H Notitie Conceptprocedure aanvraag GAD-onderzoek RC2023.49

Rekeningencommissie Notitie

Aan

:

de leden van de Rekeningencommissie

Van

:

secretariaat en gemeentelijke Accountantsorganisatie

Nummer

:

RC/2023.49

Datum

:

21 november 2023

Onderwerp

:

Betreft

:

Locatie

Conceptprocedure aanvraag GAD-onderzoek RC-vergadering donderdag 14 december 14:30 uur, agendapunt H commissie/perskamer (B01.15) :

Inleiding Per 1 april 2023 is de GAD gepositioneerd binnen de Raadsorganisatie (ROR, programma 1) om de controlerende rol van de raad te versterken. Gedurende de voorbereiding van deze transitie is het twee keer voorgekomen dat raadsleden die geen lid waren van de Rekeningencommissie verzochten om de GAD een bijzonder onderzoek te laten doen naar een specifiek onderwerp. Daarbij is afgesproken om aanvragen voor bijzonder onderzoek periodiek te beoordelen, mede met het oog op de beschikbare capaciteit binnen de GAD. Op basis van de hieruit voortkomende ervaringen zouden dan nieuwe spelregels voor aanvragen van bijzondere onderzoeken uitgewerkt kunnen worden. In deze notitie wordt hiervoor een voorzet gedaan

Aandachtspunten bij de afweging tot opdrachtverstrekking aan de GAD Bij de behandeling van de verzoeken tot nu toe zijn enkele aandachtspunten naar voren gekomen die van belang (kunnen) zijn bij de afweging tot opdrachtverstrekking aan de GAD. Aan de hand hiervan kan vooraf worden getoetst wat wel en niet als onderzoeksvraag bij de GAD neergelegd kan worden: ▪

▪

▪

▪

Verordening Rekeningencommissie: met ingang van 2014 is in de verordening opgenomen dat de Rekeningencommissie opdracht kan verstrekken aan de GAD tot het uitvoeren van bijzondere onderzoeken (de zogenoemde proces- en projectaudits). In bijlage 1 is dit nader toegelicht. Informatieverstrekking door het college: op grond van artikel 169 Gemeentewet dient het college de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen te geven, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. Het verdient daarom aanbeveling eerst na te gaan of door het college in de informatiebehoefte kan worden voorzien. Verantwoording door het college: op grond van de verordening van de Rekeningencommissie kan de commissie het college vragen een specifieke verantwoording op te stellen, die vervolgens desgewenst door de GAD kan worden onderzocht. Beheer of beleid: het onderzoeksterrein van de Rekeningencommissie beperkt zich tot het gemeentelijke beheer. Voor onderzoeksvragen die betrekking hebben op de kwaliteit, de doeltreffendheid of de doelmatigheid van het gemeentelijk beleid zal het in de meeste gevallen niet voor de hand liggen om hiervoor opdracht te verstrekken aan de GAD. Afhankelijk van de aard van de onderzoeksvraag dient afgewogen te worden of er geschiktere partijen zijn voor het uitvoeren van dergelijk onderzoek, zoals de Rekenkamer Den Haag.

14 december 2023

▪

▪

Capaciteit van de GAD: in geval van meerdere of omvangrijke onderzoeken, of de noodzaak voor de inzet van specialistische kennis kan de beschikbare capaciteit binnen de GAD (of het beschikbare budget) een beperkende factor zijn. Accountsregelgeving: onderzoeksopdrachten kunnen alleen door de GAD worden uitgevoerd als deze passen binnen de geldende regels voor accountants. Zo voert de GAD bijvoorbeeld geen persoonsgebonden onderzoeken uit.

Procedurevoorstel opdrachtverstrekking onderzoeken aan de GAD Voor de selectie van onderzoeksopdrachten aan de GAD wordt de volgende procedure voorgesteld. 1.

2.

3.

4.

5.

6. 7. 8.

9.

Elk raadslid kan de voorzitter van de Rekeningencommissie vragen om de GAD een bijzonder onderzoek te laten doen. Daarbij dienen de onderzoeksvragen, de aanleiding en de eventuele context zo goed mogelijk te worden toegelicht door de aanvrager. De voorzitter van de Rekeningencommissie stelt de leden binnen vijf werkdagen in kennis van dit verzoek en vraagt hen om een oordeel over doorgeleiding van het verzoek naar de directeur van de GAD. Voor een consistente afweging kan een beslisdiagram worden opgesteld aan de hand van onder meer de in de vorige paragraaf benoemde aandachtspunten. Indien de Rekeningencommissie daarmee akkoord is wordt de directeur van de GAD gevraagd schriftelijk advies uit te brengen aan de Rekeningencommissie over de honorering van de onderzoeksaanvraag. De directeur GAD beoordeelt of de GAD het gevraagde onderzoek kan uitvoeren, rekening houdend met onder meer accountantsregelgeving, benodigde deskundigheid en beschikbare capaciteit. Desgewenst vindt hiertoe nader overleg plaats met de aanvrager en/of de voorzitter van de Rekeningencommissie. Na ontvangst van het advies van de directeur van de GAD wordt de aanvraag en het daarop betrekking hebbende advies van de directeur van de GAD geagendeerd in de eerstvolgende vergadering van de Rekeningencommissie (rekening houdend met de daarvoor geldende termijnen).

De Rekeningencommissie neemt in deze vergadering een besluit over de ontvangen aanvraag voor een bijzonder onderzoek door de GAD. Indien het besluit positief is wordt de GAD gevraagd hiervoor een onderzoeksvoorstel naar de Rekeningencommissie te sturen, met een afschrift naar de aanvrager. Na ontvangst van het onderzoeksvoorstel van de GAD vraagt de voorzitter van de Rekeningencommissie aan de indiener van de onderzoeksaanvraag of deze instemt met het voorstel. Indien de indiener akkoord is wordt het onderzoeksvoorstel voorgelegd aan de Rekeningencommissie voor besluitvorming over opdrachtverstrekking aan de GAD tot het uitvoeren van een bijzonder onderzoek.

Pagina 2 van 4

14 december 2023

BIJLAGE 1 Proces- en projectaudits in de Rekeningencommissieverordening

Onderzoek door de GAD sinds 2014 Tot 2014 bestonden de jaarrekeningcontroles door de GAD uit de jaarlijkse controle van alle gemeentelijke diensten afzonderlijk. Elke dienst publiceerde een jaarrekening waarbij de controlebevindingen door de GAD in een separaat accountantsverslag werd gepubliceerd. Het aantal gemeentelijke diensten was destijds groter en is rond die tijd door verschillende fusies teruggebracht tot enkele (grote) diensten. Tegelijkertijd werd door het college ingezet op programmasturing en meer concernsturing. Met de Rekeningencommissie is toen afgesproken dat geen dienstjaarrekeningen meer naar de commissie zouden worden gestuurd, maar dat het jaarrekeningonderzoek zich alleen zou richten op de concernjaarrekening (gebundeld met het jaarverslag omgedoopt tot programmarekening). Om toch voldoende grip te houden op de kwaliteit van het (financieel) beheer is afgesproken dat de GAD voortaan in opdracht van de Rekeningencommissie zogenoemde proces- en projectaudits zou uitvoeren. Daarbij werd het college gevraagd een verantwoording op te stellen over een door de Rekeningencommissie geselecteerd proces of project, die door de GAD vervolgens werd onderzocht. De proces- of projectverantwoording van het college en de onderzoeksrapportage van de GAD werden vervolgens geagendeerd in de Rekeningencommissie.

In 2014 zijn de desbetreffende verordeningen op deze nieuwe werkwijze aangepast.

GAD-onderzoek op verzoek van de raad Medio 2022 ontving de GAD een emailbericht van het raadslid Martini namens de fractie Hart voor Den Haag, waarin de behoefte kenbaar werd gemaakt aan een inventarisatie van grote projecten waarmee overschrijdingen ten opzichte van de begroting gedurende de afgelopen jaren inzichtelijk zou worden gemaakt. In overleg met de afzender is dit emailbericht doorgeleid naar de Rekeningencommissie. Een dergelijke vraag vanuit een raadsfractie naar bijzonder onderzoek door de GAD betrof een novum. Met de herpositionering van de GAD zou de Rekeningencommissie verantwoordelijk worden voor het beroep op de capaciteit van de Accountantsdienst. Voor dit opdrachtgeverschap bestonden echter nog geen spelregels en de Rekeningencommissie heeft toen besloten om eventuele volgende aanvragen voor bijzonder onderzoek periodiek te beoordelen en vervolgens op basis van de hieruit voortkomende ervaringen nieuwe spelregels voor bijzondere onderzoeken nader uit te werken.

Verzoeken tot bijzondere onderzoeken Tot nu toe heeft de Rekeningencommissie van individuele raadsleden drie verzoeken ontvangen voor een bijzonder onderzoek door de GAD. 1. Onderzoek budgetoverschrijdingen grote projecten: naar aanleiding van het hierboven genoemde eerste verzoek heeft de Rekeningencommissie op 12 juli 2022 hierover een brief naar de wethouder Stadsontwikkeling gestuurd (RIS312864). Daarin is gevraagd inzichtelijk te maken hoe (achtereenvolgende) begrotingen zich verhouden tot de verantwoordingen over voortgang en realisatie van grote projecten en dit te voorzien van een heldere toelichting op budgetoverschrijdingen (indien van toepassing). Op 16 januari 2023 is van het college hierover een voortgangsbericht ontvangen (RIS314281). De voorzitter heeft daarop in een e-mail aan het college Pagina 3 van 4

14 december 2023

zijn zorg kenbaar gemaakt over de geplande lange doorlooptijd van het onderzoek. Op 4 juli 2023 heeft het college een brief met de resultaten, conclusies en aanbevelingen uit het onderzoek naar de raad gestuurd (RIS316009). Deze brief is door de commissie Ruimte als ingekomen stuk 17 geagendeerd in de vergadering van 22 november 2023 en voor kennisgeving aangenomen. Behandeling van de brief is door de Rekeningencommissie geagendeerd in de vergadering van 14 december 2023 (samen met de GRIP-rapportage). 2. Mogelijk onderzoek relaties lobbyisten: in de vergadering van 14 december 2022 zijn als ingekomen stukken geagendeerd een brief van het college (RIS313768) in antwoord op een verzoek van het raadslid Sluijs (Hart voor Den Haag) om inlichtingen (als bedoeld in artikel 169 Gemeentewet) over afspraken met oud-werkgevers van wethouders en een e-mail van het raadslid Sluijs met een verzoek tot een onderzoek door de GAD. Na overleg van de voorzitter en de directeur GAD met de heer Sluijs over de mogelijke uitvoering van zijn verzoek, is het verzoek aangehouden. 3. Mogelijk onderzoek Made in Moerwijk: in september 2023 is onderling door Rekeningencommissieleden van gedachten gewisseld over een bijzonder onderzoek naar Made in Moerwijk. Deze onderzoeksaanvraag is vooralsnog aangehouden.

Daarnaast heeft de voorbereidingscommissie Dreven Gaarden Zichten in 2022 gevraagd om ondersteuning door de GAD. De Rekeningencommissie heeft hiermee ingestemd. Door de GAD is een onderzoek uitgevoerd naar het risicoprofiel, geprognotiseerde kosten, geprognotiseerde opbrengsten en de voorziening nadelig saldo. Deze werkzaamheden waren soortgelijk aan die bij de controle van de jaarrekening. Het rapport van de Accountantsdienst is als bijlage aan het raadsvoorstel van de voorbereidingscommissie toegevoegd (RIS313614).

Pagina 4 van 4