9 april 2025 19:30 uur, agendapunt H : commissie/perskamer (B01.15)

Voorafgaand aan ieder onderzoek naar de jaarrekening (in mei en juni) stelt de Rekeningencommissie de werkwijze hiervoor vast. De opzet van de nu voorgestelde werkwijze komt zoveel mogelijk overeen met die van voorgaande jaren. Met de nieuwe Vaststelling Algemene verordening financieel beheer en beleid Den Haag 2025, artikel 3:4, eerste lid is bepaald dat het college de gecontroleerde programmarekening aanbiedt op 30 april. Op verzoek van de accountant is heeft de Rekeningencommissie ingestemd met publicatie van de jaarrekening op woensdag 7 mei 2025.

Samenvatting: voorgestelde werkwijze op hoofdlijnen en planning ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Publicatie jaarrekening en controleverklaring niet op 30 april, maar op woensdag 7 mei. Gelegenheid tot het stellen van feitelijke vragen door RC-leden over het accountantsverslag Bespreking accountantsverslag, thema’s en aandachtspunten met accountant in twee opeenvolgende vergaderingen Bevraging van één of meer wethouders naar aanleiding van de belangrijkste bevindingen en de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Uitbrengen van het Rekeningencommissierapport met het advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening en decharge van het college.

Data onderzoek naar de jaarrekening 2024

week 21 22 24 26

presentatie jaarrekening: woensdag 7 mei 2025 publicatie accountantsverslag: 16 mei 2025 (onder voorbehoud) 19 mei 2025: deadline indienen technische vragen accountantsverslag 20 mei 2025: deadline indienen technische vragen programmarekening dagdeel datum onderwerp woensdagavond 21 mei programmarekening & accountantsverslag woensdagavond 28 mei programmarekening & accountantsverslag, indicatoren, jaarverslag FG woensdagavond 11 juni bevraging wethouder(s) woensdagavond 25 juni vaststellen RC-rapport (NB: week van de NAVO-top) 19 juni 2025: beantwoording technische vragen programmarekening woensdag/donderdag 02/03 juli (week 27) programmarekening in commissies woensdag 9 juli (week 28) vaststelling jaarrekening door raad

9 april 2025

Doel van het jaarrekeningonderzoek De controlerende taak van de raad wordt voor een belangrijk deel door de Rekeningencommissie uitgevoerd. De doelstelling van het jaarrekeningonderzoek is de raad in staat te stellen zich een oordeel te vormen over het door het college gevoerde beheer en de verantwoording van het college hierover. Daartoe brengt de Rekeningencommissie een rapport aan de raad uit met: 1. de bevindingen uit het onderzoek naar de jaarrekening; 2. de bevindingen uit audits, werkbesprekingen en overige onderzoeken gedurende de daaraan voorafgaande periode; 3. een advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening. Met het vaststellen van de jaarrekening door de raad wordt de leden van het college decharge verleend ten aanzien van het (financieel) beheer over het betrokken jaar.

Werkprogramma 2024-2025 Het jaarrekeningonderzoek is een prominent onderdeel van het totale werkprogramma van de Rekeningencommissie dat jaarlijks in juni wordt afgesloten met het rapport van de Rekeningencommissie. In het najaar stuurt de accountant een Board Letter aan het college en de Rekeningencommissie, waarin de belangrijkste uitkomsten van de interimcontrole zijn opgenomen. Deze Board Letter 2024 (RIS320392) is op 5 december 2024 ontvangen. Het college heeft zijn reactie naar de Rekeningencommissie gestuurd (RIS320714) op 10 december 2024. Daarnaast ontvangt de Rekeningencommissie informatie van het college over onder meer doelmatigheidsonderzoeken, de bedrijfsvoering en IT, de bescherming van persoonsgegevens, de beheersing van grote projecten, fraudepreventie en de beheersing van verbonden partijen. In opdracht van de Rekeningencommissie voert de Accountantsorganisatie audits uit naar uiteenlopende aspecten van het beheer, waaronder integriteit, IT, informatieveiligheid, gegevensbescherming, financiële rechtmatigheid en specifieke processen en projecten. De aandachtspunten uit de desbetreffende rapportages en onderzoeken worden betrokken bij het jaarrekeningonderzoek en kunnen worden opgenomen in het rapport van de Rekeningencommissie.

Opzet en werkwijze onderzoek jaarrekening 2024 Zoals bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet en in artikel 2 van de controleverordening gemeente Den Haag 2014 en op grond van de verordening Rekeningencommissie 2014 onderzoekt de Rekeningencommissie de door het gemeentebestuur opgestelde jaarrekening (met het jaarverslag samengebracht in de Programmarekening). Voor het onderzoek wordt gebruik gemaakt van de bevindingen van de Accountantsorganisatie, zoals onder meer verwoord in de boardletter en het accountantsverslag. De bevindingen uit dit onderzoek, inclusief een advies over de vaststelling van de jaarrekening, worden aan de raad en het college aangeboden. De Rekeningencommissie sluit in haar onderzoek aan op de door het college gehanteerde programmasturing, waarmee de presentatie van de verantwoording op vergelijkbare wijze plaatsvindt als de begroting. Het onderzoek richt zich op uiteenlopende aspecten van het gemeentelijk beheer, zoals als de kwaliteit van de (tussentijdse) verantwoording, de begrotingsbeheersing, financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid van de bedrijfsvoering, IT, privacy en integriteit.

Pagina 2 van 4

9 april 2025

De werkwijze van de Rekeningencommissie inzake het onderzoek naar de jaarrekening kent de volgende stappen: 1.

Het college stuurt de jaarstukken naar de raad. Dit jaar worden de jaarstukken niet op 30 april, maar op woensdag 7 mei 2025 naar de raad gestuurd.

2. In opdracht van de gemeenteraad voert de Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag op onafhankelijke wijze jaarlijks de wettelijke controle uit op de gemeentelijke jaarrekening (programmarekening). De Accountantsorganisatie controleert als externe accountant de getrouwheid van de jaarrekening en de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties. De controleopdracht heeft als onderzoeksobject de programmarekening: hierin zijn de jaarrekening en het jaarverslag in één boekwerk samengebracht. Door de accountant wordt getoetst of de verantwoording in het jaarverslag overeenstemt met de verantwoording in de jaarrekening. Voorts wordt nagegaan of de verplichte paragrafen voldoen aan de vereisten. De delen van de programmarekening die gezamenlijk de jaarrekening vormen betreffen de balans met toelichting, de staat van baten en lasten met toelichting, de SiSa-bijlage, WNT-bijlage en de bijlagen voor de taakvelden. Met ingang van 2022 is de accountant verplicht te rapporteren over fraude en continuïteit in haar controleverklaring. 3. Indien de bevindingen van de accountant gedurende de jaarrekeningcontrole aanleiding geven te veronderstellen dat de accountantscontrole niet vóór 7 mei kan worden afgerond, informeert de accountant de Rekeningencommissie hierover zo spoedig mogelijk. 4.

De Accountantsorganisatie brengt verslag uit aan de raad van deze wettelijke controle in het accountantsverslag. In de controleverordening gemeente Den Haag 2014, artikel 3d is vastgelegd dat in het verslag van bevindingen van de accountantscontrole in ieder geval aandacht wordt besteed aan bestuurlijk relevante indicatoren/kengetallen. De Accountantsorganisatie brengt hier separaat verslag over uit conform de voorgestelde onderzoeksaanpak voor 2024 (GAD2024.99). 5.

Rekeningencommissieleden worden in de gelegenheid gesteld feitelijke vragen in te dienen over het accountantsverslag. Voor zover mogelijk worden deze vóór de eerstvolgende commissievergadering beantwoord.

6. De Rekeningencommissie nodigt de gemeenteaccountant uit voor het geven van een toelichting op het accountantsverslag en het beantwoorden van vragen, in twee vergaderingen. Overwogen kan worden de concerncontroller uit te nodigen om een toelichting te geven op de rechtmatigheidsverantwoording. 7.

Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek bepaalt de commissie welke onderwerpen in aanmerking komen voor bespreking met (enkele) leden van het college. Vervolgens bevraagt de Rekeningencommissie in een volgende vergadering de uitgenodigde collegeleden over de bestuurlijk meest relevante verbeterpunten in het beheer en de verantwoording. Collegeleden kunnen ambtelijk worden bijgestaan voor technische toelichtingen.

8. De bevindingen uit het jaarrekeningonderzoek worden vastgelegd in het rapport van de Rekeningencommissie. De bestuurlijke reacties en toezeggingen van de leden van het college op de door de commissie gesignaleerde punten worden opgenomen in het rapport, eventueel voorzien van een nawoord door de commissie. In het rapport geeft de commissie een advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening. De voorzitter van de Rekeningencommissie licht het rapport toe voorafgaand aan de vaststelling van de jaarrekening door de gemeenteraad. Pagina 3 van 4

9 april 2025

9. Het college wordt gevraagd een reactie op het rapport van de Rekeningencommissie aan de raad uit te brengen met een puntsgewijze beantwoording van de daarin opgenomen vragen en wensen van de commissie, vóór vaststelling van de jaarrekening door de raad. Om te voldoen aan wettelijke voorschriften dient de jaarrekening vóór 15 juli door de gemeenteraad te worden vastgesteld (artikel 200 Gemeentewet). Met het vaststellen van de jaarrekening door de raad wordt de leden van het college decharge verleend ten aanzien van het (financieel) beheer over het desbetreffende jaar, behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden. De jaarrekening zal naar verwachting door de gemeenteraad worden vastgesteld op 9 juli 2025. Verslaglegging van de vergaderingen De verslagen worden na elke vergadering zo spoedig mogelijk gepubliceerd, zo mogelijk vóór de eerstvolgende vergadering. Het rapport van de Rekeningencommissie wordt aan de hand van deze verslagen opgesteld. Toezending eindrapport Het concept-rapport wordt in de vergadering van 25 juni besproken door de commissie en vervolgens vastgesteld. Het concept-rapport wordt in de daaraan voorafgaande week aan de leden per e-mail toegezonden.

Gevraagd besluit De Rekeningencommissie wordt gevraagd om de werkwijze voor het onderzoek naar de jaarrekening vast te stellen.

Pagina 4 van 4