GAD2025.78 Onderzoeken 2025 op verzoek van de RC

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den HaagTyp tekstTyp tekst

Retouradres: Spui 70, 2511 BT Den Haag

NOTITIE Aan Van Datum Onderwerp Ons kenmerk Status

: Rekeningencommissie : Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag : 19 september 2025 : Onderzoeken 2025 op verzoek van de RC : GAD/2025.78 : Definitief

Geachte leden van de Rekeningencommissie, Op 9 juli 2025 is in de gemeenteraad de programmarekening 2024 vastgesteld. Daarbij heeft u het rapport van de Rekeningcommissie (RC) over de jaarrekening 2024 aan de raad aangeboden (RIS322684). In dit rapport heeft u onder meer een vooruitblik gegeven op de onderzoeken door de GAD in 2025 en 2026. In deze notitie doen wij graag twee voorstellen: A. Een voorstel voor de invulling van uw onderzoeksagenda 2025-2026, zoals opgenomen in het rapport van de Rekeningencommissie over de jaarrekening 2024. B. Een voorstel voor werkbesprekingen die u kunt inplannen met vertegenwoordigers van het college. Deze werkbesprekingen zijn bedoeld om u rechtstreeks te informeren over relevante thema’sen om de door u gewenste verdieping in deze onderwerpen mogelijk te maken. Aanvullend op deze notitie bespreken wij onze voorstellen graag met u tijdens een RC-sessie. Tijdens deze bijeenkomst lichten wij onze voorstellen nader toe en halen wij uw input op voor eventuele aanscherpingen. A. Onderzoeksagenda 2025-2026 In het rapport van de Rekeningcommissie over de jaarrekening 2024 heeft u de onderzoeksagenda 2025– 2026 opgenomen, met daarin een aantal geplande onderzoeken door de GAD (zie bijlage voor de details).

Wij stellen voor om als algemene lijn aan te houden dat we verzoeken en vragen van de Rekeningcommissie zoveel mogelijk afzonderlijk behandelen, en deze niet integreren in de reguliere jaarrekeningcontrole en accountantsrapporten, zoals eerder wel is gebeurd (bijvoorbeeld in het laatste ACV). Onderzoeken gekoppeld aan de jaarrekeningcontrole 2025-2026 Voor de volgende drie onderwerpen zien wij een (sterke) inhoudelijke samenhang met de jaarrekeningcontrole. Wij nemen uw onderzoeksvragen daarom mee in de jaarrekeningcontrole over 2025 en zullen u via onze reguliere accountantsproducten hierover informeren: Onderzoek naar beleid tegen misbruik en oneigenlijk gebruik: Bij onze controle naar de rechtmatigheidsverantwoording brengen wij verschillen tussen beleidsterreinen in het M&O-beleid in beeld. Daarnaast onderzoeken wij de mogelijkheden voor een uniform, overkoepelend beleid en vergelijken wij dit met de aanpak van andere gemeenten. Gemeentebrede frauderisicoanalyse: Begin 2026 verschijnt de nieuwe frauderisicoanalyse van de gemeente. In overeenstemming met uw verzoek betrekken wij deze bij de jaarrekeningcontrole 2026. De gemeentebrede risicoanalyse maakt daarbij standaard onderdeel uit van onze aanpak en ons jaarrekeningonderzoek.

Technische en financiële beheersmaatregelen rondom het automatiseringsprobleem bij leges (CLO): De GAD zal de toereikendheid van de technische en financiële maatregelen onderzoeken die het college heeft getroffen om het financieel risico van de automatiseringsproblemen te beheersen. Daarbij wordt ook de actuele omvang van dit risico in kaart gebracht en gerapporteerd aan de RC.

1/ 5

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag Ons kenmerk: GAD/2024.48

Onderzoeken parallel aan de jaarrekeningcontrole 2025 Een ander onderwerp zullen wij parallel aan de controle van de jaarrekening 2025 uitvoeren. Hierover ontvangt u separaat plan van aanpak en een separate rapportage: Modernisering van de bedrijfsvoeringssystemen (MBS): De GAD zal de implementatie van de MBS onderzoeken, met specifieke aandacht voor voortgang, kwaliteitsbewaking, inrichting, security, projectbeheersing, datamigratie en de scheiding van de twee fasen. Daarbij wordt ook gekeken naar de gevolgen voor de jaarrekeningcontrole. Onderzoek afhankelijk van gemeentelijke stappen Wij merken op dat een mogelijk onderzoek naar de interne weerbaarheid tegen ondermijning afhankelijk is van een lopend intern onderzoek binnen de gemeente. Voor dit onderwerp is de gemeente eerst zelf aan zet, alvorens wij verdere stappen kunnen zetten. Dit geldt ook voor het onderzoek naar technische en financiële beheersmaatregelen rondom het automatiseringsprobleem bij leges (CLO). Tot slot melden wij dat wij het verzoek naar aanleiding van de aangenomen motie over de businesscase voor de opvanglocatie aan de Sportlaan zullen oppakken zodra het college de door de raad gestelde vraagstukken heeft onderzocht en – waar nodig – verwerkt in de businesscase (motie R.1 HvDH). Afgeronde en lopende onderzoeken Twee onderzoeken zijn inmiddels afgerond of bevinden zich in de afrondende fase.

Hierover zullen wij in 2025 afzonderlijk rapporteren: De nieuwe Wpg-audit 2025: Wij rapporteren de resultaten van ons onderzoek aan het college, als opdrachtgever. Vervolgonderzoek Grote Projecten: Naar verwachting ontvangt u onze rapportage in de eerste helft van november, ter voorbereiding op de bespreking op 19 november 2025. Wij melden graag dat de raadsrapporteurs twee onderwerpen hebben aangedragen waarvoor zij de GAD verzoeken hierover een onderzoek uit te voeren. Het betreft: 1. Een follow-up van de analyse die de GAD in 2022 uitvoerde naar het grondexploitatieproject Dreven Gaarden Zichten (DGZ). 2. Een analyse van de governance van het Nationaal Programma Zuidwest. Wij bespreken deze onderwerpen met de raadsrapporteurs om de onderzoeksvragen en verwachtingen nader te concretiseren. Indien hieruit een vervolg voortkomt, zullen de onderzoeksverzoeken via uw commissie het reguliere traject voor opdrachtverlening aan de GAD doorlopen. Vooruitlopend op het gesprek met de raadsrapporteurs en uw instemming op 1 oktober, voorzien wij dat een follow-up van de analyse die de GAD in 2022 uitvoerde naar het grondexploitatieproject Dreven Gaarden Zichten kan worden uitgevoerd.

Tot slot Wij melden, met het oog op de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2026 en de nieuwe samenstelling van de raad en uw commissie, het volgende: Wij stellen voor uw RC een meerjarig overzichtsdocument op, waarin wij op hoofdlijnen terugblikken op onze belangrijkste bevindingen van de afgelopen jaren en vooruitkijken naar kansen, risico’s en relevante toekomstige ontwikkelingen. De nieuwe RC kan dit document gebruiken bij een eventuele meerjarenplanning, en wij adviseren het daarom aan de nieuwe RC over te dragen.

B. Werkbesprekingen 2025-2026 In 2024 en de eerste helft van 2025 heeft u diverse werkbesprekingen met de vertegenwoordigers van het college georganiseerd. Deze sessies waren bedoeld om u thematisch en over relevante onderwerpen rechtstreeks te informeren, en om de door u gewenste verdieping op die onderwerpen te realiseren. Wij adviseren om deze werkbesprekingen, aanvullend op eventueel door ons uit te voeren onderzoeken, voort te zetten. Daarbij stellen wij voor om deze sessies op te nemen in een jaarkalender voor de Rekeningcommissie 2025–2026 e.v., en daarin duidelijk te agenderen wie vanuit de gemeente welke

2/5

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag Ons kenmerk: GAD/2024.48

onderwerpen jaarlijks toelicht. Tevens adviseren wij dat de huidige RC in haar overdrachtsdocument deze thema’s aan de nieuwe RC doorgeeft. Wat ons betreft kan hierbij onder meer gaan om de volgende thema’s: (Europese) aanbestedingen. De frauderisicoanalyse van de gemeente. De voortgang van het programma MBS (qua financiering en qua voorgang migratie). Voortgang in Cybersecurity. GRIP-rapportages en (grotere) grondexploitaties. Nieuwe bekostiging Jeugd en verantwoording hierover. Het jaarverslag van de Functionaris Gegevensbescherming. We bespreken graag uw wensen voor de invulling van de werksessies. Hopende u aanvullend voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet,

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag Den Haag, 19 september 2025 Origineel getekend door Mustafa Perkgöz RA CpSA EMITA Directielid GAD

3/5

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag Ons kenmerk: GAD/2024.48

BIJLAGE Bron: Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024 (RIS322684) Vooruitblik 2025-2026 (Pagina: 38) •

•

•

•

•

•

Onderzoek naar de interne weerbaarheid tegen ondermijning: de Rekeningencommissie is op 28 mei 2024 door de gemeenteaccountant geïnformeerd (RIS318979) dat Bureau Integriteit in samenwerking met de directie Veiligheid een projectgroep zou samenstellen die risico’s op ondermijning moest inventariseren en zou onderzoeken hoe de beheersing kon worden verbeterd. Het onderzoeksrapport werd in het najaar van 2024 verwacht. De Rekeningencommissie wil de uitkomsten van het door Bureau Integriteit uitgevoerde onderzoek na de zomer behandelen. Modernisering bedrijfsvoeringssystemen: de Rekeningencommissie vraagt de Accountantsorganisatie nader onderzoek te doen naar de implementatie van de modernisering van bedrijfsvoeringssystemen. De accountant wordt gevraagd voorstellen te doen voor uit te voeren onderzoek naar de voortgang en kwaliteitsbewaking van het programma Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen, bijvoorbeeld voor wat betreft de inrichting, security, projectbeheersing of datamigratie. Omdat de Accountantsorganisatie zelf ook als gebruiker van deze systemen met de transitie te maken krijgt, wil de commissie dat de Accountantsorganisatie ook als klant een proactieve rol neemt in het traject. De Rekeningencommissie vindt het belangrijk dat de inrichting van systemen ook de kwaliteit en snelheid van de jaarrekeningcontrole bevordert.

De commissie wil door de Accountantsorganisatie worden geïnformeerd over de risico’s die de migratie van systemen voor de jaarrekeningcontrole met zich meebrengt. Voorts zijn bij de Rekeningencommissie de zorgen over het risico dat de twee fasen niet strikt gescheiden kunnen worden gehouden nog niet weggenomen. De commissie wil dit als specifiek aandachtpunt meenemen in het jaarrekeningonderzoek 2025. Vervolgonderzoek Grote Projecten: de Rekeningencommissie heeft de Accountantsorganisatie gevraagd in het vervolgonderzoek naar de begrotingswijzigingen bij grote projecten te onderzoeken in hoeverre de oorzaken daarvoor niet al bij de initiële ramingen bekend hadden kunnen zijn en daarom – al dan niet als risico’s – ingecalculeerd hadden moeten worden. Met andere woorden: waren de oorzaken voor begrotingswijzigingen vooraf niet te voorzien geweest? De projecten waar de oorzaken betrekking had op het ontbreken van een post Onvoorzien worden daarbij buiten beschouwing gelaten. De Rekeningencommissie heeft bij de initiële opdracht aangegeven te willen weten of de ambtelijke en bestuurlijke informatievoorziening over de ramingen toereikend is (geweest), zowel bij de voorbereidingen van een project als gedurende de looptijd ervan. Voorts heeft de Rekeningencommissie gevraagd te onderzoeken of de verbetermaatregelen voor de projectbeheersing effectief zijn (geweest).

De Rekeningencommissie heeft op 3 juni 2025 van de Accountantsorganisatie een voorstel voor het vervolgonderzoek ontvangen (GAD/2025.42). Bevindingen nieuwe Wpg-audit in 2025: de voortgang van de verbetering van de gegevensbeheersing in het kader van de Wpg wordt dit jaar in een nieuwe audit onderzocht. De Rekeningencommissie wil de uitkomsten van deze audit na de zomer agenderen. Onderzoek naar beleid tegen misbruik en oneigenlijk gebruik: het college is wettelijk verplicht voldoende maatregelen te treffen om te voorkomen dat er misbruik wordt gemaakt van gemeentelijke voorzieningen. Bij de Wet inburgering 2021 heeft het college echter geen specifiek beleid op het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik. De Rekeningencommissie heeft de Accountantsorganisatie gevraagd in beeld te brengen of er tussen beleidsterreinen verschillen zijn in het (benodigde) beleid voor het tegengaan van misbruik en oneigenlijke gebruik (M&O-beleid). Tevens is gevraagd de mogelijkheden voor een uniform overkoepelend M&O-beleid te onderzoeken en daarbij ook te kijken naar de werkwijze van vergelijkbare gemeenten. Gemeentebrede Frauderisicoanalyse: sinds enkele jaren wordt periodiek een gemeentebrede frauderisicoanalyse opgesteld. Hierin worden de frauderisico’s voor de belangrijkste processen geïnventariseerd en gekoppeld aan de beheersmaatregelen. Dit draagt ook bij aan het risicobewustzijn.

4/5

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag Ons kenmerk: GAD/2024.48

Begin 2026 verschijnt de volgende frauderisicoanalyse. De Rekeningencommissie wil deze agenderen bij het komende jaarrekeningonderzoek.

Aanvullend uit het Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024 (pagina 2 en 3) Technische & financiële beheersmaatregelen automatiseringsprobleem leges • Actie/verzoek: Onderzoek naar toereikendheid van de getroffen maatregelen. De Rekeningencommissie wil weten welke maatregelen het college heeft genomen om het financieel risico dat de gemeente loopt als gevolg van deze automatiseringsproblemen te ondervangen en wil weten wat de actuele omvang van dit risico is. De commissie heeft de Accountantsorganisatie gevraagd de toereikendheid van de technische en financiële maatregelen te onderzoeken. • Korte context: Facturatieproblemen met omgevingsvergunningen leidden in 2024 tot een onzekerheid van ca. € 6000.000.

5/5