GAD2024.05 Amare RC

Gemeentelijke AccountantsdienstTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Spui 70 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

Rekeningencommissie

GAD/2024.05 Contactpersoon

Carla Slotema Telefoonnummer

0650093432

Datum

26 januari 2024 Onderwerp

Beantwoording vraag Rekeningencommissie over het eindrapport “Amare bijzonder complex”

Beste voorzitter en leden van de Rekeningencommissie, Op 8 september 2023 heeft de Raadsenquêtecommissie Amare haar eindrapport ‘Amare, Bijzonder Complex’ aan de voorzitter van de Haagse gemeenteraad aangeboden (RIS316440). Het eindrapport levert voor het college en de raad een aantal lessen en aanbevelingen op. Tijdens de vergadering op 2 november 2023 heeft de Rekeningencommissie aangegeven te willen inventariseren welke conclusies en aanbevelingen in het eindrapport specifieke aandacht van de Rekeningencommissie vragen. De Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag (GAD) is gevraagd hiervoor een voorstel te doen. Om aan uw verzoek tegemoet te komen: 1. Hebben wij uit het eindrapport de aanbevelingen die gericht zijn op de financiën en het (financieel) beheer inzichtelijk gemaakt. 2. Doen wij in deze notitie een voorstel van werkzaamheden die wij (binnen ons deskundigheidsniveau) kunnen verrichten, ter ondersteuning van uw controlerende taak. 1. Aanbevelingen gericht op de financiën en het financieel beheer De Raadsenquêtecommissie heeft in haar eindrapport 10 conclusies en 10 aanbevelingen opgenomen (zie hiervoor bijlage 1 van deze notitie). Daarnaast is sprake van 12 deelconclusies. Volgens de secretaris van de Raadsenquêtecommissie zijn de belangrijkste aanbevelingen getotaliseerd verwerkt in de 10 aanbevelingen.

In deze notitie zijn wij dan ook van deze 10 belangrijkste aanbevelingen uitgegaan. Aanbevelingen 2 en 3 van de Raadsenquêtecommissie richten zich specifiek tot het presidium en zijn bedoeld ter versterking van de raad (R). Aanbevelingen 1 en 4 t/m 10 zijn bedoeld voor het college (C). De volgende aanbevelingen hebben een verband met de financiën en het (financieel) beheer van een groot project als Amare en kunnen daarmee relevant zijn voor de Rekeningencommissie: Aanbeveling 1 (C): Expliciteer het publiek belang in toekomstige besluitvorming. Deze aanbeveling betreft hoofdzakelijk een beleidsvraagstuk. Enkel de impact van het publiek belang voor de projectbegroting en exploitatie kan voor de Rekeningencommissie relevant zijn.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

T 070 - 353 3550 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

GAD/2024.05

-

Aanbeveling 2 (R): Draag zorg voor een deskundige en permanente externe ondersteuning van de raad in het beoordelen van complexe vraagstukken. Aanbeveling 3 (R): Stel bij majeure besluitvormingsmomenten raadsleden aan als rapporteurs om met behulp van externe ondersteuning raadsvoorstellen te beoordelen. Aanbeveling 5 (C): Informeer de raad op een integrale wijze. Boekhoudkundige principes mogen geen belemmering zijn voor een overzichtelijke informatievoorziening aan de raad. Aanbeveling 6 (C): Vereenvoudig de geldstromen tussen de gemeente en de gehuisveste instellingen.

Voor de conclusies, aanbevelingen, deelconclusies en een uitgebreide uiteenzetting hiervan verwijzen wij naar het eindrapport van de Raadsenquêtecommissie Amare (RIS316440). Belangrijke kanttekening: Het presidium heeft op 3 november 2023 inhoudelijk op de aanbevelingen 2 en 3 gereageerd (RIS317005). Het presidium stelt voor een raadsadviseur aan te stellen die in samenspraak met het presidium de versterking van de inhoudelijke component bij de griffie nader vorm geeft. Tegelijkertijd heeft het college gereageerd op de aanbevelingen 1 en 4 t/m 10 van de Raadsenquêtecommissie Amare (RIS316631). In haar reactie doet het college per aanbeveling een voorstel hoe het college hier nader invulling aan wil geven. 2. Werkzaamheden die wij kunnen verrichten In het eindrapport zijn thema’s gedefinieerd bij de voorgestelde invulling van aanbeveling 3: ‘Stel bij majeure besluitvormingsmomenten raadsleden aan als rapporteurs om met behulp van externe ondersteuning raadsvoorstellen te beoordelen’. Ten eerste kan de GAD bij deze aanbeveling, ter ondersteuning van uw controlerende taak, als externe deskundige fungeren. De genoemde thema’s uit het eindrapport kunnen daarbij onderzoeksaspecten zijn, voor zover deze binnen het deskundigheidsniveau van de GAD liggen en binnen de beschikbare capaciteit passen.

De door de Raadsenquêtecommissie gedefinieerde thema’s zijn in bijlage 2 van deze notitie opgenomen. Ten tweede zou de gemeenteraad de GAD kunnen vragen om reguliere voortgangsrapportages van specifieke projecten die door het college aan de gemeenteraad worden verstrekt vooraf te toetsen op aspecten: projectbeheersing (inclusief risicomanagement), financiële prognose, projectfinanciering en projectverantwoording. Hierbij bedoelen wij specifieke projecten uit de Meerjarenprognose Grondexploitatieprojecten (MPG), het Meerjarig Investeringsplan (MIP) en de GRIP-rapportages. Artikel 3.3, lid 6 van de Verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019 biedt de mogelijkheid voor dergelijke toetsingen. Een actueel voorbeeld van een dergelijke toetsing door de GAD betreft de specifiek overeengekomen werkzaamheden voor het grondexploitatieproject Dreven Gaarden Zichten. De werkzaamheden hadden betrekking op het risicoprofiel en de financiële prognoses. Ten slotte wijzen wij u erop dat het bij het Rijk gebruikelijk is dat de accountant de voortgangsrapportages over grote projecten vooraf toetst. Binnen het Rijk is deze taak van de accountant geregeld in de Regeling Grote Projecten.

Tot slot Met betrekking tot aanbeveling 10, de voortgangsrapportage over de implementatie van de aanbevelingen door het college, stelt de Raadsenquêtecommissie de raad voor de regie op de voortgang van de implementatie van alle aanbevelingen in handen te geven van het presidium (RIS317005). Daarmee wordt een integrale opvolging van het eindrapport gewaarborgd. Ons aanvullend advies aan de gemeenteraad hierbij is om het college te vragen alle deelconclusies uit het eindrapport expliciet te betrekken bij de voortgangsrapportage. Deelconclusies vormen de bouwstenen voor de aanbevelingen van de Raadsenquêtecommissie en de implementatie van de aanbevelingen behoort daarom in samenhang met de desbetreffende deelconclusies te worden beoordeeld.

2/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

GAD/2024.05

Ondertekening Graag geven wij op 31 januari 2024 tijdens de vergadering van Rekeningencommissie een nadere toelichting op onze notitie. Als u tussentijds vragen heeft, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, Origineel getekend door Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag Den Haag, 26 januari 2024 drs. C.G.A. Slotema-Tesser RA MPC CPC

Disclaimer Om deze notitie in de juiste context te plaatsen, is de volgende disclaimer van belang: De GAD heeft geen onderdeel van de Raadsenquêtecommissie Amare uitgemaakt en geen apart onderzoek verricht naar inhoudelijke thema’s die de onderzoeksvragen van de Raadsenquêtecommissie raken. In deze notitie zijn passages uit het eindrapport van de Raadsenquêtecommissie Amare gebruikt (met exacte bewoordingen; cursief gedrukte passages). Wij attenderen u er op dat voor een complete context en samenhang het eindrapport geraadpleegd moet worden. Aan deze notitie kan geen enkele vorm van zekerheid of assurance ontleend worden.

3/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

GAD/2024.05

Bijlage 1: Conclusies en aanbevelingen uit het eindrapport Let wel: Gelet op onze disclaimer hebben wij aan de onderstaande conclusies en aanbevelingen van de Raadsenquêtecommissie Amare geen inhoudelijke toevoegingen. Ook kunnen wij geen rangorde opstellen of een selectie uit de conclusies en aanbevelingen maken. Tussen haakjes zijn paginanummers uit het eindrapport ‘Amare, Bijzonder Complex’ vermeld. Conclusies (vanaf pagina 599) Raadsenquêtecommissie Amare heeft de onderstaande conclusies getrokken. Deze conclusies leiden direct tot de aanbevelingen. Conclusie 1: Het publiek belang is verwaarloosd door onvoldoende aandacht voor de exploitatie van Amare. Conclusie 2: De raad is voor de besluitvorming van Amare op aspecten niet volledig geïnformeerd en op aspecten misleid. Conclusie 3: De totale financiële impact van Amare op de gemeentefinanciën is minimaal €520 mln. Het college presenteert de financiële impact aan de raad te laag door bedragen onterecht niet op te nemen in het projectbudget. Het college biedt geen integraal overzicht van de financiën en geldstromen. Conclusie 4: Ingrijpende beslissingen worden genomen op basis van politieke afwegingen. Het onderbouwen en valideren van deze politieke afwegingen door onderliggende analyses gebeurt niet of slechts zeer beperkt en van heroverweging is geen sprake.

Conclusie 5: Tegengeluid krijgt bij de besluitvorming over Spuiforum en Amare geen ruimte. Conclusie 6: De door de gemeente gekozen opzet voor de bouw van Amare is de oorzaak van de vele problemen tijdens het bouwproces. Conclusie 7: De raad is nooit gefocust op het publiek belang dat wordt beoogd. Conclusie 8: Tekortkomingen in de besluitvorming van Spuiforum komen terug in de besluitvorming van Amare. Conclusie 9: Binnen de projecten Amare en Spuikwartier bestond een cultuur die gekenmerkt werd door een niet-transparante manier van werken; dit werd aangemoedigd door het college en de ambtelijke top. Conclusie 10: Belangrijke externe partijen, zoals VolkerWessels en een ingehuurde directeur van de gemeentelijke projectorganisatie, verlenen niet de gewenste medewerking aan de Enquêtecommissie. Aanbevelingen (pagina 611) Aanbevelingen 1 en 4 t/m 10 zijn bedoeld voor het college (C). Aanbeveling 2 en 3 zijn gericht aan de gemeenteraad (R). -

-

-

Aanbeveling 1 (C): Expliciteer het publiek belang in toekomstige besluitvorming.. Formuleer alsnog het publiek belang dat met Amare wordt beoogd en stel op basis daarvan de toekomstige bekostiging vast. Aanbeveling 2 (R): Draag zorg voor een deskundige en permanente externe ondersteuning van de raad in het beoordelen van complexe vraagstukken. Maak de griffie verantwoordelijk voor betere ondersteuning van de raad. Equipeer de griffie om voor de raad de beoogde expertise in kaart te brengen en te faciliteren Aanbeveling 3 (R): Stel bij majeure besluitvormingsmomenten raadsleden aan als rapporteurs om met behulp van externe ondersteuning raadsvoorstellen te beoordelen. Aanbeveling 4 (C): Creëer ruimte voor ambtelijk tegengeluid. Aanbeveling 5 (C): Informeer de raad op een integrale wijze. Boekhoudkundige principes mogen geen belemmering zijn voor een overzichtelijke informatievoorziening aan de raad.

4/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

GAD/2024.05

-

-

Aanbeveling 6 (C): Vereenvoudig de geldstromen rond de exploitatie van Amare en pas de (onder)huurcontracten aan met Stichting Amare, NDT en RO. Aanbeveling 7 (C): Maak bij nieuwe beleidsvoorstellen duidelijk hoe het voorstel zich verhoudt tot vigerende beleidskaders. Aanbeveling 8 (C): Creëer als college en raad een cultuur waarin transparantie het uitgangspunt vormt. Verbeter de transparantie door minder geheimhouding op (documenten) te leggen. Aanbeveling 9 (C): Verzeker via contractvoorwaarden de medewerking van externe partijen aan een raadsonderzoek. Aanbeveling 10 (C): Geef een voortgangsrapportage van de implementatie van alle genoemde aanbevelingen van deze raadsenquête.

5/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

GAD/2024.05

Bijlage 2: Thema’s De door de Raadsenquêtecommissie gedefinieerde thema’s betreffen (uit het eindrapport ‘Amare, Bijzonder Complex’, op pagina 615): -

-

-

-

Publiek belang: Is het duidelijk welk maatschappelijk probleem of ambitie aan de orde is? Worden door middel van het raadsvoorstel de activiteiten uitgevoerd om het publiek belang te waarborgen? Is de rol van de gemeente in het uitvoeren van deze activiteiten goed onderbouwd? Zijn de prestatie-indicatoren adequaat zodat de raad kan monitoren, bijsturen en evalueren? Exploitatie: Hoe is de exploitatie van een project geregeld en wordt hiermee het beoogde resultaat bereikt? Bij het bouwen van vastgoed in eigen beheer (zoals Amare) of het oprichten van een onderneming waarvan de gemeente eigenaar is moet het onderwerp exploitatie extra aandacht krijgen. Proces: Welke communicatie en informatievoorziening vanuit het college vindt plaats? Welke rol speelt de raad in het proces? Wat is de gekozen werkwijze voor het project? Financiën: Wat is de integrale financiële impact van het project op de gemeentebegroting? Zorg hierbij dat in een raadsvoorstel het geheel van financiële impact van een project voor de gemeente wordt gepresenteerd, in lijn met hetgeen beschreven wordt in Aanbeveling 5. Is het voor de raad duidelijk wat de onderhouds- en life cycle kosten van het project zijn? Laat begrotingstechnische regels geen alibi zijn voor niet-integrale rapportering.

Risicomanagement: Zijn de risico’s die aan het project verbonden zijn, zowel qua bouw/realisatie als het gebruik, op een juiste manier beschreven? Hoe worden de risico’s beheerst? Worden risico’s over het hoofd gezien?

6/6