GAD2024.06 Onderzoeksvoorstel Grote Projecten

Gemeentelijke AccountantsorganisatieTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Spui 70 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

Aan de leden van de Rekeningencommissie

GAD/2024.06 Contactpersoon

Theresia Gommans

Datum

26 januari 2024 Onderwerp

Onderzoeksvoorstel Grote Projecten

Geachte leden van de Rekeningencommissie,

Inleiding In uw vergadering van 14 december 2023 is de brief van het college aan de raad met de resultaten, conclusies en aanbevelingen uit het onderzoek door het college naar grote projecten (lees: de brief van 4 juli 2023, RIS316009) besproken. Naar aanleiding van deze bespreking heeft u de GAD gevraagd om voor betreffende projecten te onderzoeken wat de aard is van de begrotingswijzigingen en de oorzaken ervan te duiden (bijvoorbeeld vertragingen door externe factoren of extra wensen vanuit de raad). Voorts heeft uw commissie aangegeven inzicht te willen krijgen in hoeverre de toenames in bestedingen niet al in de initiële ramingen – al dan niet als risico’s – ingecalculeerd hadden moeten zijn en of de ambtelijke en bestuurlijke informatievoorziening toereikend is bij de voorbereidingen van een project en gedurende de looptijd ervan. Onderdelen onderzoek Ons voorstel is het onderzoek door de GAD te laten bestaan uit 3 onderdelen: Onderdeel 1 Inzicht in de motivatie van begrotingswijzigingen Voor de RC geven wij aan de hand van de onderzoeksresultaten die het college aan de RC heeft opgeleverd inzicht in de begrotingswijzingen en de onderliggende oorzaak/motivatie (zoals opgenomen in de onderbouwing van de begrotingswijziging). De diverse oorzaken categoriseren wij en zullen dit aan de RC rapporteren.

Hierbij nemen wij ook spelregels en verantwoordelijkheden bij project- en begrotingswijzingen mee, zodat helder is wanneer het budgetrecht van de raad aan de orde is. Dit deel van het onderzoek geeft antwoord op het eerste deel van uw vraag, namelijk het inzicht krijgen wat de aard is van de project- en begrotingswijzigingen en de oorzaken ervan te duiden (bijvoorbeeld vertragingen door externe factoren of extra wensen vanuit de raad). Tevens is het uw wens inzicht te krijgen in hoeverre de toenames in bestedingen niet al in de initiële ramingen – al dan niet als risico’s – ingecalculeerd hadden moeten zijn en of de ambtelijke en bestuurlijke informatievoorziening toereikend is bij de voorbereidingen van een project en gedurende de looptijd ervan. Het college heeft in de brief van 4 juli 2023 (RIS316009) aangeven een groot aantal verbeteringen ingezet te hebben om het projectmanagement (en het risicomanagement als onderdeel hiervan) op een hoger niveau te krijgen. Deze verbeteringen zouden bij moeten dragen aan een betere beheersing van projecten en daarmee ook de wijze van het opstellen van ramingen en

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

T 070 - 353 3550 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

GAD/2024.06

risicomanagement. Tot slot zijn de verbeteringen gericht op de ambtelijke en bestuurlijke informatievoorziening. Voor het beantwoorden van deze vraag stellen wij voor het volgende te onderzoeken: 2 Inzicht in de verbeteringen die door de gemeente zijn aangekondigd rond projectbeheersing Wij zetten voor u de verbetermaatregelen van het college op een rijtje, zoals opgenomen in de brief van 4 juli 2023 en geven inzicht hoe ver de gemeente daadwerkelijk is met de implementatie van deze verbeteringen. De uitkomsten van dit onderdeel zijn input voor het 3e deel van het onderzoek. Bij het 2e onderdeel zoemen we nog wat verder in en krijgt u een beeld hoe dit zichtbaar wordt bij een project in de startfase en een langer lopend project. Hierbij heeft de RC de mogelijkheid aan te geven welke aspecten van projectbeheersing nader bekeken worden en welke projecten hiervoor als ‘object’ van het onderzoek aangemerkt worden. Ons advies om hierbij is 2 á 3 op te starten dan wel lopende projecten aan te wijzen. 3 Zichtbaarheid en effect van de verbeteringen in projecten Als 3e onderdeel geven wij inzicht hoe bij 2 á 3 nu nog op te starten dan wel lopende projecten de in onderdeel 2 meegegeven verbetermaatregelen (of andere aspecten van projectbeheersing) terugkomen in de projectbeheersing (projectaudit). Dit geeft de RC inzicht in de huidige projectbeheersing.

Planning onderzoek Indien u akkoord bent met het onderzoeksvoorstel, starten wij met onderdeel 1 en 2, na de afronding van de jaarrekeningcontrole 2023. Wij verwachten dat wij de uitkomsten van onderdeel 1 en 2 in de vergadering van september 2024 kunnen presenteren. Tevens zullen wij hierbij een nader uitgewerkt voorstel voor onderdeel 3 aan u doen toekomen. Optioneel: De gemeente kan/zal zelf bij de presentatie van de uitkomsten in de RC een toelichting geven, zoals gebruikelijk bij project- en proces audits.

2/2