GAD2024.100 RC-onderzoeken door de GAD in 2025

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den HaagTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Gemeentelijke Accountantsorganisatie Spui 70 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

GAD/2024.100 Contactpersoon

Mustafa Perkgöz De leden van de Rekeningencommissie

Datum

29 november 2024 Onderwerp

Onderzoeksonderwerpen 2025 voor de Rekeningencommissie

Geachte leden van de Rekeningencommissie, In opdracht van de Rekeningencommissie (RC) voert de Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag (GAD) jaarlijks onderzoeken uit, naast de controle van de jaarrekening. Met deze brief presenteren wij eerst een overzicht van de onderwerpen die de GAD in 2025 zal onderzoeken. Vervolgens doen wij enkele voorstellen voor nieuwe onderwerpen die wij in 2025 kunnen oppakken. Voor elk onderzoek geven wij een indicatie van de verwachte onderzoeksperiode. 1. Onderwerpen die de GAD in 2025 gaat onderzoeken: A. Grote projecten In uw vergadering van 16 oktober 2024 is onze eerste (deel)rapportage omtrent ‘grote projecten’ behandeld (RIS320218). Naar aanleiding van deze bespreking heeft de RC de GAD gevraagd aanvullende vragen te beantwoorden en een vervolgonderzoek te doen. De aanvullende vragen zijn middels een brief beantwoord in de vergadering van 20 november 2024 (GAD2024.96). Aanvullend voeren wij in 2025 op uw verzoek een vervolgonderzoek uit naar de voorzienbaarheid van begrotingswijzigingen én de effectiviteit van de verbetermaatregelen. In 2025 zullen wij ons onderzoeksvoorstel aan u voorleggen. Verwachte onderzoeksperiode: 2e en of 3e kwartaal van 2025. B. Indicatoren en kengetallen In een afzonderlijke brief informeren wij u over de uitvoering van ons jaarlijks onderzoek naar indicatoren en kengetallen.

Hiervoor verwijzen wij graag naar onze brief met als kenmerk GAD/2024.99. Verwachte onderzoeksperiode: 1e en 2e kwartaal van 2025. C. Cybersecurity Begin 2025 voeren wij een nieuw cybersecurity-onderzoek uit, waarin de domeinen van het NISTraamwerk worden beoordeeld. Dit onderzoek sluit aan bij het recente BIO-onderzoek (Baseline

Gemeentelijke Accountantsorganisatie

secretariaatgad@denhaag.nl

Den Haag

Spui 70 2511 BT Den Haag

www.denhaag.nl

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag Ons kenmerk/ GAD/2024.100

Informatiebeveiliging Overheid) dat binnen de gemeente is uitgevoerd. Onze bevindingen zullen wij opnemen in het accountantsverslag over 2024. Verwachte onderzoeksperiode: 1e kwartaal van 2025. 2. Nieuwe onderwerpen die de GAD in 2025 kan onderzoeken: A. Migratie naar nieuwe IT-systemen en processen De gemeentelijke organisatie beoogt de komende jaren met behulp van het programma Modernisering van de Bedrijfsvoeringssystemen (MBS) een nieuw Enterprise Resource Planning (ERP) systeem en een nieuw systeem voor de personeelsadministratie en de salarisverwerking te selecteren en te implementeren. Dit betreft onder meer de vervanging van Oracle FIN (financiën), Oracle HRS (personeelsadministratie) en ADP (salarisverwerking). Het vervangen van deze systemen is een complex proces, omdat de tijdige en betrouwbare verstrekking van (financiële) informatie, evenals de correcte en tijdige betaling van salarissen, hiervan afhankelijk is. Voor een betrouwbare controle van de jaarrekening is het essentieel dat deze migratie zorgvuldig verloopt. Wij stellen daarom voor om in 2025 (en 2026) tussentijdse (IT-)onderzoeken uit te voeren om de voortgang en kwaliteitsbewaking van dit meerjarige en impactvolle programma verder te versterken. Dit draagt bij aan een succesvolle informatievoorziening.

Aanvullend verwijzen wij graag naar onze Board Letter 2024 voor een uitgebreide toelichting (GAD/2024.87). Verwachte onderzoeksperiode: Nog nader te bepalen in 2025, afhankelijk van de voortgang van de migratie. B. Beheersing van een proces Wij stellen voor jaarlijks een onderzoek uit te voeren van een proces naar keuze, met een specifieke focus op de (financiële) procesbeheersing. Denk hierbij aan processen zoals betalingsstromen, inkoopprocedures, Europese aanbestedingen of grondexploitaties. Verwachte onderzoeksperiode: 2e en/of 3e kwartaal van 2025. C. Overdracht aan de nieuwe RC Vanwege de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2026 is 2024 voor de raad in deze coalitieperiode het laatste jaar met een controle op de programmarekening, dus tijd om de balans op te maken. Ons voorstel is om voor uw Rekeningencommissie te komen tot een meerjarig overzichtsdocument waarin op hoofdlijnen een terugblik van onze belangrijkste bevindingen staan en een vooruitblik op kansen, bedreigingen en toekomstige ontwikkelingen. Verwachte onderzoeksperiode: 4e kwartaal van 2025. 3. Tot slot Wij horen graag of u akkoord bent met de nieuwe onderwerpen die de GAD kan onderzoeken. Daarnaast bespreken wij graag tijdens uw vergadering op 11 december 2024 welke onderzoeksvragen u per onderzoek relevant acht.

In 2025 zullen wij voor nieuwe opdrachten een onderzoeksvoorstel maken waarin de concrete onderzoeksvragen, onze aanpak, de rapportagevorm en het tijdspad staan. Heeft u vragen over deze voorstellen of suggesties voor aanvullende onderwerpen? Laat het ons gerust weten. Met vriendelijke groet, Den Haag, 29 november 2024 Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag Origineel getekend door Mustafa Perkgöz RA CpSA EMITA Directielid GAD

2/2